Dokumen ini membahas tentang desain prosedur entri data yang akurat dan efisien melalui pengkodean, yang membantu memudahkan proses penginputan data dan mengurangi ambiguitas. Pengkodean digunakan untuk berbagai tujuan seperti pelacakan, klasifikasi, menyembunyikan informasi, dan mengungkapkan data dengan cara yang lebih bermakna. Secara keseluruhan, strategi pengkodean yang baik harus singkat, unik, stabil, dan dapat dimodifikasi untuk menyesuaikan dengan kebutuhan sistem yang berkembang.

1. SYSTEMS ANALYSIS AND DESIGN
“DESIGNING ACURATE DATA ENTRY PROCEDURES”
Created by
HAFZI HAYATI 1310532029
ANITA DIANA SARI 1310531001
LITA NOVIL HURRAHMAH 1310531034
RIZKA FAUZIA RAHMI 1310532001
A2
PROGRAM STUDI AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS ANDALAS
2015

2. DESIGNING ACURATE DATA ENTRY PROCEDURES
PENGKODEAN EFEKTIF
Salah satu cara data agar dapat dimasukkan secara lebih akurat dan efisien
adalah melalui keterangan yang cukup tentang pemakaian berbagai variasi kode.
Proses memasukkan data dari yang awalnya ambigu atau rumitmenjadi lebih
mudah. Dengan kata lain, pengkodean adalah penggunaan angka atau huruf
untuk memudahkan pekerjaan (jangan bingung dengan Program pengkodean).
Pengkodean membantu penganalisis sistem dalam mencapai tujuan secara
efisiensi, karena data yang dikodekan hanya memerlukan waktu yang singkat
untuk masuk,dan dengan demikian mengurangi jumlah item yang
dimasukkan.Pengkodean juga dapat membantu dalam pemilahandata sesuai pada
titik terakhir dalam proses transformasi data.
Selain itu, kode data dapat menghemat memori berharga dan ruang
penyimpanan.Singkatnya, pengkodean adalah caramenjadi mengesankan tapi
singkat dan ringkas dalam menangkap data. Selain menyediakan akurasi dan
efisiensi, kodeharus memiliki tujuan yang mendukung pengguna. Tipe tertentu
dari kode yang memungkinkan kita untuk memperlakukan data dalam cara
tertentu.
Maksud pengkodean meliputi:
1. Melacak sesuatu
2. Informasi Klasifikasi
3. Menyembunyikan informasi
4. Mengungkap Informasi
5. Meminta tindakan yang tepat
Masing-masing tujuan ini untuk pengkodean dibahas pada bagian berikut,
bersama dengan beberapa contoh kode.
1. Melacak Sesuatu
Terkadang kita menginginkan untuk mengidentifikasi seseorang, tempat,
atau suatu hal agar bisa saling berhubungan.Sebagai contoh, toko yang
memproduksi furnitur berlapis custom-made perlu menetapkan nomor pekerjaan

3. untuk sebuah proyek. Penjual perlu mengetahui nama dan alamat pelanggan, tapi
toko pekerjaan manajer atau para pekerja yang merakit perabotan tidak perlu
tahu siapa pelanggan. Akibatnya, nomor ditandai acak untuk pekerjaan itu.Nomor
tersebut dapat berupa acak atau berurutan, seperti yang dijelaskan dalam ayat
berikut.
KODE URUTAN SEDERHANA
Kode urutan sederhana adalah nomor yang ditugaskan untuk sesuatu jika
dirasa perlu diberi nomor.Oleh karena itu tidak ada hubungannya dengan data
diri.
Order # Product Customer
5676 Rocking Chair/with Leather Arthur Hook, Jr.
5677 Dining Room Chair/Upholstered Millie Monice
5678 Love Seat/Upholstered J. & D. Pare
5679 Child’s Rocking Chair/Decals Lucinda Morely
Gambar diatas menunjukkan bagaimana produsen furniture yang mendapatkan
nomor urut. Dengan nomor ini, perusahaan dapat melacak urutan proses. Hal ini
lebih efisien untuk memasuki pekerjaan "5676" dari "kursi goyang yang coklat dan
hitam dengan jok kulit untuk Arthur Hook, Jr."
Menggunakan kode urutan daripada nomor acak memiliki beberapa keuntungan :
- Menghilangkan kemungkinan menetapkan nomor yang sama.
- Memberikan pengguna perkiraan saat pesanan diterima.
Kode urutan seharusnya digunakan jika urutan pengolahan membutuhkan
ketengan dari urutan di mana item masuk ke sistem atau urutan peristiwa
terungkap. Contoh ditemukan dalam situasi bank menjalankan promosi khusus
yang membuatnya penting untuk mengetahui kapan seseorang diterapkan secara
khusus, keterkaitan pinjaman rumah yang rendah, karena (semua hal lain
dianggap sama) suatu pinjaman hipotek khusus akan diberikan pada kedatangan
pertama, dan dilayani pertama. Dalam hal ini, menetapkan kode urutan yang
benar untuk setiap pemohon adalah penting.

