1. 5/28/2014
1
LEANTALKS 05/2014
QUẢN LÝ DÒNG CHẢY GIÁ TRỊ - CỐT LÕI TRONG CHIẾN
LƯỢC TINH GỌN CỦA DOANH NGHIỆP
Trình bày: Ông Lê Chí Quân, Chuyên gia tư vấn từ P&Q Solutions & LTG
Hà Nội, ngày 25 tháng 05 năm 2014
GIÁ TRỊ
THỜI
GIAN
CHẤT
LƯỢNG
GIÁ TRỊ NHÌN TỪ GÓC ĐỘ KHÁCH HÀNG

2. 5/28/2014
2

3. 5/28/2014
3
NGÔI NHÀ CÔNG CỤ LEAN
“Là hệ thống lý thuyết và công cụ dùng để tìm, phát hiện và loại bỏ lãng phí trong
quá trình sản xuất, kinh doanh nhằm cung cấp đúng hẹn cho khách hàng các sản phẩm
đúng chủng loại, số lượng và chất lượng khách hàng yêu cầu.”
Tại sao lại áp dụng Sơ đồ Dòng chảy giá trị - VSM?
• Công cụ trực quan mô tả dòng chảy:
• Vật chất
• Thông tin
• Giúp cho mọi vấn đề nổi lên ngay lập tức
• Giúp mọi thành viên thống nhất các khu vực cần cải tiến, nội
dung cải tiến và cách thức thực hiện cải tiến
• Huấn luyện
• Lập kế hoạch thống nhất triển khai Lean

4. 5/28/2014
4
Khách hàng
Xưởng dập
Chuyền phụ
Chuyền
chính
Kho thành phẩm
Thời gian
Chuyển đổi
Thời gian
dừng
Mất cân bằng
Nhà cung cấp
Thế nào là Dòng chảy Giá trị - Value Stream?

5. 5/28/2014
5
Nguyên lý Lean
• Lean chỉ rõ Vấn đề nằm trong Hệ thống cũng như nằm
trong từng Bước quy trình cụ thể
• Khách hàng là người xác định giá trị
• Lean phân biệt rõ Quy trình tạo Giá trị với Quy trình
Không tạo Giá trị
Các chỉ số Lean
 Thời gian xử lý - Processing time (P/T)
 Thời gian dừng dây chuyền - Delay time (D/T)
 Tổng thời gian một đơn hàng - Lead time (L/T)
 Tỷ lệ Hoàn thành và Chính xác - Percent
Complete and Accuracy (% C/A)

6. 5/28/2014
6
Quy trình áp dụng
Sơ đồ Dòng chảy Giá trị - VSM
Chuẩn bị
Sơ đồ hiện tại
Sơ đồ tương lai
Lập kế hoạch
Triển khai
Thống nhất cụ thể dây chuyền cần nghiên cứu,
phương pháp lập sơ đồ, cán bộ chuyên trách và Hậu cần
Thống nhất Sơ đồ Hiện tại
Thống nhất Cách nhìn chung về Sơ đồ Tương lai
Thống nhất Kế hoạch Triển khai
SƠ ĐỒ DÒNG CHẢY GIÁ TRỊ
HIỆN TẠI

7. 5/28/2014
7
Biểu tượng sử dụng trong VSM
Người
thụ
hưởng
Yêu cầu
Nhận và
sắp xếp
giấy tờ
Thủ công
IN
P/T = 2 phút
D/T = 0
%C/A = 99%
Hệ số SS1 = 20%
7 ngày
Rà soát
thông tin
Chuyên gia
IN
7 ngày
Kiểm tra
yêu cầu
Đt/fax
IN
5 ngày
Tính
toán tiền
bảo
hiểm
Thủ công
IN
5 ngày
In và
kiểm tra
trước khi
chi trả
Kế toán
2 phút 5 phút 60 phút 5 phút 3 phút
7 ngày 0-5 ngày 7 ngày 2-10 ngày 5 ngày 5 ngày
99% 80% 50% 100% 75%
P/T
L/T
%C/A
Chỉ số Sơ đồ dòng chảy Giá trị
L/T = 26 - 39 ngày
%C/A= 29%
P/T = 75 phút
Mô hình cụ thể
Kiểm tra
P/T = 5 phút
L/T = 0-5 ngày
%C/A = 80%
Hệ số SS2 = 20%
P/T = 60 phút
L/T = 2-10 ngày
%C/A = 50%
Hệ số SS3 = 50%
P/T = 5 phút
D/T = 0
%C/A = 100%
Hệ số SS2 = 20%
P/T = 3 phút
D/T = 0
%C/A = 75%
Hệ số SS1 = 25%
Yêu cầu
kiểm tra của
khách hàng:
2-3 ngày
Năng lực
xử lý: 13
yêu
cầu/ngày
T/tin bổ
sung

