His proposal new_standard_20160229_bahasa 2003

Proposal G.HIS
Untuk
Rumah Sakit
Jakarta Pusat
Senin, 29 Februari 2016

DAFTAR ISI
1 RINGKASAN PIMPINAN..................................................................................................3
1.1 IKHTISAR PIMPINAN..............................................................................................................................3
1.2 STRATEGI UTAMA.................................................................................................................................4
1.3 MANFAAT YANG DIHARAPKAN............................................................................................................5
2 SISTEM INFORMASI RUMAH SAKIT – G.HIS.............................................................7
2.1 IKHTISAR SOLUSI..................................................................................................................................7
2.2 ARSITEKTUR PEMODELAN PERANGKAT LUNAK...................................................................................8
2.3 APLIKASI G.HIS....................................................................................................................................9
3 MANAJEMEN PROYEK..................................................................................................26
2.3 IKHTISAR.............................................................................................................................................27
3.2 TANGGUNG JAWAB DAN ORGANISASI PROYEK..................................................................................31
3.3 JADWAL PROYEK.................................................................................................................................32
3.4 PERANCANGAN GAP ANALISIS DAN KUSTOMISASI............................................................................34
3.5 KONVERSI / MIGRASI DATA................................................................................................................35
3.6 MEMBANGUN & UJI UNIT...................................................................................................................36
3.7 UJI JAMINAN MUTU TERPADU............................................................................................................38
3.8 PELATIHAN DAN GO-LIVE (SAAT MULAI MENJALANKAN SISTEM)...................................................39
3.9 PEMELIHARAAN DAN PEMECAHAN MASALAH....................................................................................42
Proposal G.HIS Untuk RSUD Dr. Soedirman Kebumen, Jawa Tengah hal. 2

1 Ringkasan Pimpinan
1.1 Ikhtisar Pimpinan
1.1.1 Ikhtisar
Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit adalah sistem informasi untuk
meningkatkan keselamatan dan kepuasan pasien serta efisiensi dan produktifitas
rumah sakit dengan menganalisis dan mengelola alur kerja rumah sakit sejak
proses pendaftaran pasien, penanganan pasien melalui konsultasi, pemeriksaan
dan pengobatan, pembayaran biaya perawatan, dan manajemen rumah sakit
lainnya termasuk sistim administrasi rumah sakit. Sehubungan dengan pesatnya
perkembangan teknologi informasi digital berbasis komputer, kini banyak rumah
sakit telah memanfaatkan teknologi informasi (komputerisasi) canggih tersebut ke
dalam banyak aspek penyelenggaraan dan alur-kerja rumah sakit.
Proposal ini disusun dan diajukan untuk Rumah Sakit Umum Daerah Dr.
Soedirman Kebumen, Jawa Tengah, untuk membantu membangun SIMRS
(Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit). SIMRS yang kami tawarkan
menggunakan teknologi informasi yang handal dan terbukti dapat membuat
seluruh alur kerja berjalan lebih efisien yang dapat membantu semua dokter,
perawat dan staf untuk memberikan pelayanan medis terbaik untuk pasien ketika
mereka berkunjung dan diperlakukan di dalam rumah sakit. Dalam rangka
membangun sistem di rumah sakit yang tengah dikembangkan ini tentunya kami
berorientasi kepada masa depan, prosedur kerja yang berbasis komputer, dan
lingkungan pemakaian sistem komputer yang paling nyaman.
Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit yang diusulkan berbasis teknologi
informasi yang dapat membantu rumah sakit memberikan pelayanan kesehatan
terbaik dan prima kepada pasien dengan memecahkan banyak masalah
ketidaknyamanan yang dihadapi pasien dengan cara meningkatkan alur pasien
yang efektif dan manajemen rumah sakit yang lebih efisien. Sistem Informasi
Manajemen Rumah Sakit yang diusulkan dapat ditingkatkan dan diperbaiki dari
waktu ke waktu untuk mengakomodasi kebutuhan-kebutuhan baru dari rumah
sakit seperti berbagi data antara rumah sakit, telemedicine dan layanan perawatan
di rumah, dan layanan lainnya yang mungkin ditawarkan di masa depan.

