Интегрированная система электронного документооборота, архива и управления потоками работ, разработанная компанией КРОК, предназначена для комплексной автоматизации процессов управленческого документооборота и организации потоков работ в исполнительных органах государственной власти субъекта Российской Федерации. Подробней про решение КРОК можно узнать по ссылке http://www.croc.ru/solution/business-solutions/applications/workflow/

1. Интегрированная система электронного документооборота, архива и
управления потоками работ в исполнительных органах
государственной власти
Интегрированная система электронного документооборота, архива и управления потоками
работ, разработанная компанией КРОК, предназначена для комплексной автоматизации
процессов управленческого документооборота и организации потоков работ в
исполнительных органах государственной власти субъекта Российской Федерации.
Целью внедрения системы является повышение эффективности управления и обеспечение
прозрачности работы органов государственной власти.
Применение системы позволяет полностью перейти на юридически значимый безбумажный
документооборот.
В декабре 2008 года компания КРОК завершила проект по разработке и внедрению системы
электронного документооборота в Администрации Пермского края.
Заказчик
Администрация Пермского края — орган исполнительной власти Пермского края, включает в
себя Губернатора, Администрацию Губернатора и Правительство Пермского края. Также в
структуру исполнительной власти Пермского края входят иные исполнительные органы
государственной власти Пермского края.
В рамках проекта внедрение системы электронного документооборота проводилось в
Администрации губернатора, Аппарате Правительства и исполнительных органах
государственной власти Пермского края.
Ситуация
После слияния в конце 2005 года Пермской области и Коми-Пермяцкого автономного округа
перед новым руководством Пермского края встала задача найти оптимальный инструмент,
позволяющий организовать эффективную работу вновь созданной системы управления на
всех уровнях исполнительной власти.
Губернатор Пермского края, Олег Анатольевич Чиркунов, поставил задачу наладить работу
Администрации и исполнительных органов государственной власти края, исключающую
ненужную бюрократическую работу, и сделать все процессы взаимодействия Администрации
и исполнительных органов (а это более 1500 человек) доступными и прозрачными для
жителей края.
На тот момент система электронного документооборота присутствовала в том или ином виде
во многих органах государственной власти регионов России. Но при внедрении подобных
систем чаще всего ограничивались только автоматизацией канцелярской деятельности и
делопроизводства. Также в подобных системах неохотно использовался принцип
маршрутизации документа между исполнителями, когда процесс прохождения документов
заранее задан в системе.
Администрация Пермского края приняла решение о создании системы электронного
документооборота во всех исполнительных органах государственной власти Пермского края,
используя принцип настраиваемой маршрутизации. Это решение позволило не только
автоматизировать деятельность каждого сотрудника Администрации и исполнительных
органов, но и произвести реинжиниринг и оптимизацию процессов подготовки и исполнения

