Presentazione di Giuseppe Di Dio durante il convegno realizzato da DocFlow e Microsoft dal titolo: Microsoft SharePoint, Sap e DocFlow - efficienza in tutte le aree aziendali.
La lezione svoltasi il giorno 27 ottobre presso l'ITIS Rossi di Vicenza si focalizza sugli step della gestione della commessa e sui suoi fattori critici di successo.
Operations - La Gestione del Prodotto nelle Aziende a CommessaMauro Giovanelli
Come Migliorare i Risultati nelle Aziende a Commessa attraverso la Gestione del Prodotto.
Governare i Processi del Prodotto - Sviluppo prodotto, Vendite, Gestione Commessa, Assistenza Clienti - applicando Soluzioni Integrate tra Commesse e Reparti.
Le Operations: vera leva per aumentare la Competitività e diminuire i Costi.
Dai concetti generali della pianificazione secondo la norma UNI EN ISO 9001, alla realtà della consulenza in materia di compliance aziendale, ai moduli operativi, per arrivare alle doti del pianificatore.
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Presentazione di apertura del convegno organizzato da DocFlow e Microsoft dal titolo: Microsoft SharePoint, SAP e DocFlow, efficienza in tutte le aree aziendali.
DOCFLOW HRDOCS: crocevia di processi strategici e operativi per la direzione ...DOCFLOW
Presentazione di Maurizio Savoca durante il convegno organizzato da DocFlow e Microsoft dal titolo "Microsoft SharePoint, SAP e DocFlow - efficienza in tutte le aree aziendali"
Data Strategy per trasformare i dati in asset strategici aziendaliDenodo
Watch: https://bit.ly/3ftTdKr
Il 26 giugno partecipa al Webinar DATA STRATEGY PER TRASFORMARE I DATI IN ASSET STRATEGICI AZIENDALI realizzato da IKN Italy con la collaborazione di Denodo per approfondire i trend tecnologici che indirizzeranno e stanno guidando la Data Strategy delle aziende in tutto il mondo. Nell'era dei Big Data, dell'Intelligenza Artificiale e del Cloud Computing, il volume, l’eterogeneità e la velocità dei dati sono in costante crescita e la sfida, pertanto, diventa quella di poter governare i dati, in modo da facilitare la loro trasformazione in informazioni e conoscenza, dando la possibilità al business di accedervi con agilità e semplicità.
Vuoi sapere come trasformare i dati in asset strategici, affinché l’azienda sia (veramente) Data-Driven?
Partecipa al webinar per rispondere a questa domanda e per scoprire:
- Come Machine Learning e Artificial Intelligence possono semplificare le sfide della gestione dei dati al giorno d’oggi e qual è il ruolo della Data Virtualization in tale semplificazione
- Qual è l'evoluzione delle architetture di Data Provisioning e di Data Management nelle aziende e in che modo il paradigma di Data Fabric entra in gioco
- Come è possibile gestire l'integrazione dei dati in un mondo sempre più ibrido e multi-cloud
- Come possono le aziende monetizzare dati e informazioni, sfruttando e valorizzando un’infrastruttura Data-as-a-Service
- Quale ruolo svolgere il Voice Computing nel futuro dell'analisi dei dati
WEBINAR DocFlow Reloaded: le soluzioni DocFlow in Private Cloud e dispositivi...DOCFLOW
Come estendere le attuali soluzioni DocFlow senza doverle riscrivere: impatto e benefici.
La piattaforma ShareDocs permette tutto questo riprendendo ed estendendo le attuali soluzioni DocFlow senza dover buttare via quanto fatto sino ad ora.
ShareDocs si affianca all’attuale soluzione estendendola sia funzionalmente che architetturalmente senza richiedere che venga riscritta da capo.
Frosmo e´una soluzione che permette alle aziende di sviluppare, grazie ad un Javascript layer, versioni “targetizzate" del loro eCommerce direttamente sul browser dell´utente (anche mobile) o sulle apps. 10X volte più´ veloce e cost-effective se comparato ad altri metodi.
Presentazione per OMAT 2009 a Roma che descrive un caso di successo di Metisoft S.p.A relativo alla archiviazione e conservazione sostitutiva dei documenti con SharePoint.
This document describes Yubik Invoice Management (YIM), an invoice automation solution. YIM uses various strategies to acquire invoices electronically or manually, including via tax authorities, vendor uploads, scanning, and ERP integration. It features automatic checks of invoice details, vendor collaboration tools, workflows to process invoices, and reporting dashboards. The solution is multi-country compatible and integrated with SAP and other ERP systems.
