2. نظم المعلومات الادارية.................................................................................................. إعداد الاستاذ غيث علي
مفهوم النظم
مقدمة
تستعمل كلمة نظام بشكل واسع وفي كافة الميادين والمجالات ،فهناك الانظمة السياسية
والاقتصادية والاجتماعية والثقافية وانظمة الاتصالات ،وانظمة التعليم والتدريب ،والعمل، و
الانظمة القانونية والادارية والرياضية ،اذن فالنظام لا يقتصر على ناحية محددة وانما يمكن
اطلاقه على اشكال مختلفة من نواحي الحياة وبالتالي يمكن لاي ظاهرة نعيشها او نمارسها ان
نحولها الى نظام من خلال ربطها بشكل مدروس بمجموعة خطوات متسلسلة لتؤدي وظيفة
معينة .
ومن الامثلة البسيطة للنظام :نظام التعليم ،نظام التسجيل في الجامعة ،نظام الحضور والغياب
في الجامعة.
ان نظام المعلومات يلعب دورا هاما وحساسا داخل المؤسسة بصفته منتجا للمعلومات ،اذ على
اساس المعلومات التي ينتجها يتم اتخاذ القرارات الفورية اوالاستراتيجية للمؤسسة،وبشكل عام
لعالم الاحياء )systems theory( يرجع الاساس النظري لنظم المعلومات الى نظرية النظم
الذي قدم لاول مرة هذه النظرية كاطار عام ومنهجية لدراسة وتحليل الظواهر )Buckley(
الطبيعية ومن ثم انبثقت دراسة النظم المختلفة ومنها نظم المعلومات المحاسبية ونظم المعلومات
الجفرافية ونظم المعلومات البيئية ونظم المعلومات الادارية والتي سنركز عليها في دراستنا.
حتى يمكن فهم نظام المعلومات فانه لابد من معرفة تعريف النظام بشكل عام ومن ثم معرفة
عناصر او مكونات النظام .
تعريف النظام
في الواقع ان هناك جملة من التعريفات التي عرفت النظام ومن ابرزها:
3. نظم المعلومات الادارية.................................................................................................. إعداد الاستاذ غيث علي
يمكن تعريف النظام بانه مجموعة من العناصر المترابطة المتناسقة التي تعمل مع بعضها
البعض ضمن علاقات محددة وقنوات اتصال مخصصة ،من اجل تحقيق هدف محدد من خلال
استقبال المدخلات ومعالجتها واجراء بعض العمليات عليها لانتاج مخرجات مفيدة .
او هو مجموعة العلاقات التي تربط اجزاء التنظيم بشكل منظم ضمن دورة مرسومة لتحقيق
اهداف محددة . وايضا يعرف النظام بانه :مجموعة من العناصر المترابطة )او الاجزاء
المتفاعلة( التي تعمل معا بشكل توافقي لتحقيق بعض الاهداف المرسومة او الغايات المدروسة.
من خلال التعاريف الواردة اعلاه نستطيع ان نفهم انه لابد من ان تكون اجزاء النظام مت لفة
ومترابطة حتى يتمكن النظام من تحقيق اهدافه بشكل سليم .
ويشمل النظام الطبيعي عنصر مدخلات ، وعنصر تحويل ، وعنصر مخرجات ، ويوفر مسارا لتدفق الموارد الطبيعية.
عناصر النظام او مكونات النظام
لا يكون لكل النظم نفس خليط العناصر، وانما لها تشكيل اساسي موضح في الشكل ادناه فتحول
)inpu element( موارد المدخلات الى موارد مخرجات وتتدفق الموارد من عنصر المدخلات
،(output element) الى عنصر المخرجات )transaction element( خلال عنصر التحويل
عملية التحويل لضمان ان النظام يحقق اهدافه )control mechanism( وتوجه الية التحكم
feedback وتتصل الية التحكم بتدفق الموارد عن طريق دورة تغذية مرتجعة .objectives
والتي تحصل على المعلومات من مخرجات النظام وتتيحها لالية التحكم. وتقارن الية ، loop
التحكم إشارات التغذية المرتجعة مع الاهداف وتوجه الاشارات الى عنصر المدخلات عندما
يلزم تعديل عملية النظام.
