implementasi sistem informasi manajemen perusahan manufaktur pt gudang garam tbk

1. Artikel - Sistem Informasi Manufaktur ( PT. Gudang Garam Tbk )
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
ANALISIS SISTEM INFORMASI MANUFAKTUR ( BIDANG PENELITIAN
DI PT GUDANG GARAM TBK )
Prof. Dr. Hapzi Ali, MM, CMA. 1, Miranti Dewi Putri 2,
1
Dosen Sistem Informasi Manajemen Universitas Mercu Buana, Jakarta Indonesia
2
Mahasiswa Universitas Mercu Buana, Jakarta Indonesia
Abstrak: Nilai sebuah informasi lebih berharga daripada nilai investasi. Oleh karena
itu, dalam membuat sebuah informasi diperlukan sebuah sistem yang dapat membuat
sebuah informasi yang tepat dan akurat. Sistem Informasi Manajemen perlu
didefinisikan lebih detail untuk mendapatkan informasi yang lebih spesifik, khususnya
untuk kegiatan produksi (manufaktur). Sistem Informasi Manufaktur dapat
mendukung kegiatan manufaktur secara keseluruhan untuk menghasilkan produk
yang baik dari segi waktu, biaya dan kualitas. Objek penelitian ini adalah PT Gudang
Garam Tbk Jl. Jendral A. Yani 75-79 Jakarta - 10510 Indonesia (Kantor Perwakilan).
Penelitian ini adalah untuk menganalisis pengaruh sistem informasi manufaktur
untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi dalam operasional perusahaan.
Kata kunci: Sistem Informasi Manajemen, Sistem Informasi Manufaktur.

2. PENDAHULUAN
Dunia Industri selalu menghubungkan pemikiran kita kepada sebuah prosedur
input, proses, output. Data merupakan sebuah input yang pada akhirnya akan menjadi
sebuah informasi melalui sebuah proses sistem manajemen yang biasa disebut
Database Management System (DBMS). Sistem Informasi Manajemen (SIM) menjadi
perangkat utama pencetak informasi untuk pengambilan keputusan bagi
perkembangan perusahaan.
Perusahaan manufaktur memerlukan informasi untuk melangsungkan roda
industrinya. Tanpa informasi yang akurat, perusahaan tidak dapat menentukan
kebijakan, keputusan, bahkan peraturan yang dapat menunjang perbaikan maupun
perkembangan perusahaan. Oleh karena itu, perusahaan manufaktur perlu memiliki
sebuah sistem informasi yang dikhususkan pada departemen atau bagian manufaktur.
TINJAUAN PUSTAKA
Sistem informasi memuat berbagai informasi penting mengenai orang,
tempat, dan segala sesuatu yang ada di dalam atau di lingkungan sekitar
organisasi. Informasi sendiri mengandung suatu arti yaitu data yang telah diolahke
dalam suatu bentuk yang lebih memiliki arti dan dapat digunakan untuk
pengambilan keputusan. Data sendiri merupakan fakta-fakta yang mewakili suatu
keadaan, kondisi, atau peristiwa yang terjadi atau ada di dalam atau di lingkungan
fisik organisasi. Data tidak dapat langsung digunakan untuk pengambilankeputusan,
melainkan harus diolah lebih dahulu agar dapat dipahami, lalu dimanfaatkan
dalam pengambilan keputusan.
Setiap sistem informasi menyajikan tiga pokok: 1) pengumpulan dan
pemasukan data, 2) penyimpanan dan pengambilan kembali (retrieval) data, dan
3) penerapan data, dalam hal sistem informasi terkomputer termasuk penayangan
(display) (Lynch, LG. 1977). Menurut O’Brien (2005) Sistem Informasi manajemen
merupakan kombinasi yang teratur antara people, hardware, software, network dan data
resources (kelima unsur ini disebut komponen sistem informasi) yang mengumpulkan,
merubah dan menyebarkan informasi dalam organisasi seperti pada gambar 1
Gambar 1. Komponen Sistem Informasi

3. METODE PENELITIAN
Metode kualitatif dengan study literature dan berdasarkan pengalaman empiris
3 tahun terakhir, serta pengamatan pada objek penelitian PT. Gudang Garam,Tbk
Jakarta dan pada unit analisis Departemen/bagian SIM.
HASIL DARI PEMBAHASAN
SISTEM INFORMASI MANUFAKTUR
Sistem Informasi Manufaktur (SIMa) termasuk dalam kerangka kerja Sistem
Informasi Manajemen (SIM) secara keseluruhan. SIMa lebih menekankan kepada
proses produksi yang terjadi dalam sebuah lantai produksi, mulai dari input bahan
mentah hingga output barang jadi, dengan mempertimbangkan semua proses yang
terjadi.
Gambar 1. Bagan Arus Data menjadi Informasi untuk SIMa

