2. Bộ môn

3. NGHIỆP VỤ

4. Tổ chức ngày làm việc của người quản lý là
công việc phải làm hàng ngày. Đa số mọi người
cho rằng đây là việc làm không khó. Ít người
thừa nhận rằng đã làm việc đó rất tồi. Một quản
trị viên hay nhân viên văn phòng đều cần phải
biết quản lý quỹ thời gian, tổ chức sắp xếp một
ngày làm việc cho hiệu quả.

5. Nội dung
I. Tự sắp xếp, bố trí công việc của
nhân viên văn phòng
II. Lên lịch làm việc
III. Điều hành một ngày làm việc ở văn
phòng
IV. Quản lý thời gian hiệu quả

6. I. Tự sắp xếp, bố trí công việc
Mỗi người tự ý thức trách nhiệm, tự sử dụng thời
gian sao cho hiệu quả

7. Yêu cầu sắp xếp công việc
 Nâng cao khả năng hoàn thành nhiệm vụ
 Nâng cao năng suất lao động và hiệu quả công
việc
 Giảm đến mức thấp nhất tình trạng căng thẳng,
tránh mệt mỏi
 Tạo ra thời gian rảnh cho cá nhân và sử dụng hiệu
quả thời gian đó
 Tránh những việc gây lãng phí thời gian

8. Nguyên
nhân
Thiếu kỹ năng
gọi điện
Thiếu kỹ năng
hội họp
Thiếu kỹ năng
ủy nhiệm
Tổ chức
công việc kém
Công việc bị
ngắt quãng
Cầu toàn Trì hoãn
Biện pháp không
phù hợp
Không biết cách
từ chối
Vùi đầu vào
giấy tờ

9. II. Lên lịch làm việc
1. Lịch làm việc của lãnh đạo
Gồm các lịch làm việc của giám đốc, phó giám đốc
do thư ký chủ trì trên cơ sở tham khảo ý kiến của
lãnh đạo
2. Lịch làm việc của văn phòng
Do chánh văn phòng căn cứ vào kế hoạch của văn
phòng và ý kiến của lãnh đạo
3. Lịch làm việc của cá nhân
Cá nhân căn cứ vào lịch của văn phòng và trách
nhiệm của mỗi cá nhân

10. III. Điều hành một ngày làm việc ở
văn phòng
1. Khởi đầu ngày làm việc
Về nguyên tắc quản trị viên văn phòng phải
đến đúng giờ song thực tế thì chánh văn
phòng, thư ký giám đốc phải đến sơm hơn
vài phút để mở phòng làm việc giám đốc,
kiểm tra lại các trang thiết bị, đưa các trang
thiết bị sẵn sàng để lãnh đạo làm việc ngay

11. III. Điều hành một ngày làm việc ở
văn phòng
2. Trong ngày làm việc
Nhân viên thư ký, văn thư phải kiểm tra lại các
giấy tờ, công văn có tồn đọng lại của ngày hôm
trước
Thống nhất các loại lịch (cá nhân, văn phòng, lãnh
đạo) tránh chồng chéo nhau
Tổ chứ soạn thảo các văn bản quản lý
Sắp xếp quản lý hồ sơ tài liệu
Xử lý các tình huống đột xuất

12. III. Điều hành một ngày làm việc ở
văn phòng
3. Kết thúc ngày làm việc
Dự kiến công việc ngày hôm sau, kiểm tra, rà
soát lại công văn giấy tờ đã xử lý, thư ký văn
phòng và chánh văn phòng về sau để kiểm tra
lại các dụng cụ trang thiết bị

13. IV. Quản lý thời gian hiệu quả

14. thời gian công việc ghi chú
6h - 6h30 chuẩn bị trước khi đi học
6h30 - 11h30 đi học
11h30 - 12h thời gian rảnh
12h - 12h30 ăn trưa
12h30 - 13h nghỉ ngơi
13h - 18h chơi game, online
18h - 19h ăn tối
19h - 21h học bài
21h - 22h xem tivi
22h - 22h15 vệ sinh cá nhân
22h15 đi ngủ
Thời gian biểu cá nhân

15. thứ 2 hoàn thành phần I bài thuyết trình
thứ 3 hoàn thành phần II bài thuyết trình
thứ 4 hoàn thành phần III bài thuyết trình
thứ 5 hoàn thành phần IV bài thuyết trình
thứ 6
các thành viên xem lại bài thuyết trình, đưa ra các ý
kiến
thứ 7
tổng hợp ý kiến, chỉnh sửa bài thuyết trình cho phù
hợp
chủ nhật hoàn thiện bài thuyết trình
thời gian biểu làm việc của nhóm

16. IV. Quản lý thời gian hiệu quả

17. Một số giải pháp
1. Có lịch làm việc hàng ngày, hàng tuần
Ưu tiên những công việc quan trọng phải
làm ngay » quan trọng nhưng không vội
» không quan trọng
2. Lên kế hoạch và ước chừng thời gian
Cần phải "lượng hóa" kế hoạch. Tức là quy về
những con số cụ thể. Việc này cần giải quyết
trong bao lâu
3. Dừng lại và suy nghĩ
Trước khi bắt đồng hành động, hãy dừng lại một
chút xem cách giải quyết nào là tốt nhất

18. Một số giải pháp
4. Kế hoạch dự phòng
Mọi thứ đều có thể thay đổi và biến chuyển. Vì
vậy bạn luôn phải nghĩ đến nhưng phát sinh trong
quá trình làm việc và đưa ra kế hoạch dự phòng
5. Tự đặt những câu hỏi cho bản thân
Việc này có quan trọng không?
Có cần làm ngay không?
Có cần đích thân mình phải làm không?

19. Thank
You