MØTEPLAN (BESTÅR AV FIRE ELEMENTER) Det er hva du ønsker å få ut av et møte som bestemmer agendaen, ikke omvendt. Norske ledere bruker gjennomsnittlig 40% av uken på møter. Og 40% av tiden er ansett som uproduktiv. (Henning Bang, Psykologisk Institutt ved Universitetet i Oslo). Ifølge undersøkelsen er viktigste grunn til borkasted tid hyppige avsporinger og for mye irrelevant informasjon. Les om møteteknikk og få mange tips og praktiske råd

1. MØTEPLAN (BESTÅR AV FIRE ELEMENTER)
Det er hva du ønsker å få ut av et møte som bestemmer agendaen, ikke motsatt.
Et vanlig spørsmål når du blir innkalt til et møte er, ”hva er agendaen”?. Det man heller skulle
spurt om er, ”hva skal vi få ut av møtet?”. Følgelig blir det å sette ord på ”ønsket resultat” (ØR)
helt sentralt. Det er ønsket resultat som bestemmer både hvem man skal invitere til å delta på
møtet og hvordan møtet bør organiseres. Agendaen er kun en plan for hvordan vi skal oppnå
ønsket resultat.
GODE MØTER
Norske ledere bruker gjennomsnittlig 40% av uken på møter og 40% av denne er ansett som
uproduktiv. (Henning Bang, Psykologisk Institutt ved Universitetet i Oslo).
En amerikansk undersøkelse viser nesten samme tall, 50% av arbeidstiden i møter hvorav
25% ansees bortkastet.
Ifølge undersøkelsen er viktigste grunn hyppige avsporinger og for mye irrelevant informasjon.
For egen del vil jeg legge til; manglende informasjon om hensikten med og ønsket resultat av
møtet og - hvorfor er jeg i dette møtet?
Det er altså MYE å vinne på å utvikle kompetanse på god møteteknikk.
I Grid har forståelse for og ferdigheter i møteteknikk blitt en del av vår kultur og arbeidsmetode
- utviklet med uvurderlig hjelp av vår coach gjennom 25 år, Anders Skoe, ICS.
Her er oppskriften.
HVA ER ET MØTE
OG HVORFOR
HAR VI MØTER?
• 2 ELLER < PERSONER
• SAMME ”STED”
• SAMME TID
• SAMME HENSIKT,
ØNSKET RESULTAT
OG AGENDA
HVORFOR
”ACTION”, vi ønsker handling. Vi ønsker at noe skal skje.
Vi ønsker at vi kommer videre med et prosjekt, en oppgave mm.
En universell grunn til å avholde et møte er ønske om handling.

2. NAVN PÅ MØTET
Ved å sette et navn på møtet gir vi umiddelbart et signal til
møtedeltakerne om hva slags møte de er med på – og bidrar til
å sette møtedeltakerne i den rette stemning. Typiske møtenavn
kan f eks være; informasjonsmøte, avsjekkmøte (i et prosjekt),
beslutningsmøte, problemløsningsmøte, idémyldringsmøte
(brainstorm), ”bli kjent”-møte, osv.
HENSIKTEN MED MØTET
Grunnen til at vi har innkalt til et møte er nesten alltid at vi ønsker
å gjøre noe sammen. Derfor er det en god regel å starte med et
verb når man, i en kort setning, skal beskrive hvorfor vi har et
møte. Eksempler på ”hvorfor-verb” som ofte går igjen når vi skal
beskrive hensikten med et møte er; presentere, avklare, informere
om, starte arbeidet med, finne løsninger på, få innsikt i, løse,
brainstorme, osv.
ØNSKET RESULTAT FOR MØTET
Når vi har satt ord på hensikten bør vi også gjøre det klart for
møtedeltakerne hva vi skal sitte igjen med etter at møtet er
ferdig, med andre ord, sette ord på ønsket resultat. I motsetning
til hensikten vil dette ofte være en eller flere ting. Til hjelp kan
vi si at det ofte vil starte med et ”hva-substantiv”. Hva skal vi
sitte igjen med? Ethvert møte bør nesten alltid ende opp med
en handlingsplan, men i tillegg til det så kan vi sitte igjen med
konkrete ting som; en liste, en eller flere beslutninger på konkrete
ting/områder – eller mer abstrakte ting som; enighet om…, innsikt
i…, mer kunnskap om…, et godt grunnlag for å gjøre noe… osv.
AGENDA FOR MØTET
Det siste elementet i en møteplan er en agenda. Mange går rett
på agenda og lager en Hva/Hvem/Når-agenda som ikke er noe
annet enn en liste med temaer som møtet skal dreie seg om.
En slik agenda er bedre enn ingenting, men agendaen kan brukes
mye bedre som et forberedende planleggingsverktøy dersom man
legger til en fjerde kollonne – nemlig “hvordan”-kolonnen.
En bedre agenda er delt inn i; Hva/Hvordan/Hvem/Når.
EN MØTEPLAN BESTÅR AV FIRE ELEMENTER