4. Input
Data Internal perusahaan merupakan data intern sistem keseluruhan yang
mendukung proses pengolahan data menjadi informasi yang berguna. Data ini
meliputi sumber daya manusia (SDM), material, mesin, dan hal lainnya yang
mendukung proses produksi secara keseluruhan seperti transportasi, spesifikasi
kualitas material, frekuensi perawatan, dan lain-lain.
Data Eksternal perusahaan merupakan data yang berasal dari luar perusahaan
(environment) yang mendukung proses pengolahan data menjadi informasi yang
berguna. Contoh data eksternal adalah data pemasok (supplier), kebijakan pemerintah
tentang UMR, listrik, dll. Data-data ini biasanya berguna untuk perhitungan cost
dalam manufaktur mulai dari awal hingga akhir proses. Data awal ini dapat diperoleh
sejak awal perusahaan berdiri maupun pada saat proses produksi berlangsung,
kemudian data-data yang diperlukan didokumentasikan ke dalam sebuah database.
Oleh karena abstrak dan banyaknya data yang harus didokumentasi, maka kita harus
bisa mendefinisikan tujuan akhir dari informasi yang hendak kita buat. Pihak
manajemen puncak (eksekutif) harus memberikan pedoman kepada pihak manajemen
informasi untuk membuat sebuah sistem informasi yang dikehendaki. Setelah itu,
pihak manajemen informasi dapat memutuskan untuk mengumpulkan data yang
seperti apa untuk dapat menghasilkan informasi seperti yang diharapkan oleh pihak
eksekutif.
Proses
Proses pengolahan data menjadi informasi selalu diidentikkan dengan Database
Management System (DBMS). DBMS atau manajemen data, dimana data yang ada
harus dijamin akurasi, kemutakhiran, keamanan, dan ketersediaannya bagi pemakai,
bertujuan agar dalam penggunan informasi tidak terjadi kekeliruan. Kegiatan yang
terjadi di dalam manajemen data adalah :
1. Pengumpulan (pendokumentasian) data
2. Pengujian data, agar tidak terjadi inkonsistensi data
3. Pemeliharaan data, untuk menjamin akurasi dan kemutakhiran data.
4. Keamanan data, untuk menghindari kerusakan serta penyalahgunaan
data.
5. Pengambilan data, bisa dalam bentuk laporan, untuk memudahkan pengolahan
data yang lain. Seperti halnya data input, pengolahan data menjadi informasi
memerlukan proses khusus dengan menggunakan metode perhitungan yang
sesuai dengan kebutuhan industri yang bersangkutan. Apabila kita belum
mengetahui keinginan informasi dari pihak eksekutif, pengolahan data yang
ada dapat menimbulkan cost yang inefektif dan inefeksiensi.

5. Output
Informasi yang dihasilkan dari hasil pengolahan data perlu diklasifikasikan
berdasarkan beberapa subsistem. Dalam hal ini, perusahaan mengklasifikasikan
output data menjadi 3 bagian yaitu persediaan, produksi dan kualitas, dimana
ketiganya ini tidak meninggalkan unsur biaya yang terjadi di dalamnya.
 Persediaan
Subsistem persediaan memiliki definisi setiap produk yang ada dalam
perusahaan baik yang disimpan ataupun akan dibutuhkan. Subsistem
persediaan memberikan jumlah stok, biaya holding, safety stock , dan lain-lain
berdasarkan hasil pengolahan data dari input. Subsistem persediaan biasanya
memiliki proses pembelian (purchasing) dan penyimpanan (inventory). Proses
yang lain dapat dikembangkan sesuai kebutuhan perusahaan, namun kedua
proses ini sudah cukup mewakili keseluruhan proses dalam subsistem
persediaan. Dalam proses pembelian, pihak manajemen informasi
mendokumentasi proses pemilihan pemasok hingga kedatangan material dari
pemasok untuk kemudian diproses di dalam lantai produksi. Proses pembelian
untuk persediaan diperhitungkan dengan mempertimbangkan korelasi antara
pembelian dan penyimpanan. Apabila jumlah penyimpanan kecil, maka
frekuensi pembelian diperkirakan semakin banyak (dengan kuantitas produk
yang sedikit) dan biaya semakin besar. Namun apabila jumlah penyimpanan
besar, maka frekuensi pembelian sedikit (dengan kuantitas produk yang
banyak) dan biaya dapat ditekan, tapi biaya penyimpanan juga bertambah.
Perbandingan terbalik antara penyimpanan dan pembelian ini perlu dihitung
untuk mencari titik optimal untuk pembelian dan titik optimal untuk
penyimpanan agar tidak terjadi pembengkakan harga. Proses penyimpanan
juga memiliki peran dalam subsistem persediaan. Penyimpanan yang terlalu
banyak (berlebihan) dapat mengakibatkan biaya (perawatan, kerusakan, dll),
sehingga kuantitas penyimpanan perlu diperkirakan sesuai dengan kapasitas
gudang.
 Produksi
Subsistem produks didokumentasikan dan dijadikan sebuah informasi untuk
mendukung para eksekutif dalam menentukan keputusannya. Definisi dari
subsistem produksi adalah segala hal yang bersangkut paut dengan proses
yang terjadi disetiap stasiun kerja ataupun departemen. Informasi yang perlu
untuk user adalah penjadwalan produksi (scheduling) dan transaksi
(transaction) antar stasiun kerja. Penjadwalan produksi memperhitungkan data
demand dan kapasitas produksi. Data ini dapat diambil dari pihak marketing
yang mengetahui peramalan pasar mendatang, sehingga produk tidak terlalu
banyak ataupun terlalu disedikit diproduksi. Selain berhubungan dengan pihak

