Perpustakaan Joy Library berencana mengganti sistem manualnya dengan sistem informasi perpustakaan terkomputerisasi untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas layanan. Analisis dilakukan menggunakan metode observasi, wawancara, dan kearsipan untuk mengidentifikasi permasalahan, seperti pencatatan yang tidak efisien dan kontrol data yang kurang baik. Sistem baru diharapkan dapat memperbaiki pencatatan, transaksi, dan pengelolaan data member serta meningkatkan kinerja petugas perpustakaan.

1. ANALISIS SISTEM INFORMASIANALISIS SISTEM INFORMASI
PERPUSTAKAANPERPUSTAKAAN

2. JOY Library merupakan sebuah perpustakaan suatu
organisasi/LSM yang menyediakan buku, artikel, dan bacaan-
bacaan yang berhubungan dengan kerohanian dan pengembangan
pribadi, sehingga tidak ada pembedaan pengunjung/peminjam baik
siswa, mahasiswa maupun umum semuanya dianggap sama, yang
menjadi pembeda adalah pengunjung dibagi menjadi pengunjung
yang sudah menjadi member dan pengunjung yang belum menjadi
member atau pengunjung umum.
Sistem yang dipakai di perpustakaan ini masih bersifat manual
(pencatatan baik pencatatan member, buku maupun transaksi
peminjaman dan pengembalian)

3. Menggantikan sistem perpustakaan yang masih bersifat manual
menjadi sistem informasi perpustakaan terkomputerisasi sehingga
pelayanan dan proses transaksi di perpustakaan menjadi lebih efektif
dan efisien.

4. Dalam pengumpulan data, akan digunakan beberapa metode untuk
menentukan kebutuhan sistem yang akan dibangun. Adapun metode yang
digunakan adalah:
1. Metode Observasi
Mengunjungi langsung perpustakaan tersebut untuk melihat fakta yang terjadi
disana.
2. Metode Wawancara
Melakukan tanya jawab secara langsung dengan pihak-pihak terkait untuk
mendapatkan permasalahan-permasalahan yang terjadi di perpustakaan JOY
3. Metode Kearsipan
Melihat arsip-arsip peminjaman, pengembalian dan pendataan member untuk
menentukan sistem yang akan dibuat.

5. Berdasarkan data dan informasi yang kami dapatkan bahwa didalam sistem sirkulasi
perpustakaan pada LSM tersebut, dapat diidentifikasi permasalahan-permasalahan
sebagai berikut:
1.Kurang maksimalnya kinerja petugas dalam melayani pengunjung perpustakaan
karena kegiatan sirkulasi yang terlalu banyak pencatatannya di jurnal(manual).
2.Pembuatan laporan yang cukup memakai banyak waktu dan data yang dihasilkan
belum akurat, misalnya penyelesaikan laporan statistik yang menghabiskan banyak
waktu.
3.Terlalu banyak pencatatannya di jurnal(manual) sehingga memakan banyak waktu dan
tidak efisien dalam hal penggunaan waktu, biaya dan tenaga.
4.Kontrol pada pencatatan, penyimpanan dan pengolahan dikerjakan oleh petugas
sehingga memungkinkan terjadinya banyak kesalahan baik pada pencatatan juga
kesalahan pengolah data serta penyajian informasi.
5.Tidak adanya layanan pencarian terhadap koleksi buku, meskipun ada itu terbatas
pada katalog buku yang membingungkan anggota.
6.Kurang efisien karena pencatatan dan dokumentasi dilakukan secara manual memakan
banyak waktu dan tempat.

6. ANALISIS SISTEMANALISIS SISTEM

7. Dalam analisis sistem perpustakaan ini, terdapat
beberapa hal yang kami analisis yaitu :
1.Business User
2.Analisis Fungsional dan Non Fungsional
Sistem
3.Analisis Jabatan
4.Business Rules
5.Business Problem & Solution

8. Siapa saja yang terlibat dalam sistem
1. Pengelola perpustakaan.
2. Pekerja/petugas perpustakaan.
3. Peminjam/member.

9. Dalam analisis fungsional sistem ini menjelaskan apa saja yang bisa dilakukan sistem
nantinya
1.Sistem harus mampu melakukan input, edit dan delete data buku maupun pencarian.
-Pengguna dapat memasukkan tentang data-data buku yang meliputi kode buku, judul
buku, pengarang, penerbit, jumlah halaman dll.
-Pengguna dapat menghitung data buku secara keseluruhan
-Pengguna dapat menampilkan data buku berdasakan kategori tertentu.
-Pengguna mampu menampilkan data-data buku yang sering di pinjam.
-Pengguna dapat menghapus data buku yang hilang.
-Pengguna dapat menampilkan laporan data buku baik harian, bulanan maupun
tahunan.
-Sistem menyediakan katalog dan informasi buku yang tersedia di perpustakaan
sehingga pengguna dapat melakukan pencarian buku dengan cepat.

