Recommended
More Related Content
Similar to ISO9001
Similar to ISO9001 (20)
Recently uploaded
Recently uploaded (20)
ISO9001
- 1. QUALITY MANAGEMENT SYSTEM KIFAYATUL AKHYAR 0428.9777 DIVISI INTERNAL AUDIT & QMS
- 2. OUTLINE PRESENTASI • PENJELASAN DEPARTEMEN QMS SAP EXPRESS • AWARENESS ISO 9001:2015 QUALITY MANAGEMENT SYSTEM
- 3. PENJELASAN SINGKAT DEPARTEMEN QMS Arie Akbar Imam Mutaqien Manajer Internal Audit & QMS Kifayatul Akhyar QMS Officer Ninda Putri Maulidya Document Controller
- 4. PENJELASAN SINGKAT DEPARTEMEN QMS JOB DESC: • MEMIMPIN IMPLEMENTASI ISO 9001:2015 • MELAKSANAKAN INTERNAL AUDIT ISO 9001:2015 • MENGENDALIKAN DOKUMEN-DOKUMEN TERKAIT QMS (SOP, WI, DAN FORM) • MENDAMPINGI PELAKSANAAN SECOND PARTY AUDIT
- 5. PENJELASAN SINGKAT DEPARTEMEN QMS KEKELIRUAN YANG KERAP TERJADI TERKAIT DEPARTEMEN QMS: • MENGANGGAP IMPLEMENTASI ISO HANYA MENJADI TANGGUNG JAWAB QMS • MENGANGGAP PEMBUATAN SOP, WI, DAN FORM HANYA MENJADI TANGGUNG JAWAB QMS • MENGANGGAP FILLING SK DIREKSI DAN INTERNAL MEMO MENJADI TANGGUNG JAWAB QMS • MEMBAGIKAN DOKUMEN-DOKUMEN TERKAIT QMS KEPADA PIHAK EKSTERNAL TANPA SEPENGETAHUAN QMS
- 6. AWARENESS ISO 9001:2015 KIFAYATUL AKHYAR 0421.9777 DIVISI INTERNAL AUDIT & QMS
- 7. KONSEP MUTU Sumber: SNI ISO 9000:2015
- 8. KONSEP MUTU Konsumen Non-konsumen Tas Volume Berat Ketahanan terhadap air – gram – Liter 100% Tahan air
- 9. KONSEP MUTU Tas Volume Berat Ketahanan terhadap air – gram – Liter 100% Tahan air Produsen
- 12. KONSEP STANDAR Tas Volume Berat Ketahanan terhadap air – gram – Liter 100% Tahan air Tas Volume Berat Ketahanan terhadap air – gram – Liter 100% Tahan air
- 13. KONSEP STANDAR Sumber: pikiran-rakyat.com Sumber: brainly.co.id Sumber: infopublik.id
- 14. PENJELASAN SINGKAT ISO • ISO = SAMA • ISO = INTERNATIONAL ORGANIZATION FOR STANDARDIZATION
- 15. SEJARAH ISO 9001
- 16. PENJELASAN SINGKAT ISO SUMBER: SNI ISO 9001:2015 SUMBER: SNI ISO 9000:2015
- 17. KLAUSUL-KLAUSUL ISO 9001:2015 SUMBER: SNI ISO 9001:2015
- 18. PRINSIP MANAJEMEN MUTU 1. FOKUS PADA PELANGGAN 2. KEPEMIMPINAN 3. KETERLIBATAN PERSONIL 4. PENDEKATAN PROSES 5. PENINGKATAN 6. PENGAMBILAN KEPUTUSAN BERBASIS BUKTI 7. MANAJEMEN HUBUNGAN
- 19. SIKLUS PDCA ISO 9001:2015 SUMBER: SNI ISO 9001:2015
- 20. INFORMASI TERDOKUMENTASI Sumber: SNI ISO 9000:2015 Sumber: SNI ISO 9001:2015
- 21. PERSYARATAN ISO 9001:2015 4. Konteks Organisasi 4.1. Memahami organisasi dan konteksnya 4.2. Memahami kebutuhan dan harapan pihak berkepentingan 4.3. Menentukan lingkup sistem manajemen mutu 4.4. Sistem manajemen mutu dan prosesnya
- 23. PERSYARATAN ISO 9001:2015 5. Kepemimpinan 5.1. Kepemimpinan dan komitmen 5.2. Kebijakan 5.3. Peran, tanggung jawab, dan wewenang organisasi
- 28. PERSYARATAN ISO 9001:2015 6. Perencanaan 6.1. Tindakan ditujukan pada peluang dan risiko 6.2. Sasaran mutu dan perencanaan untuk mencapai sasaran 6.3. Perubahan perencanaan
- 32. PERSYARATAN ISO 9001:2015 7. Dukungan 7.1. Sumber daya 7.2. Kompetensi 7.3. Kepedulian 7.4. Komunikasi 7.5. Informasi terdokumentasi
