Dokumen tersebut membahas tentang aktivitas pengadaan dan permintaan penawaran/kuotasi (RFP/RFQ). RFP digunakan untuk mendapatkan solusi khusus dari pemasok, sementara RFQ lebih sederhana untuk pembelian barang kecil. Kedua metode melibatkan penilaian proposal teknis sebelum keuangan untuk memilih penyedia terbaik.

1. CARRY OUT PROCUREMENT
ACTIVITIES
TASKS OF REQUEST FOR PROPOSAL / QUOTATION (RFP / RFQ)
NAMA AHLI :
NOR JAIDAA JALILAH BINTI NOZI
NURLIYANA NABILA BINTI AZAM
FATIN NUR ADILAH BINTI AHMAD SULHI
KELAS : D2KSK2
NAMA PENSYARAH : CIK NOR AZIRA BINTI RASHID

2. APAKAH
AKTIVITI
PEMEROLEHAN ?
Perolehan adalah proses mencari,
menyetujui terma dan memperoleh
barangan, perkhidmatan atau kerja
dari sumber luaran, sering melalui
proses tender atau kompetitif.
Proses ini digunakan untuk
memastikan pembeli menerima
barangan, perkhidmatan atau kerja
pada harga terbaik, apabila aspek
seperti kualiti, kuantiti, masa,
dan lokasi dibandingkan

3. TASKS OF REQUEST
FOR PROPOSAL /
QUOTATION
(RFP / RFQ)

5. RFP
• RFP (Request For Proposal) adalah dua kaedah perolehan
sampul surat yang boleh digunakan untuk barangan,
perkhidmatan atau kerja. Ia digunakan apabila pembekal,
kontraktor atau penyedia perkhidmatan dijangka mencadangkan
penyelesaian khusus (metodologi dan pelan kerja) untuk
memenuhi keperluan tertentu.
• Syarikat dikehendaki mengemukakan cadangan teknikal dan
kewangan dalam dua sampul berasingan. Cadangan teknikal
dinilai terlebih dahulu dan disusun mengikut kriteria
penilaian yang telah ditetapkan sebelum ini dan hanya
cadangan kewangan firma-firma yang mencapai tanda kelayakan
minimum (skor) yang ditunjukkan dalam RFP, dibuka dan
dinilai.
• Tujuan RFP adalah untuk memberi peluang kepada semua orang
mengemuksn kertas cadangan ataupun proposal untuk
mendapatkan sesuatu projek.

6. CIRI – CIRI RFP
• Cadangan dimeteraikan (teknikal dan kewangan) diterima sebagai
tindak balas kepada RFP,
• Cadangan teknikal dibuka dan dinilai sebelum cadangan kewangan
dibuka
• Hanya cadangan kewangan firma-firma yang mencapai sekurang-
kurangnya tanda kelayakan minima yang ditetapkan dalam
cadangan teknikalnya, dibuka secara terbuka,
• Skor akhir selalunya jumlah markah berwajaran cadangan
teknikal dan kewangan, dan
• Kontrak akhir dianugerahkan berdasarkan skor gabungan
tertinggi dan bukannya harga terendah, kecuali dalam hal
pilihan pemilihan paling rendah (subjek pos masa depan).

7. • Cadangan dikemukakan dalam dua sampul surat yang dimeterai,
• Pada acara pembukaan, cadangan kewangan dibiarkan tidak dibuka dan
dilindungi,
• Cadangan kewangan dibuka hanya selepas selesai penilaian cadangan
teknikal,
• Hanya cadangan kewangan firma yang mencapai tanda kelayakan minimum
atau lebih dibuka,
• Pemilihan adalah berdasarkan penyelesaian yang dicadangkan dan bukan
pada harga,
• Jumlah skor bergred gabungan bagi cadangan teknikal dan kewangan
menentukan syarikat pemenang yang kontraknya dirundingkan.
Kaedah RFP berbeza daripada tender
terbuka dalam enam aspek asas:

8. Contoh prosedur pemilihan untuk perkhidmatan
perundingan yang menggunakan kaedah perolehan
RFP:
• Pemilihan berdasarkan kualiti dan kos
(QCBS)
• Pemilihan berdasarkan kualiti (QBS)
• Pemilihan bajet tetap (FBS)
• Pemilihan kos rendah (LCS).

