Lezione 4 del corso Cultura Statistica+ 2020-2021 a cura di Istat

1. Comunicare e raccontare i dati statistici: piccolo manuale degli eventi
Federica Navarra e Paola Muccitelli
Direzione centrale per la comunicazione, informazione e servizi ai cittadini e agli utenti
Istat
15 Aprile 2021
WEBINAR Lezione 4
Cultura Statistica+
#ASOC2021

2. Organizziamoci un po’…
Inizio ore 15.00
Sessione 1: Federica Navarra ci racconta le fasi organizzative di un evento scientifico
Sessione 2: Paola Muccitelli ci riporta alcuni consigli per la buona riuscita di un evento
scientifico virtuale
Domande e Risposte
Conclusioni ore 16.30

3. Avvenimento/iniziativa di particolare rilievo che si caratterizza in un
incontro di più persone in un momento prestabilito, in uno spazio fisico
o virtuale scelto ad hoc, voluto da un’impresa, un ente, un’associazione o
da un singolo, indirizzato ad un dato pubblico, di durata limitata nel
tempo, finalizzato al raggiungimento di un obiettivo nel rispetto di un
budget prefissato.
Umberto Collesei, Francesca Checchinato, Marta Dalle Carbonare, Gli eventi. Come progettarli e
realizzarli. Franco Angeli Edizioni
Una prima definizione di evento

4. ▪ Comunicare
▪ Condividere risultati e buone pratiche
▪ Attivare/consolidare sinergie e partnership
▪ Dare visibilità all’Ente/amministrazione
▪ Accrescere la reputazione
Obiettivi di un evento
Fonte: Canale Flickr Istat

5. Sergio Cherubini, Simonetta Pattuglia.
Comunicare con gli eventi. Riflessioni e casi di
eccellenza FrancoAngeli
L’evento come
esperienza
Le parole-chiave che evocano il
meccanismo comunicativo sotteso
all'evento
Fonte: wordclouds.com

6. Le fasi di un evento
Dopo
raccontare
verificare
Durante
monitorare
gestire
Prima
pianificare
organizzare
Fonte: Canale Flickr Istat

7. ✔ Pianificazione e programmazione
✔ Scelta del tipo di evento
✔ Scelta della location
✔ Individuazione dei destinatari
✔ Individuazione servizi di supporto
✔ Definizione del programma
✔ Scelta dei relatori
✔ Invio degli inviti
Le fasi prima dell’evento
Fonte: Shutterstock.com

8. ▪ Condivisione degli obiettivi con il top management
▪ Pianificazione e definizione del budget
▪ Definizione di un piano di comunicazione
▪ Definizione concept dell’evento
▪ Programmazione delle attività (logistica, servizi accessori etc.)
▪ Benchmarking
La pianificazione e programmazione
BUSINESS PLAN

9. La scelta del tipo di evento
▪ Evento istituzionale
▪ Convegno scientifico
▪ Seminario
▪ Workshop
▪ Giornata di studio
▪ Evento internazionale
▪ Partecipazione fieristica
▪ Conferenza stampa-evento
▪ Keynote speech
Fonte: Canale Flickr Istat

10. La scelta del tipo di evento
▪ Evento istituzionale
▪ Convegno scientifico
▪ Seminario
▪ Workshop
▪ Giornata di studio
▪ Evento internazionale
▪ Partecipazione fieristica
▪ Conferenza stampa-evento
▪ Keynote speech
Descrizione: Evento a forte valenza istituzionale per
l’Ente/amministrazione. Questa iniziativa si
caratterizza per una complessità organizzativa,
innesca un sensibile interesse nella stampa e in alcuni
casi presenta una durata superiore alla singola
giornata. La complessità organizzativa è alta.
Finalità: Promuovere presso un pubblico ampio il
ruolo istituzionale dell’Ente e rafforzare i legami con le
Istituzioni e con gli stakeholder
Pubblico di riferimento: Istituzioni nazionali e
internazionali, Società civile, Comunità scientifica,
Scuola, Media, Opinion leader, Imprese, terzo settore.