1.2 Strategi Utama
1.2.1 Strategi Produk
Produk HIS yang ditawarkan adalah G.HIS yang merupakan HIS yang telah
digunakan di banyak rumah sakit utama di Korea. HIS di Korea telah
dikembangkan selama lebih dari 30 tahun, dan telah terbukti dan diakui memiliki
kualitas yang baik. Meskipun sistem ini merupakan sistem yang berhasil
digunakan di banyak rumah sakit di Korea, namun kami menyadari bahwa
undang-undang dan peraturan tentang kesehatan di Indonesia dan alur-kerja di
rumah sakit di Indonesia berbeda dengan di Korea. Maka pemanfaatan HIS di
rumah sakit di Indonesia harus disesuaikan. Oleh karena itu G.HIS kemudian
dirancang ulang dan dikembangkan khusus untuk rumah sakit di Indonesia, agar
memiliki karakteristik sebagai berikut:
 Sepenuhnya disesuaikan dengan ketentuan kesehatan yang berlaku di
Indonesia dan kebutuhan pihak rumah sakit (fully localized).
 Terintegrasi dengan program INA-CBG dan SEP sehingga memudahkan
perhitungan tarif pengobatan dan pengelolaan klaim pasien BPJS.
 Modul-modul dalam G.HIS telah terintegrasi satu dengan lainnya sehingga
antara modul tersebut dapat saling berbagi informasi. G.HIS juga
menyediakan antarmuka/koneksitas yang dapat bekerja baik dengan beberapa
sistem lainnya yang ada di rumah sakit seperti PACS (integrated and
interfaced).
 G.HIS dikembangkan dengan konsep aplikasi berbasis internet sehingga tidak
memerlukan instalasi lokal, dan dapat berjalan pada berbagai jenis Sistem
Operasi (pure web-based).
 G.HIS menggunakan berbagai terminologi, protokol, formulir, dan alur kerja
yang telah sesuai dan memenuhi standar kesehatan dunia. Dengan persiapan
yang cermat, hal ini juga dapat meminimalkan kustomisasi (packaged).
1.2.2 Strategi Implementasi
Keberhasilan pelaksanaan implementasi HIS di rumah sakit ditentukan oleh
beberapa faktor penting, antara lain:
 Keterlibatan manajemen senior (Direksi) secara aktif berupa dukungan,
komitmen, dan pemantauan kemajuan pelaksanaan proyek.
 Mengingat kegiatan pembangunan dan membuat penyesuaian sistem dapat
menelan biaya yang cukup tinggi dan memerlukan banyak waktu serta
menyadari bahwa alur kerja di setiap rumah sakit akan berbeda satu dengan
lainnya, maka sebaiknya dianut pendekatan "kustomisasi minimum" dalam
pelaksanaan implementasi sistem dengan menentukan secara hati-hati batasan
tingkat kustomisasi sesuai yang dibutuhkan.
 Partisipasi penuh dari para pengguna sistem sangat penting dan diperlukan
dalam keberhasilan proyek, mengingat mereka menguasai bidang kerjanya
masing-masing dan sangat mengerti akan informasi yang dibutuhkan.
 Sebuah perencanaan pembangunan yang menyeluruh dan rinci, mencakup
batasan ruang lingkup pekerjaan sesuai yang disepakati, dan penyusunan

