Efektivitas Jadwal RetensiArsip dalam Penyusutan Arsip   PT Pertamina (Persero)       Aris Maulana/1006774934    Ilmu Perp...
1.1Latar Belakang Penelitian     Jumlah arsip yang selalu mengalami peningkatan dari      tahun ke tahun.     Perlu adan...
1.2 Perumusan Masalah     Mengapa harus menggunakan JRA?     Bagaimana cara membuat JRA dalam PT Pertamina      (persero...
1. 3 Maksud, Tujuan dan Kegunaan Penelitian      Maksud : PT Pertamina (persero) merupakan       perusahaan besar dengan ...
1.4 Penelitian Terdahulu   Sabrina Christa Primanuella, (UI;2009) dalam skripsinya yang berjudul    Penyusutan arsip Biro...
1.5 Metode Penelitian   Metode Kualitatif dengan teknik triangulasi teknik yaitu    mengunakan teknik pengumpulan data ya...
Teknik Penyusutan   BERDASARKAN       JRA                       BERDASARKAN           UU No.         NON JRA           43/...
2.1 Mengapa harus menggunakan Jadwal RetensiArsip? (1)  Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979, pasal 4, poin pertama :...
2.1 Mengapa harus menggunakan Jadwal RetensiArsip? (2)   Sebagai subsistem manajemen peningkatan efisiensi operasional   ...
2.2 Jadwal Retensi Dokumen Pertamina (JRDP) (1)  Penyusunan JRDP1) Menginventarisasi semua jenis dokumen yang ada pada su...
2.2 Jadwal Retensi Dokumen Pertamina (JRDP) (2)                                     Jangka waktu simpanNO         Jenis/se...
2.3 Penyusutan Dokumen Pertamina (1)      Penyerahan Dokumen        Penyerahan Vertikal        Penyerahan Horizontal   ...
2.3 Penyusutan Dokumen Pertamina (2)     Pemusnahan Dokumen        “Kegiatan menghancurkan fisik dokumen secara total seh...
2.3 Penyusutan Dokumen Pertamina (3)      Dokumen yang memiliki retensi diatas 2 (dua) tahun       memerlukan:       “Ber...
3.1 Kesimpulan  Jadwal Retensi Arsip atau dalam hal ini Jadwal Retensi Dokumen  Pertamina berfungsi sebagai pedoman bagi A...
3.2 Saran  “Banyaknya manfaat yang terdapat dalam  JRA/JRDP menjadikan hal tersebut sebagai hal  yang sangat penting yang ...
Efektivitas jadwal retensi arsip dalam penyusutan arsip pt
Upcoming SlideShare
Loading in …5
×

