電子決裁は業務改革のツール-050419 ibm公共フォーラム
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電子決裁システム導入に必要な業務改革の視点と機能の実装について鳥取県の事例を紹介
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電子決裁は業務改革のツール-050419 ibm公共フォーラム
- 2. 本日のアジェンダ 鳥取県電子決裁システムの概要 鳥取県の電子化進展状況（（業務改革の素地）） システム構築の過程 • 業務プロセス見直し//システム簡素化 導入の過程 • 研修・試行//全面移行//不具合修正//継続的なBBPPRR おわりに
- 4. 鳥取県電子決裁システムの概要 昨年１１２２月より試行、22月に本格稼動 全ての起案文書を電子化（（一部例外あり）） 知事部局、教育委員会事務局、各種委員 会、県議会事務局が利用（（県立学校及び警察本部は別系 統LLAANNのため利用できず）） 他システムとも連携（（財務会計、電子申請）） NNootteessアプリケーションとして独自開発
- 5. 電子決裁システム利用状況（（44//77現 在）） 日別作成文書数の推移（（総数4422,,113388件）） 1400 1200 1000 800 600 400 200 0 2004/ 12/ 6 2004/ 12/ 13 2004/ 12/ 20 2004/ 12/ 27 2005/ 1/ 3 2005/ 1 / 10 2005/ 1/ 17 2005/ 1 / 24 主な決裁者別処理数（（本庁のみ、代理決裁含む）） • 知事決裁：：9944件 • 部長決裁：：33331133件 2005/ 1/ 31 2005/ 2/ 7 2005/ 2/ 14 2005/ 2/ 21 2005/ 2/ 28 2005/ 3/ 7 2005/ 3/ 14 2005/ 3/ 21 2005/ 3/ 28 2005/ 4/ 4
- 9. 経路承認情報 ・どのグループに一斉協議を行うか設定 ・決裁した者の情報を保存 ・決裁（回議）の段階は最大３段階まで設定可能 例えば、所属長決裁で起案された文書を 部長決裁へ修正することが可能
- 10. 経路承認情報 ・どのグループに一斉協議を行うか設定 ・決裁した者の情報を保存 ・決裁（回議）の段階は最大３段階まで設定可能 例えば、所属長決裁で起案された文書を 部長決裁へ修正することが可能 一斉協議の経路は内部組織単位、所属単位、 個人単位で設定可能
- 11. 審査・確認履歴
- 15. 鳥取県電子決裁システムの特徴 ～一斉協議・決裁方式の導入～～ 従来のいわばスタンプラリーのような文 書処理を根本から見直し 「決裁（（回議））」を行うのは、課長、部 長、知事の最大３３名のみ それ以外の者も設定により文書の閲覧・ 意見交換が可能 内容のチェックは、副査による「確認」→→ 決裁とは意味が違う 意思決定、情報共有、審査を明確に分離
- 16. 従来の文書処理経路 ～起案・決裁･審査 担当者 ⑪ 審査･決 裁 課長 次長 補佐 B係長 副知事 総務課 部長 知事 補佐 A係長 ⑭ 審査･決 裁 財政課 職員課 法制室 県民室 出納局 係員係員係員 ① 起 案 課長 補佐 係長 担当者 係員 ② 審査･押 印 ③ 審査･押 印 ⑤ 審査･押 印 ④ 審査･押 印 ⑥ 審査･押 印 ⑦ 審査･押 印 ⑧ 審査･決 裁 ⑨ 審査･決 裁 ⑩ 審査･押 印 ⑫ 合議 ⑬ 審査･押 印 ⑮ 文書審査 このまま電子化するとムダを温存することになる
- 17. 電子化により承認経路を見 直し ～一斉協議決裁方式 担当者 課長 次長 補佐 案件により 代決も可能 B係長 副知事 総務課 補佐 ② 全員が同時に情報共有・職務に応じたチェ ック ⑤ 審査 ⑦ 文書審 査 ③ 決裁・回 議 ④ 決裁・回 議 部長 知事 A係長 財政課 職員課 法制室 県民室 出納局 ⑥ 決 裁 係員係員係員 案件により 代決も可能 ① 起 案 業務プロセスを大幅に簡素化 ②’ 確認
