ANALISI SISTEM ABSENSI

ANALISIS SISTEM INORMASI ABSENSI PEGAWAI PADA
CREDIT UNION KELING KUMANG BO. LABUNG LAJA
KEDEMBAK AIR TABUN
LAPORAN
KULIAH KERJA PRAKTIK
Diajukan untuk memenuhi mata kuliah KKP pada Program Diploma Tiga (D.III)
RONI DARMANTO
NIM: 12147663
Program Studi Manajemen Informatika
Akademi Manajemen Informatika dan Komputer “Bina Sarana Informatika”
Pontianak
2017

ii
PERSETUJUAN LAPORAN KULIAH KERJA PRAKTIK
Kuliah Kerja Praktik ini telah disetuji untuk dinilai pada Tahun Akademik 2016/2017
di Semester Lima
DOSEN PENASEHAT AKADEMIK
Kelas 12.5K.30
( Deasy Purwaningtias, M.Kom )
NIP. 201003070

iii
KATA PENGANTAR
Dengan mengucapkan puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas
terselesainya Laporan Kuliah Kerja Praktik (KKP) dengan judul : “ANALISA
SISTEM INFORMASI ABSENSI PEGAWAI PADA CREDIT UNION
KELING KUMANG BO. LABUNG LAJA”. yang merupakan salah satu syarat
kelulusan mata Kuliah Kerja Praktik Lapangan Program Studi Manajemen
Informatika Akademi Manajemen Informatika dan Komputer Bina Saran Informatika
Pontianak.
Selama melaksanakan Praktek Kerja Lapangan dan dalam menyelesaikan
laporan ini, penulis telah banyak menerima bimbingan, pengarahan, petunjuk dan
saran serta fasilitas yang membantu hingga akhir dari penulisan laporan ini. Untuk itu
penulis menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada yang
terhormat:
1. Direktur Akademi Manajemen Informatika dan Kompiuter Bina Sarana
Informatika BSI Pontianak.
2. Ketua Program Studi Manajemen Informatika Akademik Manajemen
Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika.
3. Ibu Deasy Purwaningtas, M.Kom selaku Dosen Penasehat Akademik yang
telah memberikan bimbingan dan pengarahan dalam penyelesaian laporan ini.
4. Bapak Falentinus selaku CEO Credit Union Keling Kumang

iv
5. Bapak Nober Hengky, SE selaku Branch Manager Credit Union Keling
Kumang BO. Labung Laja, Kedembak Air Tabun
6. Staf / karyawan dilingkungan Credit Union Keling Kumang BO. Labung Laja.
7. Orangtua tercinta yang telah membantu didalam doa baik itu dukungan, moral
dan spiritual.
8. Rekan-rekan mahasiswa kelas 12.5K.30
Akhirnya penulis berharap semoga laporan ini bermanfaat bagi semua pihak
yang membantu, meskipun dalam laporan ini masih banyak kekurangannya, oleh
karena itu kritik dan saran yang membangun tetap penulis harapkan.
Pontianak, 22 Desember 2016
Penulis
Roni Darmanto

v
DAFTAR ISI
Lembar Judul Laporan KKP................................................................................................................i
Lembar Persetujuan Laporan KKP ....................................................................................................ii
Kata Pengantar.....................................................................................................................................iii
Daftar Isi................................................................................................................................................v
Daftar Simbol......................................................................................................................................vii
Daftar Gambar ...................................................................................................................................viii
Daftar Tabel .........................................................................................................................................ix
Daftar Lampiran ...................................................................................................................................x
BAB I PENDAHULUAN..........................................................................................................1
1.1. Umum...............................................................................................................1
1.2. Maksud dan Tujuan..........................................................................................2
1.3. Metode Penelitian.............................................................................................2
1.4. Ruang Lingkup.................................................................................................3
1.5. Sistematika Penulisan.......................................................................................3
BAB II LANDASAN TEORI.....................................................................................................5
2.1. Konsep Dasar Sistem ......................................................................................5
2.2. Peralatan Pendukung.....................................................................................11

vi
BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN ............................................................................18
3.1. Umum............................................................................................................18
3.2. Tinjauan Perusahaan .....................................................................................19
3.2.1. Sejarah Perusahaan.....................................................................................19
3.2.2. Struktur Organisasi dan Fungsi..................................................................24
3.3. Prosedur Sistem Akuntansi Berjalan.............................................................44
3.4. Diagram Alir Data (DAD) Sistem Akuntansi Berjalan.................................44
3.5. Kamus Data...................................................................................................44
3.6. Spesifikasi Sistem Akuntansi Berjalan ..........................................................50
3.6.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan .....................................................50
3.6.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran .....................................................51
3.7. Permasalahan Pokok .....................................................................................51
3.8. Pemecahan Masalah ......................................................................................52
BAB IV PENUTUP .....................................................................................................................53
4.1. Kesimpulan....................................................................................................53
4.2. Saran..............................................................................................................53
DAFTAR PUSTAKA .....................................................................................................................54
DAFTAR RIWAYAT HIDUP.......................................................................................................55
SURAT KETERANGAN PKL .....................................................................................................56
NILAI KULIAH KERJA PRAKTIK..........................................................................................57
LAMPIRAN-LAMPIRAN .............................................................................................................58

vii
DAFTAR SIMBOL
A. Simbol Data Flow Diagram
EXTERNAL ENTITY
Digunakan untuk menggambarkan suatu sumber atau tujuan
pada arus data.
DATA FLOW
Digunakan untuk menggambarkan suatu arus data.
PROCESS
Digunakan untuk menggambarkan suatu proses yang sedang
berlangsung.
DATA STORE
Digunakan untuk menggambarkan suatu tempat untuk
menyimpan atau mengambil data yang diperlukan.

viii
DAFTAR GAMBAR
1. Gambar III.1 Kantor CU. Keling Kumang Pertama.................................................................20
2. Gambar III.2 Branch Office Labung Laja Kedembak Air Tabun ..........................................20
3. Gambar III.3 Logo CU. Keling Kumang 2008-2013...............................................................23
4. Gambar III.4 Logo CU. Keling Kumang 2014 Hingga Sekarang..........................................23
5. Gambar III.5 Struktur Organisasi CU. Keling Kumang Pusat................................................24
6. Gambar III.6 Struktur Organisasi CU. Keling Kumang BO. Labung Laja KAT.................25
7. Gambar III.7 Diagram Konteks Sistem Yang Diusulkan........................................................46
8. Gambar III.8 Diagram Nol Sistem Berjalan..............................................................................47
8. Gambar III.9 Diagram Detail Sistem Berjalan..........................................................................48

ix
DAFTAR TABEL
1. Tabel II.1 Notasi Tipe Data.........................................................................................................16
2. Tabel II.2 Notasi Struktur Data...................................................................................................17

x
DAFTAR LAMPIRAN
1. Lampiran A-1 Laporan Absensi Bulanan..................................................................................58
2. Lampiran A-2 Absen Fingerspot ................................................................................................59
3. Lampiran A-3 Staf dan Karyawan CU. Keling Kumang.........................................................60

1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Umum
Pada saat masa sekarang ini semua teknologi dan informasi sudah sangat
maju pesat dan cepat. Untuk itu semua kegiatan manusia dalam mengakses informasi
atau apapun begitusangat mudah untuk dikerjakan. Mengakses informasi apapun
sangat mudah didapat, bisadilakukan di rumah sehingga kebutuhan manusia yang
beranekaragam inilah yang mengakibatkan teknologi informasi menjadi maju
dan berkembang. Perkembangan teknologi dan sistem informasi inilah, yang pada
saat ini sangat dibutuhkan oleh perusahaan atau organisasi. Sebagai salah satu
contohnya dengan penggunaan komputerisasi pada sebuah perusahaan sebagai
alat bantu untuk menyimpan danmengolah segala bentuk data secara tepat, cepat dan
akurat. Sehubungan dengan kondisi perkembangan informasi atau di era globalisasi
saat ini. Dimana perusahaan atau instansi saling meningkatkan mutu dan kualitas
sistem informasinya, agar dapat bersaing di era globalisasi ini. Dengan adanya
penggunaan teknologi informasi yang secara optimal, perusahaan atau instansi
tersebuat akan terus meningkatkan mutu dan kualitasnya dengan baik agar dapat
dipercaya oleh konsumen dimasyarakat seperti sekarang ini, sehingga segalanya
mudah dan cepat diselesaikan. Credit Union Keling Kumang adalah sebuah lembaga
yang bergerak dibidang keuangan. Sampai pada saat ini semua proses yang dilakukan
oleh Credit Union Keling Kumang, dari proses absensi pegawai Semua data-data

