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Office365 シャドウITを駆逐してやる！
- 1. シャドウIT から Office365 へ MVP Community Camp 2015/01/31 Japan Office365 Users Group 目代昌幸
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- 6. 混ぜるな危険 仕事とプライベートの区別があいまいに。 • デフォルト公開だと知らずに機密情報をアップロードして、 全世界から見放題だった（実話 • 部下を叱った直後に、彼女にらぶらぶメッセージを 送ったつもりが、さっきの部下に送っちゃった（実話 •そもそも、たくさんのID/パスワード管理が大変 使い回し、PCに記憶させたりとリスクが大きい • 共有したクラウドストレージがずっと共有したまま
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- 8. ビジネスは専用のツールで。 個人向けのクラウドサービスじゃなくて、 ビジネス用のサービスに集めましょう。 個人向けサービス ビジネス用サービス EverNote OneNote GoogleDrive,Dropbox, Instgram OneDrive, Office 365 Video Eight Sansan 「それさぁ 早くいってよぉ～」 サイボウズLive SharePoint Online 外部共有 LINE, チャットワーク, Facebookメッセージ,chatter Skype for Business
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- 10. 「選択できることこそが素晴らしい」 個人向けのクラウドサービスじゃなくてと、 ビジネス用のサービスに集めましょう分けましょう。 個人向けサービス ビジネス用サービス EverNote OneNote GoogleDrive,Dropbox, Instgram OneDrive, Office 365 Video Eight Sansan 「それさぁ 早くいってよぉ～」 サイボウズLive SharePoint Online 外部共有 LINE, チャットワーク, Facebookメッセージ,chatter Skype for Business
- 11. やっぱりルールは必要だよね • 特定のサービス以外は使用禁止 • 管理します •決められたルールには理由がある ・使用するサービスを決定したのには企業としての理由がある。 ・ガイドラインを作成し、問題発生時の対処、違反した社員には罰則も規定 する。 ・好きだから、使いやすいから、以外の理由があるので社員はそこは理解する。 ・社員を守るために ルールを守っていて、情報漏えいした場合は会社のルールに落ち度があるので、 会社が守ってくれるでしょう。 しかし、ルールを守らずに情報漏えいしてしまったときは、 会社から「損害を与えた」として訴えられる可能性もあります。
- 12. 用途別にアプリケーションを分けましょう たとえば、個人用携帯にビジネスホン用アプリをインストールして、 個人用の通話と仕事用の通話を分けるアプリがあります。 同じように「仕事用のアプリ」と「個人用のアプリ」を分けて使うことが出来ます。 仕事のメールは Office 365 個人のメールはGmail 分けて利用することで、アドレス帳で公私混同をしなくてよくなります。
- 13. スマホアプリも使い分ける 仕事のメールは OWA メッセージは Lync 個人的なメールはGmail メッセージは LINE ※Lyncは2015年に名称が Skype for Business に変わる予定です。
- 14. 社外ユーザーとの情報共有 社外ユーザーとの情報共有には、 SharePoint Online の外部ユーザー共有 •共有カレンダー • 共有メールボックス • ディスカッション掲示板 • 共有フォルダ SharePoint Online 社外ユーザー向けサイトコレクション Ａ社と共有 Ｂ社と共有 Ｃ社と共有 Outlook2013に 同期可能
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- 16. Office 365 にまとめた方がラクです ID管理もラクですよ 個人向けサービス 分 離 ビジネス用サービス EverNoteOneNote GoogleDrive, Dropbox, Instgram OneDrive, Office 365 Video Eight Sansan 「それさぁ 早くいってよぉ～」 サイボウズLive SharePoint Online 外部共有 LINE, チャットワーク, Facebookメッセージ,chatter Skype for Business
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- 20. おしまい 目代昌幸（もくだいまさゆき） 株式会社ソノリテ 仕事：クラウドコンサルティングGM、サポートGM ワークスタイル改善GM m-mokudai@sonorite.co.jp Japan Office365UsersGroup主催 http://jpo365ug.com もくだいさんのOffice365至高のレシピ http://mokudai.jp
