L’introduzione in azienda di un sistema di Project Portfolio Management (PPM), per la gestione “integrata” di insiemi di progetti, coinvolge molti aspetti che trascendono il solo software da adottare. Grazie all’esperienza di oltre 20 anni e l’implementazione di varie tipologie di sistemi in centinaia di clienti differenti, proveremo ad analizzare quali sono gli elementi a cui porre attenzione e i possibili rischi da gestire nell’introduzione di un sistema di PPM. Vedremo poi quali driver tenere sotto controllo nella scelta del software, nella sua configurazione e nella successiva gestione.

1. Come introdurre un sistema di Project Portfolio
Management realmente efficace in azienda:
Fattori di successo e possibili rischi
Dialogo tra
Priscila Ferreira e Maurizio Ciraolo

2. Horsa – Outlook

3. Horsa PLAN – Outlook
PMI-PMP: Project Management Professional
PMI-PBA: Project Business Analysis
Prince2
ITIL
P3O - Portfolio, Programme and Project Offices
Change Management
AgilePM
PMO Value Ring
ISO21500: UNI11648
PMI – Agile Hybrid Micro Credential
M_o_R (Management of Risks)
Agile Change Agent
Certifications
Projects: New Product Development, Research & Development, ICT, Marketing, Strategic Initiatives, Make to Order…
Customers: Engineering, Construction, Oil & Gas, Manufacturing, IT, Professional Services, Fashion & Luxury, Pharma & Cosmetics, Food & Beverage, PA

4. Domanda 1
Si assiste a una crescente richiesta di sistemi di PPM.
Secondo te, cosa spinge le aziende/aree aziendali a cercare questi
sistemi?
 Nr di progetti sempre crescente legati alle spinte al cambiamento
(i.e. Digital Innovation, ma non solo) sempre più frequenti e veloci
 Necessità di avere una visione di sintesi, sia sui progetti attivi sia su
quelli potenziali
 Necessità di approcciare la gestione progetti in modo uniforme
 Visibilità sul workload delle persone
Source: https://www.imd.org/ibyimd/strategy/digital-vortex-2023-revealed/
Digital Vortex 2023

5. Domanda 2
È realisticamente possibile usare strumenti alternativi (ad esempio
Lavagne fisiche, Calendari condivisi, Teams, Excel) per tenere
sotto controllo progetti e attività?
 Un progetto semplice con un team dedicato, si
 Valutare la (reale) disponibilità delle risorse, rispettare le varie
scadenze
 Per gestire team cross in vari progetti è necessario incrociare i
dati
 Creare una reportistica con una single source of truth per i
progetti ed attività

6. Domanda 3
Anche quando l'azienda sceglie il software "migliore" ci sono dei rischi
nel processo di adozione? Quali sono le strategie suggerite per
gestirli?

7. Rischio principale
Non (completa) adozione!
o Sistema non utilizzato (si ricorre ai sistemi precedenti o alternativi)
o Dati parziali o non affidabili
o Sfiducia
 Alcune cause tipiche
o Sottostima dell’impatto dl progetto (economico e/o di impegno delle risorse)
o Generare aspettative troppo elevate
o Lasciare che venga percepito solo come «onere» aggiuntivo
o Fretta di raggiungere il risultato finale
Opportunità
Adesione e adozione
o Dati affidabili (anche su alcune dimensioni)  Visibilità dei dati
o Sensazione di miglioramento
o Estensione dell’adozione, maggiori dati a disposizione
o Entusiasmo  Diffusione

8. Possibili strategie
 Sistema ≠ Software
o Non sottovalutare la formazione «teorica»
o Lavorare sui processi (anche in ottica di semplificazione)
o Approccio «adattivo»
 Change Management
o Spiegare l’iniziativa
o Sostenere l’iniziativa
o Contrastare le «scorciatoie»  One source of truth
o Sviluppare le competenze interne
o Evidenziare i vantaggi per azienda/team/persone
 Driver di scelta (oltre alla copertura funzionale)
o Ux
o Adattabilità
o Implementazione graduale (in termini di processi, di team, di
integrazioni)

10. Domanda 4
Come si possono “convincere” gli utenti della necessità di pianificare /
controllare il lavoro (sia quello su progetti sia quello su altre attività)?
 Migliorare l’organizzazione personale
 Sostenere la procedura di pianificazione e controllo (One Source of
Truth)
 Oggettivare l’eventuale necessità di aumentare il team di lavoro
 Confrontare il lavoro pianificato con il lavoro effettivo e motivare gli
scostamenti
 Tracciare l’evoluzione del lavoro: Change Readiness

11. Domanda 5
Quali sono i parametri da tenere in considerazione nella scelta del
software affinché il processo implementazione sia di successo?
Parametri «tecnici»
 Architettura (i.e. le opportunità del Cloud)
 Integrabilità (valutare bene quali integrazioni e quando inserirle)
 Attenzione alle «customizzazioni» (sostenibilità)  Esempio
 Roadmap Digitale  Esempio
… e, più in generale, … le 6 «A»
Aderenza alle esigenze (<> richieste)
Adottabilità (Ux / Integrazioni)
Adattabilità (Step / Modifiche)
Ampiezza di diffusione
Affidabilità del vendor / del partner
Architettura (Digital/Data Strategy)

12. Domanda 6
Quanto incide il lavoro “non progettuale” nella pianificazione delle
attività delle persone?
 "Dark Matter of Work" (55% lavoro invisibile)
 Impatto maggiore in alcune aree / tipo di lavoro
 Analisi delle ore per determinare il n. max di ore progettuali da
pianificare
Fonte: Forbes – Giugno 2022

13. www.isipm.org
Maurizio Ciraolo
Horsa PLAN Division Manager
maurizio.ciraolo@horsa.it
Priscila Ferreira
Senior PPM Consultant
priscila.ferreira@horsa.it