1. HSGD-06
ð i h c Duy Tân
Khoa : Qu n tr kinh doanh
B môn : Marketing
Gi ng viên : Lê Th Khánh Ly
T P BÀI GI NG
Môn h c : Qu n tr ngu n nhân l c. Mã môn h c : HRM301
S tín ch : 3
Dành cho sinh viên ngành : Kinh t
B c ñào t o : ð i h c
1

2. Chương 1: T NG QUAN V QU N TR NGU N NHÂN L C
M C TIÊU CHƯƠNG
- N m ñư c các ho t ñ ng trong qu n tr nhân l c
- N m ñư c các ñ c ñi m, v n ñ liên quan ñ n qu n tr nhân l c như là thành t
kinh doanh chi n lư c
- Hi u bi t t i sao các chuyên gia qu n tr nhân l c và các nhà qu n tr tác nghi p
ph i nhìn nh n nhà qu n tr ngu n nhân l c là v n ñ chung.
- N m ñư c các xu hư ng qu n tr nhân l c và nh ng v n ñ v ngh nghi p qu n
tr nhân l c.
I. KHÁI NI M QU N TR NGU N NHÂN L C
1. S thay ñ i vi n c nh
T t c chúng ta ñ u bi t, ngày nay, tên c a các phòng ban khác nhau và ngư i ñ ng
ñ u khác nhau thì luôn có th thay ñ i qua t ng th i kỳ. M t cái tên thông thư ng là
PHÒNG NHÂN S và ch c danh c a ngư i ñ ng ñ u là GIÁM ð C NHÂN S .
các công ty l n h ñư c g i là các phó giám ñ c, thông thư ng thì ñư c g i là các phó
giám ñ c ph trách nhân s .
Vi c thay ñ i các thu t ng v qu n tr con ngư i trong các t ch c ñư c xem là
m t ñi u bình thư ng trong xã h i lĩnh v c này. Trong quá kh , qu n tr nhân l c có
m t s c m nh l n, ñó là, m t chuyên gia v nhân s thì có nh ng m i liên h v i vi c
qu n tr các m i liên h v i nhân viên các ch c năng như thuê, hu n luy n, tr lương,
và nh ng ho t ñ ng liên quan ñ n k lu t. M t cái nhìn hi n ñ i hơn là t t các các ch c
năng nhân s thì có liên quan v i nhau, nghĩa là các ch c năng này nh hư ng ñ n các
ch c năng khác. Hơn n a, cách th c mà các ch c năng này ñư c qu n tr có nh hư ng
ñ n năng l c c a t ch c ñ ñ t ñư c m c tiêu chung.
Ngày nay, qu n tr nhân s ñư c xem là qu n tr ngu n nhân l c năng ñ ng, vi n
c nh c a t ch c s ñư c ñ nh hư ng d a trên nh ng lý thuy t và t s nghiên c u v
nh ng m i quan h c n thi t b ng vi c ho ch ñ nh chi n lư c. Ngày càng nhi u ngư i
nh n ra r ng qu n tr ngu n nhân l c là m t b ph n trong vi c ho ch ñ nh chi n lư c
c a ngư i ñ ng ñ u trong m i t ch c. S thay ñ i thu t ng là thư ng xuyên nhưng
ñi u ñó không quan tr ng b ng vi c nh ng tri t lý và chính sách nào ñư c ñưa vào v n
hành trong qu n tr ngu n nhân l c
2. Quan ñi m quy trình - h th ng
M t cách th c h u ích ñ mô t qu n tr ngu n nhân l c là vi c xem xét thu t ng
quy trình-h th ng. Hai ñi u quan tr ng c n ñư c xem xét trong quan ñi m quy trình –
h th ng là:
(1) Nh n ra s ph thu c gi a nh ng y u t c a HRM
(2) S ph thu c c a HRM v i các y u t khác trong t ch c.
2

3. ð u tiên chúng ta c n hi u, quy trình là m t dòng ch y ñ ng nh t c a các s ki n
có các m i quan h v i nhau cùng hư ng ñ n m t vài m c tiêu, k t qu hay m c ñích.
M t ví d trong qu n tr ngu n nhân l c là quy trình tuy n d ng t c là dòng ch y
c a các công vi c mà k t qu là vi c l p ñ y các v trí tr ng trong t ch c. M t vài các
ho t ñ ng trong quy trình này bao g m chiêu m , quy t ñ nh thuê và qu n lý ngh
nghi p.
Thu t ng h th ng là vi c thi t l p nên nh ng th t c c th hay thi t k ra các
chính sách ñ qu n lý m t quy trình theo m t cách ñ nh s ng. Ví d , h th ng nhân
viên c a m t t ch c bao g m các chính sách hay các th t c khác nhau như là m t
m u ñơn xin vi c, cu c ph ng v n, ki m tra ngư i gi i thi u, th i gian t p s 6 tháng.
Như v y, theo quan ñi m quy trình – h th ng thì qu n tr ngu n nhân l c là vi c
ho ch ñ nh, phát tri n và ñi u khi n c a m t m ng lư i các m i quan h nh hư ng l n
nhau và liên quan ñ n t t c các thành ph n c a t ch c.
Quy trình này bao g m:
- Ho ch ñ nh ngu n nhân l c
- Phân tích và thi t k công vi c
- Tuy n d ng
- ðào t o và phát tri n
- ðánh giá
- Thù lao
- B o v quy n l i c a nhân viên
- C i thi n t ch c
Ho ch ñ nh ngu n nhân l c
Ho ch ñ nh ngu n nhân l c là quá trình ho ch ñ nh nh m ñáp ng nhu c u ngu n
nhân l c cho t ch c trong b i c nh tác ñ ng c a các y u t môi trư ng kinh doanh.
Quá trình ho ch ñ nh s khác nhau v i m i t ch c khác nhau. Quá trình ho ch ñ nh
bao g m vi c d báo nhu c u ngu n nhân l c và phát tri n các chương trình nh m ñ m
b o s s ng sàng v s lư ng v i ch t lư ng mong mu n v ngu n nhân l c cho t
ch c ñúng nơi và ñúng lúc. Qu n lý ngu n nhân l c c a m t t ch c ph thu c vào các
tình hu ng có th x y ra trong tương lai v ngu n nhân l c như là y u t nhân kh u
h c, tình hình n n kinh t , s thay ñ i v công ngh , m c thành công c a tuy n d ng,
xác l p l i m c tiêu hay tình hu ng chi n lư c c a công ty.
Thi t k công vi c
Thi t k công vi c là quá trình quy t ñ nh nh ng nhi m v c n ph i ñư c th c hi n
b i các cá nhân, nhóm và vi c thi t l p các lu t l , l ch trình công vi c và các ñi u ki n
làm vi c cho m i nhi m v khác nhau mà m i ngư i ph i th c hi n và thông qua các
k ho ch và tình hình tài chính và các ñi u ki n xung quanh công vi c ñ t o nên các
nhi m v hay công vi c mà m i ngư i ñư c phân chia.
3

4. Phân tích công vi c là m t bư c c a thi t k công vi c, nó ñư c xem là m t quy
trình nghiên c u các nhi m v và các công vi c c th . G n ñây, v i cách ti p c n m i
v thi t k công vi c, n i dung ch y u cũng t p trung vào nghiên c u nh ng ñ c ñi m,
ki n th c và k năng c n thi t cho m i công vi c c th .
Trong các ch c năng khác ngư i ta s d ng phân tích công vi c ñ thi t k ra các
b ng câu h i hay s d ng trong các cu c ph ng v n tuy n d ng và quan tr ng hơn c
là nh ng thông tin t b ng phân tích công vi c ñư c s d ng ñ vi t b ng mô t công
vi c và ñ t o ra các công vi c ñ c bi t, sau ñó, các ñ c ñi m cá nhân c a ngư i lao
ñ ng có kh năng th c hi n ñư c công vi c như trình ñ h c v n, kinh nghi m… ñư c
nêu ra.
Tuy n d ng
Tuy n d ng là quy trình mà k t qu c a nó là vi c l p ñ y các v trí tr ng trong t
ch c. Quy trình này bao g m nh ng ho t ñ ng có m i liên h ch c ch v i nhau như
thu hút ng viên, l a ch n trong s các ñơn xin vi c g i v cho t ch c, ph ng v n,
ñ nh hư ng vào công vi c, giao vi c cho nhân viên thông qua vi c luân chuy n, thăng
ti n hay gián ch c và qu n tr s nhân viên thông qua vi c xin t ch c, sa th i hay v
hưu.
M t vài ví d trong quy trình tuy n d ng này bao g m tuy n d ng trư ng h c,
qu ng cáo trên báo và t p chí chuyên ngành, ki m tra các k năng , ph ng v n nhóm và
các chính sách như luân chuy n công vi c, thăng ti n hay sa th i.
ðào t o và phát tri n
ðào t o và phát tri n là quy trình các ho t ñ ng ph c t p ñ nh hư ng vào vi c c i
thi n năng l c cá nhân và nhóm trong t ch c. M t vài quan ñi m khác cho r ng quy
trình này như là vi c phát tri n ngh nghi p cho nhân viên t t c các c p ñ . Nhưng
h u h t t t c nhân viên trong b t kỳ t ch c nào cũng c n ñư c hu n luy n ban ñ u ñ
ñ nh hư ng khi h b t ñ u công vi c m i.
H th ng ñư c s d ng thư ng xuyên trong quá trình này bao g m các chương
trình phát tri n k năng, s hu n luy n b i các chuyên gia, các khóa h c v qu n tr
t ng quát và các h i th o hu n luy n.
ðánh giá
ðánh giá là quá trình ñ nh giá nh ng ñóng góp c a cá nhân hay nhóm vào t ch c
và nh ng s liên h ñ kéo m i ngư i xích g n nhau hơn. Vi c ñ nh giá công vi c này
dùng ñ ph c v các m c dích khác nhau như: cung c p nh ng ý ki n ph n h i t vi c
th c thi công ci c, quy t ñ nh nhu c u ñào t o, quy t ñ nh tăng lương, l a ch n ngư i
cho vi c thăng ti n hay ñưa ra nh ng quy t ñ nh k lu t.
Thù lao
Thù lao là quy trình quy t ñ nh nh ng gì thu c v lương, thư ng và nh ng khuy n
khích ñư c chi tr , nh ng l i nhu n b xung, và nh ng ph n thư ng phi tài chính khác.
T m quan tr ng c a s hi n di n hay v ng m t c a nh ng ph n thư ng s nh hư ng
4

5. nhi u ñ n tinh th n làm vi c c a nhân viên. Bên c nh ñó, nh ng ph n thư ng phi tài
chính ví d như là m t ñ c ân nào ñó hay ñư c hư ng nh ng ngo i l trong t ch c…
M t vài h th ng qu n tr quan h này bao g m ñ nh giá công vi c, l p k ho ch s n
xu t, ñ xu t k ho ch hay vi c xem xét tr lương và các l i ích khác cho nhân viên.
B o v quy n l i ngư i lao ñ ng
Trong h u h t các t ch c ñ u có cách chính th c ho c không chính th c ñ b o v
quy n l i c a nhân viên. Quy trình này có th chia làm 3 giai ño n chính: Quá trình
thích nghi, quy trình thi t l p t ch c công ñoàn và quy trình qu n tr s c kh e và an
toàn lao ñ ng.
Quy trình thích nghi ch ra cách th c mà nhà qu n tr nghe và ñáp tr nh ng nhu
c u, mong mu n và phàn nàn c a các thành viên trong t ch c. Nh ng ngư i ñang làm
vi c trong t ch c luôn mong ñ i s công b ng, hơn n a, h c m th y h có quy n
ñư c nói và quy n ñư c tôn tr ng. V n ñ s tr nên c c kỳ quan tr ng khi trong ñ u
công nhân b t ñ u xu t hi n nh ng suy nghĩ cho r ng mình b ñ i x không công b ng
hay khi công c m th y r ng nhà qu n tr không quan tâm ñ n nh ng c m nh n, nh ng
phàn nàn hay nh ng ñ ngh c a h . H th ng quy trình qu n tr s thích nghi bao g m
vi c hu n luy n ngư i giám sát v k năng nghe, ñ t câu h i, h p ñ ngh và nh ng th
t c ghi chép nh ng l i phàn nàn. Hi u qu n c a quy trình thích nghi này s khác nhau
v i m i t ch c khác nhau và ph thu c vào các nhân t như ki u lãnh ñ o và lý thuy t
qu n tr .
Quy trình thi t l p t ch c công ñoàn ch ra vi c thi t l p m t s ñ ng ý gi a
công nhân và s nhà qu n tr trong t ch c công ñoàn như lương và l i ích công nhân,
gi làm vi c, ñi u ki n làm vi c và th t c phàn nàn. Quy trình này bao g m c thương
lư ng và qu n tr công ñoàn.
An toàn và s c kh e ngư i lao ñ ng là quy trình bao g m nh ng ho t ñ ng và
nh ng s ki n nh m b o v các thành viên trong t ch c t vi c ñau m ñ n nh ng
nguy hi m v th ch t trong nơi làm vi c. Quy trình này cũng bao g m vi c b o v
nhân viên t s ô nhi m và nh ng ch t ñ c h i. Ngày nay vi c b o v s c kh e và an
toàn lao ñ ng cũng là m t minh ch ng cho s phát tri n c a m t xã h i.
C i thi n t ch c
Quy trình c i thi n t ch c bao g m m t lo t các s ki n, chi n lư c c n thi t mà
nh ng ngư i trong t ch c s d ng ñ c i thi n tính hi u qu c a t ch c. Nói tóm l i,
m c tiêu c a các chi n lư c này là nh m làm tăng c p ñ h p tác, làm vi c nhóm và
vi c th c thi công vi c trong t ch c.
Quy trình c i thi n t ch c, nói m t cách c th là quy trình ñào t o và phát tri n.
Như ñã nói lúc ñ u, t t c nh ng quy trình trong qu n tr ngu n nhân l c ñ u ph
thu c vào nhau và m i quy trình có m t vài s ki n mà thông thư ng liên quan ñ n
m t hay nhi u s ki n c a nh ng quy trình khác.
5

