Kontrak payung

1. Gambaran Umum
Kontrak Payung
(Framework Contract)

2. Mengapa diperlukan
Diadakan untuk menjamin harga
barang atau jasa (BJ) yang lebih
efisien, kesediaan BJ terjamin dan
sifatnya dibutuhkan secara
berulang dengan volume atau
kuantitas pekerjaan yang belum
dapat ditentukan.
Kontrak payung secara luas
dianggap sebagai pendekatan
strategis dengan menggunakan
analisis permintaan dan
pembelanjaan

3. Digunakan sebagai
• Metode untuk menjadikan pengadaan lebih sederhana dan mudah
karena adanya pengulangan sehingga persyaratan dipahami dengan
baik
• Efisiensi administrasi, waktu dan biaya pengadaan
• Kesempatan untuk menjadikan pengadaan proaktif bukan reaktif
• Komitment itikad baik pemerintah
• Memberdayakan penyedia melalui kompetisi
• Dorongan menginisiasi standarisasi serta meningkatkan kualitas
output sebagai implementasi dari Value for Money

4. Satu Pengguna Lebih dari Satu Pengguna
Satu Penyedia Lebih dari Satu Penyedia
Terbuka untuk Penyedia Baru Tertutup untuk Penyedia Baru
Kompetisi Dua Tahap
(terbuka untuk S & K baru)
Kompetisi Satu Tahap
(Tertutup untuk S & K baru)
Terdapat empat pilihan struktur berbeda yang harus
dipertimbangkan pengelola pengadaan
vs.
vs.
vs.
vs.
#1
#2
#3
#4
Struktur Kontrak Payung

5. Konfigurasi Pengguna dan Penyedia:
Satu Penyedia Lebih dari Satu Penyedia
Satu
Pengguna
• Cepat dan dapat diandalkan
• Syarat dan ketentuan tidak
perlu dinegosiasikan
• Daya negosiasi yang lebih
besar terhadap penyedia
karena penyedia lebih
memiliki kepastian
• Sekelompok penyedia yang cukup
besar = manfaat diperoleh dari
kompetisi dan fleksibilitas
• Kapabilitas lebih untuk memenuhi
persyaratan barang/jasa yang lebih
luas dan volume besar
• Keamanan yang lebih tinggi atas
ketersediaan pasokan barang/jasa
Lebih dari
Satu
Pengguna
• Pengadaan lebih cepat dari
satu penyedia
• Daya beli secara
keseluruhan yang lebih
besar
• Terdapat tekanan yang lebih
besar untuk penurunan
harga
• Solusi barang/jasa lebih beragam
dan lebih banyak calon penyedia
• Memaksimalkan tekanan terhadap
harga dan fleksibilitas persyaratan
barang/jasa yang dibutuhkan
• Memaksimalkan fleksibilitas
administratif lebih dari satu
pengguna

6. Terbuka vs. Tertutup:
Terbuka
Selama kontrak masih
berlangsung, masih dapat
ditambahkan penyedia baru
5
Tertutup
Pada saat kontrak selesai
dibuat, daftar penyedia sudah
tidak dapat ditambahkan lagi
• Kebanyakan kontrak payung merupakan kontrak payung tertutup
karena ada manfaat tersendiri bagi penyedia barang/jasa dan
pemerintah
• Kontrak payung terbuka cenderung digunakan jika banyak
penyedia barang/jasa atau barang/jasa baru yang beredar di pasar

7. 7
Jenis Kompetisi
• Seberapa spesifik kebutuhan barang/jasa dapat
diidentifikasikan akan menentukan jenis kompetisi yang sesuai
• Jika spesifikasi barang/jasa dapat ditentukan dengan akurat
dan tepat, maka kompetisi satu tahap saja yang diperlukan
• Kompetisi satu tahap dapat memaksimalkan kompetisi dan
penawaran yang diterima merupakan penawaran yang terbaik
dari awal proses, tetapi penawarannya dapat bersifat tidak
fleksibel, sehingga harus ada perencanaan yang matang
• Jika pasar memiliki pergerakan yang cepat atau fluktuatif, dan
jika persyaratan barang/jasa perlu disempurnakan lagi di
kemudian hari, maka kompetisi dua tahap (mini) lebih tepat
vs.