11. La scelta del tipo di evento
▪ Evento istituzionale
▪ Convegno scientifico
▪ Seminario
▪ Workshop
▪ Giornata di studio
▪ Evento internazionale
▪ Partecipazione fieristica
▪ Conferenza stampa-evento
▪ Keynote speech
Descrizione: Presentazione al pubblico di temi,
progetti, analisi, risultati di lavori realizzati dall’Istituto,
anche in partnership con altri soggetti. Riveste
carattere nazionale o internazionale, a seconda dei
contenuti e del pubblico di riferimento
Finalità: Rafforzare partnership scientifiche.
Promuovere il ruolo e l’operato dell’Ente e accrescerne
la reputazione
Pubblico di riferimento: Istituzioni nazionali e
internazionali, comunità scientifica ed esperti del
settore, comunità e network potenzialmente interessati

12. La scelta del tipo di evento
▪ Evento istituzionale
▪ Convegno scientifico
▪ Seminario
▪ Workshop
▪ Giornata di studio
▪ Evento internazionale
▪ Partecipazione fieristica
▪ Conferenza stampa-evento
▪ Keynote speech
Descrizione: Presentazione di argomenti di rilevanza
tecnico-scientifica o specialistica (es. risultati parziali
d’indagine, nuovi approcci metodologici, ecc.) per
trasmettere informazioni e conoscenze professionali e
per sviluppare la condivisione con il pubblico degli
addetti ai lavori
Finalità: Promuovere l’approfondimento su argomenti
specifici e di rilevanza “settoriale” e favorirne
l’aggiornamento sullo stato dell’arte.
Pubblico di riferimento: Esperti sul tema, comunità
scientifica specializzata, ricercatori, cultori della
materia

13. La scelta del tipo di evento
▪ Evento istituzionale
▪ Convegno scientifico
▪ Seminario
▪ Workshop
▪ Giornata di studio
▪ Evento internazionale
▪ Partecipazione fieristica
▪ Conferenza stampa-evento
▪ Keynote speech
Descrizione: Occasione di confronto e approfondimento
tra esperti su lavori e ricerche scientifiche svolte o in
atto, progetti internazionali: una sorta di ‘laboratorio’
riservato a un numero ristretto di partecipanti specialisti.
Finalità: Favorire lo scambio di esperienze e i punti di
vista nell’ambito della comunità scientifica, così da
rafforzare collaborazioni e partnership. Approfondimento
di un particolare argomento attraverso il confronto ed il
lavoro svolto durante il workshop stesso
Pubblico di riferimento: Esperti sul tema, comunità
scientifica specializzata, ricercatori, cultori della materia

14. La scelta del tipo di evento
▪ Evento istituzionale
▪ Convegno scientifico
▪ Seminario
▪ Workshop
▪ Giornata di studio
▪ Evento internazionale
▪ Partecipazione fieristica
▪ Conferenza stampa-evento
▪ Keynote speech
Descrizione: Discussione di documenti o relazioni
presentate da esperti dell’Ente o da esterni, nelle quali
vengono esposti risultati di ricerche o approfondimenti
su temi specifici.
Finalità: Favorire lo scambio di esperienze e i punti di
vista nell’ambito della comunità scientifica, così da
rafforzare collaborazioni e partnership.
Stimolare la riflessione su un tema specifico, favorendo
l’interazione e il confronto fra esperti della materia
Pubblico di riferimento: Esperti del tema trattato,
comunità scientifica specializzata, ricercatori, cultori
della materia

15. La scelta del tipo di evento
▪ Evento istituzionale
▪ Convegno scientifico
▪ Seminario
▪ Workshop
▪ Giornata di studio
▪ Evento internazionale
▪ Partecipazione fieristica
▪ Conferenza stampa-evento
▪ Keynote speech
Descrizione: incontro di esperti impegnati in progetti
comunitari/internazionali, finalizzato alla presentazione
di relazioni e contributi scientifici relativi alle tematiche
oggetto del gruppo e alla condivisione di metodologie e
risultati. Di solito è previsto da organismi
internazionali
Finalità: Favorire lo scambio di esperienze e
condivisione di approcci / risultati di lavori o attività
Pubblico di riferimento: Membri dei gruppi di lavoro,
rappresentanti della comunità scientifica internazionale

16. La scelta del tipo di evento
▪ Evento istituzionale
▪ Convegno scientifico
▪ Seminario
▪ Workshop
▪ Giornata di studio
▪ Evento internazionale
▪ Partecipazione fieristica
▪ Conferenza stampa-evento
▪ Keynote speech
Descrizione: Manifestazione attraverso la quale l’Ente
presenta le attività svolte, i servizi offerti coerenti al
tema della manifestazione. Può prevedere sia
l’acquisizione di uno spazio allestito (stand), sia la
semplice partecipazione a convegni organizzati
nell’ambito della manifestazione, o ad altre iniziative.
Finalità: la partecipazione a manifestazioni fieristiche
è promossa per ragioni istituzionali e/o scientifiche.
Pubblico di riferimento: Partecipanti e ospiti della
manifestazione

