Docflow propone un sistema di acquisizione, archiviazione e distribuzione dei documenti a supporto dei Processi Acquisti in grado di dare efficienza ed efficacia al processo approvvigionamenti minimizzando gli impatti organizzativi.
Con la semplice tecnica di andare ad archiviare automaticamente ognuno dei documenti otteniamo composizione della pratica acquisti elettronica e tracciatura dei principali passi del processo.
Il successo nella trattativa per gli acquisti: con il Neuromarketing Sive Formazione
Acquisire le conoscenze per facilitare una relazione costruttiva e profittevole nel tempo, guidare il fornitore nella direzione che vi interessa aiutando a capire i suoi obiettivi aldilà di ciò che dice, trovare i punti sensibili di ogni singolo fornitore per portarlo nella vostra direzione, influenzarlo e guidarne le azioni senza che se ne accorga e ottenere condizioni privilegiate e diventare clienti di riferimento.
Il corso è stato tenuto dalla Dott. Daniela Bassetto.
Inbound Marketing, Content Marketing, Web Marketing, quali sono le differenze principali e perché oggi è importante conoscerle? In questa presentazione cerchiamo di capire come fare per attrarre, convertire, vendere e fidelizzare i nostri clienti attraverso il mondo online.
By Giuseppe Stabilini, SDA Professor of Operations and Technology Management
Coordinatore dell’Executive Program in Procurement & Supply Management. Scopri di più sul programma: www.sdabocconi.it/procurement
28 consigli per creare un blog che può darti soddisfazioni in termini di personal branding. Migliora la tua immagine professionale usando le strategie e le tattiche dei migliori blogger! Tutti i suggerimenti per aprire e gestire un blog di successo anche nella tua nicchia!
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ENTERPRISE ARCHIVING - archiviare email e documentiDOCFLOW
Nell’ambito della gestione documentale oggigiorno si ha sempre più la necessità conformarsi alle normative mantenendo comunque bassi i costi di gestione. Per fare questo le organizzazioni vedono nell’Archiving la giusta soluzione. Ormai tutte le aziende sono inondate da documenti: scannerizzati, email, files in File System o pagine Web, data files da Host o SAP che devono trattare tutti i giorni con politiche e regole di gestione che diano fiducia sia all’interno che verso l’utente finale. Occorre quindi prevedere delle soluzioni che consentano di mantenere questi documenti secondo la normativa vigente e fare in modo che tutti gli utenti possano accedere ai contenuti desiderati nel momento in cui ne hanno la necessità.
AUDIT sul processo di conservazione sostitutivaDOCFLOW
La conservazione sostitutiva si è imposta come lo strumento dal quale partire per ammodernare tutti i processi documentali in ambito amministrativo e come tale è stata adottata da gran parte delle aziende italiane. DocFlow scioglie i legittimi dubbi del Contribuente e del Responsabile della conservazione, grazie alla dichiarazione di conformità rilasciata al termine dei lavori di ispezione simulata sugli archivi sostitutivi.
Lean office: ridurre gli sprechi ed aumentare l’efficienza negli ufficiForema
E’ aumentata la complessità del mercato e sono aumentati i flussi di informazione da gestire in azienda. Infatti i costi di struttura indiretti pesano, a seconda del core business delle imprese, per una quota variabile del costo totale compresa tra il 25 e il 60%.
L’obiettivo dell’incontro è spiegare come, grazie all'applicazione delle logiche Lean, sia possibile abbattere i costi, snellire i processi e aumentare la produttività negli uffici.
Durante l’incontro saranno illustrate le metodologie di analisi e misurazione dei processi, individuazione delle inefficienze, quantificazione degli sprechi e loro eliminazione. Saranno inoltre evidenziati gli approcci consigliati per implementare un percorso di Lean Office in azienda.
Recupero IVA sulle spese di trasferta, con DocFlow!DOCFLOW
DocFlow ha messo a punto un processo documentale, totalmente automatizzato ed esternalizzabile, in grado di gestire l’intero ciclo di vita delle fatture di trasferte in meno di un minuto per fattura per fattura permettendo all’azienda di recuperare in media 7,5€ per ogni fattura lavorata.
La Digital Transformation per il miglioramento continuo nella gestione delle ...Talea Consulting Srl
Le slide trasmesse durante il Webinar del 5 Ottobre 2021, realizzato per presentare le funzioni di OnBase, la piattaforma in grado di gestire in maniera completa e stabile documenti, informazioni, processi e workflow di qualsiasi dipartimento aziendale, e trasversali ad essi.
