1. FORMULIR ADMINISTRASI
Jenis-jenis Bukti Transaksi
1. Pengertian transaksi dan administrasi transaksi
Transaksi adalah aktifitas perusahaan yang menimbulkan perubahan terhadap
posisi harta keuangan perusahaan, seperti menjual, membeli, membayar gaji, serta
membayar biaya-biaya lainnya.
Administrasi transaksi adalah kegiatan untuk mencatat perubahan-perubahan
posisi keuangan sebuah perusahaan yang dilakukan secara kronologis, dengan
metode tertentu sehingga hasil pencatatan dapat dikomunikasikan kepada pihak
lain
2. Jenis-Jenis transaksi
Transaksi yang terjadi sehari-hari di perusahaan terbagi menjadi 2 jenis, yaitu :
a. Trasnsaksi internal
Transaksi internal adalah transaksi yang terjadi yang melibatkan hanya
bagian-bagian yang ada di dalam perusahaan, lebih menekankan
perubahan posisi keuangan yang terjadi antar bagian yang ada dalam
perusahaan seperti memo dari pimpinan kepada seseorang yang ditunjuk,
perubahan nilai harta kekayaan karena penyusutan, pemakaian
perlengkapan kantor.
b. Transaksi eksternal
Transaksi eksternal adalah transaksi yang melibatakan pihak luar
perusahaan, seperti transaksi pembelian, penjualan, pembayaran hutang
piutang.
Jenis-Jenis transaksi
Manfaat utama dari bukti bukti transaksi adalah menyediakan bukti tertulis atas
transaksi yang telah dilaksanakan, sekaligus untuk menghindari kemungkinan
terjadinya sengketa di masa mendatang.
Bukti transaksi jika dilihat dari asalnya dibedakan menjadi :
1. Bukti transaksi internal yaitu bukti pencatatan kejadian di dalam
perusahaan itu. Biasanya berupa memo dari pimpinan atau orang yang
ditunjuk.
2. Bukti transaksi eksternal yaitu bukti pencatatan transaksi yang terjadi
dengan pihak luar perusahaan. Bukti tersebut antara lain :

2. a. Faktur ( invoice )
Faktur adalah perhitungan penjualan barang yang dilakukan secara kredit, dibuat
oleh pihak penjual disampaikan kepada pihak pembeli. Biasanya dibuat rangkap
2, yang asli diberikan kepada pihak pembeli sebgai bukti pencatatan pembelian
secara kredit sedangkan kopiannya dipegang oleh pihak penjual sebagai bukti
pencatatan penjualan secara kredit.
Informasi yang harus dimuat dalam faktur antara lain :
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Nama dan alamat penjual
Nomor faktur
Nama dan alamat pembeli
Tanggal pemesanan
Tanggal pengiriman
Syarat pembayaran dan keterangan mengenai barang seperti jenis barang,
kuantitas, harga satuan, dan jumlah harga.
Bagi pihak pembeli faktur yang diterimanya merupakan faktur pembelian,
sedangkan bagi pihak penjual faktur yang dikirim kepada pihak pembeli
merupakan faktur penjualan.

3. b. Kuitansi ( official Receipt )
Kuitansi adalah bukti transaksi penerimaan uang untuk pembayaran sesuatu.
Kuitansi dibuat dan ditanda tangani oleh pihak yang menerima uang dan
diserahkan kepada pihak yang melakukan pembayaran. Kuitansi umumnya terdiri
dari dua bagian, bagian pertama diberikan kapada pihak pembayar sebagi bukti
pencatatan pengeluaran uang, sedangkan bagian yang tertinggal ( Sus/ bonggol
kuitansi ) untuk sementara bias dijadikan bukti pencatatan penerimaan uang.
Sebagai bukti penerimaan uang kuitansi harus dibubuhi materai. Hal ini
ditetapkan berdasarkan UU RI tentang Bea Materai. Untuk pembayaran dalam
jumlah nominal di atas Rp 1.000.000,- wajib dibubuhi materai Rp 3.000,Informasi yang termuat dalam kuitansi antara lain :
1.
2.
3.
4.
Nama yang menyerahkan uang
Jumlah uang yang dibayarkan
Tanggal penyerahan uang
Nama dan tanda tangan yang menerima uang