- 37. PERSYARATAN ISO 9001:2015 8. Operasi 8.1. Perencanaan dan pengendalian operasi 8.2. Persyaratan produk dan jasa 8.3. Desain dan pengembangan produk dan jasa 8.4. Pengendalian proses, produk, dan jasa yang disediakan eksternal 8.5. Produksi dan penyediaan jasa 8.6. Pelepasan produk dan jasa 8.7. Pengendalian ketidaksesuaian keluaran
- 40. PERSYARATAN ISO 9001:2015 9. Evaluasi kinerja 9.1. Pemantauan, pengukuran, analisis, dan evaluasi 9.2. Audit internal 9.3. Tinjauan manajemen
- 41. PERSYARATAN ISO 9001:2015 9. Evaluasi kinerja
- 42. PERSYARATAN ISO 9001:2015 9. Evaluasi kinerja
- 43. PERSYARATAN ISO 9001:2015 10. Peningkatan 10.1. Umum 10.2. Ketidaksesuaian dan tindakan korektif 10.3. Peningkatan berkelanjutan
- 45. MANFAAT SERTIFIKASI ISO 9001:2015 1. MENJAGA KUALITAS LAYANAN ORGANISASI 2. MENINGKATKAN CITRA POSITIF PERUSAHAAN 3. MENINGKATKAN HUBUNGAN SALING MENGUNTUNGKAN ANTARA ORGANISASI DENGAN PIHAK LAIN 4. ….
- 46. “There is a way to do it better, find it.” - Thomas A. Edison
Editor's Notes
- Perkenalkan saya Kifayatul Akhyar, dari Divisi Internal Audit & QMS. Saya saat ini selain melaksanakan kegiatan internal audit, juga menangani bagian QMS. Sama seperti teman-teman semua, saya juga mengawali karir di perusahaan ini sebagai management trainee. Saya bekerja di SAP Express, masih baru, baru tahun 2021, jadi baru satu setengah tahun. Saya berkuliah di jurusan Teknik industri Institut Teknologi Bandung. Disini ada yang dari ITB juga? (meminta peserta menjawab, kemungkinan besar tidak ada), tidak ada? dulu MT Angkatan saya ada dua orang dari ITB, saya dan sihol, sihol sekarang jadi manajer operasional bandung.
- Ada dua poin yang akan saya sampaikan pada presentasi kali ini, pertama terkait departemen QMS SAP Express mulai dari job desc kami itu seperti apa, hubungan kerja kami dengan divisi lain itu seperti apa, hingga kekeliruan yang kerap terjadi terkait pekerjaan kami di QMS. Kemudian saya akan lakukan training awareness ISO 9001:2015 Quality Management System. Sudah lazim pada perusahaan yang sudah disertifikasi ISO 9001, seperti SAP Express, setiap kali terdapat karyawan yang baru masuk, perusahaan melakukan kegiatan induksi, sama seperti training MT sekarang. Salah satu induksi yang wajib diberikan adalah awareness ISO 9001:2015 Quality Management System. Ada yang sudah pernah mendapatkan training awareness iso 9001:2015 sebelumnya? Jadi pada training ini, teman-teman akan diajarkan cara bagaimana menjaga perusahaan konsisten untuk terus menerapkan ISO 9001, dalam hal peran teman-teman sebagai bagian dari perusahaan. Belum sampai pada tahap teman-teman memimpin implementasi ISO di perusahaan serta belum juga sampai pada tahap teman-teman melakukan audit ISO di perusahaan. Training terkait tahap memimpin implementasi serta melaksanakan audit ISO, itu sudah saya lakukan.
- Berikut ini adalah struktur organisasi QMS. Jadi selain saya dan manajer saya, tim QMS punya document controller, Mba Ninda. Beliau yang menangani terkait pengendalian dokumen mulai dari publikasi, penomoran, pemusnahan, distribusi, dan seterusnya. Lalu ada saya sebagai qms officer. Saya kurang tahu apakah mba ninda masuk ke kelas kalian atau tidak, tapi kalaupun tidak masuk pun bukan masalah, karena pekerjaan beliau jarang bersinggungan secara langsung dengan cabang.
