1. การคำนวณใน Microsoft Excel และ การทำจดหมายเวียน ใน Microsoft Word

2. สูตร (Formular) เป็นสูตรที่เราสร้างขึ้นมาเอง โดยใช้สูตร Function ร่วมกับสูตรอื่นๆ ในการป้อนสูตรลงไปในเซลล์ สูตรทุกสูตรจะต้องขึ้นต้นด้วยเครื่องหมาย = เสมอ ถ้าไม่ใส่หรือใส่ผิดที่ โปรแกรมจะไม่คำนวณให้ เครื่องหมายในการคำนวณ ใน Ms-Excel 97 1. เครื่องหมายทางคณิตศาสตร์ ได้แก่ ....+ (บวก)....,.... - (ลบ)...., ....* (คูณ)....,/ (หาร)...., ....^ (ยกกำลัง)....,....% (เปอร์เซ็นต์) ตัวอย่างการใช้งาน =256+179=222-81=153*3.5=145/2=10^2 2. เครื่องหมายทางตรรกะ ได้แก่........ > (มากกว่า) , ........ <.(น้อยกว่า)....... ,........ =.(เท่ากับ)......,........<>(ไม่เท่ากับ)........ ,........ >= (มากกว่าหรือเท่ากับ)........ ,........ <= (น้อยกว่าหรือเท่ากับ)

3. วิธีการคำนวณในเซลล์ 1. การหารวมผลหรือการบวก วิธีที่ 1 : การใส่สูตรคำนวณลงในเซลล์ ( ตามตัวอย่างในตาราง ) ในช่องรวมคะแนน วิชา ดร 221 สูตรที่ป้อนคือ =69+21 จากกดแป้น Enterวิธีที่ 2 : การใช้ไอคอน รวมผลอัตโนมัติ ( ตามตัวอย่างในตาราง ) โดยวิธีการ คลิก แล้วลากจาก 72 ถึง ช่องรวมคะแนน แล้วคลิกไอคอน

4. 2. การหาร้อยละของจำนวน.......ใช้วิธีการป้อนสูตรลงเซลล์ คือ =N1*100/N (ดังตารางตัวอย่าง)จากตาราง ต้องการหา ร้อยละของจำนวนนักเรียนชาย 80 คน จากจำนวนนักเรียนทั้งหมด 190 คน

5. 3. การหาจำนวนของร้อยละ ......ใช้วิธีการป้อนสูตรลงเซลล์ คือ = N*N1% (ดังตารางตัวอย่าง)จากตาราง ต้องการหา จำนวนเงินที่ลด ในอัตราส่วนลด 15% จากราคาสุทธิ 650.-บาท

6. 4. การหาเลขยกกำลัง สูตรการหาเลขยกกำลัง .....สมมุติว่า ต้องการหา... ...เท่ากับเท่าไหร่ ?วิธีการป้อนสูตรคือ =100^2 .....กด Enter ผลลัพธ์ คือ 10000

7. การใช้ฟังก์ชั่นเพื่อการคำนวณ

8. การวางฟังก์ชั่น คลิกเมาส์ที่ ไอคอน จะปรากฏกรอบ วางฟังก์ชั่นแต่ละฟังก์ชั่นจะมีคำอธิบายการใช้งานและรูปแบบการวางไว้

9. คำนวณตัดเกรด เงื่อนไขการตัดสินผลการเรียนการสอน ได้คะแนน 80 ขึ้นไป ............. ผลการเรียนเป็น 4ได้คะแนน 79 - 70 ............... ผลการเรียนเป็น 3ได้คะแนน 69 - 60 ............... ผลการเรียนเป็น 2ได้คะแนน 59 - 50 ............... ผลการเรียนเป็น 1ได้คะแนน 49 - 0 ................. ผลการเรียนเป็น 0 สูตรตัวอย่างที่ใช้ =IF(D5>=80,"4",IF(D5>=70,"3",IF(D5>=60,"2",IF(D5>=50,"1",IF(D5>=0,"0"))))) ( คะแนนBw - Fn ของเลขที่ 1 อยู่ในเซลล์ D5 )

10. คำนวณหาค่าเฉลี่ย และค่าเบี่ยงเบนมาตรฐาน กรณีตัวอย่างการหาค่า X-bar และ SD. ชั้น ม.5/1

11. สูตรการหาค่า X-bar กดแป้น F2 ที่ เซลล์ L7 สูตรการหาค่า SD กดแป้น F2 ที่ เซลล์ M7 ให้ป้อนสูตรในเซลล์ที่ ว่าง ในที่นี้คือ N7

12. การทำจดหมายเวียน จดหมายเวียน คือ จดหมายทีมีข้อความเติมซ้ำๆ กันทุกๆ ฉบับจดหมายแต่ละฉบับแตกต่างเฉพาะบางส่วนของจดหมาย เท่านั้น ตัวอย่างจดหมายประเภทนี้ ได้แก่ จดหมายเชิญตัวแทนจำหน่ายสินค้ามาประชุมที่สำนักงานใหญ่ จดหมายนี้จะมีข้อความ เชื้อเชิญมาประชุมเหมือนกันทุกฉบับ แต่ละฉบับจะแตกต่างกันเพียงชื่อและ ที่อยู่เท่านั้น ลองคำนวณดูว่าถ้าคุณมีตัวแทน 300 คน คุณต้องแก้จดหมายในที่เดิมๆ มากมายเพียงใด

