Valtiokonttori #Sinun Ideasi erityisasiantuntija Tero Meltti, valtiovarainministeriö Valtio Expo 17.5.2016

1. #sinunideasi – kokeilun tuloksia
- henkilöstölähtöinen ideointi ja kehittäminen strategisen
johtamisen välineenä
Valtio Expo 17.5.2016
erityisasiantuntija Tero Meltti

2. Henkilöstölähtöinen ideointi ja kehittäminen strategisen
johtamisen välineenä
‒ Miksi henkilöstölähtöinen
ideointi ja kehittäminen tulee
ottaa strategisen johtamisen
välineeksi?
‒ Mitä olivat #sinunideasi –
kokeilun tulokset?
‒ Millainen henkilöstölähtöisen
ideoinnin ja kehittämisen
malli sopisi valtiolle?

3. Miksi henkilöstölähtöinen ideointi ja
kehittäminen tulee ottaa strategisen
johtamisen välineeksi?
3

4. Suomi on EUn ykkönen hallinnon tehokkuudessa
11.9.2014 EUn kilpailukykytutkimus
4

5. Tuottavuuden tarkastelun kolme lähestymistapaan
1. Taloudellis-tekninen lähestymistapa,
jossa tuottavuus on tehokkuusmittari
(tuotos/panos -suhde)
2. Tuottavuus tehokkuuden ja
vaikuttavuuden yhdistelmänä
(tuotos/panos + tuotos/tavoite)
3. Tuottavuuden laaja näkökulma, joka
sisältää kaiken kehittämisen, joka saa
aikaan organisaatiossa parempaa
suorituskykyä.
5
Pritchard 1995

6. Mikä on tuottavuuden kehittämisen kohde?
6
organisaatioiden
välinen
organisaatio
yksilö
Yksilö:
1) henkilötasoinen tuottavuus
2) viranomaisen ja kansalaisen
vastuut ja tehtävät (itsepalvelun lisääminen)
Organisaatio:
1) Prosessin ja
työnjaon optimointi
(kumppaniverkosto
n hyödyntäminen)
2) Digitalisoituneen
maailman uudet
prosessit
(automatisoitu työ
Organisaatioiden
välinen:
1) organisaatioiden
välisten arvoketjujen
uudelleen ajattelu
2) julkisen ja
yksityisen sektorin
välisten vastuiden
uudelleen määrittely

7. Mitä olivat #sinunideasi –kokeilun
tulokset?
7

8. #sinunideasi
on hallitusohjelman Parannetaan johtamista ja toimeenpanoa –kärkihankkeen
johtamis- ja toimeenpanokonseptien kokeilu
8
‒ Henkilöstö osallistuu laajasti
‒ Ideoinnissa määrä on laatua
‒ Kokeilla ja arvioida jatkuvan ideointiprosessin mahdollisuudet
‒ 2015 ideaa, joista 100 ideaa on toteutettu vuonna 2017.
‒ Hallitusohjelman strateginen tavoite on toimintatapojen
uudistaminen.
‒ Aikaisemmat kokemukset, benchmarkkaus kv. ja yritykset
‒ 632 ideaa kolmessa viikossa
‒ vilkas kommentointi
‒ kirjautuneita käyttäjiä yli 2300
‒ ideoita ja käyttäjiä oli paljon ja vähän
‒ henkilöstön osallistumisessa suuret vaihtelut
‒ Eniten ideoita: MML, PRH, ELYt ja Verohallinto
‒ Kaikki ideat arvioitu useamman arvioitsijan toimesta
‒ N. 50 arvioitsijaa osallistui
‒ 164 ideaa arviointivaiheeseen, 129 ideaa
jatkokehitykseen
‒ Arviointi yhtenäisin kriteerein ja arviointipalaute
‒ Jatkokehittelyssä hyötyjen ja toteutuskelpoisuuden
parantaminen
‒ Toimintatapojen uudistamisen ministeriryhmä käsitteli
toteutusta ja tuloksia 2.2.2016
‒ Ideoiden kokeilu ja toteutus, Ideoiden palkitseminen
‒ Kokeilun arviointi (ideoinnin osallistujat, arvioitsijat, johto)
ja johtopäätökset
‒ #sinunideasi ideoiden kokeilujen seuranta ja viestintä
‒ #sinunideasi –ideointiympäristö pidetty auki 4/2016
1. Tavoite ja tausta 2. Ideointi
3. Arviointi ja jatkokehitys 4. Kevät 2016, mitä tehty?