6. marketing, penjadwalan produksi berhubungan dengan pihak Human Resource
dalam hal jumlah karyawan yang bekerja, kualifikasi karyawan, shift kerja
,dll. Meski jumlah karyawan sedikit, apabila kualifikasi baik, maka hasil
produksi pun berkualitas. Oleh karena itu, performance pekerja menentukan
penjadwalan produksi. Bill of Material (BOM) berhubungan sekali dengan
penjadwalan produksi. Hubungan erat antara penjadwalan dan persediaan
dapat direlasikan melalui BOM. Tingkat persediaan akan mempengaruhi
jadwal produksi, sehingga BOM setiap produk perlu dirinci agar tidak terjadi
keterlambatan produksi. Keterlambatan komponen setiap produk dapat dilihat
dari hasil pengolahan data, sehingga setiap kesalahan dapat diperbaiki untuk
periode penjadwalan berikutnya. Keterkaitan antar stasiun kerja perlu
didukung oleh sistem yang baik. Just In Time (JIT) menjadi sistem yang
cukup terkenal di perusahaan karena adanya proses informasi yang akan
mengurangi keterlambatan pengiriman produk ke stasiun kerja berikutnya
(sistem kanban). Dalam SIMa pun perlu didokumentasikan setiap proses
transaksi (arus ambil, terima, retur antar stasiun kerja) yang terjadi untuk
menjaga kemungkinan terjadi kesalahan pengiriman, kerusakan pada waktu
pengiriman, dll. Proses transaksi pun perlu mengatur sistem dokumentasi
penyimpanan WIP dan barang jadi yang akan diproses lebih lanjut agar
produk tersebut terhindar dari kerusakan maupun hal-hal yang tidak
diinginkan.
 Kualitas
Subsistem kualitas memiliki definisi yang sangat kompleks. Semua hal
berhubungan dengan kualitas, baik waktu, biaya, performa kerja, maupun
pemilihan supplier. Banyak hal lain yang bukan definisi mutlak kualitas
namun perlu masuk dalam unsur kualitas seperti proses perawatan. Proses
yang didokumentasi dalam subsistem ini adalah kontrol proses (ProcessC
ontrol), Perawatan (Maintenance), dan Spesifikasi (Specification) baik produk
jadi maupun material. Masih banyak hal lain yang perlu didokumentasi,
namun secara keseluruhan, tiga proses ini dapat mencerminkan kualitas
produk yang dihasilkan. Proses perawatan termasuk dalam bagian kualitas
karena gangguan proses yang terbesar di lantai produksi adalah karena
masalah perawatan mesin. Proses perawatan ini berhubungan dengan umur
ekonomis mesin, sekaligus berhubungan dengan lamanya perawatan yang
dilakukan. Informasi mengenai proses perawatan akan sangat mendukung
penjadualan produksi, sehingga tidak sebuah produk sangat ditentukan oleh
keinginan konsumen. Konsumen memiliki standar kepuasan yang
diterjemahkan ke dalam spesifikasi, dan spesifikasi tersebut menjadi terlalu
banyak predemption (penghentian proses) dalam setiap stasiun kerja. Proses
produksi yang terjadi di setiap stasiun kerja perlu didokumentasi agar nantinya
dapat menjadi informasi, stasiun kerja mana yang paling berpengaruh terhadap
kualitas produk saat ini. Penentuan ini dapat dilakukan dengan pencatatan
produk cacat yang terjadi di setiap stasiun kerja. Kualitas tolok ukur kualitas
sebuah produk. Dokumentasi spesifikasi produk yang dihasilkan dapat
menjadi tolok ukur kualitas proses produksi yang sedang berjalan saat ini.

