Deze instructie is onderdeel van de totale uitleg van dit onderwerp. Per deelvraag (Hoe doe ik?) gaan we in op hoe precies dit onderdeel in de Qsuite werkt. De handleidingen en instructies vind je in de Qsuite zelf, of in onze e-learning omgeving. Zo leer je snel werken met de Qsuite en heb je altijd de benodigde naslagwerken onder de knop.

1. 1
ActiviteitenHoe plan ik activiteiten via de
agenda?
Instructie

2. 2
1. Wat?
2. Instructie
Inhoud

3. 3
Verschillende vormen van plannen:
activiteiten
In de Qsuite kennen we verschillen
vormen van ‘plannen’. We kunnen
individuele contactmomenten
plannen, één op één of in een route
(door de wijk). Daarnaast kunnen we
ook activiteiten (trainingen,
groepsbijeenkomsten), interne
overleggen én diensten plannen.
In deze instructie gaan we in op het
plannen van de activiteiten. Deze
functie moet aan jouw rol zijn
toegewezen. Als dat zo is, krijg je de
activiteitenagenda in Mijn Menu en
kan je er in kijken en werken.
Wat

4. 4
1 Activiteitenagenda openen
Instructie
1. Ga naar jouw persoonlijke pagina (Mijn Menu) en kies
voor de knop Taken en agenda (of zoiets dergelijks).
Daaronder staat dan ‘activiteiten plannen en registreren’.
Klik daarop en de activiteitenagenda verschijnt.
2. Je komt altijd binnen op ‘vandaag’. Deze dag is geel, de
andere dagen zijn wit.
3. Je kunt kiezen voor een dagweergave of een
weekweergave.

5. 5
2 Activiteitenagenda inzien
Instructie
1. Kies de dag (of week) die je wilt bekijken.
2. Zet de weekweergave aan voor een beter overstijgend
overzicht en zet de dagweergave aan voor een meer
gedetailleerd overzicht op één dag.
3. Klik rechtsbovenin op het kalendertje om snel naar een
andere dag te kunnen gaan.
Je kiest dan de dag waar je wat op wilt zien.

6. 6
3 Een activiteit kiezen
Instructie
1. Kies de dag waarop je iets wilt plannen.
Doe dat altijd eerst. Wanneer je dit vergeet en eerst de
andere gegevens invult, en daarna de datum aanpast,
dan verdwijnen de eerder ingevulde gegevens weer.
2. Kies nu de activiteit. Alleen activiteiten die geldig zijn
(startdatum voor vandaag en einddatum na vandaag)
worden getoond.
3. Kies dan ook de klanten en/of de medewerkers die bij
de activiteit worden ingepland. Het kunnen er één of
meer zijn. Je krijgt de hele lijst met alle klanten met een
actueel dossier én alle medewerkers met een actueel
contract (let dus op: mis je een klant of medewerker, ga
dan na of er wel een actueel dossier is en of de
medewerker / vrijwilliger wel een actueel contract
heeft).

7. 7
4 Een medewerker en een klant
koppelen
Instructie
1. De lijsten met klanten en medewerkers zijn lang. Om te
zoeken kan je in het zoekveld beginnen met typen van een
deel van een naam. Vanaf drie letters gaat het systeem dan
filteren. Overigens geldt dit ook voor de lijst met activiteiten
(die kan immers ook lang zijn).
2. Je hoeft geen medewerkers en klanten te koppelen. Bij een
interne activiteit horen helemaal geen klanten. Nu kan je ze
nog wel koppelen, maar we doen later een aanpassing dat
dit veld dan helemaal verdwijnt op het moment dat je een
interne activiteit koppelt.
3. Koppel je geen klanten of medewerkers, dan kan er
bijvoorbeeld op een later moment (al dan niet via de website)
worden ingeschreven op deze activiteiten.