10. 2.Sistem harus dapat melakukan transaksi peminjaman dan pengembalian buku.
a.Sistem dapat melakukan transaksi peminjaman buku yang meliputi :
-Sistem dapat menampilkan jumlah buku yang dipinjam.
-Sistem dapat menampilkan tanggal kembali secara otomatis.
-Sistem dapat mengetahui apakah buku yang dipinjam sudah dikebalikan atau belum.
-Sistem dapat menampilkan data peminjam yang paling sering meminjam buku.
b.Sistem dapat melakukan transaksi pengembalian buku yang meliputi :
-Sistem dapat menampilkan denda yang harus dibayar.
-Sistem dapat menampilkan total buku yang dipinjam.
-Sistem dapat menampilkan data-data buku bila peminjam menghilangkan buku yang
dipinjam.
-Sistem dapat menampilkan data peminjam yang belum mengembalikan.
Pengguna dapat menampilkan laporan transaksi peminjaman maupun pengembalian baik
harian, bulanan maupun tahunan.

11. 3.Sistem harus dapat melakukan pendataan member/anggota.
-Pengguna dapat memasukkan data member baru yang meliputi Nomor
member, nama, alamat dan no telp.
-Pengguna dapat mencetak kartu member.
-Pengguna dapat menampilkan data member berdasarkan kategori tertentu.
-Pengguna dapat menampilkan laporan data member baik harian, bulanan
maupun tahunan.

12.  Tipe kebutuhan yang berisi property perilaku yang dimiliki oleh sistem
 Operasional
-Menggunakan sistem operasi Microsoft Windows XP atau 7.
-Spesifikasi komputer minimum Pentium 4.
-Kebutuhan memori minimm 256 MB RAM.
-Kebutuhan Hardisk 10 GB.
-Monitor.
-Database menggunakan MySql.
 keamanan
-Sistem dan databasenya dilengkapi dengan password.
-Setiap user yang akan menggunakan sistem ditentukan level aksesnya.

13. Jabatan-jabatan yang terkait dengan sistem dan apa saja tugas dan pembagian kerja
masing-masing jabatan, serta bagaimana kontrol datanya.
1.Pengelola
Pengelola mendapat hak akses terhadap sistem dalam mengontrol data buku dan data
pekerja/petugas perpustakaan. pengelola juga mempunyai hak akses lebih dari
pekerja/petugas perpustakaan dan dapat juga melakukan tugas pekerja/petugas
perpustakaan. Dari 3 analisis fungsional sistem, maka pengelola mempunyai hak akses
atas :
-Melakukan input, edit dan delete data buku maupun pencarian.
-Melakukan transaksi peminjaman dan pengembalian buku.
-Melakukan pendataan member.
-Selain itu pengelola juga bisa memberikan hak akses lebih kepada petugas
perpustakaan melalui setting hak akses.

14. 2.Pekerja/petugas perpustakaan.
Petugas perpustakaan mendapat hak akses melalui pengelola. Dari 3 analisis
fungsional sistem, petugas perpustakaan mempunyai hak akses atas :
-Melakukan transaksi peminjaman dan pengembalian buku.
-Melakukan pendataan member.
-Melakukan pencarian buku.
3.Pegunjung
Pengunjung hanya dapat melakukan pencarian buku saja.

15. Aturan atau batasan yang berlaku didalam sistem perpustakaan.
-Pengunjung perpustakaan terbagi menjadi pengunjung member dan umum (non-
member)
-Member
-Dapat meminjam buku.
-Mendapatkan kartu member perpustakaan.
-Umum (non-member)
Hanya dapat membaca di perpustakaan saja.
-Peminjam bisa meminjam maksimal 5 buah buku sekali pinjam.
-Jangka waktu peminjaman buku maksimal 5 hari (hari libur tidak dihitung).
-Keterlambatan pengembalian buku akan didenda sebesar Rp.500,-/buku/hari.
-Menghilangkan atau merusak buku akan dikenakan denda sebesar harga buku
tersebut.

