Manajemen kesekretariatan

8,833 views

Published on

Untuk para organisatoris kupersembahkan karya ini untuk kalian, semoga bermanfaat...

Published in: Education, Sports
1 Comment
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total views
8,833
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
5
Actions
Shares
0
Downloads
319
Comments
1
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Manajemen kesekretariatan

  1. 1. BerkaryaUntukBangsa …<br />MengenalLebihDekat<br />ORGANISASI PEMERINTAHAN MAHASISWA<br />DisusunOleh :<br />Christian Atanila<br /> (SekretarisJenderalBEM UNJ 2008)<br />
  2. 2.
  3. 3. Christian Atanila<br />SekretarisJenderal<br />BEM UNJ 2008<br />ManajemenKesekretariatan<br />Disampaikanpada PKMJ FisikaUniversitasNegeri Jakarta<br />UjianituIbaratMonyet yang memanjatpohonkelapa. Tujuandiainginmengambilbuahkelapa. Tapitakdisangkaangindatangkencangmenghantamtubuhnya. Iamemegangerat-eratbatangpohon, danselamatlahia. Setelahitudatangsemilirangin. Si Monyetterlenadengannikmatnyaanginsepoi-sepoiitu. Tak lama terdengarlahbunyidentumankerasditanah. TerjatuhlahsiMonyet.<br />
  4. 4. KandunganGizi :<br />Sekretariat, Kesekretariatan, danAdministrasikesekretariatan<br />RuangLingkupKesekretariatandanAdministrasiKesekretariatan<br />All About Sekretaris<br />All About Kearsipan<br />Contoh 1<br />Contoh 2<br />Contoh 3<br />Contoh 4<br />Contoh 5<br />
  5. 5. Sekretariat, Kesekretariatan, danAdministrasiKesekretariatan<br />Kesekretariatan : kegiatan, tata kerja, dansegala kegiatan yang dilakukan oleh sekretariat<br />Sekretariat : <br />Tempat seorang sekretaris bertugas<br />Satuan organisasi di mana sekretarisdanpara stafnya melakukan rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan pokok organisasi(administrasi) danbantuanlainnya yang dilaksanakansebagaikegiatanpenunjangsupayatujuanorganisasidicapaidenganlancar<br />AdministrasiKesekretariatan : keseluruhan proses pelaksanaan rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan organisasidan tugas-tugas bantuan lainnya, dalam rangka menunjang kelancaran tujuan organisasi<br />
  6. 6. FungsiKesekretariatandanAdministrasiKesekretariatan<br />FungsiKesekretariatan<br />Memperlancar lalu lintas dan distribusi informasi ke segala pihak baik intern maupun ekstern.<br />Mengamankan rahasia organisasi<br />Mengelola dan memelihara dokumentasi perusahaan atau organisasi yang berguna bagi kelancaran pelaksanaan fungsi manajemen (Fungsi manajemen menurut G.R Terry terdiri dari POAC [Planning, Organizing, Actuating, Controlling])<br />FungsiAdministrasiKesekretariatan<br />Mengadakan pencatatan dari semua kegiatan manajemen.<br />Hasil pencatatan yang harus dilakukan menurut suatu sistem yangtelahditentukan. Hal inidigunakan sebagai alat pertanggungjawaban dan sebagai sumber informasi. Pencatatan perlu dilakukan dengan tepat guna dan tepat waktu.<br />Sebagai alat pelaksana pusat ketatausahaan<br />Sebagai alat komunikasi organisasi<br />Sebagai pusat dokumentasi<br />