8. 5/28/2014
8
VSM – không chỉ là công cụ vẽ đơn thuần,
mà còn:
• Là bức tranh toàn cảnh hệ thống
• Luôn định hướng khách hàng
• Kết nối dòng chảy công việc với dòng chảy thông tin
• Tài liệu hóa năng lực sản xuất và chất lượng
• Làm nổi vấn đề
• Cho phép thay đổi lại quy trình sao cho phù hợp với hoàn cảnh,
điều kiện mới
Người
thụ
hưởng
Yêu cầu
Nhận và
sắp xếp
giấy tờ
Thủ công
IN
P/T = 2 phút
D/T = 0
%C/A = 99%
Hệ số SS1 = 20%
7 ngày
Rà soát
thông tin
Chuyên gia
IN
7 ngày
Kiểm tra
yêu cầu
Đt/fax
IN
5 ngày
Tính
toán tiền
bảo
hiểm
Thủ công
IN
5 ngày
In và
kiểm tra
trước khi
chi trả
Kế toán
2 phút 5 phút 60 phút 5 phút 3 phút
7 ngày 0-5 ngày 7 ngày 2-10 ngày 5 ngày 5 ngày
99% 80% 50% 100% 75%
P/T
L/T
%C/A
Chỉ số Sơ đồ dòng chảy Giá trị
L/T = 26 - 39 ngày
%C/A= 29%
P/T = 75 phút
Các khu vực chính
Kiểm tra
P/T = 5 phút
L/T = 0-5 ngày
%C/A = 80%
Hệ số SS2 = 20%
P/T = 60 phút
L/T = 2-10 ngày
%C/A = 50%
Hệ số SS3 = 50%
P/T = 5 phút
D/T = 0
%C/A = 100%
Hệ số SS2 = 20%
P/T = 3 phút
D/T = 0
%C/A = 75%
Hệ số SS1 = 25%
Yêu cầu
kiểm tra của
khách hàng:
2-3 ngày
Năng lực
xử lý: 13
yêu
cầu/ngày
Nhà
cung cấp
T/tin bổ
sung
Dòng chảy thông tin
Các hộp Quy trình
Các hộp Dữ liệu (có kèm theo chỉ số đo lường)
Lộ trình và tóm tắt các chỉ số đo lường

9. 5/28/2014
9
Các bước chính vẽ Sơ đồ hiện tại
• Ghi chép các chú giải về nhà cung cấp và khách hàng
• Đầu ra của quy trình và khách hàng
• Các yêu cầu về số lượng, chất lượng của khách hàng, phương thức vận chuyển
• Đầu vào và các nhà cung cấp
• Số lượng và chất lượng nhà cung cấp, phương thức vận chuyển
• Sắp xếp theo thứ tự các công đoạn chính trong dòng chảy
• Ghi chép cụ thể các thông tin về từng công đoạn
• Dòng chảy thông tin
• Công nghệ
• Các chỉ số đo lường
• Tính tổng các chỉ số: Thời gian Lead-time, Thời gian tác nghiệp, Hệ số hoàn
thành và chính xác
Khái niệm Vấn đề
“Vấn đề” là khoảng cách giữa hiện trạng của sự vật, sự
việc với tình trạng tốt nhất mà sự vật, sự việc bắt buộc
phải có, hay bạn muốn chúng như vậy, trong tương lai
Khoảngcách