- Berikut penjelasan singkat terkait departemen QMS. Poin pertama terkait implementasi ISO 9001:2015, disana kami terlibat sebagai project manager, insyaAllah bulan ini kita akan dilakukan audit oleh badan sertifikasi, minta doanya dari rekan-rekan semua semoga SAP Express bisa lulus. Jadi hal-hal terkait implementasi ISO mulai dari pelaksanaan tinjauan manajemen, pembuatan dokumen-dokumen, itu kami yang mengkoordinir, bukan melaksanakan ya, tapi mengkoordinir, karena pada hakikatnya, kesuksesan implementasi ISO 9001 adalah tanggung jawab seluruh orang di perusahaan, mulai dari saya, rekan-rekan MT, direksi, hingga security pun bertanggung jawab atas pelaksanaan implementasi ISO. Yang kedua kami dari QMS juga melaksanakan internal audit ISO, jadi sebelum SAP dilakukan audit eksternal oleh badan sertifikasi, Departemen QMS melaksanakan audit internal supaya saat dilaksanakan audit eksternal tidak didapati banyak temuan, selain juga pelaksanaan audit internal juga merupakan tuntutan dari salah satu klausul ISO. Perlu diketahui juga bahwa, internal audit ISO itu berbeda dengan internal audit rutin atau internal audit investigasi. Auditor ISO tidak bertujuan untuk mendeteksi fraud. Scope kami hanya sebatas evaluasi implementasi ISO. Jadi apabila suatu saat divisi/cabang teman-teman dilaksanakan audit, tidak perlu terlalu panik, dan jangan pula defensif. Karena meskipun nanti didapati ada banyak temuan dalam audit ISO, tidak berarti cabang/divisi teman-teman didapati banyak temuan ISO, tidak berarti cabang/divisi teman-teman memiliki tata kelola yang buruk. Nanti kita lihat hal yang seperti saya katakana sebelumnya, implementasi ISO itu merupakan tanggung jawab bersama. Yang ketiga mengendalikan dokumen-dokumen terkait QMS. SOP, WI, dan Form adalah dokumen standar yang dapat menjadi acuan karyawan selama melakukan pekerjaan. Disini ada yang sudah memiliki dokumen-dokumen SOP? Dokumen SOP SAP disimpan di Gdrive ya, disini teman-teman bisa tahu standar sekaligus mempelajari proses bisnis yang ada di SAP. Apabila ada rekan-rekan yang belum memiliki dokumen SOP, silakan meminta linknya ke penanggung jawab teman-teman, Pak furqon mungkin ya? Bilang saja sudah mendapatkan izin dari QMS.
- Berikut ini adalah kekeliruan yang kerap terjadi terkait departemen QMS, intinya ada beberapa hal yang sebenarnya bukan tanggung jawab QMS atau bukan hanya tanggung jawab QMS, dianggap sebagai tanggung jawab QMS saja. Implementasi ISO, pembuatan SOP, WI, dan Form itu sifatnya tanggung jawab bersama. Misal, rekan-rekan mendapati bahwa ada SOP OPS yang sudah tidak relevan, kalau seperti itu, teman-teman langsung inisiasi saja revisi SOP OPS, sampaikan ke kepala divisi/kepala departemen terkait, lalu koordinasikan ke kami untuk dibuatkan SOP nya. Jangan menunggu dibuatkan oleh QMS atau lebih parah, menunggu hal tersebut menjadi temuan saat audit ISO. Kemudian poin ketiga, perlu saya jelaskan bahwa sk direksi dan internal memo, itu adalah dokumennya corporate secretary, bukan QMS. Merekalah yang lakukan filling terhadap dokumen-dokumen tersebut. Untuk poin terakhir, dalam proses tender-tender yang kerap diikuti oleh SAP, rekan-rekan yang nanti bergabung di divisi sales mungkin akan banyak menyimak, klien atau penyelenggara tender kerap meminta dokumen SOP, WI, atau dokumen lain yang sebenarnya dikhususkan hanya untuk di internal SAP. SOP, WI, Form itu sebenarnya hanya dikhususkan untuk internal SAP. Karena itu setiap teman-teman mau membagikan dokumen-dokumen tersebut, teman-teman harus mendapatkan persetujuan divisi terkait terutama QMS kalau dokumennya terkait QMS. Pada beberapa kasus, bisa saja dokumennya sama sekali tidak bisa dibagikan. Misal dulu pernah ada klien yang meminta dokumen hasil internal audit, dokumen itu tidak mungkin kami publikasikan ke pihak eksternal. Di kontrak teman-teman pun saya yakin teman-teman dituntut untuk menjaga kerahasiaan informasi perusahaan. Salah satunya adalah terkait dokumen-dokumen ini, jangan sampai rekan-rekan juga ikut terkena masalah karena membagikan informasi yang tidak seharusnya dibagikan.
- Kita masuk ke sesi selanjutnya ya, harap simak baik-baik karena akan ada post test setelah sesi pemaparan.
- Sebelum kita masuk ke materi sistem manajemen mutu, kita perlu pahami dulu mutu itu apa. Mas boleh tolong bacakan definisi yang ada di slide? Bagus, ada 3 kata kunci, karakteristik, objek, dan persyaratan.
