1. 2 www.HRforum.cz listopad 2014 3
příloha HRIS příloha HRIS
INZERCE
HR plus UNI
 HR systém v cloudu, stačí mu jen
internetový prohlížeč
 chytrá datová pumpa zajistí využití
údajů z vaší personalistiky a mezd
 bezpečný přístup manažerů a
zaměstnanců ke všem informacím a
nástrojům podle rolí
 rychlá, agilní implementace bez
narušení provozu
 vyspělé řešení za výhodnou cenu již
od 100 zaměstnanců
Více informací najdete na www.hrplus.cz
MMI, s.r.o., Matěchova 127/3, 140 00 Praha 4
Email: mmi@mmi.cz, Tel.: +420 261 216 216
Dobře utajené miliony
Jak obhájit investici do HR systému v dobách, kdy bezmála ani
koruna není vydána pro nic za nic? Co lze odpovědět na otázku,
jaké úspory přinese pořízení nového HR systému? Čím ještě může
být HR systém přínosný pro organizaci, kde říkají, že vše, pokud
jde o mzdy a personalistiku, mají vyřešené? Otázky a odpovědi
kolem návratnosti investic do nových HR systémů mně vždy přišly
pozoruhodné. Nejen tím, že takové otázky zůstávají často bez
odpovědí, ale zvláště tím, že mnohdy nejsou vůbec ani položené.
Text: František Mika
Čas od času jsem takovou otázku dostá-val
a dostávám při obchodním jednání,
když organizace zvažuje pořízení HR
systému. „Jaké úspory naší organizaci přinese
zavedení HR systému?“, zeptá se jakoby nic
s vážnou tváří někdo z vyjednávacího týmu po-tenciálního
zákazníka na návratnost investice.
„To záleží jen na vás,“ zněla dříve jedna z mých
zdvořilých odpovědí, neboť těžko se lze bavit
o úsporách bez předchozí debaty o stávajících
HR procesech a s nimi spojenými náklady.
Avšak nyní s rozvojem HR technologií a spo-lu
s měnícími se požadavky na HR systémy
si mohu leckdy dopřát být v odpovědi trochu
konkrétnější. Proč, k tomu se vrátím za chvíli.
Víte, proč si pořizujete HR systém?
Začněme motivací. Motivace vedoucí k po-řízení
HR systému bývají různé. V tradičním
pojetí je HR systém zvažován jako podpora
zpracování jednotlivých agend (mzdy, perso-nalistiky,
vzdělávání, …) v rámci HR oddělení.
V organizacích, kde si našla uplatnění koncep-ce
HRBP, tedy partnerství s managementem,
se rozhlížejí spíše po HR systému pro podporů
procesů, do kterých mohou být online zapo-jeni
všichni zaměstnanci a zejména manažeři
organizace. To je důležité vymezení. Ač to tře-ba
nevypadá, je v podpoře zpracování agend
nebo procesů zásadní rozdíl právě při hledání
odpovědi na otázku návratnosti investic.
Zájemci o tradiční HR systémy kladou dů-raz
na požadavky, jaké agendy má nový HR
systém pokrývat. Více o svých úmyslech pro-zradit
zpravidla nehodlají. Chtějí znát ceno-vou
nabídku. Zřejmě přitom předpokládají,
že pořízení HR systému povede ke zlepšení
práce HR útvaru. Tradiční HR systém pro
zpracování agend se také často dostává do or-ganizace
jako modul „mzdy a personalistika“
nového celopodnikového, tzv. ERP systému.
Říká se tomu třeba „technologický upgrade“
a vše probíhá pod taktovkou IT oddělení. IT
vidí hlavní výhodu v tom, že se vše pořídí od
jednoho dodavatele. Avšak tato výhoda často
vygumuje jakékoliv další požadavky a potřeby
týkající se HR oblasti.
Jindy se objeví požadavky, důvody či mo-tivy
k pořízení HR systému, které stojí mimo
HR oddělení samotné. Například ředitel jed-né
organizace se na mne obrátil s tím, že HR
nástroje, jež aktuálně používají, brzdí organi-zaci
v dalším rozvoji. Vysvětlil, že on a ostatní
vedoucí pracovníci potřebují pro rozhodová-ní
informace, které si mohou za současného
stavu jen těžko dopřát. Personální ředitel jiné
výrobní organizace přišel s požadavkem potře-by
automatizovat HR procesy. Byl přesvědčen,
že i když mají robustní a propracovaný systém
pro mzdy a personalistiku, vše, co se v oblas-ti
HR děje mezi manažery a zaměstnanci, je
krkolomné, zdlouhavé a náročné na zdroje.
Oba tyto případy mají společného jmenovate-le.
K rozhodnutí pořídit či rozšířit HR systém
vede úvaha, že v organizaci jsou určitá slabá
místa, která je potřeba odstranit (krkolomné
procesy). Nebo naopak předpoklad, že poří-zením
HR systému vznikne organizaci určitá
výhoda, jež ji posune dopředu jako celek (do-stupné
manažerské informace).
Kde hledat čísla pro úspory?