10. 5/28/2014
10
Vấn đề hay được tìm thấy trong:
• Việc thỏa mãn yêu cầu của khách hàng
• Sản xuất thừa
• Không đúng thời điểm khách hàng muốn
• Không đạt chất lượng theo yêu cầu của khách hàng
• Dòng chảy công việc
• Chờ đợi/chậm tiến độ
• Sửa chữa
• Bàn giao quá mức
• Ngắt quãng
• Quá nhiều yêu cầu quyết định hoặc phê duyệt
• Yêu cầu không được xác định rõ ràng
• Công việc không giống nhau trên cùng 1 quy trình
• Kỳ vọng quá cao
Vấn đề hay được tìm thấy trong:
• Quá trình thực hiện công việc
• Quá nhiều lỗi chất lượng, phải sửa chữa nhiều
• Sản phẩm không được kiểm tra, chạy thẳng ra ngoài, đến tay khách hàng
• Công việc tiêu chuẩn không được tuân thủ triệt để hoặc không có công việc tiêu chuẩn
• Quá trình điều hành hướng đến cải tiến và học tập
• Không bao giờ đánh giá, kiểm điểm
• Không có quy trình hành động khắc phục trong các cấp quản lý hoặc hành động khắc phục
quá trễ
• Quá nhiều kiểm thảo, đánh giá nhưng không có hành động khắc phục phòng ngừa tái diễn
• Thông tin hiện có được tái sử dụng rất hạn chế
• Học tập không được tích hợp trong quy trình tác nghiệp

11. 5/28/2014
11
Sử dụng công cụ 5 lần Tại sao
Dấu hiệu 1
Nguyên nhân1 Nguyên nhân 2 Nguyên nhân 3
Nguyên nhân11
Nguyên nhân12
1. Liệt kê tất cả các nguyên nhân có thể
2. Hãy hỏi vào nguyên nhân gần nguyên
nhân gốc nhất hơn các nguyên nhân khác
3. Hỏi sâu hơn, mang tính chất xây dựng để
tìm ra nguyên nhân gốc
Khi hỏi Tại sao thì nên chú ý đến:
a. Đây có phải là nguyên nhân gốc không
b. Tôi có cần hỏi lại Tại sao lần nữa không
c. Chuyện gì xảy ra tiếp theo đây
BIẾT DỪNG
ĐÚNG LÚC
SƠ ĐỒ DÒNG CHẢY GIÁ TRỊ
TƯƠNG LAI

12. 5/28/2014
12
Thế nào là “Dòng chảy Giá trị Lean”
• Giá trị
• được xác định bởi khách hàng
• Dòng chảy
• Không chờ đợi
• Không sửa chữa
• Công việc
• Tiêu chuẩn hóa
• Chất lượng nằm trong quy trình
• Điều hành hướng đến Cải tiến và Học tập
• Các mốc đánh dấu và các điểm kiểm tra
• Học tập là một phần của công việc
Bước 1: Xác định yêu cầu khách hàng
• Các câu hỏi quan trọng đặt ra:
• Ai là khách hàng của chúng ta? (Người sử dụng cuối cùng hay khách
hàng nội bộ)
• Những gì khách hàng của chúng ta thực sự muốn – bao nhiêu, lúc nào, ở
đâu – và tại sao?
• Công cụ quan trọng
• “Phân khúc” dòng chảy giá trị
• Xác nhận yêu cầu với khách hàng

