Presentatie voor het Platform landelijk erkende musea - 21 maart 2014 (STAM, Gent)

1. Digital Asset Management
in Musea
Platform landelijk erkende musea - 21 maart 2014

2. Inhoud
1. DAM(S)?
2. Trends
– omgevingstrends
– situatieschets musea
– praktijkvoorbeelden
3. Kansen en uitdagingen

3. 1. DAM(S)?

4. Digital assets
• Digitaal bestand (beeld, video, audio,
tekst)
• in verschillende representaties
– bestandsformaten (tiff, jpg, …)
– grootte (master, thumbnail)
• met metadata
– beschrijvende metadata
– technische metadata

5. Digital Assets Management
System (DAMS)?
• Niet:
– collectie beheren (geen Adlib, TMS)
– bestanden bewerken (geen Photoshop)
– website beheren (geen CMS)
– lange termijn preservering (geen edepot)
– documenten beheren (geen DMS of RMS)
• Wel:
– beheerssysteem voor digital assets

6. DAM systeem
• Beheersysteem voor digital assets
– toevoegen/verwijderen
– representaties creëren (transcoderen)
– toegang verlenen
– toegang controleren
– zoeken
– metadata beheren
– opslag beheren

8. Voordelen DAMS: veiligheid
• geen verdwaalde bestanden
• optimalisatie van het rechtenbeheer
binnen de organisatie
• gegevens bij asset bewaard (metadata)
• geen bitrot
• logging

9. Voordelen DAMS: efficiëntie
• functionaliteiten (metadata,
transcodering, …)
• organisatiebrede toegang tot alle assets
• stimuleert samenwerking binnen de
organisatie
• COPE: create once, publish everywhere
• webgebaseerd en modulair (API’s)

10. Voordelen DAMS: modulair

11. 2. trends

12. Trends: digitalisering

13. Trends: Europeana

14. mobile devices

16. Trends: born digital
Bill Spinhoven – iEye (foto: NIMk)

17. Trends: open data

18. Trends: open systemen

19. Trends: Linked Open Data

20. Standaarden & best practices
SPECTRUM DAMS

21. Standaarden & best practices
project CEST

22. 3. DAMS in musea: praktijk

23. DAM in musea: opslag
• file based (mappenstructuur)
– geen metadata
– beperkte zoekmogelijkheden
– geen/lastige transcodering
– duplicaten

24. DAM in musea: opslag (2)
• capaciteitsprobleem (opslag & netwerk)
• offline/near line storage
– geen controle op bit-integriteit
– verouderde dragers (cd-r!)
– omslachtige backups

25. DAM in musea: architectuur
• onderdeel van collectiebeheersysteem
• onoverzichtelijke opslag
• moeilijk beheersbare architectuur
• inefficiënte opslag & duplicatie
• werkprocessen vaak heel inefficiënt

26. DAMS in musea: architectuur

27. DAM in musea: beleid
• beperkte visie op digitalisering
• beperkte visie op rechten (open data)
• beperkte visie op standaarden
• weinig aandacht voor duurzaamheid
• expertise onvoldoende aanwezig

28. DAMS in musea: 2 cases
MediaMosa & Felixarchief
AdobeCQ & VIAA

29. Stedelijke musea Antwerpen

30. Stedelijke musea Antwerpen
• 2008 werkgroep om DAMS op te zetten
• 2011 effectieve start
plan van aanpak, programma van eisen, acht terabyte voorzien
waarop iedereen zijn beelden zou moeten zetten (niet meer op
documenten-server).
• 2012 bestek opstellen en gepubliceerd, offertes
bekijken, demos bekijken, …
• 2013: gekozen voor Inuits… open source ontwikkelaar
• September 2013: eerste startvergadering met
ontwikkelaar
– Eerste release (versie 0.1) voorzien tegen zomervakantie.
– Met link naar Adlib en naar het Archief en
bibliotheeksysteem Brocade

32. Provincie Antwerpen
• 2013 vooronderzoek
• 2013 start pilootgroep (FOMU, MOMU,
APA, Warande)
• 2014 in productie
• 2015 uitbreiding naar andere partners
• In scope: eDepot & DAMS
• Out of scope: collectiebeheer, websites, …

33. PA: architectuur

34. PA: architectuur
• Open systeem
– RESTfull API’s
– integratie met collectiebeheer en websites
– integratie met eDepot
• Ingebed als module binnen bestaande
architectuur:
– DAMS op basis van CMS DAMS (Adobe CQ)
– eDepot sluit aan bij VIAA
– nieuw te bouwen connector

35. PA: digitaal beleidsplan
Overkoepelende visienota:
• duurzame bewaring (OAIS)
• rechten & open data (licentiemodel)
• afstemming metadata
• afstemming voorkeursformaten en
representaties

36. 3. Conclusie:
kansen en uitdagingen

37. kansen
• efficiëntie en duurzaamheid
– beter beheer
– betere vindbaarheid
– lagere kosten
• flexibiliteit en modulariteit
– makkelijk op nieuwe platformen publiceren
– hogere zichtbaarheid
– meer interactie

38. Uitdagingen - intern
• duurzame bewaring (edepot)
• informatiearchitectuur herdenken
• toegangsrechten bepalen
• nieuwe werkprocessen in organisatie
• expertise ontwikkelen

39. Uitdagingen - extern
• verwachtingen van doelgroepen
• samenwerking opzetten
• visie op licentiemodellen voor (open) data
• bewustmaking bij overheden

40. ?
jeroen.demeester@stad.antwerpen.be
ann.deckers@@fotografie.provant.be
henk.vanstappen@momu.be