2. документов. Открытый конкурс на создание такой системы электронного документооборота
проводился в конце 2005-го года. По результатам конкурса Генеральным подрядчиком была
выбрана компания КРОК — один из крупнейших системных интеграторов России.
Решение
Перед проектом по созданию системы электронного документооборота Администрации
Пермского края было поставлено сразу несколько уникальных задач.
Все поставленные задачи были успешно решены совместными усилиями Администрации
Пермского края и компании КРОК, и в декабре 2008 года система была принята в
промышленную эксплуатацию.
Основные особенности созданной системы электронного документооборота:
• система стала основным инструментом ежедневной работы каждого сотрудника
Администрации и всех исполнительных органов государственной власти края, которых на
текущий момент насчитывается порядка 30. Все известные до этого проекты по внедрению
систем документооборота ограничивались автоматизацией на уровне канцелярий. В
Администрации Пермского края создана система, которая одинаково хорошо подходит всем
— от рядовых чиновников до Губернатора края. Задача была успешно решена благодаря
применению следующих основных подходов:
оптимизация процессов подготовки и исполнения документов, уменьшение количества
непроизводительных операций для всех сотрудников, включая высшее руководство края;
разработка специального интерфейса для руководителей высшего звена. Интерфейс
повысил информативность и удобство работы со списком задач по работе с документами и
позволил руководителям выполнять наиболее часто повторяющиеся последовательности
операций одним действием.
• реализация процессного подхода к автоматизации деятельности органов
государственной власти. Губернатор края и многие руководители исполнительных органов
государственной власти рассматривают свое ведомство как сервисную организацию,
оказывающую услуги населению, а также государственным и коммерческим структурам
края. Такой подход предполагает построение номенклатуры оказываемых услуг и процессов
по их исполнению. Номенклатура при этом огромна и находится в процессе формирования, а
процессы изменчивы. Поэтому возможность графического моделирования бизнес-процессов
и построения исполняемых моделей была одним из основных требований к программной
платформе. В рамках проекта были автоматизированы процессы общего делопроизводства и
организационно-распорядительного документооборота, что позволило полностью перейти на
электронный документооборот по всему множеству оказываемых услуг и внутренних задач.
В дальнейшем, с помощью тех же инструментов возможно добавление специфических для
каждой услуги автоматизированных процессов.
• создан и введен в эксплуатацию юридически значимый электронный
документооборот. Документы, формируемые и исполняемые в краевой Администрации и
исполнительных органах, имеют высокую значимость и требуют персональной
ответственности от всех участников документооборота. Поэтому обеспечение юридической
значимости электронных документов было одним из основных требований заказчика. Была
проведена работа по приведению программного комплекса и организационных процедур в
соответствие с требованиями российского законодательства. В системе реализованы
функции удостоверяющего центра на базе программного продукта RSA Keon, функции
создания и проверки электронно-цифровой подписи (ЭЦП) с применением
сертифицированного ПО, разработанного компанией КриптоПро. Разработаны необходимые
регламенты и нормативные документы.

3. • система создана на принципах открытой архитектуры, обеспечивающей
возможность подключения к электронному документообороту внешних организаций и
отдельных граждан. Внедрение системы электронного документооборота в Администрации
Пермского края задумывалось заказчиком как первый шаг на пути автоматизации и
повышения прозрачности деятельности органов власти всего края. Для подключения
внешних организаций к автоматизированным процессам Администрации программная
платформа предусматривает широкий ряд адаптеров, поддерживающих стандартные
протоколы информационного обмена. Для приема обращений граждан через сеть Интернет
разработана подсистема «Виртуальная приемная». Публикация этого сервиса в сеть
запланирована после проведения работ по подготовке необходимой инженерной
инфраструктуры. Сервис позволит любому жителю Пермского края через Интернет
зарегистрировать свое обращение или записаться на прием к чиновнику краевой
Администрации, а также отслеживать ход обработки этого обращения.
• реализация надежного аппаратно-программного комплекса, гарантирующего
бесперебойную работу большого количества пользователей с задачами процессов,
документами, данными и отчетами. Система электронного документооборота является
основным инструментом ежедневной работы чиновников всех уровней организационной
иерархии исполнительных органов государственной власти. Задание на разработку
комплекса предусматривало создание надежной аппаратно-программной инфрастркутуры,
способной выдержать пиковые нагрузки и быть устойчивой к сбоям. Большое внимание
уделялось и возможностям расширения системы как по объемам обрабатываемых данных,
так и по количеству пользователей. Разработанный компанией КРОК аппаратно-
программный комплекс включает следующие основные элементы:
ферма серверов приложений на основе IBM Blade Center;
ферма контент-серверов и серверов баз данных на основе IBM Blade Center, Oracle
Real Application Cluster, Microsoft Failover Cluster;
отказоустойчивая система хранения на основе технологий SAN;
система резервного копирования IBM Tivoli Storage Manager и CYA Smart Recovery.

