Viktoriia Honcharova: PMO Tools and Technologies (UA)

Підтримаймо ЗСУ!
2
Фонд “Співдружність-22”: https://www.cmw22.org/
Збір на:
● DJI Mavic Fly More Combo (бійцям 67го окремого стрілецького
батальйону на Запорізькому напрямку)
● Метеостанція Kestrel 5700 Elite Applied Ballistics & Bluetooth
(снайперу з ССО, зі зрозумілих причин не можемо вказати
напрямок)

У попередніх серіях
3
Introduction to PMO
● History and evolution of PMOs
● The role and purpose of a PMO in an IT company
● Types of PMOs and their functions
● Benefits of establishing a PMO in an IT company
● Difference between IT Service, IT Product, and Corporate PMO
Assessing Organizational Readiness
● Identifying the need for a PMO in an IT company
● Assessing project management maturity in the organization
● Defining the scope and objectives of the PMO
● Identifying stakeholders and their roles in the PMO
Defining PMO Structure and Governance
● Choosing the appropriate PMO structure for an IT company
● Establishing PMO governance and decision-making processes
● Defining roles and responsibilities within the PMO
Developing PMO Services and Functions
● Determining the services and functions the PMO will provide
● Designing project management processes and methodologies

Зміст лекції №5
4
Implementing project governance and control mechanisms
Selecting project management tools and software for the PMO
Integrating PMO tools with existing IT infrastructure
Establishing project portfolio management practices
Implementing reporting and dashboard systems for the PMO
1
2
3
4
Ensuring data security and privacy in the PMO
5

© 2023 Viktoriia Honcharova. All rights reserved. 5
Establishing project
portfolio management practices

Інтро
6

Інтро
7

Рівні зрілості організації в управлінні портфелями
8
1
Реактивний
2
Нарощування
дисципліни
3
Початкова
інтеграція
4
Ефективна
інтеграція
5
Ефективні
іновації

Управління портфелем проєктів
9
● Процес, направлений зверху вниз
● Допомагає впроваджувати стратегію компанії шляхом ведення проєктної діяльності
● Визначає узгодження проєктів зі стратегічними цілями компанії
● Має владу пріоретизувати, відбирати та зупиняти* проєкти
● Контролює портфель проєктів з точки зору впливу кожного проєкту на портфель та
максимізації отриманої цінності
Корисна література:
1. ISO 21504 Guidance on portfolio management
2. PMI The Standard for Portfolio Management – Fourth Edition

Подолання розриву між стратегічним плануванням та реалізацією
10
Найпоширеніші проблеми:
● Зосередженість на стратегічній реалізації та відсутність процесу впровадження
● Загальне трактування процесу “зверху вниз” та відсутність “спускання” стратегічного плану
на нижчі щаблі
● Вертикальне впровадження замість крос-організаційного
● Відсутність чітких пріоритетів та конкуренція за таланти
● Часта зміна керівників проєктів
● Відсутність метрик та зворотного зв’язку

Процес управління портфелем проєктів
11
1. Планування портфелю
2. Відбір та пріоритезація проєктів*
3. Перевірка здійсненності портфелю
4. Виділення ресурсів
5. Управління, моніторинг та корегування
6. Звітність та вдосконалення управління портфелем
*Пріоритезація проєктів:
● https://www.pmi.org/learning/library/prioritization-projects-analytic-hierarchy-process-6536
● https://www.transparentchoice.com/project-prioritization
● https://www.ecosys.net/blog/project-selection-prioritization-guide/
● https://www.projectcentral.com/blog/task-prioritization-techniques/

Implementing project governance and control mechanisms

Інформаційний потік
13

Врядування проєктами
14
Складові:
● політики та процедури
● регуляції
● функції, обов’язки та повноваження
● процеси управління проєктами
Що врахувати:
● Узгодженість з цілями організації
● Ланцюг підзвітності та повноважень
● Звітність
● Незалежне підтвердження (аудит)
● Ворота прийняття рішень (decision gates)

Фреймворк врядування проєктами
15
Врядування
Інтеграція процесів
Систематизація
процесів
Стандартизація
процесів
Інтеграція даних
Систематизація
даних
Стандартизація
даних
Робота зі стейкхолдерами

Selecting project management tools and software for the PMO
Integrating PMO tools with existing IT infrastructure

Вибір інструментів управління проєктами для PMO
17
Стратегічна підтримка
Виконання проєктів або підтримка проєктної діяльності PMIS
Врядування проєктами та нагляд системи ведення звітності, дешборди
Визначення та впроваждення методів, процесів та
інструментів
Централізація комунікації та звітності системи ведення звітності, дешборди
Управління талантами система управління талантами
Управління ризиками системи ведення реєстрів ризиків
Проведення навчання та тренінгів
Управління центральною базою знань системи ведення бази знань
Управління змінами та організаційними трансформаціями
Передпроєктний аналіз
Управління задоволеністю клієнтів системи збору зворотного зв’язку

