Case Zilvermuseum – An Labis (Zilvermuseum) & Bert Lemmens (PACKED vzw)

1. 1 -*
VVBAD Werkgroep automatisering
Case Zilvermuseum
30 april 2015
An Labis
Museum voor Edelsmeedkunst, Juwelen en Diamant
Bert Lemmens
PACKED – Expertisecentrum Digitaal Erfgoed

2. 2 -*
Case Zilvermuseum
•beginsituatie
•digitale strategie
•aanbesteding
•lastenboek
•stand van zaken
•lessons learned

3. 3 -*
Beginsituatie
1994 - 2014

4. 4 -*
Zilvermuseum + Diamantmuseum
=
Museum voor Edelsmeedkunst,
Juwelen en Diamant
opening 2017/2018

5. 5 -*

6. 6 -*
Pluspunten
• ontwikkeld in samenwerking met
het museum
• sinds 1994 systematisch gebruikt: reservoir van goede data
• datastructuur doordacht
Minpunten
• verouderd / pre-web: lokale C/S-toepassing met
windowsinterface, geen webfront voor online publicatie
• online via andere toepassing met webfront, periodieke export en
upload van data
• duplicatie van beelden, op de aparte server bij leverancier
• gesloten systeem: moeilijk uit te breiden en te ontwikkelen
• stopzetting ondersteuning door leverancier

7. 7 -*
datamodel
Musae

8. 8 -*
Digitale Strategie
Waarom?
• zichtbaarheid
• publiek voorbereiden
• ambitie
Hoe?
• software vernieuwen & delen
• web- & browserbased architectuur
• CBS = hoeksteen online & onsite
ontsluiting

9. 9 -*
Wat willen we? (korte termijn)
• open systeem
• modulair systeem
• web- & browser-based
• standaarden
• doorzoekbaar systeem
• geen kennisverlies!

10. 10 -*
Wat willen we? (lange termijn)
• ‘virtueel museum’
• automatisering van het
collectiebeheer
• ‘open data’ beleid
• ‘digital humanities’ onderzoek
faciliteren

11. 11 -*
Aanbesteding
Aanpak
• onderhandelingsprocedure zonder
bekendmaking
• lastenboek: tabula rasa
• IT: externe expertise (PACKED)
• datastructuur: Musae
• functionaliteit: standaarden

12. 12 -*
Timing
• april-juni 2013: analyse + lastenboek
• juli-sept. 2013: offertes
• okt. 2013: evaluatie + gunning
• nov.-aug. 2014: uitvoering

13. 13 -*
• context
• collectiedatabank
• toegang collectiebeheer
• dienstverlening
• projectmanagement
Lastenboek

14. 14 -*
databank & webtoegang
toegang
collectie-
beheer
collectie
databank

15. 15 -*
+ bibliotheek & archief
toegang
collectie-
beheer
collectie
databank
bibliothee
k
beheer-
systeem
archief
beheer-
systeem

16. 16 -*
+ DAM & e-depot
beeld
beheer-
systeem
toegang
collectie-
beheer
collectie
databank
bibliothee
k
beheer-
systeem
archief
beheer-
systeem
e-depot

17. 17 -*
beeld
beheer-
systeem
toegang
collectie-
beheer
collectie
databank
bibliothee
k
beheer-
systeem
document
beheer-
systeem
e-depot

18. 18 -*
+ apps & websites
toegang
collectie-
beheer
collectie
databank
bibliothee
k
beheer-
systeem
document
beheer-
systeem
e-depot
beeld
beheer-
systeem
expo
website
tourist
tours
blogs,
etc...
‘virtueel
museum’

19. 19 -*
+ aggregatoren
toegang
collectie-
beheer
collectie
databank
bibliothee
k
beheer-
systeem
document
beheer-
systeem
e-depot
beeld
beheer-
systeem
expo
website
tourist
tours
blogs,
etc...
‘virtueel
museum’
linked
open data
repository
europeanawikidata

20. 20 -*
spaghetti?
beeld
beheer-
systeem
toegang
collectie-
beheer
collectie
databank
bibliothee
k
beheer-
systeem
document
beheer-
systeem
e-depot
linked
open data
repository
europeana
‘virtueel
museum’
expo
website
tourist
tours
blogs,
etc...
wikidata

21. 21 -*
standaarden!
• datastructuur: SPECTRUM
• uitwisselprotocol: RESTful API
• uitwisselformaat: DC + LIDO
• terminologieen: VIAF, Geonames, AAT
• museumprocessen: 9 core SPECTRUM
procedures + 4 additional
• webtoegang: W3C, HTML5 + CSS3
• databanksysteem: open source > mysql of
text/graph-based

22. 22 -*
• hosting: intern/extern
• beschikbaarheid: 99,9%-99,5%
• back-up: frequentie/locaties/
bewaartermijn
• documentatie: gebruiker/admin
• servicedesk: ticketsysteem
• storingsbeheer: reactiesnelheid
• servicebeheer: zelfevaluatie
• conflictbehandeling: overlegstructuur &
exitstrategie
dienstverlening (4j)

23. 23 -*
Stand van zaken
Reacties leveranciers?
• 9 aangeschreven
• 5 regelmatige offertes
• 3 naar onderhandelingsfase
• gunning: Keepthinking - Qi

24. 24 -*
Qi (Keepthinking)

25. 25 -*
Toekomstplannen
• ‘hoeksteen’ = gerealiseerd
• volgende acties:
• nieuwe website/virtueel museum
• open data beleid: hergebruik &
mixen met data van andere
instellingen
• koppeling met semantisch web

26. 26 -*
• gedetailleerd lastenboek
• workload!
• technische expertise
• draagvlak binnen organisatie
Lessons learned

27. Vragen?
CEST gevalstudie:
http://www.projectcest.be/index.php/Zilvermuseum:_Aanb
esteding_van_een_nieuwe_collectiebeheersysteem
Informatie aan Zee 2015