6. II. L CH S PHÁT TRI N C A QU N TR NGU N NHÂN L C
- H th ng h i ngh th công
- Qu n tr khoa h c
- Quan h con ngư i
- Khoa h c t ch c
III. AI QU N TR NHÂN L C
1. C u trúc c a b ph n ngu n nhân l c
Trong các t ch c ñ l n mà có b ph n ngu n nhân l c thì giám ñ c nhân s và
nhân viên c a ông y hay cô y có vai trò chính trong vi c thi t k và giám sát h
th ng ngu n nhân l c. B t ch p quy mô c a t ch c, nh ng nguyên t c cơ b n c a quy
trình qu n tr nhân l c ph i ñư c qu n tr . Sơ ñ 1.2 so sánh b ph n qu n tr ngu n
nhân l c c a các công ty nh có x p x 300 nhân viên v i nh ng công ty l n có kho ng
m t vài nghìn nhân viên.
2. M i quan h v i các phòng ban khác
Sơ ñ t ch c không ch ra nh ng gì mà nhà qu n tr ngu n nhân l c thư ng chia
s cho nh ng nhà qu n tr khác. Ví d , b ph n qu n tr ngu n nhân l c không ñưa ra
quy t ñ nh tuy n d ng cu i cùng cho phòng k toán ho c s n xu t. Thay vào ñó,
trư ng b ph n hay giám ñ c s n xu t s là ngư i ñưa ra quy t ñ nh cu i cùng. Nhưng
b ph n qu n tr ngu n nhân l c ph i ch u trách nhi m chính cho vi c thi t k và ñưa
ra các y u t chính c a quy trình tuy n d ng.
Gi ng như th , b ph n qu n tr ngu n nhân l c s làm nhi u vi c trong ho ch ñ nh
ngu n nhân l c. Nhưng nh ng ho t ñ ng này thư ng ñư c th c hi n ph i h p v i các
b ph n khác trong t ch c. Nhân viên ngu n nhân l c không ñưa ra quy t ñ nh cu i
cùng trong vi c tăng lương cho m t ai ñó nhưng nh ng ho t ñ ng thi t k nên h th ng
chi tr , h th ng qu n lý và nh ng quy t ñ nh v vi c giám sát chi tr thì ch c ch n là
ph i d a trên nh ng nh ng lu t l và s tương thích v i các k ho ch v thù lao.
B ph n qu n tr ngu n nhân l c ph i ch u nh ng trách nhi m c th v hi u qu
c a vi c th c thi các ch c năng c a nó và nh ng ho t ñ ng này thư ng k t h p v i
ho t ñ ng c a các b ph n khác. H u h t nh ng chính sách chính v qu n tr ngu n
nhân l c thư ng ñư c quy t ñ nh b i giám ñ c nhân s và các nhà qu n tr c p cao
khác.
Vi c chia s các quy t ñ nh, c th là nơi các nhà qu tr ñưa ra các quy t ñ nh khác
nhau mà có liên quan ñ n m t ph n c a h th ng như là giám ñ c nhân s ñưa ra các
quy t ñ nh liên quan ñ n nh ng b ph n khác, có th là nh ng m i liên h căng th ng.
Ví d , m t s ép bu c th c thi các chính sách.
N u có s tham gia c a các nhà qu n tr khác trong vi c thi t k các chính sách c a
qu n tr ngu n nhân l c thì lo i căng th ng này không quá quan tr ng hay lâu dài. Tuy
nhiên, b i vì m t vài nhà qu n tr không th hi u rõ vi c áp d ng r ng rãi nh ng quy t
ñ nh c a b ph n ngu n nhân l c trong t ch c, lúc ñó, giám ñ c ngu n nhân l c có
6

7. th gi i thích cho các nhà qu n tr khác và hư ng d n v vai trò c a các quy t ñ nh này
ñ i v i t ng phòng ban.
3. Ho ch ñ nh chi n lư c và ngu n nhân l c
H u h t các t ch c, ho ch ñ nh chi n lư c và nh ng quy t ñ nh v chi n lư c thì
ñư c luôn ñư c th o lu n b i các qu n tr c p cao. Các quy t ñ nh có nh hư ng tr c
ti p ñ n b ph n ngu n nhân l c s ñư c s d ng trong m c tiêu ng n h n và dài h n.
Vì th , toàn b nhà qu n tr và nhân viên ngu n nhân l c là nhân t c t y u nh hư ng
ñ n hi u qu ho ch ñ nh chi n lư c và hi u qu c a ch c năng qu n tr nhân l c.
Trong quan ñi m này thì rõ ràng nhi u công ty nơi mà giám ñ c nhân s có s liên
quan m t thi t v i vi c l p k ho ch chi n lư c. Ví d , công ty Shell Oil. Chrysler,
Amoco, United Technologies, Mariott, IBM, AT&T và Dow Chemical. Vi c k t h p
các ch c năng qu n tr v i các k ho ch chi n lư c rõ ràng là quan tr ng trong nh ng
công ty có mong mu n m r ng toàn c u.
IV. NH NG THÁCH TH C CHO HO T ð NG QU N TR NGU N NHÂN
L C
- Tái c u trúc t ch c các công ty
- C nh tranh toàn c u
- Tăng trư ng ch m
- Tính ña d ng c a l c lư ng lao ñ ng
7

8. CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH VÀ THI T K CÔNG VI C
M c tiêu chương
• Phân tích cơ c u t ch c và dòng ch y công vi c, xác ñ nh ñư c ñ u ra, các
ho t ñ ng, và các ñ u vào trong s n xu t c a các s n ph m ho c d ch v .
• Hi u ñư c t m quan tr ng c a vi c phân tích công vi c trong qu n tr ngu n
nhân l c chi n lư c.
• L a ch n các k thu t phân tích công vi c thích h p cho các ho t ñ ng qu n
tr ngu n nhân l c khác nhau.
• Xác ñ nh nh ng nhi m v c n th c hi n và nh ng k năng c n thi t trong
m t công vi c nh t ñ nh.
• Hi u ñư c các cách ti p c n khác nhau ñ thi t k các công vi c.
• Nh n th c rõ s thay ñ i gi a các phương pháp ti p c n khác nhau ñ thi t
k công vi c.
I. Phân tích dòng ch y công vi c và cơ c u t ch c
Trong quá kh , các chuyên gia ngu n nhân l c và nhà qu n tr c p cơ s có xu
hư ng phân tích, thi t k m t công vi c ñ c bi t trong tình tr ng cô l p c a m t t ch c
l n. Thi t k dòng ch y công vi c là quá trình phân tích các nhi m v c n thi t cho
vi c s n xu t m t s n ph m hay m t d ch v , trư c khi phân b và phân công các
nhi m v này cho m t lo i công vi c c th ho c cho m t cá nhân nào ñó. Cơ c u t
ch c ñ c p ñ n các m ng lư i tương ñ i n ñ nh và chính th c c a các m i liên k t
d c và liên k t ngang gi a các công vi c mà c u thành nên m t t ch c. Ch sau khi
chúng ta hi u ñư c làm th nào mà m t công vi c l i liên quan ñ n các quy t ñ nh c a
c p trên (ngư i giám sát), c p dư i (ngư i c p dư i), và ngư i cùng c p t i các khu
v c ch c năng khác thì chúng ta m i thông báo v vi c làm th nào ñ thi t k l i và
c i thi n công vi c nh m mang l i l i cho toàn b t ch c.
Cu i cùng, thi t k dòng ch y công vi c và cơ c u t ch c ph i ñư c hi u trong
b i c nh m t t ch c ñã quy t ñ nh c nh tranh như th nào. C vi c thi t k dòng ch y
công vi c và cơ c u t ch c ñ u có th ñư c làm bàn ñ p ñ dành ñư c nh ng l i th
cho công ty, nhưng ñi u này ph thu c như th nào vào các chi n lư c và môi trư ng
c nh tranh c a công ty.
1 Phân tích dòng ch y công vi c
M t ch ñ chung cho g n như t t c các t ch c là c n ph i xác ñ nh rõ ràng ñ u
ra c a công vi c. ð xác ñ nh các tiêu chu n ch t lư ng và s lư ng cho nh ng ñ u ra,
và ñ phân tích các quá trình và ñ u vào c n thi t cho các s n ph m ñ u ra nh m ñáp
ng ñư c các tiêu chu n ch t lư ng. Quá trình quan ni m v dòng ch y công vi c là r t
h u ích vì nó cung c p m t phương ti n cho ngư i qu n lý ñ hi u rõ ñư c t t c các
nhi m v c n thi t ñ s n xu t m t s s n ph m ch t lư ng cao cũng như các k năng
8

9. c n thi t ñ th c hi n nh ng nhi m v ñó. Quá trình dòng ch y công vi c ñư c mô t
trong hình 2.1.
1.1 Phân tích ñ u ra c a công vi c
ð u ra là s n ph m c a m t ñơn v công vi c và thư ng là m t th ñã ñư c xác
ñ nh như là ñơn ñ t hàng ñã ñư c hoàn t t, th nghi m vi c làm, hay là m t cái bánh
Hamburger nóng và ngon. Tuy nhiên, ñ u ra cũng có th là m t d ch v , ch ng h n như
các d ch v ñư c cung c p b i m t hãng hàng không, m t s d ch v lau d n nhà, ho c
m t bé gái là nh ng ngư i trông nom con cái c a b n.
Nh ng ñ u vào
chưa qua x lý
Nh ng tài li u, d
li u, thông tin nào
c n thi t?
Thi t b
Ho t ñ ng ð u ra
Nh ng thi t bi,
Nh ng nhi m v nào Nh ng s n ph m, thông
nh ng ti n nghi, và
ñư c yêu c u trong vi c tin, d ch v nào ñư c cung
nh ng h th ng nào
s n xu t các ñ u ra? c p ? và ñ u ra ñư c ño
c n thiêt?
lư ng như th nào?
Ngu n nhân l c
Nh ng ki n th c, k
năng và kh năng nào
c n thi t c a nh ng
ngư i th c hi n
nhi m v ?
Sơ ñ 2.1 Phát tri n m t ho t ñ ng phân tích ñơn v công vi c
1.2 Phân tích các quy trình công vi c
M t khi các ñ u ra c a các ñơn v công vi c ñã ñư c xác ñ nh, thì có th ki m
tra quy trình công vi c ñã ñư c s d ng ñ t o ra s n ph m. Các quy trình công vi c là
nh ng ho t ñ ng tham gia vào ñ s n xu t m t s n ph m nh t ñ nh. M i quá trình bao
g m các ho t ñ ng, th t c xác ñ nh m i th nên ñư c làm như th nào t ng giai
ño n phát tri n c a s n ph m. Các th t c này bao g m t t c các nhi m v mà ph i
ñư c th c hi n trong vi c s n xu t ñ u ra. Các nhi m v này thư ng ñư c chia thành
nh ng nhi m v nh ñư c th c hi n b i m i ngư i trong các ñơn v công tác. T t
nhiên, trong nhi u trư ng h p công vi c c n ñư c làm là r t ph c t p, không có cá
nhân riêng l nào có th có t t c các k năng c n thi t. Trong nh ng trư ng h p này,
công vi c có th ñư c giao cho m t ñ i, và ñ i ngũ thi t k công vi c cơ b n là ngày
càng tr nên ph bi n trong các t ch c hi n ñ i. Ngoài vi c cung c p m t t p h p
r ng rãi các k năng, nh ng thành viên trong nhóm có th chia s công vi c cho nh ng
thành viên khác khi b t kỳ thành viên nào b quá t i, và b t ñư c l i c a nhau.
9

10. 1.3 Phân tích ñ u vào c a công vi c
Giai ño n cu i cùng trong phân tích dòng ch y công vi c là xác ñ nh các y u t
ñ u vào s d ng trong vi c phát tri n các s n ph m c a m t ñơn v công vi c. Như
trong sơ ñ 2.1, các y u t ñ u vào có th ñư c chia thành các nguyên v t li u, thi t b ,
nhân l c và k năng c n thi t ñ th c hi n nhi m v . Nguyên li u bao g m các tài li u
nh ng tài li u ñó s ñư c chuy n ñ i thành các s n ph m c a m t ñơn v công vi c.
Thi t b dùng ñ ch công ngh và máy móc c n thi t ñ bi n ñ i các nguyên li u thô
thành s n ph m. Các ñ u vào cu i cùng trong quá trình dòng ch y công vi c là nh ng
k năng c a con ngư i và nh ng n l c c n thi t ñ th c hi n nhi m v .
2 Cơ c u t ch c
Trong khi vi c thi t k dòng ch y công vi c cung c p m t cái nhìn t ng quan theo
chi u d c c a các m i quan h năng ñ ng, theo ñó ñ u vào s ñư c chuy n ñ i thành
ñ u ra, thì cơ c u t ch c cung c p m t cái nhìn t ng quan v b ph n tiêu bi u c a các
m i quan h tĩnh gi a các cá nhân, ñơn v t o ra các k t qu ñ u ra. Cơ c u t ch c
thư ng hi n th thông qua bi u ñ t ch c nó v a th hi n các m i quan h báo cáo và
trách nhi m c a c hai ch c năng d c ngang.
2.1 Chi u hư ng c a c u trúc
Hai trong s nh ng y u t quan tr ng nh t c a cơ c u t ch c là t p trung và phân
tán. T p trung ñ c p ñ n m c ñ mà cơ quan ra quy t ñ nh n m phía trên c a sơ ñ
t ch c và m nh l nh ñư c phân ph i kh p các c p th p hơn (trong trư ng h p cơ quan
ñư c phân c p). Phân tán liên quan ñ n m c ñ mà các ñơn v công tác ñư c phân
nhóm d a trên ch c năng gi ng nhau ho c tương t c a dòng ch y công vi c.
2.2 Hình d ng c u trúc
M c dù có vô s cách ñ k t h p các trung tâm và các phòng ban, hai c u hình
chung c a cơ c u t ch c có xu hư ng n i lên trong t ch c. Lo i ñ u tiên, ñư c g i là
m t c u trúc ch c năng, ñư c th hi n trong sơ ñ 4.2. C u trúc ch c năng, như tên c a
nó, s d ng ch c năng c a phòng ban v i m c ñ t p trung tương ñ i cao. M c ñ t p
trung có xu hư ng ñi t nhiên v i các phòng ban ch c năng vì các ñơn v cá nhân trong
các c u trúc là quá ñ c bi t mà nh ng thành viên c a các ñơn v có th có m t khái
ni m y u kém v s m nh chung c a t ch c. Do ñó h hư ng ñ n vi c nh n ra phòng
ban c a h và không th luôn luôn ñáp tr v i vi c ñưa ra các quy t ñ nh mà n m trong
m i quan tâm nhi u nh t c a t ch c.
10

11. Giám ð c
Phó giám ñ c Phó giám ñ c Phó giám ñ c Phó giám ñ c Phó giám Phó giám ñ c
marketing k thu t s n xu t tài chính ñ c nhân s pháp lý
Phòng Phòng k Phòng s n Phòng tài Phòng Phòng
marketing thu t xu t chính nhân s pháp lý
Nghiên c u Bán Lưu tr V n chuy n S n xu t ð mb o
th trư ng hàng h sơ và ti p nh n ch t lư ng
Nhánh 1 Nhánh 2 Nhánh 3
Nhóm L c H sơ
nghiên c u lư ng nhân viên
Giám sát 1 Giám sát 2 Giám sát 3 Giám sát 4
Sơ ñ 2.2 C u trúc ch c năng
Ngoài ra, c u trúc th hai là c u trúc phân chia, ba ví d trong s ñó ñư c th hi n
trong sơ ñ 2.2, 2.3 và 2.4. C u trúc phân chia k t h p m t chương trình phân chia
phòng ban v i các m c ñ tương ñ i kém t p trung. Các ñơn v trong các hành ñ ng
g n gi ng như c u trúc riêng bi t, ñ c l p, t ch c n a t tr . Các t ch c th hi n
trong sơ ñ 2.2 là c u trúc theo s n ph m, sơ ñ 2.3 là c u trúc theo ñ a lý, và sơ ñ
2.4 là c u trúc khách hàng.
Giám ð c
Phó giám ñ c Phó giám ñ c Phó giám ñ c Phó giám ñ c Phó giám Phó giám ñ c tài
tiêu dùng ñi n b ph n t n i th t gia qu n lý doanh ñ c pháp lý chính doanh
t ñ ng ñình nghi p nghi p
B ph n B ph n n i Nhân viên văn Phòng pháp Phòng tài
ñi n t th t gia ñình phòng doanh lý doanh chính doanh
nghi p nghi p nghi p
Phòng ti p Phòng k Phòng s n Phòng nhân
th thu t xu t s
Sơ ñ 2.3 C u trúc phân chia : C u trúc s n ph m
11

