Оптимизация полного цикла работы с договорами от создания до исполнения (Сергей Медынский, ЛАНИТ)

1. Медынский Сергей
http://www.lanit.ru
http://www.landocs.ru

2. Договорная работа
Работа с договорами является неотъемлемой частью деятельности любой
организации, от качества и скорости этой работы зависит эффективность
компании.
Цели, которые преследует любая
организация:
Ускорить обработку договорных
документов
Снизить вероятность возникновения
финансовых потерь из-за нарушений
по договорным обязательствам

3. Создание
Согласование
Исполнение
Обмен
Проблемы
Длительное время подготовки договоров
Большое количество ошибок в документах
Длительное время согласования договоров
Нарушение регламентов согласования
Возможны преднамеренные или случайные
изменения договора перед подписанием
Документы хранятся разрозненно и не связаны друг с другом
Информация о нарушениях по договору появляется у
руководства, когда повлиять на проблему уже нельзя.
Трудоемкий процесс публикации информации об
исполнении контракта
Подписание

4. Решение
Генерация договоров на основе вариативных шаблонов
Механизм электронного согласования договоров по
типовым маршрутам в соответствии с утвержденными
регламентами договорной работы
Сравнение бумажной и электронной версий договоров
Централизованное хранение с удобным поиском и
взаимосвязью документов.
Оповещения о сроках исполнения и отчетность.
Автоматическая публикация результатов на портале закупок
и обмен данными с учетной системой
Создание
Согласование
Исполнение
Обмен
Подписание

5. Генерация договоров на основе шаблонов
Сервис «LanDocs: Конструктор документов» помогает составить договор на основе
шаблона. Исполнитель, который работает с шаблоном, выбирает необходимые
условия, а Конструктор в реальном времени формирует необходимый пакет
документов.

6. Согласование договоров по маршрутам
После подготовки договора осуществляется его электронное согласование. Как
правило, в организациях формализован порядок и список согласующих лиц.
С помощью сервиса «LanDocs: Маршрутизация» настраиваются типовые маршруты
согласования документов в соответствии с утвержденными регламентами
организации.

7. Сравнение документов перед подписанием
Сервис «LanDocs: Сравнение документов» - универсальное решение для
сравнения двух версий документа в различных форматах.
Позволяет выявить значимые несоответствия в тексте и предотвратить
подписание некорректной версии документа.
В печатной версии
текст изменен

8. Централизованное хранение договоров
Централизованная база договоров,
реализованная на ECM-платформе
LanDocs, позволяет:
хранить все договорные
документы в одном месте
назначать ответственного
менеджера на каждый договор
хранить информацию о датах
поступления и исполнения по
каждому обязательству договоров

9. Система оповещений о текущих задачах,
сообщит о приближении сроков
ключевых событий или о просрочке.
Настроенные отчеты в LanDocs:
в прозрачном и наглядном виде
отображают процесс согласования
договорных документов
выводят различную статистику по
исполнительской дисциплине
Таким образом, руководство всегда в
курсе наступления критических сроков и
может оперативно влиять на задержки
по исполнению договоров.
Оповещения о сроках и отчетность

10. Автоматическая публикация результатов
После исполнения контракта необходимо опубликовать результаты на
портале закупок.
Благодаря интеграции ECM-платформы LanDocs с различными федеральными
и коммерческими электронными торговыми площадками публикация
результатов исполнения контрактов осуществляется автоматически.

11. Результаты
Конструктор документов увеличит скорость создания договоров;
Согласование договоров по типовым маршрутам позволит ускорить этот
процесс, а также избежать нарушений регламентов;
Сравнение документов обеспечит 100% уверенность в том, что
подписывается последняя согласованная версия договора;
Поиск документа не более 1 минуты;
Благодаря оповещениям о наступлении срока сотрудник с меньшей
вероятностью просрочит выполнение обязательств. А статистическая
отчетность позволит руководству отследить просрочки;
Благодаря интеграционным возможностям LanDocs обмен информацией
с порталами или учетными системы происходит в автоматическом
режиме и не требует трудозатрат со стороны исполнителей.

12. Для первых 10 обратившихся ко мне по электронной почте, я предоставлю
тестовую версию LanDocs: Конструктор документов и проконсультирую по
настройке. По всем вопросам обращайтесь по следующим контактам:
Medynskiy@lanit.ru
http://landocs.ru
Ответьте на вопрос https://goo.gl/ktQiOI