Editor's Notes
- #2 「酸いも甘いも噛み分けた」分かっている人がほとんどだと思うので ネガティブ要素もしっかりお伝えします Office３６５の各機能をデモを交えつつ紹介していきます。
- #5 LINE、フェイスブック、ツイッター、エバーノート、インスタグラム、アイクラウド、ドロップボックス サイボウズLive、Eigth、gmail、google+、スカイプ、宅ファイル便、OneDrive 個人向けサービスがたくさんあります。 これらはなぜ多くの支持を集めたのでしょうか？「便利だから」です。あたりまえです。 サラリーマンにおいてもこれらクラウドサービスを使って「ワークスタイル改革！」なんて言葉がありますね
- #6 もういいよね。ていうか、乱立しすぎてID管理大変じゃないですか？ Facebook連携してる？それって大丈夫？ビジネスで使っているサービスをFacebookの友達に見られて大丈夫？
- #7 もういいよね。ていうか、乱立しすぎてID管理大変じゃないですか？ Facebook連携してる？それって大丈夫？ビジネスで使っているサービスをFacebookの友達に見られて大丈夫？
- #8 1回目
- #9 Sansan については、別部屋のひとつまえセッションでSansan株式会社の藤倉さんもお話しているので聞いた方もいるかもしれないですが。 まぁ この会場でMicrosoft製品以外をプッシュする事が出来ません。そこは空気読んでください 赤文字はOffice365アカウントで管理できます。5個のID/パスワードを覚えるよりも、2つで済むならラクですよね
- #10 今日のようなイベントに参加している人は実感していると思いますが、 インターネットを使って、距離を超えて、いろんな人たちとコミュニケーションすることが出来るようになりました。 日本だけでなく、海外の友達があたらしく出来るかもしれません。 ボランティアや町内の活動、PTAの活動、いろんなところにITは居ます。 IT技術者だけじゃなくても、LINEをはじめとする便利なサービスはみんな使ってます。 これの使用を否定するのはおかしな話です。 「混ぜるな危険」といいましたが混ぜずにキチンと使うことが重要だと思います。
- #11 データ混在のリスクを回避すべく、 ちゃんと区別して、両方使いましょう！ 会社のノートパソコンにインストールするのは、ルールがダメと言うなら、ダメです でも個人が使うことを禁止することは出来ません。だけど、情報漏えい事故は困ります。
- #12 2回目 企業側も、企業としてのIT戦略に基づきサービスを採用したことを伝える努力をすべき。 企業の方向性、成長戦略も含めた理解が必要（ITガバナンス） 管理じゃない
- #13 駆逐してやる！という訳ではありません。 上手く使い分けるようにしましょう。というおはなしです。
- #14 会社携帯と個人携帯を分けることが出来るのなら OWAとLyncの連絡先はスマホの連絡先と同期しない設定にすれば、プライベートデータと混ざることは無いです。 友人へのメッセージだと思ってたら、同姓同名のビジネスパートナーにメール。なんてこともないでしょう。
- #15 サイボウズLiveの代わりに、ビジネスデータのやり取りにはSharePoint Online の「外部共有機能」を利用しましょう。 共有カレンダー、共有メールボックスはOutlookに同期することが出来るので、むしろ便利です。
- #16 外部共有サイトに１冊自動的に作成されます。 OneNoteは「大学ノート」みたいなものなのでEverNote とはすこし違った使い方になります。 書いたノートが同僚に即共有される 各種端末に対応（Windows8タブレットストアアプリ、Android、iPhone,iPad,Windows8Phone）すべてあります ・アイデアノート ・打ち合わせノート：メモ帳のように縦方向への記述だけでなく、横にメモを追加したり簡単にできる 最初にレジュメを準備しておき、レジュメの間に決定事項などを書くだけで議事録として使える ・手順書：PCで手順を作成し、そのままタブレットで手順を参照しながら作業できる。 もし、記載ミスがあっても、その場で更新できる
- #17 会社携帯と個人携帯を分けることが出来るのなら OWAとLyncの連絡先はスマホの連絡先と同期しない設定にすれば、プライベートデータと混ざることは無いです。 友人へのメッセージだと思ってたら、同姓同名のビジネスパートナーにメール。なんてこともないでしょう。
- #19 ここでいう「駆逐」とは、許可以外のアプリケーションのexeを実行不可対象にしたり、 ファイヤーウォールのポートを全部ロックしたり、そういう鼬ごっこやめませんか？という意味です。 今後も新しいクラウドサービスはどんどん出てきます。 将来におけるすべての可能性を否定するのは正しいやり方ではありません。 利用者側も、便利だからって無節操に何でも手を出しているといつか痛いしっぺ返しが来ます。 説ぞを守って利用したいところですね
- #21 「Office365 にビジネスデータを集約しましょう」というメッセージの裏には 社員のプライベート流出＆企業情報漏えいの防止というメッセージも込められているので、 Office365活用していきましょう というお話をさせて頂きました。