2
tentang absensi pegawai dapat disimpan dan diolah dengan baik, sehingga data akan
selalu ada jika suatu waktu dibutuhkan sebagai laporan untuk lembaga/perusahaan.
Berdasarkan latar belakang ini, penulis ingin membuat tulisan ilmiah yang berjudul:
“Analisis Sistem Informasi Absensi Pegawai Pada Credit Union Keling Kumang
BO. Labung Laja Kedembak Air Tabun”
1.2. Maksud dan Tujuan
Maksud dari penelitian ini adalah sebagai syarat kelulusan yang harus diikuti
untuk menyelesaikan Laporan Kerja Praktek (KKP). Adapun tujuan penelitian ini
adalah sebagai berikut:
1. Meminimalkan kesalahan dalam pencatatan data absensi.
2. Meningkatkan disiplin kerja karyawan dalam hal absensi.
3. Membantu dalam perhitungan jumlah jam kerja karyawan.
4. Menyajikan data-data absensi karyawan secara akurat periodik.
1.3. Metode Penelitian
Dalam laporan ini penulis telah mengumpulkan data-data yang diperlukan
dengan beberapa metode yaitu:
1. Observasi
Disini penulis terjun langsung ke lapangan dengan mangamati langsung
terhadap objek penelitian yang tentunya akan memudahkan untuk
mendapatkan informasi yang dibutuhkan.
2. Wawancara kepada pihak terkait

3
Penulis mengumpulkan data dengan cara tatap muka langsung kepada
manager dan staf Credit Union Keling Kumang BO. Labung Laja
Kedembak Air Tabun sehingga diperoleh penjelasan yang lebih rinci dan
jelas.
3. Studi Pustaka
Mengumpulkan data-data yang diperlukan dengan mencarinya di buku-
buku, artikel, majalah, dan file-file yang tentunya berhubungan dengan
topik pembahasan.
1.4. Ruang Lingkup
Untuk lebih memusatkan permasalahan yang ada dan agar tidak
menyimpang dari pokok permasalahan, maka penulis membuat batasan permasalahan
yaitu mengenai Analisis Sistem Informasi Absensi Pegawai, sampai dengan
pembuatan laporan yang akan ditujukan kepada pimpinan lembaga.
1.5. Sistematika Penulisan
Berdasarkan pada penjelasan yang ada di atas, penulis pada bab ini akan
membahas masalah “Analisi Sistem Informasi Absensi Pegawai pada Credit
Union Keling Kumang BO. Labung Laja Kedembak Air Tabun”. Untuk dapat
mengetahui secara ringkas permasalahan dalam penulisan laporan KKP maka
digunakan sistematika penulisan yang bertujuan untuk memudah pembaca
menulusuri dan memahami isi laporan KKP sebagai berikut:
BAB I PENDAHULUAN

4
Pada bab ini penulis menguraikan latar belakang secara umum, maksud dan tujuan,
metode penelitian, ruang lingkup yang membatasi permasalahan dan
sistematika penulisan yang merupakan gambaran dari keseluruhan bab.
BAB II LANDASAN TEORI
Bab ini menjelaskan tentang konsep dasar dati sistem yang dibahas dalam
ruanglingkup dan memberikan penjelasan secara teoritis tentang peralatan rancangan
sistemyang meliputi Diagram Alir Data (DAD) dan kamus data yang digunakan
dalam penulisan laporan KKP.
BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN
Bab ini akan menjelaskan mengenai sejarah singkat berdirinya perusahaan,
struktur organisasi dan fungsinya, prosedur sistem berjalan, Diagram Alir Data
(DAD), Kamus Data, Spesifikasi Sistem Berjalan yang terdiri dari bentuk dokumen
masukan (input) dan keluaran (output), permasalahan dan alternatif pemecahan
masalah.
BAB IV PENUTUP
Pada bab ini penulis mengemukakan beberapa kesimpulan dan saran-saran
yang berkaitan dengan sistem informasi absensi pada Creadit Union Keling Kumang
BO. Labung Laja Kedembak Air Tabun.

5
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1. Konsep Dasar Sistem
A. Pengertian Sistem
Setiap sistem dibuat untuk menangani sesuatu yang secara terus-menerus dan
berulang kali atau secara rutin terjadi. Untuk memudahkan pemahaman mengenai
sistem pertama-tama kita peroleh dari definisinya, dengan demikian definisinya ini
mempunyai peranan yang penting dalam pendekatan untuk mempelajari suatu sistem.
Mempersoalkan sistem sebenarnya bukan membahas hal yang baru.
Menurut Mustakini (2009:34), “Sistem dapat didefinisikan dengan pendekatan
prosedur dan pendekatan komponen, sistem dapat didefinisikan sebagai kumpulan
dari prosedur-prosedur yang mempunyai tujuan tertentu”.
Menurut Agus Mulyanto (2009:1) mendefinisikan bahwa, “Sistem secara
umum sebagai kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu
tujuan tertentu sebagai satu kesatuan”.
Menurut Moekijat dalam Prasojo (2011:152), “Sistem adalah setiap sesuatu
terdiri dari obyek-obyek, atau unsur-unsur, atau komponen-komponen yang bertata
kaitan dan bertata hubungan satu sama lain, sedemikian rupa sehingga unsur-unsur
tersebut merupakan satu kesatuan pemrosesan atau pengolahan yang tertentu”. Dari
pendapat yang dikemukakan di atas dapat disimpulkan bahwa system adalah suatu
kumpulan atau kelompok dari elemen atau komponen yang saling berhubungan atau

6
saling berinteraksi dan saling bergantung satu sama lain untuk mencapai tujuan
tertentu.
Definisi sistem menurut Jogiyanto (2005:1) dalam bukunya yang berjudul
Analisis dan Desain Sistem Informasi, pengertian sistem adalah sebagai berikut
“Sistem adalah jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan,
berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan untuk menyelesaikan
suatu sasaran tertentu”.
Definisi lain sistem menurut Azhar Susanto (2007:24) dalam bukunya yang
berjudul Sistem Informasi Akuntansi, menyebutkan “Sistem adalah kumpulan/group
dari sub sistem/bagian/komponen apapun baik phisik yang saling berhubungan satu
sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan”.
Berdasarkan dua definisi sistem tersebut, maka penulis dapat menyimpulkan
bahwa sistem adalah suatu jaringan pekerjaan yang berhubungan dengan
prosedurprosedur yang erat hubungannya satu sama lain yang dikembangkan menjadi
satu skema untuk melaksanakan sebagian besar aktifitas perusahaan dalam mencapai
suatu tujuan. Dapat pula dikatakan bahwa suatu sistem terdiri dari struktur dan
proses. Struktur merupakan unsur – unsur yang secara integrasi membentuk sistem
tersebut. Sedangkan proses merupakan penjelasan prosedur atau tata urutan kerja dari
suatu sistem untuk mencapai tujuan tertentu. Agar suatu sistem dapat bekerja secara
efisien dan efektif maka setiap struktur dan proses tertentu harus saling berkaitan
antara satu dengan yang lainnya.

7
2.1.1. Elemen Sistem
1. Tujuan
Tujuan dari sistem sangat menentukan masukan yang dibutuhkan sistem.
2. Batasan
Dalam mencapi suatu tujuan dari sistem dibutuhkan batasanbatasan suatu
sistem dengan sistem yang lainnya atau lingkungan luarnya. Batasan
suatu sistem menunjukkan ruang lingkup dari sistem tersebut.
3. Kontrol
Kontrol merupakan pengawasan dari pelaksanaan pencapaian tujuan
sistem yang dapat berupa asal, masukan, frekuensi, masukan data dan
jenis masukan.
4. Input
Input merupakan bagian dari sistem yang bertugas untuk menerima data
dapat berupa asal masukan, frekuensi masukan data dan jenis masukan
data.
5. Proses
Proses merupakan bagian yang mengolah data menjadi informasi sesuai
dengan keinginan pemakai.
6. Output
Output merupakan keluaran atau tujuan dari sistem yang didapat dari
input dan proses yang dilakukan.
7. Umpan Balik

8
Dalam suatu sistem yang baik dibutuhkan adanya umpan balik yang
tujuannya sebagai perbaikan dan pemeliharaan.
2.1.2. Karakteristik Sistem
Model umum sebuah sistem adalah input, proses dan output. Hal ini
merupakan konsep sebuah sistem dapat mempunyai beberapa masukan dan keluaran.
Sesuatu dapat dikatakan sistem jika didalamnya terdapat ciri-ciri atau karakteristik
sebuah sistem, yaitu terdiri dari:
1. Komponen Sistem (Components)
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang
artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen
komponen sistem atau elemen-elemen sistem terdapat berupa suatu sub
sistem atau bagian-bagian dari sistem.
2. Batas Sistem (Boundary)
Batas sistem (boundary) merupakan daerah yang membatasi antara suatu
sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas
sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan.
Batas suatu system menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem
tersebut.
3. Lingkungan Luar Sistem (Environments)
Lingkungan Luar sistem adalah pihak-pihak diluar sistem yang
mempengaruhi sistem.
4. Penghubung Sistem (Interface)

9
Hubungan sistem adalah hubungan yang terjadi antar subsistem dengan
subsistem lainnya yang setingkat atau antara subsistem dengan sistem yang
lebih besar.
5. Masukan Sistem (Input)
Masukan sistem adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan
dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal
(signal input). Masukan perawatan (maintenance input) adalah energi yang
dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Masukan sinyal
(signal input) adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran.
6. Keluaran Sistem (Output)
Keluaran sistem adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan
menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan.
7. Pengolah Sistem (Process)
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah
masukan menjadi keluaran.
8. Tujuan Sistem (Goal)
Tujuan sistem merupakan target atau sasaran akhir yang ingin dicapai oleh suatu
sistem.Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuan
2.1.3. Klasifikasi Sistem
1. Sebagai sistem abstrak (abstract system)
2. Sebagai sistem alamiah (natural system)