3. MØTEPLANEN ER DET VIKTIGSTE VERKTØY
FOR ET VELLYKKET MØTE
Forbered møteplan
(Sett navn på møtet + skriv ned hensikt, ønsket resultat og agenda, husk pauser)
AGENDA EKSEMPEL 1 - FEIL
HVA HVEM NÅR (tid)
Tema 1
Tema 2
Tema 3
En HVA/HVEM/NÅR-agenda forteller ingenting om prosessen eller metoden som møteansvarlig har planlagt for hvert tema på agendaen.
AGENDAEKSEMPEL 2 - RIKTIG
HVA HVORDAN HVEM NÅR (tid)
Møteplan* Hensikt, ønsket
resultat og agenda
Møte-ansvarlig Fra – til
ca. 10 minutter
Tema 1 TL Fra - til
Tema 2 TL Fra - til
Tema 3 TL Fra - til
Handlingsplan Hva – Hvem - Når Fra - til
Evaluering** Fra – til (ca. 5 min)
* Første punkt på agendaen er alltid møteplan, ** ift. ØR og prosess
En HVA/HVORDAN/HVEM/NÅR-agenda kan brukes som et internt planleggingsverktøy på
forhånd for å sikre at deltaker som har ansvar for et av temaene (Hva) på agendaen kan også
tenke gjennom prosessen/metoden han skal velge, for få til et resultat for sitt tema. Når man
tenker gjennom prosessen, vil
man også samtidig bli tvunget
til å forberede de verktøyene
man skal ha klart til møtet
(f eks plansjer, et forberedt
innledning, løsningsforslag
osv). På denne måten blir
ikke agendaen en kort
sammenrasket listing av
temaer satt opp 10 minutter
før møtestart, men et godt
planleggingsverktøy for alle
møtedeltakere som har en
rolle i møtet.

4. FLERE TIPS
Møteplan er alltid første punkt på agendaen.
Det er her du forteller møtedeltakerne om hvorfor de er innkalt til møtet (Hensikt), hva som
er forventet at de vil sitte igjen med etter møtet, eller hva de skal yte som deltakere (ønsket
resultat), og hvordan tiden er disponert for å få til det ønskede resultatet (agendaen). Det
er også ved gjennomgang av møteplanen du som møteansvarlig har mulighet for å avdekke
uklarhet hos møtedeltakerne (”hvorfor er jeg innkalt?”), være tydelig på hva møtet skal
resultere i (slik at alle blir motivert for å bidra) og til og med justere møteplanen dersom
noen har verdifulle innspill til ønsket resultat eller prosessen.
AGENDA
En agenda er kun et verktøy for tidsdisponering – et beste estimat på forhåndsplanlegging av
tid. Dersom det, i løpet av møtet, bruker for mer eller mindre tid på et tema, kan møteansvarlig
ta en time-out i møtet og ta opp konsekvensen av tidsbruken, eventuelt få møtedeltakernes
aksept for endring av tidsbruken på senere temaer, utsette/droppe et senere tema til fordel
for det som tar lenger tid eller eventuelt få aksept på å gå xx antall minutter over tiden.
TIPS:
Møteplan-eksempel (tittel på møtet, hensikt, ønsket resultat, agenda)
AVSJEKKMØTE DATO: 2014-01-24
(tittel på møtet)
MØTETS HENSIKT:
Arbeide med, presentere, informere om...
ØNSKET RESULTAT:
Enighet om...
Fått et godt grunnlag for å gjøre...
En liste med xx antal løsningsforslag på problemet med…
HVA HVORDAN HVEM NÅR (tid)
Møteplan* Hensikt, ønsket resultat og agenda Møteansvarlig Fra - til ca.10 min
Tema 1 TL Fra - til
Tema 2 TL Fra - til
Tema 3 TL Fra - til
Handlingsplan Hva - Hvem - Når Fra - til
Evaluering** Fra - til ca 5 min
* Første punkt på agendaen er alltid møteplan
** ift. ØR og prosess

