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Enterprise Information Management        Unleashing the Power of Information                                              ...
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EMAIL MANAGEMENT | aiuta il business e rafforza la compliance
Cancella tuttoCancella tutto                 Conserva solo ciò che è            Conserva tutto                            ...
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• Automatica da mailbox Exchange                 • Interattiva da Outlook                 • Classificazione da Outlook Acq...
EMAIL MANAGEMENT | aiuta il business e rafforza la compliance
EMAIL MANAGEMENT | aiuta il business e rafforza la compliance
Classify-on-file                                                     Gli utenti assegnano le classificazioni nella        ...
   Scansione schedulata                                                                    del file system per i         ...
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I dati aziendali$1b+ Fatturato globale1.5 Milioni di utenti#1 in ECM~5,000 Dipendenti$1b Investimento in R&D20 Anni di Inn...
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Grazie                        Vincenzo Cocciolo                                                     EMAIL: vincenzo.coccio...
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  1. 1. EmailManagementCome la nuova riorganizzazionedell’email aziendaleaiuta il BUSINESSe rafforza la COMPLIANCEVINCENZO COCCIOLO |Partner & Sales DirectorGIOVANNI MICOZZI |Senior Solutions consultant EMAIL MANAGEMENT | aiuta il business e rafforza la compliance www.docflow.com
  2. 2. Enterprise Information Management Unleashing the Power of Information  Email management per il Business e la Compliance EMAIL MANAGEMENT | aiuta il business e rafforza la compliance
  3. 3. le organizzazioni conducono quasi il 97% delle comunicazioni tramite email Oltre il 50% dei processi di business è pilotato dai sistemi di e- mail. l’email è accettata come conferma scritta di approvazioni oppure di ordini nel 79% delle organizzazioni Fonte: GartnerEMAIL MANAGEMENT | aiuta il business e rafforza la compliance
  4. 4. • Diminuire lo spazio • Uno strumento per • Impostare regole certe di Supporto alla Compliance Supporto del BusinessSupporto all’Information Tech. fisico di Exchange supportare i “Retention” e “Disposition” processi per determinate categorie • Velocizzare le “destrutturati” di mail operazioni di backup • Uno strumento • Conservare a norma la • Supportare la condiviso per corrispondenza in ingresso migrazione ricercare e accedere ed uscita agli archivi delle mail dell’organizzazione • Conservazione PEC • Gestire i file “PST” locali (ricevuta di • Integrare le email consegna, evidenze delle con i processi core verifiche) • Abbassare il TCO (es. SAP) • Categorizzazione in • Storage sicuro accordo con le principali crittografato e norme: 231, 262, Privacy e firmato normative di settore EMAIL MANAGEMENT | aiuta il business e rafforza la compliance
  5. 5. EMAIL MANAGEMENT | aiuta il business e rafforza la compliance
  6. 6. Cancella tuttoCancella tutto Conserva solo ciò che è Conserva tutto Conservatutto necessario EMAIL MANAGEMENT | aiuta il business e rafforza la compliance
  7. 7. IMPORTANZA 75% 90 giorniVOLUME 20% 2 anni 5% per policy Transitorie Di Supporto al Business Da Conservare EMAIL MANAGEMENT | aiuta il business e rafforza la compliance
  8. 8. Enterprise Information Management Unleashing the Power of Information  OpenText Email Management EMAIL MANAGEMENT | aiuta il business e rafforza la compliance
  9. 9. • Automatica da mailbox Exchange • Interattiva da Outlook • Classificazione da Outlook Acquisizione • Archiviazione file “PST” • Gestione avanzata dello Storage fisico • Regole di Retention & DispositionConservazione • Da Outlook e Outlook Web Access • Da Browser Internet Recupero • Da Windows DesktopEMAIL MANAGEMENT | aiuta il business e rafforza la compliance
  10. 10. EMAIL MANAGEMENT | aiuta il business e rafforza la compliance
  11. 11. EMAIL MANAGEMENT | aiuta il business e rafforza la compliance
  12. 12. Classify-on-file Gli utenti assegnano le classificazioni nella loro struttura di cartelle esistente in Outlook senza che debbano cambiare il proprio modo di lavoro Classify-in-place Gli utenti assegnano le classificazioni sulla base dei messaggi – non è necessario archiviare le email nei folder per classificarle Classify-on-send Gli utenti assegnano le classificazioni alle email all’invio della mailEMAIL MANAGEMENT | aiuta il business e rafforza la compliance
  13. 13.  Scansione schedulata del file system per i file PST  Identificazione automatica del proprietario del PST  Schedulazione degli step di archiviazione  Merge opzionale degli oggetti archiviati nelle mailbox  Differenti opzioni di backup  Notifica agli utenti duranti i vari stepEMAIL MANAGEMENT | aiuta il business e rafforza la compliance
  14. 14. EMAIL MANAGEMENT | aiuta il business e rafforza la compliance
  15. 15. EMAIL MANAGEMENT | aiuta il business e rafforza la compliance
  16. 16. EMAIL MANAGEMENT | aiuta il business e rafforza la compliance
  17. 17. EMAIL MANAGEMENT | aiuta il business e rafforza la compliance
  18. 18. EMAIL MANAGEMENT | aiuta il business e rafforza la compliance
  19. 19. Enterprise Information Management Unleashing the Power of Information  DEMO 1. Come da Outlook applicando un modello di archiviazione, detto “a tre zone” archivio e classifico le mie mail secondo specifiche regole aziendali. 2. Ricercare ed accedere alle mail archiviate in modo totalmente trasparente da Outlook, da Web e da Windows 3. Come definire le i “job di archiviazione” impostando le regole di selezione delle mail, le cartelle da gestire, i filtri basati sul contenuto, come gestire gli allegati, l’anzianità e la dimensione minima EMAIL MANAGEMENT | aiuta il business e rafforza la compliance
  20. 20. Enterprise Information Management Unleashing the Power of Information  OpenText EMAIL MANAGEMENT | aiuta il business e rafforza la compliance
  21. 21. I dati aziendali$1b+ Fatturato globale1.5 Milioni di utenti#1 in ECM~5,000 Dipendenti$1b Investimento in R&D20 Anni di Innovazione31 Sedi locali141 Paesi supportatiQuotata in Borsa(NASDAQ: OTEX, TSX: OTC.TO) EMAIL MANAGEMENT | aiuta il business e rafforza la compliance
  22. 22. Autonomy 4% Hyland 4% Oracle Other 6% Microsoft 33% 7% EMC 10% IBM OpenText 19% 17% Market Share Analysis: ECM Software, Worldwide, 2011, Tom Eid and Bianca Francesca Granetto: Gartner Inc. Page 22EMAIL MANAGEMENT | aiuta il business e rafforza la compliance
  23. 23. Grazie Vincenzo Cocciolo EMAIL: vincenzo.cocciolo@docflow.it TEL: 02 57 50 33 66 Giovanni Micozzi EMAIL: giovanni.micozzi@opentext.com TEL: 335 120 02 091 www.docflow.com EMAIL MANAGEMENT | aiuta il business e rafforza la compliance

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