Narasumber: Kanaidi, SE., M.Si., cSAP HP. 0812 2353 284, WA.: 0878 2330 6608 e-mail : kanaidi63@gmail.com atau kanaidi@yahoo.com ---------------------------------------------

1. Model dan Jenis-Jenis
Surat

2. a. Surat bersampul
b. Kartu Pos
c. Warkat Pos
d. Telegram dan Teleks
e. Memorandum (memo)
f. Surat Tanda Bukti
a. Surat Pribadi
b. Suat Dinas
c. Surat Bisnis
d. Surat Sosial
a. Surat Biasa
b. Suat Edaran
c. Pengumuman
a. Surat Sangat Rahasia
b. Suat Rahasia
c. Surat Terbatas (Confidential)
d. Surat Biasa

3. Jenis Surat Berdasarkan Tujuannya
• Surat pemberitahuan,
biasanya berisi pemberitahuan kepada banyak pihak yang
merupakan bagian dari suatu instansi
• Surat perintah,
surat yang diberikan kepada pihak tertentu agar melakukan
sesuatu yang tertera dalam surat tersebut
• Surat permintaan,
surat yang isinya meminta informasi lebih detail mengenai
barang atau jasa yang ditawarkan
• Surat peringatan,
surat ini bertujuan untuk mengingatkan kesalahan
seseorang di suatu instansi

5. Jenis Surat Berdasarkan Tujuannya …
• Surat panggilan,
bertujuan untuk memanggil pihak lain baik secara personal
maupun organisasi
• Surat Susulan,
merupakan penegasan dari surat yang pernah dikirim
sebelumnya
• Surat Keputusan,
surat yang berisi keputusan yang diambil oleh suatu
organisasi atas dasar pertimbangan
• Surat laporan,
surat yang berisi laporan kerja kepada orang lain
• Surat penawaran, umumnya surat ini berhubungan dengan
jual-beli barang atau jasa yang isinya mengenai penawaran
spesifikasi dan harga

6. Jenis Surat Menurut
Jumlah Penerima/Sasaran
• Surat Biasa,
umumnya ditujukan kepada satu orang atau
petugas sebuah lembaga.
• Surat edaran,
ditujukan kepada banyak orang atau banyak
lembaga, bahkan kepada seluruh masyarakat.
• Surat pengumuman,
umumnya ditujukan kepada sekelompok orang
atau lembaga.

7. • Surat Pribadi
Surat yang ditulis seseorang yang isinya berkaitan
dengan kepentingan pribadi.
• Surat Dinas
Surat yang isinya berkaitan dengan kepentingan
tugas dan kegiatan dinas instansi.
• Surat Bisnis
Surat yg digunakan orang atau badan yang
menyelenggarakan kegiatan usaha.
Jenis Surat Menurut
Isi dan Pengirimnya

8. Bahasa Surat
Bahasa surat untuk surat dinas dan surat
bisnis, sebaiknya menggunakan bahasa yang
baik dan benar, sesuai dengan kaidah-kaidah
yang berlaku dalam surat menyurat.
Sedangkan untuk pribadi, bahasa surat yang
digunakan tergantung dari masing-masing
pribadi (tidak baku).

9. Membaca adalah kegiatan meresepsi,
menganalisis, dan menginterpretasi yang
dilakukan oleh pembaca untuk memperoleh
pesan yang hendak disampaikan oleh penulis
dalam media tulisan.
4 Teknik Membaca:
1. Scanning
2. Skimming
3. Selecting
4. Skipping

10. Format Lipatan Surat dan Amplop
Format Lipatan:
• Lipatan baku (standar fold)
• Lipatan setengah baku (semi standar fold)
• Lipatan akordion (accordian fold)
• Lipatan setengan akordion (semi accordian fold)
• Lipatan tungal (single fold)
• Lipatan ganda paralel (parallel double fold)
• Lipatan model Perancis (French fold)
• Lipatan Model Baron (Barronial Fold)

11. Format Lipatan Surat dan Amplop …
Amplop
a. Berdasarkan wujud amplop dapat dibedakan ke
dalam:
Amplop Biasa
Amplop Berjendela
b. Berdasarkan ukurannya,
Amplop Resmi
Amplop Kartu
Amplop Bisnis
Amplop Panjang
Amplop Pendek