4. Краткое описание системы
В качестве основной платформы для создания системы электронного
документооборота была выбрана платформа EMC Documentum, которая наиболее полно
соответствует масштабу и функциональным требованиям к системе уровня субъекта
Российской Федерации.
С точки зрения структуры система построена на принципах централизации хранения и
обработки информации. При этом доступ пользователей к функциям системы осуществляется
через рабочее место, состав функций которого зависит от полномочий пользователя.
Преимуществом такого построения системы являются гибкость и модульность типовых
элементов базовой архитектуры, которые могут быть адаптированы к динамическим
изменениям организационно-управленческой структуры организации. Это чрезвычайно
важные свойства в условиях проводимых организационных реформ и непрерывной
настройки организационной структуры организации в соответствии с изменяющимися
целями и задачами ее деятельности.
Другой важной особенностью данного решения является возможность организации в
ней информационных потоков любого (вертикального, горизонтального и смешанного)
направления, а также легкость организации единого информационного пространства. В
целом, подобная централизация упрощает эксплуатацию системы, снижает затраты на
регламентные и восстановительные работы, позволяет более эффективно координировать
взаимодействие сотрудников из различных органов государственной власти, охваченных
системой.
На рисунке 1 изображена общая схема автоматизации деятельности Администрации и
исполнительных органов государственной власти Пермской области.

5. Рисунок 1 – Общая схема автоматизации деятельности Администрации и
исполнительных органов государственной власти Пермской области
Основными составляющими системы являются бизнес-процессы и функциональные
подсистемы.
Бизнес-процессы автоматизируют основную и обеспечивающую деятельность органов
государственной власти субъекта Российской Федерации, в то время как функциональные
подсистемы обеспечивают реализацию функций общих для всех бизнес-процессов.
В рамках Системы автоматизированы следующие бизнес-процессы:

6. 1. контроль планирования и исполнения работ;
2. регистрация входящего документа;
3. подготовка исходящего документа;
4. подготовка внутреннего документа;
5. исполнение документа, резолюции или поручения;
6. продление срока исполнения;
7. прямое поручение Губернатора;
8. поручение;
9. контроль исполнения нормативных правовых и распорядительных документов;
10. подготовка приказа руководителя;
11. подготовка договора;
12. работа с письменными и устными обращениями граждан;
13. подготовка акта Губернатора края;
14. подготовка правовых актов Правительства и председателя Правительства Пермского
края.
На рисунке 2 изображена упрощенная схема бизнес-процесса «Подготовка исходящего
документа».
Рисунок 2 – Упрощенная схема бизнес-процесса «Подготовка исходящего
документа»
В состав системы входят следующие функциональные модули:

7. 1. управление маршрутизацией документов;
2. подсистема сканирования;
3. подсистема приема обращений граждан;
4. подсистема работы с ЭЦП;
5. подсистема работы с содержимым документа;
6. подсистема построения отчетов;
7. подсистема управления хранилищем;
8. подсистема импорта данных из наследуемых систем;
9. подсистема защиты данных от несанкционированного доступа (НСД);
10. подсистема работы с электронным архивом.
Интегрированная система электронного документооборота интегрирована со
следующими подсистемами:
1. Аналитическая подсистема
2. Агент ИСЭД – подсистема уведомлений о поступлении новых задач
3. 1С
4. Портал города Перми
5. Портал обращений граждан Пермского края
6. IPad
7. Универсальный клиент ИСЭД
8. МЭДО
9. Подсистема работы с персональными данными
10. Многофункциональный центр
11. Подсистема контроля
12. Портал Open Data
13. Сервис кеширования сертификатов
14. Система терминальных серверов
15. Подсистема архива
16. Подсистема потового сканирования
Помимо реализации функций документооборота по поручению Губернатора края в системе
реализован дополнительный процесс — планирование деятельности служащих на
следующую неделю, включая задачи с привязкой к текущим проектам, что обеспечивает
возможность их оперативного контроля.
Для системы характерен простой, дружественный интерфейс пользователя, ориентированый
на персонал с начальным уровнем навыков работы на компьютере. Использование единого
интерфейса позволяет уменьшить количество ошибок пользователей и снизить сроки
обучения персонала.
Особенности реализации проекта
Создание системы проводилось поэтапно. Первый этап проекта — обследование —
специалисты КРОК проделали в тесном сотрудничестве со всеми служащими Администрации.
Пользователями системы должны были стать более 1500 чиновников, поэтому было
исключительно важно, чтобы решение максимально отвечало требованиям пользователей и