- Pada ilustrasi berikut, tas merupakan contoh dari objek. Berat, volume, dan ketahanan terhadap air merupakan contoh dari karakteristik, kemudian berat sebesar 200-250 gram merupakan persyaratan yang ditetapkan. Persyaratan dapat ditetapkan oleh konsumen maupun non-konsumen. Contoh non-konsumen adalah pemerintah, asosiasi perusahaan, dan sebagainya
- Produsen dapat menghasilkan objek yang memiliki karakteristik tersendiri dan dapat berbeda dari persyaratan. Misal pada contoh kasus ini, berat objek yang dihasilkan oleh produsen tidak sesuai dengan persyaratan.
- Apabila objek yang dihasilkan oleh produsen tidak memiliki karakteristik sesuai persyaratan, dalam kasus ini tas memiliki berat yang tidak sesuai dengan persyaratan, maka objek tersebut kita katakan memiliki mutu yang buruk.
- Selanjutnya, kita simak sama-sama konsep standar. (tanya salah satu partisipan), Gambar apa yang kamu lihat di depan? (orang mendayung/balap dayung) dan sebagainya. Kunci dari mendayung supaya perahu dapat bergerak dengan cepat adalah seluruh orang yang ada di dalam perahu harus mendayung ke arah yang sama dengan tempo yang sama. (tanya seseorang), menurut mas/mba, apa yang terjadi saat orang di sisi kiri mendayung ke arah depan, lalu orang di sisi kanan mendayung ke arah belakang. (perahunya akan berputar-putar), jadi fungsi standar adalah memastikan seluruh aktivitas yang ada di organisasi, meskipun dilakukan oleh orang yang berbeda-beda, akan tetap dilakukan dengan cara yang sama. Sehingga organisasi bisa melaju secepat-cepatnya, seperti ilustrasi perahu tadi.
- Jadi, tujuan standar membuat karakteristik objek yang dihasilkan oleh organisasi, sesuai dengan persyaratan. Objek tersebut dapat produk nyata berwujud atapun layanan jasa.
- Tanya ke salah satu partisipan, (Apa yang mas/mba liat di gambar paling kiri? Kalau yang tengah? Kalau yang kanan?) Suatu aktivitas bisa jadi berubah mengikuti perkembangan meskipun memiliki tujuan yang sama, ketiga gambar tersebut memiliki tujuan yang sama, yaitu membajak sawah, walaupun seiring berjalannya waktu, pelaksana aktivitas pasti mencari cara, apa hal yang harus dimodifikasi, apa hal yang harus ditambah, supaya pengerjaan aktivitasnya semakin mudah atau semakin produktif, perubahan aktivitas tersebut juga biasanya diiringi dengan perubahan standar.
- ISO itu berasal dari bahasa Yunani yang artinya sama. Teman-teman dari jurusan Teknik mungkin mengenal istilah isobar. Bar itu artinya tekanan, iso itu artinya sama, iso bar berarti tekanannya sama. Istilah lain yang mungkin familiar itu adalah isotop. Isotop berarti protonnya sama. Dan seterusnya. ISO sendiri merupakan Lembaga standarisasi international. International organization for standardization. Di level nasional, Indonesia sudah memiliki Lembaga standardisasinya sendiri yaitu BSN, badan standardisasi nasional. BSN juga yang melakukan adopsi terhadap standar-standar di level internasional untuk kepentingan nasional. Misal, standar ISO 9001:2015 yang tersedia dalam Bahasa inggris diadopsi oleh BSN menjadi SNI ISO 9001:2015 yang tersedia dalam dua Bahasa, inggris dan Indonesia.
- ISO 9001 merupakan standar yang beberapa kali mengalami perubahan, sebagaimana telah dipaparkan sebelumnya, bahwa perubahan terhadap suatu standar adalah keniscahyaan. 35 tahun yang lalu, orang beranggapan bahwa seluruh aktivitas yang ada di organisasi harus ada standarnya, harus ada panduannya. Sekarang saya izin tanya, (tunjuk seorang perempuan), mba pernah memasak suatu masakan? Masakan apa yang suka mba buat? Apakah mba punya standar tertulis untuk masakan tersebut? Kenapa mba bisa masak masakan tersebut padahal mba gk punya panduan? (tanya sekali lagi, kali ini terkait hobi), (ambil kesimpulan), seiring waktu orang mulai sadar bahwa pekerja dalam organisasi tidak bisa diposisikan sebagai robot yang segala sesuatunya harus diprogram, harus didikte. Pekerja itu manusia yang punya kesadaran, punya keahlian, punya kemampuan mengambil keputusan, sehingga tidak perlu seluruh aktivitasnya itu harus kita buat SOP nya.Makanya misalkan teman-teman dihadapkan isu ada aktivitas di organisasi yang tidak berjalan dengan baik, apakah solusinya pasti membuat SOP? Tidak, bisa jadi pekerjanya tidak punya kompetensi, bisa jadi pekerjanya memiliki beban kerja yang berlebih, banyak faktor.