DOCFLOW QUICK HITS PER IL BUDGET IT: idee di Business Process Improvement com...DOCFLOW
Questo è un anno particolare per il budget, il primo anno del New Normal. Si chiama così quella situazione nella quale ci ritroviamo al termine della gravissima crisi vissuta in questi ultimi tre anni. Si tratta di una “nuova normalità” caratterizzata da maggiore attenzione ai costi, alla qualità e alla flessibilità. DocFlow è pronta a dare il suo contributo alla ricerca di un nuovo equilibrio, per innovare risparmiando. Per questo proponiamo un approccio orientato a scoprire nuove aree di innovazione da inserire nel budget. La presentazione allegata dettaglia i concetti ed il relativo approccio.
Intervento di Giacomo Barbieri, Partner di Barbieri & Associati Dottori Commercialisti e Consulente per l'Innovazione degli Studi professionali, in occasione del Tour Organizzazione ACEF 2015.
ARXivar per Mario De Cecco | Archiviazione documentale digitale nel settore d...ARXivar
Le esigenze di Confezioni Mario De Cecco Spa erano molteplici:
- Ridurre l'impiego della carta all’interno dell’azienda
- Salvaguardare il patrimonio informativo aziendale, archiviando in maniera strutturata e riservata i documenti formali, ed anche i documenti annotati manualmente dal personale della De Cecco
- Migliorare i processi aziendali legati ai documenti, nel rispetto della sicurezza e delle competenze seguendo precisi workflow approvativi
- Assicurare l'univocità del documento nel sistema informativo aziendale
- Sollecitare in modo automatico i fornitori all’invio delle certificazioni aggiornate a tutela della qualità
Scopri la soluzione
la presentazione dell'esperto nazionale di digitalizzazione dei processi Ing. Nicola Savino CEO Seen Solution.
In questa presentazione si parla della conservazione dei dati digitali e della conservazione sostitutiva e fatturazione elettronica, senza dematerializzare documenti e files, ma bensì informazioni e record.
ARXivar per Isagro | Gestione Richieste d'AcquistoARXivar
L'AZIENDA
Isagro è una società italiana di oltre 350 persone, inizialmente basata sulla ricerca e sviluppo di nuove molecole di origine chimica, e oggi alla testa di un Gruppo che offre prodotti per l’agricoltura a basso impatto ambientale, con un progetto di crescita focalizzato nel comparto dei prodotti di origine biologica e naturale.
L'ESIGENZA
Le RDA venivano generate dagli stabilimenti, ubicati in sedi lontane rispetto all’ufficio acquisti centrale. Tale processo era particolarmente oneroso in termini di scambio documentale e di carta.
Si procedeva alla compilazione di un RDA in Word o Excel, poi il documento veniva stampato, firmato, scansito, inviato all’ufficio acquisti prima di essere inserito nel sistema gestionale Diapason dove veniva approvato e nuovamente stampato, firmato e rinviato agli stabilimenti.
LA SOLUZIONE
E’ stata automatizzata l’acquisizione dell’Ordine di Acquisto nel sistema Gestionale, il quale restituisce ad ARXvar gli ordini di acquisto confermati. In questo modo ARXivar può archiviare tutti gli elementi della “pratica” di acquisto (RDA – ODA – CONTRATTI – ALLEGATI).
Questa funzione permette di ricercare tramite keyword il testo contenuto nei PDF, una modalità particolarmente utile quando si trattano materiali come le attrezzature o pezzi di ricambio che non sono oggetti codificabili nel sistema gestionale
Apice Outsourcing offre una consulenza specializzata sulla gestione delle risorse umane. Eroga servizi di outsourcing innovativi e qualificati che garantiscono puntualità e tranquillità sulla gestione degli aggiornamenti normativi. Propone un universo di servizi e soluzioni modulari per l’ottimizzazione di tutti i processi relativi alle Risorse Umane.
Fattura Elettronica tra Privati: come scegliere al meglio?DOCFLOW
Fatturazione Elettronica B2B, tutto pronto per il 1° gennaio 2019.
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Fattura Elettronica tra Privati: come coglierne i vantaggiDOCFLOW
Dal 1° gennaio 2019 la fatturazione elettronica tra privati diverrà obbligatoria per tutti. L’obbligo è stato introdotto dalla legge finanziaria come misura per la lotta all’evasione fiscale.
Nel corso del webinar illustreremo l’approccio che DocFlow ha adottato fin da luglio 2016, partecipando alla fase sperimentale della fatturazione elettronica tra privati, e in seguito reso attivo con l’avvio dei servizi di fatturazione B2B tramite SDI, a partire dal 1° gennaio 2017.
