Малоизвестно, но факт: договор довольно легко перевести в электронный вид. Как это сделать с соблюдением всех формальностей, можно было узнать на онлайн-семинаре. Эксперты Synerdocs – аналитик Ульяна Коровкина и руководитель проектов Павел Воробьев – рассказали о нюансах заключения электронных договоров, раскрыли преимущества их использования и поделились современной практикой работы с ними.

2. ,Ульяна Коровкина
Synerdocsаналитик
Павел Воробьев,
руководитель проектов
Synerdocs
Павел Овчинников,
, маркетолог редактор
ECM-Journal.ru
Эксперты

3. Партнеры

4. ЭЛЕКТРОННЫЙ
ДОГОВОР
Ульяна Коровкина,
аналитик Synerdocs

5. 160, 434Статьи Гражданского кодекса РФ
4 11 « ,Часть статьи Федерального закона Об информации
»информационных технологиях и о защите информации
2 434 :Пункт статьи ГК РФ
Договор в письменной форме может быть заключен путем обмена
, ,электронными документами передаваемыми по каналам связи
,позволяющими достоверно установить что документ исходит от
(стороны по договору в том числе обмен информацией в электронной
).форме и электронная почта
Правовая основа

6. • Отсутствие разъяснений со стороны государственных
.органов
• .Недостаточно судебной практики
• .Неоднозначное отношение со стороны контрагентов
Опасения

7. Причина
.Договор первичен в отношениях контрагентов
Его некорректное составление воздействует на всю цепочку взаимоотношений
сторон

8. 1. – .Электронная форма это оригинал письменной формы документа
2. .Подписывается электронной подписью
3. :Для передачи контрагенту можно использовать
• ;электронную почту
• .сервис оператора электронного документооборота
4. .Согласовывать условия договора можно любым удобным образом
Особенности при работе с электронным договором

9. 1. ,При использовании простой ЭП необходимо соглашение между сторонами сделки
9 « ».соответствующее требованиям статьи ФЗ Об электронной подписи
2. При использовании неквалифицированной ЭП соглашение должно содержать
( 6 « »).порядок ее проверки статья ФЗ Об электронной подписи
3. При использовании квалифицированной ЭП никакого дополнительного
.соглашения не требуется
Подписание

10. 76-29922/2014Дело №А
.о взыскании задолженности по оплате за оказанные услуги
10Постановление Восемнадцатого арбитражного апелляционного суда от и
.
В иске было отказано в связи с отсутствием соглашения сторон о применении
.простой электронной подписи
Судебная практика

11. Судебная практика
Дело № 40-64044/15А
.о взыскании задолженности по договору об оказании услуг
18Постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от сентяб
года.
, ,Иск заказчика был удовлетворен так как соглашение заключенное
, .между сторонами предполагало использование простой ЭП

12. Судебная практика
07-5490/2014Дело №А
.о взыскании долга
Постановление Восемнадцатого
18арбитражного апелляционного суда от 2014ноября года.
Заявленные исковые требования суд апелляционной инстанции
,удовлетворил так как ответчику не удалось доказать факт заключения
договора с третьим лицом путем обмена документами по электронной
.почте Соглашением сторон такая форма заключения договора не
.была предусмотрена

13. Судебная практика
82-14385/2013Дело №А
.о взыскании неосновательного обогащения
Постановление Второго арбитражного апелляционного суда
16 2014от июля года
Стороны предусмотрели использование в качестве официальных
/документов переданные с помощью факса электронной почты
( ).документы но с последующей передачей оригиналов таковых

14. • – ,Электронный договор это законно а при соблюдении всех нюансов
.работы с ним еще и абсолютно безопасно
• При использовании простой и неквалифицированной ЭП необходимо
.заключать соответствующее соглашение между сторонами
• Рекомендуем обмениваться электронными договорами в формате PDF.
:Это гарантирует
• целостность документа
• меньший размер
• ( ).для хранения рекомендуют именно его формат архивного хранения
• – ,Договор неформализованный документ можно обмениваться любым
.удобным способом
:Итог

15. ПРАКТИКА
ЭЛЕКТРОННЫХ
ДОГОВОРОВ
Павел Воробьев,
руководитель проектов Synerdocs

16. ?Какой способ обмена выбрать
Хранение с обеспечением юридической
значимости + -
Связывание документов, а также весь
документооборот по сделке
+ -
Отсутствие рисков утраты документов
+ -
Интеграция в корпоративную
информационную среду
+ +/-
Третья независимая сторона + -
Другой способОператор ЭДО

17. ,О чем вы забыли подумать
« »выбрав другой способ
Как хранить
-Хранить необходимо вместе с
электронной подписью и
.служебными файлами
- :Долговременное хранение ЭД
обеспечить читаемость и
неизменность на длительный
.срок
Как обеспечить
юридическую силу
-Срок действия сертификата ЭП
:ограничен новая подпись каждый
?год или перештамповка

18. :Самое интересное как это сделано
- :ИТ компании
договоры об услугах
:Сбытовые компании
массовое заключение договоров
:Страховые компании
агентские договоры
:Ритейл
договоры с поставщиками