- Perlu diketahui bahwa tidak semua dokumen ISO, merupakan dokumen persyaratan standar sistem manajemen. SAP Express misalnya dilakukan sertifikasi sistem manajemen mutu, dengan panduan dokumen ISO 9001, apakah ada dokumen ISO 9000, ada, tapi apakah bisa kita melakukan sertifikasi ISO 9000? Tidak bisa, karena ISO 9000 bukan merupakan dokumen persyaratan (requirements).
- Tadi saya sudah paparkan bahwa sertifikasi ISO 9001:2015 itu mengacu pada dokumen persyaratannya, jadi kalau mau paham terkait syarat-syarat sertifikasinya, ya tinggal baca dokumennya saja. Dalam dokumen ISO 9001:2015, terdapat 10 klausul, 3 klausul pertama itu hanya pembukaan dan penjelasan singkat, klausul 4 dan klausul 10 itu merupakan persyaratan. Bentuk dokumen 10 pasal ini juga lazim dikenal sebagai high level structure (struktur level tinggi), struktur level tinggi ini juga lazim digunakan pada dokumen iso lain yang menjadi persyaratan sertifikasi, misal iso 14001 juga sama-sama ada konteks organisasi, kepemimpinan, dst. ISO 27001 juga mengandung evaluasi kinerja dan peningkatan. Kira-kira ada yang tahu kenapa dibuat seperti itu? Penggunaan persyaratan yang memiliki struktur yang sama mempermudah organisasi untuk melakukan sertifikasi lebih dari 1 sistem manajemen, misal SAP mau melaksanakan sertifikasi ISO 9001 dan ISO 27001 di saat yang bersamaan, karena kedua sistem manajemen tersebut mensyaratkan adanya kegiatan audit internal, kegiatan audit internalnya cukup dilaksanakan satu kali namun digabung untuk dua sistem manajemen. Itulah yang dimaksud dengan integrasi.
- Apabila dituangkan dalam suatu model konseptual, teman-teman dapat melihat bagaimana ISO 9001 2015 dapat meningkatkan kepuasan pelanggan sebagai berikut. Kalau teman-teman bingung, saya coba interpretasikan ya, intinya seluruh klausul itu saling berkaitan, proses inti dari iso 9001 2015 itu adalah klausul no 5 hingga 10 (yang ada dalam lingkaran), klausul 4 itu sebagai input model, dan kepuasan pelanggan serta terjaganya mutu layanan sebagai output model
- Apabila teman-teman membaca dokumen ISO 9001, teman-teman akan sering menemukan kata ini, informasi terdokumentasi. Mas/Mba boleh tolong bacakan definisinya? Ya cukup, terima kasih. Jadi, pembuatan ISO kerap diasosiasikan dengan pembuatan dokumen. Tidak sepenuhnya salah, karena sesuai definisi, informasi terdokumentasi dapat berupa sistem manajemen termasuk proses terkaitnya. Tetapi, jangan lupakan prinsip dari sistem manajemen mutu (kembalikan ke slide sistem manajemen mutu). Bisa jadi ada organisasi yang dokumen ISOnya lengkap, bahkan lulus sertifikasi, tapi manfaat sertifikasi isonya belum maksimal. Karena sistem manajemennya hanya berupa pembuatan dokumen tetapi melupakan prinsip sistem manajemen mutu.
- Input pertama dari sistem manajemen mutu adalah kita harus nyatakan dahulu konteksnya. SAP misalkan memiliki usaha konter ritel, tapi apakah usaha konter ritel itu juga harus kita masukan dalam ruang lingkup sertifikasi iso? Ya atau tidaknya itu kita nyatakan dalam suatu informasi terdokumentasi, kita di SAP express memiliki yang Namanya manual mutu, dimana kita bisa nyatakan konteks organisasinya. Daftar konteks organisasi yang perlu dinyatakan dapat dilihat pada slide ya.
- Ternyata di manual mutu kita tidak sebutkan adanya konter ritel, berarti konter ritel sap diluar konteks organisasi. Nanti auditor eksternal tidak akan melakukan kunjungan ke konter ritel sap untuk memastikan implementasi ISO, karena kita sudah nyatakan bahwa konteksnya adalah ini. Diluar ini kita tidak masukkan dalam ruang lingkup sistem manajemen mutu.
- Kalau teman-teman lihat model konseptual sebelumnya, kepemimpinan tidak masuk siklus PDCA, tetapi ia berada di tengah dan terhubung dengan seluruh siklus, menandakan kalau klausul ini mendukung seluruh siklus PDCA.
- Pemimpin tertinggi perusahaan atau di dokumen iso disebut sebagai top management, itu wajib membuat komitmen yang ditandatangani oleh dia sebagai bentuk dukungan top management terhadap penerapan sistem manajemen mutu. Karena itu SAP Express memiliki dokumen kebijakan mutu yang ditandatangani oleh top management atau dalam hal ini adalah pak budiyanto sebagai presiden direktur.