4. KODE PENURUNAN ABJAD
Beberapa alasan menggunakan kode penurunan abjad :
- Pada saat itu dirasa tidak cocok dalam penggunaan kode urutan. Misalnya
adalah ketika Anda tidak ingin seseorang membaca kode untuk mengetahui
berapa banyak nomor yang telah ditetapkan.
- Dimana kode urutan mungkin tidak berguna ketika banyak kode yang lebih
kompleks diinginkan untuk menghindari kesalahan. Salah satu kesalahan
yang mungkin akan menambah pembayaran untuk memperhitungkan 223
ketika Anda dimaksudkan untuk menambahkannya ke rekening 224, karena
Anda memasukkan digit yang salah. Kode derivasi abjad adalah pendekatan
yang umum digunakan dalam mengidentifikasi nomor rekening.
Contoh pada Gambar diatas berasal dari label surat untuk majalah. Kode menjadi
nomor rekening. Lima digit pertama datang dari lima digit pertama yang datang
dari lima kode pos pelanggan, tiga berikutnya adalah tiga konsonan pertama pada
nama pelanggan, empat angka berikutnya berasal darialamat jalan, dantiga
terakhirkodeuntuk majalah.
Tujuan kode ini :
1. Untuk mengidentifikasi atau mengenali suatu rekening.
2. Untuk mencetak label surat.
Ketika merancang kode ini, kode pos adalah bagian pertama dari nomor
rekening. Record (catatan) pelanggan biasanya diperbarui hanya sekali setahun,
tapi tujuan utama dari catatan adalah untuk mencetak label surat sebulan sekali
atau seminggu sekali. Kode pos sebagai bagian pertama dari bidang kunci utama
berarti bahwa record (catatan) tidak harus diurutkan berdasarkan kode pos untuk
surat massal, karena catatan pada file yang disimpan dalam urutan kunci utama.

5. 2. Mengklasifikasi Informasi
Klasifikasi memberi kemampuan untuk membedakan antara kelas item.
Klasifikasi diperlukan untuk berbagai tujuan, seperti menbalikkan bagian dari
rencana asuransi kesehatan karyawan , atau menunjukkan mana siswa yang telah
menyelesaikan persyaratan inti mereka. Untuk menjadi berguna, kelas harus
saling eksklusif.
Sebagai contoh, jika seorang siswa di kelas F, berarti mahasiswa, setelah
menyelesaikan 0-36 jam pelajaran, ia tidak harus diklasifikasikan sebagai seorang
mahasiswa sophomore (S). kelebihan kelas akan F= 0-36 jam pelajaran, S=32-64
jam pelajaran, dan seterusnya. Data tidak jelas dan tidak mudah ditafsirkan ketika
pengkodean kelas yang tidak saling eksklusif.
KODE KLASIFIKASI
Kode Klasifikasi digunakan untuk membedakan satu kelompok data dengan
karakteristik khusus yang lain. Kode klasifikasi dapat terdiri dari salah satu huruf
atau angka. Ini merupakan cara singkat untuk menjelaskan orang, tempat, benda,
atau peristiwa.
Kode Klasifikasi tercantum dalam bentuk manual atau diposting sehingga
pengguna dapat menemukannya dengan mudah.Seringkali, pengguna menjadi
begitu akrab dengan kode karena sering digunakan sehingga mereka menjadi
hafal.Pemakai mengklasifikasikan item dan kemudian memasuki kode langsung ke
sistem online.
Contoh klasifikasi pengkodean adalah cara, mungkin anda ingin membuat item
kelompok pengurangan pajak untuk tujuan menyelesaikan pajak penghasilan
anda.
Code Tax-Deductible Item
I Interest Payments
M Medical Payments
T Taxes
C Contributions
D Dues
S Supplies

6. Gambar diatas menunjukkan bagaimana kode ini dikembangkan untuk item
seperti bunga, pembayaran medis, kontribusi, dan sebagainya. Sistem
pengkodean sederhana: Ambil huruf pertama dari masing-masing kategori;
kontribusi = C, pembayaran bunga = I, dan persediaan =
Semua berjalan dengan baik sampai kita ke kategori lain (seperti computer
item, pembayaran asuransi, dan langganan) yang dimulai dengan huruf yang
sama kita gunakan sebelumnya. Gambar diatas menunjukkan apa yang terjadi
dalam kasus ini. Pengkodean itu membentang sehingga kita bisa menggunakan P
untuk "komputer," N untuk "Asuransi," dan B untuk "langganan."Jelas, situasi ini
masih jauh dari sempurna. Salah satu cara untuk menghindari jenis kebingungan
adalah untuk memungkinkan kode lebih dari satu surat, dibahas kemudian dalam
ini bab bawah subpos kode mnemonic. Pull-down menu dalam sistem GUI sering
menggunakan Kode klasifikasi sebagai jalan pintas untuk menjalankan fitur menu,
seperti Alt-F untuk menu File.
KODE URUTAN BLOK
Sebelumnya kita bahas kode urutan. Kode urutan blok adalah perluasan
dari kode urutan. Gambar dibawah menunjukkan bagaimana pengguna bisnis
memberikan nomor ke perangkat lunak komputer.Kategori utama dari perangkat
lunak adalah browser, paket database, dan desain web. Ini ditugaskan nomor urut
sebagai berikut "blok", atau berkisar: Browser 100-199, database 200-299, dan
seterusnya.

7. Keuntungan dari kode urutan blok adalah data yang dikelompokkan sesuai
dengan karakteristik umum, tapi masih mengambil keuntungan dari
kesederhanaan menugaskan jumlah yang tersedia berikutnya (dalam blok, tentu
saja) ke item berikutnya membutuhkan identifikasi.
3. Merahasiakan Informasi
Kode dapat digunakan untuk menyembunyikan atau merahasiakan
informasi yang mana kita tidak ingin orang lain tahu. Ada banyak alasan mengapa
pengguna bisnis mungkin ingin melakukan itu.
Sebagai contoh, sebuah perusahaan mungkin tidak ingin informasi dalam
file bagian personalia diakses oleh pekerja yang mengentri data. Sebuah toko
mungkin ingin tenaga penjualan mengetahui harga grosir untuk menunjukkan
kepada mereka minimum harga agar harga dapat ditawar. Sebuah restoran
mungkin ingin menahan informasi tentang layanan tanpa membiarkan pelanggan
tahu nama pelayan. Menyembunyikan informasi dan keamanan menjadi sangat
penting dalam beberapa tahun terakhir. Para perusahaan telah mulai mengizinkan
penjual dan pelanggan untuk mengakses database mereka secara langsung, dan
penanganan transaksi bisnis melalui internet telah membuat kita perlu untuk
mengembangkan skema enkripsi yang ketat.
KODE CIPHER
Mungkin metode pengkodean yang paling sederhana adalah substitusi
langsung satu huruf untuk yang lain, satu nomor untuk yang lain, atau satu huruf