12. T ng th ng
Phó t ng th ng Phó t ng th ng Phó t ng th ng Phó t ng th ng Phó t ng
B cM Châu Âu Châu Á Nam Mý th ng Úc
Sơ ñ 2.4 C u trúc phân chia : C u trúc ñ a lý
Giám ð c
Phó giám ñ c Phó giám ñ c Phó giám ñ c Phó giám ñ c Phó giám ñ c
h p ñ ng quân s n ph m tiêu h p ñ ng h p ñ ng d ch v tài
s dùng chính ph doanh nghi p chính
Sơ ñ 2.5 C u trúc phân chia : C u trúc khách hàng
II. Phân tích công vi c
Phân tích công là quá trình l y thông tin chi ti t v các công vi c. Phân tích công
vi c có nguyên nhân l ch s sâu xa. Ví d , trong b ng mô t c a Socarates v tình tr ng
“just”, ông tranh lu n r ng xã h i c n nh n bi t 3 th . Th nh t ñó là s khác bi t cá
nhân trong nh ng năng khi u ñ i v i công vi c, nghĩa là nh ng cá nhân thì khác nhau
v năng khi u. Th hai, nh ng nhu c u v năng khi u ñ c bi t t n t i ñ i v i nh ng
công vi c khác nhau. Th 3, ñ ñ t ñư c thành tích ch t lư ng công vi c cao, xã h i
ph i c g ng ñ t con ngư i vào nh ng công vi c phù h p nh t v i năng khi u c a h .
Có nghĩa là, ñ i v i xã h i( ho c m t t ch c) ñ thành công, ph i có nh ng thông tin
chi ti t v nh ng yêu c u công vi c( thông qua phân tích công vi c), và nó ph i ñ m
b o r ng có m t s k t n i gi a yêu c u công vi c và nh ng năng khi u c a các cá
nhân( thông qua vi c tuy n ch n).
1 T m quan tr ng c a phân tích công vi c
Phân tích công vi c quan tr ng ñ i v i nh ng nhà qu n tr ngu n nhân l c ñ n n i
nó ñư c g i là tòa nhà có t t c m i th mà m t cá nhân có th làm ñư c. Câu nói này
ám ch s th t r ng h u h t m i chương trình qu n tr ngu n nhân l c ñ u c n t i m t
vài thông tin ñư c lư m l t t phân tích công vi c: tuy n ch n, ñánh giá thành tích,
ñào t o và phát tri n, ñánh giá công vi c, ho ch ñ nh công vi c, thi t k l i công vi c,
và ho ch ñ nh ngu n nhân l c.
Thi t k l i công vi c. Phân tích công vi c và thi t k công vi c có s liên quan
m t thi t v i nhau. Thư ng thì m t công ty s c g ng thi t k l i công vi c ñ làm cho
nó có năng su t hay hi u qu hơn. ð thi t k l i công vi c thì thông tin chi ti t v
12

13. công vi c hi n t i ph i có s n. Thêm vào ñó, thi t k công vi c th t ra là s tương t
như phân tích m t công vi c chưa t n t i.
Ho ch ñ nh ngu n nhân l c. Trong vi c ho ch ñ nh ngu n nhân l c thì ngư i
ho ch ñ nh nhu c u nhân l c c a m t t ch c trong m t môi trư ng năng ñ ng và
nh ng ho t ñ ng phát tri n có th làm cho m t công ty thích ng v i các thay ñ i. Quá
trình ho ch ñ nh này yêu c u nh ng thông tin chính xác v m c ñ k năng ñư c yêu
c u trong nh ng công vi c ña d ng ñ ñ m b o có s n ñ các cá nhân trong t ch c ñ
ñáp ng nhu c u nhân l c c a k ho ch chi n lư c.
Tuy n ch n. Tuy n ch n ngu n nhân l c là nh n d ng nh ng ng viên ch t lư ng
nh t cho công vi c. ð nh n d ng ng viên gi i, vi c c n thi t ñ u tiên ñ xác ñ nh
nhi m v s ñư c th c hi n b i cá nhân ñư c thuê và ki n th c, nh ng k năng và kh
năng, cá nhân ph i th c hi n công vi c m t cách hi u qu . Nh ng thông tin này có
ñư c thông qua phân tích công vi c.
ðào t o. H u h t ngư i lao ñ ng ñư c thuê b i m t t ch c ñ u s c n ñào t o.
M t vài chương trình ñào t o có th m r ng hơn nh ng chương trình khác, nhưng t t
c ñ u ñòi h i ngư i ñào t o ph i nh n d ng nh ng nhi m v ñư c th c hi n trong
công vi c ñ ñ m b o r ng vi c ñào t o s chu n b cho nh ng cá nhân th c hi n công
vi c c a h m t hi u qu .
ðánh giá thành tích. ðánh giá thành tích ñ c p ñ n vi c có ñư c thông tin v
vi c nhân viên ñang th c hi n công vi c t t như th nào ñ khen thư ng cho nh ng
ngư i có năng l c, cũng c thành tích c a nh ng ngư i kém năng l c ho c cung c p
m t b n vi t bi n minh cho vi c t i sao nh nn ngư i th c hi n công vi c y u c n b k
lu t. Thông qua phân tích công vi c, t ch c có th nh n ra tư cách làm vi c và k t qu
ñ phân bi t gi a thành tích hi u qu v i thành tích kém hi u qu .
Ho ch ñ nh công vi c. Ho ch ñ nh công vi c kéo theo vi c k t n i các k năng
c a cá nhân và thành tích v i cơ h i mà có th có ho c tr nên có giá tr v i t ch c.
Quá trình k t n i này ñòi h i nh ng ngư i ph trách ho ch ñ nh công vi c bi t nh ng
yêu c u k năng c a nhi u công vi c khác nhau. ði u này cho phép h hư ng d n
nh ng cá nhân trong nh ng công vi c mà h có th thành công ho c ñư c làm hài
lòng.
ðánh giá công vi c: Quá trình ñánh giá công vi c liên quan ñ n vi c ñánh giá m i
quan h ti n b c liên quan c a m i công vi c ñ i v i t ch c ñ thi t l p nên nh ng
c u trúc chi tr công b ng bên trong. N u nh ng c u trúc chi tr này không công b ng
thì nhân viên s th y không hài lòng và ngh vi c, ho c h s không th y ñư c nh ng
l i ích c a vi c c g ng ñ thăng ti n. ð ñ t nh ng giá tr ti n b c vào công vi c, th t
c n thi t ñ có ñư c nh ng thông tin v nh ng công vi c khác nhau ñ xác ñ nh công
vi c nào x ng ñáng ñư c tr cao hơn.
13

14. T m quan tr ng c a phân tích công vi c ñ i v i các nhà qu n tr cơ s
Thông tin phân tích công vi c
B n ch t c a thông tin
Có hai lo i thông tin h u d ng nh t trong phân tích công vi c: mô t công vi c và
tiêu chu n th c hi n công vi c. M t b ng mô t công vi c là m t danh sách các nhi m
v , b n ph n và trách nhi m (TDRs) mà công vi c yêu c u. TDRs là nh ng ho t ñ ng
quan sát. ði u ñó làm cho nó có th xác ñ nh ñư c m t nhân viên th c hi n t t công
vi c như th nào.
B ng tiêu chu n th c hi n công vi c là danh sách các ki n th c, k năng, kh
năng, và các ñ c ñi m khác( KSAOs) mà m t cá nhân c n có ñ th c hi n công vi c.
Ki n th c ám ch nh ng thông tin th c t c n thi t ñ th c hi n thành công m t nhi m
v . M t k năng là c p ñ thành th o trong vi c th c hi n m t nhi m v riêng bi t c a
m t cá nhân. Kh năng ám ch kh năng lâu dài mà m t nhân viên s h u. Cu i cùng,
nh ng tính ch t khác có th là nét ñ c trưng c a cá nhân như là tính b n b và s thúc
ñ y thành tích c a m t ngư i. Vì v y KSAOs tiêu bi u cho nh ng ngư i không th
quan sát tr c ti p ñư c; h có th quan sát ñư c khi các cá nhân nh n ra TDRs v công
vi c.
2 Phương pháp phân tích công vi c
Có r t nhi u phương pháp phân tích và không có phương pháp nào là tôt nh t.
Trong m c này, chúng ta s th o lu n v hai phương pháp phân tích công vi c: b ng
câu h i phân tích v trí làm vi c và m ng lư i thông tin ngh nghi p (O*NET).
B ng câu h i phân tích v trí làm vi c (PAQ)
Chúng ta b t ñ u m c này b ng b ng câu h i phân tích v trí b i vì ñây là m t công
c rõ ràng và ñư c nghiên c u k cho ho t ñ ng phân tích công vi c. Hơn n a, s nh n
m nh vào các ñ u vào, quá trình, m i quan h và ñ u ra phù h p v i vi c ti p c n phân
tích dòng ch y công vi c mà chúng ta ñã dùng ñ m ñ u chương này.
PAQ là m t b ng câu h i phân tích công vi c ñư c tiêu chu n hóa bao g m 194
m c. Nh ng m c này trình bày v nh ng hành vi, ñi u ki n làm vi c và nh ng ñ c tính
c a công vi c mà có th ñư c khát quát hóa t nh ng s khác bi t c a công vi c.
Chúng ñư c s p x p thành sáu m c sau:
1. Thông tin ñ u vào: Nơi và cách th c m t ngư i lao ñ ng có ñư c thông
tin c n thi t ñ th c hi n công vi c.
2. Các quá trình trí óc: Vi c l p lu n, quy t ñ nh, ho ch ñ nh và x lý thông
tin các ho t ñ ng liên quan ñ n vi c th c hi n công vi c.
3. ð u ra công vi c: Các ho t ñ ng v t ch t, các công c , thi t b ñư c các
nhân viên dùng ñ th c hi n công vi c.
14

15. 4. M i quan h v i nh ng ngư i khác: Nh ng m i quan h v i ngư i khác
ñư c yêu c u trong vi c th c hi n công vi c.
5. Hoàn c nh công vi c: Hoàn c nh v t ch t và xã h i nơi công vi c ñư c
th c hi n.
6. Nh ng ñ c tính khác: Nh ng ho t ñ ng, ñi u ki n, và các ñ c tính khác
v i nh ng gì ñư c miêu t là liên quan t i công vi c.
Nh ng ngư i phân tích công vi c ñư c yêu c u xác ñ nh li u m i m c ñ trên có
áp d ng cho nh ng công vi c ñư c phân tích hay không. Nh ng nhà phân tích sau ñó
s ñánh giá m c ñ trên sáu phương di n: ph m vi s d ng, lư ng th i gian, t m quan
tr ng c a công vi c, kh năng x y ra s c , có kh năng áp d ng, và quy t c ñ c bi t
(ph m vi ñánh giá ñ c bi t ñư c s d ng v i m i m c riêng bi t).
H th ng thông tin ngh nghi p (O*NET)
Thay vì d a trên nh ng m c công vi c b t bi n và nh ng mô t nhi m v h n
h p, O*NET dùng ngôn ng chung ñ khát quát hóa các công vi c ñ miêu t nh ng
kh năng, phong cách công vi c, các ho t ñ ng công vi c, và hoàn c nh công vi c
ñư c yêu c u cho các công vi c ñư c ñ nh nghĩa r ng hơn. M c dù nó ñư c phát tri n
ñ phân tích công vi c n n kinh t M nhưng nghiên c u cũng d n kh i r ng s phân
lo i này có xu hư ng lan r ng ra nhi u qu c gia. Có nghĩa là n u m t ngư i làm m t
công vi c c ñ nh (ví d như ngư i hư ng d n, thư ký văn phòng, l p trình máy tính),
thì nh ng s phân lo i trên có xu hư ng gi ng nhau dù cho công vi c ñó qu c gia
nào.
M c dù nh ng ví d này ch ra s h u ích c a O*NET ñ i v i nh ng ngư i s
d ng lao ñ ng nhưng nó cũng th c s h u d ng v i nh ng ngư i tìm vi c làm. Ví d
O*NET dư ng như r t phù h p ñ mô t các yêu c u v trình ñ h c v n ñ i v i nh ng
công vi c luân phiên. Vì v y, nh ng cá nhân mà mu n c i thi n kh năng ñ tìm vi c
làm có th có ñư c nh ng thông tin chính xác v công vi c nào h có ñ ñi u ki n
trình ñ h c v n thông qua O*NET.
3 Nh ng y u t linh ñ ng trong phân tích công vi c
M c dù chúng ta có xu hư ng nhìn nh n công vi c thư ng không thay ñ i, nhưng
th c ra nh ng công vi c dư ng như luôn luôn thay ñ i và bi n hóa. Nh ng ngư i làm
ho c qu n lý công vi c thư ng t o nên nh ng s ñi u ch nh nh và ch t ñ ng ñ i v i
công vi c mà k t h p gi a nh ng ñi u ki n thay ñ i trong môi trư ng cũng như s yêu
thích c a cá nhân ñ i v i vi c ki m soát công vi c như th nào. Th c ra có r t nhi u
ngu n có th gây l i trong quá trình phân tích công vi c, nhưng h u h t các ngu n này
có th b t ngu n t nh ng b ng mô t công vi c không ñư c c p nh t.
15

