UAB "Vadybos sprendimų centras" atstovės Jolantos Nėjutės pranešimas "LEAN ir viešasis sektorius".

1. Nuolatinio tobulėjimo
kelionė
LEAN ir viešasis
sektorius
Jolanta Nėjutė, CMC
2017 06 02
Vadybos sprendimų centras

2. LEAN - kas tai? LEAN metodai Nuo ko pradėti?

3. LEAN konferencijos
• 2017 balandžio 27d. BALTIJOS LEAN FORUMAS, Verslo žinios
• 2016 spalio 22d. Konferencija “LEAN NE TIK GAMYBOJE”, Delloitte
Lietuva
• 2016 lapkričio 28d. Latvijoje “Verslo efektyvumo forumas”
• 2016 birželio 2-3 d. Konferencija “Tobulėjanti savivalda ir
šiuolaikiniai valdymo sprendimai nuo visuomenės
įtraukimo iki LEAN diegimo”, EKT
• 2015 balandžio 28-30d. Konferencija
“LEAN 2015: verslo strategija – efektyvumas”,
Verslo žinios
…....

4. IŠVADA:
Organizacijos vis labiau supranta,
kad strategijos įgyvendinimui
yra būtinas
geras procesų valdymas ir
darbuotojų įgalinimas.

5. Veiklos efektyvumą didinti
ir kokybę gerinti galima
NORIAI
VAIZDŽIAI
SUPRANTAMAI

6. Konsultantė Jolanta Nėjutė, CMC
2017 - 06 -
02
• Pradininkai
• Kuriančios ir nekuriančios vertę veiklos
• 8 švaistymų sritys
LEAN - kas tai?

7. TIKĖKITES PROBLEMŲ
“Saugokites, jei Jūs neturite
problemų.
Tada Jums tikrai iškilo
didelė problema …”
Scott Alexander
Dauguma problemų yra
geras ženklas.
Jos rodo, kad turite
galimybių, Jūs galite judėti
link savo tikslų.

8. Procesai: UŽSAKYMAS PLANAVIMAS GAMYBA
KOKYBĖS
TIKRINIMAS ĮVYKDYMAS
PASLAUGA
Procesas:
darbų
pridavimas
Darbų akto
išrašymas
Darbų akto
tvirtinimas
Sąskaitos
išrašymas
Sąskaitos
tvirtinimas
Mokėjimo
tikrinimas
banke
.=PINIGAI
.= LAIKAS
40 %
nuostolių
99 %
nuostolių
Taiichi Ohno
Toyota inžinierius,
vadybos konsultantas,
Japonija
W. Edwards Deming
inžinierius, profesorius,
vadybos konsultantas, Amerika

9. LEAN esmė
tai nuolatinis
tobulėjimas
ir
nuostolių šalinimas.
VERTĖ –
veiklos už kurias klientai
sutinka mokėti
NUOSTOLIAI (muda) -
veiklos, kurios nedidina
vertės

10. Taiichi
T. Ohno
8. Nepanaudoti
darbuotojų
sugebėjimai
1. Su
pervežimu
2. Su
atsargomis
3. Su
judėjimu
4. Su
laukimu
5. Su
papildomais
procesais
6. Su
pertekline
verte
7. Su
perdarymu
ŠIUKŠLĖS

11. Gamybos
ir
paslaugų
skirtumai
• Atsargos yra apčiuopiamos ir matomos
• Procesas yra apčiuopiamas ir matomas
• Proceso problemos matomos iš karto
• Įrenginiai dirba arba stovi
• Darbų sauga viena iš rizikų
• Tikėjus galima kontroliuoti
• …
• Atsargos yra kompiuteriuose ir popieriuje
• Procesas vyksta kompiuteriuose ir žmonių ryšiuose
• Proceso problemos matomos ne iš karto
• Užduotys elektroninės ar žodinės
• Aktualiau informacijos sauga
• Klientas dažnai yra ir tiekėjas
• ….