9. #sinunideasi –tausta ja tavoite
#sinunideasi haasteen tavoitteena oli 1) saada mahdollisimman paljon ideoita,
joiden joukossa on uusia ja toteuttamiskelpoisia, 2) vahvistaa valtionhallinnon
innovaatio- ja toimeenpanokyvykkyyttä ja 3) kokeilla ideoiden johtamisen
toimintamallia ja arvioida pysyvän ideoinnin edellytyksiä.
Kunta- ja uudistusministeri Anu Vehviläinen julkisti #sinunideasi –haasteen
25.9.2015 valtion työmarkkinalaitoksen 60-vuotisjuhlassa. Haasteen
ideointivaihe kesti kolme viikkoa (25.9. - 19.10.). Ideoita saimme 632. Haasteen
viimeisinä päivinä tuli yli 100 uutta ideaa päivässä. #sinunideasi –
ideointipalveluun on kirjautunut yli 2300 valtion työntekijää.
Ideointivaiheen jälkeen kaikki ideat arvioitiin (20.10.-8.11.). Arviointi toteutettiin
kaksivaiheisena. Kaikista ideoista 164 pääsi esiarvioinnista varsinaiseen
arviointiin. 129 parhaiksi arvioitua ideaa pääsi jatkokehittelyyn. Arviointiin
osallistui yli 50 arvioitsijaa 40:stä valtion organisaatiosta.
Jatkokehittelyvaiheessa (9.11.-27.11.) valituista ideoista hiottiin yhteisesti
toteuttamiskelpoisempia. 9

10. Hyvät pienet parannukset
(helppo toteuttaa, toteutus on itsestä kiinni, vaikuttaa yksittäisten työntekijöiden tai
organisaatioiden toimintaan)
1. Skannattujen PDF-tiedostojen käytön vähentäminen ja kieltäminen
2. Tutor-toiminta
3. Testauksen kehittäminen eri toimijoiden kesken lähtien liikkeelle vaikkapa
testiympäristöjen datan yhtenäistämisellä
4. Istumisen vähentäminen
5. Valtiokalenterista luopuminen tai sen muuttaminen sähköiseksi
6. Tehokkuutta ajankäyttöön
7. Kopiokoneiden määrän vähentäminen
8. Työhön perehdyttämiseen panostaminen - Esimiehelle perehdytyksestä yksi
tulostavoite, jos mikään muu ei auta
9. Olennaiseen keskittyminen
10. Yhteiskuntavastuu: TYHY-päivät HYTE-päiviksi
+ Monitilatilatoimistojen henkilökohtaisista roskiksista luopuminen
10

11. Laajat merkittävät uudistukset
(vaatii resursseja toteutuakseen, vaikutukset suuret)
1. Edunvalvojien tilien tarkastus
2. Kuulutusmenettelyn digitalisointi
3. Extranet lupahakemusten käsittelyyn
4. Jotakin järkeä lupaprosesseihin ... kielletään viranomaisia pyytämästä
turhia liitteitä
5. Kustannushyötyanalyysi osaksi lakivalmistelua
6. Lisää rohkeutta virkamiehille
7. Omat verotiedot luettavaksi sähköisenä
8. Yrittäjäksi - yksi ilmoitus riittää!
9. Tarjous passin uusimisesta
10. Tarkastuksen suhteuttaminen väärinkäytösten aiheuttamaan
taloudelliseen riskiin 11