CDA, COMITATI e STAFF MEETING...passa alla Digital Collaboration!DOCFLOW
La gestione di CDA, COMITATI e STAFF MEETING è un processo critico sia per la difficoltà nella gestione dei punti da includere nella discussione sia per la gravosità nella gestione dei verbali e delle delibere.
Se gli strumenti di office a supporto risultano eccessivamente laboriosi, gli strumenti informatici tradizionali non riescono a coprire tutte le esigenze, imponendo vincoli eccessivi e workflow predefiniti.
Il Dynamic case Management opportunamente implementato, viceversa consente di sfruttare al meglio i benefici della digitalizzazione in un ambiente collaborativo , ottimizzando le fasi salienti del processo e allo stesso tempo agevolando la comunicazione.
Automazione e dematerializzazione dei documenti tecnici in SEA Aeroporti di M...DOCFLOW
Intervento a cura di ALBERTO SERVIENTI, Infrastructure and Systems Design Post Holder SEA, durante il XXV Congresso Nazionale A.I.MAN. - Associazione Italiana Manutentori.
Nuove Regole Tecniche CONSERVAZIONE DIGITALEDOCFLOW
I sistemi di conservazione dei documenti devono essere adeguati alle nuove regole tecniche pubblicate in G.U. il 12 marzo 2014.
Il sistema di conservazione dei documenti assicura la conservazione, tramite l'adozione di regole, procedure e tecnologie, dei documenti e dei metadati in esso conservati, garantendone, nel tempo, le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità, reperibilità. Esso gestisce l’intero ciclo di vita del documento, dal produttore allo scarto.
Banca Popolare di Milano, l'esperienza con DocFlow RIN | ABILab Forum 2014DOCFLOW
"Abbiamo scelto DocFlow RIN per poter avere uno strumento agile e specifico per la gestione del ciclo di vita dei documenti normativi interni, in grado anche di recepire ed utilizzare i metadati fondamentali della Banca gestiti dallo strumento di mappatura dei processi" BPM, Responsabile Normativa e Metodologie Organizzazione
REDAZIONE NORMATIVA BANCARIA: efficienza dei processi collaborativiDOCFLOW
Maurizio Savoca - partner DocFlow - presenta un caso concreto di recupero di efficienza dei processi collaborativi di redazione della normativa bancaria
VENDOR INVOICE MANAGEMENT tecniche di automazione delle fatture fornitoreDOCFLOW
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Dall’acquisizione della fattura multicanale (inclusa PEC) alla gestione del processo collaborativo, passando per la raccolta dei documenti obbligatori per legge, fino alla registrazione automatizzata del documento e la sua conservazione a norma. Tutti aspetti che rappresentano enormi aree di opportunità per il CFO e per la sua organizzazione.
WEBINAR DocFlow Reloaded: le soluzioni DocFlow in Private Cloud e dispositivi...DOCFLOW
Come estendere le attuali soluzioni DocFlow senza doverle riscrivere: impatto e benefici.
La piattaforma ShareDocs permette tutto questo riprendendo ed estendendo le attuali soluzioni DocFlow senza dover buttare via quanto fatto sino ad ora.
ShareDocs si affianca all’attuale soluzione estendendola sia funzionalmente che architetturalmente senza richiedere che venga riscritta da capo.
DOCFLOW SYNERGY APPR: gestione dei documenti e del processo di approvvigionamento
1. DOCFLOW
LA FUNZIONE ACQUISTI
NELL’ EPOCA DEL DOCUMENTO
INFORMATICO
La gestione dei documenti e del processo di
approvvigionamento
Vincenzo Cocciolo – Partner & Sales Director
DocFlow Italia Spa Tel 02 57 50 33 66 marketing@docflow.it www.docflow.com
SOLUZIONI AGILI PER IMPRESE AGILI
S O L U Z I O N I A G I L I P E R I M P R E S E A G I L I w w w . d o c f l o w . c o m
2. Agenda
• Il “Digital Accounting”
– Documenti e Processi Amministrativi Elettronici
• L’ufficio Acquisti
– I Processi ed i Documenti
• L’applicazione
– Docflow Synergy per gli Acquisti
• Conclusioni
– Benefici
– Estensioni
S O L U Z I O N I A G I L I P E R I M P R E S E A G I L I w w w . d o c f l o w . c o m
3. IL DIGITAL ACCOUNTING
Documenti e Processi Amministrativi elettronici
S O L U Z I O N I A G I L I P E R I M P R E S E A G I L I w w w . d o c f l o w . c o m
4. L’amministrazione ed i documenti
• I processi documentali presenti presso l’ufficio
amministrazione delle aziende non hanno avuto sostanziali
modifiche negli ultimi decenni, malgrado i progressi ottenuti (e
gli investimenti fatti) nell’information technology.