8. 8
5 Tijden invoeren
Instructie
1. Een activiteit vindt op een tijdstip plaats. Van… tot… uur.
2. Vul een starttijd in en vul een eindtijd in door te klikken op
het klokje.
3. Kies eerst het uur (in de binnenste ring tot 12 uur en in de
buitenste ring na 12 uur en tot 00 uur) en daarna de minuten.
4. Wanneer deze activiteit eenmalig is, of niet gestructureerd
wordt herhaald, dan kan je nu op ‘inplannen’ klikken (groene
knop).

9. 9
6 Herhaalfunctie gebruiken
Instructie
1. Wanneer activiteiten wel herhaald kunnen worden, zet dan
een vinkje onder het woord ‘herhalen’.
2. Kies voor de termijn waarbinnen de activiteit herhaald moet
worden.

10. 10
7 Herhalen per dag
Instructie
1. Kies voor de optie ‘herhalen per dag’.
2. Wanneer de actie iedere dag herhaald moet worden, kies
dan voor ‘iedere 1 dagen’.
3. Wanneer dat om de dag is, kies iedere 2 dagen.
4. Enzovoorts
5. Vul een einddatum of een aantal maal in door het bolletje
aan te klikken bij de optie van je keuze.
6. Vul dan het aantal keren in.
7. Het is belangrijk een einddatum of een aantal maal in te
vullen, omdat de database niet vol kan lopen met oneindige
activiteiten.

11. 11
8 Herhalen per week, maand, kwartaal, jaar
Instructie
1. Bij de andere frequenties werkt het op dezelfde manier als bij de dag-herhaling.
2. Kies voor de gewenste optie.
3. Wanneer de actie bijvoorbeeld iedere week herhaald moet worden, kies dan voor ‘iedere 1 weken’.
4. Wanneer dat om de week is, kies iedere 2 weken.
5. Enzovoorts
6. Vul een einddatum of een aantal maal in door het bolletje aan te klikken bij de optie van je keuze.
7. Vul dan het aantal keren in.
8. Het is belangrijk een einddatum of een aantal maal in te vullen, omdat de database niet vol kan
lopen met oneindige activiteiten.

12. 12
9 Toevoegen verdere gegevens
Instructie
1. Verder heb je de mogelijkheid om bij een activiteit nog een locatie
(open tekst), een toelichting en eventueel een aantal kilometers
toe te voegen.
2. Is er iets bijzonders bij juist deze geplande activiteit? Is het aantal
kilometers relevant? Of de locatie? Gebruik deze velden dan; ze
worden bij de publicatie van de activiteit getoond.
3. Wanneer je een toelichting invult en je herhaalt de activiteit, dan
wordt deze toelichting bij iedere activiteit in deze reeks
toegevoegd. Wanneer je dat niet wilt, dan kan je de toelichting
leeg laten in de reeks en deze reeks wel plannen. Vervolgens kan
je de afzonderlijke activiteiten binnen de reeks openen en dan bij
iedere individuele activiteit een aparte toelichting toevoegen.

13. 13
10Bekijk na het plannen de kleur
Instructie
1. Na het inplannen krijgt de activiteit een kleur. Bekijk of dat klopt.
2. Let op; een indirecte activiteit krijgt nu nog de kleur ‘rood’, omdat
er geen klanten gekoppeld zijn, maar dat moet natuurlijk niet.
Deze aanpassing volgt nog.
3. In andere slides komen we verder op deze kleuren terug.
Signalering kleuren in de activiteitenagenda
Rood Activiteit staat in agenda, maar er zijn nog helemaal geen medewerkers
aan gekoppeld en/of helemaal geen klanten.
Blauw Activiteit staat in agenda, er zijn medewerkers en klanten aan
gekoppeld binnen het minimum en maximum, maar de datum is nog
niet geweest dus registratie is nog niet van toepassing.
Oranje Activiteit is gepland, er zijn medewerkers en klanten aan gekoppeld,
maar de activiteit is niet doorgegaan.
Geel De activiteit is wel geweest (dat vandaag na datum activiteit), maar de
activiteit is nog niet geregistreerd
Groen De activiteit is wel geweest (dat vandaag na datum activiteit), en de
activiteit is wel geregistreerd
Symbolen Er worden nog symbolen aan de activiteiten toegevoegd voor extra
duidelijkheid