16. III. Thi t k công vi c
Th c ra chúng ta ñã ti p c n v n ñ qu n lý công vi c theo cách b ñ ng, ch t p
trung trên vi c hi u nh ng gì ñ t ñư c, cách ñ t ñư c nó như th nào, và các k năng
c n thi t ñ ñ t ñư c nó. M c dù có quan ñi m b t d ch trong các công vi c là quan
tr ng, nhưng trong công vi c nó ph i t n t i và chúng ph i ñã ñư c ñ m b o c u t o
b ng cách t t nh t. Tuy nhiên m t nhà qu n tr thư ng ph i ñ i m t v i m t tình hu ng
mà trong ñó các m c công vi c không t n t i, ñòi h i nh ng công vi c ñư c thi t k t
con s 0.
1 Phương pháp ti p c n cơ gi i
Phương pháp ti p c n cơ gi i có ngu n g c trong nh ng ngành công nghi p k
thu t c ñi n. S t p trung vào cách ti p c n cơ gi i có th coi là cách ñơn gi n nh t
ñ i v i c u trúc công vi c mà s hi u qu là t i ña. ði u này h u như thư ng kéo theo
vi c gi m ñi nh ng ñi u ph c t p trong công vi c ñ giúp cho ngu n nhân l c làm vi c
có hi u qu hơn-có nghĩa là công vi c ñó r t ñơn gi n mà b t c ai cũng có th ñư c
ñào t o m t cách nhanh chóng và th c hi n nó m t cách d dàng. S ti p c n này t p
trung vào vi c thi t k công vi c xung quanh nh ng khái ni m v nh ng nhi m v c
th và nh ng k năng ñơn gi n và s l p ñi l p l i trong công vi c.
2 Phương pháp ti p c n thúc ñ y
Phương pháp ti p c n thúc ñ y thi t k công vi c b t ngu n trong tâm lý t ch c
và ngh thu t qu n lý và theo nhi u cách, ñây là phương pháp ngư c l i v i phương
pháp ti p c n cơ gi i. Nó t p trung vào nh ng ñ c ñi m c a công vi c mà có nh
hư ng ñ n tâm lý và ñ ng l c và nó nhìn nh n s thay ñ i thu c v thái ñ (như c m
giác hài lòng, ñ ng l c bên trong, và nh ng th liên quan ñ n công vi c) và s thay ñ i
thu c v hành vi (như s tham gia và thành tích) như la nh ng k t qu quan tr ng nh t
c a vi c thi t k công vi c. Nh ng quy ñ nh c a phương pháp ti p c n thúc ñ y ñó là
t p trung vào vi c tăng ý nghĩa c a công vi c thông qua s can thi p như m r ng
công vi c, làm phong phú công vi c và xây d ng công vi c xung quanh nh ng h
th ng k thu t.
3 Cách ti p c n sinh h c
Cách ti p c n sinh h c hư ng t i vi c thi t k công vi c b t ngu n t nh ng khoa
h c v sinh cơ h c (nghiên c u chuy n ñ ng cơ th ), ch c năng sinh lý công vi c, và y
khoa công vi c và thư ng ñư c ch ra trong khoa nghiên c u v lao ñ ng. Khoa nghiên
c u v lao ñ ng liên quan t i vi c ñánh giá các m t chung gi a nh ng ñ c ñi m sinh lý
c a các cá nhân và môi trư ng làm vi c v t ch t. M c ñích c a cách ti p c n này là
gi m t i m c t i thi u s căng th ng th ch t trên các nhân viên b ng vi c k t c u môi
trư ng làm vi c v t ch t xung quanh môi trư ng nhân viên làm vi c. ði u này là vì t p
trung ñ n k t qu như là s m t m i th ch t nh ng cơn ñau và nh ng phàn nàn v s c
kh e.
16

17. 4 Cách ti p c n ñ ng cơ - c m giác
Cách ti p c n ñ ng - cơ c m giác ñ i v i thi t k công vi c có ngu n g c t tài
li u nh ng y u t con ngư i. Trong khi cách ti p c n sinh h c t p trung vào nh ng kh
năng và gi i h n v t ch t thì cách ti p c n ñ ng cơ – c m giác l i t p trung vào các kh
năng và gi i h n v tinh th n. M c ñích là thi t k công vi c v i cách ñ m b o r ng
chúng không vư t quá kh năng và gi i h n c a con ngư i. Cách ti p c n này nhìn
chung ñang c g ng ñ c i thi n s tin c y, ñ an toàn và ph n ng c a ngư i dùng
b ng vi c thi t k công vi c ñ gi m thi u yêu c u x lý thông tin các công vi c. Trong
thi t k công vi c, ngư i nào nhìn vào kh năng kém c i nh t c a công nhân và t o nên
nh ng yêu c u công vi c thì cá nhân ñó có th ñáp ng ñư c m c kh năng ñưa ra.
Tương t như cách ti p c n cơ gi i, cách ti p c n này nhìn chung cũng gi m thi u
ñư c các yêu c u công vi c d a trên kinh nghi m.
5 Nh ng s cân b ng gi a các cách ti p c n khác nhau ñ i v i thi t k công
vi c
Nhi u s nghiên c u chú tr ng vào vi c hi u s cân b ng và s liên quan c a
nh ng chi n lư c thi t k công vi c khác nhau này. Nhi u tác gi ñã cho r ng thi t k
l i công vi c d a trên chi n lư c thúc ñ y ñ cho công vi c tr nên có ý nghĩa tâm lý
hơn. Tuy nhiên cũng có m t nghiên c u ñã kh o sát nh ng cách ti p c n khác nhau t i
thi t k công vi c liên quan t i k t qu công vi c như th nào. Ví d , trong nghiên c u
này, ngư i gi ch c v m t công vi c th hi n s hài lòng cao hơn v i nh ng công
vi c ñ t ñư c s ti p c n thúc ñ y. Cũng có nh ng công vi c ñ t m c cao v cách ti p
v n tâm lý là nh ng công vi c mà nh ng ngư i gi ch c v th hi n nh ng yêu c u v
tâm lý th p hơn. Cu i cùng, cách ti p c n thúc ñ y và cơ gi i thì không liên quan t i
nhau, ñã g i ý r ng thi t k công vi c ñ làm tăng hi u qu cao nh t r t có th d n t i
m t t p h p thúc ñ y th p hơn ñ i v i nh ng công vi c ñó.
M c dù cách ti p c n thúc ñ y và cơ gi i ñ i v i thi t k công vi c ho t ñ ng có
ph n ngư c nhau , nhưng cùng th i ñi m chúng ho t ñ ng nh hư ng lên nhau. Vì v y
không ph i t t c nh ng s thay ñ i s n xu t hi u qu cũng d n t i vi c không hài lòng
công vi c. Và không ph i t t c nh ng s thay ñ i mà làm gia tăng s hài lòng ñ u t o
ra nh ng hi u qu không ch c ch n. B ng vi c t p trung c n th n và ñ ng th i ñ n c
hi u qu và s hài lòng c a thi t k l i công vi c, các nhà qu n tr có th th nh tho ng
s ñ t ñư c ñi u t t nh t c a c nh ng m t trên.
17

18. Chương 3 : HO CH ð NH NGU N NHÂN L C
M C TIÊU CHƯƠNG
- ð nh nghĩa ho ch ñ nh ngu n nhân l c
- Mô t hai bư c chính trong ti n trình ho ch ñ nh ngu n nhân l c.
- Gi i thích cách th c ho ch ñ nh ngu n nhân l c liên h v i toàn b k ho ch
chi n lư c c a t ch c.
- Gi i thích m i liên h c a vi c ho ch ñ nh ngu n nhân l c v i quy trình tuy n
d ng.
- Miêu t vì sao s hi u bi t v th trư ng lao ñ ng bên ngoài l i quan tr ng trong
vi c ho ch ñ nh ngu n nhân l c.
- Gi i thích v vai trò c a phòng ngu n nhân l c trong vi c ho ch ñ nh ngu n
nhân l c.
I. HO CH ð NH NGU N NHÂN L C LÀ GÌ
1. ð nh nghĩa
Trong chương 1, ho ch ñ nh ngu n nhân l c ñã ñư c ñ nh nghĩa như là m t quy
trình ư c ñoán nh ng nhu c u nhân l c c a t ch c trong m i quan h v i nh ng m c
tiêu c a t ch c và nh ng s thay ñ i t môi trư ng và vi c l p k ho ch ph i b o ñ m
m t l c lư ng lao ñ ng n ñ nh, có ñ năng l c ñư c tuy n d ng. Ch ng h n như công
ty có nhu c u tuy n thêm nhân viên v i ki n th c và năng l c nào ñó, hay nhu c u t o
ra nh ng chương trình hu n luy n nh m phát tri n nh ng kĩ năng c th , hay nhu c u
cung c p cơ h i phát tri n cho nh ng nhà qu n tr hi n hành và nh ng nhà qu n tr
ti m năng và nhu c u b o ñ m làm ñúng theo chính sách c a chính quy n ñ i v i vi c
công b ng trong cơ h i tuy n d ng.
Quá trình ho ch ñ nh th c t s khác nhau r t l n gi a t ch c này so v i t ch c
khác và các ho t ñ ng c a chương trình này có th r ng l n hơn so v i ñ nh nghĩa trên.
James Walker mô t s khác nhau này như sau:
ð i v i m t vài công ty, ho ch ñ nh ngu n nhân l c cơ b n là m t chu i qu n lý và
ho ch ñ nh phát tri n. ð i v i m t s khác, ñó là m t quy trình b trí nhân s , bao
g m d báo và l p k ho ch cho vi c tuy n d ng, tri n khai, phát tri n trong m i quan
h v i s thay ñ i nhu c u. Tuy nhiên, ngày nay ho ch ñ nh ngu n nhân l c là m t quy
trình r ng l n hơn, nh m t i nhi u m c ñích gia tăng hi u qu c a t ch c; xây d ng
và gi v ng ñư c năng l c c nh tranh d a trên vi c qu n tr ngu n nhân l c.
Như v y, ho ch ñ nh ngu n nhân l c có th bao g m phát tri n m c tiêu và các
chi n lư c cho s thay ñ i toàn b n n văn hoá c a m t t ch c. (B ng 3.1 là ví d v
nh ng m c ñ khác nhau khi tham gia vào m c tiêu chi n lư c c a t ch c trong ti n
trong ti n trình ho ch ñ nh ngu n nhân l c)
Waiker ñ xu t r ng, trong vi c ho ch ñ nh ngu n nhân l c và nh ng ho t ñ ng
khác thì nhân viên ngu n nhân l c nên “ñ nh hư ng vi c kinh doanh, g n k t kinh
doanh nh m làm vi c hi u qu gi ng như là nh ng chuyên viên và nh ng c ng s kinh
18

19. doanh”. M t cách lý tư ng thì ông th y ñư c vai trò to l n c a ho ch ñ nh nhân l c
trong vi c ho ch ñ nh chi n lư c c a công ty và trong vi c ho ch ñ nh liên quan ñ n
toàn b ho t ñ ng ñ u ra c a m t t ch c bao g m các lĩnh v c như marketing, công
ngh , nh ng giao d ch, ho t ñ ng tài chính. Ông ñã ñi ñ n k t lu n r ng “ngày nay,
trên th c t , t t c k t qu ñ u ra c a vi c kinh doanh ñ u có liên quan ñ n con ngư i,
t t c k t qu ñ u ra c a ngu n nhân l c ñ u có liên quan ñ n vi c kinh doanh”.
2. M i quan h c a ho ch ñ nh ngu n nhân l c v i các ñ i tư ng khác trong t
ch c
a. M i quan h v i ho ch ñ nh chi n lư c
Hi u qu trong ho ch ñ nh ngu n nhân l c b t ngu n t m c ñích t ng th c a t
ch c, hay các nhi m v , hay thư ng ñư c vi t dư i d ng m t l i tuyên b s m nh.
B t ngu n t l i tuyên b này mà thi t l p nên k ho ch chi n lư c t c là k ho ch
kinh doanh có th thu ñư c l i nhu n và thành công. M t ph n c a vi c ho ch ñ nh
chi n lư c chính là s phát tri n h th ng nh ng m c ñích và m c tiêu c a t ch c.
(Xem sơ ñ 3.2). M c ñích c a t ch c là m t m c ñích hay m t ñích nh m trong dài
h n và r ng l n và m t m c tiêu c a t ch c là m t m c ñích hay m t ñích nh m
trong ng n h n.
Theo v ch t ch ti m nhi m c a General Electric Co:
“Chi n lư c là vi c c g ng ñ hi u r ng b n ñang ng i ñâu trong th gi i ngày
nay. Không ph i là nơi b n ñã ư c và cũng không ph i là nơi mà b n hy v ng r ng
mình s ñ n ñư c, ñó là nơi b n ñang ñ ng. Và c n ph i c g ng ñ hi u ñư c ñâu là
nơi b n mu n ñ n… Nó ph i ñư c ñ t trong nh ng ñi u ki n c th v nh ng thay ñ i
c nh tranh, nh ng thay ñ i c a th trư ng mà qua ñó b n có th t n d ng ho c tránh
né, ñ ñi t ch này ñ n ch kia. Nó cũng ư c ñ nh nh ng thay ñ i th c t c a vi c di
chuy n t ch này ñ n ch kia”
b. M i quan h v i nh ng m c ñích c a t ch c
Ti n trình nh n ñ nh m c ñích c a t ch c thông thư ng d a trên m t nghiên c u
c n th n d a vào nhu c u th trư ng, s c nh tranh hi n có, chi phí và l i nhu n ư c
tính. Ví d như, h u h t nh ng doanh nghi p s n xu t không ng ng tìm ki m ñ c i
ti n s n ph m ho c ñ phát tri n m t lo i s n ph m m i. S ti n b trong nghiên c u
và phát tri n có th khi n cho nh ng s n ph m hi n hành c a m t t ch c tr nên l i
th i ch qua m t ñêm. ði u này có nghĩa r ng nh ng k ho ch chi n lư c và các m c
ñích c a t ch c ph i ñư c ñánh giá l i và ñi u ch nh ñ nh kỳ.
Trong m t ph m vi r ng l n thì m c ñích c a t ch c nh hư ng ñ n toàn b các
quy trình qu n lý, và c ñ c thù c a vi c qu n tr ngu n nhân s . ði u ñó có nghĩa là
trong c u trúc c a t ch c, nh ng công vi c riêng bi t c n ph i ñư c th c hi n, nhu
c u ngu n l c v tài chính và công ngh , ch t lư ng và s lư ng ngư i ñư c tuy n
d ng nh t thi t ph i ph n ánh ñư c các m c ñích c a t ch c.
19

