Il Visual Management è uno degli strumenti che fanno parte della «cassetta degli attrezzi» messa a disposizione dall’approccio Lean per le aziende che vogliono perseguire l’eccellenza operativa. Il «case study» presentato si riferisce ad un intervento a supporto della logistica outbound in una grande azienda italiana che opera nel settore «power generation» (risultato netto 23.84 milioni di euro, addetti 2871, anno di riferimento 2013).

1. Affidabilità nelle spedizioni
con il Visual Management

2. 2
Ø APPROCCIO LEAN
Ø VISUAL MANAGEMENT
Ø CASE STUDY
ü IL MAGAZZINO SPEDIZIONI DI UN’AZIENDA «MAKE TO ORDER»
Ø RIFERIMENTI
Indice

3. 3
Approccio Lean
L’idea alla base dell’approccio Lean può riassumersi nello slogan: creare più valore per il cliente
finale utilizzando meno risorse. Come? Attraverso una metodologia di management che mira ad
unire, attorno ad un impianto coerente di tecniche e strumenti, la buona volontà, l’esperienza,
l’iniziativa creatrice, il desiderio di fare bene, sempre presenti, in varia misura, nelle persone. La
combinazione di queste motivazioni con un buon metodo produce un processo di continuo
miglioramento che consente significativi recuperi di efficacia (fare quello che serve) e di efficienza
(farlo con meno sforzi).
Limitare il concetto di azienda snella alla sola
adozione di tecniche e strumenti significa fallire.
Ciò che rende il cambiamento ed il
miglioramento reali e sostenibili nel tempo, tali
cioè da costituire vera forza competitiva, evoca il
Kaizen, la spinta senza sosta al miglioramento.
«Essere costantemente orientati al cambiamento (kai) per migliorare (zen), imparando a progredire
facendo tesoro degli errori passati, senza fermarsi nemmeno davanti ai successi…».

4. 4
Visual Management
Il Visual Management è uno degli strumenti che fanno parte della «cassetta degli attrezzi» messa a
disposizione dall’approccio Lean per le aziende che vogliono perseguire l’eccellenza operativa.
«The placement in plain view of all tools, parts, production activities, and indicators of production
system performance, so the status of the system can be understood at a glance by everyone
involved.» (Lean Lexicon, Fourth Edition, Lean Enterprise Institute).
Ma in pratica a cosa serve? A creare un ambiente di lavoro in cui ogni deficit informativo è eliminato
e ogni fase del processo operativo diventa ovvia. Attraverso il Visual Management il flusso operativo
si concretizza nel movimento di un cartellino (kanban) e ciò che è disordinato è ricondotto ad una
complessità ordinata (scrum). E’ la tecnica dello Scrumban.
Le dimensioni del Visual Management sono due, al pari di ogni altro strumento Lean: è uno
strumento di guida, sino ad evolvere a strumento di pianificazione operativa, ed è strumento di
condivisione e disseminazione.

5. 5
Visual Management: di cosa stiamo parlando

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Visual
Management
Guida
(Visual Planning)
Disseminazione
(Visual display)
Condivisione
(Visual Display)
• Piani di progetto e controllo avanzamento
• Front Loading ed anticipazione
• Gestione anticipata dei rischi
• Abbattimento delle barriere tra funzioni
• Comunicazione «pull»
• Proattività
Velocità nella diffusione della conoscenza
• del processo
• delle regole gestionali
• del prodotto
Visual Management: perché ne parliamo

7. 7
Visual Management: dove possiamo applicarlo

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IL MAGAZZINO SPEDIZIONI DI UN’AZIENDA «MAKE TO ORDER»
Esigenze
Articolazione operativa
Processo di gestione della spedizione
Visual Management nel Magazzino Spedizioni
Benefici ottenuti
Il «case study» presentato si riferisce ad un
intervento a supporto della logistica outbound in
una grande azienda italiana che opera nel settore
«power generation» (risultato netto 23.84 milioni
di euro, addetti 2871, anno di riferimento 2013).

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Il progetto si inserisce nell’ambito della riorganizzazione del Magazzino Spedizioni (M.S.)
e risponde alle esigenze di miglioramento indicate:
• incremento del livello di condivisione delle informazioni;
• sviluppo della capacità di previsione e pianificazione.
Esigenze
Esigenza Obiettivo Beneficio
Incremento del livello di
condivisione delle informazioni
Visualizzare il flusso del
processo di gestione di
una spedizione
Migliorare l’efficacia della gestione ed
incrementarne l’efficienza
Sviluppo della capacità di
previsione e pianificazione
Misurare le prestazioni
del M.S.
Fornire uno strumento di governance
ed un livello di servizio all’intera
supply chain

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Articolazione operativa

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Il Magazzino Spedizioni «produce» imballi che rappresentano gli elementi fisici
costituenti la spedizione. La generica spedizione è organizzata in una o più liste di
prelievo, ciascuna composta da una pluralità di item con una assegnata numerosità (riga
di consegna).
Processo di gestione della spedizione