12. Radikaalit mullistavat ideat
(poikkeavat huomattavasti totutusta ja perinteisestä toimintamallista)
1. Valtion omistamilla IPR:lla tuloja valtiolle
2. Talviajasta luopuminen vihdoinkin
3. Modernit 'pestoomarkkinat' - häivytetään organisaatiorajat ja avataan
itseorganisoituvat työmarkkinat!
4. Muistiorganisaatioita yhteen
5. Nelipäiväinen työviikko
6. Työpisteidenkierto valtionhallinnossa
7. Hakemisen kulttuurista kohti palvelukulttuuria, jossa valtionhallinto
tukee kansalaisen elämää häiritsemättä sitä
8. UniOffice - Kaikki virastot kattava asiakaspalvelupiste
9. Palveluprosessi läpinäkyväksi kansalaisille (miksei muillekin)
10. Yksityisen henkilön palkkaus yksityisen toimesta 12

13. Aktiivisimmat vertaiskehittäjät
(aktiivisuus kommentoinnissa, äänestyksissä ja jatkokehittelyssä)
1. Timo Tuurihalme Vaasan hovioikeus (637)
2. Arto Anttila patentti- ja rekisterihallitus (626)
3. Hanne Kostamo maanmittauslaitos (446)
4. Mika Mäkelä Länsi-Uudenmaan syyttäjänvirasto (388)
5. Timo Vehosmaa Senaatti-kiinteistöt (289)
6. Casper Santelimäki Verohallinto (277)
7. Petra Heikkinen opetus- ja kulttuuriministeriö (195)
8. Ilkka Nykänen Pohjois-Savon TE-toimisto (186)
9. Mirja Lehikoinen patentti- ja rekisterihallitus (175)
10. Kimmo Enävuo patentti- ja rekisterihallitus (172) 13

14. Yhteisön suosikki
(mihin sijoitettu eniten osallistujien pisteitä)
1. Yhtenäiset etätyökäytännöt 1497 pistettä
2. Etätyötiloja virastotaloihin ympäri Suomen 1366 pistettä
3. Myös virkamies voisi tehdä matkatessaan töitä 1292 pistettä
4. Voitaisiinko virka-ansiomerkeistä luopua? 1079 pistettä
5. Asiantuntijapankki 817 pistettä
6. Talviajasta luopuminen vihdoinkin 801 pistettä
7. Prosessien sujuvoittaminen Lean Six Sigma menetelmillä 799 pistettä
8. Ihmisten johtaminen (Leadership) johtamisen ja esimiestyön kehittämisen
painopistealueeksi 538 pistettä
9. Luovutaan kellokorteista 483 pistettä
10. Ihmisten työhyvinvointi sähköpöydät kaikille 469 pistettä
14

15. #sinunideasi tulosten toteutus
‒ Toimintatapojen uudistamisen ministeriryhmä käsitteli
2.2.2016 #sinunideasi –kokeilun toteutuksen ja tulokset.
‒ Vaikutuksiltaan ja hyödyiltään (taloudelliset ja ei-
taloudelliset) merkittävimmiksi arvioitujen kymmenen idean
toteutuskelpoisuus on selvitetty.
‒ Palkittu viisi vaikutuksiltaan ja hyödyiltään merkittävimmiksi
arvioitujen ideoiden esittäjää sekä kolme aktiivisinta
vertaiskehittäjää.
‒ Työ 2.0 –prosessi ottanut toteutettavaksi nopeasti
toteutettavia ja paikalliseen kokeiluun hyvin sopivia ideoita.
15