10
3. Sebagai sistem tertentu (determinate system) dan sistem tak tentu
(probabilistic system)
4. Sebagai sistem tertutup (closed system) dan sistem terbuka (open system)
2.1.4. Pengertian Sistem Informasi
Menurut Azhar Susanto (2007:55) dalam bukunya yang berjudul Sistem
Informasi Manajemen, edisi 3 menjelaskan bahwa, ”Sistem informasi adalah
kumpulan dari sub-sub sistem baik phisik maupun non phisik yang saling
berhubungan satu sama lainnya dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai
satu tujuan yaitu mengolah data menjadi informasi yang berguna”.
Menurut Jogiyanto (2005:11) dalam bukunya yang berjudul Analisis dan
Desain Sistem Informasi yang diambil dari definisi Robert A dan K.Roscoe Davis,
adalah sebagai berikut, “Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu
organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung
operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dengan
laporanlaporan yang diperlukan”
Berdasarkan dua definisi sistem informasi tersebut, maka penulis dapat
menyimpulkan bahwa sistem informasi adalah kumpulan dari sub-sub sistem baik
phisik maupun non phisik di dalam organisasi yang mempertemukan kebutuhan
pengolahan transaksi harian, mendukung, bersifat manajerial dan kegiatan strategi
dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan
yang diperlukan.

11
2.2. Peralatan Pendukung
Peralatan pendukung (Tool System) merupakan alat yang digunakan untuk
menggambar logika model dari suatu sistem dengan menggunakan simbol-simbol,
lambang-lambang, ataupun diagram-diagram yang menunjukkan secara tepat arti dan
fungsinya. Fungsi dari peralatan pendukung (Tool System) adalah untuk menjelaskan
kepada user bagaimana fungsi dari sistem informasi dapat bekerja dengan suatu
bentuk logika model dan phsycal model.
Aplikasi Finger print adalah salah satu aplikasi yang dapat melakukan
pendeteksi dengan sidik jari, walaupun sebenarnya kalau kita membeli perangkat
finger print sudah di sertakan contoh-contoh penggunaanya dengan bermacam-
macam bahasa pemrograman.
Saat ini tools untuk TCP/IP fingerprinting yang paling lengkap dan luas
pemakaiannya adalah Nmap. Dengan menggunakan suatu database yang lebih dari
450 ciri-ciri untuk dibandingkan ke TCP/IP stack dengan operating sistem tertentu
atau hardware tertentu. Database ini termasuk sistem operasi yang komersial, router,
switch, firewall dan sistem-sistem yang lain. Setiap sistem yang percaya bahwa
TCP/IP adalah potensial untuk masuk database akan meng-update-nya secara priodik.
Nmap merupakan software yang bebas untuk didownload dan mudah untuk
digunakan.
Nmap fingerprint adalah sebuah sistem dengan 3 step.
1. Pertama, kemampuannya sebagai port scan untuk menemukan satu set
open dan closed TCP dan UDP port.

12
2. Kedua, kemampuan untuk melakukan generate bentuk paket-paket
kemudian mengirimnya ke remote host dan mendengar tanggapannya.
3. Ketiga, menggunakan hasilnya untuk diolah dan menemukan masukan
yang sesuai dengan database yang dimilikinya.
2.2.1. Diagram Alir Data (DAD)
1. Tahapan DAD (Diagram Alir Data)
a. Diagram Konteks
Diagram ini dibuat untuk menggambarkan sumber serta tujuan data
yang akan diproses atau dengan kata lain diagram tersebut untuk
menggambarkan sistem secara manual umum atau global dari
keseluruhan sistem yang ada.
b. Diagram Nol
Diagram ini dibuat untuk menggambarkan tahapan proses yang ada
didalam diagram konteks yang penjabarannya secara terperinci.
c. Diagram Detail
Diagram ini dibuat untuk menggambarkan arus data diatas secara lebih
mendetail lagi dari tahapan proses yang ada didalam diagram nol.
2. Aturan Main DAD
a. Didalam diagram alir dat tidak boleh menghubungkan antara external
entity dengan external entity lainnya secara langsung.
b. Didalam diagram alir data tidak boleh menghubungkan data store
yang satu dengan data store yang lainnya secara langsung.

13
c. Setiap proses harus ada data flow yang masuk dan juga data flow yang
keluar.
3. Cara Pembuatan Diagram Alir Data
a. Mulai dari umum sampai dengan detail (Top-Down Analysis)
b. Jabarkan proses sedetail mungkin
c. Pelihara konsistensi antar proses
d. Berikan label yang yang bermakna
4. Istilah dan Simbol yang digunakan dalam DAD
a. Kesatuan Luar (External Entity)
External entity mewakili entitas eksternal yang berkomunikasi dengan
sistem yang dikembangkan. External entity merupakan kesatuan
dilingkungan sistemyang dapat berupa manusia, organisasi, atau sistem
lainnya yang berada dilingkungan luar sistem yang akan memberikan
input atau output dari sistem. Biasanya external entity ini dikenal
dengan nama entiras sumber atau tujuan. External entity dapat juga
berupa departemen, divisi, atau sistem diluar sistem yang
berkomunikasi dengan sistem yang dikembangkan.
b. Proses (Process)
Menggambarkan proses pengolahan atau transformasi data. Proses
disebut juga fungsi atau informasi. Komponen proses yang
menggambarkan bagian dari sistem yang mentransformasikan input ke
output atau dapat dikatakan bahwa komponen proses menggambarkan
transformasi suatu input atau lebih menjadi output.

14
c. Arus Data (Data Flow)
Suatu data flow atau alur data dapat dipresentasikan dengan anak
panah yang menunjukan arah menuju keadaan keluar dari suatu proses.
Alur data ini digunakan untuk menerangkan perpindahan data atau
juga informasi dari suatu bagian sistem kebagian lainnya. Arus data
disimbolkan dengan panah.
d. Simpanan Data
Simpanan Data flow yang sudah disimpan atau diarsipkan.
2.2.2. Kamus Data
Kamus data berfungsi sebagai suatu katalog yang menjelaskan lebih detail
tentang DAD yang mencakup process, data flow, dan data store. Macam-macam
atribut kamus data yaitu:
1. Nama Arus Data
Hal ini harus terdapat dalam kamus data, sehingga mereka yang membaca
DAD dan memerlukan penjelasan lebih lanjut tentang suatu arus data
dalam DAD dapat mudah mencari di kamus data.
2. Arus Data
Arus data menunjukan dari mana data mengalir dan kemana data akan
menuju. Keterangan arus data ini harus perlu dicatat di kamus data agar
memudahkan mencari arus data didalam DAD.

15
3. Tipe Data
Tipe data perlu dicatat dalam kamus data, kerena dapat digunakan untuk
mengelompokkan kamus data kedalam kegunaannya sewaktu
perancangan sistem.
4. Struktur Data
Struktur data menunjuan arus data yang dicatat. Pada kamus data terdiri
dari item-item atau elemen-elemen data.
5. Penjelasan
Untuk lebih memperjelas tentang makna dari arus data yang dicaat di
kamus data, maka bagan penjelasan dapat diisi dengan keterangan-
keterangan tentang arus data tersebut.
6. Volume
Menunjukan banyaknya arus data yang mengalir dalam suatu periode
tertentu.
7. Periode
Periode ini merupakn kapan terjadina arus data ini, periode perlu dicatat
di kamus data karena dapat digunakan untuk mengidentifikasi kapan input
data harus dimasukkan kedalam sistem, kapan proses program dilakukan
dan kapan laporan-laporan harus dihasilkan.
8. Alias
Alias atau nama lain dari data yang harus dituliskan. Alias perlu ditulis
karena data yang sama mempunyai nama yang berbeda untuk oran atau
departeman yang satu dengan yang lain.

16
2.2.3. Notaris Pada Kamus Data
Terdiri dari dua macam yaitu:
1. Notasi tipe data
Notasi tipe data untuk membuat spesifikasi format input maupun output
suatu data notasi yang umum digunakan antara lain:
Table II.1 Notasi Tite Data
Notasi Keterangan
X Untuk setiap karakter
9 Angka numerik
A Karakter Alphabet
Z Angka nol yang ditampilkan spasi kosong
. Pemisah ribuan
, Pemisah pecahan
- Tanda penghubung
/ Pembago
Sumber : Kendall (2010:344)

17
2. Notasi Struktur Data
Notasi yang digunakan untuk membuat spesifik elemen data. Dimana
notasi yang digunakan adalah sebagai berikut:
Tabel II.2 Notasi Struktur Data
Notasi Keterangan
= Terdiri dari
+ Dan atau and
( ) Pilihan optimal
{ } Iterasi (perulangan proses)
[ ] Pilihan salah satu pilihan yang ada
| Pemisah pilihan didalam tanda [ ]
* Keterangan atau catatan
@ Field kunci
Sumber : Kendall (2010:338)

18
BAB III
ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1. Umum
Sistem berjalan adalah proses input-output data yang terjadi pada suatu
sistem yang sedang berjalan. Tujuannya untuk memberikan gambaran secara
terperinci tentang masalah yang timbul dalam suatu organisasi atau perusahaan.
Dalam prosedur sistem berjalan, banyak sekali ditemukan aliran data beserta
proses keluar masuknya data tersebut yang tergambar dalam diagram aliran data. Tak
terlepas dari itu semua, sistem berjalan juga mempunyai kamus data yang
memudahkan user dalam membaca setiap pengkodean. Pengkodean ini dilakukan
agar memudahkan user dalam menginput setiap data.
Dalam hal penginputan data, sistem berjalan mempunyai dokumen-dokumen
berupa dokumen masukan dan dokumen pengeluaran. Dokumen tersebut berguna
sebagai resi atau bukti bahwa adanya proses yang telah berlangsung.
Untuk beberapa lembaga/perusahaan yang sudah berbasis komputerisasi
secara sempurna, terdapat spesifikasi file, struktur kode dan spesifikasi program
dengan tingkat kerumitan yang cukup tinggi. Namun untuk Credit Union Keling
Kumang BO. Labung Laja Kedembak Air Tabun, mereka tidak memiliki data
mengenai spesifikasi file, struktur kode yang komplek dan spesifikasi program.
Semua itu hanya terintegrasi di pusatnya, yaitu Sekadau.