20. c. M i quan h v i văn hoá và môi trư ng c a t ch c
ð ñ t ñư c hi u qu , ho ch ñ nh ngu n nhân l c cũng ph i n m trong m i quan h
v i văn hoá và môi trư ng t ch c. Ngày càng nhi u các nhóm ñi u hành ñ ng ñ u
công ty mu n mô t m t các rõ ràng v ñ c ñi m văn hoá và môi trưòng mà h mu n
trong t ch c c a mình. Tri t lý lãnh ñ o, văn hoá và môi trư ng t ch c có th nh
hư ng sâu s c ñ n vi c thi t k các chính sách ngu n nhân s và vi c th c hi n chúng
II. NH NG KHÍA C NH C A M T QUY TRÌNH HO CH ð NH NGU N
NHÂN L C
1. D báo nhu c u ngu n nhân l c
Sơ ñ 3.2 miêu t m t cách khái quát các ho t ñ ng c a quy trình ho ch ñ nh ngu n
nhân l c. Sơ ñ này tách quy trình ra thành hai bư c ch y u: d báo nhu c u ngu n
nhân l c và ho ch ñ nh các chương trình hành ñ ng. D báo nhu c u ngu n nhân l c
là m t quy trình xác ñ nh rõ nhu c u trong tương lai v ngu n nhân l c c a t ch c.
Vi c d ñoán này có ñư c t m t n n t ng thông tin r ng l n t nh ng ngu n khác
nhau, bao g m, s phân tích c n th n c a các ñi u ki n ngo i c nh, các c p b c k
năng hi n t i cũng như ti m năng trong t ch c, nh ng nghiên c u d li u c a t ch c
như thi t k công vi c, tri t lý qu n tr , ngân qu ; nh ng nhu c u công nhân t m th i,
bán th i gian, hay cho nh ng công vi c th i v khác và các d án tinh gi m nhân viên,
thuyên chuy n nhân viên.
Ho ch ñ nh ngu n nhân l c c n tính toán nh ng v n ñ liên quan ñ n ngu n nhân
l c như ngh hưu và xin t ch c d a trên d ki n l ch s , nhưng hy v ng r ng, hi m
khi nào có nh ng yêu c u v vi c lên k ho ch cho m t s ép bu c sa th i ñ i v i b t
c m t nhân viên nào.
2. Nghiên c u tài li u c n thi t cho ho ch ñ nh ngu n nhân l c
M c dù mô hình c a Walker ñã không s d ng thu t ng nghiên c u trong m i liên
quan ñ n d ñoán nhu c u, ho t ñ ng quan tr ng này có th ñã ñư c g p vào dư i m t
vài ph m trù, bao g m “t ch c và thi t k công vi c”, “tri t lý và các chính sách qu n
tr ”, “công ngh và các h th ng”, “hành ñ ng qu quy t/nh ng m c ñích và k ho ch
c a EEO”, và “nh ng k t qu c a nh ng chương trình nhân s ñã qua”.
Sau ñây là m t vài các ví d các lĩnh v c mà thông qua nghiên c u cho r ng có
th cung c p nh ng d li u có ích trong vi c ho ch ñ nh nhân s . Nh ng nhà nghiên
c u ñã s d ng nhi u cách khác nhau trong vi c thu th p d li u, bao g m b ng câu
h i, phân tích h sơ, ph ng v n và nh ng quan sát ñơn gi n
3. Ho ch ñ nh chương trình ngu n nhân l c
Ho ch ñ nh chương trình ñư c ti n hành khi vi c d ñoán nhu c u ngu n nhân l c
ñã ñư c hoàn thành. Theo Walker, vi c l p chương trình bao g m hai lĩnh v c: qu n
tr vi c th c hi n và qu n tr ngh nghi p. Qu n tr vi c th c hi n bao g m ho ch
ñ nh nh ng v n ñ chung c a t ch c (như tiêu chu n c a vi c hoàn thành công vi c và
20

21. ch t lư ng cu c s ng công vi c) và các quy trình qu n lý ngu n nhân l c ñ c bi t, bao
g m th c thi ñánh giá và b i thư ng. Qu n tr ngh nghi p bao g m ho ch ñ nh
chính sách nhân viên và các h th ng như tuy n d ng, tuy n ch n, ñào t o và qu n lý
s k nhi m.
Ho ch ñ nh s k nhi m là m t quy trình tiên li u trư c các nhu c u v ñ i ngũ
qu n lý trong tương lai và xây d ng các k ho ch cho s phát tri n và/ho c s tuy n
m i c a các nhà qu n lý ñ ñáp ng ñư c nhu c u c a t ch c.
4. M i quan h c a ho ch ñ nh ngu n nhân l c v i ti n trình b trí nhân viên
Ho ch ñ nh ngu n nhân l c liên k t ch t ch v i toàn b quy trình b trí nhân l c,
k t qu là phân công công nhân vào các v trí trong t ch c. Th c v y, ho ch ñ nh
ngu n nhân l c là ñi u ki n trư c nh t ñ qu n lí có hi u qu trong toàn b ti n trình
b trí nhân viên. ð ho t ñ ng m t cách trôi ch y và có hi u qu , thì các t ch c ph i
có kh năng lư ng trư c và ñương ñ u v i tình tr ng thi u nhân viên do v hưu, thăng
c p, thôi vi c và nh ng trư ng h p khác. Các k ho ch ph i ñư c thi t l p ra ñ qu n lí
ñư c s chuy n ñ i bên trong t ch c ho c s m t ñi ngu n l c con ngư i, cũng như
s cân nh c k lư ng trong vi c m r ng ho c thu h p các phòng ban ñ c bi t. Tuy
nhiên, quy trình ho ch ñ nh không b h n ch ch t ch b i s chuy n ñ i nhân viên bên
trong t ch c. Vi c ho ch ñ nh ngu n nhân l c ph i s n sàng ph n ng v i s thay ñ i
nhanh chóng c a các ngu n l c t môi trư ng bên ngoài, ch ng h n như nhu c u th
trư ng, nh ng thay ñ i trong ngu n l c lao ñ ng, nh ng s c i ti n công ngh và s
thay ñ i nh ng tiêu chu n ñánh giá.
5. H u qu c a vi c ho ch ñ nh không t t
M t ví d cho vi c ho ch ñ nh không t t là trư ng h p m t t ch c g p ph i khi có
kh ng ho ng ngân sách tr m tr ng mà nhà qu n lí ch th y m t gi i pháp duy nh t là
cho sa th i m t s lư ng l n công nhân. Trong nh ng kho ng th i gian bình n, vi c
ho ch ñ nh nhân l c cho nh ng cơn kh ng ho ng như th này có th ñưa ra m t chu i
nh ng phương án l a ch n t t hơn, ti n hành sa th i là không c n thi t. Bư c ñ u tiên
là cho phép ngh hưu và t ch c ñ gi m b t các kho n ti n lương. Trong m t s
trư ng h p, k t qu c a vi c này có th cho phép t ch c t n t i qua cơn kh ng ho ng
mà không c n có nh ng hành ñ ng ñ i x không hay ñ i v i nhân viên. N u vi c này
không th di n ra vì m t s các nguyên nhân thì t ch c có th khuy n khích v hưu t
nguy n b ng cách ñ ngh nh ng s h tr tài chính cho nh ng ngư i này trong m t
vài năm ngh hưu. (Tuy nhiên, t ch c s c n ph i phân tích h u qu có th d n ñ n
cho nh ng ñơn v khác trư c khi ñ ngh ngh hưu s m. Trong m t s trư ng h p, ñ
ngh ngh hưu s m có th làm suy y u nghiêm tr ng ñ i ngũ qu n lí). M t s các
phương th c b trí nhân l c không truy n th ng (ch ng h n như làm công vi c bán
th i gian lâu dài và chia s công vi c) và nh ng cách ti p c n khác nh hư ng ñ n vi c
tinh gi m l c lư ng lao ñ ng cũng là m t ph n c a quy trình ho ch ñ nh ngu n nhân
l c.
21

22. 6. Cân nh c trong vi c s d ng ngân sách.
Ho ch ñ nh ngu n nhân l c ph i liên k t ch c ch v i ngu n ngân sách phân ph i
cho ñ i ngũ nhân viên, thêm vào ñó, v cơ b n ngân sách cho nhân viên ph i d a trên
m t s ñánh giá xác th c các yêu c u v ngu n nhân l c. Hi n nhiên, vi c thuê nhân
công ph i tương x ng v i t l tăng trư ng c a toàn b ngu n ngân sách. Có nh ng
th i kì mà ñôi khi t ch c không ñ kh năng chi tr cho vi c thuê nhân công v i
nh ng k năng nh t ñ nh, b i vì ngu n l c tài chính b gi i h n. ði u quan tr ng là b
ph n nhân l c ph i làm vi c ch t ch v i b ph n k toán và tài chính trong su t quá
trình ho ch ñ nh.
7. H p ñ ng lao ñ ng
M t h p ñ ng lao ñ ng ñư c phát th o là m t s cân nh c c n th n trong các quy t
ñ nh v b máy nhân s . ði n hình, h p ñ ng lao ñ ng liên quan ñ n nh ng ñi u
kho n ñi u ch nh vi c thuyên chuy n, vi c giáng ch c, s sa th i, th a thu n cho vi c
b t ñ u công vi c và ti n trình th i h i. Thêm vào ñó, các ñi u l trong h p ñ ng lao
ñ ng liên quan ñ n s thuyên chuy n và thăng ti n s ch u nh hư ng b i nhi u phía vì
th c t nh ng công vi c ñó có th ñư c tuy n d ng t bên ngoài thay vì thăng ti n t
bên trong. Trong nh ng cu c ñình công, v n ñ nan gi i trong các h p ñ ng là có nên
ñ cho các nhân viên không tham gia ñình công s d ng trang thi t b , máy móc các
nhà máy ñ ti p t c quá trình ho t ñ ng hay không.
8. Thu th p và ki m tra d li u
N u k ho ch ñang ñư c th c hi n có tính ch t liên t c và ch t lư ng ñ m b o thì
d li u các cá nhân v trình ñ k năng, ch c danh, m c lương và b ph n làm vi c
ph i ñư c thu th p m t cách có h th ng, có qui trình và d hi u. Ngày nay, các ph n
m m máy tính có th giúp ích ñ c bi t trong nh ng t ch c l n và trung bình ñ qu n
lý d li u c a hàng trăm, th m chí là hàng nghìn nhân trong vi c phân lo i các k năng
và b c lương khác nhau. Các lo i bi u ñ và b ng s h u ích trong vi c hình dung ra
nh ng chi u hư ng thay ñ i th trư ng lao ñ ng bên ngoài. Th m chí v i m t máy
tính cá nhân, m t máy in v i nhi u chương trình h u d ng cho phép các doanh nghi p
dù là nh nh t cũng có ñư c m t s ho ch ñ nh ngu n nhân l c và công c sao chép và
lưu tr tr ng y u .
Nhi u v n ñ khác có th xu t hi n n u vi c ho ch ñ nh ngu n nhân l c c u th .
Ch ng h n như, vi c ho ch ñ nh nên ñưa vào tính toán vi c gi m b t nhân viên trong
t t c phòng ban c a t ch c và nên liên k t ch t ch v i b t kỳ m t h th ng nào v
thuyên chuy n nhân s . Vi c gi m b t nhân viên có th ñư c d tính trư c b i các nhà
qu n tr c p cao là do s suy gi m doanh s bán hàng ho c s phát tri n t ñ ng hóa,
k c vi c s d ng máy tính ho c rôbot. Tuy nhiên, ñó ñư c nh n ñ nh là m t s qu n
lý t i vì sa th i nhân công m t b ph n trong t ch c mà nh ng k năng c a h l i là
c n thi t trong ph m vi khác.
22

23. Thêm vào ñó, ñ ho ch ñ nh ngu n nhân l c có hi u qu thì c n d báo m t cách
c n th n v vi c tiêu hao nhân l c nhi u ñơn v khác nhau. S tiêu hao nhân l c là
s ch ñ ng c t gi m nhân công trong t ch c thông qua vi c v hưu và thôi vi c.
Nhi u d li u không ch cung c p thông tin cho vi c l p k ho ch tuy n và thuê m i
mà còn có th mang l i m t vài thông tin mang tính ch t nh y c m như tinh th n làm
vi c c a nhân viên ch ng h n. N u t l thôi vi c trong m t b ph n là cao thì b ph n
qu n lý ngu n nhân l c có th ñi u tra nguyên nhân. M t khi nguyên nhân ñư c phơi
bày thì s ñi u ch nh có th ñư c th c hi n
III. VAI TRÒ C A PHÒNG NGU N NHÂN L C
Phòng ngu n nhân l c ñóng vai trò chính trong vi c ho ch ñ nh ngu n nhân l c.
M t nghiên c u 468 công ty nh n th y r ng 97% trong s ñó thì b ph n qu n lý nhân
s ch u trách nhi m cho toàn b ho c m t ph n vi c d ñoán và ho ch ñ nh ngu n
nhân l c. Hơn th n a, trong 92% nh ng công ty ñư c kh o sát, phòng ngu n nhân l c
liên quan nhi u ñ n k ho ch chi n lư c c a công ty.
Nh ng nh n ñ nh trên là hoàn toàn thích h p b i vì b ph n này thông thư ng là
trung tâm cung c p thông tin v th trư ng lao ñ ng, mô hình thay ñ i trong t ch c,
ti n thư ng và c u trúc ti n lương c a công ty, tình tr ng pháp lu t. ð t o ra s ñóng
góp t i ña cho ho t ñ ng c a công ty, b ph n nhân s ph i thư ng xuyên có nh ng
sáng ki n ñ s n sàng ph n ng l i nh ng s vi c liên quan ñ n v n ñ ho ch ñ nh
ngu n nhân l c.
Rõ ràng r ng, hi u qu c a ho ch ñ nh ngu n nhân l c là s n l c c ng tác mà có
liên quan ch t ch v i ho ch ñ nh chi n lư c c a t ch c.
23

24. Chương 4 : TUY N D NG
M C TIÊU CHƯƠNG
- ð nh nghĩa quy trình tuy n m và mô t các nhân t nh hư ng ñ n nó.
- Xác ñ nh các phương pháp tuy n m và vai trò c a nh ng nhà qu n tr .
- ð nh nghĩa quy trình tuy n ch n và vai trò c a b ph n ngu n nhân l c và các
nhà qu n tr khác.
- Gi i thích n i dung c a ñ tin c y và tính h p lý.
- Mô t nh ng ngu n thông tin chính v các ng viên.
- Nêu nh ng thu n l i và khó khăn trong bài ki m tra tuy n ch n.
- Gi i thích nh ng cách th c ph ng v n khác nhau và xác ñ nh ngư i ph ng v n
nên làm gì ñ ñ t dư c hi u qu trong ph ng v n.
- Gi i thích t i sao t ch c nên có chương trình ñ nh hư ng.
- Các ñ c ñi m c a m t chương trình ñ nh hư ng hi u qu .
- Gi i thích v quy trình b trí nhân l c.
I. TUY N M
1. Các nhân t nh hư ng ñ n tuy n m
a. Các nhân t c a t ch c
Có nhi u nhân t g n li n v i t ch c tác ñ ng ñ n s thành công c a chương trình
tuy n m , nhân t quan tr ng nh t là danh ti ng c a công ty trong lĩnh v c ho t ñ ng
c a nó. M t cách t ng quát, công ty ph i t o ra m t hình nh ñ p và hình nh này s có
tác ñ ng trong vi c thu hút lao ñ ng có ch t lư ng cao. Trong nhi u trư ng h p qu ng
cáo t t và các n l c quan h công chúng s mang l i s thành công trong vi c làm
tăng thêm ki n th c v công ty trong c ng ñ ng và vì v y nó s tác ñ ng m nh m ñ n
k t qu c a tuy n m .
Nh ng ch trích t các cơ quan ngôn lu n v công ty ch ng h n như vi c tr lương
cao ho c th p cho ngư i lao ñ ng cũng có tác ñ ng m nh ñ n quá trình tuy n d ng.
Các y u t v văn hóa và môi trư ng c a t ch c cũng r t quan tr ng. Ví d như nhi u
ngư i nghe v m t v trí tr ng trong công ty t b n bè hay các m i quan h h hàng
trong công ty bên c nh ñó h cũng nghe v năng l c lãnh ñ o y u kém trong công ty
d n ñ n s thi u công nh n cho nh ng c g ng c a h , nh ng l i bình lu n này có th
làm n n lòng nh ng ng c viên ti m năng.
Chi phí là nhân t quan tr ng trong tuy n m . Ví d như trong m t công ty nh thì
không ñ ti m l c v kinh t ñ có th t ch c nh ng cu c ph ng v n nh ng trư ng
ñ i h c ho c chi phí cho nh ng chuy n ñi c a các ng c viên xa. Ví th m i công ty
c n ph i phân tích k lư ng quy trình tuy n m c a mình trong s tính toán v chi phí
ñ có nh ng phương pháp l a ch n thích h p.
24