Вибір та інтеграція інструментів управління проєктами для PMO
18
PMIS залежить від стандартів індустрії та того, що вже є в компанії
Системи ведення звітності, дешборди залежить від даних та метрик
Системи управління талантами багато варіантів, головне, щоб була можливість інтеграції з
іншими системами
Ведення реєстрів ризиків (як і всієї проєктної документації) залежить від того, що використовують наразі, і чи потребує
воно покращення
Ведення бази знань залежить від того, що використовують наразі, і чи потребує
Збір зворотнього зв’язку залежить від того, що використовують наразі, і чи потребує
Системи комунікації залежить від того, що використовують наразі, і чи потребує
Системи управління портфелем залежить від того, що використовують наразі, і чи потребує
Найкращі інструменти PMа - це мітинг 1:1та матриця 2:2… (с) невідомий мудрець
…та Excel (с) Гончарова

Implementing reporting and dashboard systems for the PMO

Простий дешборд
20

Складніший дешборд
21

Складніший дешборд
22

Компоненти РМО дешборду
23
● Період звітності
● КРІ та метрики
● Графіки та діаграми
● Статуси проєктів
● Ризики та проблеми
● Action items

Як створити дешборд
24
● Визначте аудиторію та інформацію, яку вона повинна та може бачити
● Визначте КРІ, узгоджені з аудиторією та цілями і стратегією РМО
● Визначте, які дані необхідні для побудови дешборду, хто і як часто буде їх оновлювати
● Оберіть засоби візуалізації даних
● Створіть дешборд :)
Поради щодо ведення:
● тримайте дешборд простим для використання і сприйняття
● використовуйте значимі та релевантні дані
● регулярно переглядайте та оновлюйте дані
● використовуйте інструменти візуалізації даних, які підходять для аудиторії
● ефективно комунікуйте про результати збору та аналізу даних
● надавайте інсайти та рекомендації, основані на аналізі даних, стейкхолдерам

Труднощі у веденні дешбордів
25
● Відсутність участі стейкхолдерів: щоб бути ефективними, метрики PMO та дешборди
потребують підтримки ключових стейкхолдерів
● Проблеми з якістю даних: метрики PMO та дешборди покладаються на точні та своєчасні
дані. Низька якість даних може призвести до неточних дешбордів, що може негативно
вплинути на прийняття рішень.
● Інтеграція з іншими системами: метрики та дешборди PMO може знадобитися інтегрувати з
іншими системами, такими як система управління проєктами або фінансами. Це може бути
складним завданням і потребує значних зусиль.
● Обмежені ресурси: впровадження та підтримка дешбордів потребує ресурсів, включно з
талантами, технологіями та бюджетом. Обмежені ресурси можуть ускладнити ефективне
впровадження та підтримку дешбордів.

Ensuring data security and privacy in the PMO

Конфіденційні дані проєкта
27
1. Бюджет
2. Склад команди
3. Дані про клієнта
4. Дані про продукт
5. Інтелектуальна власність
6. Персональна інформація
7. Юридичні та регуляторні документи

Збереження конфіденційності даних проєкта
28
1. Ознайомтесь з Information Security Policy та NDA компанії
2. Ознайомтесь з NDA з клієнтами (особливо нетиповими)
3. Подумайте, чи у всіх, хто буде бачити той чи інший тип звітності, є право бачити ті чи інші
метрики
4. Проведіть зустріч з керівниками проєктів щодо того, які дані можна і не можна включати в
звітність

Підтримаймо ЗСУ!
29
Фонд “Співдружність-22”: https://www.cmw22.org/
Збір на:
● DJI Mavic Fly More Combo (бійцям 67го окремого стрілецького
батальйону на Запорізькому напрямку)
● Метеостанція Kestrel 5700 Elite Applied Ballistics & Bluetooth
(снайперу з ССО, зі зрозумілих причин не можемо вказати
напрямок)

Домашнє завдання
1. Визначити необхідність запровадження
чи дотримання project portfolio
management practices та процедуру
2. Вибрати project management tools та
software для PMO
3. Написати, як буде відбуватися інтеграція
із існуючим ПЗ
4. Скласти dashboard або описати його
компоненти

Viktoriia Honcharova: PMO Tools and Technologies (UA)

Recommended

Recommended

More Related Content

What's hot

What's hot (20)

Similar to Viktoriia Honcharova: PMO Tools and Technologies (UA)

Similar to Viktoriia Honcharova: PMO Tools and Technologies (UA) (20)

More from Lviv Startup Club

More from Lviv Startup Club (20)

Viktoriia Honcharova: PMO Tools and Technologies (UA)