4. c. Nota debet ( Debit Memo )
Nota debit adalah pemberitahuan atau perhitungan yang dikirim suatu
perusahaan/badan usaha kepada pelanggannya, bahwa akunnya telah didebet
dengan jumlah tertentu. Penerina nota debet ini akan mencatat pada akun pihak
pengirim nota pada sisi kredit.
d. Nota kredit ( Credit Memo)
Nota kredit adalah pemberitahuan atau perhitunganyang dikirim suatu perusahaan
/badan usaha kepada pelanggannya, bahwa akunnya telah dikredit dengan jumlah
tertentu. Penerima nota kredit ini akan mencatat pada akun pihak-pihak pengirim
nota pada sisi debet.
e. Cek ( Cheque )
Cek adalah surat perintah tidak bersyarat kepada bank untuk membayar sejumlah
uang tertentu pada waktu surat tersebut diserahkan kepada bank, ditandatangani
oleh pihak yang menjadi nasabah suatu bank dan memiliki simpanan pada bank
tersebut dalam bentuk giro.
Lembaran cek terdiri dari dua bagian yaitu lembar utama diserahkan kepada pihak
lain sebagai alat pembayaran, dan struk atau bonggol cek untuk dijadikan bukti
tambahan transaksi yang disatukan dengan kuitansi bukti pembayaran.

5. f. Bilyet giro
Bilyet giro adalah surat perintah dari nasabah suatu bank kepada bank yang
bersangkutan untuk memindahbukukan sejumlah uang dari rekeningnya ke
rekening penerima yang namanya disebut dalam bilyet giro pada bank yang sama
atau bank yang lain. Penerima bilyet giro tidak bisa menukarkan dengan uang
tunai kepada bank yang bersangkutan, tetapi hanya dapat menyetorkan bilyet giro
kepada bank sebagai tambahan simpanan pada rekeningnya.
g. Rekening Koran
Rekening Koran adalah bukti mutasi kas di bank yang disusun oleh bank untuk
para nasabahnya, dan digunakan sebagai dasar penyesuaian pencatatan antara
saldo kas menurut perusahaan dan saldo kas menurut bank.

6. ALUR BUKTI TRANSAKSI
1. Alur transaksi pembelian
 proses pembelian dimulai dari permintaan bagian penjualan atau
produksi
 melakukan survei pasar
 menerima berbagai penawaran dari berbagai perusahaan
 memutuskan supplier dengan mempertimbangkan harga, kualitas
dan layanan purna jual
 membuat daftar barang yang akan dibeli
 mengirimkan surat pesanan
 membuat dan menanda tangani surat perjanjian dengan supplier
 menerima barang
 menerima barang sesuai dengan pesanan
 membayar jumlah transaksi sesuai dengan prosedur pengeluaran
kas.
2. Alur penjualan tunai
 proses penjualan dimulai dari permintaan pelanggan ( lisan atau
tertulis )
 negosiasi
 membuat dan menandatangani surat perjanjian
 membuat faktur ( invoice )
 memeriksa barang yang dijual
 menerima pembayaran
 membuat bukti transaksi
 mengirim barang yang dijual
3. Alur penjualan kredit
 proses penjualan dimulai dari permintaan
 negosiasi
 menerima aplikasi kredit
 melakukan survei kepada calon pelanggan dimasa mendatang
dapat memenuhi kewajibannya
 mendapatkan persetujuan kredit dari kepala bagian kredit dengan
melampirkan bukti hasil survei
 jika ya, maka dilakukan proses penjualan kredit jika tidak,
dikembalikan kepada calon pelanggan
 membuat surat perjanjian penjualan kredit
 membuat bukti transaksi