• Il documento cartaceo continua a svolgere un ruolo di rilievo
individuando in esso il contenitore in grado di descrivere
compiutamente qualsiasi transazione aziendale.
• Siamo di fronte in questi casi ad una doppia gestione del fatto
amministrativo : molto veloce ed efficiente la parte
transazionale, sostanzialmente lenta e e costosa la parte
documentale
S O L U Z I O N I A G I L I P E R I M P R E S E A G I L I w w w . d o c f l o w . c o m
5. La “nuova amministrazione digitale”
• La convergenza di tre fattori ha reso possibile negli ultimi anni
una completa ridefinizione dei processi documentali:
– La diffusione di internet che consente la facile condivisione di dati e
documenti
– Lo sviluppo della tecnologia di document management
– La completezza delle normative sul documento informatico estese a livello
europeo
• E’ già possibile oggi ipotizzare una organizzazione della
amministrazione completamente automatizzata per il ciclo che
inizia con l’ordine e termina con il pagamento passando per
l’emissione (o la ricezione) della fattura.
• Il punto chiave è che sia il documento che la gestione dei suoi
processi di business diventano elettronici
S O L U Z I O N I A G I L I P E R I M P R E S E A G I L I w w w . d o c f l o w . c o m
6. L’UFFICIO ACQUISTI
I processi e i documenti
S O L U Z I O N I A G I L I P E R I M P R E S E A G I L I w w w . d o c f l o w . c o m
7. w w w . d o c f l o w . c o m
PROCESSO DOCUMENTALE
PROCESSO DOCUMENTALE
PROCESSO DECISIONALE
PROCESSO DECISIONALE
Formal. Proposta
Aggiudicazione
Analisi e Valutaz. Offerte
Fornitori
Formalizzazione Rich. di
Offerta
Individuazione Fornitori
Preparazione pre‐
selezione
Un processo di Acquisto
Formalizzazione pratica Conferma di Ordine di
acquisto Acquisto
S O L U Z I O N I A G I L I P E R I M P R E S E A G I L I
Analisi Richiesta di Approvazione ed Invio al
Acquisto fornitore
Analisi prelim. e assegn. Creazione Ordine di
Buyer Acquisto
8. Quando agire
• Il Processo amministrativo degli acquisti è in genere coperto
dal sistema gestionale ed in alcuni casi da un proprio SRM
(Supplier Relationship Management)
• Ci troviamo però spesso nella condizione dove il processo
documentale viene totalmente ignorato per:
– Archiviazione e protocollazione dei documenti
– Distribuzione da e per il fornitore
– Accesso e Ricerca storico
– Tematiche di Compliance e Governance
• Infine l’estensione del gestionale o del SRM ai documenti non
è percorribile per:
– Change Management
– Tecnologia
– Costi
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9. La Soluzione Docflow
DocFlow propone un sistema di
acquisizione, archiviazione e
distribuzione dei documenti a
supporto dei Processi Acquisti in
grado di dare efficienza ed
efficacia al processo
approvvigionamenti
minimizzando gli impatti
organizzativi
S O L U Z I O N I A G I L I P E R I M P R E S E A G I L I w w w . d o c f l o w . c o m
10. La Pratica di Acquisto
Richiesta di Acquisto
Richiesta/e di Offerta
Specifiche tecniche
Offerta/e Fornitori
Lettera di assegnazione
Con la semplice tecnica
di andare ad archiviare Lettera di accettazione
automaticamente ognuno
dei documenti otteniamo: Ordine/i
– composizione della Pratica Corrispondenza Ufficiale Entrante
Acquisti Elettronica
– Tracciatura dei principali passi
del processo. Corrispondenza Ufficiale Uscita
Bandi Gara
S O L U Z I O N I A G I L I P E R I M P R E S E A G I L I w w w . d o c f l o w . c o m
11. L’APPLICAZIONE
DocFlow Synergy per gli Acquisti
S O L U Z I O N I A G I L I P E R I M P R E S E A G I L I w w w . d o c f l o w . c o m
12. Funzionalità di Synergy APPR
• Archiviazione Documenti
– Cartacei da multi‐funzione o scanner dedicati
– Immagini da Fax Server
– Elettronici da posta elettronica o PC
– Automatici e manuali da sistema gestionale
• Gestione Documenti
– Raggruppamento per pratica acquisti
– Registrazione del protocollo
– Riconciliazione automatica via BarCode
– Conservazione Sostitutiva
• Distribuzione Documenti
– Invio automatico documenti al fornitore via email e fax
– “Portalino” fornitori
• Ricerca e Navigazione
– Ricerca per i dati gestionali della pratica
– Ricerca a testo libero sul contenuto
– Viste personalizzabili e navigabili
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13. Archiviazione e Protocollazione Documenti
2