8. Perencanaan
• Melaksanakan
analisis
permintaan dan
pembelanjaan
• Melaksanakan
analisis pasar
• Mengidentifikasi
persyaratan
Penyusunan
Dokumen
Pengadaan
• Menyusun dan
menerbitkan
dokumen
penawaran
termasuk, namun
tidak terbatas
pada:
• Persyaratan dan
spesifikasi akhir
• Rancangan
kontrak
• Metode, kriteria
dan bobot (bila
perlu) evaluasi
• Instruksi bagi
penawar
Evaluasi &
Penetapan
Pemenang
• Menerima
penawaran
• Mengevaluasi
penawaran sesuai
dengan metode
dan kriteria yang
telah ditetapkan
• Menentukan
kewajaran harga
• Membuat
rekomendasi
penetapan
pemenang dan
mendapatkan
persetujuan
Administrasi &
Pengelolaan
Kontrak
• Transisi dan
implementasi
kontrak
• Administrasi
kontrak (misalnya,
mengelola hasil
kerja, tagihan dan
hubungan dengan
penyedia)
• Mengelola
modifikasi dan
perselisihan
kontrak
• Mengelola kinerja
penyedia
8
Ilustrasi tahapan proses pengadaan dalam
pelaksanaan kontrak payung

9. Perencanaan
• Sebagai pendekatan
pengadaan yang
strategis, fokus
terhadap analisis
permintaan dan
pembelanjaan
ditingkatkan dan ada
lebih banyak
kesempatan untuk
melakukan efisiensi
• Melibatkan lebih
banyak pemangku
kepentingan
Penyusunan
Dokumen
Pengadaan
• Terdapat lebih
banyak instruksi bagi
penawar, termasuk
tentang pengguna
kontrak payung yang
berwenang dan
prosedur call-off
(pemesanan)
• Kemungkinan
menggunakan
struktur pembagian
“kelompok” untuk
menyederhanakan
proses call-off
Evaluasi &
Penetapan
Pemenang
• Penetapan
pemenang dalam
kontrak payung tidak
terkait dengan nilai
moneter, tetapi
kesempatan untuk
menerima call-off
• Evaluasi penyedia
yang akan
diikutsertakan dalam
kontrak payung, dan
uji tuntas tambahan
untuk call-off
mungkin diperlukan
Administrasi &
Pengelolaan
Kontrak
• Kontrak payung
mungkin berlaku 1-
3 tahun tergantung
peraturan dan
ketentuan khusus
dalam pengadaan
• Kontrak payung
harus dipantau di
seluruh tingkat
pengguna yang
berwenang dalam
pemerintah
maupun penyedia
• Pemesanan dibuat
di bawah kontrak
payung
9
Ilustrasi tahapan proses pengadaan dalam
pelaksanaan kontrak payung, lanjutan

10. Analisis Permintaan/Pembelanjaan
10
Perencanaan
Apakah pengadaan di masa lalu akan terus berlanjut?
Pelajari data pengadaan di masa lalu
Apakah ada gangguan atau masalah dalam pengadaan sebelumnya?
Gali informasi adanya keluhan atau complain dari pengguna. Atau cari adanya survey
kepuasan pelanggan
Adakah perubahan kebutuhan dan prioritas dari pengguna?
Misalnya tinta printer tidak lagi menggunakan cartridge tapi tinta cair dalam tabung.
Lakukan teknik pengumpulan informasi melalui wawancara.
Apakah pembeli telah membuat proyeksi yang akurat?
Ketiadaan perencanaan berarti merencanakan kegagalan

11. Ini adalah situasi yang ideal untuk kontrak payung
Apakah kebutuhan pembeli sudah pasti, tetapi volume pembelian
belum terdefinisikan?
Jika iya…
11
Persyaratan yang terdefinisikan Volume yang tidak terdefinisikan
Analisis Permintaan/Pembelanjaan, lanjutan
Perencanaan

12. 12
Pembelanjaan Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa
Konsultansi/Jasa Lainnya
Rp Rp Rp
Kategori
Rp
Kategori Kategori Kategori
Perencanaan
Analisis Permintaan/Pembelanjaan, lanjutan
Mana yang lebih sesuai dijadikan kontrak payung?

