More Related Content
Similar to Presentation การประชุมสำหรับผู้บริหารระดับสูง
Similar to Presentation การประชุมสำหรับผู้บริหารระดับสูง (20)
Presentation การประชุมสำหรับผู้บริหารระดับสูง
- 1. รองศาสตราจารย์ ดร. เนตร์พัณณา ยาวิราช
การบรรยาย
เรื่อง การบริหารการประชุมสาหรับผู้บริหาร
โดย
รองศาสตราจารย์ ดร. เนตร์พัณณา ยาวิราช
คณะบริหารธุรกิจ มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลธัญบุรี
- 3. งานวิจัยและบันทึกเป็นสถิติไว้ พบว่า การประชุมทั้งหลายมีสัมฤทธิ์
ผลเพียงไม่เกิน ๒๑ % ของการประชุมที่ได้จัดกันขึ้น ส่วนที่เหลือถึงเกือบ
๘๐ % ถือว่าล้มเหลว
เหตุที่การประชุมได้ผลน้อย ก็เพราะส่วนใหญ่
ของผู้ที่เกี่ยวข้องกับการประชุมเหล่านั้น ทั้งจาก
ทางฝ่ายผู้จัดการประชุมและฝ่ายผู้เข้าร่วมประชุม
ไม่ได้ปฏิบัติตามหลักการที่ถูกต้องตามสมควร
และบางคนไม่เข้าใจหน้าที่และบทบาทของตนใน
การประชุมนั้น
รองศาสตราจารย์ ดร. เนตร์พัณณา ยาวิราช
- 8. รองศาสตราจารย์ ดร. เนตร์พัณณา ยาวิราช
การประชุม หมายถึง การที่บุคคลตั้งแต่สองคนขึ้นไป ได้เข้า
มาทากิจกรรมร่วมกัน มีการสื่อสารระหว่างกัน มีจุดมุ่งหมายเพื่อ
ปรึกษาหารือ แลกเปลี่ยนความคิดเห็น ชี้แจงทาความเข้าใจร่วมกัน
แก้ปัญหาร่วมกัน หรือแจ้งข่าวสาร เป็ นการสื่อสารแนวเดียวกัน
Horizontal Communication)
- 9. การประชุมแบ่งออกได้ 5 ประเภท
1. การประชุมเพื่อแจ้งข้อมูลข่าวสาร
2 การประชุมเพื่อแก้ปัญหา
3. การประชุมเพื่อร่วมกันคิดสร้างสรรค์ ระดมความคิด
4. การประชุมเพื่อร่วมกันตัดสินใจ
5. การประชุมเพื่อสอนงานและฝึกอบรม
รองศาสตราจารย์ ดร. เนตร์พัณณา ยาวิราช
- 10. การประชุมสามัญ เป็นการประชุมตามที่ข้อบังคับกาหนดไว้ตายตัวว่า จะต้องกระทาตาม
ระยะเวลากาหนด เช่น เดือนละหนึ่งครั้ง ปีละหนึ่งครั้ง เป็นต้น
การประชุมวิสามัญ เป็นการประชุมตามที่ข้อบังคับเปิดโอกาสให้กระทาตามความจาเป็น เช่น
กาหนดไว้ว่าประธานมีสิทธิ์เรียกประชุม หรือสมาชิกจานวนหนึ่ง มีสิทธิ์เรียกร้องให้จัดประชุม
เป็นพิเศษได้ เมื่อมีเรื่องสาคัญที่จะต้องพิจารณาโดยด่วน
- การประชุมลับ เป็นการประชุมที่สมาชิกต้องการให้เป็นเช่นนั้น และได้รับความเห็นชอบจาก
สมาชิกส่วนใหญ่ของที่ประชุม โดยสิ่งที่จะนาไปเปิดเผยได้มีเฉพาะแต่มติหรือข้อปฏิบัติ และ
เปิดเผยตามกาหนดเวลาเท่านั้น ส่วนรายละเอียดการประชุมจะเปิดเผยไม่ได้
การประชุมเฉพาะกลุ่ม เป็ นการประชุมเฉพาะผู้มีสิทธิ์ และผู้มีหน้าที่เข้าประชุมอาจมี
ผู้ที่ได้รับเชิญเป็ นกรณีพิเศษด้วย การประชุมกลุ่มทางานตามที่ได้รับมอบหมาย ผู้เข้า