Fattura Elettronica tra Privati: come scegliere al meglio?DOCFLOW
Fatturazione Elettronica B2B, tutto pronto per il 1° gennaio 2019.
Quali sono le caratteristiche che una grande azienda deve cercare quando valuta il servizio di ricezione e trasmissione delle fatture elettroniche?
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Frosmo e´una soluzione che permette alle aziende di sviluppare, grazie ad un Javascript layer, versioni “targetizzate" del loro eCommerce direttamente sul browser dell´utente (anche mobile) o sulle apps. 10X volte più´ veloce e cost-effective se comparato ad altri metodi.
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This document describes Yubik Invoice Management (YIM), an invoice automation solution. YIM uses various strategies to acquire invoices electronically or manually, including via tax authorities, vendor uploads, scanning, and ERP integration. It features automatic checks of invoice details, vendor collaboration tools, workflows to process invoices, and reporting dashboards. The solution is multi-country compatible and integrated with SAP and other ERP systems.
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- The document describes DocFlow YUBIK, a dynamic case management product powered by DocFlow.
- It discusses DocFlow's vision of agile technology for agile enterprises and highlights YUBIK's composable processes and fully destructured usage.
- Screenshots show YUBIK's user interface for creating case types, using cases, and browsing cases.
VENDOR INVOICE MANAGEMENT tecniche di automazione delle fatture fornitoreDOCFLOW
Intervento di DocFlow al SAP Forum 2013.
Dall’acquisizione della fattura multicanale (inclusa PEC) alla gestione del processo collaborativo, passando per la raccolta dei documenti obbligatori per legge, fino alla registrazione automatizzata del documento e la sua conservazione a norma. Tutti aspetti che rappresentano enormi aree di opportunità per il CFO e per la sua organizzazione.
The document discusses DocFlow, an Italian company that provides agile solutions for agile businesses. It summarizes DocFlow's vision of integrating two worlds: 20% of business processes that are transactional and rely on structured data supported by ERPs, and 80% that are non-transactional and rely on unstructured documents that are labor-intensive and not well-supported by existing systems. DocFlow provides technologies, consulting services, and cloud services centered around three pillars: collaborative processes, compliance, and content management to help businesses better manage these types of unstructured processes and information.
DOCFLOW TEAMTABLE: lavorare per commessa nell'era digitale
1. DocFlow e Microsoft
Milano, 19 maggio 2010
www.docflow.com
DOCFLOW TEAMTABLE
LAVORARE PER COMMESSA NELL'ERA DIGITALE
Giuseppe Di Dio – Partner
www.docflow.com 2010
19 MAGGIO
MICROSOFT SHAREPOINT, SAP e DOCFLOW - EFFICIENZA IN TUTTE LE AREE AZIENDALI
SOLUZIONI AGILI PER IMPRESE AGILI
Soluzioni innovative per integrare dati, processi e conoscenza DocFlow e Microsoft
www.docflow.com
2. Il passaggio all’era digitale 2.0
www.docflow.com
Il superamento dell’era industriale introduce alcune discontinuità
• Produzione in serie e per commessa
• Valore nel Prodotto o nel Servizio
• Filiera Cliente/Fornitore o Azienda Rete
• Sostenibilità dei Processi gestionali labour intensive
• Economia dell’Ordine o del Caos
La lavorazione per commessa si sta diffondendo e
obbliga ad asciugare i processi
da quelle attività di scarso valore aggiunto e meramente burocratiche
MICROSOFT SHAREPOINT, SAP e DOCFLOW - EFFICIENZA IN TUTTE LE AREE AZIENDALI 19 MAGGIO 2010
Soluzioni innovative per integrare dati, processi e conoscenza DocFlow e Microsoft
www.docflow.com
3. I motivi dell’insoddisfazione
www.docflow.com
• Registrare il passato non basta
Ordini e fatture, Stanziamenti, Entrate e uscite di Magazzino, Risorse allocate,
Costi e Spese sostenute …
• C’è bisogno di allineamenti continui
Ogni attore presidia il suo contesto e verifica regolarmente se c’è qualcosa che
deve fare (approccio push)
• Ripetizione e Burocrazia
troppe attività di scarso valore aggiunto, eseguite sotto “dettatura” o solo per fini
burocratici. Es.: entrata merci, autorizzazione trasferte, allocazione risorse,
circolarizzazione della documentazione di progetto e delle sue varianti, controllo
costi e tempi, raccolta della documentazione a fine commessa, ecc.
• Invecchiamento dell’informazione
per loro natura, le lavorazioni per commessa si svolgono in contesti ad elevata
volatilità. Es.: varianti di specifiche, sostituzione delle risorse, ripianificazioni di
attività, non conformità, ecc.