5. MØTEFORBEREDELSE (GRID STANDARD)
- ansvaret til den som har innkalt til møte
Tenk igjennom hensikten med møtet og ønsket resultat. Skriv den gjerne opp for deg selv eller
helst på en flipp. Noen ganger passer det ikke med flipp, men da skal man uttale hensikt og ØR
muntlig.
Skriv opp en agenda på møtet på en flipp og involver møtedeltakere som har ansvar for ett eller
flere temaer/punkter på agendaen i ”Hvordan”-kolonnen. På denne måten blir agendaen et
bevisstgjørende planleggingsverktøy for den som har ansvar for delpunktet, og man fremstår
som godt forberedt.
TIPS
TIPS
Endre på agenda dersom kunden eller andre har forslag til annen fokusering/vektlegging av
tiden. På den måten viser du respekt for kundens/møtedeltakernes tid og sørger for at temaene
for møtet blir taklet med den tid som står i forhold til viktigheten av emnene og i forhold til den
prosess som er valgt (Hvordan-kolonnen).
Møtedeltakerne fra din egen virksomhet skal selvsagt kjenne til møteplanen på forhånd slik at
alle som har en tilretteleggeroppgave for et punkt på agendaen er forberedt på hvilket punkt på
agendaen de er ansvarlig for slik at de kan forberede hensiktsmessig innhold og prosess for å
gjennomføre dette punktet.
Om det er hensiktsmessig så involver gjerne kunden/eksterne deltakere i møteplan, helt eller
delvis. Send gjerne ut møteplan ut på forhånd slik at møtedeltakerne er best mulig forberedt på
hva de skal være med på.

6. FORBERED ROMMET
• Har vi alle hjelpemidler tilstede i rommet? Sjekk med hver tilrettelegger for tema
• Klima – luft
• Spise – drikke
• Ta ledelsen Etter vanlig “small talk”, ta ledelsen i møtet ved å uttrykke møtets hensikt
og ønsket resultat. Dette skaper tillit og skaper samtidig en felles forståelse for hva som
er vesentlig.
• Hold tiden
Avtal neste møte (del av handlingsplan)
• Send møtereferat Innen 24 timer
ROLLER I MØTER
Leder, tilrettelegger, deltaker og referent.
Det er en vanlig misforståelse at den som innkaller til møtet, skal lede eller styret møtet.
Vi må holde fast ved at det er møtets ønsket resultat som er målet (ønsket resultat og mål
er synonyme begrep). Ofte er det en i lederposisjon (avdelingsleder, prosjektleder, strategisk
rådgiver, daglig leder) som ser behov for møter – og innkaller. Det er derfor lederen som er
nærmest til sette ord på ønsket resultat/målet for møtet. Derfor sier vi at leder er ansvarlig
for resultatet – men ikke nødvendigvis prosessen som leder frem til det ønskede resultatet.
Her gjør ”lederen” lurt i å ikke sette seg selv
i sentrum og tro at man kan få til et ønsket
resultat ved å kalle inn til møtet uten å tenke
på hvordan. Det er ofte mange i virksomheten,
eller i teamet, som er mye bedre enn lederen
til å bidra til å få til handling og et ønsket
resultat for møtet. Derfor bør lederen involvere
nøkkelpersoner, både interne og eksterne,
og tenke nøye gjennom prosessen for møtet
– altså en kombinasjon av “Hva og Hvordan”
-kolonnen i møtet. Hvert punkt på agendaen får
en tilrette-legger, dvs. en ansvarlig person som
skal lede denne delen av prosessen i møtet +
en tilmålt tid som vedkommende tilrettelegger
har innflytelse over. Her kan mange bidra. Det
kan ofte være deltakere i møtet som ikke har
en direkte rolle, men som kanskje har en rolle i
å realisere handlingsplanen fra møtet. Bare de
personer som deltar på møtet kan få et ansvar på
handlingsplanen. Derfor bør man tenke seg nøye
om på forhånd hvem som blir innkalt. Deltakere
bør i prinsippet enten ha en rolle i møtet eller i
handlinger som følge av møtet.
ROLLER PROSESS INNHOLD RESULTAT
Tilrettelegger (TL) X
Referent (R) X
Deltaker (D) X
Leder (L) X
ANSVAR