Efektivitas jadwal retensi arsip dalam penyusutan arsip pt

7,715 views

Published on

Published in: Education

Efektivitas jadwal retensi arsip dalam penyusutan arsip pt

  1. 1. Efektivitas Jadwal RetensiArsip dalam Penyusutan Arsip PT Pertamina (Persero) Aris Maulana/1006774934 Ilmu Perpustakaan dan Informasi
  2. 2. 1.1Latar Belakang Penelitian  Jumlah arsip yang selalu mengalami peningkatan dari tahun ke tahun.  Perlu adanya kegiatan penyusutan arsip yang baik untuk mengatasi hal tersebut, salah satunya dengan menggunakan JRA sebagai acuan dalam melakukan kegiatan penyusutan arsip.  PT Pertamina (persero) merupakan suatu perusahaan besar yang menggunakan JRA sebagai acuan untuk menyusutkan jumlah arsipnya.
  3. 3. 1.2 Perumusan Masalah  Mengapa harus menggunakan JRA?  Bagaimana cara membuat JRA dalam PT Pertamina (persero)?  Bagaimana cara menggunakan JRA tersebut?
  4. 4. 1. 3 Maksud, Tujuan dan Kegunaan Penelitian  Maksud : PT Pertamina (persero) merupakan perusahaan besar dengan manajemen arsip yang sangat baik sehingga sangat menarik untuk dikaji lebih mendalam.  Tujuan : Menjelaskan metode penyusutan arsip yang digunakan PT Pertamina (Persero) dan memberikan laporan penelitian tentang penggunaan jadwal retensi arsip dalam penyusutan arsip di PT Pertamina (persero).  Kegunaan Penelitian : Menambah wawasan peneliti dan pembaca serta turut aktif menyebarkan ilmu pengetahuan yang peneliti miliki setelah melakukan penelitian ini.
  5. 5. 1.4 Penelitian Terdahulu Sabrina Christa Primanuella, (UI;2009) dalam skripsinya yang berjudul Penyusutan arsip Biro Keuangan Sekretaris Menteri Sekretaris Negara berdasarkan jadwal retensi arsip. Sauki Hadiwardoyo (Depdikbud;1999) dalam buletin Ketatausahaan Depdikbud yang berjudul Melakukan penilaian arsip instansi, Buletin Ketatausahaan, Ed. 5, hal. 22-24.
  6. 6. 1.5 Metode Penelitian Metode Kualitatif dengan teknik triangulasi teknik yaitu mengunakan teknik pengumpulan data yang berbeda-beda untuk mendapatkan data dari sumber yang sama. Teknik-teknik pengumpulan data tersebut berupa : observasi partisipatif, wawancara mendalam, dan dokumentasi.
  7. 7. Teknik Penyusutan BERDASARKAN JRA BERDASARKAN UU No. NON JRA 43/2009 PP 34/ 79 SE 01/81 SE 02/83
  8. 8. 2.1 Mengapa harus menggunakan Jadwal RetensiArsip? (1) Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979, pasal 4, poin pertama :“Setiap arsip ditentukan retensinya atas dasar nilai kegunaannya dan dituangkan dalam bentuk Jadwal Retensi Arsip”. PP 28 Tahun 2012 Pasal 52“Penyusutan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 31 huruf d, dilakukan oleh pencipta arsip berdasarkan JRA”. PP 28 Tahun 2012 Pasal 53(1) Lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, BUMN dan BUMD wajib memiliki JRA.(2) JRA sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditetapkan oleh pimpinan lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, BUMN dan BUMD setelah mendapat persetujuan Kepala ANRI.(3) Dalam rangka melaksanakan penyusutan dan penyelamatan arsip dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara, perguruan tinggi swasta, perusahaan swasta, organisasi politik, dan organisasi kemasyarakatan harus memiliki JRA.
  9. 9. 2.1 Mengapa harus menggunakan Jadwal RetensiArsip? (2) Sebagai subsistem manajemen peningkatan efisiensi operasional instansi dan pelestarian bukti pertanggung jawaban nasional. Petugas arsip / arsiparis di instansi yang bersangkutan dapat secara langsung melakukan penyusutan arsip, secara sistematis berdasarkan pedoman yang sah. Dapat mengimbangi peningkatan akumulasi arsip yang semakin cepat. Efisiensi mencakup biaya sewa ruang penyimpanan, peralataan kearsipan, tenaga dan waktu yang diperlukan untuk penemuan arsip (retrieval) dan pada akhirnya mempercepat proses pengambilan keputusan oleh pimpinan instansi/perusahaan