7. Informasi mengenai spesifikasi produk yang ada saat ini pun dapat menjadi
pemikiran strategis untuk kebijakan perusahaan di masa mendatang.
 Biaya
Komponen biaya termasuk dalam semua subsistem yang ada. Tujuan
perusahaan manufaktur secara umum adalah mencapai keuntungan dari hasil
penjualan produknya. Oleh karena itu, sebuah sistem informasi tidak akan
pernah terlepas unsur biaya yang terjadi di dalamnya. Bagan sistem informasi
manufaktur diatas menggambarkan bahwa biaya merupakan komponen yang
melingkupi keseluruhan output informasi tersebut, dan biaya juga termasuk
dalam setiap komponen subsistem tersebut. Maksudnya, dalam menghasilkan
informasi untuk setiap subsistem memerlukan biaya yang besar dan sekaligus
ada biaya yang dapat direduksi dari hasil informasi yang didapatkan dari
sistem yang adaOleh karena abstrak dan banyaknya data yang harus
didokumentasi, maka kita harus bisa mendefinisikan tujuan akhir dari
informasi yang hendak kita buat. Pihak manajemen puncak (eksekutif) harus
memberikan pedoman kepada pihak manajemen informasi untuk membuat
sebuah sistem informasi yang dikehendaki. Setelah itu, pihak manajemen
informasi dapat memutuskan untuk mengumpulkan data yang seperti apa
untuk dapat menghasilkan informasi seperti yang diharapkan oleh pihak
eksekutif.
ERP (Enterprise ResourcePlanning)
Sistem ERP adalah sebuah terminologi yang diberikan kepada sistem
informasi yang mendukung transaksi atau operasi sehari-hari dalam pengelolaan
sumber daya perusahaan. Sumber daya tersebut meliputi dana, manusia, mesin,
suku cadang, waktu, material dan kapasitas. Sistem ERP dibagi atas beberapa
sub-Sistem yaitu Sistem Financial, Sistem Distribusi, Sistem Manufaktur, dan
Sistem Human Resource. Contoh sistem ERP komersial antara lain: SAP, Baan,
Oracle, IFS, Peoplesoft dan JD.Edwards. Selain itu salah satu sistem ERP open
source yang populer sekarang ini adalahCompiere. (Anonim 1, 2017 )
Modul-modul standar yang biasanya terintegrasi di dalam suatu sistem ERP
setidaknya minimal terdiri atas:
A. CustomerRelationshipManagement(CRM)
Adalah sebuah sistem informasi yang terintegrasi yang digunakan untuk
merencanakan, menjadwalkan, dan mengendalikan aktivitas-aktivitas
prapenjualan dan pascapenjualan dalam sebuah organisasi. CRM
melingkupi semua aspek yang berhubungan dengan calon pelanggan dan
pelanggan saat ini, termasuk di dalamnya adalah pusat panggilan (call
center), tenaga penjualan (sales force), pemasaran, dukungan teknis
(technical support) dan layananlapangan(fieldservice).
B. FinancialResourceManagement(FRM)

8. Adalah modul modul yang berfungsi untuk mengumpulkan dan mengelola
seluruh data finansial sehingga mampu menyajikan laporan dari hasil
relasi data dari beberapa departemen. modul-modulnya antara lain;
General Accounting, Financial Accounting, Controling, Invesment
Management, Treasury, dan Enterprise Controlling.
C. SupplyChainManagement(SCM)
Modul logistik secara fungsional digunakan untuk memproses pengadaan,
penjualan dan distribusi logistik yang digunakan oleh perusahaan. Tujuan
dari SCM adalah untuk melakukan efektifitas dan efisiensi mulai dari
suppliers, manufacturers, warehouse dan stores. SCM sebenarnya adalah
modul yang menjadi fokus yang mutakhir dalam pengembangan sistem ERP.
Penerapan SCM yang baik dengan memanfaatkan Internet adalah solusi yang
sangat efektif dalam penghematan biaya perusahaan. Proses perencanaan
hingga optimalisasi penyimpanan dan penggunaan logistik sangat membantu
dalam memperbaiki prediksi permintaan serta efisiensi bagi perusahaan.
Modul-modulnya antara lain adalah : General Logistics, Sales and
Distribution, Materials Management, Logistics Execution, Quality
Management, Plant Maintenance, Customer Service, Production Planning and
Control, Project System, Environment Management
D. HRM(HumanResourceManagement)
Sumber daya manusia adalah asset terbesar perusahaan yang memerlukan
pengelolaan yang baik dan terukur dari mulai perekrutan, penjadualan dan
pemrosesan gaji. Pekerjaan-pekerjaan rutin bisnis yang terkait sumber
daya manusia seperti pembayaran gaji, manajemen tugas, ongkos tugas
luar kantor, bonus/kompensasi, perekrutan hingga perencanaan kebutuhan
tenaga kerja dapat dikelola oleh modul ini. Modulnya antara lain:
Personnel Management, Personnel Time Management, Payroll, Training
and Event Management, Organizational Management, Travel
Management.
E. Manufacturing ResourcePlanning(MRPII)
Evolusi dari Material Requirements Planning (MRP I), yang melingkupi
faktor tambahan seperti perencanaan jangka panjang, master schedulling,
rough cut capacity planning dan shoop floor control. MRP I telah
memasukan unsur pengawasan dan pelaporan. Setelah MRP I perusahaan
menyadari bahwa banyak hal yang harus dipadukan antara lain keuangan,

