Il documento descrive il workflow come un'attività di automazione dei processi aziendali per gestire documenti e informazioni secondo regole precise. Presenta ge.flow, una soluzione di gestione documentale che ottimizza i processi aziendali, migliorando l'efficienza e il controllo. Inoltre, offre vantaggi come il monitoraggio dei flussi di lavoro e la possibilità di configurare workflow senza necessità di programmazione.

1. Il Workflow è l’attività di automazione dei processi aziendali , grazie ai quali documenti ed informazioni passano da una persona ad un'altra secondo precise regole procedurali, per ottenere il risultato desiderato. COS’È IL WORKFLOW Una Organizzazione è una concatenazione di "Attività" che creano un prodotto od un servizio. Le attività sono raggruppate in "Processi", collegati tra loro da legami e condizioni, finalizzati all'obbiettivo da raggiungere. Il funzionamento di una Organizzazione è rappresentato da una "serie di processi", cioè gruppi di attività collegati tra loro in modo logico per ottenere uno "scopo" desiderato. Il Workflow è la n aturale evoluzione di “Mansionari” o “Procedure dei Sistemi Qualità” (es.: ISO9000/ Vision2000) Gestione Documentale ed Archiviazione Digitale

2. Ge.Flow è ideale per ottimizzare e gestire, i processi documentali amministrativi, quelli gestionali, quelli della qualità, il tutto in conformità alle norme vigenti; Ge.Flow grazie alla caratteristica ASP (Application Service Provider) consente l'inserimento nei processi anche di utenti esterni, autorizzati e registrati dal sistema che, in condizioni di estrema sicurezza, possono avere accesso al sistema attraverso Internet (i clienti/fornitori per le aziende o il cittadino per la pubblica amministrazione); Ge.Flow è semplice da utilizzare, facile da configurare, avvicina le aziende e le pubbliche amministrazioni all'utilizzo di strumenti di workflow management permettendo di migliorare in efficienza, trasparenza, controllo di gestione; Ge.Flow aiuta l’azienda ad effettuare una fase di BPR (Business Process Reengineering), spesso necessaria per riorganizzare i processi. A CHI È UTILE GE.FLOW Gestione Documentale ed Archiviazione Digitale

3. Conoscere in ogni momento lo stato di approvazione di una fattura fornitore; Rispondere agilmente ai fornitori che chiedono informazioni sull'avanzamento delle proprie fatture, avendo sempre a disposizione tutti i documenti correlati... Monitorare il carico di lavoro dei vostri collaboratori; Ge.Flow consente di gestire agevolmente i flussi: Approvazione del pagamento delle fatture conformi all'ordine e alle merci consegnate. Gestione delle fatture non conformi. AD ESEMPIO PER..…. Gestione Documentale ed Archiviazione Digitale

4. Processi aziendali chiari e definiti Maggior controllo dei processi in atto Risparmio economico, di tempo e di risorse Migliore servizio ai Clienti (processi più veloci e precisi) Più risultati con meno sforzo PRINCIPALI VANTAGGI DI GE.FLOW Ge.Flow è la soluzione innovativa italiana di BPM (Business Process Management). Ge.Flow è il Workflow di Ge.DOC, che consente di automatizzare in modo semplice i processi documentali aziendali . Ge.Flow consente di realizzare soluzioni di Workflow utilizzando il linguaggio del business, permettendo la creazione di soluzioni web-based in tempi molto ridotti. COS’È GE.FLOW Gestione Documentale ed Archiviazione Digitale

5. Ad es.: Quando viene archiviata una fattura di acquisto, automaticamente sono coinvolti tutti gli amministrativi interessati, fino alla chiusura del workflow che in questo caso è il pagamento. L’archiviazione di un documento appartenente ad una tipologia di documento associata ad un workflow, dà lo start a tutti i processi previsti e coinvolge gli utenti interessati dal “Processo Aziendale”; GE.FLOW – ATTIVAZIONE AUTOMATICA WORKFLOW Start del Workflow Gestione Documentale ed Archiviazione Digitale