  10. 10. 2.2 Jadwal Retensi Dokumen Pertamina (JRDP) (1) Penyusunan JRDP1) Menginventarisasi semua jenis dokumen yang ada pada suatu fungsi melalui unit Pengolah/Unit Pencipta,2) Menginventarisasi secara sampling jenis dokumen yang ada di Gedung Sentral Dokumen Pertamina/Unit Operasi/Unit Usaha,3) Mengelompokkan dokumen sesuai klasifikasi yang dibakukan,4) Menentukan retensi dokumen sesuai nilai gunanya (primer dan sekunder), dengan memperhatikan: - Peraturan perundangan yang berlaku, - Kebutuhan fungsi pencipta dokumen, - Informasi yang terkandung didalamnya dan berkaitan dengan dokumen yang lain, - Tingkat kepentingan dokumen tersebut dalam kegiatan Pertamina, - Pengalaman Pertamina dalam mengelola dokumen. Klasifikasi Penyimpanan“Dokumen Permanen (P), Dokumen Permanen Terbatas (PT), Dokumen disimpan dalam periode tertentu”
  11. 11. 2.2 Jadwal Retensi Dokumen Pertamina (JRDP) (2) Jangka waktu simpanNO Jenis/seri arsip Aktif Inaktif KeteranganIV. HUKUM (S4) 1. Produk hukum Sampai dengan 5 tahun Permanen a. Peraturan diperbaharui Perundangan yang mengatur instansi b. Produk hukum internal2. sampai dengan tidak - Musnah Dokumentasi hukum berlaku3. sampai dengan 10 tahun Dinilai Kontrak/ perjanjian tidak berlaku kembali
  12. 12. 2.3 Penyusutan Dokumen Pertamina (1)  Penyerahan Dokumen  Penyerahan Vertikal  Penyerahan Horizontal  Sebelum melakukan kegiatan penyerahan dokumen, hal-hal yang perlu diperhatikan adalah: Memeriksa jenis/macam dokumen (asli, karbon kopi, tembusan, fotokopi), Melihat dan menentukan usia penyimpanan dokumen sesuai JRDP, Mempertimbangkan penyerahan secara vertical/horizontal, Menyiapkan Daftar Pertelaan Dokumen yang sudah diberi Label Identitas Dokumen untuk disimpan.
  13. 13. 2.3 Penyusutan Dokumen Pertamina (2)  Pemusnahan Dokumen “Kegiatan menghancurkan fisik dokumen secara total sehingga tidak teridentifikasi/tidak terbaca lagi oleh pihak lain baik isi maupun bentuknya.”  Dokumen yang dapat dimusnahkan adalah sebagai berikut:  Telah melampaui jangka waktu/usia simpan yang tercantum dalam JRDP,  Tidak lagi mempunyai nilai guna bagi kepentingan Pertamina,  Tidak mempunyai nilai guna bagi kepentingan Nasional,  Tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang,  Tidak terdapat kaitan dengan perkara pidana atau perdata yang masih dalam proses.  Kegiatan penghancuran/pemusnahan dokumen dapat dilakukan dengan dicacah, dibakar sampai habis, dilebur secara kimia (boleh oleh pabrik peleburan kertas), ditanam diarea tertentu yang aman.
  14. 14. 2.3 Penyusutan Dokumen Pertamina (3)  Dokumen yang memiliki retensi diatas 2 (dua) tahun memerlukan: “Berita Acara Penilaian dan Pemusnahan Dokumen dengan dilengkapi Daftar Pertelaan Dokumen Musnah yang telah mendapat persetujuan dari Pejabat Fungsi Pemilik Dokumen sesuai ketentuan yang berlaku.”  Dokumen yang mempunyai usia simpan/retensinya dibawah 2 (dua) tahun memerlukan: “Daftar Pertelaan Dokumen Musnah yang disetujui oleh pejabat fungsi pemilik dokumen atau Pejabat yang ditunjuk”  Dokumen yang duplikasi/fotokopi yang berlebihan dan non dokumen boleh langsung dimusnahkan.
  15. 15. 3.1 Kesimpulan Jadwal Retensi Arsip atau dalam hal ini Jadwal Retensi Dokumen Pertamina berfungsi sebagai pedoman bagi Arsiparis dan petugas kearsipan untuk menyusutkan arsip/dokumen dan sangat berperan penting dalam proses penyusutannya karena berfungsi untuk menentukan jenis dokumen sehingga dapat menjadi acuan untuk pengambilan keputusan dalam proses pemusnahan dokumen nantinya. Dengan adanya pedoman penyusutan arsip sejak awal telah dapat dipantau dan dilakukan langkah penyelamatan bukti pertanggungjawaban nasional dan bukti prestasi intelektual berupa nilai budaya bangsa yang terekam dalam bentuk arsip. Bukti pertanggungjawaban dan prestasi budaya tersebut bukan saja bermanfaat bagi kepentingan penelitian sosial, budaya dan sejarah dalam rangka pembentukan kesadaran jati diri bangsa, melainkan yang terpenting justru memberikan dukungan data atau informasi dalam perumusan kebijaksanaan nasional
  16. 16. 3.2 Saran “Banyaknya manfaat yang terdapat dalam JRA/JRDP menjadikan hal tersebut sebagai hal yang sangat penting yang harus diperhatikan oleh bagian kearsipan. Kenyataanya, belum semua bagian di PT Pertamina (persero) (anak perusahaan maupun kantor cabang) dapat menerapkan JRDPnya dengan optimal. Perlu pengawasan lebih dalam kegiatan sosialisasi dan penerapan JRDP agar semua tujuan dan manfaat yang terdapat didalamnya dapat terwujud.” Aris Maulana Mahasiswa Ilmu Perpustakaan dan Informasi

×