8. untuk nomor. Sebuah jenis puzzle populer disebut kriptogram adalah contoh
substitusi huruf.
Gambar diatas adalah contoh kode cipher diambil dari Buffalo, New York,
department store yang dikodekan semua penurunan harga dengan kata BLEACH
MIND. Tidak satupun ingat mengapa kata-kata ini dipilih, tetapi semua karyawan
mengetahui itu dengan hati, sehingga kode cipher berhasil. Perhatikan gambar ini,
item dengan harga eceran $ 25,00 memiliki penurunan harga dari BIMC, atau $
18,75 ketika diterjemahkan huruf demi huruf.
4. Mengungkapkan Informasi
Terkadang hal ini diinginkan untuk mengungkapkan informasi kepada
pengguna tertentu melalui kode.Di sebuah toko pakaian, informasi tentang
departemen, produk, warna, dan ukuran dicetak bersama dengan harga pada tiket
untuk setiap item.Informasi ini membantu tenaga penjualan menemukan tempat
untuk barang dagangan.
Alasan lain mengungkapkan informasi melalui kode adalah untuk membuat
entri data lebih bermakna bagi manusia. Sejumlah nomor, nama, atau deskripsi
mendukung entri data yang lebih akurat. Contoh kode dalam ayat berikut
menjelaskan bagaimana konsep-konsep ini digunakan.
PENTING- BAGIAN DIGIT KODE. Saat itu dimungkinkan untuk menggambarkan
produk berdasarkan keanggotaannya dalam banyak subkelompok, kita bisa
menggunakan bagian digit kode yangsignifikan untuk membantu menjelaskan.
Contoh tarif harga di toko pakaian dalam

9. Gambar diatas adalah contoh dari sebuah significant digit efektif kode bagian.
2023954010 Red Maternity Dress, gaya 395, ukuran 10 4142191912 Beige mantel
musim dingin, gaya 219, ukuran 12 202 395 40 10 kode Merchandise. Untuk
pengamat kasual atau pelanggan, deskripsi item tampaknya menjadi salah satu
yang sudah lama diketahui. Untuk salah satu penjual, jumlah ini terdiri dari nomor
yang lebih kecil sedikit, masing-masing memiliki arti tersendiri.Tiga digit pertama
mewakili departemen, tiga berikutnya produk, dua berikutnya warna, dan dua
terakhir ukuran.Kode signifikan digit bagian dapat terdiri dari baik informasi yang
benar-benar menggambarkan produk (misalnya, nomor 10 berarti ukuran 10),
atau angka yang sewenang-wenang ditugaskan (untuk Misalnya, 202 ditugaskan
untuk berarti departemen bersalin).Dalam hal ini, keuntungan menggunakan kode
signifikan digit bagian adalah memungkinkan untuk menemukan item yang
termasuk tertentu kelompok atau kelas.
KODE MNEMONIC.Sebuah mnemonic (diucapkan Ni-mon -ïk) merupakan bantuan
memori manusia.Kode yang membantu baik data entri seseorang untuk
mengingat bagaimana memasukkan data atau pengguna mengingat bagaimana
menggunakan informasi tersebut, itu yang disebut sebagai mnemonic. Gunakan
kombinasi huruf dan symbol untuk menghasilkan cara yang benar- benar
menyolok untuk kode produk sehingga kode lebih mudah dilihat dan dimengerti.

10. Kode rumah sakit kota yang sebelumnya digunakan oleh Buffalo Regional
Blood Center adalah mnemonic, seperti yang ditunjukkan pada Gambar diatas.
Kode sederhana dibuat secara teliti karena administrator pusat darah dan
penganalisis sistem ingin memastikan bahwa kode rumah sakit mudah untuk
dihafal dan diingat.Kode mnemonic untuk rumah sakit membantu mengurangi
kemungkinan darah yang dikirim ke rumah sakit yang salah.
UNICODE
Kode memungkinkan kita untuk mengungkapkan karakter yang kita
biasanya tidak bisa input atau tampilan. Keyboard tradisional dukungan karakter
set yang akrab bagi orang yang menggunakan karakter abjad Barat (disebut
sebagai karakter Latin), namun banyak bahasa, seperti Yunani, Jepang, Cina, atau
Ibrani, tidak menggunakan alfabet Barat. Bahasa ini dapat menggunakan huruf
Yunani, atau mesin terbang atau simbol yang mewakili suku kata atau kata-kata
seluruh.Internasional Standar Organization (ISO) telah mendefinisikan Unicode
karakter, yang mencakup semua simbol bahasa standar, dan memiliki ruang untuk
65.535 karakter.
5. Mengambil Tindakan yang Tepat
Kode sering diperlukan untuk menginstruksikan baik komputer atau
pengambil keputusan tentang tindakan apa yang harus ambil. Kode tersebut
umumnya disebut sebagai kode fungsi, dan mereka biasanya mengambil bentuk
dari urutan atau kode mnemonic.
KODE FUNGSI. Fungsi yang penganalisis atau programmer menginginkan
komputer untuk mengerjakan data yang ditangkap oleh kode fungsi. Menguraikan
secara tepat kegiatan apa yang dikerjakan dengan menterjemahkannya menjadi
kode angka singkat atau alfanumerik.