17. La scelta del tipo di evento
▪ Evento istituzionale
▪ Convegno scientifico
▪ Seminario
▪ Workshop
▪ Giornata di studio
▪ Evento internazionale
▪ Partecipazione fieristica
▪ Conferenza stampa-evento
▪ Keynote speech
Descrizione: è finalizzata ad informare l’opinione
pubblica su attività o risultati conseguiti dall’ente ed è
destinata al pubblico dei giornalisti in quanto tramite
con l’opinione pubblica stessa.
Finalità: comunicare notizie che espongono in
qualche maniera l’Ente al giudizio dei propri utenti e
stakeholder o che richiedono un ampio consenso da
parte della collettività
Pubblico di riferimento: Giornalisti, vertici di
amministrazioni, esponenti delle istituzioni

18. La scelta del tipo di evento
▪ Evento istituzionale
▪ Convegno scientifico
▪ Seminario
▪ Workshop
▪ Giornata di studio
▪ Evento internazionale
▪ Partecipazione fieristica
▪ Conferenza stampa-evento
▪ Keynote speech
Descrizione: Discorso-chiave di apertura di una serie
di altri interventi. Per lo svolgimento dell’evento si deve
individuare un keynote speaker, a scelta tra personalità
di spicco, esperti di temi specifici, innovatori
Finalità: stabilisce il tema principale di cui si parlerà e
di tutti gli interventi che seguiranno.
Pubblico di riferimento: Esperti del tema trattato,
comunità scientifica specializzata, ricercatori, cultori
della materia

19. Requisiti:
✔ Raggiungibilità
✔ Adeguatezza al tema
✔ Accessibilità
✔ Rappresentatività
✔ Economicità
✔ Completezza delle dotazioni
tecnologiche e di sala
La scelta della location
Fonte: Canale Flickr Istat

20. ▪ Desk di accoglienza per gli ospiti
▪ Tavolo relatori
▪ Tecnologie di sala (videoproiezione,
amplificazione, microfoni, streaming,
rete internet etc.)
▪ Illuminazione e impianto di
condizionamento
▪ Segnaletica
▪ Accesso persone con disabilità
Allestimenti della sala
Importante: fare un sopralluogo!
Fonte: Canale Flickr Istat

21. • Predisporre una lista di inviti
• La mailing list deve contenere: nome e cognome, Ente, ruolo,
professione (altre informazioni es. indirizzo, città, interessi etc.)
• Può essere utile definire liste o gruppi di destinatari
Individuazione del target di riferimento
Da ricordare: la mailing list va aggiornata!

22. ▪ Hostessing
▪ Catering
▪ Stampa e grafica
▪ Servizi fotografici
▪ Allestimenti
▪ Trasporti
Individuazione dei servizi di supporto
Fonte: Canale Flickr Istat

23. • Brochure, Roll-up, Banner,
Cartellonistica, Totem, torri,
pannelli auto-portanti etc.
• Importante: creare una veste
grafica coerente con l’evento
I servizi di stampa e grafica
Creare e mantenere
una identità visiva
Fonte: Canale Flickr Istat

24. ▪ Assicurarsi la presenza
di un cineoperatore e/o
di un fotografo
▪ Creazione di un album
fotografico
▪ Condivisione dell’album
sui vari canali
Il servizio
fotografico
Importante: avvisare che ci saranno riprese audio e video
Fonte: Canale Flickr Istat

25. Il programma illustra in maniera sintetica i contenuti che verranno
affrontati nel corso dei lavori e presenta i nomi dei protagonisti
✔ Layout in linea con la veste grafica dell’evento
✔ Titoli brevi e accattivanti
✔ Controllo dei tempi
Definizione del programma
Importante: controllo e revisione testi

26. Struttura del programma
▪ Registrazione dei partecipanti (30’)
▪ Saluti di apertura (10’-15’)
▪ Introduzione ai lavori (10’-15’)
▪ Sessioni (45’-90’)
▪ Tavola rotonda (45’-90’)
▪ Interventi (20’)
▪ Dibattito (15’-20’)
▪ Conclusioni (10’-15’)
▪ Chiusura dei lavori

27. Importanti: le regole del Cerimoniale
I diversi ruoli
▪ L’ospite istituzionale
▪ I vertici delle istituzioni
▪ Il relatore
▪ Il moderatore o il chair
▪ Il discussant
▪ Il testimone privilegiato