14. 14
11Wijzigen van een geplande activiteit
Instructie
1. Wil je een activiteit wijzigen, klik dan op de activiteit in de agenda.
Let op, activiteiten kunnen alleen gewijzigd worden in de centrale
activiteitenagenda. Dat is de bron; de activiteiten die vanuit hier
worden gepubliceerd in de individuele agenda’s zijn hier kopieën
van.
2. Heb je op de activiteit geklikt, dan opent zich een pop-up.
3. Klik op het blauwe tabje ‘wijzigen’.
4. Wijzig één of meer van de velden die je daar ziet.
5. Klik op opslaan.

15. 15
11Wijzigen van een geplande activiteit
Instructie
1. Is de activiteit geen onderdeel van een reeks (niet met
de herhaalfunctie gepland), dan pas je de gegevens
aan en klikt op opslaan.
2. Wanneer de activiteit wel onderdeel is van een reeks,
dan zie je dat hier.
3. Wil je dan wijzigen, dan krijg je dit schermpje.
4. Kies voor één van de blauwe knoppen. Bij alleen deze
activiteit wordt alleen de geselecteerde activiteit
gewijzigd.
5. Bij de hele reeks worden alle activiteiten in de reeks
gewijzigd en bij ‘alle opvolgende activiteiten’ dan wordt
de huidige activiteit én worden de daarop volgende
activiteiten gewijzigd tot het einde van de reeks.

16. 16
12Verwijderen van een geplande activiteit
Instructie
1. Bij het verwijderen, werkt het net zo.
2. Klik op de activiteit en klik op de rode knop verwijderen.
3. Is de activiteit geen onderdeel van een reeks, dan verdwijnt alleen
deze activiteit uit de agenda.
4. Is de activiteit wel onderdeel van een reeks, dan kies je ook hier
weer of de hele reeks, de reeks vanaf nu of alleen de huidige
activiteit verwijderd moet worden.

17. 17
Wil je meer weten?
Voor een heel aantal acties en handelingen rondom dit onderwerp hebben we in detail uitgewerkt hoe het werkt.
We hebben handleidingen gemaakt voor ieder specifiek onderdeel. Over het Meten bijvoorbeeld, of het
Rapporteren. In deze handleidingen vind je meer informatie. Daarna kan je – desgewenst – nog een stapje
verder gaan door ook instructies te bekijken, want daar staat precies hóe je in de Qsuite kan werken.
Bekijk je de handleiding, dan vind je daar ook de verwijzingen naar de instructies.
Op de volgende vragen hebben we antwoord gegeven:
Naam instructie | Dit moet je weten om goed in de Qsuite te werken! [Handleiding] [Video]
1. Hoe kan ik op de Qsuite inloggen? Klik hier Volgt nog
2. Hoe kan ik een klantdossier openen? Klik hier Volgt nog
3. Hoe kan ik een klantdossier aanmaken en toewijzen? Klik hier Volgt nog
4. Hoe kan ik een medewerkersdossier openen? Klik hier Volgt nog
5. Hoe kan ik een medewerkersdossier aanmaken en toewijzen? Klik hier Volgt nog
6. Hoe kan ik mijn afdelingspagina openen? Klik hier Volgt nog
7. Hoe kan ik communiceren binnen de Qsuite? Klik hier Volgt nog
8. Hoe wijzig ik mijn wachtwoord? Klik hier Volgt nog
9. Hoe maak ik een systeemdossier? Klik hier Volgt nog
10. Waar vind ik instructies en handleidingen over de Qsuite? Klik hier Volgt nog
Hoe precies