19
Meskipun demikian dengan teknik yang sedemikian rupa, mereka mampu
melaksanakan sistem dengan baik. Semua data input yang ada di Kedembak Ar
Tabun, dikirim ke pusatnya. Di sanalah baru spesifikasi file, pengkodean dan
spesifikasi program dibuat secara mendetail oleh bagian IT dan accounting.
3.2. Tinjauan Perusahaan
3.2.1. Sejarah Perusahaan
Credit Union pertama kalinya masuk dan dikenal di Indonesia pada tahun
1970 yang diperkenalkan oleh P. Karl Albrecth Karim Arbi, SJ. Pada tahun 1993
berdirinya sebuah koperasi yang diberi nama Credit Union Keling Kumang yang
pendirinya sekaligus penggagasnya yaitu Drs. Munaldus, MM dan sekarang beliau
adalah mantan Ketua CU Keling Kumang 1993-2012. Beliau adalah seorang dosen di
salah satu universitas di Pontianak. Pendidikan terakhir beliau sampai S2 dari The
Ohio State University Amerika Serikat. Beliau membaktikan sebagaian hidupnya di
dunia Credit Union (CU)/Koperasi. Pada tahun berdirinya Credit Union, kantor
pertama masih menumpang pada kantor Koordinator di kampong Tapang Sambas
Desa Tapang Semadak Kabupaten Sekadau Kalimantan Barat Indonesia, hingga pada
tahun 1995 Credit Union berhasil mendirikan kantor sendiri. Koperasi yang telah di
gagas Munaldus hingga saat ini telah mencapai 62 Tempat Pelayanan yang sering di
singkat TP. Dan pada tahun 2016 Tempat Pelayanan TP telah berubah nama menjadi
Branch Officer (BO).

20
Gambar III.1
Kantor CU. Keling Kumang Pertama
Gambar III.2
Branch Office Labung Laja Kedembak Air Tabun
Menurut legenda dan cerita rakyat baik itu Tokoh Agama, Keling Kumang
merupakan dua tokoh laki-laki dan perempuan. Secara umung Keling adalah seorang
laki-laki yang gagah, kuat, sakti, pengayom, disegani dan tidak mati sampai sekarang.

21
Keling dalam cerita rakyat suku Dayak adalah seorang pemuda sakti yang sering
berburu di hutan. Kumang adalah seorang perempuan yang cantik jelita, mempesona,
pintar dan cerdas, lemah lembut dan setia dan dalam cerita rayak Kumang merupakan
bidadari cantik pada masa itu. Penggabungan Keling dan Kumang jika diartikan
adalah “Kekuatan yang mengayomi, dikelola secara professional (pintar dan cerdas),
setia kepada anggota dan hidup sepanjang masa”.
Cerita tersebut merupakan awal timbulnya nama Credit Union yang di beri
nama Keling Kumang. Banyak sumber yang tidak sama percis menceritakan siapa
atau apa itu Keling dan Kumang yang sebenarnya. Pada dasarnya Keling Kumang
adalah 2 tokoh laki-laki dan perempuan yang tidak sengaja bertemu, mereka akhirnya
bersatu membangun rumah tangga. sumber ini berasal dari Kabupaten Sanggau, ia
adalah R. Masri Sareb Putra. Ia lahir di Jangkang Benua, Kecamatan di wilayah
perbatasan Kabupaten Sanggau dan Serawak Malaysia. Suku R. Masri Sareb Putra
adalah suku Ibanik (Dayak).
Awal masuk Credit Union Keling Kumang di Kedembak Air Tabun adalah,
berawal dari salah seorang yang terinspirasi ketika berkunjung ke kampung
kelahirannya yang melihat masih sangatnya minim keperluan yang digunakan sehari-
hari warga setempat untuk mempermudah pekerjaan sehari-hari. Seperti peralatan
elektronik, pembangunan perumahan, sekolah dan fasilitas-fasilitas lainnya. Ia adalah
seorang anggota di kantor pusat bernama Semiun yang berasal dari Sirang Setambang
Kecamatan Sepauk. Tanggal 5 Oktober 2005 berdirinya Credit Union Keling
Kumang TP. Kedembak Air Tabun yang di rintis oleh 15 orang dan tiga diantaranya
kelompok inti sekaligus anggota pertama Credit Union. Kepala Manager pada saat itu

22
masih di pimpin oleh Harun VS, S.Sos. MM yang dikenal sekarang Manager Area
(MA). Beliau juga merangkap juga sebagai Manager Area Kaupaten Sintang
sekaligus Branch Manager di Credit Union Keling Kumang TP. Kedembak Air
Tabun.
Tepat pada tahun 2009 umur kantor Credit Union Keling Kumang berusia
tiga tahun empat bulan telah berhasil mendirikan kantor sendiri yang diresmikan oleh
Bupati Sintang dengan jumlah anggota pada saat itu mencapai 1570 anggota dan aset
mencapai 5,65 Miliyar dan telah membuka kantor TPK baru di Senaning Kecamatan
Ketungau Hulu Kabupaten Sintang dan sehingga tahun 2016 anggota Keling Kumang
telah mencapai 2935 anggota. Dari nama Tempat Pelayanan tersebut ada dua nama
usulan lain yaitu TP. Kempas dan TP. Payung Menua, sehingga TP. Labung Laja
yang dipilih karena mendekat dengan kata Keling Kumang yang artinya menurut
cerita rayat adalah: Labung merupakan seorang kaki tangan kepala kampung,
sedangkan Laja merupakan pengurus kampung.
Tahun 2008-2013 Credit Union Keling Kumang masih menggunakan
program yang diberi nama CUCIS (Credit Union Core Information System). Program
ini dapat di jalankan pada Komputer dengan spesifikasi Pentium IV dengan RAM
512MB DDR 1 dan Sistem Operasi Windows 2000 dan versinya hingga sampai
Update version 7.5.

23
Gambar III.3
Logo CUKK 2008-2013
Sampai pada tahun 2014 sampai sekarang logo maupun program Credit
Union Keling Kumang sudah banyak mendapatkan pembaharuan guna
mempermudah kinerja staf dan karyawan. Baik itu dari segi grafis, interface, bahkan
memudahkan dalam setiap laporan yang database penyimpanan. Program ini diberi
nama SIP (Sistem Informasi Puskhat) yang dikembangkan IBS PT. USSI Bandung.
SIP Full Integrated, SQL Technology, Script Engine, Report Engine dan ISO-8583.
Logo baru Credit Union Keling Kumang dan sreenshot program SIP dapat dilihat
pada gambar dibawah.
Gambar III.4
Logo CUKK 2014 hingga sekarang

24
3.2.2. Struktur Organisasi dan Fungsi
1. Struktur Organisasi Credit Union Keling Kumang Pusat dan Branch
Office Labung Laja Kedembak Air Tabun terdapat pada gambar dibawah.
GAMBAR III. 5
Struktur Organisasi CUKK Pusat

25
Gambar III. 6
Struktur Organisasi CUKK BO. Labung Laja
2. Tugas dan Tanggung Jawab Staf / Karyawan Credit Union Keling
Kumang Branch Office Labung Laja Kedembak Air Tabun adalah
sebagai berikut:
a. Branch Manager
Hubungan kerja Branch Manager menjalin hubungan baik dan
berkomunikasi dengan manajemen dan staf di Branch Office, Head
Office, pemerintah Lokal, serta anggota. Pernyataan kerja Branch
Manager harus mengambil Tanggung jawab keseluruhan untuk kinerja

