Successfully reported this slideshow.

Noord Hollands Archief Architectuur e depot - v2

564 views

Published on

Pilot e-depot gemeente Haarlem. Een business case voor digitale duurzaamheid

Na een periode van voorbereiding door de Werkgroep Voorbereiding Implementatie e-Depot (WVI) van RHC’s en NA, starten nu de eerste pilots.
Een van die pilots is het e-depot van de gemeente Haarlem. In deze projectpresentatie nemen medewerkers van de gemeente Haarlem en het Noord-Hollands Archief u mee in het verloop van deze pilot. Aanleiding voor de gemeente Haarlem is de zorg over de digitale duurzaamheid van het archief dat nu gevormd wordt. Duurzaamheid begint bij de creatie. Voor het Noord-Hollands Archief ligt de uitdaging in het opnemen van digitaal archief in een eerder stadium dan de traditionele overbrengingstermijn. Het archief wordt daarmee letterlijk en figuurlijk groter: Big Archives! Met medewerking van het Nationaal Archief en ondersteund door Archief 2020, stelt de projectgroep een businesscase op voor het duurzaam beheer van digitaal archief. Het voorkeursscenario daarbij is de uitplaatsing van (semi-statisch) archief bij het NoordHollands Archief in het gezamenlijke e-depot van Nationaal Archief en RHC’s.

In de presentatie komen de volgende onderwerpen aan de orde: formuleren van een businesscase digitale duurzaamheid, maken van een ‘mapping’ van metadata, ontwerpen van een informatiearchitectuur en toetsing van het geheel aan de hand van ED3.

Kees Brouwer
applicatiearchitect - Gemeente Haarlem
Stinie Francke
archiefinspecteur - Noord-Hollands Archief

Published in: Data & Analytics
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