28. Invio degli inviti
▪ Abstract di presentazione
▪ Save the date
▪ Invio inviti almeno 15 gg
prima dell’evento
▪ Raccolta delle adesioni e
risposte ai quesiti
▪ Invio mail di remind
Importante: segreteria organizzativa

29. ▪ Definizione di una immagine coordinata dell’evento: utilizzata anche per tutti i
prodotti di comunicazione e per le attività dei social.
▪ Creazione di una pagina web evento: programma, biografie relatori, abstract di
presentazione, immagini
▪ Creazione di prodotti digitali es. meme/gif animate, video, infografiche ecc.
▪ Servizi video-fotografici: realizzazione di servizi video e fotografici da veicolare sui
vari canali
▪ Azioni social: promozione evento sui canali social ufficiali. Attività di Digital PR
▪ Coordinamento con l’Ufficio stampa: gestione dei rapporti con i giornalisti.
Rassegne stampa tematiche. Stesura note per la stampa.
Le azioni di comunicazione

30. • Verifica assetto della sala (cavalieri, acqua e cancelleria)
• Verifica funzionamento impianti tecnici e logistici
• Verifica sedute relatori e sedute ospiti di riguardo
• Accoglienza dei relatori
• Accoglienza dei partecipanti
• Assistenza in sala
• Servizi di segreteria
Il giorno dell’evento
Importante: prepararsi alla diretta!
Fonte: Canale Flickr Istat

31. ▪ Analisi dei risultati – partecipazioni
▪ Invio o pubblicazione slide
▪ Pubblicazione delle foto
▪ Invio mail di ringraziamento e questionario di gradimento
Dopo l’evento
Importante: creare una pagina evento sul web

32. Consigli per la buona riuscita di un evento scientifico
virtuale
Pandemia Covid-19…di necessità virtù
Fonte:
https://www.gayaevents.it/
blog/eventi-virtuali-vs-even
ti-in-presenza-un-concentr
ato-di-opportunita/

33. Veniamo a noi…
creiamo per gioco un evento scientifico virtuale
▪ Evento virtuale per il progetto ASOC 2019-2020 «Falling Rocks»
realizzato dall’I.S. «V. Almanza» di Pantelleria (TR)
▪ Team vincitore menzione «Valutazione di Impatto»
Organizzare un Evento Virtuale per…
▪ Far conoscere il progetto
▪ Presentare i risultati
▪ Partecipare a manifestazioni nazionali (Festa dell’Europa 9 Maggio 2021)

34. Evento scientifico virtuale su…
Fonte:
https://opencoesione.gov.it/it/progetti/1si17820/

35. Falling Rocks: progetto di monitoraggio civico dei ragazzi dell’I.S. «V. Almanza»
Per punti..
▪ Studio «pillole» presenti nel sito di A Scuola
di OpenCoesione introduzione al
monitoraggio civico
▪ Scelta del progetto ASOC
▪ Documentazione da fonti istituzioni, ASOC,
Istat
▪ Attivazione dei profili Google, Twitter,
Facebook, Instagram e del canale Youtube
▪ Ricerca sul campo: interviste dirette a
testimoni privilegiati
▪ Report di ricerca, Infografiche
▪ Elaborato Creativo: Video Fonte (anche pagine successive): Progetto asoc 2021 falling rocks

36. Falling Rocks: progetto di monitoraggio civico dei ragazzi dell’I.S. «V. Almanza»
Fase Prima evento
TEAM evento virtuale - Responsabile Evento, Assistente tecnico- informatico, Referente grafico, Addetto alla
Regia Evento, Panel Moderatore e Relatori
PIATTAFORMA EVENTO VIRTUALE - Zoom, Google meet, Microsoft Teams, GoToWebinar, Piattaforme private,
streaming fb twitter YouTube, EventPage
ABSTRACT, PROGRAMMA EVENTO - descrizione del progetto in 300 caratteri, programma
PAGINA EVENTO SITO, CANALI SOCIAL - pagina sul sito dell’Istituto e promozione social
LISTA DEGLI INVITI - target: alunni, insegnanti, cittadini, istituzioni, Enti locali
EMAIL DI INVITO - testo e immagine
LANDING PAGE DI REGISTRAZIONE - informazione sull’evento, form registrazione, programma
SESSIONE DI PROVA GENERALE - verifica aspetti tecnici e di connessione, regia, tempistica

