Hur en usel digital arbetsmiljö stressar oss på jobbet - och hur vi kan ta tillbaka kontrollen. Från frukostseminarier i Stockhom, Göteborg och Malmö den 26, 27 och 29 oktober.
Det är knappast rimligt att skylla alla de usla system som skapas på på trångsynta tekniknördar, eller på olyckliga misstag.
Det är snarare så att vi måste se till att det finns grupper som har direkta intressen av att skapa precis de system vi har.
Välkommen till Byråkrati 2.0 och administrationssamhället.
Hur en usel digital arbetsmiljö stressar oss på jobbet - och hur vi kan ta tillbaka kontrollen. Från frukostseminarier i Stockhom, Göteborg och Malmö den 26, 27 och 29 oktober.
Det är knappast rimligt att skylla alla de usla system som skapas på på trångsynta tekniknördar, eller på olyckliga misstag.
Det är snarare så att vi måste se till att det finns grupper som har direkta intressen av att skapa precis de system vi har.
Välkommen till Byråkrati 2.0 och administrationssamhället.
Det är knappast rimligt att skylla alla de usla system som skapas på på trångsynta tekniknördar, eller på olyckliga misstag.
Det är snarare så att vi måste se till att det finns grupper som har direkta intressen av att skapa precis de system vi har.
Välkommen till Byråkrati 2.0 och administrationssamhället.
På dagens webbplatser suddas gränserna mellan det interna och externa ut. Medarbetarnas digitala arbetsmiljö är lika viktig som invånarnas, de är båda användare av det offentligas tjänster. Kristian berättar om att snabbt kunna leverera nytta samt uppfylla organisationens informationsplikt och tjänsteleverans.
This document discusses the negative impacts of digital workplace systems on employee stress, productivity, and work. It notes that enterprise software is often poorly designed, unintuitive, and implemented in an uncoordinated way. This creates an unprecedented cognitive load for employees and causes stress, frustration, and feelings of being controlled. Poor digital work environments can reduce productivity by up to 17% and negatively impact businesses. The document calls for a user-centered approach to digital work design that empowers employees and reduces bureaucracy in accordance with health and safety laws.
Det är knappast rimligt att skylla alla de usla system som skapas på på trångsynta tekniknördar, eller på olyckliga misstag.
Det är snarare så att vi måste se till att det finns grupper som har direkta intressen av att skapa precis de system vi har.
Välkommen till Byråkrati 2.0 och administrationssamhället.
På dagens webbplatser suddas gränserna mellan det interna och externa ut. Medarbetarnas digitala arbetsmiljö är lika viktig som invånarnas, de är båda användare av det offentligas tjänster. Kristian berättar om att snabbt kunna leverera nytta samt uppfylla organisationens informationsplikt och tjänsteleverans.
This document discusses the negative impacts of digital workplace systems on employee stress, productivity, and work. It notes that enterprise software is often poorly designed, unintuitive, and implemented in an uncoordinated way. This creates an unprecedented cognitive load for employees and causes stress, frustration, and feelings of being controlled. Poor digital work environments can reduce productivity by up to 17% and negatively impact businesses. The document calls for a user-centered approach to digital work design that empowers employees and reduces bureaucracy in accordance with health and safety laws.
The document discusses how digital technologies and IT systems are becoming increasingly complex over time due to growing interdependencies and new capabilities. This rising complexity can slow innovation and productivity gains. The document uses examples from Sweden where large bank IT projects were abandoned due to failures costing billions, and a hospital with over 100 different IT systems. The complexity has reached a "peak" for some organizations and industries, limiting new value from more IT. Simpler, modular approaches may be needed going forward.
This document discusses whether we have reached "peak IT" and if digital technologies will continue delivering value. It notes that while Moore's Law predicted exponential growth in computing power, other technologies show s-shaped adoption curves with diminishing returns over time. Large digital projects in Sweden have failed to deliver value, with total losses over 10 billion SEK. The complexity of digital systems is increasing exponentially, making new projects more prone to failure. It argues we may be approaching the peak of what digital technologies can deliver before facing issues of complexity, bureaucracy and other systemic effects.
Stress and Bureaucracy 2.0: The perils of the digital workplaceJonas Söderström
1. Digital workplace systems and bureaucracy are a major cause of stress for employees. Surveys show IT systems are the top frustration in offices and a significant source of stress for workers like first responders.
2. Employees must use dozens of separate systems for different tasks that have poor and inconsistent designs. Navigating multiple systems wastes large amounts of employees' time and cognitive effort.
3. Bureaucracy and administrative burdens have grown with digital systems rather than being reduced by technology. IT is used to monitor and control workers rather than empower them. This undermines productivity, innovation and job satisfaction.
Stress and Bureaucracy 2.0: The perils of the digital workplaceJonas Söderström
1. Digital workplace systems and bureaucracy are a major cause of stress for employees. Surveys show IT systems are the top frustration in offices and a significant source of stress for professions like first responders.
2. Employees must use dozens of separate systems for different tasks that have poor and inconsistent designs. Navigating multiple systems wastes large amounts of employees' time and cognitive resources.
3. Bureaucracy and administrative burdens have grown with digital systems rather than being reduced by them. IT is used to monitor and control employees' work rather than empower them. This undermines productivity, innovation and job satisfaction.
Från InUse Experiences mini-seminarium och AfterWork den 8 oktober i Stockholm.
Några enkla exempel på informationsdesign: hantverket och konsten att göra information tydligare och enklare att tolka.