13. 5/28/2014
13
Bước 2: Làm cho công việc Chảy
• Các câu hỏi quan trọng đặt ra:
• Chúng ta có cần tất cả các công đoạn này không?
• Chúng ta phải làm như thế nào để loại bỏ/giảm thiểu tất cả các ngắt
quãng, các vụ chậm tiến độ?
• Công cụ quan trọng
• Kết hợp các công đoạn
• Thỏa thuận nguyên tắc Mức cung cấp dịch vụ và Tiến hành cho đến khi
dừng
• Các công cụ Lean khác
• Điều chỉnh sự ưu tiên giữa các bước trong quy trình
Cản trở dòng chảy và Biện pháp đối phó
Cản trở dòng chảy
• Quá nhiều chuyển giao
• Yêu cầu biến động lớn
• Nhịp sản xuất không đều
• Chờ đợi quyết định/phê duyệt
• Xếp hàng dài
• Ngắt quãng quá nhiều
• Sửa chữa
• Xác định yêu cầu khách hàng kém giữa các phòng
ban chức năng
Biện pháp đối phó
• Kết hợp công đoạn
• Áp dụng nguyên tắc Mức cung cấp dịch vụ (tách
công việc lặp lại thường xuyên với công việc đột
xuất)
• Tiêu chuẩn hóa nhịp sản xuất
• Áp dụng nguyên tắc Tiến hành cho đến khi dừng
• Thiết kế “Siêu thị”
• Điều hành, quản lý ngắt quãng
• Xem “Cách thực hiện công việc”
• Phản hồi chính xác yêu cầu của khách hàng cho
các phòng ban chức năng

14. 5/28/2014
14
Bước 3: Cải tiến chất lượng và độ tin cậy
• Các câu hỏi quan trọng đặt ra:
• Chúng ta phải thiết kế công việc như thế nào để đảm bảo 100% chất
lượng và hoàn thành đúng hạn cho dây chuyền sau?
• Làm thế nào để chúng ta phát hiện ra ngay Vấn đề?
• Công cụ quan trọng
• Triển khai Công việc tiêu chuẩn
• Xây dựng chất lượng nằm trong quy trình
• Áp dụng Quản lý Trực quan
Công việc tiêu chuẩn
• Bộ quy trình công việc
được thống nhất nhằm
thiết lập chu trình tối ưu
nhất cho từng công
đoạn
• Thực hiện công việc với
cách tốt nhất nhằm đáp
ứng yêu cầu khách hàng
mà không có Lãng phí

15. 5/28/2014
15
Chất lượng nằm trong dây chuyền
• Mọi người phải chắc chắn sản phẩm/thông tin họ chuyển giao cho
công đoạn sau là chính xác và đã được hoàn thành 100%
• Mọi người phải được giao các công cụ kiểm soát, kiểm tra chất
lượng trước khi chuyển giao cho công đoạn sau
• Các vật mẫu, các tiêu chuẩn là các công cụ quản lý trực quan
nhằm xây dựng chất lượng nằm trong dây chuyền
Bước 4: Thiết kế hệ thống điều hành
hướng đến cải tiến và học tập
• Các câu hỏi quan trọng đặt ra:
• Anh sẽ sử dụng các mốc đánh dấu đồng hành với tổ chức thế
nào?
• Làm thế nào để anh điều hành được công việc sẽ hoàn thành
chính xác theo các mốc đánh dấu?
• Anh đảm bảo việc các bài học được ghi chép lại và áp dụng cho
việc cải tiến dòng chảy như thế nào?
• Công cụ quan trọng
• Chỉ ra các chỉ số đánh giá năng lực, tạo ra các công cụ theo dõi
tiến độ và sử dụng các mốc đánh dấu để giữ nhịp công việc
• Thi hành công tác kiểm tra thường xuyên
• Lập kế hoạch đánh giá lại các vấn đề mấu chốt
• Ghi chép các bài học, kinh nghiệm, phản hồi cho mọi thành viên
biết để học tập và cải tiến

16. 5/28/2014
16
Các biểu tượng dùng để vẽ Sơ đồ Dòng
chảy Tương lai
Các thách thức trong quản lý dòng chảy giá trị
DÒNG CHẢY ĐƠN CHIẾC/CƠ CHẾ KÉO 5S VÀ QUẢN LÝ TRỰC QUAN JIDOKA
BÌNH CHUẨN HÓA SMED

17. 5/28/2014
17
CHÂN THÀNH
CẢM ƠN!!!