▶ Đăng ký kênh để xem video mới sớm nhất tại: https://bom.to/DMLgecry

1. 1
KỸ NĂNG KIỂM TRA

2. 2
1. Khái niệm
Kiểm tra là đo đường và chấn chỉnh
việc thực hiện nhằm đảm bảo rằng các
mục tiêu và các kế hoạch vạch ra để thực
hiện các mục tiêu này đã và đang được
hoàn thành.

3. 3
2. Ý nghĩa:
• Bảo đảm kết quả đạt được phù hợp với
mục tiêu của tổ chức
• Bảo đảm các nguồn lực được sử dụng một
cách hữu hiệu.
• Làm bày tỏ và đề ra những kết quả mong
muốn chính xác hơn theo thứ tự quan
trọng.

4. 4
2. Ý nghĩa (tt)
• Đơn giản hóa các vấn đề ủy quyền, chỉ huy,
quyền hành và trách nhiệm.
• Phác thảo các tiêu chuẩn tường trình báo cáo để
loại bớt những gì quan trọng hay không cần
thiết.
• Phổ biến những chỉ dẫn cần thiết một cách liên
tục để cải tiến việc hoàn thành công việc, tiết
kiệm thời gian, công sức của mọi người

5. 5
3. Phân loại
• Kiểm tra trước, trong, sau.
• Kiểm tra theo lĩnh vực như tài chính, nhân
sự, sản xuất…

6. 6
4. Các nguyên tắc của việc kiểm
tra
• Cần phải được thiết kế theo các kế hoạch cụ
thể.
• Thiết kế theo từng cấp bậc và tâm lý của nhà
quản trị.
• Vạch rõ các chỗ khác biệt của các điểm thiết
yếu.
• Việc kiểm tra phải khách quan.
• Hệ thống kiểm tra phải phù hợp với không khí

7. 7
4. Các nguyên tắc của việc kiểm
tra
• Căn cứ kế hoạch hoạt động và theo cấp bậc của
đối tượng kiểm tra
• Dựa vào đặc điểm cá nhân của nhà quản lý
• Thực hiện tại những điểm trọng yếu
• Khách quan
• Phù hợp với bầu không khí của tổ chức

8. 8
5. Quá trình kiểm tra
• Thiết lập tiêu chuẩn
• Đo lường thành quả
• Sửa chữa sai lầm
• Phòng ngừa

9. 9
5.1 Thiết lập tiêu chuẩn
• Số lượng giờ công.
• Số phế phẩm.
• Chi phí.
• Doanh thu.

10. 10
5.1 Thiết lập tiêu chuẩn
YÊU CẦU CỦA TIÊU CHUẨN
• Rõ ràng: Tiêu chuẩn công việc không
những để đánh giá được hiệu quả mà còn
giúp nhà quản lý kiểm tra các công việc
đó. Tiêu chuẩn “mập mờ” dễ sinh ra tranh
chấp.
• Có khả năng đo lường được. Tiêu chuẩn

11. 11
5.2 Đo lường thành quả
• Có thể hình dung ra thành quả trước khi
nó được thực hiện để có biện pháp sửa
chữa kịp thời (Pre – check).
• Xác định tiêu chuẩn đo lường chính xác.
• Định tính hay định lượng các nội dung khó
kiểm tra.

12. 12
5.3 Sửa chữa sai lầm
• Sửa lại kế hoạch, phân công lại, thêm
nhân viên…
• Đây là giai đoạn mà chức năng kiểm tra
gặp lại các chức năng khác.

13. 13
5.4 Phòng ngừa
• Tìm hiểu bản chất nguyên nhân gốc rễ là
gì?
• Phương pháp tìm kiếm là theo biểu đồ
nhân quả.
• Đưa ra biện pháp khắc phục gốc rễ của
vấn đề.

14. 14
Biểu đồ nhân quả (biểu đồ
xương cá)
Vấn đề
Nguyên nhân tầng 1
Nguyên nhân tầng 2

15. 15
6. Kiểm tra dự phòng (pre-
check)
6.1 Khái niệm:
• Hệ thống kiểm tra mang tính dự phòng là
hệ thống tiên liệu trước sai sót xảy ra để
tiến hành điều chỉnh ngay lập tức hoặc để
ra các biện pháp kiểm soát phòng ngừa.
• Kiểm tra dự phòng thông qua hình thức
xây dựng quy trình quản lý.