7. 
menyerahkan barang
4. Alur penerimaan kas
 dimulai dari terjadinya transaksi yang menyebabkan penarimaan
kas misalnya penjualan tunai, penerimaan piutang dan lain-lain
 memeriksa bukti transaksi dari bagian penjualan
 menghitung jumlah transaksi
 menerima pembayaran
 memeriksa keabsahan uang yang diterima
 membuat bukti transaksi
5. Alur pengeluaran uang kas
 dimulai dari transaksi pembelian tunai, pembayaran hutang, dan
pembayaran biaya- biaya
 menerima bukti pembelian atau bukti pengeluaran uang lainnya
 memeriksa keabsahan bukti
 melekukan pembayaran
 menerima bukti transaksi

8. FORMULIR ADMINISTRASI
Jenis-jenis Bukti Transaksi
1. Pengertian transaksi dan administrasi transaksi
Transaksi adalah aktifitas perusahaan yang menimbulkan perubahan terhadap
posisi harta keuangan perusahaan, seperti menjual, membeli, membayar gaji, serta
membayar biaya-biaya lainnya.
Administrasi transaksi adalah kegiatan untuk mencatat perubahan-perubahan
posisi keuangan sebuah perusahaan yang dilakukan secara kronologis, dengan
metode tertentu sehingga hasil pencatatan dapat dikomunikasikan kepada pihak
lain
2. Jenis-Jenis transaksi
Transaksi yang terjadi sehari-hari di perusahaan terbagi menjadi 2 jenis, yaitu :
a. Trasnsaksi internal
Transaksi internal adalah transaksi yang terjadi yang melibatkan hanya
bagian-bagian yang ada di dalam perusahaan, lebih menekankan
perubahan posisi keuangan yang terjadi antar bagian yang ada dalam
perusahaan seperti memo dari pimpinan kepada seseorang yang ditunjuk,
perubahan nilai harta kekayaan karena penyusutan, pemakaian
perlengkapan kantor.
b. Transaksi eksternal
Transaksi eksternal adalah transaksi yang melibatakan pihak luar
perusahaan, seperti transaksi pembelian, penjualan, pembayaran hutang
piutang.
Jenis-Jenis transaksi
Manfaat utama dari bukti bukti transaksi adalah menyediakan bukti tertulis atas
transaksi yang telah dilaksanakan, sekaligus untuk menghindari kemungkinan
terjadinya sengketa di masa mendatang.
Bukti transaksi jika dilihat dari asalnya dibedakan menjadi :
1.
Bukti transaksi internal yaitu bukti pencatatan kejadian di dalam perusahaan itu.
Biasanya berupa memo dari pimpinan atau orang yang ditunjuk.
2. Bukti transaksi eksternal yaitu bukti pencatatan transaksi yang terjadi
dengan pihak luar perusahaan. Bukti tersebut antara lain :
a. Faktur ( invoice )
Faktur adalah perhitungan penjualan barang yang dilakukan secara kredit, dibuat

9. oleh pihak penjual disampaikan kepada pihak pembeli. Biasanya dibuat rangkap
2, yang asli diberikan kepada pihak pembeli sebgai bukti pencatatan pembelian
secara kredit sedangkan kopiannya dipegang oleh pihak penjual sebagai bukti
pencatatan penjualan secara kredit.
Informasi yang harus dimuat dalam faktur antara lain :
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Nama dan alamat penjual
Nomor faktur
Nama dan alamat pembeli
Tanggal pemesanan
Tanggal pengiriman
Syarat pembayaran dan keterangan mengenai barang seperti jenis barang,
kuantitas, harga satuan, dan jumlah harga.
Bagi pihak pembeli faktur yang diterimanya merupakan faktur pembelian,
sedangkan bagi pihak penjual faktur yang dikirim kepada pihak pembeli
merupakan faktur penjualan.