- Kebijakan mutu juga perlu kita sosialisasikan, salah satunya melalui website. Kalau teman-teman pergi ke resepsionis, teman-teman akan melihat ada banner ukuran kira-kira 1 x 2 meter yang berisi kebijakan mutu sap, itu juga salah satu bentuk sosialisasi.
- Kemudian bentuk paling konkret terhadap keterlibatan top management pada sistem manajemen mutu adalah pelaksanaan tinjauan manajemen atau manajemen mutu. Jadi, setahun sekali, seluruh kepala divisi dan kepala departemen akan melakukan presentasi di hadapan dewan direksi yang berisi pencapaian mereka selama setahun ke belakang apa saja, lalu target mereka selama setahun ke depan apa saja, serta risiko dan peluang yang divisi mereka hadapi.
- Kalau teman-teman simak sebelumnya ada poin peran, wewenang, dan tanggung jawab organisasi. Hal-hal tersebut biasa tercantum dalam dokumen job description (jobdesc). Jadinya seluruh posisi yang ada di SAP mulai dari kurir, manager HRD, manager audit, dan sebagainya, wajib dibuatkan job description sebagai bentuk peran, wewenang, dan tanggung jawab posisi terkait sudah dinyatakan.
- Klausul berikutnya adalah perencanaan, kalau kita reminder sebelumnya ada siklus PDCA, maka ini adalah tahap pertama, tahap plan. Poin pertama adalah pemetaan risiko dan peluang dan rencana tindak lanjutnya. Pemaparan risiko dan peluang ini biasanya dinyatakan oleh kepala divisi dan departemen di tinjauan manajemen. Lalu hasilnya direkap oleh QMS dalam suatu dokumen. Kemudian ada sasaran mutu dan perencanaan untuk mencapai sasaran. Tidak mungkin ada organisasi yang bekerja tanpa target. Apabila terdapat organisasi yang bekerja tanpa target, kira kira apa risikonya? (tanya ke satu orang), organisasi tersebut jadi malas untuk berlari cepat, karena itu ISO 9001 mensyaratkan adanya target yang disebut dengan sasaran mutu, beberapa orang menyebutnya KPI (key performance indicator), ada juga yang menyebut OKR (Objective key result), itu sama, intinya wajib ada target yang ditetapkan oleh organisasi. Kemudian yang ketiga adalah perubahan perencanaan, setiap kali ada perubahan yang sifat strategis, organisasi wajib melakukan monitor terhadap perusahaan tersebut. Misal dahulu masalah transport itu tidak ada tim khusus yang menangani, dirubah menjadi ada divisi baru yang menangani masalah transport, yaitu national transport. Kemudian kita lakukan monitor, apakah pembentukan divisi baru ini sudah cukup efektif, apakah sudah mampu menyelesaikan masalah dengan baik, atau tidak. Tapi sekali lagi, yang perlu dimonitor adalah perubahan yang dampaknya signifikan, kalau misalkan, tim nos yang awalnya berjumlah 24 orang berubah menjadi 25 orang, dampaknya tidak perlu dimonitor, tapi misalkan tim nos awalnya 24 orang berubah menjadi 70 orang, kita harus monitor, apakah penambahan manpower terkait memiliki dampak positif signifikan atau tidak.
- Berikut adalah contoh rekap pemetaan risiko dan peluang
- Berikut adalah contoh dokumen sasaran mutu
- Berikut adalah contoh bentuk monitor perubahan perencanaan
- Klausul berikutnya adalah dukungan. Klausul dukungan bersama dengan klausul operasi, merupakan klausul yang mengandung tahap do (eksekusi), dalam proses eksekusi, kita harus memperhatikan kelima hal berikut. Pertama adalah sumber daya, sumber daya ini bisa dalam bentuk aset, bisa dalam bentuk man power, bisa dalam bentuk teknologi, dan sebagainya. Intinya organisasi harus menyatakan sumber daya apa yang dibutuhkan dalam penyelenggaraan operasi organisasi, Saat tinjauan manajemen, divisi GA dan IT biasanya memaparkan berapa aset yang sekarang dalam penguasaan SAP, divisi HRD biasanya memaparkan man power planning untuk setahun ke depan, divisi finance biasanya memaparkan rencana keuangan setahun ke depan, dan seterusnya. Yang kedua ada kompetensi, tadi saya sebutkan bahwa seluruh posisi yang ada di organisasi harus ada jobdescnya, yang terpenting selanjutnya adalah seluruh posisi harus dijelaskan apa kompetensi yang diperlukan untuk posisi tersebut, lalu bagaimana kalau tidak ada orang di organisasi yang punya kompetensi terkait, maka organisasi harus berusaha mendapatkan kompetensi tersebut, caranya? Bisa dengan merekrut professional yang sudah teruji kompetensinya atau bisa dengan training, teman-teman disini diproyeksikan menjadi supervisor di cabang, tapi untuk saat ini, teman-teman dinilai belum memenuhi kompetensi untuk jadi spv di cabang, training in class ini salah satu upaya sap untuk mendapatkan kompetensi tersebut. Yang ketiga ada kepedulian, sebelumnya kita sudah buat begitu banyak dokumen, ada dokumen sasaran mutu, ada kebijakan mutu, jangan sampai sudah capek capek merancang begitu banyak hal, karyawan-karyawannya tidak tahu tentang rancangan-rancangan tersebut. Saya sebagai staf qms ditanya “apa target qms di tahun 2022?” saya jawab “tidak tahu”. Implementasi iso tidak akan berjalan mulus kalau tidak ada kepedulian. Yang keempat ada komunikasi. Organisasi harus mendefinisikan hal-hal yang dapat dikomunikasikan serta perihal-perihal terkaitnya, perihal tersebut bisa berupa media komunikasi, siapa yang mengkomunikasikan, hingga kepada siapa berkomunikasi. Misal, saya sebagai QMS, tidak bisa sembarangan berkomunikasi terkait coresys ke asperindo, karena di asperindo ada kompetitor. Jadi perihal komunikasi juga harus didefinisikan. Kemudian yang terakhir adalah informasi terdokumentasi, ini sudah saya nyatakan di awal ya.