4. نظم المعلومات الادارية.................................................................................................. إعداد الاستاذ غيث علي
مخرجات عمليات
فيما ياتي شرح لعناصر النظام :
مدخلات
الاهداف
الية التحكم
المدخلات: هي مجموعة المفردات التي يتكون منها النظام ويعتمد عليها بشكل اساسي ،
وتتعدد مدخلات النظام وتختلف باختلاف الاهداف التي يسعى التنظيم الى تحقيقها
العمليات: هي اليات العمل الدقيقة التي تحكم التفاعلات الداخلية المنتظمة لعناصر النظام
وهي جميع العلاقات المبرمجة والانشطة التحويلية التي تقوم بمعالجة المدخلات
وتحويلها الى مخرجات بحيث يكون انجازها مرتبط بتحقيق اهداف محددة للتنظيم.
المخرجات: هي منتجات النظام او مخرجات الانشطة والعمليات التحويلية ،ويقدم النظام
المخرجات للمستفيدين على شكل منتجات او خدمات نهائية او بشكل معلومات مفيدة
والتي بدورها تشبع حاجات ورغبات المستفيد وتحقق اهداف النظام.
5. نظم المعلومات الادارية.................................................................................................. إعداد الاستاذ غيث علي
التغذية العكسية: وهي التغذية الراجعة او تاثير البيئة الخارجية على النظام والتي تحدد
مدى ملائمة وصلاحية النظام وكفاءته في تحقيق الاهداف الموضوعة والمطلوبة لتلبية
حاجات المستفيد .
الية التحكم: توجه الية التحكم العمليات التحويلية ومراقبة النظام عن طريق الاشارات
القادمة من التغذية العكسية لضمان ان النظام يحقق اهدافه ، والية التحكم قد تكون الادارة
في المنظمة .
open loop and closed loop systems نظم الدورة المفتوحة و الدورة المغلقة
لا تستطيع كل النظم مراقبة عملياتها الخاصة بها فيسمى النظام دون عناصر الية التحكم ودورة
ويوضح الشكل ادناه )open loop system( تغذية مرتجعة ، وهدف بنظام الدورة المفتوحة
نظاما مفتوح الدورة مثال ذلك ، المدفاءة الكهربائية الصغيرة التي توصل بالتيار الكهربائي
وتوفر الحرارة طوال فترة التوصيل بالتيار الكهربائي حتى يتم قطعهعنها ولا توجد اي وسيلة
هنا للتحكم بمخرجات النظا، بينما تسمى النظم التي تحتوي على اهداف والية تحكم وتغذية
مرتجعة بنظم الدورة المفتوحة.
Inputs Transformation Outputs
open systems and closed systems النظم المفتوحة والنظم المغلقة
وبنفس . open system يسمى النظام المتصل ببيئته عن طريق تدفق الموارد نظاما مفتوحا
ومن الجدير . closed system المنطق ،فان النظام غير المتصل ببيئته يكون نظاما مغلق ا
بالذكر ان المنظمة تمثل نظاما مفتوحا.ً
6. نظم المعلومات الادارية.................................................................................................. إعداد الاستاذ غيث علي
قبل الدخول والتطرق الى نظم المعلومات الادارية لابد من التطرق الى مفهوم البيانات والتي
غالبا ما تشكل مدخلات لنظم المعلومات بشكلها او بشكل معلومات من اجل الوصول الى
المعرفة التي تساعد على اتخاذ القرارات في المنظمة.