13. เริ่มต้นกับจดหมายเวียน การใช้ Microsoft Word ปัญหาการทำงานที่ซ้ำซ้อนดังกล่าวอาจทำได้ง่ายขึ้น โดยคุณสร้างจดหมายที่มีข้อความจะใช้ ร่วมกัน ไว้ก่อน จากนั้นก็กำหนดให้ Word ใส่ข้อความที่แตกต่างกันนั้นโดยอัตโนมัติ วิธีดังกล่าวมีขั้นตอนดังนี้ เริ่มแรกด้วยการสร้างเนื้อความในจดหมาย ขั้นตอนแรกของการทำจดหมายเวียน ก็คือ การจัดทำตัวจดหมายที่มีข้อความที่จะใช่ร่วมกัน เราเรียกจดหมายนี้ว่า เอกสารหลัก โดยคุณต้องเว้นที่ว่างไว้สำหรับใส่ชื่อ ที่อยู่ หรือข้อมูลอื่นๆ ที่จำเป็นของผู้รับ ต่อจากนั้นก็ให้ Save จดหมายนี้เก็บไว้เพื่อไว้ใช้ใน คราวต่อๆ ไปสร้างตารางข้อมูลของผู้รับจดหมาย

15. การเตรียมแฟ้มจดหมาย การสร้างตารางข้อมูลของผู้รับจดหมาย ขั้นตอนที่สองที่คุณต้องทำก็คือ การเก็บข้อมูลต่างๆ ของผู้รับจดหมาย เช่น ชื่อ ที่อยู่ ตำแหน่ง บริษัท ฯลฯ ข้อมูลเหล่านี้ จะถูกเก็บในลักษณะ เป็นแบบฐานข้อมูลที่เราเรียกว่า แหล่งเก็บข้อมูล คือ คุณสามารถดึงข้อมูลมาใช้ได้ทุกเมื่อตามต้องการ วิธีการสร้างตารางเพื่อเก็บข้อมูลต่างๆ ทำได้ดังนี้1 เลือกคำสั่ง เครื่องมือ => จดหมายเวียน จะปรากฎ กรอบโต้ตอบตัวช่วยเหลือจดหมายเวียน2 คลิกเมาส์ สร้าง => จากจดหมาย 3 คลิกเมาส์ ที่ปุ่ม หน้าต่างที่ใช้งานอยู่ เพื่อกำหนดว่าจะสร้างจดหมายเวียนจากจดหมายฉบับที่คุณกำลังเปิดอยู่นี้4 คลิกเมาส์ ที่ปุ่ม รับข้อมูล => สร้างแหล่งข้อมูล จะปรากฎกรอบโต้ตอบขึ้นมา5 เลือกหัวข้อเขตข้อมูล ที่จะใช้ในตารางข้อมูล โดยดูหัวข้อรายการจาก ชื่อเขตข้อมูลในบรรทัดนำ โดยสามารถกำหนดดังนี้ - ถ้าหัวข้อใดไม่ต้องการ ให้ คลิกเมาส์ เลือกหัวข้อนั้น แล้วคลิกเมาส์ ที่ปุ่ม เอาชื่อเขตข้อมูลออก - ถ้าต้องการเพิ่มหัวข้อลงในรายการ ให้กรอกหัวข้อใหม่ในกรอบชื่อเขตข้อมูล : จากนั้นใหคลิกเมาส์ ที่ปุ่ม เพิ่มชื่อเขตข้อมูล6 เมื่อทำการกำหนดเรียบร้อยให้คลิกเมาส์ ที่ปุ่ม ตกลง7 ตั้งชื่อไฟล์และกำหนดตำแหน่งสำหรับ save ตารางฐานข้อมูล8 คลิกเมาส์ ที่ปุ่ม save ก็จะปรากฎกรอบโต้ตอบ 9 คลิกเมาส์ ที่ปุ่ม แก้ไขแหล่งข้อมูล ก็จะปรากฎรูปแบบการกรอกข้อมูลขึ้นมาเพื่อจะใส่ข้อมูลของผู้รับจดหมาย ในตารางฐานข้อมูล