9. peramalan, sales order, analisis penjualan, distribusi, quality control serta
sistem pelaporan dan pengawasan lebih lanjut. Hal ini
kemudian dikenal dengankonsep.
ERP (EnterpriseResourcesPlanning).
Gambar 2. ERP (Enterprise Resources Planning)
ERP Akan Bisa Mendukung Industri yang Spesifik
Industri manufaktur tidak lagi menjadi satu-satunya industri yang
memerlukan ERP. Kita telah bisa lihat bahwa industri spesifik seperti
Telekomunikasi, Multi-level Marketing, Perusahaan Listrik atau Pertambangan
dapat menggunakan ERP. Juga semakin sering terlihat adalah industri jasa
(Service) seperti perhotelan, rumah sakit, perbankan, asuransi yang juga
menggunakan ERP.
Tidak mengherankan jika suatu saat, sekolah, departemen kehakiman,
departemen pertahanan, bahkan suatu badan pemerintahaan seperti kantor
gubernuran juga dapat menggunakan ERP. Dengan segala keterbatasan sumber

10. daya dari ERP vendor, maka feature yang dirancang untuk sebuah industri
spesifik akan terbatas juga. Ada ERP yang lebih cocok untuk industri A, ada yang
untuk industri B, namun tidak mungkin ada ERP yang cocok untuk semua
industri. Akan menjadi seberapa spesifikkah? ERP vendor akan selalu mencari
titik keseimbangan agar produknya tidak menjadi terlalu spesifik sampai tidak
diterima oleh industri secara luas . Industri sebaiknya berhati-hati dalam memilih
ERP yang cocok. (Shehab, E.M., Sharp, M.W., Supramaniam, L. and Spedding,
T.A.,)
Manfaatditerapkannya ERPsebagai bagian dari Teknologi informasi
Berikut ini adalah manfaat dengan diaplikasikannya ERP bagi perusahaan:
a. Integrasidatakeuangan
Untuk mengintegrasikan data keuangan sehingga top management bisa
melihat dan mengontrol kinerja keuangan perusahaan dengan lebih baik.
b. StandarisasiProsesOperasi
Menstandarkan proses operasi melalui implementasi best practice sehingga
terjadi peningkatan produktivitas, penurunan inefisiensi dan peningkatan
kualitasproduk.
c. Standarisasi Data danInformasi
Menstandarkan data dan informasi melalui keseragaman pelaporan,
terutama untuk perusahaan besar yang biasanya terdiri dari banyak
business unit dengan jumlah dan jenis bisnis yg berbeda-beda
Faktorpendukung ERP pada Perusahaan
a. Feature
Seperti yang terbahas di Bagian I, perangkat lunak yang tergolong ERP itu
secara umum dirancang supaya dapat memberikan solusi untuk industri
jenis apapun (horizontal solution). Namun, pada kenyataannya, setiap
industri itu punya ciri khas tersendiri. Hal ini menyebabkan timbulnya
fungsi-fungsi atau features di ERP yang spesifik untuk industri tertentu
(vertical solution).
Pada sisi lain, teori di dalam ERP itu sendiri juga mengalami proses
evolusi seiring dengan tumbuhnya tuntutan konsumen dan perkembangan
teknologi. Misalnya: tuntutan Inventory Reduction menjadi tuntutan Zero
In- Process-Inventory, dari Batch Manufacturing menjadi Just-In-Time
Manufacturing, dari konsep Routing menjadi konsep Synchronising.
Oleh karena itu, features yang anda butuhkan dalam operasi sehari-hari
harusnya bisa ditunjang oleh ERP yang dipilih. Kadang kita melihat