8. специфике деятельности государственной организации. Кроме того, необходимо было
оперативно учесть все организационные изменения, связанные с формированием
Правительства Пермского края.
В ходе первого этапа было проведено обследование всех существующих процессов
документооборота. Полученная информация позволила сформировать принципы построения
электронного документооборота, оптимизировать схемы движения документов. Кроме того,
был проведен аудит существующей ИТ-инфраструктуры, по результатам которого
выработаны предложения по реорганизации программно-аппаратной инфраструктуры
заказчика.
Далее, специалисты КРОК разработали и внедрили систему документооборота, создали
электронный архив и механизм управления потоками работ, позволяющий организовать
мониторинг прохождения документа по исполнителям и построение упрвленческой и
статистической отчетности.
Для обеспечения безопасности и исключения возможности подлога электронных документов
специалисты КРОК реализовали в системе функции электронной цифровой подписи и
разработали всю методологическую базу для подтверждения ее юридической значимости.
Была создана возможности работы с системой с удаленных компьютеров с использованием
различных типовых защищенных сервисов — dial-up, VPN и других.
На рисунке 3 изображен вид экрана типового автоматизированного рабочего места
сотрудника в системе
Рисунок 3 – Вид экрана типового автоматизированного рабочего места сотрудника
в системе

9. На последующих этапах спланировано и выполнено масштабное внедрение системы в
Администрации и исполнительных органах государственной власти края, некоторые из
которых были территориально удалены друг от друга. В процессе внедрения разработана
программа обучения пользователей, проведено очное обучение выделенных групп
пользователей, создана система дистанционного обучения, выполнено поэтапное обучение и
аттестация более 1500 пользователей в более чем 30 органах власти.
В ходе внедрения учитывался такой важный фактор, как недостаточная базовая
компьютерная подготовка значительной части пользователей. Была разработана и
применена схема обучения, при которой из всей совокупности пользователей выделялась
целевая группа, с которой проводилось регулярное очное консультирование по
возникающим в ходе работы с системой вопросам. Данный подход позволил сформировать в
каждой структурной единице Администрации или исполнительного органа (управление,
отдел) свой «центр компетенции» по работе в системе. Всего за период внедрения системы
было сформировано и обучено порядка 50 целевых групп, в среднем по 6 пользователей в
каждой.
Для обучения остальных пользователей, а также для обучения вновь принятых на работу
сотрудников, были разработаны учебные материалы для дистанционного обучения. Такой
подход позволил обучить большое количество пользователей за короткий промежуток
времени и в дальнейшем с минимальными затратами поддерживать компьютерную
грамотность всех пользователей на необходимом уровне.
Большая роль в проекте отводилась опытной эксплуатации разработанных
автоматизированных процессов. Наличие множества реализованных функций потребовало
поэтапного проведения опытной эксплуатации, процессы вводились в эксплуатацию
небольшими сериями. Для поддержки пользователей в ходе опытной эксплуатации и сбора
замечаний работала служба технической поддержки компании КРОК. По итогам опытной
эксплуатации проводилась обработка собранных замечаний и доработка
автоматизированных процессов. Доработанные процессы сразу же после приемки вводились
в эксплуатацию. Таким образом, система электронного документооборота еще задолго до
завершения проекта де-факто использовалась в режиме промышленной эксплуатации, что
дало возможность заказчику достаточно быстро получить эффект от внедрения безбумажных
технологий.
В ходе опытной эксплуатации служба поддержки компании КРОК обеспечивала
бесперебойную работу системы в режиме 12*7.
В тоже время, эксплуатация системы в режиме промышленной эксплуатации на стадии ее
дальнейшей разработки налагала серьезные ограничения на проектные процедуры. В
частности, все обновления версий разработанного ПО проводились только в нерабочее
время, только после по согласованию с заказчиком.
Важнейшим фактором успешной реализации проекта явилась позиция Губернатора края. В
определенный момент проекта было принято решение о переходе на электронный
документооборот без дублирования функций в бумажном документообороте. С этого момента
Губернатор края рассматривал любые поступившие в Администрацию документы только в
электронном виде.
Также необходимо отметить, что все компоненты системы, включая прикладное программное
обеспечение, аппаратно-программный комплекс, ЭЦП, организационное и методическое
обеспечение созданы одной организацией, компанией КРОК. Это позволило существенно
снизить риски Заказчика и в короткие сроки ввести в эксплуатацию сложный программно-
аппаратный комплекс.