Eccesso di fatica per mantenere il “Sistema”
MICROSOFT SHAREPOINT, SAP e DOCFLOW - EFFICIENZA IN TUTTE LE AREE AZIENDALI 19 MAGGIO 2010
Soluzioni innovative per integrare dati, processi e conoscenza DocFlow e Microsoft
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4. Perché DocFlow TeamTable
Numerosi attori coinvolti: www.docflow.com
1. Responsabile di Commessa
2. Project Manager
3. Committente
4. Responsabile delle Risorse Umane/payroll
5. Amministrazione Clienti
6. Amministrazione Fornitori
7. Squadre di lavoro
8. Responsabili operativi delle Società Fornitrici
9. Responsabile del progetto della Sicurezza
10. Responsabile della Sicurezza
11. Quality Assurance
12. …
Ciascuno vuole un proprio contesto operativo
Tutti vogliono la garanzia di lavorare sulle “ultime informazioni”
Tutti chiedono di essere informati “se cambia qualcosa”
Prima di TeamTable?
• Telefonate di sollecito, conferme, segnalazioni, anticipazioni
• Riunioni di allineamento
• Email per circolarizzare le varianti, trasmettere documenti ufficiali e non
• Cassetti e scrivanie pieni di versioni diverse e “parallele” dei documenti di commessa
• Post-it per ricordare chi informare di cosa
• Report di fine periodo per l’avanzamento lavori ai fini patrimoniali
• Interviste di audit interno
• Ritardi nella contabilizzazione delle spese di trasferta
MICROSOFT SHAREPOINT, SAP e DOCFLOW - EFFICIENZA IN TUTTE LE AREE AZIENDALI 19 MAGGIO 2010
Soluzioni innovative per integrare dati, processi e conoscenza DocFlow e Microsoft
www.docflow.com
5. TeamTable – Tutti allo stesso Tavolo
www.docflow.com
• Orchestra le attività di tutti gli attori, ricordando per loro (PULL instead of PUSH)
• Luogo unificato e integrato a SAP lungo tutto il ciclo di vita della commessa:
fasi di progetto, documentazione, corrispondenza, team di progetto, calendari, incident, non
conformità, consuntivi, distinte base, disegni, varianti, ecc.
• Cruscotto per il SAL in tempo reale: ogni utente, in fuzione del profilo di utenza, ha evidenza di
“come sta andando”.
• Adozione degli strumenti di social computing di Microsoft SharePoint come il co-authoring
• Comunicazioni unattended per email, SMS e Fax per sincronizzare, informare e circolarizzare
Persone libere di lavorare
MICROSOFT SHAREPOINT, SAP e DOCFLOW - EFFICIENZA IN TUTTE LE AREE AZIENDALI 19 MAGGIO 2010
Soluzioni innovative per integrare dati, processi e conoscenza DocFlow e Microsoft
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6. Gli “ingredienti di base”
Un luogo unificato per gestire le informazioni di ogni forma, a “zero latenza “ www.docflow.com
Flussi di lavoro preimpostati e
opportunamente orchestrati sul
principio PULL (anziché PUSH)
Automatizzazione delle attività a
scarso margine di contribuzione
del Valore
MICROSOFT SHAREPOINT, SAP e DOCFLOW - EFFICIENZA IN TUTTE LE AREE AZIENDALI 19 MAGGIO 2010
Soluzioni innovative per integrare dati, processi e conoscenza DocFlow e Microsoft
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7. Come aprire una nuova commessa
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3 semplici step:
1. Scegli il Template (es: Capitalizz. Interna, Sviluppo Custom, System Integration,
Esplorativa, Anticipata, ecc.)
2. Identifica il Committente: accesso all’anagrafica SAP o per data entry diretto
3. Nomina i Referenti: selezione dei nominativi per i Ruoli previsti dal Template
I Referenti ricevono una notifica email con l’invito a contribuire per completare le
ulteriori operazioni di set-up:
• Capitolato e specifiche
• Certificati e Dichiarazioni
• Piano di lavoro e impegni
• Skill richiesti
• Prodotti di terze parti
• Piano di rilascio
• Ecc.