7. OPPSUMMERING, ROLLER I MØTE
Leder: En som ofte tar initiativ til møte og setter ord på ønsket resultat, men trenger ikke å lede
hel møtet eller være tilrettelegger for alle delpunkter. Ofte innleder leder med første punkt på
agendaen som alltid er ”Møteplan”.
Tilrettelegger: En som leder velger ut til å lede hele eller deler av møtet. Tilrettelegger har ansvar
for prosessen, og dermed for forberedelser/underlag, for sin del av møtet (ref. Hvem kolonnen).
Tilrettelegger bør ikke gå inn i innholdet, men sørge for at deltakerne bidrar til dette.
En tilretelegger som aktivt går inn i innholdet er ingen god tilrettelegger.
Deltakere: Bidragsytere med kunnskap, spisskompetanse og ferdigheter for å hjelpe til med
å oppnå ønsket resultat for møtet.
Referent: En som på forhånd har fått ansvar for å referere både under og etter møtet. Sørge for at
deltakerne får tilsendt møtereferat, inkludert møteplan (alltid bra og repetere møteplan i tilfelle
noen som ikke var deltakere i møtet blir satt på kopi) og handlingsplan fra møtet. I enkelte
tilfelle er det tilstrekkelig å repetere hensikt og ønsket resultat fra møtet i tillegg til å referere
dialog/konklusjoner og handlingsplan.
TIPS
MØTER OG BRANDINGEt møte er også et ”brand touchpoint”
for en virksomhet, et berøringspunkt,
en kommunikasjonsflate, noe, som vi har
sett over, kan planlegges og designes.
ET MØTE ER EN MULIGHET;
•til å forsterke (eller svekke) et brands merverdi
•til å få økt positiv (eller negativ) oppmerksomhet
•til å bygge merkekjennskap og merkekunnskap
•til å fortelle en relevant brand historie
•tl å øke (eller svekke) kundelojalitet

8. SPILLEREGLER FOR MØTET
- dette er vi enige om sammen
Noe av det som gjør møter ineffektive og mindre resultatorienterte enn de behøver å være
er forstyrrelser under møtet. En effektiv måte å forhindre dette er å lage en liste med
”Spilleregler” på forhånd – som den som er møtets tilrettelegger/leder ber om tilslutning til
før møtestart. Dette er særlig viktig når det er mange deltakere og møtet varer over lang tid,
f eks en halv/hel dag.
Dette er bra punkter du kan velge å ta med på en liste over Spilleregler. Velg dem som passer
ditt møte best. (noen er obligatoriske og bør alltid være med, f eks ingen drikke/mat/mobil i
møterommet).
SPILLEREGLER
1 Ansvar for egen læring
2 Fint å feile, bra med ”dumme” spørsmål (det lærer alle av)
3 Holde avtalte tider (Start, pauser….)
4 Ingen sidesamtaler
5 Forbudt med mat, drikke, mobil, lap top i møterommet (OK i pauser)
6 OK å være uenig
7 Alle tilstede hele tiden
8 En snakker av gangen
9 Se behov – hjelp til
10 Konfidensialitet
Opprinnelse: Fritt etter flere års samarbeid og coaching av Anders Skoe, ICS.