tahapan pekerjaan, serta kemungkinan diperlukannya pelatihan awal bagi
beberapa anggota tertentu dalam tim proyek.
1.3 Manfaat Yang Diharapkan
Manfaat yang dapat diperoleh jika G.HIS yang kami usulkan dapat diterima dan
diimplementasikan secara penuh di rumah sakit, adalah sebagai berikut:
 Dapat memberikan peningkatan kualitas pelayanan kesehatan kepada pasien.
 Terjadi proses rekayasa ulang (reengineering) untuk mencapai performa
terbaik (best performance).
 Biaya rumah sakit yang efektif dengan dukungan teknologi informasi (cost
effective hospital).
 Dukungan untuk melakukan penelitian klinis (clinical research).
Beberapa keuntungan di atas telah terbukti dan dimanfaatkan di banyak rumah
sakit di seluruh dunia. Rumah sakit tidak hanya memberikan layanan perawatan
pasien akan tetapi juga memberikan jaminan layanan kesehatan lainnya seperti
kesehatan publik, rumah sakit berbasis internet, pelayanan perawatan di rumah,
layanan telemedicine dan layanan lainnya di masa depan.
Pihak Manfaat
Administrasi dan
Manajemen
ㆍ Mendukung keputusan strategis dan cepat
ㆍ Manajemen Kinerja
ㆍ Konsistensi Manajerial
ㆍ Berbagi informasi yang efisien antar departemen dan
individu
ㆍ Pengurangan biaya operasi manajemen
ㆍ Perbaikan proses melalui Rekayasa Ulang Proses Bisnis
(BPR - Business Proces Reengineering)
Pengguna Sistem ㆍ Mengurangi dan mengefisienkan alur kerja
ㆍ Meningkatkan efisiensi operasional melalui otomatisasi
ㆍ Mengurangi sumber daya untuk operasional dengan
integrasi sistem
Pasien ㆍ Meningkatkan mutu layanan kesehatan
ㆍ Mengembangkan keamanan bagi pasien
ㆍ Meningkatkan kepuasan pasien dan kesan sebagai
rumah sakit yang maju
Riset dan
Pengembangan
ㆍ Berbagi informasi antar rumah sakit
ㆍ Dukungan untuk riset klinis

2 Sistem Informasi Rumah Sakit – G.HIS
2.1 Ikhtisar Solusi
Sistem G.HIS yang kami usulkan berisi rangkaian lengkap dari fungsi-fungsi
yang dibutuhkan oleh banyak rumah sakit dari berbagai ukuran. Ada banyak
kelebihan yang kami tawarkan pada produk G.HIS, sebagai berikut:
 Solusi Total Terpadu (Total Integrated Solution)
Berbagai Modul (Sistem Manajemen Pasien, Sistem Klinis, Sistem
Pendukung, dan Sistem Manajemen Rumah Sakit) yang benar-benar
terintegrasi ke dalam satu sistem sehingga tidak perlu antarmuka (interface)
antara sub-sistem, dan sistem juga menyediakan aliran data yang lancar.
 Berbasis Jaringan (Pure Web-Based Platform)
Sistem Informasi Rumah Sakit dibangun berdasar pada platform berbasis
jaringan (web), sehingga sistem dengan mudah dapat diakses dari mana saja
melalui jaringan internet atau intranet asalkan pengguna memiliki hak akses
sesuai yang diberikan untuk menjamin dan memastikan keamanan dan
kerahasiaan data.
 Sistem Rancangan Terbuka (Open Architecture)
Sistem ini dibangun sesuai dengan standar industri dalam bidang teknologi.
Sistem ini tidak tergantung pada penggunaan satu basis data (database)
tertentu atau perangkat lunak antara (middleware) tertentu.
 Implementasi yang lancar (Smooth Implementation)
Implementasi HIS mengikuti pedoman standar industri untuk proyek
teknologi informasi yang telah dirancang untuk mendeteksi dini masalah yang
dapat timbul dan untuk memandu pengguna sistem melalui proses transisi
yang lancar ke sistem HIS baru.
 Memenuhi standar global TI dalam bidang kesehatan (Global Healthcare IT
Standard Compliances)
Sistem ini telah mendukung standar-standar global teknologi informatika
yang berlaku dalam dunia kesehatan seperti; standar terminologi antara lain
ICD-9CM, ICD-10, SNOMED-CT, LOINC, dan standar protokol seperti HL7
dan DICOM.