17. การเตรียมแฟ้มข้อมูล

19. การทำจดหมายเวียนที่มีแฟ้มข้อมูลแล้ว การรวมจดหมายเวียนเข้ากับข้อมูลสามารถทำใหม่ได้ทุกครั้งที่ต้อง ถ้ามีแฟ้มจดหมายและแฟ้มข้อมูลที่เคยสร้างด้วยโปรแกรม จดหมายเวียนอยู่แล้ว เพียงแต่เปิดแฟ้มจดหมาย ก็จะสามารถทำการรวมจดหมายในขั้นตอน ใส่เขตข้อมูลได้เลย การพิมพ์ข้อความเพิ่มในแฟ้มข้อมูล การพิมพ์ข้อมูลเพิ่มในแฟ้มข้อมูล สามารถทำได้ดังนี้ 1. เปิดแฟ้มเอกสารหรือแฟ้มจดหมาย 2. คลิกคำสั่ง เครื่องมือ => จดหมายเวียน 3. คลิกคำสั่ง รับข้อมูล => เปิดแหล่งข้อมูล 4. เลือกแฟ้มข้อมูลที่ต้องการ 5. คลิกคำสั่ง แก้ไข 6. คลิกชื่อแฟ้มที่ปรากฎ จะปรากฎกรอบโต้ตอบ ฟอร์ม ว่างขึ้นมาให้ทำการพิมพ์ข้อมุลเพิ่ม แต่ถ้าต้องการแก้ไขข้อมูลที่มีอยู่แล้วเดิมให้คลิกปุ่มลูกศรถอยหลัง หรือเดิมหน้าทีละระเบียน หรือเดิมหน้าไปยังระเบียนแรกของแฟ้ม หรือถอยหลังไปยังระเบียนสุดท้ายของแฟ้ม 7. คลิก คำสั่ง OK

21. การใส่ชื่อเขตข้อมูล การใส่ชื่อเขตข้อมูลลงในตารางฐานข้อมูล1 กรอกข้อมูลต่างๆ ของผู้รับโดยต้องกรอกให้ตรงกับหัวข้อที่คุณได้กำหนดไว้2 เมื่อกรอกข้อมูลของคนแรกเรียบร้อยให้คลิกเมาส์ ที่ปุ่ม เพิ่มใหม่ สำหรับจะกรอกข้อมูลของคนต่อไป3 เมื่อกรอกข้อมูลครบทุกคนแล้วให้คลิกเมาส์ ที่ปุ่ม ตกลง

22. การใส่ชื่อเขตข้อมูลนอกเอกสาร กำหนดตำแหน่งที่จะใส่ข้อมูลในจดหมาย1 คลิกเมาส์ ในตำแหน่งที่จะใส่ข้อมูลในจดหมาย2 คลิกเมาส์ ที่ปุ่ม แทรกเขตข้อมูลผสาน จะปรากฎหัวข้อที่กำหนดได้ในตารางฐานข้อมูล3 คลิกเมาส์ เลือกหัวข้อ คือ จะเป็นการแทรกชื่อ หรือข้อมูลต่างๆที่เราจะเลือกใส่ จะปรากฎหัวข้อที่คุณเลือกในจดหมาย4 ทำข้อ 2 และ 3 ซ้ำไปเรื่อยๆ จนกว่าคุณจะกำหนดหัวข้อ ที่ต้องการเรียบร้อย

24. ใส่ข้อมูลของผู้รับในจดหมาย เมื่อผลลัพธ์ที่ได้ถูกต้องเป็นที่น่าพอใจแล้ว ก็ถึงเวลาที่จะกำหนดสิ่งต่างๆ ลงในจดหมายเวียนของคุณ โดยคุณสามารถเลือกว่า จะให้เก็บผลลัพธ์ที่ได้นั้นใส่ลงในเอกสารฉบับใหม่ หรือกำหนดให้พิมพ์ออกทางเครื่องพิมพ์เลยทันที ส่วนตัวแล้วมักจะใช้วิธีแรก มากกว่า คือ จะเก็บผลลัพธ์ไว้ เพราะสามารถแก้ไขในรายละเอียดบางจุดของจดหมายในแต่ละฉบับได้ การผลิตจดหมายเวียนทำได้ดังนี้1 คลิกเมาส์ ที่ปุ่ม จะปรากฎกรอบโต้ตอบ การผสาน2 กำหนดว่าจะให้เก็บผลลัพธ์ของจดหมายเวียนนี้ไปไว้ที่ใด โดยคลิกเมาส์ ที่ New document (สร้างเอกสาร) - ถ้าเลือก New document คือการเก็บที่เอกสารฉบับใหม่ - ถ้าเลือก Printer คือการสั่งพิมพ์ผลลัพธ์ออกทางเครื่องพิมพ์ทันที3 เลือกว่าจะให้ดึงข้อมูลจากตารางฐานข้อมูลใดบ้าง ดังนี้ - คลิกเมาส์ เลือก all (ทั้งหมด) คือจะดึงข้อมูลจากตารางฐานข้อมูลมาทั้งหมด - คลิกเมาส์ เลือก from (จาก) คือ คุณจะเป็นผู้กำหนดช่วงของการดึงข้อมูล จากนั้นคุณต้องกำหนดว่าจะดึงข้อมูลลำดับที่เท่าใด ในฐานข้อมูลด้วย4 คลิกเมาส ที่ปุ่ม ผสาน (ถ้าคุณเลือก New document คุณจะเห็นผลลัพธ์ที่ได้ในเอกสารฉบับใหม่ทันที) ก็จะได้ผลลัพธ์ก็คือ เห็นข้อมูลของผู้รับจดหมายทั้งหมดที่จะส่งออกทางจอของคุณ