  7. 7. RuangLingkupKegiatanSekretariat<br />Menyelenggarakan pembinaan ketatausahaan, khususnya yang berhubungan dengan pekerjaan surat menyurat, yang meliputi pembuatan surat, penerimaan, pengolahan, pendistribusian dan penyimpanan.<br />Menyelenggarakan tata hubungan baik secara intern maupun secara ekstern (Humas)<br />Menyelenggarakan kepanitiaan danrapat<br />Menyelengarakan pengaturan penerimaan tamu/kunjungan<br />Menyelenggarakan tugas bantuan lain yang bersifat menunjang pelaksanaan tugas pokok dan menyediakan fasilitas, terutama untuk mengkoordinasikan pelaksanaan tugas pokok organisasi<br />
  8. 8. RuangLingkupAdministrasiKesekretariatanOrganisasi<br />Surat-menyurat/Korespondensi<br />Pengarsipan<br />PeminjamanArsip & Barang (Peralatan&Perlengkapan)<br />PengelolaanPeralatan & Perlengkapan<br />KebersihanSekretariat<br />Komunikasi & InformasiOrganisasi<br />Kunjungan / AnjangsanaOrganisasi<br />Albumisasi & Dokumentasi Photo Kegiatan<br />Database Pengurus<br />PenyelenggaraanRapat-Rapat<br />PembuatanPanduanOrganisasi & Kepanitiaan<br />PelatihanKesekretariatan<br />
  9. 9. SekretarisPimpinan, SekretarisOrganisasi, danSekretarisJenderal<br />Sekretaris : seseorang yang membantuseorangpemimpinataubadanpimpinanatauorganisasi, terutamauntukpenyelenggaraankegiatanadministratif yang akanmenunjangkegiatanmanajerialseorangpemimpinataukegiatanoperasionalperusahaan<br />Sekretaris Pimpinan sebagai pejabat pembantu dalam pengurusan segala sesuatu yang rahasiaatau dalam pengurusan tataketerangan, tatawarkat atau tatausaha<br />Sekretaris Organisasi sebagai pejabat pembantu dalam pengurusan tatawarkat, dan administrasi / pejabat pembantu dalam bidang politik / pejabat Pimpinan Administrasi dan Politik<br />SekretarisUmum: Seorangsekretaris yang mengepalaibeberapasekretaris (staf).<br />SekretarisJenderal: <br />Seorangketuasuatuorganisasi/badan/lembaga yang beranggotakanlebihdarisatuorganisasi/negara/badan/lembaga.<br />SeorangSekretaris Jenderal yang memimpinsuatuSekretariat Jenderal dalamsuatuinstansi/badan, danbertugassertabertanggung jawab kepada Pimpinannya<br />
  10. 10. PerbedaanPokokAntaraSekretarisPimpinandanSekretarisOrganisasi<br />
  11. 11. KedudukandanPeranSekretaris<br />SekretarisOrganisasibertindaksebagaiKepalaSekretariat<br />Peran dan tanggung jawab Sekretaris = ‘STI” (Strategis – Teknis – Pendukung)<br />Dengan bertindak sebagai pusat informasi, sekretaris mampu menjalankan peran :<br />
  12. 12. WewenangdanTugasPokokSekretaris<br />WewenangSekretaris, antara lain: <br />membuatrencana, <br />membuatkeputusan, <br />mengorganisirbawahandansarananya,<br />melakukanpengawasan, <br />memberiperintah, <br />menyelenggarakansistemkomunikasi yang baik, <br />melakukanpengarahan, <br />penyempurnaanorganisasidantatakerja. <br />TugasPokokSekretarisadalah :<br />Membantupimpinan<br />Menyiapkan agenda rapat<br />Menyusunadministrasi<br />Mengaturdaftarkegiatanorganisasi<br />Dan lain sebagainya<br />