11. features yang bagus yang berdasarkan teori baru, kita perlu hati-hati
menilai apakah feature baru itu bisa diterapkan pada kondisi sekarang ini.
Selalu ingat bahwa kita di Indonesia mempunyai kultur tersendiri. Salah
pengertian atau salah memilih berdasarkan faktor features akan
menimbulkan kekacauan dan bahkan menghambat operasi perusahaan.
Memang banyak perusahaan yang menanam waktu untuk penilaian ini. Cocok
atau tidaknya biasanya juga bisa kita selidiki dari daftar konsumen yang telah
memakai ERP tersebut dan apakah industri konsumen itu serupa dengan
industri kita.
menghambat operasi perusahaan. Memang banyak perusahaan yang
menanam waktu untuk penilaian ini. Cocok atau tidaknya biasanya juga
bisa kita selidiki dari daftar konsumen yang telah memakai ERP tersebut
dan apakah industri konsumen itu serupa dengan industri kita.
b. Teknologi
Salah satu analis industri ERP terkemuka pernah mengatakan ‘jika
memilih ERP, anda harus melihat teknologi yang digunakan dibaliknya’.
Sayangnya, banyak user yang memilih ERP belum tentu memberikan
perhatian cukup pada hal ini. Sebagai orang teknik, saya bisa memahami
betapa sulitnya jika sebuah aplikasi yang berskala ERP harus didesain
ulang dengan teknologi baru.
Seperti banyak hal lainnya, teknologi ada yang Sunrise dan ada yang
Sunset. Ingatkah anda dengan Fotran, PDP-11, Pascal, Cobol, Wordstar
yang hanya sepuluh tahun yang lalu muncul di setiap kurikulum Computer
Science di universitas kita, apakah ada aplikasi baru yang dibangun dengan
bahasa itu, hari ini?. Untuk mengetahui mana yang Sunrise dan mana yang
Sunset merupakan tantangan bagi departemen MIS/EDP yang biasanya
lebih ter- update dibanding dengan departemen lainnya. Sayangnya,
biasanya pemilihan ERP itu didorong dari pihak user (pemakai) yang lebih
terfokus kepada feature, sehingga faktor teknologi biasanya diabaikan.
Akitbatnya, terjadilah masalah di kemudian hari seperti banyaknya
perusahaan di Indonesia yang ‘terjebak’ dengan namanyasistem‘legacy’.
c. Sumber DayaManusia
Secanggih apapun teknologi kita hari ini, ERP tetap saja belum sempurna
seperti yang diharapkan manusia. Oleh karena itu, seberapa sukses pun
ERP yang kita pilih dari luar negeri, di negeri kita ini belum tentu bisa
jalan jika tidak didukung oleh lokal support yang kuat. Kita harus benar-
benar teliti memilih vendor yang bisa komit terhadap apa yang mereka
tawarkan sebab menangani paket ERP sangat lain dibandingkan dengan
menangani penjualan PC atau paket perangkat lunak desktop.
d. Infrastruktur

12. Infrastruktur dalam hal ini termasuk sistem pendukung untuk penerapan
suatu proyek ERP. Contohnya: apakah vendor menyediakan Help Desk;
apakah vendor mempunyai tata cara (standard operating
procedure/methodology) dalam penerapan sistem ERP; apakah vendor
mengetahui langkah apa yang harus diambil pada saat melakukan
customization, apakah vendor bisa menjelaskan langkah-langkah apa yang
harus ditempuh sebelum sistem ‘go- live’, umpamanya. (Bradford, M., and
Florin, J., 2003)
Penerapan ERP PT Gudang Garam Tbk
Pembangunan fondasi sistem TI di PT. GUDANG GARAM TBK.
sebenarnya dimulai tahun 1992; sedangkan peralihan dari pola local area network
(LAN) ke wide area network (WAN) baru dilakukan pada 1995. Setelah itu,
aplikasi bisnis korporat menjadi fokus perhatian berikutnya. Setelah melalui
proses screening, manajemen memutuskan untuk menggunakan aplikasi ERP dari
Oracle (yang masih dipakai hingga sekarang). “PT. Gudang garam Tbk. Memang
memakai Oracle. Saat ini, untuk mengintegrasikan sistemnya. Perencanaan,
Sistem & Pengembangan PT. Gudang garam Tbk., penggunaan ERP dari Oracle
itu mencakup hampir semua proses bisnis penting, mulai dari akuntansi dan
keuangan, manufaktur, hingga pengadaan barang dan manajemen barang jadi.
Unit-unit bisnis dalam naungan PT. Gudang garam Tbk. juga menggunakan
aplikasi yang dikembangkan sendiri untuk melengkapi solusi ERP. Bukti sudah
modernnya sistem TI di PT. Gudang Garam Tbk. juga terlihat pada sistem rantai
pasokan (supply chain management). Tengok saja, puluhan ribu petani tembakau
PT. Gudang Garam Tbk. semuanya sudah dikelola dengan bantuan TI, yakni
sistem berbasis bar code. Di bar code itu tercatat nama petani, luas petaknya, jenis
tembakau dan varietasnya, dan sebagainya. Jadi, ketika panen, tembakau (yang
dibungkus) sudah bisa dikirim dengan bar code. Dengan begitu, di tempat
penampungan – yakni di Lombok dan Madura – hasil panen tadi sudah bisa
langsung dipindai (scan), sehingga tidak perlu ada petugas yang mencatat lagi.
Sistem barcoding telah diterapkan pula dalam kegiatan pembelian material dan
proses di gudang. sistem barcoding digunakan karena grade daun tembakau yang
dihasilkan para petani berbeda-beda. Saat ini, PT. Gudang Garam Tbk.
mengonsumsi 60-70 ribu ton tembakau kering per tahun. Sayangnya, Angky
mengaku tidak ingat luas lahan total yang dipakai oleh para petani tembakau yang
memasok panennya buat PT. Gudang Garam Tbk.. Sebagai gambaran, per hektare
kebun tembakau bisa berproduksi 15-20 ton. Sesuai dengan prosesnya, daun
tembakau yang dipanen akan disimpan di gudang selama 18-24 bulan supaya
mengalami proses fermentasi alami. Teknologi canggih pun sudah digunakan PT.
Gudang Garam Tbk. di pabrik-pabriknya. Mulai dari kegiatan operasional pabrik,
mesin blending hingga pengujian rokok, sudah menggunakan sistem robotika.
Dengan begitu, proses analisisnya tidak lagi menggunakan rasa, melainkan
memakai data, sehingga kualitas produknya bisa sama. Kalau memakai rasa dan
penciuman manusia, kualitasnya tidak akan sama. Selain itu, jumlahnya banyak.
Bayangkan saja, untuk satu adukan jumlahnya mencapai 15 ton. Tidak mungkin