- 18. 新たな文書事務の流れ（所属長～部長決裁） 主査係員 文書（案） 関係書類 伺文過去文書 パソコンで作成した文書・・・そのまま貼り 付け 紙の書類・・・数枚であれば電子化して貼り 付け、大量であれば主査保管 過去の文書・・・文書リンクを貼り付け 書誌情報 決裁経路 入力 文書管理主任課長 意見（意見） （意見） （意見） 決裁 （回議） （副査）） 係長他係補佐 起案所属内グループ一斉協議 決裁・ 確認履 歴 閲覧できる内容 （意見） （意見） 確認 次長部長 部内グループ一斉協議 （意見） （意見） 決裁 （回議） 文書審査 （意見） 確認 施行確認 確認 持参・押印 印刷 施行文書 施行情報 入力 処理済 押印した紙文書と画面上の起案文書を照合 文書や伺いは従来どおり作成 電子決裁システム 責任を持って 内容チェック 閲覧でき意見も作成で きるが必須ではない
- 20. 鳥取県庁の電子化基盤の現況 整備状況 全庁で利用するグループウェアとして LLoottuussRRNNootteessを導入（（HH88）） 全職員にパソコンを配布（（HH1133//44QQ）） 本庁－－各総合事務所間を 鳥取情報ハイウェイ （115555MMbbppss））で高速接続 （HH1177ギガ化予定）） 昨年度、DDoommiinnooサーバ増強、NNootteess66へ VVeerr..uupp、庁内LLAANN幹線のギガ化を実施
- 21. さまざまな業務を電子化 NNootteessを利用して現場での改善の取り組みを推進 システム開発の予算手続きを待つことなく、 必要な時に必要なシステムを職員の手で構築 • 予算要求の電子化（（計数整理ではなく議論の電子 化）） • IISSOO１１４４００００１１関係報告書類の電子化 • 各種協議（（課内、部内、知事・副知事）） • 全庁的な通知・照会文書のデータベース化 情報共有、情報交換の範囲拡大、簡素化 NNootteessデータベースの数＞＞約11880000 （（HH1166年度末）） その多くを職員が自主的に開発・運用
- 22. ワークフローの電子化 発生源入力（（庶務担当者の大幅縮小）） • 休暇承認、旅行命令・旅費請求 • 各種手当、共済・互助会関係手続き （WWeebb）） • 会議室予約、公用車予約、プロジェクタ利用 申請 庶務事務の集中化 • 臨時職員・非常勤職員管理 • 共通支払事務（（コピー、航空券、新聞・書 籍））
- 23. 共有する情報を県民へ公開 県庁内で共有する情報をインターネットで県民へ発 信 予算編成過程 県政情報コーナー（（記者資料提供）） 皆成学園児童の生活日誌を保護者だけに公開 県民の声の処理状況 県政参画電子アンケート 許認可等申請様式ダウンロード →NNootteessであれば、簡単にWWeebb化して情報公開可 能
- 25. 開発の経過 平成1144年1100 月～～平成1155 年33 月 基本設計・調達仕様書の作成（（一斉協議・決裁方式の概念導入）） 11月、55月1155年度当初・66月補正予算要求→→認められず 55月～～1111月行政機能向上PPTTにおいて電子化を前提とした文書決裁のあり方 検討 (一斉協議･決裁方式を前提とした開発・・・副知事からのトップ ダウン)) →→改革自立推進本部において説明 1100月99月補正予算で開発経費計上 平成1166年33 月 開発キックオフ PPTTにおいてWWGG、業務改革推進リーダーによるBBPPRR作業指示 →幹部によるヒアリング（（８８月）） 44月幹部会議で各部局におけるBBPPRR作業指示、以降中間報告等随時進 捗管理 55月～～77月BBPPRR効果測定のためのAABBCC分析実施
- 26. 最初にBBPPRRありき スタンプラリーに対する疑問から始まった • 一人一人はどういう目的で決裁＝＝ハンコを押してい るのか？？ • 全員が同じチェックをする意味があるのか？？ • 実際はチェックされていないのではないか？？ • 眺めるだけで十分な人もあるのでは？？ • 誰がなんと言おうが結局は最終決裁権者の意向が尊 重されるのでは？？ スタンプラリーを「意思決定」＝＝決裁、「内容チ ェック」、「情報共有」に分解することが可能