12. • Amplop Besar
• Amplop katalog
• Amplop mata berkait
• Amplop kancing bertali.
c. Berdasarkan Penggunaannya;
• Amplop Katalog
• Amplop mata berkait
• Amplop kancing bertali
Format Lipatan Surat dan Amplop …

13. Surat EDARAN
• Penggunaan dari surat edaran tidak terbatas pada
lembaga pemerintah saja.
• Surat edaran ditujukan kepada banyak orang atau
banyak lembaga, bahkan kepada seluruh
masyarakat.
• Surat edaran juga sering dan umum dipergunakan
dengan berbagai macam tujuan. Semuanya
bertujuan untuk memberikan informasi atau
sifatnya adalah sebuah pemberitahuan.
• Berikut adalah beberapa contoh Surat Edaran ...

14. Contoh lengkap_SE (terlampir) ….

15. Nota Dinas
Pengertian Nota Dinas
• Nota Dinas adalah naskah dinas intern di
lingkungan unit kerja yang dibuat oleh pejabat
yang berwenang dalam rangka pelaksanaan
tugas, fungsi, dan tanggung jawab jabatan
kedinasan, yang ditujukan kepada pejabat lain di
lingkup internal unit organisasi yang
bersangkutan, guna menyampaikan laporan,
pemberitahuan, pernyataan, permintaan, atau
penyampaian pendapat kepada pejabat lain.

16. Nota Dinas …
• Nota Dinas memuat hal yang bersifat rutin,
berupa catatan ringkas dan lengkap, dan
dapat langsung dijawab dengan disposisi oleh
pejabat yang dituju. Nota dinas tidak boleh
digunakan untuk membuat putusan mutasi
pegawai.
• Nota dinas digunakan untuk komunikasi dari
bawahan kepada atasan atau antar pejabat
yang setingkat atau dari atasan kepada
bawahan.

17. Beberapa Fungsi Nota Dinas
Beberapa Fungsi Nota Dinas adalah sebagai berikut :
• Sebagai pesan pengingat, karena surat ini dapat
dijadikan arsip bagi instansi.
• Sebagai alat bukti yang sah misalnya nota yang berisi
tentang perjanjian.
• Sebagai nota untuk pedoman melakukan suatu
pekerjaan.
• Sebagai nota untuk pemberitahuan instruksi.
• Sebagai nota untuk melakukan pemberian izin ataupun
pengambilan keputusan.
• Sebagai bukti perkembangan suatu instansi atau
lembaga.
• Dan lain sebagainya.

18. Hal-hal Yang Harus Diperhatikan
Dalam Menulis Nota Dinas
• Bagian Atas atau kepala Nota Dinas harus berisi: kop
surat atau nama institusi, kata nota dinas yang ditulis
dengan menggunakan huruf kapital semua, nomor nota
dinas, perihal atau tujuan nota, tanggal nota dan
penerima nota dinas. Untuk nomor nota pun tidak boleh
asal. Nomor nota berisi nomor nota, kode jabatan
penandatangan, kode klasifikasi arsip, bulan serta tahun.
• Bagian Tengah Nota Dinas ini hanya berisi isi surat dengan
kalimat yang singkat, padat dan jelas. Karena ini haya
nota, jadi tidak perlu bertele-tele, harus langsung
menulis isi untuk apa tujuan menulis nota tersebut.
• Bagian Bawah atau Bagian Akhir nota dinas berisi tanda
tangan dan nama pengirim serta jabatannya dan juga
tembusan jika ada dan diperlukan. Tembusan ini hanya
berlaku untuk sesama internal.

19. Contoh
NOTA DINAS

21. Memo
• Memorandum atau Memoranda (selanjutnya di
sebut memo atau memos) adalah suatu formulir
yang digunakan untuk menyampaikan pesan
internal, baik pesan resmi ataupun pesan pribadi,
dalam sebuah perusahaan.
• Biasanya pesan yang disampaikan dengan
menggunakan memo bersifat informal, sehingga
dapat digunakan tulisan tangan.
• Bahasa memo berbeda dengan bahasa surat,
yakni ringkas dan to the point.