Když známe rozdílné motivace k pořízení HR
systému, je vhodné vrátit se zpět k otázce, jak
je to s návratností investic. Motivace k poří-zení
nám poskytne dobré vodítko. Pokud je
HR systém pořizován pro zpracování agend
a využíván relativně malým počtem uživate-lů,
specialistů HR útvaru, úvahy o návratnosti
investic jdou nutně poněkud jiným směrem,
než když HR systém dává příležitost k zapo-jení
do procesů a ke sdílení informací všem
zaměstnancům a zejména manažerům orga-nizace.
Manažeři a zaměstnanci jsou význam-ní
výrobci a spotřebitelé HR informací už jen
díky pouhému faktu, že jejich počet řádově
převyšuje počet specialistů HR útvaru! Je tedy
zřejmé, že HR systémy podporující procesy
mají významnější dopad na život organizace,
proto má i větší smysl zaměřit pátrání po ná-vratnosti
investic jejich směrem.
Co znamená zapojení zaměstnanců do pro-cesů?
V praxi to vypadá třeba tak, že manažer
žádá o obsazení pracovního místa, zaměst-nanec
oznamuje změnu bydliště a podobně.
Každý takový požadavek bývá navíc spojen
s nějakým schvalováním v jednom či více kro-cích.
Takovému zapojení do procesu se říká
transakce. HR systémy, které převádějí tzv.
offline transakce (telefon, e-mail, papír, osobní
návštěva, …) na online transakce (manažerský
a zaměstnanecký samoobslužný HR systém),
přinášejí úspory nákladů. Je to podobné, jako
když se vypravíte nakupovat do vzdáleného
obchodu nebo nákup uskutečníte z domova
v e-shopu. S tím, že v případě e-shopu vítězí
čas i náklady, má zkušenost snad každý. Stej-ně
to funguje se samoobslužnými HR systémy,
jen mnohdy chybí zkušenost.
Nejspíš třeba ani netušíte, jaký počet tako-vých
transakcí u vás v organizaci probíhá a do
jaké míry je to významná skutečnost? Dám
vám příklad z organizace o velikosti 1 000 za-městnanců.
Kolik proběhne transakcí mezi
personalistikou a zaměstnanci organizace?
Věřte nebo nevěřte, tímto rozhraním prochá-zí
v průměru 7 087 transakcí za měsíc! Jsou
to všechny ty osobní návštěvy, telefonáty, e-
-maily, papírové žádanky a formuláře, excelo-vé
tabulky, které využívají zaměstnanci, když
poptávají nebo poskytují informace. Všechny
informace, jež zaměstnanci a manažeři musí
nějak zaznamenat a poslat, aby je administra-tivní
pracovníci HR oddělení znova všechny
naskládali do „své“ personalistiky!
Údaje o počtech transakcí se dají získat
buď nákladným měřením, nebo jednoduše
jako vedlejší efekt provozu samoobslužného
HR systému. My jsme je získali při provozu
samoobslužných HR systémů v cloudu za vy-užití
banálních statistických metod. Předsta-vu
o nákladech při uvedených počtech trans-akcí
snadno získáte třeba tak, že je spojíte
s údaji ze zjištění společnosti Gartner Group
(společnost specializovaná na celosvětové
průzkumy v organizacích) – (1) průměrné ná-klady
na jednu offline transakci se pohybují
zhruba od 490 do 630 korun a (2) přechodem
na samoobslužný HR systém dojde ke sníže-ní
počtu transakcí o třetinu a jejich nákladů
o řád. Vezměte si k ruce kalkulačku, pohrajte
si s čísly a hned zjistíte, že samoobslužný HR
systém přinese každý měsíc úspory v milio-nech
korun! Náklady na jeho provoz přitom
nemusí být vyšší než několik desítek tisíc ko-run
měsíčně.
Pokud potřebuje ještě další čísla, pak To-wers
Watson (jiná společnost zabývající se
mezinárodními průzkumy) uvádí, že téměř tři
čtvrtiny (72 %) organizací vykazují po zavedení
samoobslužných HR systémů snížení prac-nosti
u HR generalistů, dvě třetiny organiza-cí
vykazují snížení pracnosti u HR servisních
center a šest z deseti (61 %) organizací vykazuje
úspory práce liniových manažerů.
HR systémy patří do kategorie podnikových
systémů. Podnikové systémy nepřinášejí peníze
přímo. Jejich smyslem je zlepšovat obchodní
výsledky podporou interních procesů, snižo-váním
provozních či režijních nákladů. Tento
přínos nenastane „sám od sebe“ pořízením sys-tému,
ale teprve po „přeladění“ procesů a při-jetí
či osvojení všemi dotčenými pracovníky.
Vždy je přitom potřeba vzít v úvahu, že efekti-vita
přinášená podnikovými systémy a efekti-vita
jednotlivce mohou jít proti sobě. Smyslem
efektivity podnikových systémů je zjednodušit
provádění činností, které jsou nezbytné pro
organizaci jako celek. Kdežto jednotlivec má
přirozenou tendenci zjednodušovat si práci
mnohdy bez ohledu na souvislosti, které nevní-má
nebo účelově přehlíží. Ať je to HR specia-lista,
informatik, manažer nebo jiný zaměstna-nec.
Je užitečné uvědomit si ten rozdíl. Potom
poznáme, že potenciálem samoobslužných HR
systémů jsou dobře utajené miliony. n