26
Branch Office. Dengan demikian ia memastikan pelaksanaan yang
efektif dan efisien dalam menjalankan operasional di Branch Office.
Tugas dan tanggungjawab selain diminta untuk melakukan fungsi lain
seperti yang dipersyaratkan oleh Chief Operating Officer (COO), Branch
Manager harus melakukan tugas dan tanggung jawab sebagai berikut:
1) Pengelolaan kegiatan operasional di Branch Office
a) Melakukan evaluasi kinerja Branch Office setiap hari, mingguan
dan bulanan terhadap sasaran yang telah ditargetkan;
b) Merekrut, melatih, memotivasi dan mengevaluasi staf di bawah
pengawasannya;
c) Memastikan bahwa semua staf di bawahnya sedang menjalankan
fungsinya sesuai yang telah ditetapkan;
d) Merekomendasikan pengangkatan, pemecatan dan pemindahan
staf;
e) Menerapkan dan memberlakukan kebijakan dan Standar
Operasional Prosedur (SOP);
f) Mempersiapkan program kerja dan Rancangan Kerja dan
Anggaran (RKA) Branch Office secara tahunan, termasuk
rencana dan proyeksi untuk anggota dan pertumbuhan produk
dan perbaikan atau pemeliharaan kualitas portofolio pinjaman;
g) Memonitor kerja tahunan dan rencana keuangan yang telah di
setujui;

27
h) Melakukan tinjauan dan validasi lapangan dalam proses
investigasi kredit dan membantu risk department dalam membuat
Standar Operasional Prosedur (SOP);
i) Melakukan kunjungan lapangan/ verifikasi/ pertemuan dengan
anggota sebagai bagian dari persetujuan dan proses supervisi
yang biasa dilakukan;
j) Merekomendasikan tindakan korektif untuk meminta persetujuan
Head Office dan menerapkan langkah-langkah yang disetujui
yang dapat meningkatkan kualitas pelayanan;
k) Menyapa anggota setiap kali mereka mengunjungi kantor,
memberi mereka rasa Head Office amat yang tinggi, pengertian
dan perhatian.
2) Mengelola manajemen akuntansi cabang dan operasional keuangan
a) Memastikan ketersediaan keuangan untuk pencairan pinjaman,
dan semua berkas kredit yang telah disetujui sudah diperiksa;
b) Memastikan semua transaksi keuangan tercatat sesuai standar
akuntansi dan terdokumentasi dengan baik;
c) Memastikan kerjasama semua staf cabang dalam mendukung
audit internal dan eksternal;
d) Memastikan semua dokumen lengkap, up to date dan akurat
sebelum mengirimkan ke Head Office;
e) Mengawasi sumber daya keuangan serta fisik kantor cabang;

28
f) Bertanggung jawab atas pelaksanaan yang efektif dan kepatuhan
pada semua tingkat pengendalian internal.
3) Membangun Aliansi dan Jaringan
a) Membangun hubungan yang profesional dengan masyarakat
lokal, publik dan swasta dan orang-orang yang dapat membantu
Anda meningkatkan kinerja Branch Office;
b) Mengadakan pertemuan, acara dan kegiatan lainnya di Branch
Office atau tempat yang ditugaskan.
b. Acconting
Hubungan Kerja Akuntan berurusan lebih banyak dengan Head
Office, dengan staf di Branch Office, dan memiliki hubungan yang sama
baiknya juga dengan kantor Branch Office lainnya. Pernyataan Pekerjaan
Di bawah pengawasan langsung oleh Manager. Akuntan melakukan
pelayanan keuangan yang berkualitas kepada anggota di kantor,
bertanggungjawab secara langsung terhadap pelayanan dan transaksi
keuangan di kantor. Accounting harus menjalankan tugas dan
tanggungjawab sebagai berikut:
1) Melaksanakan transaksi keuangan di Branch Office sesuai dengan
SOP dan kebijakan
a) Mengikuti briefing pagi setiap hari;
b) Memberikan kas awal kepada kasir;
c) Memvalidasi setiap transaksi keuangan;
d) Menganalisis dan memverifikasi transaksi keuangan;

29
e) Mencatat kas masuk dan kas keluar ke dalam buku kontrol kas;
f) Mencocokan transaksi per tanggal sebelum melakukan jurnal
harian;
g) Melakukan jurnal setelah tutup buku harian kasir;
h) Melakukan perhitungan kas yang disetor kasir setelah tutup buku
harian kasir;
i) Membuat SLIP MEMO jika diperlukan;
j) Mengeluarkan Budget untuk operasional Branch Office;
k) Melaksanakan transaksi setor-tarik rekening bank, jika Branch
Office ada rekening bank sendiri;
l) Menandatangani berita acara serah terima kas dari kasir;
m) Menyimpan uang di brankas dan memastikan brankas terkunci
dengan aman sesuai ketentuan Standar Operasional Prosedur
(SOP);
n) Menyerahkan kunci brankas kepada petugas pemegang kunci
brankas;
o) Mencetak kontrol kas, bukti perhitungan kas fisik harian dan
dokumen lain yang diperlukan dan meminta pengesahan dari
Branch Manager;
p) Melakukan pengecekan semua transaksi selama satu bulan
sebelum melakukan posting bulanan;
q) Melakukan posting administrasi;

30
r) Membuat dan menjurnal SLIP MEMO penyesuaian (biaya
dibayar dimuka, BJS, bunga bank, pajak bank, dll);
s) Melakukan back-up data sebelum posting akunting Back Up
Accounting;
t) Melakukan posting Accounting;
u) Mengamankan data setelah posting akunting
v) Membuat Laporan Keuangan Bulanan;
w) Melakukan Posting tahunan;
x) Melakukan Penarikan Simpanan Sukarela (SISKA) untuk
administrasi Tahunan, Solidaritas Kesehatan (SOLKES), Dana
Menuju Sebayan (DMS), Solidaritas Rawat Inap (SOLRANAP);
y) Membuat SLIP MEMO penarikan Simpanan Sukarela (SISKA)
untuk administrasi tahunan, Solkes, DMS, Solranap.
2) Mengamankan uang di Branch Office
a) Menjaga likuiditas sesuai dengan ketentuan di SOP;
b) Menyetorkan dan menarik uang ke/dari bank.
3) Melakukan Pembayaran Klaim Asuransi Simpanan (ASIM) Asuransi
Pinjaman (APIN)
a) Mengecek kelengkapan berkas klaim ASIM-APIN yang di bawa
oleh Loan Officer ataupun yang diantar langsung oleh ahli waris
ke kantor;
b) Mengirim Berkas Klaim Asim-Apin ke Head Office;
c) Mencairkan Klaim Asim-Apin Kepada Ahli waris.

31
c. Teller
Hubungan Kerja Teller berurusan dengan Head Office, staf di
dalam Branch Office, anggota, dan memiliki hubungan yang sama
baiknya dengan kantor Branch Office lainnya. Pernyataan Pekerjaan
Teller dibawah pengawasan dan arahan dari akuntan. Mengelola
Manajemen Informasi Sistem (MIS) Branch Office secara efektif dan
efesien untuk penerapan operasional keuangan, lapangan dan keperluan
kantor. Membuat Administrasi kredit dan keuangan terdokumentasi
sesuai standard 5R. Tugas dan Tanggungjawab.
Disamping diminta untuk menjalankan fungsi lainnya yang diminta
oleh Branch Manager, Teller harus menjalankan tugas dan
tanggungjawab berikut:
1) Menangani pembayaran apapun yang jatuh tempo dari anggota
baik yang secara langsung datang ke kantor maupun melalui
Loan Officer.
b) Membuat dan menyerahkan daftar anggota yang akan
dikunjungi oleh Loan Officer;
c) Menerima uang dari Loan Officer dan anggota;
d) Menerbitkan bukti penerimaan uang baik dari anggota
maupun dari Loan Officer;
e) Memberikan semua uang yang diterima dari Loan Officer
dan anggota kepada kasir;

32
f) Mengelola rekaman semua uang yang diterima.
2) Memberi kode semua transaksi dengan anggota ke dalam MIS.
a) Mengkodekan semua transaksi baik dari pengumpulan
dirinya sendiri atau dari kasir;
b) Review dan menyimpan dokumen transaksi;
c) Memberikan dokumen pendukung kepada akuntan untuk
direviu, diotorisasi dan diposting;
d) Memasukkan penyesuaian, jika ada teridentifikasi oleh
Akuntan, dan memberikan kembali untuk review, otorisasi
dan posting.
3) Melakukan pengarsipan database anggota sesuai standar 5R.
a) Menerima dan mengarsipkan semua dokumen database
anggota, kredit dan keuangan sesuai Program Tahapan
(PROTAP) dan standar yang sudah ditetapkan;
b) Mendata dan mengarsipkan secara aman semua dokumen
jaminan pinjaman, seperti sertifikat tanah, BPKB, Surat
Keterangan Tanah, SK Pegawai Negeri Sipil, Taspen, dll.
4) Melakukan proses perkreditan.
a) Menerima berkas permoHead Officenan pinjaman dari
anggota/ Loan Officer;
b) Membantu Head Office mengisi Surat Permohonan
Pinjaman;

