Documenten verwerken in Qsuite

1. 1
Handleiding
Hoe verwerken we de
documenten?
Documentendown- en uploaden

2. 2
Documenten in dossiers
In de dossiers van de klanten en de medewerkers vind je het onderdeel ‘Documenten’. In dit onderdeel kan je
documenten uploaden of andere gegevens uit het dossier als een document downloaden.
Je maakt hier dus als het ware je eigen documentenarchief per dossier.
Uploaden betekent dat je Word- of PDF-bestanden, plaatjes of andere documenten als document aan het dossier
toevoegt. Dit doe je in één van de mapjes die je onder de map ‘upload’ vindt.
Downloaden betekent dat je gegevens die in de Qsuite zijn ingevuld kan downloaden naar een Wordbestand, waarna
je de gedownloade gegevens alsnog kunt bewerken.

3. 3
Documenten uploaden
Klik op de knop Upload.
Kies dan één van de mappen die je daaronder ziet staan.
Heb je de juiste map gevonden? Klik dan op de knop ‘nieuw document
toevoegen’.
Selecteer dan het document dat je wilt uploaden en geef dat een
passende naam. Klik dan op ‘wijzigingen opslaan’.

4. 4
Documenten downloaden
Ga met je muis over de knop Download.
Kies dan één van de beschikbare bestanden. Exports van ingevulde
vragenlijsten die periodiek gesteld worden vind je terug onder
‘ingevulde metingen’.
Alle andere exports kan je hier vinden.
Klik je op het bestand, dan wordt de download in je map downloads
geplaatst.
Het is een Word-bestand, dat je na het downloaden nog kunt bewerken.
Bij de download worden nu alle velden getoond, ook al is er geen
ingevulde waarde. We onderzoeken momenteel nog of het mogelijk is
om standaard de lege velden te verbergen.
Word heeft het grote voordeel dat het bewerkbaar is. Dit in tegenstelling
tot een PDF bestand. Het nadeel is echter wel dat er soms witregels
extra worden getoond. Je kunt die dan zelf weer weghalen.

5. 5
Rapporteren over een document
Het kan goed zijn dat je – nadat je een document hebt gedownload – je ook
wilt aangeven dat je een document hebt gedownload en bijvoorbeeld een
brief hebt verzonden. Of een bericht hebt verstuurd.
Maak ik dat geval een rapportage aan en plak de inhoud van de brief daar in.
Geef ook de tijd aan die je hebt besteed aan deze activiteit.
Op deze manier heb je de inhoud van de brief ook op zo’n manier vastgelegd
dat de inhoud ook helemaal doorzoekbaar is onder de Rapportages.

6. 6
De leer- en werkomgeving Qsuite worden mogelijk gemaakt en onder licentie uitgebracht door
de Novire, kenniscentrum.
Novire doet dit onder andere door middel van de Improvement Academy.
De Improvement Academy ontwikkelt en beheert opleidingen in de Qsuite-leeromgeving op
basis van het landelijk door de Raad voor Accreditatie geaccepteerde Improvement Model.