22. Pengguna Memorandum
• Biasanya, memo digunakan sebagai alat komunikasi tertulis di
antara dua pihak, yakni :
a. Karyawan yang telah saling kenal dengan baik, pada umumnya
bernada informal
b. Pimpinan dan bawahan, pada umumnya bergaya formal
c. Dalam dunia bisnis, memo biasanya digunakan oleh
seseorang bila hendak berkomunikasi dengan teman sejawat
dalam sebuah perusahaan, baik yang berada dikantor yang
sama maupun dengan yang berada di kantor cabang yang
terpisah, bahkan di kota lain. Komunikasi biasanya ditulis
dengan menggunakan memo.
• Memo yang ditulis untuk berkomunikasi antar departemen atau
bagian di suatu perusahaan bentuk dan susunannya lebih
ringkas dan sederhana daripada bentuk dan susunan surat
bisnis.

23. Penulisan Memorandum
• Gaya penulisan memo berbeda-beda, sesuai
jabatan penulis atau pengirimnya serta kepada
siapa memo itu diperuntukkan.
• Memo pada umumnya terdiri atas empat bagian,
yaitu :
a. Kepala memo
b. Perihal dan tanggal
c. Pengirim dan pihak yang dituju
d. Isi dari memo atau pesan yang disampaikan

24. Penulisan Memorandum …
• Kepala memo biasanya tercetak
(seperti pada contoh berikut).
• Perihal yang disampaikan pada memo biasanya berupa
uraian singkat berisi informasi yang dijadikan petunjuk
bagi pengarsipan yang dapat digunakan untuk acuan
bila diperlukan pada waktu yang akan datang.
• Penulisan tanggal pada memo diperlukan untuk acuan
bagi penulisan memo atau surat yang berkaitan dengan
perihal yang disampaikan dengan menggunakan memo
pada tanggal tertentu, dengan demikian
kesalahpahaman dapat dihindari.

25. Penulisan Memorandum …
• Penyajian informasi atau pesan dalam memo sama
dengan yang dilakukan dalam penulisan surat.
 Pada alinea pertama dituliskan maksud yang
menjadi pokok pembicaraan.
 Kemudian, uraian yang merupakan rincian
pendukung yang menjelaskan perihal yang ditulis
pada alinea pertama dituliskan pada alinea kedua,
 Lalu, diakhiri dengan alinea penutup.

26. • Berikut ini adalah contoh dari memorandum :
PT.DAGADU DJOKDJA
Kepada : Mat Sekop Perihal : Laporan Cash-Flow Keuangan
Kasi. Keuangan Periode Januari 2020
Dari : Mat Cangkul
Kabag. Keuangan Tanggal : 06 Februari 2020
Laporan tentang Cash-Flow Keuangan PT. Dagadu
Djogdja Periode Januari 2020 kami sampaikan terlampir.
Saya harap anda dapat mengoreksi berkas laporan tersebut
dalam minggu ini. Direktur tidak menghendaki laporan
tersebut dipublikasikan sebelum keakuratan datanya
dikoreksi terlebih dahulu.

27. Manfaat Penulisan Memorandum
• Dalam dunia bisnis pada umumnya menekankan pentingnya
informasi tertulis bagi setiap orang yang terlibat di dalamnya, mulai
dari atasan sampai pada bawahan.
• Setiap informasi tertulis akan membantu dalam :
a. Menentukan tanggung jawab
b. Menghilangkan ketidakmenentuan (inconsistencies)
c. Merekam informasi yang diperlukan
• Apabila seseorang mengirimkan dokumen atau surat penting
kepada pihak atau orang lain, cara terbaik adalah dengan
menggunakan memorandum sehingga apabila dokumen tersebut
hilang, pengirim memiliki catatan yang berupa salinan berkas yang
dapat dijadikan bukti bahwa berkas asli telah dikirim, dan dalam
memo disebutkan dengan rinci dan pasti dokumen yang telah
dikirim.

28. www.slideshare.net/kenkanaidi
(Narasumber)
www.ken-spektakuler.blogspot.com