33
c) Meminta kepada pemoHead Officen untuk memenuhi semua
persyaratan pengajuan pinjaman sesuai Pola Kebijakan
(POLJAK) dan Program Tahapan (PROTAP);
d) Menyerahkan berkas pengajuan kredit yang sudah lengkap
kepada Loan Officer untuk ditindaklanjuti dengan on the
spot (analisis kredit)
e) Setelah permohan Head Office kredit dianalisis, Teller
menerima berkas pengajuan kredit yang sudah dianalisis
oleh Loan Officer;
f) Memeriksa dan memilah pengajuan kredit yang sudah
dianalisis untuk diserahkan ke Komite Manajemen di
Branch Office/ Komite Kredit di Area Office/ ke Komite
Eksekutif;
g) Menyusun jadwal rapat komite Manajemen di Branch
Office;
h) Menyerahkan berkas permoHead Officenan kredit ke
Komite Manajemen untuk dirapatkan dan diputuskan;
i) Menerima berkas permohonan kredit yang sudah dirapatkan/
diputuskan oleh Komite Kredit Manajemen dan memastikan
Surat Keputusan Komite Kredit sudah ditandatangani oleh
Komite Kredit;
j) Menghubungi anggota untuk memberitahukan keputusan
kredit (disetujui/ditolak);

34
k) Menyiapkan surat perjanjian kredit dan dokumen pencairan
kredit lainnya;
l) Jika keputusan kredit disetujui, maka menghubungi notaris,
jika diperlukan;
m) Menyerahkan berkas permoHead Officenan kredit yang
disetujui kepada Akuntan/Branch Manajer (di Branch
Office) untuk proses pencairan kredit;
n) Merekap dan mendata laporan kredit lalai setiap hari;
o) Membuat Berita Acara Penyerahan dan Pengambilan Barang
Jaminan.
5) Menerima anggota masuk baru.
a) Menerima dan melayani anggota yang masuk baru dan/atau
bertanya;
b) Membantu Head Office mengisi Surat Permohonan Menjadi
Anggota;
c) Meminta kepada Head Office untuk memenuhi semua
persyaratan Anggota Baru sesuai Poljak dan Protap;
d) Menyerahkan semua berkas Permonan Menjadi Anggota
yang sudah lengkap beserta uang kepada Kasir untuk di
entri.
6) Melaksanakan tugas-tugas administrativ.
a) Menjawab dan memasukkan semua surat/kertas/dokumen
masuk dan keluar resmi ke dalam Buku kontrol;

35
b) Memberi stempel/cap keluar untuk semua surat keluar yang
telah dikirimkan dan melampirkan kwitansi pengiriman ke
dalam duplikat dan mengarsipkan sesudahnya;
c) Mengontrol nomor surat atau nomor kontrak untuk arahan/
permintaan/ kontrak yang diterbitkan oleh Branch Manager;
d) Memastikan bahwa permintaan memo dan kantor yang
diterbitkan oleh Manager Tempat Pelayanan kepada semua
staf dikirimkan sesuai dengan seharusnya dan sepatutnya
diparaf oleh semua pihak yang terkait, kemudian
dimasukkan ke dalam Papan Bulletin Staf;
e) Mengelola papan bulletin staf di Branch Office;
f) Secara teratur mengupdate papan informasi pinjaman dan
pengumpulan/penagihan dan memastikan bahwa Branch
Office terus melacak tujuan dan targetnya yang telah
dijanjikan;
g) Memastikan semua dokumen terdokumentasi dengan baik
dan terjaga dari hal-hal yang tidak pantas oleh staf Branch
Office yang manapun.
d. Cashier
Hubungan Kerja Kasir berurusan dengan Head Office, dengan
staf di Branch Office, anggota, memiliki hubungan yang sama baiknya

36
juga dengan kantor Branch Office lainnya. Pernyataan Pekerjaan dibawah
pengawasan langsung dari Akuntan dan sering berkonsultasi dengan
Branch Manager. Kasir bertanggugjawab untuk menyimpan, menangani
dan menjaga dengan aman uang kas/cek yang diterima atau dibayarkan di
kantor. Melakukan transaksi setor-tarik, pembayaran dan pencairan
pinjaman. Tugas dan Tanggung jawab disamping diminta untuk
menjalankan fungsi lainnya yang diminta oleh Akuntan, Kasir harus
menjalankan tugas dan tanggungjawab berikut:
1) Bertindak sebagai staf pencairan untuk semua pembayaran di
Branch Office yang telah disetujui.
a) Melayani transaksi penarikan tunai secara jelas, cepat, dan
ramah;
b) Berkoordinasi dengan Kepala Loan Officer untuk jadwal
dan jumlah pembayaran pinjaman dan pembayaran insentif
Pangkalan Kolektor (PK);
c) Menyiapkan slip pencairan yang telah disetujui oleh Branch
Manager/ Akuntan;
d) Melakukan pencairan pinjaman anggota;
e) Memastikan bahwa anggota/orang yang menerima uang
adalah benar anggota/orang yang berhak menerima
pembayaran sesuai prosedur yang ditetapkan;
f) Memberikan stempel pada semua slip pencairan dan
dokumen pendukung “yang telah dibayarkan” sesegera

37
mungkin setelah pembayaran dilakukan dan slip pencairan
ditandatangani oleh orang yang dibayarkan;
g) Melakukan entri transaksi ke dalam MIS;
h) Menyimpan dan menjaga rekaman slip pencairan yang telah
didistribusikan setiap harinya.
2) Menangani pengumpulan pembayaran apapun yang jatuh tempo
dari anggota, staf atau pembayar lainnya.
a) Menerima kas awal dari Akuntan;
b) Menerima semua uang tunai dan cek dari Head Office,
Teller, Loan Officer dan Anggota;
c) Menerbitkan Bukti Tanda Terima yang sah untuk semua
pembayaran dan penyetoran;
d) Menyimpan pembayaran/pengumpulan yang diterima
sesegera mungkin sesuai dengan Kebijakan Manajemen
Kas;
e) Menyerahkan kas fisik kepada akuntan setelah tutup buku
harian;
f) Mendokumentasikan semua slip penyetoran, penarikan, dan
pembayaran sesuai standar 5R;
g) Bertindak sebagai kasir transfer (jika tidak ada kasir khusus
transfer).
3) Mengamankan semua dana (kas/cek) Tempat Pelayanan dan
data-data yang bersifat rahasia

38
a) Memastikan bahwa uang kas yang ditangani disimpan
dengan aman sampai tutup buku harian;
b) Menjaga semua rahasia lembaga dengan tegas.
4) Melaksanakan tugas-tugas insidental yang diberikan oleh atasan.
e. Head Loan Officer
Hubungan kerja Kepala Loan Officer mengelola hubungan
secara rutin dengan manajemen dan staf di Branch Office, Head Office,
orang yang berwenang setempat (Camat, Kades, Kadus, dll) dan anggota
sebagaimana seharusnya. Pernyataan pekerjaan dibawah pengawasan
langsung oleh Branch Manager, Loan Officer Kepala menerapkan,
memonitor, dan mengevaluasi operasional pelayanan kredit. Dia
bertanggungjawab secara langsung terhadap kualitas kredit dan kinerja
pengumpulan/penagihan di Branch Office. Tugas dan tanggungjawab
disamping diminta untuk menjalankan fungsi lainnya yang diminta oleh
Branch Manager, Loan Officer Kepala harus menjalankan tugas dan
1) Mengelola keseluruhan komponen program kredit dan
pengumpulan/ penagihan.
a) Menyiapkan dan merekomendasikan Rencana Kerja
Manajemen Kredit dan Perencanaan Keuangan Tahunan;
b) Menerapkan Rencana Kerja Manajemen Kredit dan
Perencanaan Keuangan Tahunan yang telah di sahkan.

39
Memastikan bahwa setiap deviasi dari rencana tersebut direviu
ulang dan masuk dalam program berikutnya yang disahkan oleh
Branch Manager;
c) Bersama dengan akuntan, Teller dan Branch Manager
menetapkan efisiensi operasional Branch Office (Biaya per unit
uang yang dipinjamkan, biaya per pinjaman yang dibuat,
jumlah peminjam aktif per Loan Officer, dan portofolio per
Loan Officer); dan menyarankan ukuran untuk meningkatkan
operasionalnya;
d) Menetapkan kualitas portofolio (portofolio tunggakan, PAR,
dan rasio cadangan) dan merekomendasikan strategi-strategi
untuk meningkatkannya;
e) Menerapkan dan memaksa orang lain agar patuh terhadap
kebijakan dan panduan yang berhubungan dengan layanan
keuangan yang di berikan oleh Branch Manager;
f) Melakukan review kinerja kredit secara semester dan tahunan
berdasarkan pencapaian dari target kredit dan pengumpulan/
penagihan yang ditetapkan;
g) Membantu dalam perekrutan Loan Officer, dan mengambil
tanggungjawab dalam training, memotivasi dan mengevaluasi
mereka;
h) Membuat dan melaksanakan program pemasaran produk dan
pelayanan.