37. ABSTRACT
La ricerca è incentrata sulla ricostruzione dell'iter amministrativo di un progetto di lavori di consolidamento dei
costoni rocciosi sovrastanti le aree di percorribilità pubblica (aree P4, Lago di Venere e Gadir) dell’Isola di
Pantelleria. Lo scopo del progetto è quello di monitorare le azioni realizzate delle autorità comunali ed
informare la cittadinanza sugli stati di avanzamento. Il progetto ha ricevuto un importante riconoscimento: la
menzione speciale di valutazione di impatto dei Progetti «A Scuola di OpenCoesione (ASOC) » nell’anno
scolastico 2019-2020.
In occasione della Festa Dell’Europa, il prossimo 9 Maggio, l’I.S. «V. Almanza» organizza a partire dalle ore 10 un
evento virtuale di presentazione dei principali risultati del progetto Falling Rocks. L’evento virtuale è anche
l’occasione per promuovere sul territorio siciliano la partecipazione degli Istituti Superiori al progetto didattico
ASOC finalizzato a promuovere e sviluppare nelle scuole italiane principi di cittadinanza attiva e consapevole,
attraverso attività di ricerca e monitoraggio civico dei finanziamenti pubblici europei e nazionali.
• Info: https://www.omnicomprensivopantelleria.edu.it/ Programma: Prog.pdf
• Per iscriversi all’evento: https://www.omnicomprensivopantelleria.edu.it/
• seguici su #fallingrocks - fallingrocks_pnl (@FallingrocksP) / Twitter
Falling Rocks: progetto di monitoraggio civico dei ragazzi dell’I.S. «V. Almanza»

38. Falling Rocks: progetto di monitoraggio civico degli studenti dell’I.S. «V. Almanza»
Programma Evento online
9 Maggio 2020
Ore 10:00 12:00
ISCRIVITI QUI
L’evento on line è moderato dal Dirigente Scolastico
ore 10.00 Apertura dei Lavori: Sindaco (8’) referente ASOC (2’ saluti video registrati)
ore 10.10 Inizio sessione «Partecipare al Progetto ASOC: i soggetti coinvolti si raccontano»
Intervengono:
Presidente del Consiglio Comunale (10’), Assessore dei Lavori Pubblici (10’), Referente Territoriale
Istat (10’)
Ore 11.00 Inizio sessione «l team vincente presenta il progetto Falling Rocks»
Intervengono:
Professori (10’), Studenti della 4° dell’Istituto dell’I.S. «V. Almanza» (20’), Altri Referente progetto
(7’)
Presentazione dell’elaborato creativo Falling Rocks (video 3 minuti)
Ore 11.40 Dibattito
Ore 12.00 Conclusioni a cura del Dirigente scolastico

39. Falling Rocks: progetto di monitoraggio civico degli studenti dell’I.S. «V. Almanza»
Regia dell’evento
Falling Rocks: il progetto di monitoraggio civico degli studenti dell’I.S. «V. Almanza»
L'evento on line è moderato dal Dirigente Scolastico
Ora inizio
intervento
Ora fine
intervento
Durata
intervento
Affiliazione Ruolo Nome Azione Note di regia
9.30 10.00 30 min
Apertura della speaker room
con la slide di tappo con count down e scritta
"L'incontro inizia tra…"
I relatori si collegano e chiariscono eventuali ultimi
dubbi
10.00 10.01 1 min Dirigente Scolastico Moderatore
Il moderatore saluta i partecipanti ed i relatori,
introduce il Sindaco
inquadrare il
moderatore
10.01 10.09 8 min Sindaco Speaker
Il Sindaco apre i lavori e introduce il video di saluti
del Referente ASOC
inquadrare lo
speaker
10.09 10.10 1 min Referente ASOC video saluti Video saluti Referente ASOC
inquadrare il
moderatore
10.10 10.11 1 min Dirigente Scolastico Moderatore
Il moderatore introduce la sessione "Partecipare al
Progetto ASOC: i soggetti coinvolti si raccontano" e
passa la parola Presidente del consiglio comunale
inquadrare il
moderatore
10.11 10.21 10 min
Presidente del consiglio
comunale
Speaker Intervento del Presidente del consiglio comunale
inquadrare lo
speaker

40. Falling Rocks: progetto di monitoraggio civico degli studenti dell’I.S. «V. Almanza»
http://www.ascuoladiopencoesione.it/it/node/3049
SCHEDA EVENTO #SAA2020

41. GRAZIE!
Federica Navarra – navarra@istat.it
Paola Muccitelli – muccitel@istat.it
Con il contributo di Cristina Pezzati e Daniela Lillo
Direzione centrale per la comunicazione, informazione e servizi ai cittadini e agli utenti
Istat