13. 13
Analisa pasar
Pengelola pengadaan harus menganalisis pasar barang atau jasa yang
diperlukan: Barang dan jasa dapat dianalisis oleh “risiko pasokan” dan “biaya”.
Murah tapi sulit diperoleh
“Suvenir Lokal”
(Bottleneck)
Mahal dan sulit diperoleh
“Benda Seni Langka”
(Strategic)
Murah dan mudah
diperoleh
“Kayu”
(exploit)
Mahal tetapi mudah
diperoleh
“Emas”
(Leverage)
Risiko
Pasokan
Rendah
Tinggi
Biaya
Rendah Tinggi
Perencanaan

14. 14
• Barang dan jasa yang dibutuhkan pemerintah harus ditulis dengan benar
agar penyedia berhasil memberikan penawaran yang tepat. Proses ini
disebut menyusun persyaratan dan spesifikasi dan proses ini sangat penting
untuk memperoleh barang/jasa yang berkualitas. Ini akan mendorong
partisipasi dan transparansi.
• Persyaratan dan spesifikasi dapat dibagi ke dalam beberapa kelompok
untuk mendapatkan harga yang lebih rendah dan untuk mencapai tujuan
tertentu (kelompok usaha kecil, misalnya). Contoh spesifikasi computer, bisa
dibagi menjadi desktop, laptop, dan printer.
• Terakhir, persyaratan juga harus bersifat fungsional atau kesetaraan. Yang
terpenting adalah kebutuhan pengguna terpenuhi
Penyusunan
Dokumen Pengadaan

15. 1 Kontrak Payung
Perpres 54 Tahun 2010 Pasal 53 Ayat 3:
Kontrak Payung (Framework Contract) merupakan Kontrak Harga
Satuan antara Pemerintah dengan Penyedia Barang/Jasa yang dapat
dimanfaatkan oleh K/L/D/I, dengan ketentuan sebagai berikut:
a. diadakan untuk menjamin harga Barang/Jasa yang lebih efisien,
ketersediaan Barang/Jasa terjamin dan sifatnya dibutuhkan
secara berulang dengan volume atau kuantitas pekerjaan yang
belum dapat ditentukan pada saat Kontrak ditandatangani; dan
b. pembayarannya dilakukan oleh setiap PPK/Satuan Kerja yang
didasarkan pada hasil penilaian/pengukuran bersama terhadap
volume/kuantitas pekerjaan yang telah dilaksanakan oleh
Penyedia Barang/Jasa secara nyata.

16. • pembayarannya dilakukan oleh setiap PPK/Satuan Kerja
yang didasarkan pada hasil penilaian/pengukuran
bersama terhadap volume/kuantitas pekerjaan yang
telah dilaksanakan oleh Penyedia Barang/Jasa secara
nyata.
Penjelasan: Pejabat K/L/D/I dimaksud adalah pejabat
yang berwenang mewakili 1 (satu) atau lebih dari 1 (satu)
PPK untuk melakukan perjanjian.
Pengadaan Barang/Jasa dengan Kontrak Payung antara
lain dilakukan untuk pengadaan alat tulis kantor (ATK),
pekerjaan pengadaan kendaraan dinas, jasa boga, jasa
layanan perjalanan (travel agent) dan pekerjaan/jasa lain
yang sejenis.
•
•

17. Kontrak Payung
Draft Perpres terbaru tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah:
Kontrak Payung (Indefinite Delivery Contract) sebagaimana
dimaksud pada ayat (1) huruf e dan ayat (2) huruf c dapat berupa :
a. kontrak harga satuan dalam periode waktu tertentu untuk
barang/jasa yang belum dapat ditentukan volume dan/atau
waktu pengirimannya (delivery) pada saat kontrak
ditandatangani;
b. kontrak harga satuan untuk barang/jasa yang volume dan/atau
waktu pengirimannya (delivery) sudah dapat ditentukan dan
lebih efektif serta efisien apabila dilaksanakan untuk periode
waktu tertentu lebih dari 1 (satu) tahun.