البيانات مقابل المعلومات
من الخطأ ان يتم اطلاق تسمية البيانات والمعلومات للدلالة على الشيء ذاته. فالبيانات هي
حقائق وارقام ليس لهى معنى نسبيا للمستخدم. مثال ذلك ،يمكن ان تكون البيانات عدد الساعات
التي يعملها كل عامل في الشركة.وعند تشغيل هذه البيانات ،يمكن تحويلها الى معلومات.فلو
ضربنا رياضيا عدد الساعات التي يعملها كل عامل في الاجر الذي يتقاضاه للساعة الواحدة فاننا
نحصل على اجر ذلك العامل ولو جمعنا اجور العاملين في الشركة جميعهم نحصل على
مجموع ما تنفقه الشركة للايدي العاملة في الشركة وهنا اصبحت لدينا معلومة مفيدة وذات
معنى وقيمة ، اذن فالمعلومات هي بيانات اجري عليها تشغيل ، او بيانات لها معنى.
وعند تشغيل المعلومات نحصل على معرفة فالمعرفة هي عبارة عن معلومات تم تنظيمها
ومعالجتها لتحويلها الى معرفة مبتكرة لا نعرف عنها شيء من قبل ، او تصف شيء يوسع من
معارفنا السابقة او يعدل منها . وان مجموعة المعارف المثبتة والمختبرة والتي تخدم مواضيع
عدة تم اثباتها وتعميمها وتجميعها وترقيتها تسمى الخبرة ومنها ظهرت النظم الخبيرة.
7. نظم المعلومات الادارية.................................................................................................. إعداد الاستاذ غيث علي
MIS نظم المعلومات الادارية
يعد نظام المعلومات الادارية احد النظم الفرعية لنظام المعلومات المعتمد على
وان هناك اربعة انواع computer based information system(CBIS) الحاسب
ESS,MIS,DSS,TPS رئيسية لنظم المعلومات الادارية وهي: 1
بشكل عام الى )Management Information System( يشار الى نظم المعلومات الادارية
الاستخدام التكنلوجي في مساعدة الادارة على انجاز اهدافها من خلال نظم وبرمجيات مصممة
لتتمكن من تشغيل العمليات الادارية باسلوب وتقنية تكنلوجية سهلة افضل من الطرق التقليدية ،
ويحقق وفورات في موارد ومصادر المنظمة وزيادة في كفاءة وانتاجية هذه العمليات.
1 ESS: Executive support system
MIS :management information system
DSS: decision support system
TPS: transaction support system
الخبرة
المعرفة
المعلومات
البيانات
8. نظم المعلومات الادارية.................................................................................................. إعداد الاستاذ غيث علي
يعرف )رايموند مكليود و جيورج شيل( نظام المعلومات الادارية بانه نظام يعتمد على الحاسب
والذي يجعل المعلومات متاحة للمستخدمين الذين لهم احتياجات متشابهة.وعادة ما يكون
المستخدمون كينونة رسمية )المنشاة( او وحدة فرعية تابعة لها. وتصف المعلومات المنشاة او
احد نظمها الرئيسية بالنسبة الى ما حدث في الماضي ، ويحدث الان ، وما يمكن ان يحدث في
المستقبل.
ان الغرض من نظم المعلومات الادارية هو تحقيق الاحتياجات العامة لجميع مديري المنشاة او
المديرين الموجودين في وحدات فرعية تنظيمية للمنشاة من المعلومات . ويوفر نظام المعلومات
الادارية معلومات للمستفيدين في صورة تقارير ومخرجات من المحاكات عن طريق النماذج
الرياضية.
يجدر بالذكر ان وجود نظام المعلومات الادارية في موقعه، ويعمل كما هو مخطط له يمكن ان
يساعد المديرين او المستخدمين الاخرين داخل وخارج المنشاة في تعريف المشاكل وفهمها.
فوائد نظم المعلومات الادارية
تقدم نظم المعلومات الادارية العديد من الفوائد لمتخذي القرار كما تساعد العاملين في المنظمة
على ادائهم لوظائفهم ، ومن اهم الفوائد التي تقدمها نظم المعلومات الادارية :
-1 مساعدة الادارة في اتخاذ قرارات ناجحة وفعالة وصائبة من خلال تهيئة المعلومات
الملائمة في الوقت المناسب.