- Berikut ini contoh Man power planning yang HRD susun, mohon maaf saya tidak bisa sajikan contoh karena ada informasi sensitifnya, terkait gaji
- Lalu dalam setiap uraian jabatan pasti HRD mencantumkan ini sebagai pemenuhan klausul kompetensi, apa saja kompetensi staf QMS? Boleh fresh graduate dari jurusan manapun, harus paham Microsoft office, harus sudah ikut training awareness, dan seterusnya.
- Nah ini salah satu bentuk komunikasi sekaligus membangkitkan kepedulian terkait sistem manajemen mutu, saya sebagai staf QMS mensosialisasikan SOP kepada seluruh manager dan kacab, melalui email.
- Ini contoh rencana komunikasi PT SAP yang sudah didefinisikan, kita definisikan topik, sumber, target, dan seterusnya.
- Klausul berikutnya masih terkait proses “do” dalam siklus PDCA adalah klausul operasi. Sebelumnya saya jelaskan dahulu, bahwa dalam klausul 4.3 itu dijelaskan, persyaratan-persyaratan yang tercantum pada klausul-klausul ISO itu ada yang bisa dikecualikan apabila persyaratan terkait kurang relevan dengan organisasi serta tidak berpengaruh terhadap kualitas layanan organisasi, di klausul 4.3 di jelaskan seperti itu. SAP Express mengecualikan klausul 8.3 dalam ruang lingkupnya. Karena produk dari perusahaan kita bukan merupakan produk yang berwujud seperti handphone, proyektor dsb. Serta klausul ini dinilai tidak berdampak signifikan dalam industri kurir. Untuk poin 1 itu SAP saya nilai sudah cukup matang, perencanaan dalam industri kurir meliputi rute, jadwal, dst pengendalian kalau contoh yang paling konkret adalah fitur-fitur di coresys serta bentuk koordinasi antara NOS dan cabang. Untuk poin kedua, persyaratan produk dan jasa, SAP sudah memiliki apa saja daftar undang-undang maupun peraturan yang perlu dipatuhi oleh SAP selaku perusahaan yang bergerak di industri kurir. Dalam FRP yang ditandatangani oleh pelanggan, juga terlampir persyaratan yang dijadikan standar kelayakan layanan SAP,sesuai dengan yang saya paparkan di awal bahwa persyaratan dapat berasal dari konsumen maupun non-konsumen. Untuk yang keempat bentuk pengendalian proses, produk, dan jasa yang disediakan pihak eksternal atau vendor adalah kita melakukan seleksi dan evaluasi vendor. Jadi mulai dari pemasok packing kayu, beberapa vendor penerusan kita lakukan seleksi vendor, parameter seleksi dan evaluasi vendor mungkin nanti akan diberitahukan oleh departemen purchasing, kalau mereka memberikan presentasi ke teman-teman semua Untuk poin 5 dan poin 6 ini banyak terkait dengan sistem coresys. Utamanya terkait konsep mampu telusur, idenya adalah bagaimana kita bisa mengetahui seluruh kiriman kapan dilakukan proses entry, oleh siapa dilakukan proses entry, dimana dilakukan proses entry, kemudia terkait kapan, dimana, dan siapa yang melakukan proses CMO, keseluruhan checkpoint tersebut harus mampu ditelusuri, beruntung karena SAP sudah memiliki sistem coresys, SAP bisa melakukan pelacakan hal-hal tersebut untuk masing-masing kiriman. Untuk poin 7, ini terkait tindak lanjut produk apabila terdapat layanan yang tidak memenuhi persyaratan, misal, ada paket yang didapati mudah rusak tapi tidak dilakukan paking kayu walaupun paket tersebut sudah dilakukan proses entry, kalau kita mendapati adanya paket yang seperti itu, kita jangan dahulu memproses paket tersebut, melainkan koordinasikan dahulu ke CS atau klien terkait apakah perlu dilakukan packing kayu, apakah keberatan apabila ada tambahan tagihan akibat adanya packing kayu, dsn seterusnya.