ประชุมก็ได้แก่สมาชิกเท่านั้นตามข้อบังคับ สาหรับการประชุมเฉพาะกลุ่มตาม
ระเบียบข้อบังคับ เช่น การประชุมของคณะกรรมการ
รองศาสตราจารย์ ดร. เนตร์พัณณา ยาวิราช
- 11. การประชุมสัมมนา เป็ นการ
ประชุมเฉพาะกลุ่มตามหัวข้อที่
กาหนดเพื่อแลกเปลี่ยนความรู้
ความคิด และประสบการณ์ แล้ว
ประมวลข้อคิดและข้อเสนอแนะ
จากที่ประชุม หัวข้อในการสัมมนา
มักจะเป็ นเรื่องวิชาการ หรือหัวข้อที่
เป็ นประโยชน์ต่อสังคมหรือการ
ทางาน
การประชุมปฏิบัติการ เป็ นการประชุมของคณะบุคคล ที่
ปฏิบัติงานประเภทเดียวกันหรือเกี่ยวข้องซึ่งกันและกัน
จุดมุ่งหมายของการประชุมปฏิบัติการ คือ เพื่อแสวงหาความรู้
ความเข้าใจ และแนวทางปฏิบัติงานให้เกิดผลสัมฤทธิ์สูงสุด มี
การฟังบรรยาย และลงมือทดลองปฏิบัติจริง ทา workshop
รองศาสตราจารย์ ดร. เนตร์พัณณา ยาวิราช
- 12. ศัพท์ที่ใช้เรียกบุคคลที่เกี่ยวข้องกับการประชุม
ผู้เข้าประชุม ได้แก่ บุคคลที่ได้รับเชิญ หรือได้รับแต่งตั้งให้เข้า
ประชุม หรือมีสิทธิ์โดยประการใดประการหนึ่งที่จะเข้าประชุมได้
สามารถที่จะมีสิทธิ์อภิปรายได้ ตั้งข้อเสนอให้ที่ประชุมพิจารณา และ
ถ้ามีการลงมติ ก็มีสิทธิ์ออกเสียงได้
องค์ประชุม หมายถึง ผู้มีสิทธิ์เข้าประชุมตามที่ข้อบังคับได้
ตราไว้ว่าจะต้องมีอย่างน้อยกี่คนจึงจะเปิ ดประชุมและ
ดาเนินการประชุมได้ ถ้าผู้เข้าประชุมยังมาไม่ครบตาม
จานวนที่กาหนดไว้ก็ถือว่ายังไม่ครบองค์ประชุม การประชุม
จะดาเนินไปไม่ได้รองศาสตราจารย์ ดร. เนตร์พัณณา ยาวิราช
- 13. • ระเบียบวาระ หมายถึง หัวข้อในการประชุมตามที่เลขานุการ
โดยความเห็นชอบของประธานเป็ นผู้จัดลาดับไว้เป็ นเรื่องๆไป
แต่ละเรื่องเรียกว่าวาระที่ 1 วาระที่2 ตามลาดับ
• กาหนดการประชุม มักจะเริ่มด้วยการลงทะเบียนสาหรับผู้
เข้าประชุม พิธีเปิ ด การบรรยายหรือการอภิปรายการประชุม
อภิปรายของกลุ่มย่อย และเปิ ดคาบเวลาอภิปรายทั่วไปอีกครั้ง
หนึ่ง แล้วจึงปิ ดพิธี
รองศาสตราจารย์ ดร. เนตร์พัณณา ยาวิราช
- 17. รองศาสตราจารย์ ดร. เนตร์พัณณา ยาวิราช
แผนผังแสดงขั้นตอนของการประชุม
เตรียมการประชุม ผู้มาประชุม ดาเนินการประชุม ผลการประชุม
สถานที่
วัน เวลา ประชุม
อุปกรณ์
วาระการประชุม
รายงานการประชุมครั้งก่อน
- 24. เป้ าหมายของการประชุมเพื่อการพัฒนามีปัจจัยหลัก 7 ประการคือ
มุ่งความสาเร็จ (Achievement)
หาข้อตกลงร่วมกัน (Agreement)
ปรับตัวในด้านการปฏิบัติงาน (Adjust)
การมีส่วนร่วมในกิจกรรม (Activity)
ความก้าวหน้าในตาแหน่งหน้าที่ (Advancement)
การนาไปประยุกต์ใช้จริง (Apply)
การปรับปรุงแก้ไขยึดถือเป็ นแนวปฏิบัติ (Acting)รองศาสตราจารย์ ดร. เนตร์พัณณา ยาวิราช
- 28. รองศาสตราจารย์ ดร. เนตร์พัณณา ยาวิราช