9. SPESIALSJEKKLISTE FOR GODE KUNDEMØTER FOR GRID
FØR MØTET:
Creating customer delight og god atmosfære:
• Sørg for at møterommet er klargjort slik at kunden ser at hans ankomst er forberedt.
Vannkaraffel med glass. Kaffekanne med nytraktet kaffe, evnt. te (husk dette fra sist gang).
Evnt. velg kaffemaskin velkomst, om slikt finnes, men forbered de andre spise/drikketingene.
Riktig antall kopper/glass.
Noe enkelt bakverk fra bakeri/frukt/grønnsaker (det trenger ikke være overdådig).
• Vær klar 5 - 10 min. før kunden kommer.
Ikke press inn telefonsamtaler o.l. selv om kunden skulle være 5 min. forsinket.
• Lag spilleregler for møtet (dersom det er klima for det).
Bør alltid gjøres for møter som varer mer enn 3 timer da det ellers blir mye frustrasjon ved
at folk starter med å gjøre ting innimellom.
• Lag møteplan, involver tilretteleggere (Møtenavn, Hensikt, ØR og agenda)
• Husk pauser
UNDER MØTET:
Gode forberedelser avtvinger respekt og disiplin blant møtedeltakerne
• Aktiv lytting.
Vær mest opptatt av kundens behov. Still spørsmål dersom du ikke forstår.
Dersom du skal presentere noe av din virksomhet, spør hva kunden er mest interessert
i å høre om. Ikke lag din egen presentasjon. Dersom det er naturlig at du forbereder en
presentasjon, sjekk ut vektlegging på forhånd pr. tlf. og bekreft hvordan du har forberedt
deg til kunden før presentasjonen i møtet. På denne måten kan du få tilbakespill på om det
har skjedd noen endring siden sist eller om det er spesielle områder som er mer interessant
for kunden enn andre.
• Følg agenda – eller ta time out om du ser at agendaen må justeres.
Skap enighet blant kunde/møtedeltakerne at man gjør endringer – evnt. utsetter et punkt
på agendaen til neste gang.
• Avslutt med handlingsplan. Dersom det passer seg skriv opp på flip. Hvis ikke skriv opp for
deg selv og les opp for kunden slik at du ikke kaster bort tid på å gjøre ting som kunden ikke
er interessert i. Kunden vil føle trygghet dersom du på denne måten viser at du er lydhør for
hans behov.
• Bruk Binge til å plassere temaer og idéer som kommer opp i møtet som ikke hører til
agendaen. Dette kan ofte være inngang til viktig oppfølging – og mersalg.
ETTER MØTET:
Husk at grunnen til at vi har møter er å få til ”action”, vær raskt ute med referat
• Skriv møtereferat/tilbud/prosjektnotat innen 24 timer.
• Språkvask av kollega om du trenger det.
• Gjenta hensikt, ønsket resultat med møtet.
• Bekreft konklusjoner fra møtet, gjerne tematisert slik dere organiserte møtet så blir det
letter å få oversikt for de som leser møtereferatet (også for de som er kopiert, men som ikke
selv var med på møtet).
• Bekreft avtalt handlingsplan med ansvar (hvem-kolonnen). Det sikrer handling fra møtet.
En handlingsplan som en tabell i et referat (eller kopi av flipp) forplikter møtedeltakerne.
• Bekreft kostnadsanslag (som oftest som vedlegg) eller konsekvenser ift. endring av tidligere
avtalte budsjettrammer (endringsmelding kan benyttes).