16. #sinunideasi – miten meni?
16

17. #sinunideasi –kokeilun kokemuksia:
‒ Henkilöstöllä on runsaasti ideoita. Useissa ideoista vahva asiakaslähtöinen ja
palveluhenkinen näkökulma. Ideointia on johdettava ja parhaat ideat otettava toteutukseen.
‒ Valtionhallinnon koko henkilöstön saavuttaminen nopeasti oli vaikeaa. Ei ole kanavaa tai
välinettä, jolla viesti välittyisi koko henkilöstölle. Nykyiset tietotekniset ratkaisut eivät ole
yhteentoimivia.
‒ Kampanjaan osallistumisinnokkuus vaihteli virastojen välillä suuresti.
‒ Kokeilussa käytetty innovointialusta osoittautui hyväksi. Alustan toimittajalla oli pitkäaikainen
kokemus ideointiprosessin ja -alustan kehittämisestä ja se näkyi ohjelmistossa.
‒ Ideointialustan toimittajalla oli vahva kokemus myös ideointikampanjoiden järjestämisestä.
Prosessia olisi ollut vaikea viedä läpi ilman toimittajalta saatua tukea.
‒ Haasteiden määrittäminen oli prosessissa tärkein, mutta myös vaikein osa-alue.
Täsmällisemmät haasteet ja ongelmakuvaukset olisivat tuottaneet konkreettisempia ideoita.
‒ Ideoiden arviointi toteutettiin täysin hajautetuilla virtuaalisilla arviointiryhmillä. Arviointi vaatisi
pysyvän arviointiryhmän, jonka kokemus, asiantuntemus ja arviointikriteerien käyttö kasvaisi
arviointiprosesseissa.
17

18. Millainen henkilöstölähtöisen ideoinnin ja
kehittämisen malli sopisi valtiolle?
18

19. Millainen henkilöstölähtöisen ideoinnin ja kehittämisen malli ja
alustaratkaisu sopisi valtiolle?
‒ Valtiolle kannattaisi tehdä yhteinen 1) avoimen ideoinnin
prosessi ja 2) haasteisiin perustuvan ideoinnin prosessi.
‒ Ideointiprosessit käyttäisivät samaa ideointialustaa, jossa
perusprosessien mukainen ideoiden käsittely.
‒ Ideointialustan kannattaisi olla koko valtiolle yhteinen, mutta
mahdollistaa organisaatiokohtaiset työtilat.
‒ Päätyötilassa olisi koko valtionhallinnon laajuiset haasteet ja mahdollinen avoin
ideointi.
‒ Organisaatioilla olisi organisaatiokohtaiset työtilat, jossa olisi
organisaatiokohtainen avoin ideointi ja haasteet.
‒ Organisaation välisille poikkihallinnollisille projekteille voisi tehdä erilliset työtilat.
‒ Työtilat voisivat olla ulkopuolisilta suljettuja, ulkopuolisen ideankirjauksen
mahdollistavia tai täysin avoimia ulkopuolisille. 19

20. Mitä henkilöstölähtöisen ideoinnin ja kehittämisen
mallin ja alustaratkaisun toteuttaminen vaatii?
‒ Valtion yhteiselle ideointiprosessille ja alustaratkaisulle on sovittava omistaja. Myös
organisaatiokohtaiset omistajuudet, jos malli ja alustaratkaisu otetaan käyttöön
organisaatiossa.
‒ Yhteisen prosessin pyörittäminen valtiotasoisesti vaatii min. 1 htv-työpanoksen.
‒ Alustaratkaisun ylläpitokustannus on SAAS-mallissa on alustavan
markkinakartoituksen perusteella alle 20.000 aktiiviselle käyttäjälle n. 20.000 €/vuosi ja
alle 40.000 aktiiviselle käyttäjälle n. 40.000 €/vuosi.
‒ Käyttöönoton kustannus riippuu edellytetyn räätälöinnin määrästä, mutta
lähtökohtaisesti alusta toteutetta minimiräätälöinnillä.
‒ Prosessin ylläpito ja alustaratkaisun kokonaiskustannus n. 100.000 – 120.000 euroa
vuodessa.
‒ Henkilöstölähtöisen ideoinnin hyödyt (taloudelliset ja ei-taloudelliset) vaikuttavuus- ja
tuloksellisuusohjelman ydintoimintoanalyysin (2012-2015) ja #sinunideasi –kokeilun
(2015) perusteella ovat merkittävästi kustannuksia suuremmat. Lisäksi vähentäisi
tarvetta ulkoisten palvelujen hankintaan.
20

21. erityisasiantuntija Tero Meltti
Konsernitoiminnot -yksikkö
Henkilöstö- ja hallintopolitiikkaosasto
etunimi.sukunimi@vm.fi
Puh. 0295530770
21