-2 ربط جميع الاطراف المنتجة للمعلومات داخل المنظمة بوحدة اتخاذ القرارات
-3 تزويد مختلف المستويات الادارية بالمعلومات الانية والمفيدة عند الحاجة لها لغرض
ممارسة وظائف الادارة في التخطيط والتنظيم والرقابة واتخاذ القرار.
9. نظم المعلومات الادارية.................................................................................................. إعداد الاستاذ غيث علي
-4 القدرة على حفظ وخزن جميع المعلومات التي تتعامل بها المنظمة ومعالجتها وامكانية
استرجاعها وبثها للمستفيد.
-5 القدرة على النخطيط والتنبؤ للمستقبل ضمن احتمالات مدروسة واقتراح بدائل في حال
وجود خلل ما وكذالك توقع احتياجات المنظمة اللازمة لتحقيق الاهداف.
-6 قدرة اصدار التقارير الدقيقة المختلفة للمستويات الادارية المختلفة وباشكالها المتعددة.
-7 اتمام وانجاز المهام و العمليات الادارية بوقت اسرع وكفاءة اكبر وبعدد اقل من القوى
البشرية.
مزايا وخصائص نظم المعلومات الادارية
تتميز نظم المعلومات الادارية بالعديد من المزايا والخصائص الا اننا سنقتصر على قدر بسيط
منها ، وهي كالاتي:
-1 ان نظم المعلومات الادارية وسيلة لتحقيق الاتصال المتبادل من خلال اتصالات سريعة
ودقيقة وقليلة التكاليف.
-2 يتميز بانجاز المهام بدقة كبيرة و الاداء بسرعة عالية ومعالجة كمية كبيرة من البيانات
بوقت قصير نسبيا .
-3 تعتبر نظم المعلومات الادارية نظم مفتوحة اي تؤثر وتتاثر بالبيئة الخارجية
-4 نظم المعلومات الادارية نظم اقتصادية ، اي تهدف الى تحقيق منفعة اقتصادية .
-5 نظم المعلومات الادارية هي نظم فرعية لانها جزء من النظام الكلي وهو المنظمة .
-6 نظم المعلومات الادارية هي نظم معلوماتية اي ان موردها الاساسي هو المعلومات ،
وتستخدم التكنلوجيا لانجاز الاعمال.
10. نظم المعلومات الادارية.................................................................................................. إعداد الاستاذ غيث علي
نظم المعلومات الادارية حسب المستويات الادارية
executive support system )ESS( اولاً: نظم معلومات دعم منفذي الادارة العليا
هي عبارة عن نظم المعلومات التي تعمل في المستوى الاستراتيجي للمنظمة والمصممة
لتزويد المخططين والتنفيذيين في الادارة العليا بمعلومات حيوية وحديثة تساعدهم في مواجهة
واتخاذ القرارات غير الروتينية من خلال تقديم معلومات ومخططات متقدمة وقنوات اتصال
فعالة.
ESS مميزات وخصائص
معالجة قرارات غير روتينية
التنبؤ بالمستقبل
العمل في بيئة عدم التاكد
العمل في درجة مخاطرة عالية
عدم توفر بيانات رسمية كافية
Decision support system (DSS) ثانياً:نظم دعم القرارات ونظم دعم القرارات الجماعية
Group decision support system (GDSS)
هي عبارة عن النظام الذي يزود المدراء في المستوى الاداري التكتيكي : DSS -
بالمعلومات الضرورية والحيوية والحديثة من خلال عمليات تفاعلية بين عناصر النظام
وعملياته ومصادره من المعلومات حول موضوع معين يحتاجه المدراء من اجل اتخاذ
قراراتهم بشكل صائب وفعال من خلال تفاعل خبرة المدير مع الاستجابة السريعة لنظم
والتكيف مع حاجة المدراء حول موضوع القرار. )DSS(
11. نظم المعلومات الادارية.................................................................................................. إعداد الاستاذ غيث علي
عبارة عن النظام المصمم تكنلوجيا لمساعدة مجموعة من المدراء الذين : GDSS -
يعملون كفريق ويواجهون اتخاذ قرارات بشكل جماعي من اجل اتخاذ قرار فعال بشأن
بالمعلومات )GDSS( قضايا غير مبرمجة او شبه مبرمجة من خلال تزويدهم من
الهامة والضرورية والحيوية والحديثة حول موضوع القرار .