Noord Hollands Archief Architectuur e depot - v2

  1. 1. Architectuur e-depot 17 juni 2014 Kees Brouwer
  2. 2. Architectuure-depot17juni20142 Probleemstelling • Probleem • digitaal informatiebeheer niet op orde • voldoen niet aan eisen archivering • geen voorzieningen voor langdurige opslag • Pilotproject e-depot met NHA • opdracht Haarlem • doe onderzoek naar mogelijke oplossingen • binnen welke juridische kaders • wat is een e-depot, wat is de relatie met DMS/RMA • wat zijn de functionele en technische eisen • welke modellen zijn er voor de inrichting
  3. 3. Architectuure-depot17juni20143 Context • Informatieobjecten die betrekking hebben op zaakgericht werken • Betrokken systemen • Zaaksystemen / zakenmagazijn • DMS / RMA • e-depot • Levenscyclus van informatieobjecten • lopende zaak-fase • afgehandelde zaak-fase • statische fase • Bewaarregimes • niet bewaren • gedurende beperkte termijn bewaren • permanent bewaren
  4. 4. Architectuure-depot17juni20144 Betrokken systemen • Betrokken systemen • DMS • registratie, presentatie, beveiliging, autorisatie, versiebeheer van informatieobjecten • gekoppeld aan zaaksystemen • RMA • identificatie, classificatie, vernietiging, overbrenging van informatieobjecten • e-depot • voorzieningen voor duurzaam beheren en raadplegen van informatieobjecten (archiefstukken) • DMS/RMA kan in één system • e-depot is apart, kan niet worden gecombineerd met DMS/RMA
  5. 5. Architectuure-depot17juni20145 Betrokken systemen • Betrokken systemen • Zaaksystemen • alle systemen waarin zaakgericht gewerkt wordt: uitkeringssysteem, subsidiesysteem, vergunningensysteem • Zakenmagazijn • geaggregeerde informatie over zaken • status afhandeling • metadata • automatisch gekoppeld aan zaaksystemen • Relatie met e-depot • e-depot is gekoppeld aan DMS/RMA en zakenmagazijn, niet aan afzonderlijke zaaksystemen
  6. 6. Architectuure-depot17juni20146 Levenscyclus informatieobjecten • Lopende zaak-fase • zaak wordt gestart • informatieobjecten worden toegevoegd, gewijzigd, geraadpleegd, verwijderd (DMS-functies) • praktisch gezien is geen verduurzaming nodig • na einde zaak classificeren, selecteren, eventueel overdragen/overbrengen (RMA-functies) • Afgehandelde zaak-fase • zaak is afgehandeld, geen wijzigingen meer, nog wel regelmatig raadplegen • verduurzamen nodig (DMS of e-depot) • juridische status blijft ongewijzigd, toegang volgens WOB, beperkingen i.v.m. privacy / financieel gevoelig • Statische fase • incidenteel raadplegen • verduurzamen in e-depot • juridische status wijzigt voor de permanent te bewaren informatieobjecten, formele overdracht, toegang volgens archiefwet
  7. 7. Architectuure-depot17juni20147 Bewaarregimes • Niet te bewaren – werkdocumenten, concepten • Gedurende een beperkte termijn te bewaren – beperkt kan oplopen tot 110 jaar • Permanent te bewaren – na 20 tot 30 jaar formele overdracht • Bewaartermijnen staan in de selectielijst
  8. 8. Architectuure-depot17juni20148 Modellen voor de inrichting • Model 1 - informatieobjecten direct na ontstaan naar e- depot • e-depot moet alle functies DMS/RMA gaan overnemen of ondersteunen • nadeel: vermenging van functionaliteiten, uitgebreide koppelvlakken nodig • niet nader onderzocht, valt buiten de opdracht
  9. 9. Architectuure-depot17juni20149 Modellen voor de inrichting • Model 2 - informatieobjecten direct na afsluiting zaak naar e-depot • metadata blijft gedurende de afgehandelde zaak-fase in DMS/RMA • voordeel: geen voorzieningen in DMS/RMA voor verduurzaming • nadeel: uitgebreide koppelvlakken nodig
  10. 10. Architectuure-depot17juni201410 Modellen voor de inrichting • Model 3 - informatieobjecten na bewaartermijn naar e- depot • voordeel: één, relatief eenvoudig koppelvlak • nadeel: voorzieningen in DMS/RMA voor verduurzaming
  11. 11. ArchiefinstellingGemeente BeveiligingBeveiliging TMLORGBZ Architectuure-depot17juni201411 Inrichting model 2 i.c.m. extern e-depot Uitkerings- systeem Vergunningen -systeem Subsidie- systeem Bevolkings- administratie DMS/RMA Koppelvlakgemeente Zaken- magazijn Koppelvlake-depot e-depot archiefinstelling
  12. 12. Architectuure-depot17juni201412 Eisen bij extern e-depot • Koppelvlak • geautomatiseerd, niet met spreadsheets o.i.d. • StUF of andere nationale of internationale standard • Digikoppeling • Gegevensbeveiliging • zelfde eisen als aan gemeentelijke beveiliging i.v.m. privacy- en financieel gevoelige informatie • Metadata • match tussen RGBZ en TMLO, niet alleen theoretisch, zoals door KING is gedaan, maar ook getoetst in onze praktijk, met Verseon • Performance • performance moet voldoen aan eisen vanuit werkprocessen
  13. 13. Architectuure-depot17juni201413 Uitwerking modellen in scenario’s • In scenario’s worden de verschillen tussen de modellen nader onderzocht • besluitvorming wie moet welke besluiten nemen? • processen / procedures / formatie welke processen en procedures zouden moeten worden gerealiseerd en hoeveel fte’s kost dat? • technische voorzieningen welke technische voorzieningen zouden we moeten realiseren?
  14. 14. Architectuure-depot17juni201414 Resultaten pilot • Duidelijkheid over e-depot • juridisch kader vastgesteld • wat is een e-depot, relaties met met andere componenten informatievoorziening • onderzoek afstemming metadata • functionele en technische eisen opgesteld • inrichtingsmodellen / scenario’s • Aanbevelingen • betrek ICT vroeg in het proces • afstemming ICT en Archiefbeheer is noodzakelijk! • samenwerking in de keten moet worden afgestemd
  15. 15. Architectuure-depot17juni201415 Bedankt! • Bedankt voor jullie aandacht • Zijn er vragen?

×