2.2 Arsitektur Pemodelan Perangkat Lunak
Untuk menjadi yang terbaik dalam bidang pengembangan teknologi informasi,
kami telah memilih untuk membangun sistem dengan model aplikasi berbasis
internet dengan koneksitas yang memenuhi standar. Berikut ini kami sampaikan
penjelasan mengenai beberapa teknologi terpilih sebagai acuan dalam
pembangunan sistem HIS.
2.2.1 Model Layanan Berbasis Web
Sebuah aplikasi berbasis web (web-based service model) adalah aplikasi yang
dapat diakses oleh pengguna melalui jaringan internet atau intranet. Aplikasi
perangkat lunak komputer seperti ini ditulis menggunakan bahasa pemrograman
yang mendukung web browser untuk menjalankannya. Saat ini, aplikasi berbasis
internet menjadi sangat popular karena dari sisi klien dapat dijalankan dengan
nyaman menggunakan web browser yang mudah ditemukan di mana-mana.
Kemampuan untuk memperbarui dan memelihara aplikasi berbasis internet tanpa
mendistribusikan dan menginstal perangkat lunak pada banyak komputer klien
serta dapat berjalan pada berbagai sistem operasi dan bermacam perangkat keras
merupakan alasan utama popularitasnya.
Manfaat Sistem Informasi Rumah Sakit berbasis web adalah:
 Dapat berjalan pada berbagai sistem operasi dan perangkat keras.
 Tidak memerlukan prosedur yang rumit untuk proses instalasi dan
pemanfaatannya di rumah sakit besar, hanya dibutuhkan sebuah web browser
yang kompatibel.
 Hanya membutuhkan sedikit ruang disk pada perangkat keras klien.
 Hanya membutuhkan prosedur kecil dalam proses pemutahiran karena semua
fitur baru telah terpasang pada komputer induk dan secara otomatis dikirim
kepada masing-masing pengguna.
2.2.2 Lingkungan Sistem Terbuka (Arsitektur Terbuka)
Kebanyakan vendor di dunia saat ini menyediakan produk dengan sistem yang
terbuka (open system environtment / open architecture) dan berbasis standar. Ide
dasar dari sistem terbuka adalah untuk menyediakan integrasi, interoperabilitas,
dan portabilitas aplikasi dan data.
Saat ini pengertian Sistem Terbuka berarti: "Serangkaian komprehensif dan
konsisten teknologi informasi berstandar internasional dan standar fungsional
profil yang menentukan interface, layanan, dan format yang mendukung untuk
mencapai interoperabilitas dan portabilitas aplikasi, data, dan para pengguna
sistem."
Sistem yang diusulkan dirancang untuk menggunakan standar teknologi terbuka
sehingga sistem ini tidak terikat pada database atau middleware tertentu.
Manfaat dari Sistem Arsitektur Terbuka adalah:

 Rumah Sakit memiliki lebih banyak pilihan dan fleksibilitas dalam memilih
komponen perangkat lunak yang tepat seperti database dan middleware.
 Juga dapat membantu rumah sakit mengurangi biaya implementasi Sistem
Informasi Rumah Sakit.
2.2.3 Standar Informasi Kesehatan (Healthcare Information Standards)
Dalam perkembangan teknologi informasi beberapa tahun terakhir telah dicapai
beberapa hasil penting dalam pengelolaan aplikasi informasi kesehatan termasuk
data rekam medis. Namun, kebanyakan informasi kesehatan dikelola oleh
lembaga medis di tingkat pusat, dan sangat terbatas dikelola di tingkat regional.
Untuk memastikan keselamatan pasien dan mempromosikan standarisasi dan
berbagi data rekam medis, standar layanan kesehatan (healthcare information
standards) berikut ini telah mendukung dan siap untuk diterapkan:
 Standar Terminologi seperti ICD-9/10, ATC, SNOMED CT, LOINC
 Sandar Protokol seperti HL7 V2 and V3, DICOM
2.3 Aplikasi G.HIS
2.3.1 Komponen Perangkat Lunak (Software Components)
2.3.2 Fitur Umum
Fitur umum G.HIS adalah sebagai berikut:
 Sistem terintegrasi yang memungkinkan aliran data berjalan mulus antara sub-
sistem.