18. Jenis Kontrak Payung
Kontrak Payung Catalog
Kontrak Payung Non Catalog.
1.
2.

19. STRUKTUR KONTRAK PAYUNG
Layer 1
Kontrak Pembelian
Layer 2
Kontrak Payung

20. Kontrak Payung Berdasarkan Waktu
Kurang waktu 1 tahun
Contoh:
a.
Kontrak payung bahan makan, kontrak
penayangan pengumuman
Lebih dari 1 tahun
Contoh:
di surat kabar
b.
Building management, catering, sewa hotel
untuk haji

21. Kontrak Payung Kurang dari 1 Tahun
2017 Jan-Mei
Lelang Kontrak
payung Kontrak
Jun-Juli
kontrak
Jul-Des
kontrak

22. Kontrak Payung Lebih dari 1 Tahun
payung
2017 2018
Lelang Kontrak kontrak
2019
kontrak
2020
kontrak

23. Yang Berkontrak Payung
Merupakan Kontrak Harga Satuan antara Pejabat K/L/D/I dengan
•
Penyedia Barang/Jasa yang dapat dimanfaatkan
Pejabat K/L/D/I :
oleh K/L/D/I.
•
1.
2.
3.
PA/KPA
PPK
PPK yang disepakati oleh beberapa PPK

24. Batasan Kontrak Payung
Jangka waktu kontrak payung disesuaikan dengan jenis
•
pekerjaannya (berdasarkan analisa efisinsi,
ekonomis barang sekitar 3 tahun)
Apa yang bisa berubah:
contoh: umur
•
a.
b.
Harga (bila melebihi dari 1 tahun)
Tambah kurang pekerjaan

25. Penggunaan Kontrak Payung
Tidak dibatasi masa jabatan kepala daerah karena :
harga satuan sehingga
• Kontrak payung hanya mengikat belum
harus
ada komitmen yang mengikat terkait volume yang
dibayarkan
Siapa pun kepala daerahnya akan ada pekerjaan rutin
•

26. HPS Kontrak Payung
HPS dibuat satuan layanan, satuan barang
HPS dibuat untuk 1 tahun
Penyesuaian harga disesuaikan dengan pekerjaan
Memperhatikan beberapa peraturan seperti UMR,
•
•
•
• mengikuti
ketentuan yang berlaku (yang kemungkinan tiap tahun naik)
Bisa dimunculkan management fee
•

27. Penilaian Kinerja Kontrak Payung
• Agar dibuat penilaian dalam periode tertentu, misal setiap 6
bulan
• Bila tidak memenuhi penilaian/ada keluhan dapat berakibat
adanya teguran 1, teguran 2, dan pemutusan kontrak / kontrak
tidak dilanjutkan pemutusan kontrak
• Setelah
dengan
diberi peringatan tersebut dapat diputus kontraknya
dilakukan penunjukan langsung untuk waktu tahun
berkenaan atau sampai dengan kontrak payung selesai
(mempertimbangkan efisiensi dan efektifitas)

28. Lelang Kontrak Payung
RUP hanya menyebut kontrak tahunan, RUP untuk
tahun berikutnya ditulis diketerangan terkait paket
tersebut sudah dikontrak payungkan (diisi di deskripsi
RUP)
Dapat menggunakan LELANG CEPAT dalam hal
pekerjaannya standar dan tersedia penyedia dalam
aplikasi SIKAP
•
•

29. Manfaat Kontrak Payung
Kepastian usaha bagi penyedia
Ketersediaan pelayanan
Mengurangi proses lelang yang berulang
Efisiensi biaya proses dan hasil pengadaan
•
•
•
•
• Konsolidasi waktu kontrak