- 27. 一斉協議・決裁方式の全面導入 基本設計段階では、スタンプラリー方式も 存在 プロジェクトリーダー（（副知事））のトップ ダウンで全ての文書に適用 プロジェクトチームにおいて、全庁のモデ ルとなるような業務プロセスの検討を実施 さらに、幹部会で全職場を巻き込んで業務 の進め方を見直すよう指示 いずれも副知事自らヒアリングを行い、実 行を指示
- 28. 業務改革の体系 業務プロセスモデルの作成 行政機能向上ＰＴ 改革自立推進本部 組織戦略ＷＧ 自「県民サービスの向上」と「簡素で効率的な行政」を両所属固有業務の見直し 各所属 部長 全庁的な業務改革 電子決裁等各種システム化 権限委譲 組織改革 主的な点検を実施し 、 改革案を提案 アウトソーシング 規制緩和協働推進
- 29. なぜ既存パッケージを使用しなかった か 必要な機能がない • 一斉協議・決裁方式による経路設定 • 紙をめくるような操作性 不要な機能満載 • 代理決裁、遡及処理、差し戻し、編集履歴・ ・・ 機能のミスマッチ 並行してBBPPRRを行い複雑な機能を実装 しないことにより、新規開発によるコ ストの増大を吸収できた
- 30. 敢えて実装しなかった機能１１ 遡及処理 • 名簿を二重に持つ等システム的に非常に面倒 • 文書の日付は遡りを許すが、決裁日は絶対に 遡らないのが従来からのルール→→そのまま活 用 • コンプライアンスを確保する＝＝嘘をつかない 代理決裁 • システム的に非常に難しい • 発想を転換し、協議者全員を決裁可能とした • 指紋認証を組み合わせて決裁権のない者を排 除
- 31. 敢えて実装しなかった機能２２ 編集履歴の保存 • 紙の文書の場合、上司が見え消しで修正する のが通例→→直った箇所、責任の所在が明確 • 電子的な文書の場合、きれいに直ってしまう ので、その履歴を残さないと責任が曖昧にな る • 履歴＝＝新旧文書をすべて保存→→システムに負 荷 • 発想を転換し、起案者しか修正できないシス テム • 上司からの指示は意見書き込みで（（口頭でも 可））
- 33. 導入の経過 平成1166年99月 末 テスト版完成 1100月画面イメージ等の説明（（幹部、各所属代表）） 1111月88日操作研修開始（（～～22月中旬、延115522回、約22550000人参加）） 1122月66日試行開始 1122月1177日 11 月88 日 副知事による総合事務所現地調査（（電子決裁利用方法･導入状 況）） 11月1144日電子決裁事例研究会の開催（（副知事出席）） 22月77日全面移行、指紋認証開始に伴うシステム更新 33月1144日機能追加･不具合解消に伴うシステム更新 （パフォーマンス改善策失敗）） 33月1188日現状と問題点について幹部会で報告 →→試行錯誤しながら、改善できるところは見直すよう、知事 指示 33月2244日財務システムとの連携開始 33月2299日パフォーマンス改善に伴うシステム更新
- 34. 操作研修実施状況 １１１１月８８日より実施（（～～22月1155日）） • 延１１５５２２回（（１１回当たり２２００人））。約22550000人が受講 主な流れ • 必ず行政経営推進課職員が出席して、電子決裁の意義 等概要を説明（（３３００分）） 強調している点 • 紙を前提としたままでは効率化しない、自らの業務見直しが必 要 • 所属内のチェック体制も見直すべき（（例えば副査１１名）） • 大量の添付書類は電子化しない • 制度に基づく合議を１１名による審査へ改正 • 操作研修（（管理職１１時間、その他１１時間３３００分）） 44月以降、新規採用職員･出向復帰職員向け研修 を実施