 Sistem terintegrasi sepenuhnya dengan BPJS
 Mendukung penerapan sistem menu spesifik, dimana setiap pengguna hanya
dapat mengakses bagian dari sistem atau fungsi-fungsi tertentu sesuai dengan
kewenangan yang diberikan.
 Sistem ini dilengkapi dengan fitur keamanan maksimal untuk melindungi dan
menjaga kerahasiaan informasi penting berupa data rumah sakit, data pribadi
pasien termasuk rekam medis pasien.
 Sistem yang stabil dan dapat diandalkan. Dijamin 99,9% waktu beroperasi
(up-time). Dan, apabila terjadi kegagalan sistem yang disebabkan gangguan
perangkat keras atau hal lainnya, maka akan segera diatasi dalam batas waktu
yang dapat ditoleransi.
 Sistem ini bekerja berdasarkan pada proses penjadwalan dan janji (reservasi).
Hal ini dapat mengurangi waktu tunggu pasien yang lama, dan juga
mempromosikan efisiensi penggunaan sumber daya rumah sakit.
 Sistem ini menyediakan antarmuka dengan sistem-sistem dan perangkat yang
ada di rumah sakit, jika memungkinkan untuk dioperasikan.
2.3.3 Representasi Alur Kerja
Sistem merepresentasikan dan mencakup alur kerja yang berlangsung di rumah sakit.
2.3.3.1 Alur Kerja Pasien Rawat Jalan
Alur kerja yang tercakup dalam proses rawat jalan adalah sebagai berikut:
 Pendaftaran Pasien Rawat Jalan
 Rekam medis untuk pengelolaan dokumen medis ( chart management )
 Keperawatan rawat jalan dan manajemen pasien tunggu di poliklinik
 Konsultasi pasien rawan jalan oleh dokter yang berada di poliklinik
 Dokter memberikan resep untuk operasi, laboratorium, dan obat ( CPOE )
 E-rekam medis untuk pasien rawat jalan
 Memberikan jalur komunikasi antar poliklinik, departemen termasuk
farmasi
 Tes untuk pasien rawat jalan di Laboratorium, radiology, dan departemen
lainnya.
 Tinjauan dari dokter terhadap hasil tes
 Instruksi untuk admisi
 Pembayaran untuk pasien rawat jalan
 Farmasi untuk pasien rawat jalan termasuk inventaris
Proposal G.HIS Untuk RSUD Dr. Soedirman Kebumen, Jawa Tengah hal.
10

2.3.3.2 Alur Kerja Pasien Rawat Inap
Alur kerja yang tercakup dalam proses rawat inap adalah sebagai berikut:
 Admisi untuk rawat inap
 Rekam medis untuk pengelolaan dokumen medis ( chart management )
 Keperawatan rawat inap di ruangan ( ward )
 Konsultasi dengan dokter untuk pasien rawat inap
 Dokter memberikan resep untuk operasi, laboratorium, dan obat ( CPOE )
 Memberikan jalur komunikasi antar poliklinik, departemen termasuk
farmasi
 Tes untuk pasien rawat inap di Laboratorium, radiology, dan departemen
lainnya.
 Tinjauan dari dokter terhadap hasil tes
 Pindah antar ruangan, kamar, dan departemen
 Pengelolaan operasi
 Pengelolaa diet ( nutrisi ) untuk pasien rawat inap
 Pembayaran untuk pasien rawat inap
 Farmasi untuk pasien rawat inap termasuk inventaris
11

2.3.4 Sistem Admin
Sistem admin mengelola berbagai aspek dari sistem seperti manajemen kode, akun
pengguna, tampilan dan menu, dan juga beberapa informasi yang dibutuhkan oleh
G.HIS. Hal ini memberikan kemudahan dalam mengelola sistem dengan stabil dan
effisien.
Type Functions Description
Manajemen
Kode
Manajemen Kode Umum Mengelola berbagai kode yang
digunakan di dalam sistem seperti
diagnosis, obat-obatan, perawatan,
dan lainnya
Manajemen Departemen Mengelola informasi tentang
departemen
Manajemen Kalendar Mengelola informasi kalendar
seperti hari libur, cuti masal, dan
lainnya
Manajemen
Modul
Manajemen
Tampilan/Layar
Mengelola informasi setiap
tampilan/layar dan hak akses pada
sistem
Manajemen Menu Mengelola menu untuk setiap
pengguna
Manajemen Manajemen Akun Mengelola pengguna dan informasi
12