16. 16
6.2 Các cấp bậc tài liệu
• Cấp 1
• Cấp 2
• Cấp 3
• Cấp 4
Sổ tay
Thủ tục
Hướng dẫn công việc,
Quy định, tiêu chuẩn
Biểu mẫu/hồ sơ

17. 17
6.3 Xác định bảng kiểm soát
quá trình.
• Bảng kiểm soát quá trình là một tài liệu
riêng, phục vụ cho việc diễn giải quá trình.
• Nhiều tổ chức đưa bảng kiểm soát quá
trình là một tài liệu của hệ thống, nhưng
nhiều tổ chức chỉ coi nó là công cụ hỗ trợ
cho việc setup quá trình.

18. 18
6.3 Xác định bảng kiểm soát
quá trình (tt)
St
t
Công
đoạn
Điểm kiểm
soát
Thiết bị
sử
dụng
Tần
suất
Tài
liệu
hướ
ng
dẫn
Ngư
ời
thự
c
hiện
Hồ
sơ
Đặc
tính
/
thô
ng
số
Mức
qui
định
Đo
lườ
ng
Côn
g
ngh
ệ

19. 19
6.4 Các điểm kiểm tra trọng yếu
• Các điểm kiểm tra trọng yếu là các điểm
mang lại sự hiệu quả cao nhất.
• Các điểm kiểm tra trọng yếu tuân theo
nguyên tắc Pareto.
• Năng lực lựa chọn điểm kiểm tra trọng
yếu là một nghệ thuật về quản trị, vì vậy
không có quy tắc nào giúp các nhà quản

20. 20
6.4 Các điểm kiểm tra trọng yếu
(tt)
Các điểm kiểm tra trọng yếu có thể tìm
nhờ một số câu hỏi sau:
• Những điểm nào phản ánh rõ nhất mục
tiêu của bộ phận mình?
• Những điểm nào phản ánh rõ nhất tình
trạng không đạt mục tiêu?
• Những điểm nào là điểm đo lường tốt

21. 21
6.4 Các điểm kiểm tra trọng yếu
(tt)
• Những điểm nào là điểm cho nhà quản lý
biết ai là người chịu trách nhiệm về sự
thất bại.
• Tiêu chuẩn kiểm tra nào ít tốn kém nhất.
• Tiêu chuẩn kiểm tra nào có thể thu thập
thông tin nhiều nhất mà ít tốn kém nhất?

22. 22
6.5 Xây dựng hệ thống kiểm
soát nội bộ
• Hệ thống kiểm soát nội bộ là hệ thống
giúp cho việc kiểm soát toàn bộ các nguy
cơ của tổ chức.
• Hệ thống kiểm soát nội bộ tương tự như
hệ thống HACCP của các công ty sản xuất
thực phẩm.
• Hệ thống KSNB liên quan đến tất cả các

23. 23
6.5 Xây dựng hệ thống kiểm
soát nội bộ (tt)
CÁC BƯỚC THIẾT LẬP MỘT ĐIỂM KIỂM SOÁT
• Xác định nguy cơ:
• Đưa ra các giải pháp:
• Lựa chọn giải pháp phù hợp.
• Cập nhật giải pháp vào hệ thống tài liệu quản lý.

24. 24
7. Check in (kiểm tra trong).
• Kiểm tra trong là quá trình kiểm tra trực
tiếp công việc/hành vi đang thực hiện.
• Người kiểm tra phải lập một kế hoạch
kiểm tra tổng thể năm/quý/tháng/tuần.
• Thời gian kiểm tra phù hợp theo thời gian
của các chức năng quản trị.

25. 25
7. Các biện pháp kiểm tra trong
(tt)
• Kiểm tra thông qua các báo cáo, đề xuất
của NV gửi lên.
• Kiểm tra theo từng đợt thông báo trước
(audit = đánh giá nội bộ).
• Kiểm tra bằng phương pháp quan sát:
theo dõi hành vi thực hiện, cách thức sắp
xếp dụng cụ làm việc, hồ sơ.

26. 26
8. Kiểm tra sau
• Xây dựng hệ thống báo cáo nội bộ.
• Hệ thống hồ sơ của bộ phận.

27. 27
9. Các hình thức khác hỗ trợ
kiểm tra
• Xây dựng văn hoá DN. Văn hoá khi được chấp
nhận có tác dụng kiềm chế và kiểm tra hành vi
của NV.
• Chọn lọc, phân công công việc phù hợp.
• Tiêu chuẩn hoá
• Huấn luyện nhân viên nhằm tạo cho họ thái độ
làm việc tốt hơn, dễ dàng thích nghi với môi

28. 28
9. Các biện pháp xử lý sau kiểm
tra
• Cảnh cáo, điều chuyển, sa thải.
• Được thưởng để kích thích nhân viên.
• Nếu do khả năng kém thì phải đào tạo lại.
• Nếu thiếu động cơ thì phải tăng cường
động cơ.

29. 29
CẢM ƠN BẠN ĐÃ THEO DÕI