- 35. 電子決裁の範囲 文書決裁 • 決裁権者、添付書類の有無によらず、すべて電子化、電子決裁でないと処理 不能 • 余白決裁も廃止 情報共有のための回覧、供覧 • 決裁として位置づけない。従来どおり紙で 上司への協議 • 決裁として位置づけない。従来どおり必要に応じて相対で協議 紙で収受・提出された書類 • 数枚であればスキャナ等で電子化。大量のものは起案者が保管 • 実際に大量の書類を参照する人はわずかであり審査で必要とする場合のみ持 参 他係、他課への合議 • 制度として必要な合議（（財政課、管財課等）） 担当者11名による審査に見直し、根拠となる規則等を改正 • 意思形成のための合議 起案文書による合意形成は行わない。必要があれば事前に。 情報共有が目的であれば、一斉協議機能により実現可能
- 36. 強引な導入 決裁方法を規定する文書管理規程を改正してしま い退路を断った 試行期間は短期間((0044//1122//0066--22ヶ月間)) 44月の異動時期の混乱を避ける ５５～～６６月という案もあったが、長期間試行しても 結局使われないと判断→→面倒なことは先送りしが ち 全員が使わざるを得ない状況に追い込まれない限 り、BBPPRRは進まないし、システムの問題もわか らない ただし、批判も相当あった（（庁内掲示板、２２ｃｃ ｈｈ）） 最終的には、知事の｢取りあえずやってみよう｣と
- 37. 導入時、導入後も続くBBPPRR 電子決裁となっても従来の紙の文書を単純に電 子化しただけの文書が横行 トップダウンによる問題提示 副知事による現地調査、幹部会等でも改善指示 研究会を開催し、改善例を発掘・周知 今後とも継続的に改善例を普及する必要 一斉協議･決裁方式についても検証が必要（（運用 で従来どおりの決裁方式を模すことも可能）） 職員の意識改革が最も重要→→幹部会を通じて
- 38. 電子決裁運用上で見受けられる課題 ～急を要する決裁の取扱い 電子決裁の場合 • システム的には、誰か一人が決裁すれば処理可 能 • 急ぐ場合は知事決裁（（部長決裁））のみ設定 • 部内（（課内））には対面で合意を得て、知事（（部 長））にその旨を報告・説明した上で、決裁を受 ける 紙による処理の場合 • 従来どおり、紙による起案処理も可能 • このままでは、情報公開のための公文書リスト から漏れるので、決裁後、紙の文書を関連書類 として電子決裁（（課長まで）） 3/18幹部会議資料
- 39. 電子決裁運用上で見受けられる課題 ～職員間のコミュニケーション 逆に事前協議の手間が増えた 電子決裁に入力したら終わりという感覚の職員 が発生 という職員の意見 電子決裁は、処理を簡素化することが目的で、 コミュニケーションを排除するものではない 上司や職員同士で事前に情報を共有したり、内 容を議論しておけば、 • 電子決裁の起案以降はごく簡単に処理できる • 内容もさらに精査できる 3/18幹部会議資料
- 40. 電子決裁運用上で見受けられる課題 ～添付書類の取扱い 決裁を得ようとする内容を添付書類に委ね、起案文 書中に貼り付ける傾向がある • 決裁者は、いちいち添付書類を開かないと判断できない • 大量の添付書類によりシステム的に負荷増 という問題 添付書類のエッセンスやチェックした項目・視点を 概要欄に記述（（添付書類自体は起案者が保管し、必 要に応じて持ち回り）） 概要欄の充実は、決裁者、ひいては県民への説明責 任確保につながる 3/18幹部会議資料
- 41. 良くない例－－１１
- 42. 良くない例－－２２
- 43. 良くない例－－３３
- 44. 改善例
- 45. 終わりに 業務改革に終わりはない • 長く続いた紙の文化を末端レベルまで変えるのは容 易でない • 王道はない、地道に普及 システムも常に見直しが必要 • 職員だけでなく幹部からも要望多数 • お金をかければ何でも可能だが、BBPPRRに逆行するも のも • 優先順位付けが必要 一斉協議･決裁方式の普及 • このシステムを使用すれば自ずと業務改革につなが る • どこの自治体でも取り組むことが可能なはず • 日本IIBBMMを通じて頒布
Editor's Notes