25. b . Nh ng nhân t t môi trư ng bên ngoài
Cùng v i các nhân t trong t ch c, môi trư ng bên ngoài cũng có nh hư ng ñ n
s thành công c a tuy n m theo nh ng cách khác nhau. M t cách rõ ràng, ñi u ki n
c a th trư ng lao ñ ng nh hư ng ñ n vi c cung c p nh ng ng c viên ch t lư ng.
N u m t công ty không th tìm th y nh ng ng viên ñáp ng ñ các k năng c n thi t
trong vùng thì công ty c n ph i có nh ng chương trình tìm ki m t các vùng lân c n
ho c trên th gi i.
Thái ñ c a xã h i v nh ng lao ñ ng ñ c thù s làm nh hư ng ñ n quá trình thu
hút các ng viên. N u công vi c không thú v , ñ a v xã h i th p thì ngư i xin vi c s
tránh xa nó n u như không có chính sách ti n lương vô cùng h p d n.
Trong m t vài ngành kinh doanh, s liên k t có th ñi u ch nh ngu n cung ng
ngư i xin vi c. Ví d , trong ngành d t may ch ng h n các ng viên ti m năng thư ng
ñư c xem xét b i c h i ñ ng tuy n d ng. H xem xét các ng viên trên cơ s kinh
nghi m làm vi c, k năng c n thi t và nh ng yêu c u khác t các thành viên c a h i
ñ ng. Chính t áp l c này nh hư ng t i s lư ng các ng viên tham gia tuy n d ng.
Cu i cùng, nh ng lu t ñ nh c a chính ph liên quan ñ n s cân b ng cơ h i vi c
làm cho ngư i lao ñ ng cũng nh hư ng ñ n tuy n m c a các công ty.
c.Vai trò c a các c p qu n lý
Trách nhi m c a vi c ti n hành m t chương trình tuy n m thư ng ñư c giao phó
cho phòng nhân s . H có trách nhi m thi t k và th c hi n m t quá trình tuy n m .
Trách nhi m này bao g m tìm ki m ngu n ng viên, vi t các qu ng cáo tuy n m , liên
h v i trư ng h c, thi t l p quy trình ñ ñ m b o công b ng cơ h i cho các ng viên và
k t h p chương trình này v i ngân sách tuy n m .
Nhưng nh ng m c tiêu này có th s không th c hi n ñư c n u không có s h p
tác c a nh ng nhà qu n tr khác, nh ng ngư i có v trí t t nh t có th d ñoán nhu c u
ngu n nhân l c cho b ph n c a h . H có th bi t ñư c nh ng ngư i nào là c n thi t
cho các v trí tr ng, công vi c h ph i làm là gì và nh ng k năng c n thi t ñ th c
hi n chúng. Ngoài ra h còn có th bi t ñư c nh ng v trí nào c n chiêu m do thôi
vi c ho c thăng ch c. C th , khi các v trí tr ng xu t hi n, ngư i giám sát ho c nhà
qu n lý ti n hành l p m u tiêu chu n yêu c u ñ i v i v trí ñó và thông qua s phê
chu n c a nh ng qu n tr viên c p cao hơn.
2. Tuy n m bên trong
ð i v i các v trí c p cao thì ngu n ng viên sáng giá nh t có th ñư c tìm th y
trong chính công ty ñó. Theo quan ñi m này, h u h t các công ty khi tuy n ngư i ñ u
t n d ng ngu n ng viên t bên trong.
a. Phương pháp
Tìm ki m ng viên có ch t lư ng trong t ch c là m c tiêu chính c a vi c tuy n
m n i b . Có vài cách ñ phân lo i các ng viên trong ñó cách ph bi n nh t là d a
vào v trí công vi c, quá trình thuyên chuy n hay các k năng c n thi t ñ th c hi n
25

26. công vi c. S ñánh giá này thư ng ñư c th c hi n nh ng công ty l n ñ tuy n m
hay ñánh giá nh ng nhân viên hi n t i mà có th ng c cho nh ng v trí tr ng trong
công ty.
Niêm y t công vi c
Cách th c thông thư ng ñ tìm ki m các ng viên cho các v trí tr ng trong công ty
là niêm y t ch làm còn tr ng t c là vi c thông báo công vi c m cho t t c các nhân
viên hi n t i. Nhà qu n tr ngu n nhân l c thông báo v trí trên b ng tin ho c thông tin
trên t p chí n i b . Trong m t vài công ty phòng nhân s công b danh sách các v trí
ñang tuy n d ng b ng thư tin t c h ng tháng.
Niêm y t công vi c mô t v trí, nơi ch n, t l lương, b ng c p và khuy n khích t t
c các ng c viên tham gia n p ñơn. Nhà qu n tr ph trách tuy n d ng và ñ i di n
ngu n nhân l c ñánh giá các ng viên và ra quy t ñ nh l a ch n. Nh ng nhân viên
không ñư c l a ch n s nh n ñư c nh ng thông tin ph n h i. Chu trình ph n h i này
minh h a r ng h th ng v n hành m và ñ i x công b ng qua ñó giúp ñ các ng viên
b t ch i th u hi u và làm th nào ñ c i thi n trong tương lai. Hơn n a, niêm y t
công vi c có th giúp nh ng ngư i có v th p nh t trong công ty có th nh n ra ñư c
kh năng thăng ti n trong công vi c.
V i nh ng lý do này, ngày nay h u h t các công ty ñ u s d ng niêm y t công vi c
như là cách th c ñ tuy n d ng n i b .
Gi i thi u nhân viên
M t cách khác ñ tuy n m bên trong là vi c gi i thi u nhân viên t nh ng ngư i
trong b ph n khác. Vi c truy n thông không chính gi a nh ng nhà qu n tr có th
d n ñ n vi c tìm ra ñư c nh ng ng c viên t t nh t cho các công vi c khác nhau.
Trong trư ng h p này, vi c chuy n ñ n ñư c t o nên b i m nh lư i cung c p ñư c
thi t l p b i m t nhóm nh ng nhân viên các b ph n khác nhau.
Nh ng nhân viên này ñ n t bên ngoài t ch c do ñó nó chính là ngu n ng viên
c a r t nhi u t ch c khác. Do ñó ñ lôi kéo nh ng nhân viên này v v i công ty
nh ng ngư i gi i thi u này cũng nh n ñư c nhi u kho n ti n thư ng ñ c bi t là nh ng
ngư i gi i thi u có nh ng k năng ñ c bi t. Các hãng công ngh cao s d ng cách th c
tuy n d ng này và thư ng nh ng kho ng ti n l n cho ngư i gi i thi u. Ví d như
Hãng Cambridge Technology Partners, Cambridge, Mass, tr t 1000$ ñ n 5000$ cho
nh ng ngư i gi i thi u ph thu c vào tài năng khác thư ng c a nh ng ngư i ñư c gi i
thi u. M t vài công ty như United Parcel Service, ñưa ra m c ti n thư ng gi i thi u
cho nh ng công vi c khó khăn như phân lo i nh ng thùng hàng trong ñêm. Trong
trư ng h p này, ti n thư ng căn c vào th i gian ngư i lao ñ ng l i làm vi c cho
công ty.
Các b ng tóm t t k năng
Nhi u công ty ñã phát tri n b ng tóm t t k năng trên máy tính cho m i nhân viên
c a h . Thông tin ñư c li t kê bao g m trình ñ h c v n, quá trình công tác, thành tích,
26

27. kinh nghi m. T t c cá thông tin này ñư c qu n lý trong cơ s d li u và s d ng ñ
nh n bi t ngư i lao ñ ng v i nh ng thu c tính riêng bi t c a h . Khi v trí tr ng x y
ra, h th ng thông tin có th tìm ki m nhanh chóng và t o ra danh sách li t kê nh ng
ng viên ti m năng.
b. Nh ng thu n l i và khó khăn c a tuy n m bên trong
Thu n l i
Khi s d ng tuy n m n i b , v trí tr ng s ñư c ñi n khuy t b i m t ngư i ñã
ñư c bi t v kh năng. Vi c ñ m nhi m công vi c trong tương l i v trí m i s ñư c
d báo t t hơn là nh ng ngư i ñư c tuy n t bên ngoài. Thêm vào ñó, nh ng chương
trình hu n luy n và ñ nh hư ng t ng quát s ít ñi và ít t n th i gian ñ nhân viên m i
thích nghi v i môi trư ng làm vi c. ð c bi t các v trí c p cao, vi c tuy n m bên
ngoài s t n chi phí và khó khăn và vì lý do này tuy n m bên trong mang l i hi u qu
v chi phí. Thu n l i khác c a tuy n m n i b là ñ ng viên nhân viên hi n t i, nh ng
nhân viên giàu k năng và hoài bão s ít có kh năng r i b công ty và tham gia nhi u
hơn cho các ho t ñ ng phát tri n n u h tin r ng h có kh năng thăng ti n trong tương
lai.
Khó khăn
Trong m t vài trư ng h p, th t s không th ñi n khuy n m t v trí tr ng b ng vi c
tuy n m n i b . Trong trư ng h p khác, ñ c bi t là các công ty nh , tuy n m n i
b có th x y ra nhưng không thích h p. N u l p ñ y ch tr ng cho v trí này có nghĩa
là ph i t o ra m t ch tr ng cho v trí khác th nên t t nh t là tuy n m tr c ti p là t
bên ngoài. Hơn n a, tuy n m bên trong r t d gây ra mâu thu n n i b n u cơ h i
thăng ti n không ñ n v i nh ng ngư i có năng l c không rõ ràng và không ñư c ch p
nh n b i các thành viên trong nhóm. M t cách rõ ràng, s d ng tuy n m n i b có th
làm t ch c tr nên chai lỳ và m t ñi s linh ho t n u t t c nhà qu n tr ñ u ñư c
thăng ti n t bên trong.
Th m chí trong các t ch c l n vi c tuy n m n i b có th gây h i. Vi c không
tìm ki m các tài năng m i t bên ngoài công ty có th tr nên trì tr khi va ch m v i
các ñ i th c nh tranh.
Nhi m v chính trong vi c thi t l p nên các chương trình tuy n m là so sánh m c
ñ hi u qu và cân b ng gi a tuy n m bên trong và bên ngoài.
3. Tuy n m bên ngoài
Vi c tìm ki m ngư i xin vi c có ñ kh năng t bên ngoài t ch c là m c ñích khó
khăn mà tuy n m ph i th c hi n. Thành công c a vi c tuy n m bên ngoài ph thu c
vào vi c n tư ng c a chương trình tuy n m ñ i v i các ng viên ti m năng. Vì v y,
ti n trình tuy n m t bên ngoài thư ng s d ng phương pháp ña d ng
Nh nhân viên trong t ch c gi i thi u ñư c th o lu n trên. Thêm vào ñó liên
minh lao ñ ng có th là ngu n ch y u cung c p nh ng ngư i xin vi c có k năng
trong nh ng ngh riêng bi t.
27

28. Tuy nhiên, công ty ph i n m ñư c nhi u nguyên t c c a ho t ñ ng tuy n m ,
thư ng xuyên liên l c v i các trung tâm vi c làm hay ñưa nh ng ngư i ph trách tuy n
m ñ n nh ng nơi như trư ng h c ñ tìm ki m nh ng ng c viên sáng giá.
a. Qu ng cáo
Qu ng cáo có th kéo dài ra kh p c nư c b ng chi n d ch ña truy n thông. B t c
hình th c qu ng cáo tuy n d ng nào cũng có m c ñích là tìm ki m nhi u ngư i xin
vi c có ti m năng. Ngoài nh ng ngư i c n tìm vi c làm , nh ng ngư i ñang có vi c
làm cũng lư t qua m u qu ng cáo xem li u nó có thích h p không. Thông thư ng h u
h t các qu ng cáo ñ u xác ñ nh rõ ch t c a công vi c, yêu c u k năng và m c lương.
T t c các hình th c qu ng cáo nên ñư c ch n l c m t cách c n th n v i m c tiêu lưu
là lưu l i hình nh công ty trong tâm trí khán gi . Trong m t cu c nghiên c u 97%
công ty ñã s d ng qu ng cáo trên báo chí như là m t công c tuy n m .
b. Các trung tâm vi c làm
Trong ngành giáo d c t trư ng trung h c cho ñ n trư ng ð i h c ñ u thi t l p văn
phòng gi i thi u vi c làm ñ tr giúp tìm v c cho nh ng sinh viên t t nghi p c a h .
Cơ quan tìm ki m vi c làm gi i thi u các ngu n khác nhau. M t trung tìm và gi i thi u
các ng viên s ti n c h v i các công ty thích h p ñ ñánh giá sâu hơn và l a ch n
cu i cùng. M t trung tâm có th rà soát m t cách hi u qu ch khi nó hi u th u ñáo v
trí mà nó mu n ñi n khuy t. Vì v y ñi u quan tr ng là ngư i s d ng lao ñ ng nên s
th và chính xác khi mô t v trí và yêu c u c a công vi c cho trung tâm vi c làm.
c. Internet và e-mail
Vi c s d ng Internet như là m t công c c a tuy n m ngày càng ñư c nhi u công
ty s d ng, b ng cách này công ty s li t kê danh sách công vi c c n tuy n lên Interet,
theo ñó các ng viên có nhu c u s truy c p và tham gia ng c . Ví d , nhi u hãng n i
ti ng như Cummins Engine, Citibank, McDonnell Douglas và Smith Barney ñăng các
m c qu ng cáo tìm ngư i trên m ng toàn c u và t o nh ng ñơn xin vi c b ng thư ñi n
t .
Internet t o ra thu n l i cho c ngư i xin vi c cũng như là nh ng công ty ñang có
nhu c u tuy n d ng. M t công vi c có th ñư c thông báo vào m t th i ñi m và ngay
sau ñó các b n lý l ch c a ngư i xin vi c s xu t hi n công ty b ng ñư ng E-mail
ho c Fax.
d. Sinh viên th c t p
Nh ng giám ñ c tuy n d ng, sinh viên và nh ng sinh viên t t nghi p ñ i h c ñ ng
ý r ng vi c t n d ng ngu n sinh viên th c t p như là ngu n ng viên sáng giá là m t
trong nh ng chi n lư c tuy n d ng hi u qu nh t. Sinh viên th c t p là nh ng ngư i
vào công ty ñ ng d ng nh ng lý thuy t vào th c t công vi c trư c khi t t nghi p ñ i
h c và trư c ñó h ph i vư t qua ñ t tuy n m và tuy n ch n sinh viên th c t p c a
công ty ñó. Vi c th c t p mang ñ n cho sinh viên cơ h i có thêm kinh nghi m làm
vi c; h cũng cung c p cho nhà tuy n d ng m t cơ h i tuy t v i ñ ñánh giá chính xác
28