11. Gambar diatas menunjukkan contoh dari kode fungsi untuk memperbarui
persediaan. Misalkan departemen susu, jika kasus yoghurt busuk, Anda akan
menggunakan kode 3 untuk menandai kejadian ini. Tentu saja, data yang
dibutuhkan untuk input bervariasi tergantung pada fungsi yang dibutuhkan.
Sebagai contoh, menambahkan atau memperbarui rekor hanya membutuhkan
kunci record dan kode fungsi, sedangkan menambahkan catatan baru akan
membutuhkan semua elemen data yang dimasukkan, termasuk kode fungsi.
Pedoman Umum Pengkodean
Pada bagian sebelumnya, kita meneliti tujuan untuk menggunakan berbagai
jenis kode ketika manusia dan mesin memasukkan dan menyimpan
data.Berikutnya, kita memeriksa beberapa heuristik untuk membuat sebuah
pengkodean sistem. Aturan ini ditunjukkan pada gambar dibawah
SINGKAT.Kode harus singkat.Kode yang terlalu panjang berarti lebih banyak
menggunakan tombol dan akibatnya lebih banyak kesalahan. Kode yang panjang
juga berarti bahwa menyimpan informasi dalam database akan memerlukan lebih
banyak memori. Kode pendek lebih memudahkan orang untuk mengingat dan
lebih mudah untuk masuk daripada kode yang panjang.
MENJAGA KESTABILAN KODE. Stabilitas berarti bahwa kode identifikasi untuk
pelanggan seharusnya tidak berubah setiap kali data baru diterima.
PASTIKAN KODE UNIK. Agar kode bekerja, mereka harus unik. Membuat catatan
dari semua Kode yang digunakan dalam sistem untuk memastikan bahwa Anda
tidak menetapkan nomor atau nama kode yang sama untuk item yang sama.
MENGIZINKAN KODE DAPAT BERURUTAN. Jika anda akan memanipulasi data
yang berguna, kode harus dapat diurutkan. Misalnya, jika anda melakukan

12. pencarian teks pada bulan- bulan dalam setahun pada pesanan yang meningkat,
"J" bulan akan keluar dari pesanan (Januari, Juli, dan kemudian Juni). Kamus
diurutkan dengan cara ini, satu huruf pada suatu waktu dari kiri ke kanan. Jadi,
jika Anda mengurutkan MMMDDYYYY dimana MMM berdiri untuk singkatan untuk
bulan, DD untuk hari, dan YYYY untuk tahun, hasilnya akan salah.
Gambar diatas menunjukkan apa yang akan terjadi jika pencarian teks dilakukan
pada bentuk yang berbeda dari tanggal. Kolom ketiga menunjukkan kesalahan
dimana bagian krisis tahun 2000 (Y2K) yang menyebabkan beberapa tanda
bahaya diterbitkan menjadi sampul majalah Time. Salah satu pelajaran adalah
untuk memastikan bahwa pengguna dapat melakukan apa yang mereka
maksudkan untuk bekerja dengan menciptakan kode.
MENGHINDARI KODE YANG MEMBINGUNGKAN. Cobalah untuk menghindari
menggunakan pengkodean karakter yang terlihat atau terdengar sama. Karakter O
(huruf o) dan 0 (angka nol) , seperti huruf I dan nomor 1, dan huruf Z dan nomor
2.
Gambar diatas Format kode X9X 9x9, di mana X adalah 9 singkatan nomor.Satu
keuntungan untuk menggunakan huruf-huruf dalam kode adalah untuk
memungkinkan lebih banyak data dalam kode enam digit (ada 26 huruf, tapi
hanya 10 angka).Karena kode yang digunakan secara teratur oleh Kanada,
merupakan kode yang masuk akal dan sangat baik untuk mereka. Untuk orang

13. asing mengirim surat ke Kanada, hal itu mungkin sulit untuk mengetahui apakah
simbol kedua hingga terakhir adalah Z atau 2.
MENJAGA KESERAGAMAN KODE. Kode yang digunakan bersama-sama, seperti
BUF-234 dan KU-3456, dianggap kurang baik karena pertama berisi tiga huruf dan
tiga angka, sedangkan yang kedua hanya memiliki dua huruf diikuti oleh empat
angka.Ketika Anda diminta untuk menambahkan tanggal, cobalah untuk
menghindari menggunakan kode MMDDYYYY dalam satu aplikasi, YYYYDDMM di
kedua, dan MMDDYY dalam ketiga.Hal ini penting untuk menjaga kode seragam
antara serta dalam program.
MENGIZINKAN MODIFIKASI KODE. Adaptasi (pencocokan) adalah kunci dari
sebuah kode yang baik. Analis harus mengingat bahwa sistem akan berkembang
dari waktu ke waktu, dan sistem pengkodean seharusnya juga mampu
menghadapi perubahan. Jumlah pelanggan akan bertambah, pelanggan akan
mengubah nama, dan pemasok akan memodifikasi cara mereka menomori produk
mereka. Analis harus mampu untuk meramalkan perubahan yaitu memperkirakan
apa yang pengguna bisnis inginkan dan mengantisipasi berbagai kebutuhan masa
depan ketika merancang kode.
MEMBUAT KODE BERMAKNA. Saat analis ingin menyembunyikan informasi dengan
sengaja, kode harus bermakna.Kode yang efektif tidak hanya berisi informasi,
tetapi mereka juga masuk akal untuk orang-orang yang menggunakan
mereka.Kode bermakna mudah dimengerti, bekerja dengan, dan dipanggil.
Pekerjaan entri data menjadi lebih menarik ketika bekerja dengan kode yang
berarti daripada hanya memasukkan rangkaian angka- angka yang kurang berarti.
EFFECTIVE AND EFFICIENT DATA CAPTURE
Untuk memastikan kualitas dari data yang dimasukan ke dalam system,
sangat penting untuk menangkap data secara efektif. Menangkap data
mendapatkan perhatian yang banyak seperti titik dalam pengolahan informasi
dimana penambahan produktifitas yang sangat baik dapat dibuat.
1. Deciding What to Capture

