Kỹ năng điều hành cuộc họp

1. GVHD: PGS. TS Lê Thị Hoa
Nhóm 10

2. Họ và Tên
1.Nguyễn Khánh Nhi
2.Phan Ngọc Chánh
3.Võ Bé Tư
4.Trần Trần
MSSV
1256160062
1256160005
1256160103
1256160094
Danh sách nhóm

3. Mục Lục
I. Khái niệm
II. Mục đích
III. Các kỹ năng cơ bản điều hành cuộc họp
A. Chuẩn bị cuộc họp
B. Tiến hành cuộc họp
C. Kết thúc cuộc họp
IV. Ứng dụng

4. I. Khái niệm:
-Họp là một hình thức giao tiếp.Đó là việc một nhóm người tập trung
lại với nhau với mục đích như thảo luận, giải quyết xung đột, lấy ý
kiến tập thể, thông báo một quyết định quan trọng hay đưa ra quyết
định nào đó…
-Kỹ năng điều khiển cuộc họp là khả năng người điều khiển cuộc họp
áp dụng những gì mình đã học hỏi, thu thập được để cuộc họp diễn ra
suôn sẻ và thành công.
=> Mọi cuộc họp đều phải được chuẩn bị, cân nhắc và tiến hành để giải
quyết vấn đề sao cho mọi thứ đều tốt.

5. II. Mục đích:
- Tùy vào mục tiêu của cuộc họp để có kế hoạch cụ thể,
người họp áp dụng điều họ học hỏi, tích lũy được như kỹ
năng thuyết trình, kỹ năng lắng nghe, quản lý thời
gian…Để có thể dẫn dắt, hướng cuộc họp đi tới thành công,
suôn sẻ.

6. III. Các kỹ năng cơ bản để tổ chức một cuộc họp:
A. Chuẩn bị cuộc họp
- Có thể nói, khâu chuẩn bị là vô cùng quan trọng, quyết
định sự thành công hay thất bại của một cuộc họp.
- Đầu tiên, bạn cần lên kế hoạch, xác định nội dung, mục
đích của cuộc họp cho phù hợp với thời gian ấn định trước.
-Nắm rõ mục đích, yêu cầu của cuộc họp

7. -Nắm được số lượng, thành phần của cuộc họp: cá nhân
nào? bộ phận nào? Để gửi thư mời đến dự họp
- In ấn tài liệu liên quan đến nội dung, chương trình buổi
họp  gửi cho các thành viên dự họp
-Chuẩn bị nhân sự ghi biên bản cuộc họp
- Quan trọng nhất là bạn cần lường trước các tình huống
xảy ra trong cuộc họp để dự phòng phương hướng giải quyết.

8. -Việc quan trọng nhất là chuẩn bị thời gian và địa điểm của
buổi họp: tổ chức ở đâu ? Vào lúc nào?
-Không gian của cuộc họp: ánh sáng, màu sác, bố trí sao
cho mọi người cảm thấy thoải mái, tập trung vào cuộc họp
- Sắp xếp chỗ ngồi, bàn ghế… cho thành viên dự họp phù
hợp với vai trò và vị trí của họ trong cuộc họp, kiểm tra máy
chiếu, thiết bị,chuẩn bị thức uống, đồ ăn nhẹ… cho cuộc họp.
- Người điều khiển cuộc họp cần dành ra một vài phút
trước cuộc họp diễn ra để trao đổi với các thành viên
nội dung cuộc họp

9. B. Tiến hành cuộc họp
-Hai kỹ năng quan trọng trong điều khiển cuộc họp chính là
quản lý thời gian và xử lý tình huống.
Kỹ năng quản lý thời gian:
-Người điều khiển cuộc họp cần tuân thủ thời gian đảm bảo
đúng giờ, phân chia thời gian phù hợp với nội dung cần thảo
luận, trao đổi, không đi lạc trọng tâm.

10. -Đặt ra các nguyên tắc cơ bản cho một cuộc họp
phân chia thời gian hợp lý cho mỗi nội dung trình bày
-Duy trì trọng tâm và tiến triển cuộc họp cho phù hợp với thời
gian cho phép, đảm bảo cuộc họp tiến hành trôi chảy và đi đúng trọng
tâm
-Đảm bảo thời gian không bị lãng phí, không cho phép các phát
biểu quá dài, lan man vào một vấn đề nào đó.
-Khi cuộc họp đi được nửa chặng đường, cần dành ra khoang 30
phút để mọi người nghỉ nơi, thư giãn, ăn nhẹ… trước khi tiếp tục họp
thường xuyên nhắc mọi người về thời gian còn lại của cuộc họp.
-Biết cách điều chỉnh nhịp độ của cuộc họp, khi nào cần đi nhanh,
chậm hoặc ngưng lại. Tuy cần tôn trọng về mặt thời gian, nhưng người
điều khiển cuộc họp cũng nên dành thời gian cho việc lắng nghe,
khuyến khích các cá nhân phát biểu.. Để cuộc họp thành công, thực sự
tốt.

11. Kỹ năng xử lý tình huống :
+ Tùy thuộc vào đối tượng: tích cực, quân bình chủ nghĩa hay tiêu cực để có cách xử
lý khôn khéo và phù hợp.
Một số tình huống thường xảy ra trong cuộc họp và cách giải quyết ra sao?
Ví dụ: người dự họp đến trễ, người dự họp dễ bị kích động, người dự họp nói nhiều,
người dự họp không tập trung, các ý kiến đã kích lẫn nhau, họp hết giờ nhưng mục
đích vẫn chưa đặt ra....
Kỹ năng xử lý tình huống cơ bản:
_ Người dự họp đến trễ: Nhấn mạnh giờ giấc trong trương trình họp, phạt người
đến trễ, thưởng cho người đến sớm hoặc thông báo,giao cho người đến trễ một
nhiệm vụ trong cuộc họp.
_ Người dự họp dễ bị kích động: Giao cho người dự họp một nhiệm vụ trong cuộc
họp hoặc xin mời trao đổi lại vấn đề sau cuộc họp.
_ Người dự họp nói nhiều:Yêu cầu người nói trình bày ngắn gọn, khéo léo cắt ngang
khi đã đủ ý, ngồi bên cạch người dự họp và ra dấu hiệu khi thấy người này có dấu
hiệu muốn nói nhiều.
_ Các ý kiến đả kích lẫn nhau: ghi ý kiến của mọi người lên bảng, sử dụng công cụ hỗ
trợ tùy thuộc vào tính chất và mục đích của cuộc họp. Những công cụ hỗ trợ đắc lực
để cuộc họp có hiệu quả: brainstroming, sáu chiếc mũ tư duy, mindmap.

12. C. Kết thúc cuộc họp
Tổng kết những vấn đề cốt lõi đã được giải quyết.
Thống nhất ý kiến
Bàn giao công việc cho các thành viên
Viết báo cáo .

13. IV.Ứng dụng

14. Tài liệu tham khảo
_ Tâm lý học giao tiếp. PGS.TS Lê Thị Hoa
_ Kỹ năng mềm cho người quản lý. PDF
_ www.kynang.edu.vn › Kỹ Năng Hội Họp
_ www.kynangquanly.com