9. CONTOH RFP UNTUK
PINJAMAN LOAN

10. RFQ
• Sebutharga ialah salah satu kaedah perolehan yang
boleh dilaksanakan oleh pihak majikan atau klien
• RFQ (Request For Quotation adalah kaedah
pemerolehan yang digunakan untuk pembelian barang-
barang kecil yang tersedia di luar barang, kerja-
kerja pembinaan bernilai kecil, atau pembelian
barangan bernilai kecil.
• Kaedah perolehan ini juga dikenali sebagai jemputan
untuk petikan dan belanja, dan ia tidak memerlukan
penyediaan dokumen tender setakat yang sama seperti
tender terbuka, permintaan cadangan atau tender dua
peringkat.

11. Permintaan untuk sebut harga
(RFQ)
 Permintaan untuk petikan (RFQ) adalah jenis pemerolehan
perolehan di mana sebuah syarikat meminta vendor luar untuk
menawarkan sebut harga untuk menyelesaikan tugas atau projek
tertentu.
 RFQ adalah serupa dengan permintaan untuk cadangan (RFP) dan
menyediakan maklumat yang komprehensif kepada penawar
berkenaan dengan keperluan projek.
 RFQ kerap memerlukan penawar untuk merangkumkan kos untuk
setiap fasa projek untuk membolehkan syarikat meminta untuk
membandingkannya

12.  Menggunakan RFQ menjadikan proses permohonan lebih efisien
kerana kurang respons disediakan dan maklum balas adalah
berkelayakan.
 Mengurangkan masa untuk menilai cadangan daripada penawar
yang layak dan bukannya menilai cadangan daripada kumpulan
penawar yang layak dan tidak layak.
 Petikan yang diterima sebagai tindak balas kepada RFQ bukan
tawaran, dan kerajaan tidak boleh menerimanya untuk membuat
kontrak yang mengikat.
 Pesanan pembelian adalah tawaran oleh kerajaan kepada vendor
untuk membeli barangan atau perkhidmatan mengikut terma dan
syarat tertentu. Satu kontrak diberikan apabila vendor menerima
tawaran tersebut.
Bila RFQ digunakan?

13. DOKUMEN PENTING RFQ
• INVITATION AND DESCRIPTION
• GENERAL TERMS AND CONDITIONS (GTC)
• PRICING TEMPLATE
• PRE-QUALIFIVATION REQUIREMENTS & QUESTIONNAIRE
• AWARDING SELECTION CRITERIA AND WEIGHTS

14. RFQ PROCESS
• Fasa penyediaan - Ini adalah bahagian yang paling penting
dalam proses dan tidak boleh dilakukan dengan tergesa-gesa.
Sepanjang keseluruhan proses RFQ, anda perlu menghabiskan
sekurang-kurangnya 50% masa anda semasa persiapan dan 50%
sepanjang langkah-langkah lain. Semasa fasa penyediaan,
gambarkan keseluruhan proses RFQ dari jemputan sehingga
memberi dan menutup perjanjian. "Gambar besar" ini akan
membantu anda mengekalkan matlamat akhir anda dalam fikiran.

15. RFQ PROCESS
• Tender - Semasa RFQ sedang dijalankan, anda harus
merawat semua peserta secara sama. Berkongsi maklumat
yang sama dengan semua orang. Soalan dari mana-mana
satu pembekal perlu dijawab dan diedarkan kepada
semua peserta. Ia bertentangan dengan etika
perniagaan untuk maklumat harga kebocoran atau
maklumat khusus pembekal kepada pembida lain.
• Penganugerahan fasa - Penganugerahan merupakan
langkah kedua yang paling penting dalam proses RFQ.
Di sini anda membuat keputusan dengan siapa anda akan
berurusan. Sekarang semua usaha yang anda belanjakan
untuk penyediaan menjadi berharga. Jika anda meminta
pembekal menggunakan templat harga, maka hanya
kumpulkan tawaran dan bandingkannya, epal kepada
epal.

16. • Fasa penutupan - Selepas memilih pemenang,
tetapkan mesyuarat untuk menutup perjanjian dan
menandatangani kontrak.
• Sekiranya anda memasukkan istilah GTC dan kontrak
lain ke dalam dokumentasi RFQ, ia tidak sepatutnya
menjadi rumit untuk menutup perjanjian itu. Sekiranya
anda tidak, anda mungkin mempunyai rundingan
panjang di hadapan dan anda tidak boleh memastikan
bahawa tahap harga yang ditawarkan akan kekal.