Pengguna akun pengguna
2.3.5 Sistem Klinis
Sistem Klinis (Clinical System) adalah sistem yang paling dasar dalam G.HIS yang
mengelola sistem pendaftaran pasien untuk konsultasi yang efisien dan pelayanan dan
perawatan yang lebih baik bagi para pasien.
2.3.5.1 Sistem Order Dokter
1. Ikhtisar
Sistem Order Dokter (Computerized Physician Order Entry - CPOE) yang
dapat dijalankan secara terintegrasi seperti: semua resep obat-obatan, suntikan,
pemeriksaan, perawatan, material, rehabilitasi, transfusi darah dan anestesi
dalam satu tampilan layar yang mudah digunakan. Juga menyediakan
informasi status pemeriksaan sebelumnya termasuk status keperawatan, dan
informasi lain yang diperlukan untuk penerbitan resep dan membantu
membuat keputusan yang tepat dan efektif.
2. Fitur
 Tampilan informasi pemeriksaan dokter pada layar komputer dapat
disesuaikan untuk menampilkan status pasien yang dipilih.
 Resep sebelumnya dapat dicari dan diulang dengan mudah.
 Set resep dapat dikelola untuk memudahkan dalam melakukan order
dokter
- Manajemen Set untuk dokter secara individual dan beberapa dokter
bersama-sama di dalam satu klinik/departemen
- Dapat mengelola Set dengan mudah
- Resep dan diagnosis dalam satu Set
- Set untuk satu klinik dapat digunakan bersama oleh beberapa dokter
- Fungsi Set resep dapat digunakan untuk CP (Clinical Pathway)
 Diagnosis Set dapat dikelola untuk dokter secara individual maupun
beberapa dokter bersama-sama di dalam satu klinik/departemen.
 Resep dapat dibuat melalui tampilan layar yang terintegrasi terlepas dari
jenis resepnya.
- Pembuatan resep dapat menggunakan papan ketik (keyboard)
- Beberapa pilihan dan penghapusan resep
- Satu antarmuka-pemakai (user-interface) untuk order dokter
- Perubahan dapat diterapkan untuk beberapa resep sekaligus
- Terdapat fungsi untuk pemesanan obat racikan
 Informasi tambahan dapat diminta untuk resep yang akurat.
- Permintaan informasi rinci mengenai pemeriksaan pasien
13

- Permintaan informasi status atau hasil pemeriksaan pasien
- Permintaan informasi mengenai obat
- Permintaan informasi mengenai biaya
3. Struktur Fungsional
Sistem Modul Fungsi
Sistem
Order
Dokter
Sistem Rawat Jalan Klasifikasi Diagnosa
Order Pengobatan / Suntikan
Order Pemeriksaan
Order Material / Perawatan
Order Transfusi
Order Rehabilitasi
Status / Hasil Pemeriksaan
Pengelolaan Set Resep
Instruksi Rawat Inap
Sistem Rawat Inap Klasifikasi Diagnosa
Order Pemeriksaan
Order Transfusi
Order Rehabilitasi
Order Anestesi / operasi
Order Diet
Konsultasi
Pengelolaan Informasi Rawat Inap
Instruksi Pemulangan Pasien
Sistem IGD Klasifikasi Penyakit
Order Pemeriksaan
Order Transfusi
Order Anestesi / operasi
14

Riwayat Konsultasi IGD
2.3.5.2 Sistem Keperawatan
1. Ikhtisar
Sistem Keperawatan (Nursing System) terdiri dari rawat jalan, rawat inap, dan
rawat darurat (IGD).
2. Fitur
 Sistem ini dapat disesuaikan dengan karakteristik dari rawat jalan, rawat
inap, dan rawat darurat.
 Terdapat fitur TPR chart, manajemen aksi, material / tindakan perawat,
PRN order, dan fungsi lainnya
 Hal berikut memungkinkan alur kerja keperawatan dapat lebih efisien.
- Antarmuka yang mudah digunakan, menyederhanakan catatan
perawatan.
- Tampilan layar keperawatan terpadu, mengurangi waktu pencatatan.
 Obat dan pengembalian material dikelola secara sistematis.
- Resep yang telah dihentikan (discontinnued) dapat dicari secara
terpisah.
- Jumlah dan alasan pengembalian dicatat untuk keperluan manajemen.
- Informasi pengembalian dibagi antara departemen terkait.
Sistem Modul Fungsi
Sistem
Keperawatan
Sistem Manajemen
Keparawatan
Catatan Resep
Manajemen Pengembalian Obat
Manajemen Pengembalian Material
Sistem Keperawatan Pengelolaan Informasi Pasien
Keperawatan Rawat Jalan
Keperawatan Rawat Inap
Keperawatan IGD
Permintaan Resep
15