13. (dikerjakan) oleh manusia. Jadi, di PT. Gudang Garam Tbk. itu, dari hulu ke hilir
sudah serba elektronik. Dengan bekal sistem yang cukup canggih, PT. Gudang
Garam Tbk mempertahankan apa yang sudah berjalan dengan baik, untuk
meningkatkan keadaan. Pengembangan jaringan infrastruktur dengan menambah
koneksi ke kantor cabang penjualan dan pergudangan yang belum terhubung,
yang jumlahnya sekitar 30 kantor. Perubahan lain adalah penerapan metodologi
proyek untuk semua proyek TI di PT. Gudang Garam Tbk.
Strategi PT. Gudang Garam Tbk. lebih pada mengonsolidasikan sistem
aplikasi yang ada, dan memberi respons pada permintaan bisnis yang baru.
Misalnya, melakukan standarnisasi proses bisnis dengan mengimplementasi solusi
ERP yang sama yang digunakan oleh PT. Gudang Garam Tbk. kepada semua unit
bisnis. Proses konsolidasi dan integrasi aplikasi yang berlangsung terus – bersamaan
dengan implementasi bisnis sistem yang baru – memungkinkan mereka dapat
memonitor indikator kinerja penting (Key Performance Indicator) dengan lebih baik.
Misalnya, masalah efisiensi pada operasional back office di PT. Gudang Garam Tbk.
Sistem TI itu antara lain mampu mengurangi level overtime, di samping salesman dan
staf administrasi dapat menyelesaikan pekerjaan lebih cepat. Sekarang PT. Gudang
Garam Tbk dapat melihat kinerja penjualan dan pergerakan inventori secara tepat
waktu. Dan, kami dapat meningkatkan servis ke pelanggan. Meskipun penerapan TI ini
sudah direncanakan untuk jangka panjang, sebaiknya PT. Gudang garam Tbk. selalu
melakukan perubahan-perubahan kecil untuk membantu meraih keberhasilan dari
pelaksanaan paket software baru ini. Setelah divisi TI terpisah dari perusahaan, bagian
terpenting dari perusahaan yang baru ini harus tetap memperhatikan aktivitas
pemeliharaan dari sistem TI PT. Gudang garam Tbk. tanpa menutup kesempatan
untuk melayani perusahaan lain. Untuk pelayanan yang disediakan PT. Gudang garam
Tbk., dapat memberi harga apa yang disebut metode transfer pricing sehingga
perusahaan baru tersebut dapat mengatur keuangannya sendiri. Penerapan suatu ERP
sistem itu adalah suatu proses yang kontinu. Begitu dimulai sudah tidak mungkin lagi
dihentikan dan tidak ada titik kesempurnaannya. Yang ada hanyalah proses
penyempurnaan yang tak terhenti. Maka penilaian ERP juga mesti dilakukan dengan
sungguh-sungguh. Banyak faktor yang perlu dipikirkan pada seleksi ERP. Pada
umumnya, ERP yang masuk ke Indonesia sudah teruji kesuksesannya. Namum
kesuksesan di negara lain belum tentu bisa menjadi suatu jaminan bagi kita. Masalah
sumber daya manusia dan infrastruktur juga menjadi faktor penentu ERP akan
berkembang terus sesuai dengan tuntutan konsumen. Yang jelas perkembangan ERP
pada masa depan ini akan dititik-beratkan pada beberapa hal, yaitu, lebih mendukung
customer service, lebih mendukung vertical industri spesifik (vertical industry), dan
juga lebih mendukung proses pengambilan keputusan (decision support). ERP masa
depan juga akan lebih fleksibel dalam penerapan, pemakaian dan cara pembiayaan.
Begitu juga banyak manfaat bagi PT. Gudang garam Tbk. dalam membangun
teknologi informasi seluruh sector dapat dengan mudah mendapatkan informasi apa saja
yang mereka perlukan serta Perusahaan mampu langsung dapat merespon dalam Cepat
merespon perubahan resep rokok. Setelah ERP diterapkan, seluruh informasi data dapat
dengan cepat dikoordinasikan ke semua departemen. Ketika seorang staff memerlukan
komputer baru dan manajer sedang tidak ada di kantor dan harus menunggu untuk
meminta persetujuan, ini merupakan salah satu hal yang tidak efisien. Setelah TI
diterapkan, staf itu dapat langsung memberitahukan lewat jaringan sehingga manajer