TeamTable batte il tempo
e sollecita i ritardatari
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Soluzioni innovative per integrare dati, processi e conoscenza DocFlow e Microsoft
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8. Esempio di Orchestrazione PULL – Entrata Merci
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1. L’ Entrata Merci in SAP è intercettata da Teamtable che manda notifica ai referenti
preposti per le fasi successive
2. Direttamente nell’email le azioni suggerite e i cross-link.
Da: TeamTable
Inviato: luned ì 17 maggio 2010 10:19
A: Mario ROSSI
Oggetto: Commessa FWB-01Ext : Fase 4 Fermo per manutenzione. Via libera
Commessa: Manutenzione ordinaria Centrale Turbigo
Capo-Commessa: TIZIO CAIO (tizio.caio@expo2015.biz)
Responsabile Sicurezza: Fortunato.Sempronio@sicurezza.biz
Buongiorno Mario Rossi,
TeamTable ti segnala che a SAP è stata registrata l’entrata merci “Spare parts Turbina n 6”.
Puoi ora avviare le operazioni della Fase 4 – Fermo per manutenzione”.
AZIONI PROPOSTE
1. Visualizza il Piano di Lavoro
2. Visualizza Entrata Merci
3. Visualizza il Progetto della Sicurezza
4. Accedi a tutta la documentazione di progetto
5. Prendi in carico e alloca le Risorse
Puoi fermare lo scheduling esplicitando la motivazione
-------------------------------------------------------------------------
Notice:
this email was automatically sent by TeamTable: please do not reply to sender.
For any questions forward this email to Direzione Tecnica
please consider environment before printing this email
3. Con la presa in carico, aggiornamento automatico del SAL
Schedulazione delle Persone dal calendario e dalla Matrice delle Competenze.
Autorizzazioni alla trasferta generate in automatico, archiviate e trasmesse all’HR.
MICROSOFT SHAREPOINT, SAP e DOCFLOW - EFFICIENZA IN TUTTE LE con AZIENDALI
Le Persone ricevono anch’esse notifica AREE possibilità di declinare 19 MAGGIO 2010
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9. Conto economico di commessa
www.docflow.com
1. All’approssimarsi di determinati eventi (es. totalizzazione di un consuntivo eccessivo
rispetto al preventivato) il referente riceve da TeamTable una email di sintesi con le
azioni suggerite dal Template.
2. Se lo desidera, può accedere direttamente al
Da: TeamTable@docflow.it
Inviato: martedì 6 aprile 2010 14:41
cruscotto operativo , navigare nei dettagli
A: Giuseppe Di Dio
Oggetto: Commessa FWB-01ext : MESSA IN PRODUZIONE. Livello d’allarme 1. Eccessivo costo
informativi, visualizzare il Gantt di progetto
Avanzamento lavori: 50%
Consuntivi di impegno: 75% della baseline
Il consuntivo in GG/U sulla fase in oggetto ha raggiunto il 70% della baseline a fronte di un avanzamento
lavori inferiore al 50%.
AZIONI SUGGERITE:
1. Mancato allineamento SAL
L’ultimo avanzamento lavori del Responsabile di Commessa (Antonio ROSSI) risale a oltre 22 giorni
lavorativi fa, con un sostanziale allineamento rispetto alle stime.
Si suggerisce di verificare che non si tratti di un ritardo nell’avanzamento lavori.
Sollecita il responsabile di commessa
2. Ripianificazione
La velocità di avanzamento è inferiore alla stima iniziale. E’ consigliabile rilasciare le risorse già allocate
per la fase successiva
Accedi al calendario delle pianificazioni
3. Ritardi per cause impreviste
Se non si ristabilisce l’allineamento tra avanzamento ed effort consuntivato, la commessa riporterà
costi maggiori dei ricavi.
Si suggerisce di richiedere i dettagli sulle cause impreviste riscontrate dal Responsabile della commessa
Invita il responsabile di commessa a documentare le cause impreviste
4. Altro
Accedi al cruscotto operativo
-------------------------------------------------------------------------
NOTIC E:
This email is automatically sent by TeamTable: please do not reply to sender.
For any questions forward this email to Direzione Tecnica 3. Lo strumento è in grado di intercettare la “non
please consider environment before printing this email
azione” e procedere con l’escalation
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10. Circolarizzare contenuti e varianti in corso
• Ogni ruolo può archiviare documenti ed è abbonato a un sottoinsieme di contenuti. www.docflow.com
• Lo strumento notifica agli interessati l’avvenuta archiviazione di nuovi documenti o nuove versioni,
e ne cura la presa visione
• Qualora non vi sia presa visione entro determinati tempi, TeamTable esegue opportuna escalation
• Chi archivia il documento o la nuova versione può governare la priorità della presa visione:
mandatorio, marginale, non determinante
• TeamTable si integra alla WBS di SAP e a quanto viene registrato in SAP (es. collaudo, entrata merci,
ecc.), per scatenare i trigger previsti dal template di commessa (es. avvio piano di ammortamento,
spesatura dei costi di alienazione, ecc.)