18. 18
Naam handleiding [Handleiding] [Video]
10. Wat zijn audits en toetsingen en hoe voer ik deze uit voor de klant? Klik hier Volgt nog
11. Wat zijn documenten en hoe beheer ik die voor de klant? Klik hier Volgt nog
12. Wat is het kwaliteitssysteem en hoe werkt dat voor de klant? Klik hier Volgt nog
13. Wat is (vanuit het kwaliteitssysteem) melden en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog
14. Wat zijn (vanuit het kwaliteitssysteem) processen en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog
15. Wat zijn (vanuit het kwaliteitssysteem) risicoanalyses en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog
16. Wat is (vanuit het kwaliteitssysteem) de jaarplanning en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog
17. Wat is (vanuit het kwaliteitssysteem) de beoordeling en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog
18. Wat zijn dashboards en rapportages en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog
19. Wat is maatschappelijk resultaat verantwoorden en hoe doe ik dat voor de klant? Klik hier Volgt nog
Naam handleiding [Handleiding] [Video]
1. Wat is meten en hoe doe ik dat in de informele zorg? Klik hier Volgt nog
2. Wat is een plan opstellen en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog
3. Wat is een indiceren en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog
4. Wat is plannen en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog
5. Wat moet ik aan personeelsmanagement regelen voor mijn klant? Klik hier Volgt nog
6. Wat is rapporteren en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog
7. Wat is registreren en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog
8. Wat is declareren en hoe doen we dat? Klik hier Volgt nog
9. Wat is budgetbeheer en -controle en hoe doe ik dat voor de klant? Klik hier Volgt nog
Voor de volgende andere onderwerpen zijn er handleidingen beschikbaar voor de
informele zorg
Hoe precies

19. 19
Naam handleiding [Handleiding] [Video]
10. Wat zijn audits en toetsingen en hoe voer ik deze uit voor de klant? Klik hier Volgt nog
11. Wat zijn documenten en hoe beheer ik die voor de klant? Klik hier Volgt nog
12. Wat is het kwaliteitssysteem en hoe werkt dat voor de klant? Klik hier Volgt nog
13. Wat is (vanuit het kwaliteitssysteem) melden en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog
14. Wat zijn (vanuit het kwaliteitssysteem) processen en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog
15. Wat zijn (vanuit het kwaliteitssysteem) risicoanalyses en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog
16. Wat is (vanuit het kwaliteitssysteem) de jaarplanning en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog
17. Wat is (vanuit het kwaliteitssysteem) de beoordeling en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog
18. Wat zijn dashboards en rapportages en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog
19. Wat is maatschappelijk resultaat verantwoorden en hoe doe ik dat voor de klant? Klik hier Volgt nog
Naam handleiding [Handleiding] [Video]
1. Wat is meten en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog
2. Wat zijn dossiers en hulpvragen en hoe beheer ik die? Klik hier Volgt nog
3. Wat is hulpvraag en hulpaanbod en hoe match ik die? Klik hier Volgt nog
4. Wat zijn activiteiten en hoe beheer en plan ik die? Klik hier Volgt nog
5. Wat moet ik aan personeelsmanagement regelen voor mijn klant? Klik hier Volgt nog
6. Wat is relatiemanagement en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog
7. Wat is registreren en rapporteren van activiteiten en matches en hoe doen we dat? Klik hier Volgt nog
9. Wat is budgetbeheer en -controle en hoe doe ik dat voor de klant? Klik hier Volgt nog
Voor de volgende andere onderwerpen zijn er handleidingen beschikbaar voor de
formele zorg
Hoe precies

20. 20
Heb je meer vragen?
Klik op de zwarte knop links op je scherm.
Zoek daarna een vraag en antwoord in onze ‘veelgestelde
vragen-database’.
Staat jouw vraag er niet tussen? Of is het antwoord nog
niet voldoende?
Stuur dan een vraag naar onze servicedesk via deze knop.
Of neem per telefoon contact met ons op.