40
i) Mendesain kegiatan-kegiatan lapangan dan membuat jadwal
harian, mingguan dan bulanan;
j) Melakukan rapat rutin dengan Loan Officer, reviu internal,
validasi lapangan, memastikan bahwa semua Loan Officer
menyelesaikan tugas-tugas mereka sebagaimana yang diminta:
- Promosi
- Rapat-rapat
- Prosedur rekaman penyimpanan Keuangan
- Pendidikan anggota
- Dokumen persiapan, dan lain-lain
- Cek semua dokumen pinjaman untuk memastikan mereka
melengkapi dan memvalidasi survei kampung, perjanjian
pinjaman, survei bisnis anggota, survei data dasar anggota,
penyimpanan/penarikan simpanan, dan buku anggota.
k) Mendesain dan menerapkan tindakan pemecahan masalah;
l) Merekomendasikan penundaan sementara/suspensi, pemecatan,
dan/atau mutasi staf yang telah disupervisi;
m) Merekomendasikan tindakan yang akan meningkatkan
pemberian kredit kepada anggota;
n) Bertanggungjawab atas kegiatan Branch Office dalam hal
Branch Manager berhalangan berdasarkan surat penunjukkan;

41
o) Memotivasi dan membantu Loan Officer untuk menemukan
kelompok anggota, dalam melakukan survei data, dalam
menyelesaikan anggota yang menunggak;
p) Memonitor kegiatan harian Loan Officer dengan menggunakan
ceklis form monitoring;
q) Melapor kepada Branch Manager tentang segala masalah yang
terjadi di lapangan;
r) Mereview kinerja Loan Officer setiap akhir bulan;
s) Melakukan survey pasar untuk memperluas wilayah kerja
(kampung, desa, kecamatan, kabupaten lain).
2) Membangun Aliansi dan Jaringan
a) Berkolaborasi dengan lembaga keuangan lainnya dalam
wilayah operasinya, melakukan analisi bisnis yang sederhana
agar Branch Office bisa menjaga anggotanya yang ada
sekarang dan tentang bagaimana melakukan penetrasi pasar;
b) Memastikan bahwa perjanjian yang telah disepakati dengan
lembaga keuangan lainnya (seperti perlindungan dan jumlah
pinjaman) ditaati dan dihargai sepanjang waktu;
c) Berpartisipasi secara aktif dalam rapat, acara dan kegiatan-
kegiatan lainnya di wilayah kerja;
d) Melaksanakan tugas lainnya dari Branch Manager dan
melaksanakan tugas sebagai Branch Manager apabila Branch
Manager berhalangan dengan surat penunjukkan.

42
f. Loan Officer
Hubungan kerja Loan Officer mengelola hubungan secara rutin
dengan manajemen, staf dan Pangkalan Kolektor (PK), orang yang
berwenang setempat (Camat, Kapala Desa, Kapala Dusin, dll) dan
anggota sebagaimana seharusnya Loan Officer menjadi konsultan
keuangan bagi para anggota. Pernyataan pekerjaan di bawah pengawasan
langsung oleh Kepala Loan Officer. Loan Officer melakukan pelayanan
yang berkualitas kepada anggota di lapangan. Loan Officer
bertanggungjawab secara langsung terhadap kualitas kredit dan kinerja
pengumpulan/ penagihan/ collection di Branch Office. Tugas dan
tanggungjawab disamping diminta untuk menjalankan fungsi lainnya
yang diminta oleh Loan Officer Kepala harus menjalankan tugas dan
1) Menjadi marketing kredit, konsultan keuangan bagi anggota,
pengumpulan setoran dan penagihan di lapangan.
b) Meminta dan menerima data pinjaman jatuh tempo dari Teller
yang akan ditagih pada hari tersebut;
c) Melakukan pengambilan setoran anggota yang jatuh tempo;
d) Melakukan penagihan kepada anggota yang lalai;
e) Melakukan analisis pinjaman bagi anggota yang mengajukan
pinjaman;
f) Menerima pengajuan pinjaman anggota di lapangan;

43
g) Menerima anggota masuk baru di lapangan;
h) Memberikan pendidikan kepada anggota;
i) Melakukan pengorganisasian kelompok anggota di lapangan;
j) Menyelesaikan semua complain anggota yang ada di wilayah
masing-masing;
k) Mencairkan pinjaman kelompok anggota di lapangan, anggota
berkumpul ditempat atau rumah yang telah ditentukan;
l) Membuat narasi hasil analisis di lapangan;
m) Memberikan rekomendasi keputusan pinjaman sesuai wewenang
kebijakan kredit;
n) Memasarkan produk simpanan, pinjaman, dan produk sosial;
o) Mendampingi anggota dalam mengembangkan usaha produktif;
p) Melakukan pendampingan dan monitoring kepada anggota yang
sudah mekakukan pinjaman;
q) Melapor kepada Kepala Loan Officer/ Branch Manager terhadap
semua permasalahan yang terjadi di wilayahnya;
r) Memberikan ceklist kelengkapan pengajuan pinjaman anggota
sesuai persyaratan yang telah ditentukan;
s) Memberikan akses seluas-luasnya bagi tim supervisi yang akan
mensupervisi ke wilayahnya;
t) Melakukan rekap setoran paling lama jam 3 sore sudah kembali
ke kantor setiap hari;
u) Menyerahkan uang setoran anggota kepada Teller setiap hari;

44
v) Membuat laporan harian setiap sore sesuai jenis laporan yang
diminta;
w) Mengikuti briefing sore setiap hari;
x) Melaksanakan tugas-tugas insidental yang diminta oleh atasan.
2) Memelihara hubungan baik dengan anggota dan jaringan di wilayah
kerjanya.
a) Bermitra dengan lembaga keuangan lainnya dalam wilayahnya,
mengikuti kegitan sosial diwilayahnya dan membangun
hubungan baik dengan pihak pemerintah;
b) Bagi anggota yang sulit memenuhi persyaratan menjadi anggota
dan persayaratan untuk mengajukan pinjaman Loan Officer wajib
memfasilitasi mereka dalam proses kelengkapan secara
administrasi;
c) Memastikan semua pelayanan berjalan sesuai dengan prosedur;
d) Mengamati adat dan budaya anggota di wilayah kerjanya;
e) Berpartisipasi dalam kegiatan yang dilaksanakan oleh anggota di
wilayahnya;
f) Melaksanakan peran kepala Loan Officer apabila kepala Loan
Officer berhalangan.
3.3. Prosedur Sistem Akutansi Berjalan
Adapun prosedur absensi pegawai pada Credit Union Keling Kumang BO.
Labung Laja Kedembak Air Tabun adalah sebagai berikut :

45
a. Prosedur pegumpulan data
Teller menyerahkan data karyawan seperti database kepada Brach Manager
untuk di input ke database.
b. Prosedur absensi Fingerspot.
Karyawan bekerja setiap hari senin sampai hari sabtu dan absen dilakukan
dua kali setiap jam kerja yaitu pada saat masuk 07:45 WIB dan pulang
15:45. Berbeda dengan karyawan bagian lapangan, ansen pulang dilakukan
sebelum pukul 24:00 WIB, dikarena jarak tempuh dari lapangan ke kantor
serta kendala2 lain yang mengakibatkan keterlambatan kembali ke kantor.
c. Prosedur pembuatan laporan.
Setelah Teller melakukan rekap absensi bulanan baik itu secara otomatis
dan manual, Teller menyerahkan kembali ke Branch Manager untuk di
bukukan ke laporan dan diserahkan ke pusat.
3.4. Diagram Alir Data (DAD) Sistem Akuntansi Berjalan
Dari hasil analisa yang dilakukan pada Credit Union Keling Kumang BO.
Labung Laja Kedembak Air Tabun, akhirnya dapat diketahui bentuk sistem secara
garis besar yang sedang berjalan didalam perusahaan tersebut. Bentuk garis besarnya
dapat dilihat dalam diagram di halaman berikut ini.
3.4.1. Diagram Konteks yang diusulkan
Diagram kontek adalah suatu diagram yang menggambarkan suatu arus data
sistem. Untuk memahami suatu sistem yang menggambarkan secara keseluruhan,

46
diagram kontek usulan dari sistem informasi absensi karyawan pada Credit Union
Keling Kumang BO. Labung Laja Kedembak Air Tabun.
Gambar III.7
Diagram Konteks sistem yang diusulkan

47
Gambar III.8
Diagram Nol Sistem Berjalan

48
Gambar III.9
Diagram Detail Sistem Berjalan
3.5. Kamus Data
Pada kamus data ini terdapat keterangan tertulis mengenai suatu data secara
lebih rinci, karena kamus data harus dapat memberikan keterangan yang jelas tentang
data yang dicari. Berikut ini adalah kamus data dari masing-masing arus data yang
mengalir pada sistem informasi absensi karyawan :
A. Kamus data untuk menjelaskan data masukan
Nama arus data : Kartu absensi karyawan
Alias : -

49
Bentuk data : Dokumen/Kartu
Sumber data : Karyawan
Arus data : Dari karyawan ke proses 1.0
Rangkap : 1 (satu)
Struktur data : NIK, Nama , Nama bagian, Jam masuk, Jam keluar,
Keterangan.
Frekuensi : Setiap bulan
Penjelasan : Berisi data kehadiran karyawan selama satu bulan.
B. Kamus data untuk menjelaskan proses
Nama arus data : Data absensi karyawan
Alias : -
Bentuk data : Dokumen
Asal Data : Kartu Absensi
Arus data : Dari proses 1 ke file absensi
Nama Proses : Hitung jam kerja dan persentasi kehadirana
Alias : Jam kerja
Fungsi : Untuk menghitung dan memproses jam kerja, Jam
lembur dan persentasi kehadiran selama satu Bulan
Asal data : Data absensi karyawan
Struktur data : NIK, Nama, Nama Bagian, Jam masuk, Jam keluar,
Keterangan.