Per qualsiasi cosa … chiamami
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11. Help Desk & Customer Satisfaction
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• TeamTable semplifica l’apertura di incident e ticket, e la loro assegnazione in funzione della
natura
• Per i richiedenti si tratta di inviare una normale email, che viene recepita ed elaborata secondo
regole prestabilite, in funzione del mittente, dell’oggetto e/o di altri valori associati
• Analogamente al resto delle operazioni, ogni ticket viene presidiato e governato perché sia
risolto entro gli SLA
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12. Conformità di legge e certificazione ISO
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• L’utilizzo di DocFlow TeamTable favorisce l’impresa nell’adozione degli strumenti di
controllo previsti dalle disposizioni di legge (es. 231/2001, 81/2008)
• 81/2008: la redazione di un verbale di non conformità innesca le azioni di slavaguardia del
committente e di diffida formale e inibizione del Fornitore
• In presenza di certificazione ISO, TeamTable permette agevolmente di organizzare le
operazioni secondo le procedure e le istruzioni operative certificate
• Firma elettronica e marcatura temporale per l’opponibilità a termini di legge
• TeamTable agevola la rivisitazione dei processi nel formato paperless
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13. Es. D.Lgs 81/2008 (Salute e Sicurezza ambienti di lavoro)
Alla commessa d’appalto viene associata la sotto-commessa “Sicurezza” di appannaggio www.docflow.com
del Responsabile del Progetto della sicurezza e del Responsabile della Sicurezza
Il Responsabile (e gli altri membri abilitati) consulta la
pianificazione delle attività realtive alla Sicurezza (es: verifiche
ispettive)
Archivia e consulta la documentazione
prodotta (verbali, relazioni, rapporti di non
conformità...). L’archiviazione di una non
conformità scatena le azioni di auto-tutela
… idonei sistemi di registrazione
dell’avvenuta effettuazione delle
MICROSOFT SHAREPOINT, SAP e DOCFLOW - EFFICIENZA IN TUTTE LE AREE AZIENDALI 19 MAGGIO 2010
attività di vigilanza
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14. www.docflow.com
ASPETTI TECNICI
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15. Principali Caratteristiche
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• Ambiente di lavoro esclusivamente Web intranet /
internet (https) ad altà fruibilità
• SharePoint:
realizzato inizialmente sulla versione 2007, TeamTable
è stato recentemente adeguato a SharePoint 2010
(screen-shots in questa presentazione)
• Integrazione con applicativi Office
• Integrazione con SAP per mezzo di connettori
certificati
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16. Lo strumento di BPM
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L’orchestrazione viene disegnata e governata da un motore di BPM di
mercato, con mappe modellabili visivamente secondo le necessità
organizzative
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17. Document Properties Synchronization
I documenti di commessa contengono numerosi attributi di classificazione (nome www.docflow.com
commessa, rif. metodologico, responsabile, stima, data fine...).
Questi attributi sono in collegamento "vivo" con i dati in SharePoint; la categorizzazione è
conseguenza diretta dell’editing del documento
SharePoint Document Library
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18. Co-authoring
Più Persone abilitate possono lavorare contemporaneamente allo stesso documento www.docflow.com
Opportune etichette e simboli segnalano
le aree in corso di update da altri utenti
Il tasto "Updates Available" consente di recepire
(quindi visualizzare) le modifiche apportate
da altri utenti
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Soluzioni innovative per integrare dati, processi e conoscenza DocFlow e Microsoft
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19. Il Sistema di gestione documentale
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La documentazione raccolta durante la lavorazione di commessa va a comporre
una pratica archiviata in un sistema ECM in grado di gestire:
Versioning
Check In/Out
Protocollazione
Accessi
Ricerche full-text
Visualizzazione
Stampa
Trasmissione e-mail
Trasmissione fax
Archiviazione Storica
Conservazione sostit.
Data certa
I documenti archiviati sono direttamente consultabili dalla SAP GUI
Le funzionalità di archiviazione, fascicolazione automatica e dispatching
favoriscono le Persone nell’uso del sistema a commessa in corso
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Soluzioni innovative per integrare dati, processi e conoscenza DocFlow e Microsoft
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20. Time to go live
www.docflow.com
In genere l’introduzione di DocFlow TeamTable avviene in 3
Round incrementali:
– Share condividere informazioni e documenti in forma di
sottoscrizione e modalità controllata
– Synchro orchestrare gli attori e togliere burocrazia alle
registrazioni
– Care Help Desk e difesa degli SLA, audit e cruscotto
Durata: 4-6 settimane per singolo round
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