Экспресс-аудит соответствия СЭД

1. 19 мая 2015 Москва, Рэдиссон Славянская www.docflow.ru
Экспресс-аудит соответствия СЭД
Александр Родионов,
Директор департамента систем управления
документами ЗАО «ЛАНИТ»
Москва, 2015 г.

2. Насколько используемая СЭД
удовлетворяет ваши потребности?

3.  Требования руководства к системе формализованы и система
им соответствует
 Совокупные затраты на внедрение и развитие системы
оправдали ожидания руководства
 Эффект от внедрения системы оправдал ожидания руководства
 Система соответствует «отраслевым» стандартам и политике
государства в области информатизации
 Стоимость ежегодных платежей по технической поддержке
системы соответствует ее ценности для компании
 Вы уверены, что система способна поддержать рост вашей
компании с точки зрения количества пользователей и сложности
бизнес-процессов
Есть примеры из жизни? Что хотелось бы добавить?
Удовлетворенность руководства

4.  Пользователи системы удовлетворены скоростью работы
системы
 Пользователи системы считают интерфейс СЭД понятным и
удобным
 Все обоснованные функциональные требования пользователей
к системе удовлетворены
 Пользователи умеют работать в системе и инструкции отвечают
на их вопросы
 Пользователей устраивает скорость реагирования технической
поддержки на их вопросы
 Внедрение системы действительно позволило сократить
обращение бумажных документов
 Внедрение системы действительно позволило снизить
трудоемкость работы с документами
Есть примеры из жизни? Что хотелось бы добавить?
Удовлетворенность сотрудников

5.  Система соответствует IT-стратегии компании и полностью
использует ее преимущества
 Система отвечает требованиям IT-безопасности
 Система является масштабируемой и настраиваемой под Ваши
потребности
 Система имеет понятный и описанный интерфейс интеграции со
сторонним ПО
 Техническая документация на систему является качественной
 Вас устраивает объем внутренних IT ресурсов, которые
затрачиваются на сопровождение системы
 В договоре технической поддержки содержится четкий SLA,
дающий заказчику действенные рычаги воздействия на
поставщика в случае нарушения сроков и качества оказываемых
услуг
Есть примеры из жизни? Что хотелось бы добавить?
Удовлетворенность IT

6.  Вендор регулярно поддерживает контакт и сообщает о новостях
 План развития системы понятен и соответствует планам
компании на систему
 Условия работы с вендором (ценовая политика, пакеты услуг и
т.д.) понятны и прозрачны
 Вендор занимает уверенную позицию на рынке и его
финансовая стабильность не вызывает сомнений
 Вендор быстро реагирует на изменение законодательства,
появление новых технологий и периодически выпускает
обновления
 Компания-внедренец имеет опыт реализации сопоставимых по
масштабу проектов на выбранной платформе
 Сотрудники компании-внедренца компетентны и вы
удовлетворены общением с ними
Есть примеры из жизни? Что хотелось бы добавить?
Надежность поставщика

7.  Что интересно поставщику решений кроме ваших денег? Чужие деньги!
Возможность референс-визитов
Выступление клиента не семинарах/выставках
Рекомендации коллегам по отрасли
Публикации в прессе
 Как дать обратную связь (критику) так, чтобы она была услышана и правильно
воспринята:
Нам в вашей системе очень нравится (краткий список того, что из
критериев было оценено высоко), хотелось бы добавить (то, что вы хотите
изменить).
«Пользователи отмечают понятный интерфейс системы и хорошее
быстродействие, хотелось бы добавить уверенности в том, что при
расширении количества пользователей и процессов мы сможем все это
сохранить».
 Самый страшный вопрос клиента – это тот, который он не задал. Говорите со
своими подрядчиками.
Как построить разговор с поставщиком

8. Понять насколько внедренная СЭД вам
подходит можно тут
Спасибо за участие в дискуссии!