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REGISTRAZIONE
SPEDIZIONE
ACCETTAZIONE
MATERIALE
PRE-IMBALLO
C.Q. PRE-IMBALLO
IMBALLO
C.Q. IMBALLO
RILASCIO
PACKING LIST
APPRONTAMENTO
SPEDIZIONE
PIANODISPEDIZIONE
Processo di gestione della spedizione: perimetro
P.M.+LOGISTICA+GESTIONE+TRASPORTI
LOGISTICA
MAGAZZINI
P.M.+LOGISTICA
GESTIONE+TRASPORTI
CLIENTE
FORNITORI/INPUT CLIENTI/OUTPUT
TRASPORTI
MAGAZZINO SPEDIZIONI
PIANIFICAZIONE
PIANIFICAZIONE
P.L.
DdT
SPEDIZIONE
MATERIALI
RdA TRASPORTO

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Processo di gestione della spedizione: macro fasi
RILASCIO
SPEDIZIONE
REGISTRAZIONE
SPEDIZIONE
RILASCIO
PACKING LIST
APPRONTAMENTO
TRASPORTO
APPRONTAMENTO
SPEDIZIONE
ACCETTAZIONE
MATERIALE
PRE-IMBALLO C.Q. PRE-IMBALLO IMBALLO C.Q. IMBALLO
DATA FINE PIANIFICAZIONE DATA RILASCIO PACKING LIST DATA EMISSIONE DdT
tempo

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Processo di gestione della spedizione: prestazioni
RILASCIO
PIANIFICAZIONE
REGISTRAZIONE
PIANIFICAZIONE
RILASCIO
PACKING LIST
ATTIVAZIONE
TRASPORTO
APPRONTAMENTO
SPEDIZIONE
DATA
FINE PIANIFICAZIONE
DATA RICHIESTA
APPRONTAMENTO MATERIALE
MARGINE TEMPORALE OPERATIVO
DATA
RILASCIO PACKING LIST
TEMPO DI ATTRAVERSAMENTO
RITARDO
DATA
EMISSIONE DdT
GIACENZA
tempo
ANTICIPO
DATA
RILASCIO PACKING LIST

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L’obiettivo di rendere l'informazione relativa alle attività quotidiane sempre disponibile
ed aggiornata per gli Operatori del Magazzino si coglie attraverso la visualizzazione di:
• flussi di materiale in ingresso ed in uscita;
• priorità adottate per l’evasione delle richieste di approntamento materiale;
• assegnazione compiti ed organizzazione del lavoro;
• flusso work in process (WIP).
Cogliere l’obiettivo indicato consente di:
• monitorare e valutare l’efficienza del nuovo sistema di gestione.
• identificare eventuali colli di bottiglia.
• facilitare l’adozione di soluzioni per snellire il flusso operativo.
• identificare aree di miglioramento.
Visual Management nel magazzino spedizioni: obiettivi

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L’activity-based board («tabellone») è stato progettato attraverso:
COSTRUZIONE PARTECIPATA
LABORATORIO VISUAL
CONDIVISIONE IN TEMPO REALE
Le soluzioni elaborate durante le sessioni di lavoro
sono state condivise in tempo reale all’interno del
gruppo
Sono state utilizzate tecniche visual per favorire la
condivisione delle informazioni chiave e visualizzare
punti di forza e debolezza delle soluzioni elaborate dal
gruppo di lavoro.
Elementi chiave, responsabilità e sequenze operative
sono state elaborate attraverso la partecipazione
attiva di tutti i Key People alle sessioni sulla base di
contributi condivisi.
COINVOLGIMENTO KEY PEOPLE
Sono stati coinvolti gli attori fondamentali del
processo per garantirne la messa a fuoco di tutti gli
elementi chiave.
Visual Management nel magazzino spedizioni: progettazione

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Visual Management nel Magazzino Spedizioni: l’idea prende forma

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Visual Management nel Magazzino Spedizioni: go live

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Benefici ottenuti
La gestione dello strumento di Visual Management richiede circa 45 minuti nell’arco
dell’intera giornata lavorativa. Si tratta di «stand-up meeting» che hanno luogo nei
momenti cardine, quando il Magazzino Spedizioni è alimentato dalle richieste
provenienti dalla Logistica, e interessano il personale non operativo che gestisce la fase
di accettazione del materiale e gli «expediter».
La visione d’insieme fornita dal «tabellone» rappresenta un valore aggiunto che gli
«expediter» non trovano nelle schermate dell’ERP aziendale: è sufficiente uno sguardo
per cogliere l’entità del Work In Process, eventuali criticità nel flusso di materiale in
ingresso o nei flussi interni, la necessità di rivedere l’assegnazione dei compiti e/o
l’organizzazione del lavoro. Le informazioni fondamentali e lo stato di avanzamento di
ciascuna packing list sono disponibili in tempo reale senza dover accedere al sistema
ERP aziendale.
Il «tabellone» è l’istantanea del Magazzino Spedizioni: non ha la risoluzione di una foto
digitale (ERP aziendale) ma il suo contenuto informativo è comunque sufficiente per
rispondere in modo agile al mutare delle condizioni operative. La sua semplicità è la sua
forza: è uno strumento che non pone barriere all’ingresso ed è in grado di attivare il
coinvolgimento del personale operativo, valorizzando l’esperienza e la volontà che
rappresentano spesso energie non utilizzate per il processo di miglioramento continuo.

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Sede operativa: Piazza Carrara, 19 - 56126 Pisa
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Per chiarimenti ed informazioni il riferimento è:
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E-mail: f.guidi@consorzioquinn.it
Mobile: +39 349 2626260
Riferimenti