T = Target - เป้ าหมาย
• E = Empathy - ความเห็นอกเห็นใจ
• A = Application - การมีส่วนร่วม
• M = Moral - มีคุณธรรม
• W = Welfare - มีความเป็ นธรรม
• O = Open Mind - เปิ ดใจกว้าง
• R = Responsibility - ความรับผิดชอบ
• K = Knowledge - มีความรู้
- 30. วัตถุประสงค์ของการประชุม
• 1. การประชุมเพื่อแจ้งให้ทราบ (To Inform)
• 2. การประชุมเพื่อแก้ปัญหา (To Make Solution)
• 3. การประชุมเพื่อขอความคิดเห็นเพื่อตัดสินใจในเรื่องต่าง
ๆ
• (To Make Agreement)
• 4. การประชุมเพื่อประสานงาน (To Coordination)
รองศาสตราจารย์ ดร. เนตร์พัณณา ยาวิราช
- 36. ประเด็นคำถำม
1. เป้ ำหมำยสูงสุดหรือผลสัมฤทธิ์ที่สำคัญที่องค์กรต้องกำรให้เกิดขึ้นใน
1-3 ปีข้ำงหน้ำ คืออะไร
งำนกระบวนงำน
1) ลดขั้นตอนกำรปฏิบัติงำนให้สั้น เป็นระบบ
คน
2) ข้ำรำชกำรมีควำมเป็นมืออำชีพ
ทรัพยำกร
3) ใช้ทรัพยำกรที่มีอยู่ให้เกิดประโยชน์สูงสุด
ลูกค้ำ/ผู้รับบริกำรหรือผู้รับผลกระทบภำยนอกองค์กร
4) ประชำชนพึงพอใจต่อกำรทำงำนของหน่วยงำน
กำรประชุมเกี่ยวกับ กำรประเมินสถำนภำพด้ำนกำรบริหำร
รองศาสตราจารย์ ดร. เนตร์พัณณา ยาวิราช
- 43. กำหนดเป้ ำประสงค์เชิงกลยุทธ์ด้ำนกำร
บริหำรทรัพยำกรบุคคล และตัวชี้ วัดผล
กำรปฏิบัติงำนของแต่ละเป้ ำประสงค์
• กำหนดเป้ ำประสงค์เชิงกลยุทธ์
• กำหนดตัวชี้ วัดผลกำรดำเนินงำน (KPIs)
ค่ำพื้นฐำน (Baseline) และค่ำเป้ ำหมำย
เครื่องมือ: 1. กำรประชุมเชิงปฏิบัติกำร
2. กำรวิเครำะห์แรงเสริม - แรงต้ำน (Force Field
Analysis)
รองศาสตราจารย์ ดร. เนตร์พัณณา ยาวิราช
- 44. รองศาสตราจารย์ ดร. เนตร์พัณณา ยาวิราช
เอกสารที่ใช้ประกอบการประชุม
เอกสารคืออะไร
• สิ่งหรือสื่อที่ใช้อธิบายถึงทิศทาง แนวทาง ขั้นตอนหรือวิธีการ
ปฏิบัติงาน โดยอาจจะอยู่ในลักษณะต่าง ๆ เช่น ระเบียบปฏิบัติ
คู่มือการปฏิบัติงาน วิธีการทางาน รูปภาพ แบบฟอร์ม เป็นต้น
การจัดทาเอกสารคืออะไร
• การกาหนดแนวทาง ขั้นตอน หรือวิธีการไว้เป็นลายลักษณ์อักษร
เพื่อใช้ในการติดต่อสื่อสารหรือเป็นแนวทางในการปฏิบัติงาน
- 45. รองศาสตราจารย์ ดร. เนตร์พัณณา ยาวิราช
ภาพรวมด้านเอกสารภายในองค์กร
(Documentation Overview)
เอกสารของแต่ละองค์กรมักประกอบด้วย
– เอกสารแสดงวิสัยทัศน์ ภารกิจ นโยบาย และวัตถุประสงค์์ ขององค์กร
– คู่มือคุณภาพ (Quality Manual)
– ระเบียบปฏิบัติ คู่มือการปฏิบัติงาน (Procedure Manual/Work
Manual)
– วิธีการทางาน (Work Instruction)
– เอกสารจากภายนอกที่จาเป็นต้องใช้ในการปฏิบัติงาน (Support
Document)
- 46. รองศาสตราจารย์ ดร. เนตร์พัณณา ยาวิราช