- Klausul operasi tidak hanya berlaku di divisi operation, tetapi juga berlaku di divisi lain, misal finance accounting. Mereka mencoba memenuhi perencanaan operasi dalam konteks transfer petty cash cabang dengan membuat SOP transfer petty cash cabang.
- Ini salah satu contoh bentuk persyaratan pelanggan yang dilampirkan di FRP, jadi ini juga salah satu bentuk pemenuhan klausul ISO 9001.
- Kita masuk ke tahap selanjutnya dalam siklus PDCA yaitu tahap check. Pada poin 1 dilakukan pemantauan, pengukuran, analisis, dan evaluasi. Perlu diketahui yang dievaluasi adalah output sistem manajemen mutu, kalau kita ingat model konseptual di awal, salah satu outputnya adalah kepuasan pelanggan. Karena itu selang beberapa waktu, SAP kerap melakukan survey kepuasan pelanggan serta menganalisis hasilnya sebagai salah satu bentuk pemenuhan klausul 9.1. Poin selanjutnya adalah penyelenggaraan audit internal, jadi selang beberapa waktu SAP menyelenggarakan audit internal untuk mengecek apakah klausul-klausul yang tadi saya paparkan sudah lengkap, apakah agenda-agenda yang perlu dilaksanakan sudah dilaksanakan, apakah dokumen-dokumen yang perlu tersedia sudah tersedia, dan seterusnya. Kemudian yang terakhir tinjauan manajemen, jadi pelaksanaan tinjauan manajemen adalah salah satu bentuk evaluasi kinerja sistem manajemen mutu
- Ini adalah survey kepuasan pelanggan yang dilaksanakan oleh tim marketing dan dipaparkan saat tinjauan manajemen.
- Ini adalah contoh dokumentasi pelaksanaan audit internal, kami membuat formulir laporan audit internal yang berisi daftar ketidaksesuaian yang ditemukan selama proses audit
- Kita masuk ke tahap terakhir dari siklus PDCA yaitu tahap act, aksi, setelah kita tahu apa saja hal-hal yang kurang dalam proses check atau proses evaluasi kinerja, kekurangan-kekurangan tersebut wajib kita tindak lanjuti. Misal, masing-masing ketidaksesuaian yang didapati selama proses audit internal itu kita buatkan tindakan korektifnya. Dan perlu diingat juga bahwa peningkatan itu dilakukan tidak sekali melainkan berkali-kali selama sistem manajemen mutunya diimplementasikan, itulah yang dimaksud sebagai peningkatan berkelanjutan.
- Ini adalah contoh dokumentasi pembuatan tindakan korektif atas ketidaksesuaian yang didapat dalam proses audit.
- Berikut ini adalah manfaat dilaksanakannya sertifikasi ISO 9001:2015. Nomor 1 itu sudah jelas, ini terkait dengan konsep mutu dan konsep standar yang saya paparkan di awal. Nomor 2 ini adalah alasan pragmatis, jadi kerap kali ketika proses tender atau ketika sales kita melakukan pendekatan ke klien, muncul pertanyaan “Apakah SAP Express sudah dilakukan sertifikasi ISO 9001?” Jadi klien kita pun lebih tertarik menjalin kerjasama dengan organisasi yang sudah disertifikasi. Yang ketiga, kerap kali vendor, klien, pemerintah, itu adalah organisasi yang juga dilakukan sertifikasi ISO 9001:2015, mereka kerap meminta dokumen-dokumen perusahaan yang terkait ISO 9001, misal ada klien yang meminta SOP Business Continuity Plan SAP, untungnya karena SAP sudah
- Sebenarnya masih banyak hal-hal terkait ISO 9001 yang masih ingin saya paparkan, tapi khawatir waktunya tidak mencukupi, maka pemaparannya terpaksa saya ringkas. Sekian yang dapat saya sampaikan, kalau ada pertanyaan kalau ada pertanyaan saya persilahkan. Terakhir yang ingin saya sampaikan, mungkin saja dalam keberjalanan di SAP Express teman-teman melihat ada yang hal-hal yang menurut teman-teman kurang ideal. Tapi itu tidak bisa jadi alasan untuk teman-teman tidak melaksanakan yang terbaik di setiap tanggung jawab teman-teman. Bahwa nanti teman-teman menemui kesulitan dan tantangan, kalau teman-teman hanya mengeluh, masalah teman-teman tidak akan terselesaikan, tapi kalau teman-teman selain mengeluh tetapi juga belajar, peluang teman-teman untuk sukses saya yakin masih besar, selamat bergabung di SAP Express, selamat siang.