10. b. Kuitansi ( official Receipt )
Kuitansi adalah bukti transaksi penerimaan uang untuk pembayaran sesuatu.
Kuitansi dibuat dan ditanda tangani oleh pihak yang menerima uang dan
diserahkan kepada pihak yang melakukan pembayaran. Kuitansi umumnya terdiri
dari dua bagian, bagian pertama diberikan kapada pihak pembayar sebagi bukti
pencatatan pengeluaran uang, sedangkan bagian yang tertinggal ( Sus/ bonggol
kuitansi ) untuk sementara bias dijadikan bukti pencatatan penerimaan uang.
Sebagai bukti penerimaan uang kuitansi harus dibubuhi materai. Hal ini
ditetapkan berdasarkan UU RI tentang Bea Materai. Untuk pembayaran dalam
jumlah nominal di atas Rp 1.000.000,- wajib dibubuhi materai Rp 3.000,Informasi yang termuat dalam kuitansi antara lain :
1.
2.
3.
4.
Nama yang menyerahkan uang
Jumlah uang yang dibayarkan
Tanggal penyerahan uang
Nama dan tanda tangan yang menerima uang

11. c. Nota debet ( Debit Memo )
Nota debit adalah pemberitahuan atau perhitungan yang dikirim suatu
perusahaan/badan usaha kepada pelanggannya, bahwa akunnya telah didebet
dengan jumlah tertentu. Penerina nota debet ini akan mencatat pada akun pihak
pengirim nota pada sisi kredit.
d. Nota kredit ( Credit Memo)
Nota kredit adalah pemberitahuan atau perhitunganyang dikirim suatu perusahaan
/badan usaha kepada pelanggannya, bahwa akunnya telah dikredit dengan jumlah
tertentu. Penerima nota kredit ini akan mencatat pada akun pihak-pihak pengirim
nota pada sisi debet.
e. Cek ( Cheque )
Cek adalah surat perintah tidak bersyarat kepada bank untuk membayar sejumlah
uang tertentu pada waktu surat tersebut diserahkan kepada bank, ditandatangani
oleh pihak yang menjadi nasabah suatu bank dan memiliki simpanan pada bank
tersebut dalam bentuk giro.
Lembaran cek terdiri dari dua bagian yaitu lembar utama diserahkan kepada pihak
lain sebagai alat pembayaran, dan struk atau bonggol cek untuk dijadikan bukti
tambahan transaksi yang disatukan dengan kuitansi bukti pembayaran.

12. f. Bilyet giro
Bilyet giro adalah surat perintah dari nasabah suatu bank kepada bank yang
bersangkutan untuk memindahbukukan sejumlah uang dari rekeningnya ke
rekening penerima yang namanya disebut dalam bilyet giro pada bank yang sama
atau bank yang lain. Penerima bilyet giro tidak bisa menukarkan dengan uang
tunai kepada bank yang bersangkutan, tetapi hanya dapat menyetorkan bilyet giro
kepada bank sebagai tambahan simpanan pada rekeningnya.
g. Rekening Koran
Rekening Koran adalah bukti mutasi kas di bank yang disusun oleh bank untuk
para nasabahnya, dan digunakan sebagai dasar penyesuaian pencatatan antara
saldo kas menurut perusahaan dan saldo kas menurut bank.