Transfer Departemen / Ruangan
2.3.5.3 Sistem Kamar Operasi (Ruang Bedah)
1. Ikhtisar
Sistem Kamar Operasi (Operating Theater System) mengelola jadwal operasi
dan status dari hasil operasi. Sistem Kamar Operasi juga memungkinkan
Rumah Sakit untuk mengetahui dan mengelola status terkini dari kamar
operasi. Oleh karena itu, jadwal dan penggunaan ruang operasi dapat dikelola
secara efisien melalui sistem kamar operasi.
2. Fitur
 Mengintegrasikan jadwal operasi dan kesiapan kamar operasi.
- Jadwal operasi dapat dikelola lebih efisien.
- Saat ini, masing-masing departemen membuat jadwal operasi-nya
sendiri, dan kamar operasi juga memiliki jadwal sendiri secara
terpisah. Sistem OT mengintegrasikan jadwal operasi, dan jadwal
dapat dibagikan dengan mudah antar departemen.
 Mengelola status dan progres dari kamar operasi.
- Dapat mengetahui status dan progres dari operasi.
- Status dari penggunaan kamar operasi mudah didapat.
Sistem Modul Fungsi
Sistem
Kamar
Operasi
Sistem Operasi Manajemen Jadwal Operasi
Manajemen Status dan progres
Operasi
Status Kamar Operasi
2.3.6 Sistem Penunjang (Ancillary System)
Sistem Penunjang (Ancillary System) terdiri dari sub-sistem dari berbagai departemen
yang dapat mambantu meningkatkan produktivitas dan keamanan melalui
pemeriksaan dan pengobatan yang efisien dengan bantuan otomatisasi sistem. Sistem
Penunjang terdiri dari sub-sistem berikut:
 Sistem Informasi Laboratorium (Laboratory Information System - LIS)
 Sistem Informasi Radiologi (Radiology Information System - RIS)
 Farmasi (Pharmacy)
 Rekam Medis (Medical Record)
 Nutrisi / Diet (Nutrition / Diet)
 Pemeriksaan Fisik (Physical Check-up)
16

 Modul-modul lain
2.3.6.1 Sistem Informasi Laboratorium
1. Ikhtisar
Sistem LIS mengelola informasi dasar, seperti kode tes, kode spesimen, kode
laboratorium, dan mengatur informasi tes, yang digunakan oleh sistem tes.
Sistem LIS juga menyediakan antarmuka dengan perangkat laboratorium
untuk menghasilkan pelaporan yang cepat dan akurat. Sistem LIS
memungkinkan Status dan hasil uji tersebar ke berbagai departemen terkait
sehingga informasi didapat dengan cepat dan digunakan secara tepat waktu.
2. Fitur
 Pendaftaran dan pengumpulan spesimen.
- Rincian hasil tes dapat dicari hanya dengan berdasarkan nomor pasien.
- Label spesimen yang menunjukkan informasi pasien, kode tes, jenis
spesimen, dan informasi jumlah spesimen dan botol spesimen dapat
dicetak.
- Mendukung penggunaan sistem barcode untuk mengurangi kesalahan.
 Uji Lab, hasil, dan konfirmasi.
- Sistem komputerisasi digunakan untuk seluruh proses pengujian
melalui antarmuka dengan memanfaatkan peralatan pengujian
otomatis.
- Dalam pengujian secara manual, penguji dapat langsung memasukan
hasil uji.
- Status dan hasil uji dapat digunakan antar departemen medis, segera
sejak hasilnya tersedia (telah diinput dan dikonfirmasi).
Sistem Modul Fungsi
Sistem
Informasi
Laboratorium
Pengaturan Informasi
Dasar
Pengaturan Kode Pengujian
Pengaturan Kode Sepesimen
Penyimpanan Kode Status
Pengaturan Kode Bagian
Pengaturan Kode Kerja
Pengumpulan Spesimen Pengumpulan Spesimen Pasien
Rawat Jalan
Pengumpulan Spesimen Pasien
Rawat Inap
Daftar Kumpulan Spesimen
Registrasi Spesimen Registrasi Spesimen Berdasarkan
Bagian
17