10. Результаты создания Системы
Создание системы электронного документооборота обеспечило переход Администрации
Пермского края и исполнительных органов государственной власти Пермского края на
качественно новый уровень административного управления и позволило:
. сократить неопределенности при принятии решений за счет более достоверной и
оперативной информации;
. улучшить координацию деятельности сотрудников Администрации и исполнительных
органов власти края (в том числе и из территориально удаленных) в рамках совместной
деятельности по подготовке и исполнению документов;
. повысить уровень защиты информации;
. оптимизировать процессы работы сотрудников и автоматизировать их выполнение и
контроль, что повлекло сокращение общего времени прохождения документов;
. обеспечить интеграцию в рамках единого информационного пространства, путем
формирования единой классификации и структуризации документов, а также единых
механизмов работы с документами, включая предоставление документов в требуемом
формате;
. обеспечить сохранность и целостность данных и документов путем создания
механизмов единого управления хранением документов, единого резервирования хранилищ
документов;
. обеспечить возможность найти любой документ с историей работы по нему и
определить причину по нарушению срока исполнения.
.
. Созданная система отчетности явилась эффективным инструментом качественного
повышения исполнительской дисциплины. Система поддерживает контролирующие функции
на всех уровнях и, в частности, обеспечивает контроль над прохождением документов,
своевременным исполнением как документов, так и отдельных этапов их прохождения.
Значительная часть отчетов поддерживает механизмом детализации значений «одним
кликом мыши», вплоть до просмотра карточки любого документа/резолюции и его
содержимого, что позволяет быстро и удобно проводить анализ и осуществлять контроль. На
рисунке 4 приведены примеры отчетов, открываемых с использованием механизма
детализации.

11. Рисунок 4 – Примеры отчетов, открываемых с использованием механизма
детализации
Эффективная автоматизация документооборота обеспечила возможность руководителям
высшего звена, включая Губернатора края, даже находясь в командировке или в отпуске,
при необходимости выполнять свои функции и осуществлять контроль с помощью средств
удаленного доступа.
Дополнительным результатом создания системы электронного документооборота является
повышение имиджа региона как соответствующего современному уровню информатизации и
использующего передовые управленческие технологии.
Универсальный клиент ИСЭД

12. В 2015 году, в рамках доработок системы, был разработан универсальный клиент для
работы с системой.
Приложение является толстым клиентом с возможностью офф-лайн работы.
Универсальный клиент позволяет пользователям полноценно работать с задачами системы
электронного документооборота.
На рисунке 5 изображен вид экрана типового автоматизированного рабочего места
сотрудника в универсальном клиенте.
Рисунок 5 – Вид экрана типового автоматизированного рабочего места сотрудника
в универсальном клиенте