The digital workplace: how to avoid Parkinson’s Law and Bureaucracy 2.0Jonas Söderström
Parkinson's Law states that work expands to fill the time available. Bureaucracy also expands in a similar way, following Parkinson's Law. Many IT systems in organizations contribute to increased bureaucracy and lower productivity rather than empowering employees. They add cognitive load and take time away from meaningful work. To address this, organizations should consider the user experience of IT systems, focus on real business impacts rather than just functions, empower users, and demand high usability standards from enterprise software.
The manager of a large Swedish retail chain called the client saying they were "drowning in email". To solve this, the client interviewed over 40 employees and discovered that information sharing worked best when connected to a specific person, rather than things like documents on shared drives. This reflects how early humans evolved to store and share knowledge by connecting it to individuals in their social networks. Viewing other people as repositories of knowledge was key to survival. Even today, we are more likely to remember and trust information when connected to a person rather than an anonymous source.
Intranets and intranet projects - a few ideas and practical things learned.Jonas Söderström
The document discusses lessons learned from intranet projects. It warns that intranet projects often involve internal politics between departments and that one department may claim to be more important than the overall organization. It also notes that intranets are typically run by people focused on words who have little understanding of pictures and are suspicious of them. Another lesson is that calendar features on intranets are rarely used by employees to check schedules, but instead are used by departments to advertise their activities to the rest of the organization. The document recommends using news stories or social features instead of calendars for this purpose. It also discusses challenges with personalizing content and the risk of one person incorrectly tagging information.
Thank you for sharing this insightful story. It's a good example of how important it is to observe real users and understand their workflows and challenges, rather than make assumptions from the perspective of a system designer. Small mismatches between design and reality can create unnecessary friction. The best way to avoid this is to ground all technology decisions in actual user research.
The document discusses the benefits of exercise for mental health. Regular physical activity can help reduce anxiety and depression and improve mood and cognitive function. Exercise causes chemical changes in the brain that may help protect against mental illness and improve symptoms for those who already suffer from conditions like anxiety and depression.
19. Passexpeditionerna
”Stress, kaos och arga kunder som skäller. Miljön för de
anställda på Stockholms passexpeditioner är usel.
Flera har svimmat på arbetsplatsen och
dagligen finns det de som drar sig undan till
det speciella ”bryta-ihop-rum” som ordnats
och brister ut i gråt.
20. Passexpeditionerna
”Stress, kaos och arga kunder som skäller. Miljön för de
anställda på Stockholms passexpeditioner är usel.
Flera har svimmat på arbetsplatsen och
dagligen finns det de som drar sig undan till
det speciella ”bryta-ihop-rum” som ordnats
och brister ut i gråt.
Arbetsgivarna och facket är överens om att det är det nya
datasystemet, som ska hantera passen, som inte fungerar.”
21. Digitala patientjournaler,
Uppsala
Ett tungrott datasystem har blivit en arbetsmiljökatastrof
på vårdcentraler i Uppsala län. Personal har blivit sjuk av
systemet … Patienterna fick vänta allt längre. Telefoner
stod och ringde utan att någon hann svara.
– Folk var sönderstressade och nedstämda,
säger huvudskyddsombudet och docenten Anna Rask-
Andersen. Flera hade sömnproblem.
(LO-tidningen)
22. Vad är det som händer?
Sju (eller åtta) samverkande skäl
till varför användarna är
frustrerade och stressade
47. Nyttan – positiva effekter –
av IT uppstår i användningen
Om ingen använder dem, spelar det ingen roll
hur fina funktioner systemet har.
Jeremy Toeman/ Flickr
71. #1: Har alla i teamet en
gemensam vision av vad
som ska göras?
72. #2: Har alla i teamet under
de senaste sex veckorna
observerat verkliga
användare under minst två
timmar?
73. Bilder under Creative Commons-licens
Grass av fihu /flickr
Dung heap av
av net_efekt /flickr
Dung vista av
av indi.ca /flickr
Editor's Notes
\n
\n
\n
\n
\n
\n
Vad betyder en ikon som visar ett rött kryss? De flesta gissar på ”Avsluta”, ”Radera” eller liknande. Men i ett affärssystem för flera hundra mijoner betyde det ”Skapa nytt dokument”.\n
Om mina slajds såg ut så här skulle ni nog tycka det var oursäktligt taffligt ...\n
... men i ett stort affärssystem ser många av skärmbilderna ut så här: text som går ut över de numeriska fälten, vilket gör det utomordentligt svårt att se vad det står.\n
... men i ett stort affärssystem ser många av skärmbilderna ut så här: text som går ut över de numeriska fälten, vilket gör det utomordentligt svårt att se vad det står.\n
Ändå är det inte dålig design som är huvudsaken i min bok. Då hade jag skrivit en bok om gränssnittsdesign. Det är inte heller så att jag har en stämpel för enskilda system, ”Officiellt klassad som ‘skitsystem’. Vad boken handlar om, och vad som fick mig att skriva den, var den här kurvan. Mellan mitten av 1990-talet och mitten av 2000-talet mer än fördubblades de som rapporterade att de drabbades av stress och psykiska påfrestningar i arbetet. (Kurvan ovan visar talen för kvinnor. Män låg på en något lägre nivå men fördubblades också. Källa Arbetsmiljöverket.)\n
\n
\n
\n
\n
\n
\n
\n
Många datorsystem styr arbetet in i minsta detalj ...\n
... och gränssnitten är ofta undermåliga ...\n
Att programmen nu kan distribueras via webben gör att de kan införas i allt snabbare takt\n
\n
En av de egendomligaste förhållandena är att man ofta negligerar utbildning i systemen.\n