โครงสร้างของระบบเอกสารในองค์กร
1
2
3
4
แบบฟอร์ม, บันทึกและเอกสาร
สนับสนุน (Form, Record and
Support document)
วิธีปฏิบัติงาน/วิธีการทางาน
( Work Instruction)
ระเบียบปฏิบัติงาน (Procedure Manual),
คู่มือการปฏิบัติงาน (Work Manual)
คู่มือคุณภาพ (Quality Manual)
โดยทั่วไปแบ่งเป็น 4 ระดับ
- 47. รองศาสตราจารย์ ดร. เนตร์พัณณา ยาวิราช
ระดับที่ 1: คู่มือคุณภาพ
คู่มือคุณภาพ (Quality Manual)
• ระบุรายละเอียดขององค์กร และนโยบาย วิสัยทัศน์ ภารกิจ ขององค์กร
• ประกอบด้วยกระบวนการต่างๆที่อยู่ในความรับผิดชอบขององค์กร
• อ้างอิงถึงระเบียบปฏิบัติที่สนับสนุนนโยบายขององค์กรและกระบวนการ
• อธิบายปฏิสัมพันธ์ของแต่ละกระบวนการภายในองค์กร
- 48. รองศาสตราจารย์ ดร. เนตร์พัณณา ยาวิราช
โครงสร้างของคู่มือคุณภาพ
ประกอบด้วย
– วัตถุประสงค์/ขอบเขตขององค์กร
– ข้อมูลแนะนาองค์กร ประวัติองค์กร
– โครงสร้างองค์กร หน้าที่ความรับผิดชอบ
– นโยบายขององค์กร (นโยบาย วิสัยทัศน์ ภารกิจ)
– ผังกระบวนการภายในองค์กร
– รายละเอียดของแต่ละกระบวนการโดยสังเขป
- 49. รองศาสตราจารย์ ดร. เนตร์พัณณา ยาวิราช
ประโยชน์ของคู่มือคุณภาพ
• เป็นแนวทางให้กับเจ้าหน้าที่ทราบถึงนโยบาย วิสัยทัศน์ ภารกิจ ของ
องค์กร
• ใช้อธิบายจุดประสงค์และโครงสร้างองค์กร
• สร้างความประทับใจให้แก่บุคคลทั่วไป ให้มีความมั่นใจมากขึ้น
• ใช้อธิบายรายละเอียดของกระบวนการ
• เป็นพื้นฐานสาหรับผู้บริหารใช้ในการทบทวนและตรวจติดตามระบบ
บริหารคุณภาพภายใน
- 50. รองศาสตราจารย์ ดร. เนตร์พัณณา ยาวิราช
ระดับที่ 2: ระเบียบปฏิบัติ / คู่มือการปฏิบัติงาน
(Procedure / Work Manual)
• เปรียบเสมือนแผนที่บอกเส้นทางการทางานที่มีจุดเริ่มต้น และ
สิ้นสุดของกระบวนการ
• ระบุถึงขั้นตอนและรายละเอียดของกระบวนการต่างๆ ขององค์กรและ
วิธีควบคุมกระบวนการนั้น
• มักจัดทาขึ้นสาหรับลักษณะงานที่ซับซ้อน มีหลายขั้นตอนและ
เกี่ยวข้องกับคนหลายคน
• สามารถปรับปรุงเปลี่ยนแปลงได้เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงการปฏิบัติงาน
- 51. ควำมสอดคล้องเชิงยุทธศำสตร์
(Strategic HR Alignment)
นโยบำย แผนงำน และมำตรกำรด้ำนกำรบริหำร
ทรัพยำกรบุคคล สอดคล้องกับเป้ ำหมำย พันธกิจ
ของส่วนรำชกำรและจังหวัด
มีกำรวำงแผนและบริหำรกำลังคน
มีกำรบริหำรกำลังคนกลุ่มที่มีทักษะและสมรรถนะสูง
มีกำรสร้ำง พัฒนำ และสืบทอดของตำแหน่ง
รองศาสตราจารย์ ดร. เนตร์พัณณา ยาวิราช
- 53. Copyright © 2004 Accenture. Strictly and Confidential.
การประชุมเชิงปฏิบัติการ
การวิเคราะห์และการคัดเลือกแนวทางการพัฒนาขีด
สมรรถนะองค์กรและบุคลากร