14. Keputusan apa yang ditangkap mendahului interaksi pemakai dengan
system. Keputusan tentang apa yang ditangkap untuk masukan system dibuat
antara penganalisis system dan pemakai system.
Ada dua jenis data untuk dimasukan :
- Data berubah atau bervariasi dengan setiap transaksi
Contohnya banyak persediaan yang dibeli setiap kali firma promosi
menempatkan sesuatu pesanan dengan grosir.Karena banyaknya perubahan
tergantung pada jumlah karyawan di firma promosi dan pada berapa banyak
rekening yang mereka layani, banyaknya data harus dimasukan ketika
pesanan dibuat.
- Data yang secara ringkas membedakan item khusus yang diproses dari
semua item lainnya
Contohnya memasukan record pasien dari nomor Kemanan social pasien dan
tiga huruf pertama dari nama akhirnya. Dengan cara ini pasien secara
khusus dideferensiasi dari pasien lain didalam system yang sama.
2. Letting the Computer Do the Rest
Saat mempertimbangkan data apa untuk ditangkap pada setiap transaksi
dan data apa yang dibiarkan untuk system dimasukan penganalisis system
harus mengambil keuntungan dari apa yang terbaik dilakukan oleh computer.
Computer dapat secara otomatis menagani tugas berulang, seperti (1)
merekam waktu transaksi, (2) menghitung nilai baru dari masukan, (3)
menyimpan dan mengambil kembali data pada permintaan. Dengan
mengerjakan tampilan terbaik computer, perancangan menagkap data yang
efisien menghindari masukan data yang tidak berguna, yang mengurangi
kesalahan manusia dan kebosanan.
Perangkat lunak dapat ditulis untuk menunjukan tanggal masukan data
secara otomatis sehingga seseorang yang memasukan data tidak merepotkan
diri untuk setiap transaksi yang diproses.Alternatifnya, program computer dapat
ditulis untuk menanyakan pemakai untuk memasukan tanggal hari ini.Sekali
dimasukan, system memulai untuk menggunakan data pada semua transaksi
yang diproses dalam sesi masukan data.

15. 3. Avoiding Bottlenecks and Extra Steps
Salah satu cara menghindari kemacetan adalah dengan memastikan bahwa
ada cukup kapasitas untuk menangani data yang dimasukan. Cara untuk
menghindari langkah ekstra tidak hanya ditentukan pada waktu analisis, tetapi
juga saat pemakai mulai berinteraksi dengan system.
4. Starting with a Good Form
Penangkapan data yang efektif tercapai hanya jika gagasan sebelumnya
diberikan kepada apa yang seharusnya sumber dokumen berisi. Operator
masukan data memasukan data dari dokumen sumber, dokumen ini adalah
sumber dari jumlah besar semua system data.
Dengan formulir yang efektif, sudah tidak perlu lagi untuk memasukan lagi
informasi yang sudah tersimpan dalam computer atau data seperti waktu atau
tanggal masukan dimana computer secara otomatis memutuskan.
5. Choosing a Data Entry Method
Terdapat beberapa metode masukan data yang efisien dan memilih salah
satu ditentukan oleh banyak factor, termasuk kebutuhan kecepatan, ketepatan,
dan pelatihan operator, harga dari metode masukan data, dan metode apa
yang dipakai sekarang ini dalam organisasi.
Beberapa metode masukan data :
- KEYBOARDS
Keyboards merupakan metode paling tua masukan data, dan tentunya
adalah alat yang sangan akrab dengan anggota organisasi.
- BAR CODES
Bar code secara khusus tampak pada
label produk. Bar code dapat sebagai
metacode atau kode yang
menyandikan kode, karena muncul
sebagai seri pita sempit dan lebar
pada label yang menyandikan angka

16. atau huruf. Symbol ini mempunyai akses dengan data produk yang disimpan
dalam memori komputer. Sorotan cahaya dari scanner menggambarkan pita
yang membentang pada label baik untuk mengkonfirmasi maupun merekam
data tentang produk yang lagi di-scan. Contoh nya pada gambar label bar
code memasukan pengkodean untuk produk bahan
makanan khusus.
- QR CODES
Kode QR di perkenalkan pertama kali di Jepang pada
tahun 1994 dengan kemampuannya yang dapat memuat
data lebih besar. Kode QR bisa memuat data secara
horizontal dan vertical.
- MICROSOFT TAGS
Sekarang menggunakan 4 warna membuat kode lebih
estetikal dibandingkan QR code hitam putih. Microsoft
tags hanya bekerja jika dicetak satu warna. Microsoft
tags mendukung pembuatan kode secara langsung pengguna ke website.
System Microsoft tag mensyaratkan sebuah kode dibaca oleh server. Kode ini
hanya bias digunakan di web link.
- RFID
Umumnya dikenal sebagai RFID, identifikasi frekuensi radio memungkinkan
pengumpulan data otomatis menggunakan RFID tag atau transponder yang
berisi chip dan antena. Tag RFID dapat melekat pada produk, paket, hewan,
atau bahkan manusia sehingga barang atau orang dapat diidentifikasi
dengan menggunakan frekuensi radio.
Tag RFID, juga disebut kartu kedekatan karena jangkauan mereka terbatas,
bisa pasif atau aktif. RFID tag pasif tidak memiliki sumber daya internal; tag
aktif melakukan. Tag pasif yang murah (kurang dari 5 ¢ per tag) dan
biasanya ukuran prangko. Tag aktif jauh lebih dapat diandalkan karena
mereka memiliki power supply sendiri.