12. PASLAUGŲ NUOSTOLIAI
• LAUKIMAS- sistema “pakibo”, laukiame
patvirtinimo, informacijos…
• PERTEKLINĖ VERTĖ- spausdiname ataskaitas, kai
nereikia, dirbam su duomenim, kurių dar nereikia…
• PAPILDOMI PROCESAI – ruošiame nereikalingas
kopijas, tikriname per daug duomenų...
• KLAIDOS – įvestinių, išeitinių duomenų klaidos,
informacijos perdavimo klaidos ...
• TRANSPORTAVIMAS – daug kartų tvirtinami
dokumentai ...
• ATSARGOS – perpildytos duomenų apimtys, nėra
archyvavimo lengvos sistemos...
• VAIKŠČIOJIMAS – daug vaikšto, kai reikia
žmogaus/ darbo priemonės, neaiškus informacijos
srautas ...
Geriausiai konkrečią užduotį žino,
darbą atliekantis žmogus…

13. 1937 1980 1990 2000
TOYOTA Automobilių pramonė
Maisto produktai
Aukštosios technologijos
Mažmeninė prekyba
Restoranai
Sveikatos apsauga
Mokyklos
Vyriausybės paslaugos
farmacijos sektorius
Finansų sektorius
LEAN principų
taikymo
istorija
ISO 9000 BSC
IT
• Rodikliai
• Siekiamas lygis / Taikiniai/Tikslai
• Iniciatyvos
Finansinė perspektyva
• Rodikliai
• Siekiamas lygis /Tikslai
• Iniciatyvos
Klientų perspektyva
• Rodikliai
• Siekiamas lygis /Tikslai
• Iniciatyvos
Vidinių procesų
perspektyva
• Rodikliai
• Siekiamas lygis /Tikslai
• Iniciatyvos
Darbuotojų,mokymosi
perspektyva
PRINCIPAI
• Klientas pirmiausia
• Saugi darbo vieta
• Pasitikėjimas ir pagarba
• Komandinis darbas ir komunikacija
• Žmonių ugdymas

14. IŠVADA:
organizacijos taiko skirtingus būdus pasiekti
geresnių rezultatų, bet visos siekia to paties tikslo:
• greičiau - LAIKAS
• geriau - KOKYBĖ
• pigiau - SĄNAUDOS

15. “Įdėk gerą žmogų į blogą sistemą ir sistema
laimės. Faktas.”
W.Edwards Deming

16. • Kanban
• PDCA
• ...100metodų ...
Konsultantė Jolanta Nėjutė, CMC
2017 - 06 -
02
• 5S
• Asaichi
• VACA
LEAN metodai
• 5 kodėl?
• GEMBA
• Kaizen

17. GEROJI
PRAKTIKA.
SODRA
• 2014 sausio mėn. bandomasis LEAN diegimas – paslaugų
mokesčių mokėtojų departamente.
• Privalomojo sveikatos draudimo įmokų apskaita išskaidyta
į 80 žingsnių, 27- mažai efektyvūs, 4 pašalinus, 17 -
patobulinus = procesas sutrumpėjo 20%.
• 5S. Sutvarkius 200 darbo vietų, perdirbti atiduota toną
dokumentų.
• Kaizen. Per kelis mėn nuo projekto pradžios darbuotojai
pateikė per 100 kaizenų – idėjų kaip patobulinti veiklą.
• Tyrimas: kai kurie darbuotojai po 30 min kasdien ieško
daiktų, tai galima sutrumpinti iki 30 sek.“LEAN - valstybinėms
institucijoms”
Gražina Liukaitytė, Verslo
žinios, 2014 09 16

18. surūšiuok sutvar-
kyk
švara standarti-
zuok
palaikyk
tvarką
SEIRI SEITON SEISO SEIKETSU SHITSUKE
5S - vizualus valdymas –
tvarka darbo vietoje / kompiuteryje