  13. 13. Kearsipan<br />Kearsipanadalahsuatuprosesmulaidaripenciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaandanperawatansertapenyimpananwarkatmenurutsistemtertentu.Saatdibutuhkandapatdengancepatdantepatditemukan. Bilaarsip-arsiptersebuttidakbernilaigunalagi, makaharusdimusnahkan. <br />Kearsipanmemegangperananpentingbagikelancaranjalannyaorganisasi, yaitusebagaisumberinformasidansebagaipusatingatanbagiorganisasi. <br />Adapunkeunggulandanfungsi yang dapatdilihatdarisistempenanganankearsipansetiaporganisasi, yaitu: 1)     Aktifitaskantor/organisasiakanberjalandenganlancar.2)     Dapatdijadikanbukti-buktitertulisapabilaterjadimasalah.3)     Dapatdijadikansebagaisaranakomunikasisecaratertulis4)     Dapatdijadikanbahandokumentasi5)     Dapatmenghematwaktu, tenagadanbiaya6)     Sebagaialatpengingat7)     Sebagaialatpenyimpananwarkat8)     Sebagaialat bantu perpustakaandiorganisasiapabilamemilikiperpustakaan9)     Merupakanbantuan yang bergunabagipimpinandalammenentukankebijaksanaanorganisasi10)  Kearsipanberartipenyimpanansecaratetapdanteraturwarkat-warkatpentingmengenaikemajuanorganisasi.<br />
  14. 14. TabelKearsipan<br />
  15. 15. SistemPengelolaandanPenyimpananArsip<br />Dalamperkembangandankemajuanmanajemenadministrasikantorsekaranginihampirdapatdipastikanbahwasegalasesuaitergantungkepadawarkat/dokumen. Baikitudiduniaperusahaanpemerintahanatauswasta. Warkatdianggapsangatberperanpentingdalamproseskegiatanorganisasi.<br />Dan sistem yang seringdanmasihberlakudiinstansi-instansidiantaranya:<br />Sistemsentralisasimerupakankearsipandimanasemuasuratperusahaandisimpandalamsaturuanganbukandalamkantorterpisah.<br />Sistemdesentralisasiadalahsistemkearsipan yang dalampelaksanaannyatidakdipusatkanpadasatu unit kerja, karenamasig-masing unit pengolahmenyimpanarsipnya.<br />Dari segipengelolaanarsip/filling yang berfungsisebagaiintidarisebuahkegiatansetiaporganisasidanbergunamembantubagipimpinanuntukmenentukankebijaksanaan. Perusahaan/organissasikearsipanberartipenyimpanansecaratetapdanteraturwarkat-warkatpentingmengenaikemajuansistemperusahaan. <br />
  16. 16. Filling adalahsalahsatukegiatanpokokdalambidangkearsipan. Filling dapatdiartikansuatuprosespenciptaan, pengumpulan, pemeliharaan, pengaturan, pengawasan, penyusunandanpenyimpanan. <br />Cara ataumetode yang sistematissehinggawarkattersebutdenganmudahcepatdantepatdapatditemukankembaliapabilasewaktu-waktudibutuhkan.<br />Sistempenyimpanan yang sesuaidiantaranya:<br />Sistemabjadmerupakansuatusistemdanpenemuankembaliwarkat-warkatberdasarkanabjad<br />Sistemmasalahmerupakansuatisistempenemuandanpenyimpanankembalimenurutisipokokatauperihalsurat.<br />Sistemnomormerupakanpemberiannomor yang terdapatpada folder<br />Sistemtanggalmerupakanpenyimpanansuratberdasarkantanggal, hari, bulan/tahuntanggaldijadikankodesurat.<br />Sistem Wilayah merupakanmenyimpananberdasarkandaerah/wilayahsurat yang diterima.<br />Filling sistemsuaturangkaiankerja yang teraturagar dapatdijadikanuntukpenyimpananarsipsehinggasaatdiperlukanarsiptersebutdapatdantepatditemukan. <br />Banyakistilah yang digunakanparaahlidalammembahas filling sistemsepertisistemkearsipan, manajemenkearsipan, record manajemendan lain lain.<br />
  17. 17. BerkaryaUntukBangsa …<br />MengenalLebihDekat<br />ORGANISASI PEMERINTAHAN MAHASISWA<br />DisusunOleh :<br />Christian Atanila<br /> (SekretarisJenderalBEM UNJ 2008)<br />

×