17. - NEAR FIELD COMMUNICATION (NFC)
NFC dibangun berbasis RFID. NFC membolehkan dua komunikasi dan
digunakan pada system pembayaran di kasir. Kostumer hanya menggunakan
smartphone.
- OPTICAL CHARACTER RECOGNITION
Optical character recognition membiarkan pengguna membaca masukan dari
dokumen sumber dengan optical scanner lebih baik dari media
magnetic.Penggunaan alat OCR dapat mempercepat masukan data dari 60
hingga 90 persen dari beberapa metode dasar lainnya.
- MAGNETIC INK CHARACTER RECOGNITION
Karakter tinta magnetik dijumpai dibawah cek bank dan beberapa tagihan
kartu kredit. Metode ini sama dengan OCR dalam membaca karakter
khusus, tetapi penggunaannya terbatas. Masukan data melalui karakter
tinta magnetik (MICR) dikerjakan melalui mesin yang membaca dan
mengintrepretasi garis tunggal material yang disandikan dengan tinta yang
dibuat dari partikel magnetik.
- MARK-SENSE FORMS
Formulir mark sense membolehkan masukan data melalui penggunaan
scanner yang merasakan dimana tanda telah dibuat dengan pencil timah
pada formulir khusus.
Pemakaian yang umum adalah untuk menghitung lembar jawaban untuk
kuisioner survey seperti ditunjukan pada gambar disamping. Kelemaan nya
tidak dapat mengenali tanda sama dikerjakan oleh pembaca karakter
optikal. Tanda yang tidak jelas pada formulir kemudian dimasukan sebagai
data yang salah.

18. MENJAMIN KUALITAS DATA MELALUI VALIDASI INPUT
Kesalahan tidak dapat diarahkan seratus persen, dan penting sekali untuk
mengetahui kesalahan selama input, terutama untuk pengolahan dan
penyimpanan, tetapi tidak dapat terlalu diketatkan. Kekacauan masalah yang
disebabkan oleh input yang salah menjadi suatu mimpi buruk, paling sedikit
beberapa masalah perlu waktu yang lama untuk diselesaikan. Penganalisis system
harus mengasumsikan kesalahan data yang akan terjadi dan harus bekerja
dengan user untuk merancang uji validasi iinput guna mencegah kesalahan data
sebelum pemrosesan dan penyimpanan, karena kesalahan awal yang tidak diatasi
akan memakan biaya mahal dan waktu untuk memperbaiki nya di kemudian hati.
Pentingnya validasi input untuk menjamin banyak masalah potensial
dengan data dapat diatasi segera:
Tipe Validasi Dapat mencegah masalah
Validasi transaksi masukan  Mengirimkan datayang salah
 Data yang dimasukkan dari orang
yang tidak berhak
 Meminta system untuk menjalankan

19. fungsi yang salah
Validasi masukan data  Kehilangan data
 Panjang field yang salah
 Data memiliki komposisi yang tidak
dapat diterima
 Data berada diluar batasan
 Data tidak valid
 Data tidak sesuai dengan data yang
tersimpan
Validasi Transaksi Masukan
Validasi transaksi masukan paling banyak dilakukan melalui perangkat
lunak, dimana tanggung jawabnya pada pemrogram, tetapi sangat penting bagi
penganalisis system mengetahui masalah umum apa yang mungkin menyebabkan
tidak validnya transaksi.
Tiga masalah utama yang dapat terjadi dengan transaksi input, yaitu:
 Memasukan Data yang Salah
Contohnya memasukan data yang salah kepada system, seperti mencoba
untuk masukan nomor keamanan social pasien ke dalam system penggajian di
sebuah rumah sakit.Kesalahan ini biasanya merupkan suatu kecelakaan, tetapi
seharusnya dikurangi sebelum data diolah.
 Memasukan Data dari Orang yang Tidak Berhak
System seharusnya juga dapat mengetahui jika bukan data yang benar
diserahkan dari orang yang tidak berwenang.Contoh, hanya pengawas ahli
farmasi yang boleh memasukkan taris untuk mengontrol zat kimia dalam
apotek.
 Meminta Sistem untuk Menjalankan Fungsi yang Tidak Dapat
Diterima
Kesalahan ketiga transaksi masukan yang tidak valid adalah meminta
system untuk menjalankan fungsi yang tidak dapat diterima. Contoh, logika
sekali bagi human resources manager untuk memperbaharui record karyawan,

20. tetapi ini akan tidak valid untuk meminta system untuk menciptakan file baru
yang lebih baik daripada hanya pembaharuan record.
Validasi Data Masukan
Beberapa uji masukan ke dalam perangkat lunak untuk menjamin validasi ini.
 Uji untuk Data yang Hilang
Untuk beberapa situasi, semua item data harus diberikan. Untuk contoh,
file keamanan social untuk pembayaran pengunduran diri atau
ketidakmampuan akan tidak valid jika tidak disertai bonor keamanan social.
Sebagai tambahan, seharusnya suatu record meliputi data kunci yang
membedakan satu record dari yang lainnya dan fungsi kode menceritakan
computer apa yang dikerjakan terhadap data. Penganalisis system
memerlukan interaksi dengan pemakai untuk menentukan item data apa yang
esensial dan ditemukan apakah kasus luar biasa yang sering terjadi akan
membolehkan data pertimbangan valid jika beberapa data item hilang.
Contoh, baris alamat kedua berisi nomor apartemen atau insial nama orang
mungkin tidak perlu dimasukkannya.
 Uji untuk Mengoreksi Panjang Field
Contoh, jika stasiun cuaca Omaha, Nebraska, melaporkan kepada computer
layanan cuaca nasional tetapi secara tidak sengaja memberikan dua kode
huruf kota (OM) daripada tiga huruf kode nasional (OMA), data masukan
mungkin dianggap tidak valid dan karenanya tidak akan diproses.
 Uji untuk Kelas atau Komposisi
Uji untuk uji validasi kelas atau komposisi menguji field data yang
seharusnya terisi angka tidak termasuk huruf, dan vice virsa. Untuk contoh,
jumlah tagihan kartu kredit American Express seharusnya tidak memasukkan
huruf apa saja. Penggunaan uji komposisi, program seharusnya tidak
menerima nomor tagihan American Express yang terdiri dari huruf dan angka.
 Uji untuk Range atau Kelayakan
Uji validasi untuk range atau kelayakan sesungguhnya apakah masukan
secara umum dalam pengukuran yang ditentukan yang menjawab pertanyaan
apakah data dalam range yang diterima atau apakah data layak dengan