19. Stiprina
santykius
Padeda
aptikti
problemas,
greitai
spręsti
Puiki
galimybė
girti
darbuotojus
Įsitikini, kad
darbai, kurie
turi būti
daromi, yra
daromi
Tikslai ir
užduotys
yra aiškiai
komunikuoj
ami
Didina
darbuotojų
įsitraukimą
GENCHI GENBUTSU. 6 priežastys, kodėl verta:
Gemba –”tikra vieta”, kur kuriama vertė, vyksta procesas.
Genchi genbutsu - VADOVUI “eik ir pamatyk pats”

20. “Paklausk 5 kartus
“KODĖL?” apie
kiekvieną problemą”.
Taiichi Ohno
5 KODĖL?
• jei nori sužinoti
pagrindinę (esminę)
problemos priežastį.

21. VSM
vertės žemėlapio analizė
1. Procesas skaidomas į veiklas
2. Kiekvienas žingnis įvertinamas pagal kriterijus:
• vertės kūrimas // tinkamumą//pajėgumą//prieinamumą.
3. Įvertinamas prioritetas
4. Veiksmų planas
5. Matuojamas rezultatas
VSM "value stream mapping"
vertingas atitinkantis pajėgus prieinamas iš viso realaus darbonuostoliai sprendimai kas kada ar atlikta
Esama trukmė
Veiklos žingsniainr.
Kriterijai pastebėjimai,
problemos įvardinimas
VSM "value stream mapping"
vertingas atitinkantis pajėgus prieinamas iš viso realaus darbonuostoliai sprendimai kas kada ar atlikta
gerai
gerinti
x blogai
nereikalinga
Esama trukmė
eiklos žingsniai
Kriterijai pastebėjimai,
problemos įvardinimas

22. A3 –
problemų
sprendimas
PROBLEMOS APIBŪDINIMAS REKOMENDACIJOS
ESAMA SITUACIJA
N
VEIKSMŲ PLANAS
ANALIZĖ
PATIKRA
NORIMA SITUACIJA REZULTATŲ ATASKAITA
Paruošė S.S. xxxxxxxxxxxxx A3 ATASKAITA Data
Keliais sakiniais aprašoma situacija, problema,
sunkumai. Dalyviai , pasekmės.
Trumpos rekomendacijos.
- kaip keisti situaciją,
- kaip atlikti numatytus veiksmus,
- kokios rizikos gali atsirasti
- kas dalyvauja ir kt.
Numatoma patikra ir įrašai apie jos atlikimą.
Kas, ką, kada, kur.

23. Asaichi – susirinkimų struktūra
Susirinkimų idėja – peržiūreti
rodiklius ir problemas iš pačio ryto.
“Asaichi” - anksti ryte vykstantis žuvies turgus.

24. Asaichi principai
• Sukuriama organizacinė struktūra
• Numatoma kokiame lygyje
sprendžiamos problemos
• Problemos padaromos matomomis ir
išmatuojamomis
• Sukuriamas susirinkimų žemėlapis
• Standartizuojami susirinkimai
• Atliekamas sistemos priežiūrą
• ir auditą
Direktorius
1%
Departamentų
vadovai 4%
Skyrių vadovai 10%
Grupių vadovai 15%
Specialistai, vadybininkai 70%

25. Asaichi
Susirinkimų tikslai
• Nuolatos stebėti pagrindinius veiklos
rodiklius
• Greitai pastebėti ir efektyviai spręsti
iškilusias problemas
• Tobulinti procesus ir įtraukti darbuotojus

26. KAIZEN
KEISTI GERIAU NUOLATINIS
GERINIMAS
Kiekvienas!
Kiekvieną dieną!
Visur!

27. KAIZEN
vertė
• Darbuotojai patys gerina savo procesus
• Gerinimas, matomi rezultatai motyvuoja
• Stiprėja ryšiai, bendradarbiavimas
• Patobulinimai standartizuojami
- todėl pasiūlymai nesikartoja,
o įmonės veikla gerėja.
Kiekvienas!
Kiekvieną dieną!
Visur!