50
C. Kamus Data untuk data keluaran
Nama arus data : Laporan Absensi Karyawan
Alias : -
Sumber data : Kartu absensi karyawan
Bentuk data : Dokumen
Arus data : Dari proses 2.0 ke pimpinan
Penjelasan : Berisi simpanan data absensi karyawan untuk dicetak
Fungsi : Untuk membantu menghitung jumlah jam kerja
karyawan
Struktur data : NIK, Nama, Nama bagian, Jam masuk, Jam keluar,
Keterangan.
3.6. Spesifikasi Sistem Akuntansi Berjalan
Yang dimaksud dengan spesifikasi sistem berjalan adalah perincian dari
bentuk dokumen-dokumen yang digunakan dalam proses penjualan tas. Bentuk
dokumen itu sendiri digolongkan dalam dua bagian, yaitu dokumen masukan dan
dokumen keluaran.
3.6.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan
Bentuk dokumen masukan adalah bentuk dari dokumen-dokumen yang masuk
atau diterima untuk melakukan proses. Dibawah ini adalah uraian bentuk dokumen
masukan yang ada dalam sistem absensi karyawan di CU. Keling Kumang BO.
Labung Laja Kedembak Air Tabun.

51
1. Nama Dokumen : Kartu Absen
Fungsi : Untuk Absen Karyawan
Sumber : Karyawan
Tujuan : Keuangan
Frekuensi : Setiap kali melakukan absensi
Jumlah : 1 kartu
Bentuk : Lampiran A.1
3.6.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran
1. Nama Dokumen : Laporan
Fungsi : Laporan Absen Karyawan
Sumber : Absensi Karyawan
Tujuan : Keuangan
Frekuensi : Setiap bulan rekap absensi
Jumlah : 1 Set
Bentuk : Lampiran A.2
3.7. Permasalahan Pokok
Dalam pelaksanaannya, tentunya setiap perusahaan memiliki
permasalahannya masing-masing. Begitupun seperti yang terjadi pada CU. Keling
Kumang BO. Labung Laja Kedembak Air Tabun, permasalahan yang sering terjadi
antara lain :

52
1. Prosedur kegiatan dalam penanganan data absensi karyawan pada CU.
Keling Kumang BO. Labung Laja Kedembak Air Tabun masih tertulis
(manual) sehingga untuk pencatatan data masih memakan waktu yang
lama dan sangat dibutuhkan ketelitian yang tinggi agar tidak salah dalam
mencatat data tersebut.
2. Kurangnya pengontrolan dan pengendalian manajemen pada sistem
pendataan dan absensi karyawan,sehingga masih banyak kemungkinan
adanya tindak kecurangan pada data absensi (manipulasi data).
3.8. Pemecahan Masalah
Dari beberapa kendala yang dihadapi oleh CU. Keling Kumang BO. Labung
Laja Kedembak Air Tabun ada beberapa cara untuk mengatasi masalah tersebut
antara lain;
1. Sebaiknya CU. Keling Kumang BO. Labung Laja Kedembak Air Tabun
menerapkan sistem komputerisasi untuk memudahkan pencatatan data dan
absensi karyawan agar lebih mudah,cepat dan akurat.
2. Sistem manajemen pada pendataan dan absensi karyawan pada CU.
Keling Kumang BO. Labung Laja Kedembak Air Tabun agar segera
dibenahi agar lebih terkontrol dan terkendali sehingga bisa meminimalisir
kesalahan – kesalahan yang kerap terjadi serta mencegah adanya tindak
kecurangan pada data absensi (manipulasi data).

53
BAB IV
PENUTUP
4.1. Kesimpulan
Berdasarkan hasil analisa dan pembahasan yang telah disusun dalam
penulisan laporan KKP, maka dapat disimpulkan sebagai berikut :
a. Sistem absensi karyawan di Credit Union Keling Kumang BO. Labung Laja
sebagian masih di tulis tangan (manual) sehingga dibutuhkan ketelitian yang
tinggi juga memakan waktu yang lama.
b. Karena kurangnya pengontrolan pada sistem absensi yang digunakan maka
masih banyak ditemukan kecurangan-kecurangan pada data absensi karyawan
(manipulasi data).
4.2. Saran
Sehubungan dengan hal-hal yang telah dikemukakan diatas dan untuk
meningkatkan keberhasilan Sistem Manajemen Absensi, maka diberikan saran-saran
sebagai berikut:
a. Apabila sistem komputerisasi diterapkan dalam sistem absensi karyawan ini akan
lebih mempermudah dalam membantu pekerjaan sehingga akan lebih cepat dan
akurat.
b. Agar sistem informasi absensi ini menetapkan inti pengaman untuk mengawasi
dan menjaga supaya tidak terjadi manipulasi data dalam pencatatan absen.

54
DAFTAR PUSTAKA
Munaldus & Yuspita Karlena, 2016. Beware The Beast Within (Strategi Mencegah
dan Mengendalikan Kredit Lalai Pemangsa Credit Union). Jakarta. Kompas
Gramedia..
Munaldus, Yuspita Karlena, Yohanes RJ. 2014, The Exciting Journey. Kisah
Perjalanan 3 Aktivis Credit Union Ke Kathmandu, Nepal. Jakarta. Entertaiment
Essence Center.
R. Masri Sareb Putra. 2015. Keling Kumang, Novel Dayak Berlatar Sejarah.
Tanggerang, Banten . Entertaiment Essence Center.
http://www.widuri.raharja.info/index.php/KP1233473662#Alternatif_Pemecahan_Per
masalahan
Guritno, Suryo, Sudaryono dan Untung Rahardja. 2011. Theory and Application of IT
Research Metodologi Penelitian Teknologi Informasi. Yogyakarta: CV. Andi
Offset.
Pengantar Analisa Perancangan “Sistem”. Medan: STMIK Triguna Dharma. Vol. 9,
No. 2, Agustus 2010
Edi. Doro, dan Betshani. Stevalin. 2009. Analisis Data dengan Menggunakan ERD
dan Model Konseptual Data Warehouse. Bandung: Universitas Kristen
Maranatha
Kenneth E. Kendall, Julie E. Kendall. (2010). Analisis dan Perancangan Sistem.
Jakarta : PT Indeks.

55
DAFTAR RIWAYAT HIDUP
A. Biodata Mahasiswa
N I M : 12147663
Nama Lengkap : Roni Darmanto
Tempat & Tanggal Lahir : Temaloi, 8 Januari 1994
Alamat Lengkap : Jl. Purnama Gg. Eklasia, Pontianak Selatan
RT.005/011 Pontianak 78121
B. Riwayat Pendidikan Formal & Non-Formal
1. SD Negeri 17 Pontianak, lulus tahun 2007
2. SMP Negeri 2 Ketungau Tengah, lulus tahun 2010
3. SMK Negeri 1 Ketungau Tengah, lulus tahun 2012
C. Riwayat Pengalaman Berorganisasi / Pekerjaan
1. Teknisi TKJ SMK Ngeri 1 Ketungau Tengah, Kabupaten Sintang tahun
2012 s/d tahun 2013
2. Tenaga Pendidik SMK Negeri 1 Ketungau Tengah, Kabupaten Sintang
tahun 2013 s/d tahun 2014
Pontianak, 22 Desember 2016
Roni Darmanto
Foto
3x4

56
CREDIT UNION KELING KUMANG
Badan Hukum No. 50 b/BH/PAD/X/2011
Jln. Sintang – Senaning, Kedembak Air Tabun Desa Panggi Agung
Kecamatan Ketungau Tengah, Kabupaten Sintang Kalimantan Barat 78653, Indonesia
Website : www.cukelingkumang.com; e-mail: cukk93@gmail.com
SURAT KETERANGAN
Yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama : Nober Hengky, SE
Jabatan : Branch Manager
Dengan ini menerangkan bahwa, yang tersebut di bawah ini:
Nama : Roni Darmanto
N I M : 12147663
Alamat : Jl. Purnama Gg. Eklasia, Pontianak Selatan RT.005/011
Pontianak 78121
Adalah benar telah melakukan PKL/Riset pada Credit Union Keling Kumang BO.
Labung Laja, Kedembak Air Tabun Terhitung sejak 28 Juli 2016 sampai dengan
16 September 2016, dan yang bersangkutan telah melaksanakan tugasnya dengan
baik dan penuh tanggung jawab.
Demikian Surat Keterangan ini dibuat dengan sebenar-benarnya, untuk dapat
dipergunakan sebagaimana mestinya.
Kedembak Air Tabun, 15 September 2016
Nober Hengky, SE
Branch Manager

58
LAMPIRAN
Lampiran A-1 Laporan Absensi Bulanan

59
Lampiran A-2 Absensi Fingerspot

60
Lampiran A-3 Staf dan Karyawan CU. Keling Kumang

ANALISI SISTEM ABSENSI

Recommended

Recommended

More Related Content

What's hot

What's hot (20)

Viewers also liked

Viewers also liked (20)

Similar to ANALISI SISTEM ABSENSI

Similar to ANALISI SISTEM ABSENSI (20)

More from Roni Darmanto

More from Roni Darmanto (10)

Recently uploaded

Recently uploaded (11)

ANALISI SISTEM ABSENSI