La gestione di infrastrutture e servizi no core in ogni organizzazione è uno dei principali fattori critici di successo. Malfunzionamenti su asset anche non strategici e disservizi su processi primari e di supporto possono impattare sulle performance complessive, aumentare i costi operativi e pregiudicare il buon funzionamento dell’intera organizzazione. Il rischio di impatto negativo aumenta con l’aumentare della complessità dell’organizzazione e la presenza di sedi distribuite sul territorio; esigenze disomogenee, asset diversi per tipologia, marchi e modelli, dover gestire più fornitori interni ed esterni, più contratti, livelli di servizio differenti. Ottimizzare queste infrastrutture e servizi con risorse interne può distrarre dal core business. Non farlo aumenta sprechi e costi. Esternalizzare può portare al rischio di diventare in qualche modo dipendenti dal fornitore. L’opportunità da cogliere è la definizione di processi e procedure realmente a supporto del business e l’implementazione di un sistema di gestione e controllo efficiente che resti patrimonio dell’organizzazione.

1. Optimist srl– Registro speciale Start-up Innovative (Legge n. 221/2012) della Camera di Commercio di Roma
+39 06 92949109 – info@b-optimist.com
IL PROBLEMA E L’OPPORTUNITÀ
La gestione di infrastrutture e servizi no core in ogni organizzazione è uno dei principali fattori critici
di successo. Malfunzionamenti su asset anche non strategici e disservizi su processi primari e di
supporto possono impattare sulle performance complessive, aumentare i costi operativi e pregiudicare
il buon funzionamento dell’intera organizzazione.
Il rischio di impatto negativo aumenta con l’aumentare della complessità dell’organizzazione
e la presenza di sedi distribuite sul territorio; esigenze disomogenee, asset diversi per tipologia,
marchi e modelli, dover gestire più fornitori interni ed esterni, più contratti, livelli di servizio differenti.
Ottimizzare queste infrastrutture e servizi con risorse interne può distrarre dal core business. Non farlo
aumenta sprechi e costi. Esternalizzare può portare al rischio di diventare in qualche modo dipendenti
dal fornitore.
L’opportunità da cogliere è la definizione di processi e procedure realmente a supporto del business
e l’implementazione di un sistema di gestione e controllo efficiente che resti patrimonio
dell’organizzazione.
Bot4FacilityManagement
Partner: Ceryx
Sfruttando le capacità semantiche del chatbot intelligente di Optimist, integrabile sui principali canali
di comunicazione, web, chat, app mobile, sistemi di comunicazione e collaborazione aziendale
e telefono, Bot4FacilityManagement consente la segnalazione di malfunzionamenti, disservizi
e richieste di assistenza in linguaggio naturale, con un messaggio, allegando immagini e documenti
o con una semplice telefonata.
Grazie all’applicazione di back-office che consente la gestione di ticket, asset aziendali, squadre di
manutentori, clienti, fornitori, contratti e commesse e un’applicazione mobile per il supporto sul
campo, Bot4facilityManagement crea una comunicazione sempre attiva 7/7 h24 per la raccolta e la
gestione operativa delle richieste di supporto.
Alle domande più frequenti Bot4FacilityManagement risponde automaticamente, sgravando gli
operatori dalle attività a minor valore aggiunto e consentendogli di concentrarsi sui casi più complicati
interagendo direttamente con i clienti e gli utenti del servizio.
Integrandosi anche con il mondo dell’Internet of Thinks (IoT), con sensori e attuatori della domotica
industriale e dei sistemi di building automation è in grado di raccogliere allarmi automatici, generando
e assegnando i ticket di assistenza.

2. BOT4FACILITYMANAGEMENT
Optimist srl– Registro speciale Start-up Innovative (Legge n. 221/2012) della Camera di Commercio di Roma
+39 06 92949109 – info@b-optimist.com
LA METODOLOGIA E LA PIATTAFORMA
Il Team dei Site Facility Manager di Ceryx ha definito i processi operativi interni alla piattaforma
Optimist, sviluppato la base della conoscenza, definito le strategie di interazione fra utente e sistema
e contribuito all’addestrando del motore semantico di comprensione del linguaggio naturale.
Fasi di lavoro per l’attivazione del servizio Bot4FacilityManagement:
1. Analisi del contesto e raccolta dei requisiti per un Check-Up che restituisce punti di forza e criticità;
2. Definizione o revisione di processi e procedure e proposizione di un piano di intervento realistico
e contestualizzato;
3. Mappatura di processi e procedure sul sistema Bot4FacilityManagement e implementazione del
servizio valorizzando risorse e fornitori disponibili;
4. Produzione e analisi della reportistica sugli indicatori di qualità identificati per monitorare le
performance dei servizi.
Bot4FacilityManagement può essere inserito, per raccogliere e gestire segnalazioni, all’interno della
intranet o di una applicazione mobile, aggiunto come utente virtuale di sistemi di comunicazione quali
Telegram, Skype, Cisco Webex Teams, Slack o collegato al sistema telefonico. In assenza di questi,
Bot4FacilityManagement dispone di una propria WebApp accessibile via internet da PC, smartphone
e tablet dove interrogare il chatbot intelligente, accedere alla documentazione e ai contenuti formativi,
verificare il proprio livello di conoscenza, ottenere il supporto da parte sia del chatbot intelligente sia
dai manutentori.
IL VALORE DELLA PARTNERSHIP: Ceryx (ceryx.it)
L’innovazione non la fa la tecnologia, la supporta e la rende maggiormente efficiente.
Ed è per questo che i prodotti e le soluzioni Optimist nascono dall’incontro di una piattaforma
tecnologica solida e flessibile con le competenze e le conoscenze dei propri partners.
Con oltre vent’anni di esperienza al servizio di grandi e medie aziende, Ceryx è una società
di consulenza gestionale e operativa sui temi del Facility Site Management, del Fleet Management
e del Procurement.