خصائص نظم معلومات دعم القرارات الجماعية
متعدد الاطراف اي يستخدم من قبل مجموعة من المدراء الذين يعملون كفريق
ويرغبون باتخاذ قرار جماعي
مصمم ليتلائم في تطبيقه في المستوى الاداري التكتيكي ويمكن استخدامه في المستوى
الاستراتيجي
يعتبر حلقة وصل معلوماتي بين نظم المعلومات في الادارة العليا ونظم المعلومات في
المستويين الفني والتشغيلي
MRS(Management Reporting System) ثالثا:َ نظم التقارير الادارية
تعرف نظم التقارير الادارية بانها نظم المعلومات المصممة على استقبال المعلومات من
ونخزينها في قاعدة TPS المصادر المختلفة الداخلية والخارجية ومن نظم معالجة المعاملات
البيانات واجراء عليها عمليات التحليل المنظم بهدف تزويد الادارة بمعلومات محددة عن
نشاطات المنظمة على شكل تقارير مبوبة ومخصصة تساعد الاداريين في اتخاذ قراراتهم
الروتينية وشبه الروتينية وتسهل عيهم القيام بوظيفة الرقابة والتنسيق.
ويتميز هذا النوع من النظم بالاتي:
وهو ان يقوم النظام باختيار وانتقاء المعلومات المطلوب :)Filtered( - الانتقائية
تظمينها فقط
12. نظم المعلومات الادارية.................................................................................................. إعداد الاستاذ غيث علي
وهو ان يقوم النظام باجراء عمليات الخزن والتبويب : (Analytical) - الفرز والتحليل
والتصنيف والتحليل على البيانات المدخلة وتحويلها من بيانات خام الى بيانات مفيدة .
وهو ان يقوم النظام بتقديم مخرجات ونتائج للمستفيد ذات : (Reliability) - الاعتمادية
علاقة مباشرة بنشاطه الاداري وقراراته والتي تساعده في انجاز اعماله .
وحسب هذا المبدأ يشترط بالمعلومات التي تحتويها هذه التقارير :(Accuracy) - الدقة
بالدقة والملائمة والصحة وخلوها من الاخطاء والتكرار.
وحسب هذا المبدا يقوم النظام بتزويد المستفيدين من النظام :(Timing) - التوقيت
بالمعلومات المناسبة وبالوقت المناسب.
Transaction Processing Systems (TPS) رابعا:ً نظم معالجة المعاملات
عبارة عن النظم المصممة حاسوبيا وتكنلوجيا للقيام بعملية تسجيل وتدوين وتثبيت وتوثيق
وتخزين معلومات الصفقات الضرورية اليومية والمعاملات والنشاطات التي تنتج عن عمليات
المنظمة المستمرة ضمن مختلف وظائف المنظمة , ويقوم هذا النوع من انظم بعمليات
التسجيل،التخزين،التوثيق والتدوين ، الفرز،التحديث، التقارير والنتائج.
Office Information System (IOS) خامسا:ً نظم معلومات المكاتب
وهي تلك النظم الحاسوبية المدعومة تكنلوجيا والتي تعمل على تشغيل ادوات المكتب تكنوجيا و
انجاز معظم المهام و الواجبات والاجراءات من خلال تكنلوجيا الحاسوب وتكنلوجيا
الاتصالات.
