1. Сопряжение
электронного и
бумажного
делопроизводства

2. Нормативно-методическая база
делопроизводства







Законодательные акты РФ в сфере информации и
документации;
Указы и распоряжения Президента РФ,
постановления и распоряжения Правительства РФ,
регламентирующие вопросы документационного
обеспечения на федеральном уровне;
Государственные стандарты на документацию;
Государственная система документационного
обеспечения управления. Основные требования к
документам и службам документационного
обеспечения;
Унифицированные системы документации;
Общероссийские классификаторы техникоэкономической информации;
Положения и инструкции по ДОУ

3. Нормативно-методическая база
электронного делопроизводства



Государственная система
документационного обеспечения
управления. Основные требования к
документам и службам
документационного обеспечения. Приказ
Главархива СССР от 25 мая 1988 г. №
33;
Федеральный закон от 10.01.2002 № 1ФЗ "Об электронной цифровой подписи;
Проект ФЗ от 06.04.02 N 39828-8 "Об
электронном документе"

4. Сравнительная характеристика систем
делопроизводства
Традиционное
делопроизводства
Система автоматизированного
делопроизводства
Система электронного
делопроизводства
Технологии работы
Бумажные технологии с
бумажными носителями
Электронные технологии с
бумажными носителями
Электронные технологии с
электронными носителями
Обязательные реквизиты
рукописная
подпись;
дата;
регистрационный


номер.

рукописная подпись;
дата;
регистрационный номер.



ЭЦП документа;
временная метка создания
(или подписания)
документа;
номер или идентификатор
документа.
Учетно-справочный аппарат
совокупность картотек и
журналов
общая справочная система,
классификаторы и справочники
электронные классификаторы и
справочники
Контроль документов
не возможно контролировать
процессы получения и
регистрации документов
принимающей стороной.
контроль всех
зарегистрированных документов,
содержащих задание и
требующие исполнения.
контроль всех зарегистрированных
документов, содержащих задание и
требующие исполнения.

5. Сравнительная характеристика систем
делопроизводства
Регистрация документа
централизованная регистрация
ручная регистрация
−регистрационной
карточка
(структурированной
информацией о документе и
его реквизитах);
−журнал регистрации.
автоматическая регистрация
−электронная
регистрационная
карточка;
− электронный журнал
регистрации.
−электронная
регистрационная и
контрольная карточка (ЭРКК)
электронного документа;
−электронный журнал
регистрации.
Хранение
архивохранилища бумажных
документов
хранилища электронных
документов и образов бумажных
документов + архивохранилища
бумажных документов
электронный архив
Недостатки
непроизводительные затраты
времени и ресурсов;
высокая трудоемкость
рутинных операций;
отсутствие эффективного
контроля.
необходимость наличия
хранилища бумажных документов
неподготовленность населения;
наличие специального ПО у
всех участников
делопроизводства

6. Задачи Сопряженных СЭД

оптимизация всех этапов жизненного цикла документов;

необходимость наличия обязательного экземпляра
документа на бумажном носителе;

определение перечня документов на бумажном
носителе;
отказ от бумажного носителя в процессе организации
управленческой деятельности;
стыковка электронного и бумажного делопроизводства;
определение правил стыковки.
стыковка с современным ПО и аппаратными
средствами СЭД;





7. Основные задачи современной
ССЭД
Задачи:
 Минимизировать количество документов на
бумажных носителях
 оптимизировать работу с документами.
Подзадчи:
 определить перечень функций (процессов);
 сформулировать правила стыковки;
 сформировать перечень обязательных документов
на бумажном носителе.

8. Структурная модель
задачи построения ССЭД
Правила стыковки
Нормативно-правовая и
методическая база
Перечень документов, которые
обязательно должны храниться в
бумажном эквиваленте
Бумажный
документ
Бумажный документ
ССЭД
Электронный документ
Электронный
документ
Система
БУМАЖНОЕ
ХРАНИЛИЩЕ
Служба
ДОУ
БД

9. Правила стыковки бумажного и
электронного делопроизводства







все бумажные документы должны иметь электронный эквивалент;
жизненный цикл документа начинается в электронном виде(документ
создается в электронном виде);
движение документа внутри организации (на ознакомление, согласование,
исполнение и контроль) осуществляется в электронном виде;
для каждого документа на основании перечня обязательных документов в
бумажном эквиваленте определяется необходимость наличия документа на
бумажном носителе;

для поступающих бумажных документов, не включенных в перечень,
создаются электронные копии;

поступающие документы, не включенные в перечень, уничтожаются
после создания электронной копии;

копия отсканированного документа заверяется в установленном
законодательством порядке и вся ответственность за содержание
документа возлагается на заверителя;

поступающие электронные документы, включенные в перечень,
распечатываются, заверяются и помещаются в бумажное хранилище;
должна осуществляться обязательная централизованная регистрация всех
документов;
все бумажные документы хранятся в бумажном хранилище;
все электронные документы хранятся в информационно-справочной системе.

10. Перечень документов, на бумажном
носителе
заявления
личные документы:








документы на право собственности, владения, пользования, распоряже-ния
имуществом;
доверенности на получение материальных ценностей;
документ, подтверждающий наличие лицензии у лицензиата;
cправки:









трудовые книжки;
дипломы;
аттестаты;
удостоверения;
свидетельства о повышении квалификации работника;
свидетельства о прохождение дополнительного образования;
аттестационных, квалификационных комиссий;
медицинские;
представляемые в правоохранительные, судебные органы, третейские суды
свидетельства о государственной регистрации;
устав организации;

11. Перечень на настоящее время
является достаточно длинным,
причиной тому служит
неподготовленность населения и его
недоверие к ЭЦП. Но в недалеком
будущем бумажными документами
останутся только те, которые
представляют историческую ценность.

12. Основные функции СЭД











централизованная регистрация документов;
обработка и хранение документов;
управление потоками работ (передача документов между
исполнителями);
ведение картотеки документов;
автоматизация процессов согласования и утверждения
документов делопроизводства;
регламентация прав доступа;
передача электронных документов на архивное хранение в
сопровождении бумажного аналога или наоборот;
организация долговременного хранения документов
организации;
поиск документов по атрибутам и полнотекстовый поиск;
перевод документов из бумажной в электронную форму, и
наоборот;
обеспечение надежной системы защиты документов;

13. Основные функции СЭД











централизованная регистрация документов;
обработка и хранение документов;
управление потоками работ (передача документов между
исполнителями);
ведение картотеки документов;
автоматизация процессов согласования и утверждения
документов делопроизводства;
регламентация прав доступа;
передача электронных документов на архивное хранение в
сопровождении бумажного аналога или наоборот;
организация долговременного хранения документов
организации;
поиск документов по атрибутам и полнотекстовый поиск;
перевод документов из бумажной в электронную форму, и
наоборот;
обеспечение надежной системы защиты документов;