デジタル化が進むオフィス業務に比べ、紙での報告や情報共有がまだまだ残る、店舗など現場での業務。紙への書き込みの繁雑さと記入ミスや漏れ、そして紙資料のデジタル化と様々な課題が発生しています。本書では、店舗業務のデジタル化によるメリットと、入力業務でモバイルアプリを活用することの実際を事例も交えて紹介します。

1. アステリア株式会社
2019 年 4 月
White Paper
© 2019 Asteria Corporation
店舗の管理業務削減に効く
モバイルアプリ活用
～紙の管理から脱却、アプリ活用で実現する
業務効率化のススメ ～

2. 2
© 2019 Asteria Corporation
はじめに
小売店、店舗の現場において大きな負担となっ
ているのが、従業員の勤怠管理、シフト管理、日
報、本部からの伝達事項などの、いわゆるバック
ヤードでの庶務・事務作業です。このような業務
は必要不可欠であるものの、販売、接客、営業と
いったフロンドエンド業務が優先となる営業中に
なかなかこなせる時間がなく、閉店後に残業して
処理しているケースも多いでしょう。また管理業
務を任せられる人員も絞られるために、店長やマ
ネージャーなど一部の人間に負荷が集中している
ケースも少なくありません。人手不足、少子高齢
化が進む現代、なるべく業務を効率化して負担を
減らすことが急務といえます。
業務を未だに紙ベースで運用している現場では、電子化、システム化の必要性を認識しているはず
です。しかし、いざ電子化やシステム導入に踏み切ろうとしても、数々の課題からなかなか思うよう
に実現できず、いつまでも紙での運用を引きずってしまっている企業も多いのではないでしょうか。
たしかに、オフィスワーカーと違い、1 人 1 台パソコンが支給されていない店舗という環境で、どのよ
うなシステムの導入や運用がフィットするのか分からないというのが現状かもしれません。また、シ
ステム導入に伴う高額な構築コストや、面倒なプロセスも課題となっています。
そこで本資料では、iPhone や iPad などのモバイル端末を活用し、紙ベースの運用をデジタル化す
るソリューションを提案します。モバイルアプリの開発と導入は、専門業者に頼むと高くつき、素人
が作るにはハードルが高いものですが、自社で簡単にモバイル業務アプリを作成し配信できるツール
「Platio（プラティオ）」を使えば、コストを抑え、スピーディーに要望を実現できることでしょう。従
業員のスマホからデータ入力し、自動集計されたデータを管理者が閲覧することで業務量の大幅な削
減と負担の軽減が期待できます。本書では、使い勝手の良い業務アプリを作るためのコツや、実際に
アプリを作る様子、事例も併せてご紹介します。
1. 紙ベースでの運用・管理の限界
出退勤管理やシフト申請、本部からの情報共有、報告書作成などは、どこの業界でも面倒なタスク
の 1 つです。「本来の仕事ではない」ため、後回しになりがちで、営業や現場仕事の後でこれらのため
だけに残業することも少なくありません。とりわけ、落ち着いて事務作業ができるデスクやパソコン
がない店舗や現場の環境においては負担になっていることでしょう。
そういったバックヤードの庶務作業の運用方法ですが、店舗では、まだ「紙」を利用しているケー
スが多いのではないでしょうか。たとえば出退勤管理ならば、専用のカードを差し込んで打刻するタ
イムカードレコーダーや、紙の出退勤管理表にペンで書き込み、ハンコを押す、といったような方法
です。しかし、こういった紙での運用は、勤怠管理という点からみるとデメリットだらけです。
まず、集計に手間がかかるという点があげられます。従業員が手で書いた出退勤の記録簿を、管理
者が集計する作業が手動になってしまうため、非常に時間がかかってしまいます。データ化のために
わざわざ Excel に入力してから計算するといった管理者の作業工数が膨らみ、また、手作業なので当
然ミスも発生しやすくなります。

3. 3
© 2019 Asteria Corporation
保管という点でみても、紙だと非効率な面が目立ちます。従業員の出退勤記録は、法律上 3 年は保
存しないといけませんが、書類の保存は収納場所に困るのはもちろん、移送も大変です。各店舗から
本部に逐一送付するのにも、データと違って運送コストがかさみます。
このように、紙ベースでの勤怠管理では、管理
上の手間と時間がかなり無駄になっていることが
実状です。同様のことは出退勤管理だけでなく、
シフト申請や本部からの情報通達などバックヤー
ド業務（バックオフィス業務）すべてにいえるこ
とではないでしょうか。紙ベースの管理で膨らん
でいる管理工数やコストを削減するため、店舗の
管理業務、庶務業務をデジタル化、データ化した
方がいいことは明白です。しかし、良い方法が見
つからないということも課題になっています。
デジタル化、データ化のために、真っ先に思いつくのはパソコンを使った運用でしょう。筆者も、
勤怠管理、シフト申請、日報など全てパソコンで行っています。デスクワークの方は、ほぼ全員、そ
れが当たり前ではないかと思われるかもしれません。ただ、それは職場に 1 人 1 台パソコンがあって
朝から晩までパソコンと向き合っている職種だからこそです。
店舗の現場業務ではどうでしょうか？バックオフィス業務のために、店舗にパソコンを導入したが、
改善効果が見られなかったという話もよく聞きます。その理由には、店舗特有の事情、オフィスと違
う環境面が影響しています。
多くの店舗の場合、スタッフのためのバックヤードスペースは非常に狭く、物も多く置かれている
ために、複数台パソコンを設置するのが困難な状況です。そのため、従業員が始業・終業の際パソコ
ンに勤怠を入力するときに、1 台のパソコンを取り合いになり、行列ができ、結果残業となることもあ
ります。また、パソコン操作に不慣れな従業員 1 人の操作ミスで全スタッフ分のデータが台無しにな
ることもありえます。特に飲食店では、水こぼしの危険が高いなど、パソコンを設置するのに適した
環境ではない場合があります。
だからといって「やっぱり紙しか方法がないか」と諦めてしまうのは、いかがなものでしょうか。
現代には、パソコンを置けない環境でも、それに代わるソリューションがあります。それはスマホに
代表されるモバイルデバイスです。本資料では、紙でもパソコンでもない第 3 の選択肢、今や誰でも持っ
ているといっても過言ではないスマホやタブレット、いわゆるモバイル端末を活用して、管理業務を
すっきり解決してしまおうという方法を提案します。次章以降、くわしく説明していくことにしましょう。