- これまでの紙を前提とした文書決裁プロセスは、現物が一つしかないので、一人が審査しては押印して次の人へ順に回されていき、多いものでは数十人が関与することになります。 多くの人が審査･決裁していても必ずしもミスが少ないわけではありません。多くの人が見るため、一人一人の責任感が欠如しているといえます。そのため、後工程の出納局や総務課の審査の負担が大きくなっています。 中には審査しないで情報を共有するためだけに回される人も存在します。 確かに紙を前提としていれば、これ以上優れた方法はありません。 しかし、電子化を前提とした場合、多くのムダを温存することとなります。 現在、日本の各地方自治体で電子決裁システムが導入されていますが、基本的にすべてこの決裁プロセスを踏襲しています。
- 鳥取県が導入しようとしているレビュー決裁方式では、 担当者が電子的に起案すると同時に課員全員が同時に情報を共有するとともに、職務に応じて決められた内容を責任を持って審査します。この部分をレビューと読んでいます。 意見がある職員は起案文書に対してコメントを書き込みます。担当者は適宜コメントに基づいて修正を行い、その旨課員全員へ知らせます。 課長はおおむね議論が終結したのを見計らって決裁ボタンをクリックすれば、課内の決裁は終了です。 課内で決裁するのは一人だけです。課より上のレベルの部次長でも同様に決裁するのは部長だけ。さらに上のレベルの知事副知事も決裁するのは知事だけです。その他の人たちはコメントを書き込むことは可能ですが、判断は決裁者に委ねられます。 このレビュー決裁方式を取り入れ、業務プロセスが大幅に簡略化することにより、処理スピードの向上、情報の共有、紙を使わないので省資源の推進に寄与することが可能です。また、審査者を減らす代わりに責任を重くするので、審査の質が向上し、後工程の負担の軽減が見込まれます。
- すでに約1200名が受講
- 電子決裁の範囲については 文書の決裁はすべて電子化する。 緑色の起案用紙で作成しているものはもちろん、余白にスタンプを押して「・・・してよろしいか」という形で伺っているものもすべて電子化する。 ちなみに、紙で来るような照会文書についても、もともとは電子的に作成したものを印刷している。 照会元に問い合わせれば、たいてい電子的なファイルの形で送付してもらえるので、そのまま電子的に取り扱うことが可能。 次に供覧もの。 これについても、実は現在でも文書であり厳密に言えば厳格に文書管理することが必要。 しかし、実際にはそこまで厳格に扱われていないのが現実。 電子決裁とあわせて厳格に扱うと窮屈な仕組みとなる。 したがって、これまでどおり紙で処理してもよい。 もちろん、各所属に電子会議室があれば、電子化して供覧することにより同時に情報共有も可能になるのでお勧めする。 次に上司への協議。これを決裁と呼ぶ人もあるが、今回の電子決裁では対象としない。 従来どおり、相対で協議した上で、起案されればよい。 これも電子会議室を使うことにより、協議する側、される側の双方の時間を節約することも可能。 よく議論になるのが、現在起案文書に添付されている大量の紙の書類。 数枚であれば、スキャナで電子化して添付すればよい。 では、大量のものをどうするか。 今回は、電子決裁システムへは添付しないこととしている。 いろいろ話を聞いてみると、添付書類をすべて見ている人はわずか。 たいてい、起案者が作成する「総括表」程度まで。 であるなら、電子決裁システム上に添付するのは「総括表」まででよい。 大量の添付書類は起案者が保管すればよい。 しかし、誰かは添付書類を確認する必要。 今回、主査・副査の関係で副査一人が責任を持って審査するという体制を考えている。 添付書類は副査、たいてい隣の席だと思うが、そこにしか動かさないという仕組み。 もちろん、一人の審査では心もとないという場合は、所属の判断で二人で審査する体制としてもよいし、簡単なものであれば、誰の審査も受けないで所属長の判断で決裁してもよい。 そのあたりは、各所属において文書の軽重によって判断してほしい。 システム的には所属内の審査の人数について制限はない。