13. ALUR BUKTI TRANSAKSI
1. Alur transaksi pembelian
 proses pembelian dimulai dari permintaan bagian penjualan atau
produksi
 melakukan survei pasar
 menerima berbagai penawaran dari berbagai perusahaan
 memutuskan supplier dengan mempertimbangkan harga, kualitas
dan layanan purna jual
 membuat daftar barang yang akan dibeli
 mengirimkan surat pesanan
 membuat dan menanda tangani surat perjanjian dengan supplier
 menerima barang
 menerima barang sesuai dengan pesanan
 membayar jumlah transaksi sesuai dengan prosedur pengeluaran
kas.
2. Alur penjualan tunai
 proses penjualan dimulai dari permintaan pelanggan ( lisan atau
tertulis )
 negosiasi
 membuat dan menandatangani surat perjanjian
 membuat faktur ( invoice )
 memeriksa barang yang dijual
 menerima pembayaran
 membuat bukti transaksi
 mengirim barang yang dijual
3. Alur penjualan kredit
 proses penjualan dimulai dari permintaan
 negosiasi
 menerima aplikasi kredit
 melakukan survei kepada calon pelanggan dimasa mendatang
dapat memenuhi kewajibannya
 mendapatkan persetujuan kredit dari kepala bagian kredit dengan
melampirkan bukti hasil survei
 jika ya, maka dilakukan proses penjualan kredit jika tidak,
dikembalikan kepada calon pelanggan
 membuat surat perjanjian penjualan kredit
 membuat bukti transaksi

14. 
menyerahkan barang
4. Alur penerimaan kas
 dimulai dari terjadinya transaksi yang menyebabkan penarimaan
kas misalnya penjualan tunai, penerimaan piutang dan lain-lain
 memeriksa bukti transaksi dari bagian penjualan
 menghitung jumlah transaksi
 menerima pembayaran
 memeriksa keabsahan uang yang diterima
 membuat bukti transaksi
5. Alur pengeluaran uang kas
 dimulai dari transaksi pembelian tunai, pembayaran hutang, dan
pembayaran biaya- biaya
 menerima bukti pembelian atau bukti pengeluaran uang lainnya
 memeriksa keabsahan bukti
 melekukan pembayaran
 menerima bukti transaksi
FORMULIR ADMINISTRASI
SOP ADMINISTRASI TRANSAKSI
Standard Operational Procedure ( SOP ) adalah aturan yang diterapkan oleh perusahaan
dalam menangani berbagai kegiatan yang terjadi di perusahaan. SOP untuk menangani
administrasi transaksi akan mengikuti alur dari transaksi.
1. SOP administrasi pembelian tunai
a. Bukti permintaan dalam bentuk surat permintaan
b. Survei pasar dengan mengirimkan surat penawaran order
c. Perusahaan menjadi Supplier barang
d. Memutuskan pihak yang akan menjadi Supplier
e. Surat perjanjian yang memberikan perlindungan terhadap barang
f. Pemeriksaan barang dilakukan oleh ahlinya sesuai dengan pesanan. Jika
sesuai masuk ke gudang jika tidak maka barang di kembalikan dengan
memberikan nota hasil pemeriksaan kepada penjual.
g. Membayar transaksi sesuai dengan prosedur pengeluaran kas.
2. SOP administrasi penjualan tunai

15. a.
b.
c.
d.
e.
Adanya surat permintaan ( order ) dari calon pembeli
Negosiasi dibuktikan dengan notolen ( catatan kesepakatan sementara )
Membuat dan menandatangani surat penjualan
Faktur dibuat dengan benar dan teliti
Barang dagangan sebelum dijual diperiksa sudahkah sesuai dengan
pesanan pembeli. Bila ya, maka barang dikirim kepada pembeli namun
bila tidak, barang dikembalikan ke gudang
f. Cocokan invoice asli dan rangkap dan periksa uang tunai yang dibayarkan
dengan teliti
g. Buat kuitansi sesuai dengan jumlah uang yang diterima
h. Kirimkan barang yang dijual dengan cepat kepada konsumen
3. SOP administrasi penjualan kredit
a. Adanya surat permintaan ( order ) dari pembeli
b. Negosiasi dibuktikan dengan notulen hasil pertemuan
c. Aplikasi kredit dibuat oleh calon pembeli
d. Periksa formulir alikasi kredit, sesuaikan dengan bukti yang dilampirkan
e. Survei kepada calon pelanggan dibuktikan dengan formulir bukti survei
f. Persetujuan dari manajer bagian kredit
g. Bila setuju dilakukan proses penjualan bila tidak dikembalikan kepada
calon pelanggan
h. Surat perjanjian dibuat sesuai dengan standar perusahaan
i. Buatkan invoice
j. Kirimkan barang dengan cepat kepada konsumen
4. SOP administrasi penerimaan kas
a. Penerimaan uang tunai dimulai dari terjadinya transaksi penerimaan kas
b. Periksa bukti trsnsaksi yang dikeluarkan oleh bagian penjualan dengan
teliti, cocokkan dengan rangkapnya
c. Hitung jumlah transaksi dengan benar
d. Periksa uang yang diterima dengan teliti
e. Buatkan bukti transaksi penerimaan kas misalnya kuitansi
5. SOP administrasi uang kas