6. Appena effettuato il Login, immediatamente visualizziamo, sul “desktop documentale”….. le attività che abbiamo da svolgere, secondo il processo aziendale a cui siamo collegati GE. FLOW – FUNZIONI UTENTE Gestione Documentale ed Archiviazione Digitale

7. Può verificare i dettagli del documento/ pratica, soggetto al procedimento controllato da un workflow e svolgere le sue attività previste dal processo L’utente interessato dal “Processo Aziendale”, previsto dall’ organigramma, è coinvolto da semplici messaggi a cui rispondere: Notifiche di Workflow E-mail Messaggi di alert GE. FLOW – FUNZIONI UTENTE Notifiche Workflow Gestione Documentale ed Archiviazione Digitale

8. L’utente interessato dal workflow, può inoltre effettuare verifiche sulle attività svolte o da svolgere o che si trovino in un altro stato, ed eseguire ricerche GE. FLOW – FUNZIONI UTENTE Notifiche Workflow Gestione Documentale ed Archiviazione Digitale

9. RICERCA DEI MESSAGGI E’ possibile ricercare velocemente i propri messaggi Ricevuti; Inviati; Eliminati; Notifiche di workflow Gestione Documentale ed Archiviazione Digitale

10. Configurazione Workflow Da questa finestra, si può configurare facilmente e v isualizzare la struttura dei WorkFlow con il relativo dettaglio, nonché definire la sequenza dei passi del processo, lo stato iniziale e finale del workflow N.B.: Senza l’intervento di un programmatore. (es.: Workflow Fatture di Acquisto) GE. FLOW – FUNZIONI DELL’AMMINISTRATORE WKF Gestione Documentale ed Archiviazione Digitale

11. Configurazione Workflow Da questa finestra, si può v isualizzare il dettaglio di ogni singolo passo del WorkFlow GE. FLOW – FUNZIONI DELL’AMMINISTRATORE WKF Gestione Documentale ed Archiviazione Digitale

12. Configurazione Workflow Da questa finestra si può configurare il dettaglio di un Procedimento di un WorkFlow GE. FLOW – FUNZIONI DELL’AMMINISTRATORE WKF Gestione Documentale ed Archiviazione Digitale

13. Configurazione Procedimenti Elenco Stati previsti dal Procedimento Proc. Fatture, del workflow “ FATTURE DI ACQUISTO” GE. FLOW – FUNZIONI DELL’AMMINISTRATORE WKF Gestione Documentale ed Archiviazione Digitale

14. Configurazione Stati Es.: Stato di “SCELTA” Da questa finestra si possono : 1) configurare i passi del WorkFlow; 2) personalizzare il relativo messaggio di notifica; 3) configurare le “scelte” che ogni utente potrà affettuare. GE. FLOW – FUNZIONI DELL’AMMINISTRATORE WKF Gestione Documentale ed Archiviazione Digitale

15. Configurazione Stati Es.: Stato di "CHECKLIST" in creazione Da questa finestra si possono : 1) personalizzare il relativo messaggio di notifica; 2) stabilire le “attività” che ogni utente dovrà affettuare. GE. FLOW – FUNZIONI DELL’AMMINISTRATORE WKF Gestione Documentale ed Archiviazione Digitale

16. Configurazione Stati Es: Stato di tipo “INFORMAZIONE" Da questa finestra si possono : 1) personalizzare il relativo messaggio di notifica; GE. FLOW – FUNZIONI DELL’AMMINISTRATORE WKF Gestione Documentale ed Archiviazione Digitale

17. Verifica facilmente: Stati delle istanze “ storia” dei Workflow GE. FLOW – FUNZIONI DELL’AMMINISTRATORE WKF Gestione Documentale ed Archiviazione Digitale