19. . :Договор на внедрение ПО Как было
1. Cоздание и
внутреннее
ECM.согласование в
2. ,Сканирование
.штрихкодирование
Перевод бумажного
экземпляра на
хранение в бумажный
.архив
Согласование
проекта договора с
e-mailзаказчиком по
ЗаказчикИсполнитель
,Печать подпись и обмен
экземплярами
1. Внутреннее
.согласование
2. Перевод на
хранение в бумажный
.архив

20. . :Договор на внедрение ПО Как стало
1. Cоздание и
внутреннее
ECM.согласование в
2. Занесение и
ECMхранение в
Согласование и
подписание договора
ЗаказчикИсполнитель
1. Внутреннее
согласование
2. -Хранение в веб
клиенте

21. Преимущества электронного договора
« »для НПО Компьютер
1. .Возможность легко контролировать изменения и соблюдение индивидуальных условий
2. : .Упрощенное согласование отслеживание каждой итерации и этапа
3. : , . .Сократилось число действий с документом печать сканирование и т п
4. : , .Удобное хранение договора хранится там же где и создается
5. .Дальнейший документооборот в электронном виде
6. В среднем процесс подписания договора при отсутствии у контрагентов разногласий по
1 .содержанию занимает от часа

22. Массовая работа с договорами в сбытовой компании
Прием заявок через
портал или службу
единого окна
Компания
Подписание и массовая
рассылка договоров
Обработка заявки в КИС
(ERP/ECM/ )Билинг
Составление типового
договора в КИС
Подписание договоров
заказчиками
Перевод договоров в КИС
на хранение или в
оперативный доступ
Корпоративный
заказчик

23. Преимущества работы с электронными договорами
1. : ERP, ECM, – .Интеграция с КИС билинг или портал все в единой информационной системе
2. :Договор составляется мгновенно на основе электронного шаблона заполняются
.реквизиты карточки
3. - .Дальнейший обмен актами и счетами фактурами в электронном виде
4. , ,Возможность массово отправлять получать и обрабатывать договоры разгружая
.клиентские отделы
5. .Удобное хранение договора в течение всего срока действия
6. .Отслеживание всей цепочки документооборота по договору
7. .Значительное сокращение издержек на работу с бумагой

24. Работа с агентскими договорами
Компания
Отправка проекта договора
без подписания
.Подписание в компании
Передача на хранение в
КИС
Подписание договора
агентами
Работа через
- .веб клиент
Облачный
.сертификат ЭП
Создание типового
агентского договора в
КИС
Агенты

25. Работа с агентскими договорами
1. ( ) .Дальнейший обмен агентскими документами отчетами в электронном виде
2. .Агенту нет необходимости регулярно посещать офис компании
3. .Сокращение итераций обмена за счет собственного контроля работы с документом
.Нет расхождений в дальнейших документах
4. ,Удобное хранение договора в течение всего срока действия отслеживание всей
.цепочки документооборота по агенту
5. .Значительное сокращение издержек на работу с бумагой
6. : - .Максимально простая работа для агента веб клиент и облачная подпись

26. :Ритейл договоры с поставщиками
+Заполненный шаблон договора пакет
сопроводительных документов
( , . .)сертификаты номенклатуры и т п
Ритейлер
Подписание договора и
синхронизация
номенклатур
Поставщики
Типовые шаблоны
ERP/ECMдоговоров в
Передача подписанных
договоров на хранение в
КИС

27. :Ритейл договоры с поставщиками
Именно в ритейле можно наблюдать преимущества заключения договоров в
. :электронной форме Это обуславливается
• ( ,большим количеством контрагентов например общее количество
поставщиков 5Х Retail Group 6 000сегодня превышает );
•большим объемом документооборота;
•« » .типовым содержанием договора
:Специфичные решения
• ( ).Синхронизация номенклатур с поставщиками номенклатура прикладывается к договору
• , .Обмен документами между складами филиалами и магазинами
• .Ускорение получения финансирования от факторинговых компаний для поставщиков
•Обмен первичкой в электронном виде при использовании EDI- .провайдеров

28. Wildberries
1. Как вы пришли к пониманию необходимости перевести договоры в
электронный вид?
2. Какие трудности вы встретили, переходя на электронные договоры:
сопротивление контрагентов, недоверие сотрудников,
несовершенство методики и технологии… Как справлялись?
3. Кратко опишите, как сегодня строится ваша работа с электронными
договорами: где создаются, согласовываются, как отправляются и
подписываются, как потом хранятся?
4. Договоры теперь полностью электронные или остались экземпляры
на бумаге?
5. Какие преимущества вы получили от использования электронных
договоров, и какие у вас планы на развитие этой практики?

29. • . !Законно Суд рассматривает электронный договор
• , .Перевести в электронный вид проще чем другие документы
• Выбор сертификата ЭП ограничен степенью доверия (рекомендуем
КЭП).
• (Любой формат рекомендуем PDF).
• ( ).Любой способ передачи рекомендуем оператора ЭДО
:Итог

30. ?Что еще
Описания проектов
Другие вебинары
synerdocs.ru/5570204.aspx synerdocs.ru/7157773.aspxsynerdocs.ru/6154475.aspx
Хранение электронных документов:
рецепты ведущих экспертов
:Электронные документы в суде
защита и обвинение
Электронная подпись – печать
доверия

31. synerdocs synerdocs