16. FORMULIR ADMINISTRASI
Pihak-pihak yang terkait dengan transaksi
1.
2.
3.
4.
Sales ( tenaga penjual )
Pembeli
Supplier
Fasilitator, yang termasuk fasilitator adalah perusahaan pergudangan, perusahaan
asuransi, perusahan pengangkutan, dan lembaga keuangan.
5. Lingkungan, seperti keinginan konsumen dan adanya pesaing ( Competitor )
FORMULIR ADMINISTRASI
Kesepakatan transaksi
Perjanjian jual beli merupakan persetujuan atau kesepakatan yang dilakukan oleh penjual
dan pembeli secara tertulis atau lisan mengenai syarat-syarat jual beli yang harus ditaati
oleh kedua belah pihak.

17. Perjanjian jual beli dapat dilakukan secara lisan atau tidak dibuat khusus bila :
1. penjual telah menetapkan syarat-syarat pembelian.
2. pembeli mengajukan penawaran dengan mengajukan syarat yang termuat dalam
surat pesanan.
3. penjual dan pembeli telah mengetahui secara pasti kebiasaan-kebiasaan penjualan
barang tersebut.
4. pembayaran dilakukan secara tunai dan barang-barang telah diperiksa oleh kedua
belah pihak, masing-masing pihak juga telah menerima dan menyetujui transaksi
tersebut.
Perjanjian jual beli dilakukan secara tertulis atau dibuat khusus bila :
1. penjualan dilakukan secara kredit yang memerlukan syarat khusus
2. penjualan dilakukan secara beli sewa
3. penjualan dilakukan secara bertahap ( kontrak jangka panjang ), pengiriman
barang beberapa kali
4. penjualan secara indent ( menunggu stok barang tersedia )
5. adanya kesepakatan mengenai kondisi garansi terhadap barang yang diperjual
belikan
6. barang yang diperjual belikan memiliki karakteristik khusus.
Hal-hal yang harus termuat dalam surat perjanjian jual beli antara lain :
1. Subyek perjanjian yaitu penjual dan pembeli dengan identitas lengkap
2. Obyek perjanjian jual beli yang dijelaskan dengan rinci spesifikasi dan harganya
3. Peraturan jual beli misalnya cara pengiriman, cara pembayaran, waktu
pengiriman, garansi, hak dan kewajiban kedua belah pihak, dsb
4. Masa berlakunya perjanjian
5. Pengesahan perjanjian
6. Tempat dan waktu perjanjian
7. Saksi dalam perjanjian
FORMULIR ADMINISTRASI
Tata cara Mengisi Formulir
Tata cara mengisi formulir atau bukti-bukti administrasi penjualan serta kelengkapannya
a. Daftar harga barang
Daftar ini dibuat untuk memudahkan penjual maupun konsumen mencari harga
barang, dibuat dengan disusun per departemen sehingga penjual maupun
konsumen mudah untuk menemukan sebuah barang yang dicarinya.

18. b. Daftar konsumen
Dibuat untuk memudahkan perusahaan menghubungi konsumen bila diperlukan
c. Buku pesanan konsumen

19. d. Faktur
e. Kuitansi

20. f. Nota kredit
g. Nota debet

21. h. Kartu persediaan
i. Nota permintaan
j. Surat pesanan