21. parameter yang ditentukan sebelumnya. Contoh, jika user mencoba untuk
menguji tanggal kiriman, uji range tidak akan membiarkan tanggal pengiriman
pada hari ke-32 oktober maupun kiriman di dalam didalam bulan ke-13, range
yang diterima adalah dari tanggal 1-31 dan bulan 1 – 12.
Suatu uji kelayakan memastikan apaka item membuat arti untuk transaks.
Untuk contoh, pada saat menambah karyawan baru pada daftar gaji,
memasukkan umur 120th
akan tahun masuk akal. Uji kelayakan dipakai untuk
data kontinu, seperti data yang mempunyai nilai dengan range kecil.Uji ini
dapat meliputi batas bawah, batas atas, atau batas bawah dan atas.
 Uji untuk Nilai Tidak Valid
Memeriksa nilai masukan yang tidak valid dikerjakan jika hanya da sedikit
nilai yang valid.Uji ini tidak mudah dikerjakan pada keadaan dimana nilainya
tidak terbatas dan tidak dapat diperkirankan.Jenis uji ini berguna untuk
memeriksa jawaban dimana data dibagi ke dalam jumlah kelas yang terbatas.
Contohnya, komisi perusahaan membagi rekening kedalam tiga kelompok:
kelompok 1 = rekening aktif, kelompok 2 = rekening tidak aktif, dan kelompok
3= rekening yang yang ditutup. Jika data ditandai dengan kelompok lain,
maka nilai menjadi tidak valid. Uji ini biasanya dikerjakan terhadap data yang
hanya mempunyai nilai tertentu.Jika ada beberapa nilai, biasanya disimpan
dalam file table kode. Nilai-nilai dalam file memberikan kemudahan untuk
menambahkan atau mengubah suatu nilai.
 Uji Keterkaitan (Cross-Reference)
Uji keterkaitan digunakan saat satu elemen mempunyai hubungan dengan
uyang lainnya.Untuk mengerjakan keterkaitan, setiap field harus
benar.Contoh, harga jual item seharusnya lebih besar dibandingkan biaya
pembelian item. Harga harus dimasukkan, numeric, dan lebih besar dari nol.
Criteria yang sama digunakan untuk validasi biaya. Pada saat harga dan biaya
valid, maka dapat dibandingkan.
 Uji Perbandingan dengan Data yang Tersimpan
Contohnya, bagian nomor inventori yang baru dimasukkan,bias
diperbandingkan dengan nomor inventori lengkap untuk memastika bahwa
nmor yang baru dimasukkan ada dan dimasukkan secara benar.

22. Menyiapkan kode diri validasi (cek digit)
Metode lain untuk memastikan keakuratan data, khususnya nomor
identifikasi adalah dengan menggunakan cek digit dalam kode itu sendiri. Misalkan
kita memiliki nomor bagian 53411 yang harus diketik ke dalam system.Sementara
yang sedang masuk terjadi berbagai jenis kesalahan.Salah satu kesalahan yang
mungkin yaitu memasukan satu digit, misalnya petugas ketik 54411 bukannya
53411. Tipe kedua dari kesalahan digit seperti: terjadi ketika dua tombol yang
ditekan dalam urutan terbalik, dimaksudkan jumlah 53411 dan diketikkan menjadi
54311. Kesalahan transposisi juga sulit bagi manusia untuk dideteksi.
Prosedur tetap untuk menggunakan cek digit yaitu dimulai dengan kode
angka asli, melakukan beberapa matematika di sebuah cek digit. Proses
matematika meliputi: mengalikan setiap digit dalam kode asli dengan beberapa
bobot yang telah ditentukan, menjumlahkan hasil, dan kemudian membagi jumlah
dengan sejumlah modulus. Akhirnya sisanya dikurangi dengan jumlah modulus,
dan akan memberikan kita cek digit.
Sebuah rumus yang terkenal untuk cek digit adalah rumus Luhn yang
diciptakan pada 1960-an. Hal ini digunakan oleh perusahaan-perusahaan kartu
kredit.
Memverifikasi kartu kredit
Ketika kartu kerdit dimasukkan kedalam website atau program computer,
cek pertama adalah panjang nomor tersebut.Perusahaan kartu kredit merancang
kartu mereka dengan menyertakan nomor yang berbeda dari setiap digit.
Tes lain untuk mencocokkan perusahaan kartu kredit dan bank adalah
kebeneran bahwa kartu tersebut memang dikeluarkan dari perusahaan. Empat
digit pertama biasanya menandakan jenis kartu, digit yang ditengah biasanya
mewakili bank dan nasabah, dan digit terakhir adalah cek digit.
Selain metode verifikasi ini, rumus Luhn dapat digunakan: misalkan kita
diberikan nomor 7-7-7-8-8-8, dimana angka-angka pertama mewakili nomir
rekening bank dan digit terakhir adalah cek digit.
Menerapkan rumus Luhn untuk melihat apakah digit yang dimasukkan adalah
angka yang benar:

23. 1. Klik dua kali dua digit terakhir, lalu dua kali juga disetiap digit lainnya (yang
melewatkan digit, dua kali lipat berikutnya, lewati digit, dua kali lipat
berikutnya, dan seterusnya). Contohnya: nomor 7-7-7-8-8-8 menjadi 14-7-
14-8-16-8.
2. Jika dua kali lipat setiap hasil digit lebih dari 10, maka untuk mengurangi
dua digit menjadi satu digit dilakukan dengan menambahkan angka dari
dua digit tersebut. Contohnya: 14 menjadi 1+4=5 dan 16 menjadi 1 + 6
=7. Dengan demikian nomor asli 7-7-7-8-8-8 telah berubah menjadi nomor
baru yaitu 5-7-5-8-7-8.
3. Tambahkan semua angka pada nomor yang baru. Jadi, 5+7+5+8+7+8 =
40.
4. Lihatlah total. Jika berakhir di nol, maka nomor ini berlaku sesuai dengan
rumus luhn.
Karena 40 berakhir dengan nol (0), dapat disimpulkan bahwa telah
melewati tes Luhn formula.
Rumus luhn dapat digunakan untuk mengidentifikasi kesalahan dalam
memasuki kartu kredit yang salah. Contoh, nomor kartu kredit 1334-1334-1334-
1334 diasumsikan berlaku karena digit dari nomor 2364-2364-2364 jika
ditambahkan 60, dan berakhir dengan nol. Jika pengguna tidak benar
memasukkan digit, maka total tidak akan di akhiri dengan nol.
Namun, rumus Luhn tidak menangkap setiap kesalahan. Jika pengguna
membuat kesalahan dalam memasukkan lebih dari satu angka, misalnya
memasukkan 1344-1334-1334-3314, jika kelipatannya ditotalkan masih berjumlah
60, maka kesalahan trasposisi ini (membalik digit kedua terakhir dan keempat
terakhir) tidak akan terdeteksi.
Proses Validasi
Hal ini penting untuk memvalidasi setiap bidang menjadi valid atau
kesalahan telah terdeteksi.Urutan pengujian data pertama adalah memeriksa data
yang hilang.Kemudian tes sintaks dapat memeriksa panjang data yang masuk dan

24. memeriksa kelas yang tepat.Sampai setelah sintax benar, seperti semantik,
mengetahui makna dari data validasi.
Biasanya memvalidasi suatu bidang dilakukan dengan pernyataan
IF…ELSE, tetapi ada juga dengan metode pola validasi.Biasanya pola ini
ditemukan dalam desain database (di dala Microsoft access), tetapi mungkin
terdapat dalam bahasa pemrograman seperti perl, JavaScrit, dan Skema XML.Pola
berisikan kalimat biasa dan mengandung symbol-simbol yang mewakili jenis data
yang harus ada.
Karakter-karakter yang digunakan dalam pola validasi:
Karakter kode Makna yag digunakan dalam pola validasi
d
D
w
W
.
[character]
[char-char]
[a-z][A-Z][0-9]
[^character]
[^char-char]
[^a-z]
[n]
[n,]
s
S
Merepresentasikan sebuah angka dari 0-9
Merepresentasikan selain angka (nondigit)
Merepresentasikanhuruf, angka atau mengarisbawahi
Merepresentasikan selain huruf, angka atau
mengarisbawahi
Kecocokan semua karakter
Cocok dengan satu karakter yang berada dalam kurung
Cocok dengan jangkauan/range karakter
Akan menerima setiap huruf atau angka
Cocok dengan apapun selain dengan karakter
Cocok dengan apaput diluar range karakter
Akan menerima apapun kecuali huruf kecil
Sama persis kejadia n dengan kejadian sebelumnya
Sedikit sama kejadian n dengan karakter
Setiap karakter ruang kosong
Setiap karakter tidak ada ruang kosong

25. Keuntungan akurasi (ketepatan) data dalam lingkungan e-commerce
Menigkatkan keakuratan data adalah salah satu keuntungan dari transaksi e-
commerce yang memilki 4 alasan utama yaitu:
1. Pelanggan secara umum mengisi data sendiri
Keakuratan data akan meningkat, karena pelanggan lebih mengetahui
informasi dirinya dari pada orang lain.
Apabila informasi ini diberikan pelanggan melalui telepon, akan sering
terjadi kkesulitan mengeja alamat,apabila informasi ini diberikan pelanggan
melalui formulir kertas faks, kesulitan terjadi jika lembar faks sulit dibaca.
2. Menyimpan data untuk penggunaan selanjutnya
Setelah pelanggan memasukkan informasi, ini mungkin di simpan dalam
computer pribadi mereka. Jika mereka kembali pada situs E-commerce dan
mengisi formulir yang sama untuk melengkapi transaksi kedua,jika
pelanggan mengetik nama mereka, menu drop-down
Akan menyarankan nama lengkap mereka. Nama lengkap dimasukkan dan
tidak ada penulisan lebih lanjut untuk field ini.
3. Menggunakan data melalui proses pengisian pesanan
Pada saat perusahaan mendapat informasi pesanan pelanggan, perusahaan
dapat memakai dan menggunakan kembali informasi melalui proses
pengisian pesanan seratus persen.Sehingga informasi setiap pelanggan
dapat tersimpan di dalam data elektronik perusahaan.
Karena itu, informasi dikumpulkan untuk melengkapi pesanan, dapat juga
digunakan untuk mengirim faktur kepada pelanggan, mendapatkan produk
dari gudang, mengirimkan produk, kirim arus balik kepada pelanggandan
meminta produk lagi dengan pemberitahuan ke pabrik.Ini juga dapat
digunakan untuk mengirim lembar katalog kepada pelanggan atau
mengirim tawaran khusus dengan email.
Proses elektronik ini dapat tidak hanya cepat mengantarkan produk, tetapi
meningkatkan keakuratan sehingga produk diantarkan kepada alamat yang
benar dan data yang lebih akurat. Informasi elektronik memberikan
manajemen data persediaan, termasuk memeriksa produk dalam data
elektronik, automatisasi rencana, penjadwalan dan perkiraan.

26. 4. Memberikan feedback kepada pelanggan
Konfirmasi dan pembaharuan status pesanan adalah cara pemberian
feedback kepada pelanggan yang dapat ditingkatkan. Jika pelanggan
menerima konfirmasi kesalahan dalam pesanan, pesanan dapat dikoreksi
dengan cepat.Keakuratan dapat diperbaiki dengan feedback terbaik dari
pesusahaan ataupun dari pelanggan.
REFERENSI
Kendall, Kenneth E. 2014. System Analysis and Design. England : Personal
Edication Limited
Kendall, Kenneth E. 2003. Analisis dan Perncangan Sistem. Edisi ke 5.
Diterjemahkan oleh : Thamrin Abdul Hafedh Al-Hamdany,B.Sc., M.Sc.
Jakarta : PT Prenhallindo