28. Kaizen
patobulinimai.

29. PATARIMAI
1
Įvertinkite ar
jau laikas
2
Įtraukite kuo
daugiau
darbuotojų
3
Tinkamai pasirinkite
pirmuosius projektus
ir metodus

30. Konsultantė Jolanta Nėjutė, CMC
2017 - 06 -
02
• Diegiame LEAN
Nuo ko pradėti?
• Neturite
problemų?

31. Pripažinkite,
• kad situacija netenkina ir norite pokyčių.
• norite geriau, greičiau spręsti kasdienes problemas.
• norite didesnio darbuotojų įsitraukimo.
• turite ambicingų tikslų.

32. Pradėti ne nuo 5S, o nuo:
- KAS yra mano klientas?
- Už ką moka klientas?
- Ką darome už ką klientas nenori mokėti?
- Kokios, atliekant darbą, 3 didžiausios
problemos?

33. Kaip
diegiamas
LEAN požiūris?
• Suburiama LEAN komanda
• Nustatomi prioritetus, sudėliokite veiksmų planą
• Mokomi vadovus, instruktuojant darbo vietose
• Metodų mokomi LEAN lyderius
• Trumpalaikiai mokymai visiems, kas nori
• Individualus koučingas
• Nustatomi aiškūs rodiklius progresui matuoti
• Vykdomi periodiniai susirinkimai
• Būtinai švenčiamos tarpinės pergalės
• Nuo 6-9 mėn iki 1,5-2 metų.
Įsidiegti neišeina – taip galvoti ir veikti
pradedama !
Metodai I II III IV V VI VII VIII IX X XI XII
LEAN TEAM
5S MM S
KAIZEN TEIAN MM S
VSM MM M SS
GEMBA MM M S
PDCA MM S S
KANBAN M S
ASAICHI MM M SS
Situacijos vertinimas
Priežiūra, ugdymas UU UU UU UU UU UU UU UU UU UU
M-praktiniai mokymai M 16
S-sertifikavimas LEAN lyderio S 10 Viso: 46 dienos.
U-koučingo sesijos U 20 Trukme - 1 metai

34. Didžiausios
klaidos,
diegiant LEAN
•Vadovai nesupranta LEAN arba
savo rolės pokyčių projekte
•Trūksta patirties vykdant
pokyčių projektus
•Neparuoštas pokyčių planas
•Neparuošta stipri vidinių LEAN
lyderių grupė
•Prasta komunikacija

35. PATARIMAI
1
LEAN diegia
komanda, ne 1
žmogus
2
Įdentifikuokite
silpnybes ir
susitelkite ties
svarbiausiomis
3
Kantrybės, pokyčiams
reikia laiko, kultūra
keičiasi ne per mėnesį

36. TOP VADOVYBĖS
PRIORITETAI
• Efektyvumo didinimas
• Klientų aptarnavimo gerinimas
• Kaštų mažinimas
• Kultūros formavimas
• ...

37. LEAN
– tai nėra standartas,
tai gyvenimo būdas,
požiūris,
nuolatinis gerinimas

38. “Keistis nebūtina, nes
išgyventi neprivaloma.”

39. …žinome, jau esate
šioje kelionėje …
• - ar pasirinkote tiesiausią kelią?
• - ar lengviausią keliavimo būdą?
• - ar judate JUMS norimu greičiu?

40. GERO KELIO!
Jolanta Nėjutė, CMC
sertifikuota vadybos konsultantė
sertifikuota koučerė
pokyčių projektų valdymo konsultantė
info@vadyboscentras.lt
+370 68268765

41. Klausimai?