29. hơn kh năng và ti m năng c a sinh viên. M c dù v y, vi c th c t p ñòi h i sinh viên
tiêu t n nhi u th i gian và công s c ñ th c hi n công vi c và h cũng ph i l p k
ho ch công vi c và ch u s giám sát c a c p trên.
e. ng viên t nguy n n p ñơn xin vi c
Tuy n d ng thư ng là m t quá trình linh ho t và năng n . ð tìm ki m nh ng ng
c viên t t nh t cho công vi c t ch c ph i n l c th c hi n các ho t ñ ng nh m thu
hút h ñ n v i công ty.
Th nh tho ng v n có nh ng ng c viên xu t s c ñ n n p ñơn xin vi c m c dù công
ty không có thông báo tuy n.
Nói chung, ng viên t nguy n n p ñơn xin vi c s không nói rõ ràng v trí mà h
mu n ng c . Ch khi nào công ty có nhu c u v m t v trí nào ñó n u các ng viên
này có ñ ñi u ki n ñ th c hi n công vi c ñó thì h s ñư c g i ñ n công ty và ti p
t c th c hi n nh ng bư c k ti p trong quy trình tuy n m .
4. Tuy n m nhóm m c tiêu
Trong nhi u trư ng h p s d ng phương pháp này hi u qu hơn nh ng qu ng cáo
chiêu m qua báo thông thư ng. Xem h như là m t nhóm chuyên nghi p và ñư c
nh n chi phí tìm ki m hơn là vi c b o ñ m k t qu . Các công ty tìm ki m nh n ñư c
ñ y ñ d ch v phí khi có s b trí thành công. Trong trư ng h p này, ngư i s d ng
lao ñ ng, không ph i các ng viên ph i tr phí cho các d ch v này. M t s lư ng ñáng
k các nhà lãnh ñ o công ty ñư c tuy n d ng b ng cách này.
Ti n trình tìm ki m bao g m m t vài bư c. H u h t các công ty tìm ki m b ng cách
trích ra nh ng h sơ ñã ñư c tìm ki m t trư c. M t vài công ty có m t h th ng d
li u s ng có. Các nhà chiêu m qu n tr cũng tìm ki m ngu n ñã ñư c xu t b n, ch ng
h n như các t p chí kinh doanh xu t bane ñ nh kỳ và các danh b c a các c u sinh viên
các trư ng danh ti ng. Thêm vào ñó h , h g i ñi n ñ n các t ch c, c g ng thu th p
thông tin v các nhà qu n tr , nh ng ngư i thích h p v i h sơ mà h tìm ki m. H có
th c g ng thu th p tên, v trí và nhi m v c a các nhà qu n tr t thư kí c a h , th nh
tho ng h t gi i thi u h là kí gi c a m t nhà xu t b n kinh doanh ho c là ngư i ch u
trách nhi m biên so n cho danh b ngành. Cu i cùng, nhà chiêu m ñi n tho i nh ng
ngư i ti m năng và c g ng thu hút h vào công vi c.
a. Chiêu m t trư ng ñ i h c
Chiêu m t trư ng ñ i h c ñư c s d ng r ng rãi các công ty quy mô l n và v a
có nhu c u v nhân viên ñư c ñào t o cơ b n. Chiêu m t trư ng ñ i h c có th r t
hi u qu cho t ch c vì nhi u ng viên gi i có th ñư c ph ng v n trong th i gian
ng n cùng m t ñ a ñi m. Hơn n a, nó t o s thu n ti n b i vì các trư ng ñ i h c t o
s h tr c v nơi ch n và hành chính. Chiêu m trư ng ñ i h c có chi phí trung bình
.
29

30. H n ch c a chiêu m trư ng ñ i h c là các ng viên ñã s ng sàng làm vi c ngay
sau m t th i gian nào ñó trong năm. H n ch khác bao g m vi c thi u kinh nghi m và
các kỳ v ng c n có.
b. Chiêu m các nhân viên l n tu i
Các nhân viên l n tu i thư ng ñư c ñ c p như là gi i pháp cho s thi u h t lao
ñ ng. H có s thích làm vi c khác nhau, m t vài ngư i mu n công vi c thư ng
xuyên, m t vài ngư i mu n làm vi c bán th i gian ñ tránh cho h ñ b n r n.
M t vài công ty xem nh ng nhân viên l n tu i là có giá tr b i vì nh ng k năng
c a h , l ch trình làm vi c linh ho t, ít v ng m t, trung thành và kh năng giám sát
nh ng ngư i tr tu i.
c. Chiêu m ngư i khi m khuy t
N u ngư i khi m khuy t không gây tr ng i cho kh năng th c hi n các ch c năng
n n t ng c a công vi c, ngư i s d ng lao ñ ng s không phân bi t ñ i x v i nh ng
ngư i này.
II. TUY N CH N
1. Quy t ñ nh tiêu chu n l a ch n
Nh ng tiêu chu n ñư c s d ng ñ tuy n ch n c n ñư c l a ch n m t cách c n
th n ñ ñ m b o vi c d ñoán chính xác thành công c a ng viên trong công vi c. Và
chúng c n ph i ñáp ng m t s yêu c u chung như: chúng ph i ñáng tin c y và có
nh ng kh năng ñ hoàn thành công vi c.
H th ng l a ch n nhân s c a t ch c nên s d ng các tiêu chu n ñ tin c y và
hi u l c v các ñ c ñi m c a ng viên ñ ra quy t ñ nh tuy n d ng chính xác.
ð tin c y liên quan ñ n tính nh t quán trong ño lư ng. N u cùng m t ngư i làm
tr c nghi m có ñi m s cao trong tu n này nhưng th p trong tu n k ti p thì bài tr c
nghi m ñó không có tín tin c y.
Tính hi u l c ch ra s chính xác c a ñi m s tr c nghi m trong vi c xác ñ nh ng
viên s tr thành nh ng nhân viên gi i. Rõ ràng ñ tin c y và tính hi u l c liên quan
ch t ch v i nhau. N u m t cách th c tuy n ch n không có ñ tin c y cao, t c ñi m s
c a m t cá nhân có m c thay ñ i cao vào nh ng th i ñi m khác nhau thì không th ñ t
tính hi u l c cao.
M c dù, hai khái ni m này áp d ng cho t t c các cách th c l a ch n nhưng ý nghĩa
c a nó th hi n rõ ràng nh t trong bài ki m tra.
M c ñ tin c y thư ng ñư c ño lư ng b ng m t trong ba cách sau:
• Ti p c n l p l i hay tr c nghi m-tái tr c nghi m t c là cách th c cho m t cá
nhân nào ñó th c hi n bài ki m tra hai l n và so sánh k t qu .
• Phương pháp luân phiên hình th c t c là cách cho làm cùng m t bài ki m tra
nhưng v i hai hình th c khác nhau.
• Th t c chia n a trong ñó m t bài tr c nghi m ñư c chia làm hai ph n.
30

31. V i m i phương pháp, vi c xem xét ñ tin c y c a m i cách th c l a ch n d a trên
ñi m tương quan gi a hai b ñi m s .
Các phương pháp không mang l i hiêu qu m t cách rõ ràng. M c dù, theo nghiên
c u thì có ba phương pháp như v y nhưng trong th c t ngư i ta thư ng s d ng
ch ng chéo và pha tr n v i nhau, trong m t tình hu ng c th h có th s d ng k t
h p các phương pháp m t cách hi u qu nh t.
Hi u l c liên quan ñ n tiêu chu n: trong vi c xem xét hi u l c liên quan ñ n tiêu
chu n c a tr c nghi m, các chuyên gia ngu n nhân l c xác ñ nh li u r ng ñi m s tr c
nghi m có liên quan ñ n các bi n s tiêu chu n quan tr ng hay không.
Bi n s tiêu chu n ñơn gi n là b t kỳ khía c nh nào c a hành vi cá nhân mà chuyên
gia ngu n nhân l c c g ng d ñoán, ch ng h n như thành tích công vi c, s v ng m t
ho c t c ñ thay th . Thư ng thì bi n s tiêu chu n ño lư ng thành tích công vi c.
Vi c s d ng tr c nghi m trong l a ch n nhân s , chúng ta ñang k t lu n r ng nh ng
ng viên ñ t ñi m s trong cách th c ñ c bi t c a tr c nghi m s là nh ng ngư i th c
hi n t t hơn nh ng ai ñ t ñi m trong m t vài cách khác. Hi u l c liên quan ñ n tiêu
chu n tr c ti p c a tr c nghi m th hi n tính thích h p c a các k t lu n ñó.
ð th c hi n nghiên c u liên quan ñ n tiêu chu n, bư c ñ u tiên là ph i phân tích
công vi c. Thông tin v b n ch t c a công vi c giúp các chuyên gia ngu n nhân l c
ch n l a m t ho c nhi u tr c nghi m có kh năng d báo thành tích công vi c. Thông
tin phân tích công vi c cũng ñư c s d ng ñ xây d ng tiêu chu n ño lư ng thành tích
công vi c. Tiêu chu n ño lư ng có th là thang ñi m ñánh giá thành tích ñư c ñi n b i
ngư i giám sát ho c các tiêu chu n khách quan v s lư ng và ch t lư ng c a s n
ph m ñư c t o ra b i các cá nhân. Nghiên c u hi u l c sau ñó ñư c ti n hành ñ xác
ñ nh tr c nghi m có liên quan ñ n tiêu chu n thành tích công vi c như mong ñ i hay
không.
Hi u l c liên quan ñ n tiêu chu n thư ng ñư c xem là cách t t nh t ñ ch ra r ng
tr c nghi m l a ch n có liên quan ñ n công vi c.
Hi u l c liên quan ñ n tiêu chu n thư ng ñư c th hi n dư i d ng h s tương
quan. H s 1.00 nói lên s tương quan hoàn h o gi a các k t qu ki m tra và tiêu
chu n công vi c; h s 0 cho bi t không có s tương quan. Trong th c t h s tương
quan c a m t bài tr c nghi m hi m khi vư t quá 0.50.
Hi u l c n i dung xem xét li u tr c nghi m có ñ i di n cho m t vài ph m vi c u
trúc hay không. Hi u l c n i dung ñư c th c hi n thích h p nh t khi c u trúc ñư c
ñánh giá bao g m các hành vi quan sát ñư c d dàng. Xác ñ nh hi u l c n i dung c a
tr c nghi m chính là ti n trình phán ñoán b t ñ u v i phân tích công vi c.
C u thành c a tr c nghi m ñư c ñánh giá d a trên m c ñ liên quan ñ n ki n th c
và k năng c n thi t ñ th c hi n nh ng ph n vi c c th . Hi u l c n i dung c a tr c
nghi m sau ñó ñư c th m ñ nh b i các chuyên gia quen thu c v i công vi c. Cách ti p
c n này s d ng các chuyên gia ñánh giá các tiêu chí c a tr c nghi m ñ xem li u m i
31

32. thành t có ñ i di n cho các khía c nh c n thi t c a cùng m t lĩnh v c. Các ñánh giá
này t o ra t l hi u l c n i dung cho m i tiêu chí. ði u này cho phép các chuyên gia
ngu n nhân l c so sánh hi u l c n i dung c a m t tiêu chí c a tr c nghi m v i nh ng
tiêu chí khác và lo i b nh ng tiêu chí kém. Trung bình c a t l hi u l c n i dung c a
t t c các tiêu chí t o ra hi u l c n i dung cho c tr c nghi m. Ch s này có th ñư c
s d ng ñ so sánh m t vài tr c nghi m ñư c ñ ngh xác ñ nh tr c nghi m liên quan
ch c ch ñ n lĩnh v c thành tích c a công vi c ñư c giao.
ði u quan tr ng nên nh r ng phân tích công vi c là chìa khóa ñ i v i hi u l c n i
dung. Thêm vào ñó, hi u l c n i dung c a các c u thành tr c nghi m ph i ñư c xác
ñ nh b i các chuyên gia, nh ng ngư i am hi u v công vi c. Hi u l c n i dung xem
xét li u tr c nghi m có ñánh giá ñ y ñ các ñ c ñi m c n ph i ñánh giá hay không.
Nó ño lư ng ph m vi mà các c u thành tr c nghi m ph n ánh các khía c nh then
ch t c a thành tích công vi c. Hi u l c n i dung giúp các chuyên gia ngu n nhân l c
xác ñ nh li u các k t lu n d a trên ñi m tr c nghi m v thành tích có th có tương lai
c a ng viên ñư c ñ m b o hay không và quy t ñ nh (tuy n d ng hay không) có th
ñ t ñư c như là k t qu c a các k t lu n này.
Hi u l c c u trúc ñ c p ñ n nh ng ñ c ñi m mang tính tr u tư ng c a ngư i xin
vi c. Ví d , ngân hàng c n tuy n nhân viên thu ngân hay chuyên gia hu n luy n thì
ngân hàng c n ti n hàn làm bài tr c nghi m ñ ki m tra "m c năng khi u". "Năng
khi u" rõ ràng không th hi n qua nh ng tiêu chu n c th mà nó chính là khái ni m ñ
gi i thích cho m t nhóm các hành vi. ð ch ng minh m t bài ki m tra có hi u l c c u
trúc, ngân hàng nên xem xét r ng (1) bài ki m tra có tìm ra ñư c nét ñ c trưng c a các
ng viên không (2) Và nh ng nét ñ c trưng ñó có mang l i s thành công trong công
vi c hay không.
Trong m t bài tr c nghi m ñánh giá n u h i t c ba lo i hi u l c này s mang l i
k t qu tuy n ch n t t. Vi c nghiên c u c n th n các lo i hi u l c này không ch giúp
công ty th a mãn ñư c các lu t l mà còn c i thi n ñư c hi u qu kinh doanh.
2. Ngu n thông tin v các ng viên
Tuỳ thu c vào vi c s d ng các phương pháp tuy n d ng, m t t ch c có th có
thông tin c a các ng c viên t nhi u ngu n khác nhau. Ví d , m t nhân viên có th
nói r ng: "Tôi hi u b n ñang nói chuy n v Marca Y c a công ty ABC, cô y th c s
làm t t nh ng công vi c này". Nhưng ngu n thông tin chính v ng viên thư ng ñư c
l y t : ñơn xin vi c, ph ng v n, sưu tra lý l ch, khám s c kho , và/ho c tr c nghi m.
Ph n này th o lu n v các m u ñơn xin vi c, sưu tra lý l ch và khám s c kho .
Trong ph n sau, chúng ta s xem xét vi c tr c nghi m tuy n ch n và ph ng v n tuy n
ch n.
a. M u ñơn xin vi c
Các m u ñơn xin vi c là m t trang hay m t t p nh v i nh ng kho ng tr ng ñ
ngư i xin vi c ñi n vào. M c ñích c a nó là ñ cung c p cho t ch c m t s thông tin
32