14. langsung dapat memberi persetujuan,sehingga dengan adanya teknologi informasi
hambatan seperti itu sudah dapat diatasi. PT. Gudang garam Tbk. berencana untuk
membangun TI dalam jangka panjang serta mengalokasikan dana sebesar US$ 5 juta
setiap tahun. Pembangunannya pun bukan hanya dilakukan oleh tim TI internal dan
regional, tapi dibantu oleh banyak vendor, baik dari luar negeri maupun lokal, seperti
IBM, Sigma dan Mitrais. Pengembangan TI itu dimaksudkan supaya proses bisnis
lebih efektif, akurat dan cepat. Pengguanaan IT bisa memberikan benefit penting bagi
PT. Gudang Garam Tbk., yakni adopsi tool atau teknologi baru yang sudah teruji
keandalannya. Maksudnya, selama ini infrastruktur TI dan teknologi PM sudah sangat
terkenal dan menjadi best practice di industri rokok. Dalam praktik di lapangan,
teknologi itu akan berpengaruh pada semua level di PT. GUDANG GARAM TBK.
Untuk level atas akan berguna dalam analisis dan pengambilan keputusan; dan bagi
level menengah berfungsi dalam pengontrolan dan analisis operasional; sedangkan di
level bawah bisa menyederhanakan proses. Ujung- ujungnya, akan meningkatkan
efisiensi dan produktivitas. Selain itu, secara otomatis akan terbangun kultur baru
yang lebih positif, dan mendukung kinerja perusahaan. ( Aladwani, A.M., 2001)
KESIMPULAN
Penerapan ERP pada PT. Gudang garam Tbk. mempunyai kesimpulan sebagai
berikut:
Penerapan ERP pada suatu perusahaan harus menjadi kebijakan strategik pada tingkat
top management dan didukung penuh oleh setiap unsur yang ada dalam perusahaan.
ERP telah mampu memenuhi beberapa target jangka panjang sebelum tenggang
waktunya. Seperti terlihat pada operation net income yang mencapai pertumbuhan.
Dengan peningkatan penjualan, berarti perusahaan telah berhasil menerapkan suatu
proses yang efisien. Proses ini diawali oleh tingkat akurasi data yang dikendalikan
oleh ERP. Hal serupa dapat terlihat pada ketepatan waktu pada pengiriman,
penggunaan laporan internal yang standar dan rata-rata kesalahan yang ditimbulkan
oleh karyawan. Indikator-indikator tersebut telah membuktikan bahwa ERP
mengarahkan proses pada hal tersebut.
SARAN
1. Perlu adanya upaya perbaikan pada kelemahan-kelemahan sistem baik internal
maupun eksternal perusahaan di PT Gudang Garam Tbk sehingga perusahaan
mengoptimalkan produk yang sesuai kondisi pasar yang lebih inovatif dan
kreatif.

15. 2. Penyediaan tenaga-tenaga terlatih untuk mendukung implementasi penerapan
manajemen sistem informasi di PT Gudang Garam Tbk sehingga lebih
berdaya guna, efisien serta hemat biaya.
3. Perlu adanya upaya perluasan pasar yang diiringi dengan peningkatan baik
kualitas maupun kuantitas produk oleh PT Gudang Garam Tbk.
DAFTAR PUSTAKA
1. Anonim 1, 2017. https://anisahsh.wordpress.com/2015/08/22/penjelasan-
erp-enterprise-resource-planning/. ( 30 Oktober 2017, jam 10.00).
2. Shehab, E.M., Sharp, M.W., Supramaniam, L. and Spedding, T.A.,
“Enterprise Resource Planning An Integrative Review” Businees Process
Management Journal, Vol. 10 No. 4 pp. 359-386.
3. Bradford, M., and Florin, J., 2003, “Examining the Role of Inovation
Diffusion Factors on the Implementation Success of Enterprise Resources
Planning Systems”, International Journal of accounting Information
System 4 pp. 205 – 225.
4. Aladwani, A.M., 2001, “Change Management Strategies For Succsessful
ERP Implementation”, Business Process Management Journal, Vol.7 no.3
pp. 266-275.