I documenti che necessitano di essere prodotti in carta
3 vengono dotati nativamente di BarCode stampati e quindi
I documenti in ingresso pronti al ritorno per la scansione una volta lavorati
ed uscita vengono
protocollati con un
BarCode stampato “al
momento” e acquisiti con
scanner multi‐funzione o
dedicato
Synergy/APPR
1
I documenti emessi dal gestionale vengono
catturati in PDF ed archiviati insime ai dati
necessari per la ricerca e la catalogazione
4
I documenti direttamente
generati dagli utenti con 4
applicazioni di produttività Le eMail ed I documenti allegati
personale come Office vengono vengono archiviati e protocollati in
automaticamente archiviati e Synergy direttamente dal client
protocollati in Synergy Outlook/Notes e posti nella
direttamente nella pratica relativa pratica relativa
S O L U Z I O N I A G I L I P E R I M P R E S E A G I L I w w w . d o c f l o w . c o m
14. Distribuzione Gestione ed Accesso Documenti
5
Un operatore, dotato di smart card Poste, effettuerà
quindicinalmente la masterizzazione di CD contente i documenti
conservati a norme CNIPA AipaDocs.
Operatore
Conservazione
Gestionale Synergy/APPR
Dispatcher
Dispatcher
1
Il modulo dispatcher si occuperà di inviare
le fatture secondo i diversi canali attivati
per lo specifico cliente
Utenti ERP SAP Utenti ERP Utenti Web interni Clienti/Fornitori
3 4
2
I Gli utenti ERP saranno in grado di accedere ai singoli Gli utenti Web disporranno di un’applicazione I clienti/fornitori disporranno di un
documenti ed alla pratica completadirettamente dalle Web in grado di effettuare qualsiasi un’applicazione Web in grado di ricercare,
transazioni/mappe relative ricerca/operazione sui documenti archiviati mostrare e stampare i propri documenti.
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15. CONCLUSIONI
•Caratteristiche e benefici
•Estensioni
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16. Caratteristiche
• A differenza di altri approcci informatici minimizza l’effort (spesso nullo)
legato all’archiviazione dei documenti
• Accedibile via Web senza che sia richiesta l’installazione di moduli client
• Implementabile in tempi brevi (tipicamente in produzione in due mesi
dall’avvio)
• Altamente ingegnerizzato: sono previste solo attività di configurazione del
sistema e non di sviluppo
• Scalabile per ambienti complessi multi‐site e multi‐societari. Anche in
versione “alta disponibilità”
• Certificazione SAP per moduli specifici
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17. Benefici tangibili
• Automazione dell’invio dei documenti (dispatching)
con conseguente risparmio di “FTE” dedicate Agilità del
Business
• Archivio cartaceo ridotto al minimo grazie alla
conservazione sostitutiva e, dove necessario,
spostato in magazzino o remotizzato Costi/
Efficenza
• Aderenza a normative di Compliance & Governance
collegate ai processi di approvvigionamento
• Il Buyer ha più tempo a disposizione per le sue Ricavi
attività “core” (qualità delle forniture, trattative)
grazie a l’accesso informatizzato a tutte le pratiche
gestite.
• Le altre funzioni aziendali possono accedere Compliance &
facilmente alla base documentale e ricercare Governance
documenti per i loro scopi
• Ritorno d’immagine adottando tecniche di gestione
elettronica degli interscambi documentali (email e
portale) Soddisfazione
Dipendenti
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18. Estensioni possibili
• Implementazione dei Workflow non gestiti dall’ERP:
– Richiesta d’Acquisto
– Approvazione ordini
• Applicazione per la gestione dei documenti e dei processi legati alla
“Qualifica dei Fornitori”
• Estensione delle funzionalità del portale fornitori per tutti i processi
aziendali
• Tecniche di crittografia dei documenti (archiviazione e riservatezza nelle
comunicazioni)
• Tecniche di firma digitale qualificata per minimizzare la gestione dei
documenti cartacei
Claims Processing Workflow
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19. grazie Per maggiori informazioni
DOCFLOW ITALIA
Vincenzo Cocciolo
Partner & Sales Director
TEL: 02 57 50 33 66
www.docflow.com
DocFlow Italia Spa – Centro Direzionale Milanofiori Strada 4 Palazzo Q8 – 20089 Rozzano MI Tel 02 57 50 33 66 Fax 02 57 50 33 69 marketing@docflow.it
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