33. cơ b n n n t ng v các ng c viên như: trình ñ h c v n, kinh nghi m công vi c, ti n
lương trư c ñó và m t s các thông tin tương t . Sơ y u lý l ch có th là v b c c a
ng viên, nhưng m u ñơn xin vi c có l i th là ñưa ra nh ng yêu c u rõ ràng ñi u này
cho phép nhà qu n tr có th d dàng tìm ki m thông tin c a các ng viên.
Các nghiên c u ch ra r ng các d li u n n t ng như trình ñ h c v n, kinh nghi m
làm vi c có nh hư ng l n ñ n vi c th c hi n công vi c c a ngư i lao ñ ng. H u h t
các t ch c s d ng m u ñơn xin vi c ñ rà soát sơ b các ng viên không ñáp ng yêu
c u t i thi u c a công vi c d a trên giáo d c và kinh nghi m và nó th c s ñ t ñư c
hi u l c t t c nh ng ngành ngh khác nhau t bán hàng cho ñ n bác s quân y.
Các câu h i ñư c h i trên các m u xin vi c hay b t kỳ cách th c tuy n ch n nào
nên ñư c rõ ràng trong m i liên h v i công vi c. Các văn b n pháp lu t c m ho c h n
ch nh ng câu h i liên quan ñ n ch ng t c, màu da, tôn giáo, qu c t ch, tu i tác, tình
tr ng hôn nhân và tình tr ng s c kho . Câu h i v m i quan h v ch ng, vi c chăm
sóc con nh , gi i ngũ quân s , hi n ñang là thành viên c a t ch c nào, vi c mang thai
và tình tr ng v nhà cũng thư ng b c m ho c b gi i h n.
Ví d minh h a, bang Washington, quy ñ nh c m ho c h n ch khai thác m t s
thông tin như:
- Có th s không ñi u tra v ch ng t c, màu da, màu tóc, màu m t...
- Không ưu tiên cho nh ng ngư i dư i 40 tu i.
- Không yêu c u ng viên xu t trình nh.
- Không yêu c u v chi u cao và cân n ng, tr khi ngư i ch có th ch ra ñư c
n u công nhân thi u nh ng tiêu chu n ñó s không th làm vi c.
- Không nh t thi t ph i h i v ngu n gôc t tiên, nơi sinh, ho c ti ng m ñ
nhưng có th ñòi h i v kh năng ñ c, vi t và nói ti ng nư c ngoài c a ng viên
n u công vi c c n thi t.
- Không h i ng viên có ph i là ngư i thành th hay không, nhưng có th h i quê
quán.
- Không ñi u tra, th m v n v ngu n g c tôn giáo và vi c theo ñ o c a ng viên.
- Không ñi u tra v ch ng/v , ngh nghi p ho c lương c a ch ng/v , con cái, s
chăm sóc con cái nhưng có th h i v kh năng s p x p l ch làm vi c c a ng viên.
- Không ñi u tra v hình th c ho c ñi u ki n c a vi c gi i ngũ trong quân ñ i
nhưng có th ñi u tra v quá trình hu n luy n ho c kinh nghi m làm vi c trong
quân ñ i c a US.
- Không ñi u tra v tình tr ng s c kh e nhưng có th ñi u tra v s khuy t t t
ho c nh ng v n ñê v s c kh e mà có th nh hư ng ñ n vi c làm ho c v trí trong
công vi c.
Nh ng nguyên t c b t bu c này ñã gây ra s khó x cho nhi u t ch c. Trong khi
nhà nư c c m khai thác nh ng thông tin như trên nhưng ñ o lu t l i yêu c u các t
33

34. ch c ph i l p báo cáo thư ng niên v tình hình v l c lư ng ñang làm vi c trong t
ch c v gi i tính, ch ng t c.
b. Sưu tra lý l ch
Sưu tra lý l ch bao g m các liên h gi a t ch c v i nh ng nhà qu n tr trư c ñây
c a các ng viên t c là nh ng ngư i có kh năng cung c p thông tin v các ng viên.
Công vi c này nh m vào hai m c ñích: th nh t là xác minh nh ng gì ng viên ñã nói
v i t ch c và h s là ngư i ñưa ra các thông tin h u ích cho vi c ñưa ra các quy t
ñ nh tuy n d ng. T ch c thư ng th c hi n vi c sưu tra lý l ch thông qua ñi n tho i,
qua trao ñ i qua thư t và m t s ít trư ng h p là ñ n tr c ti p ñ ki m tra.
H u h t các nhà tuy n d ng ñ u th c hi n s sưu tra lý l ch . M t nghiên c u cho
th y r ng 96% các công ty ki m tra v th i gian làm vi c t i công ty g n ñây nh t, lý
do r i b công vi c và 90% ki m tra v lương và v trí trong công vi c g n ñây nh t ,
75% ki m tra v nh ng chuyên môn ngư i xin vi c ñã kê khai.
Tuy nhiên nhi u cơ quan ñã nh n th y r ng th t quá khó ñ thu ñư c nh ng thông
tin v ng viên ñ ng sau nh ng s li u ñơn gi n. Lý do chính ñây là nh ng ng viên
có th ki n nh ng ông ch trư c ñây c a mình n u h cung c p thông tin quá chi ti t
cho t ch c tuy n d ng hay h có th loan tin cho báo chí v nh ng bí m t công ty mà
h ñã bi t n u công ty nói x u h v i t ch c tuy n d ng. M c dù, lu t l có nh ng quy
ñ nh trong vi c chia s d li u ñúng v nhân viên gi a các t ch c, lúc này nhân viên
s ph i t n chi phí cao cho vi c ki n t ng khi cung ty cung c p nh ng thông tin ñúng
nhưng b t l i cho h trong vi c tuy n d ng m i.
c.Ki m tra s c kho
Ki m tra s c kho có th ñư c s d ng ưu tiên trong m t s công vi c, yêu c u ñ i
v i b ng ki m tra s c kho là ñ m b o ki m tra ñư c kh th c hi n ñư c m t s công
vi c có ch c năng ñ c bi t. M t công vi c ñòi h i có ñi u ki n v s c kh o khác nhau.
Tuy nhiên, t t c nh ng ngư i tham gia vào nh ng v trí gi ng nhau thì ph i làm nh ng
bài ki m tra gi ng nhau .
Theo ADA, bài ki m tra v th ch t ñã tr thành m t công c b nhi m h u ích
trong vi c tuy n d ng hơn là m t hình th c tư ng trưng .
3. Tr c nghi m tuy n ch n
Tr c nghi m tuy n ch n thư ng ñư c th c hi n trư c ph ng v n tuy n ch n. Nhà
qu n tr có th s d ng k t qu c a tr c nghi m ñ ñánh giá ng viên v kh năng, kinh
nghi m và s say mê c a h trong công vi c. Vi c ki m tra th c s là bư c d gây
tranh lu n nh t trong quá trình tuy n ch n.
Nh ng nhân viên chuyên nghi p gi i thích và qu n lý nh ng bài tr c nghi m, hu n
luy n ñ i ngũ ngu n nhân l c s d ng bài tr c nghi m.
T t c nh ng ngư i th c hi n tr c nghi m có cùng chung hư ng d n, v i cùng th i
gian ñ th c hi n, và ti n hành tr c nghi m cùng ñi u ki n v ánh sáng, ti ng n và
34

35. nhi t ñ . B i vì tr c nghi m là chu n hóa, chúng cung c p thông tin v ng viên và
ñư c dùng ñ so sánh v i t t c nh ng ng viên khác.
Các hình th c tr c nghi m
Trong quy trình tuy n ch n ngư i ta thư ng s d ng m t trong m t vài lo i tr c
nghi m sau:
Tr c nghi m thành tích ho c ki n th c: trong lo i hình tr c nghi m này, m t lo t
các k năng và thông tin có th ñư c ño lư ng. M t bài tr c nghi m nhân viên văn
phòng có th bao g m: ñánh v n ho c ñ c các bài lu n hay tính toán v i nh ng con s .
Tr c nghi m năng khi u hay kh năng ti m n: S khác bi t c a lo i hình tr c
nghi m này là có th ñánh giá ñư c kh năng tương lai c a ng viên hơn là nh ng kh
năng hi n t i trong công vi c. Thông thư ng bài tr c nghi m lo i này bao g m vi c ño
lư ng trí nh , nh n th c v n ñ , nh n bi t v nh ng con s và kh năng v n ñ ng.
Tr c nghi m tính thông minh: trong tr c nghi m này thư ng có nh ng câu h i
liên quan ñ n nh ng con s , t ng , s logic hay m i quan h gi a các hi n tư ng.
Tr c nghi m cá tính: m c ñích c u tr c nghi m này là ph i g i ra các câu tr l i t
mô t v thái ñ , hành vi, s thích. "S thân thi n", "s t tin", "s thuy t ph c" là
nh ng bi n có th ño lư ng ñư c trong lo i hình tr c nghi m này.
Tr c nghi m s thích: lo i hình tr c nghi m này s cho nhà qu n tr bi t ñư c
nh ng ñi u thích và không thích c a ng viên.
Tr c nghi m y h c: trong m t s trư ng h p ñ c bi t ñ ñánh giá các ph m ch t
sinh lý c a ng viên chúng ta có th dùng các tr c nghi m y h c ñ phát hi n các b nh
xã h i như HIV… Hi n nay các tr c nghi m này thư ng s u phân tích các m u nư c
ti u, phân tích các m u máu …
4. Ph ng v n tuy n ch n
Ph ng v n có th ñư c s d ng m t vài bư c trong quy trình tuy n ch n. Trư c
khi di n ra ph ng v n, thông thư ng có m t cu c th o lu n gi a nh ng nh ng ngư i
tuy n ch n, cu c th o lu n này thư ng kéo dài t 5 ñ n 10 phút và n i dung c a cu c
th o lu n thư ng t p trung vào tiêu chu n cơ b n c a nh ng ngư i xin vi c ñ phù h p
cho công vi c, v i m c tiêu là sàn l c ra nh ng ng viên không ñ t ch t lư ng. Bư c
cu i cùng trong quy trình này là m t cu c ph ng v n ñ l a ch n ra ng viên cho v trí
công vi c ñang tuy n. Gi a hai bư c này thông thư ng có m t ho c m t vài cu c
ph ng v n chi ti t ñư c th c hi n b i b ph n ngu n nhân l c, ngư i giám sát, ngư i
ñ ng ñ u b ph n ñang tuy n d ng và m t vài thành viên khác.
Ph ng v n là cơ h i cho nh ng nhà qu n tr thu th p nh ng thông tin còn thi u sót
t nh ng ñơn xin vi c và nh ng bài ki m tra.
M c dù ph ng v n có th là ph n m c tiêu ít nh t c a quá trình nhưng nói chung
chúng dư ng như có giá tr nh t. Nh ng cu c ph ng v n cũng có tác ñ ng l n ñ i v i
ngư i xin vi c, góp ph n t o nên nhưng quan ñi m c a ng viên v công ty và thái ñ
ñ i v i công vi c.
35

36. a. Nh ng cách th c ph ng v n
Cu c ph ng v n xin vi c d a trên m t trong ba cách th c ph ng v n n n t ng sau:
ph ng v n tr c ti p, ph ng v n thông qua b ng câu h i và ph ng v n nhóm ng viên.
Tuy nhiên, nh ng cách th c ph ng v n này ñư c s d ng k t h p ch ng h n như
ph ng v n tr c ti p ñi cùng v i b ng danh m c c a b ng câu h i trong cu c ph ng
v n.
Cách th c chung nh t là ph ng v n tr c ti p, trong ñó ng viên g p riêng ngư i
ph ng v n. Thư ng thì nh ng ng viên có tiêu chu n t t s vư t qua m t lo t cu c
ph ng v n, ñ u tiên là v i m t thành viên c a phòng qu n lý nhân s , sau ñó là ngư i
ñ ng ñ u b ph n ñang tuy n d ng nhân s và cu i cùng có l là ngư i giám.
Thông thư ng nh ng cu c ph ng v n tr c ti p ñư c ghi l i b ng video, thông qua
nh ng cu c ño n văn video này ngư i qu n lý có th xem l i cu c ph ng v n ñ nh
l i ho c ñ tìm ki m nh ng thông tin m i. Nh ng b t l i bao g m s ph n ng c a
nh ng ngư i ph ng v n khi ghi băng ho c là g p s c v công ngh .
Trong cu c ph ng v n ñư c tr giúp b i máy vi tính ñư c g i là s ph ng v n máy
móc hoá. Ngư i xin vi c ñư c ñưa cho m t lo t nh ng câu h i trên màn hình video và
tr l i b ng cách nh n phím thích h p trên bàn phím. Lo i ph ng v n này nhanh hơn là
ph ng v n tr c ti p và ñ tin c y cao hơn. Tuy nhiên, ph ng v n này không nh n bi t
ñư c nh ng ph n ng và c m xúc c a ng viên. Nhưng nó có tri n v ng tr thành m t
công c h u ích trong quá trình tuy n ch n b i s nh y bén và s lư ng l n ng viên
ñư c ph ng v n xin vi c.
Trong ph ng v n h i ñ ng, m t ng viên g p m t nhóm giám kh o g m hai hay
nhi u ñ i di n c a t ch c. M t trong s nh ng ngư i ñ i di n có th ñóng vai trò là
ch t a c a cu c ph ng v n, nhưng m i ngư i ñ i di n c a t ch c ñ u tham gia h i và
tranh lu n.
Trong ph ng v n nhóm, m t s ng viên ñư c ph ng v n vào cùng m t lúc. H
ñư c phép th o lu n nh ng v n ñ liên quan ñ n công vi c v i nhau cùng lúc ñó m t
ho c nhi u quan sát viên ñánh giá nh ng bi u hi n c a h . Lo i ph ng v n này thư ng
ñư c dùng trong vi c tuy n ch n nh ng ngư i qu n lý; nó cũng có th ñư c s d ng
v i nh ng nhân viên hi n t i ñ ñánh giá ti m năng c a h trong vai trò giám sát.
b. Nh ng k thu t ph ng v n
Ba lo i ph ng v n trên thích h p v i nh ng k thu t ph ng v n khác nhau. Chung
nh t là ph ng v n theo c u trúc, ph ng v n d a trên hành vi, ph ng v n không tr c ti p
và ph ng v n theo tình hu ng .
Trong cu c ph ng v n theo m u ho c theo c u trúc, ngư i ph ng v n chu n b
m t danh sách nh ng câu h i chu n ñ h i t t c nh ng ngư i xin vi c. Nó ch c ch n
r ng không có b t kỳ câu h i quan tr ng nào b b sót và nó ñ m b o r ng t t c nh ng
ngư i xin vi c ñư c ñ i x như nhau. Các nghiên c u ch ra r ng ph ng v n c u trúc
có ñ tin c y và hi u l c cao nh t. Trong ph ng v n c u trúc, các câu h i ñư c ho ch
36