16. Dari perumusan masalah yang telah dijelaskan diatas, maka didapat solusi
menggunakan analisis PIECES (Performance, Information, Economic,
Controlling, Eficiency dan Services) sebagai berikut :
Analisis Sistem lama Sistem baru (berbasis komputer)
Performance
(kinerja)
Kegiatan pencatatan
buku dan sirkulasi
peminjaman dan
pengembalian yang
terlalu banyak
pencatatannya di
jurnal(manual).
Semua kegiatan baik pencatatan
maupun sirkulasi peminjaman
dan pengembalian serta
penyajian informasi sudah
terkomputerisasi sehingga kinerja
lebih efektif dan lebih efisien
waktu.

17. Information
(informasi)
Data-data dicatat pada kertas-kertas dan tidak
adanya integrasi antardata yang disimpan, hal
ini menyebabkan sulitnya analisa data dalam
proses pembuatan laporan dan penyediaan
informasi lainya. Hal ini akan mempengaruhi
kualitas informasi yang dihasilkan, mungkin
menghasilkan informasi yang tidak akurat
atau bisa juga akurat tapi tidak tepat waktu.
Sistem informasi berbasis
komputer dengan
kemampuannya
mengintegrasikan dan
memproses data-data
akan memudahkan analisa
antardata dalam
pembuatan laporan.
Economic
(ekonomi)
Pencatatan dilakukan di jurnal(manual)
sehingga memakan banyak waktu dan tidak
efisien dalam hal penggunaan waktu, biaya
dan tenaga.
Dengan sistem berbasis
komputer maka
pencatatan dapat
dikerjakan dengan lebih
baik sehingga mengurangi
beban biaya, tenaga dan
waktu.

18. Control
(Keamanan)
Kontrol pada pencatatan,
penyimpanan dan
pengolahan dikerjakan oleh
petugas sehingga
memungkinkan terjadinya
banyak kesalahan baik pada
pencatatan juga kesalahan
pengolah data serta
penyajian informasi.
Pada sistem berbasis komputer
kontrol akan dilakukan
komputer dan petugas sehingga
kesalahan dapat diminimalisir.
Efisiency
(Efisiensi)
Pencatatan dan dokumentasi
dilakukan secara manual
memakan banyak waktu dan
tempat.
Dokumentasi dilakukan secara
otomatis sehingga lebih efisien.
Selain itu, penyimpanan
dokumentasi tersebut pada
pada harddisk tidak
memerlukan banyak tempat.

19. Services
(Layanan)
Pelayanan terhadap
transaksi peminjaman
dan pengembalian serta
pembuatan laporan akan
memakan waktu lama
karena pencatatan dan
pengecekan serta
validitas dilakukan secara
manual oleh petugas.
Sistem berbasis komputer
akan memberikan
pelayanan yang lebih
cepat karena validitas,
dokumentasi, analisa dan
pemprosesan data
transaksi dilakukan
oleh komputer.

20. MODEL DATAMODEL DATA

25. 1.Entitas MEMBER
2.Entitas TRANSAKSI
Atribut Tipe Data Konstrain
Id_member Char(5) Primary Key
Nama_member Varchar(50) Not null
Alamat Varchar(50)
No_telp Varchar(15)
Atribut Tipe Data Konstrain
Id_transaksi Char(5) Primary Key
Kode_buku Char(10) Primary Key
Id_member Char(5) Foreign Key
Tgl_pinjam Date Not null
Tgl_kembali Date Not null
Tgl_dikembalikan Date
Id_petugas Char(5)

26. 3.Entitas BUKU
4.Entitas PETUGAS
Atribut Tipe Data Konstrain
Kode_buku Char(10) Primary Key
Judul_buku Varchar(50) Not null
Pengarang Varchar(50)
Penerbit Varchar(50)
Thn_terbit Integer
Tgl_masuk Date
Status_pinjam Boolean Not null
Sinopsis Text
Kode_kategori Char(5) Foreign Key
No_rak Char(5) Foreign Key
Jml_buku Integer Not null
Atribut Tipe Data Konstrain
Id_petugas Char(5) Primary Key
Nama_petugas Varchar(50) Not null
Alamat Varchar(50)
No_telp Varchar(15)
Status Varchar(20) Not null
Password Varchar(20) Not null

27. 5.Entitas DENDA
6.Entitas KATEGORI
7.Entitas RAK
Atribut Tipe Data Konstrain
Id_transaksi Char(5) Primary Key
Kode_buku Char(10) Primary Key
Id_member Char(10)
Tgl_denda Date
Jml_denda Currency
Atribut Tipe Data Konstrain
kode_member Char(5) Primary Key
Nama_kategori Varchar(50)
Atribut Tipe Data Konstrain
No_rak Char(5) Primary Key
Lokasi Varchar(20)

29. TERIMA KASIHTERIMA KASIH