Manajemen Daftar Kerja Pembuatan Daftar Kerja
Cetak Daftar Kerja
Manajemen Hasil
Pemeriksaan
Pencatatan Hasil Pemeriksaan
Pelaporan Hasil Pemeriksaan
Bank Darah Pengelolaan/Penyimpanan Darah
Permintaan Darah Transfusi
Penerimaan Darah
Laporan dan Statistik Cetak Hasil Pemeriksaan
Statistik Berdasarkan Periode
2.3.6.2 Sistem Informasi Radiologi
1. Ikhtisar
Modul RIS terdiri dari reservasi pemeriksaan radiologi, pendaftaran pasien
untuk pemeriksaan, pelaksanaan pemeriksaan, dan pelaporan hasilnya. Selain
memungkinkan penjadwalan yang efisien dan pengelolaan pemeriksaan, juga
memungkinkan berbagi status dan hasil pemeriksaan antar departemen
sehingga departemen medis dan departemen lain dapat memanfaatkan
informasi secara tepat waktu.
2. Fitur
 Reservasi dan pendaftaran.
- Untuk proses penjadwalan pemeriksaan tersedia fungsi reservasi yang
mudah digunakan.
 Pemesanan ulang, reservasi dan pendaftaran.
- Pemesanan ulang dapat dibuat dengan mudah pada saat pelaksanaan.
 Manajemen pola hasil pemeriksaan.
- Pola hasil pemeriksaan dapat disiapkan dan dikelola sehingga hasil
pembacaan dapat dimasukkan ke dalam sistem dengan mudah.
 Tersedia antarmuka yang menghubungkan system dengan PACS.
 Progres pemeriksaan serta hasil pemeriksaan dapat digunakan bersama
antar departemen secara langsung (real-time).
 Jika menggunakan film, maka label yang berisi informasi pasien dan
pemeriksaan dapat dicetak dan disertakan.
 Resep atau bahan-bahan tambahan dapat dihasilkan dari sistem jika
diperlukan selama pemeriksaan.
18

Sistem Sub-sistem Fungsi
Sistem
Informasi
Radiologi
Manajemen Informasi
Dasar
Manajemen Kode Ruang
Pemeriksaan
Manajemen Kode Pemeriksaan
Manajemen Pola Hasil
Pemeriksaan
Manajemen Jadwal Ruang
Pemeriksaan (Peralatan)
Pemesanan dan
Pendaftaran
Pemesanan dan Pendaftaran
Pemeriksaan
Permintaan Status Pemesanan
Pemeriksaan
Permintaan Status Pemesanan
Manajemen Ruang
Pemeriksaan
Pelaksanaan Pemeriksaan
Pendaftaran/Pemesanan/Permintaan
Pemeriksaan Ulang
Permintaan Pemeriksaan Pasien
berdasar Ruang Pemeriksaan
Permintaan Status Pemeriksaan
Manajemen Hasil
Pemeriksaan
Konfirmasi Hasil
Manajemen Pola Pelaporan
Permintaan Tambahan Permintaan di dalam Ruang
Pemeriksaan
2.3.6.3 Farmasi
1. Ikhtisar
Sistem Farmasi (Pharmacy System) mendukung menyalurkan obat untuk rawat
jalan, rawat inap dan rawat darurat. Untuk pemberian obat yang efisien dan
akurat, sistem dapat melakukan permintaan dan penutupan resep secara
otomatis. Sistem ini juga mengelola persediaan farmasi.
2. Fitur
 Kode obat dan kode resep dikelola secara konsisten.
 Berbagi informasi penyebaran obat dengan klinik dan bangsal.
 Persediaan Farmasi
- Jumlah persediaan minimum untuk setiap obat mudah dikelola
sehingga pengguna mengetahui waktu untuk memasok obat-obatan.
19

- Persediaan diperbarui secara otomatis saat proses penerimaan dan
mengeluarkan obat.
 Manajemen pola hasil pemeriksaan.
- Pola hasil pemeriksaan dapat dibuat dan dikelola sehingga hasil
pembacaan dapat dengan mudah dimasukkan ke dalam sistem.
 Riwayat penggunaan obat untuk setiap pasien dapat dikelola dengan baik.
Sistem Modul Fungsi
Sistem
Farmasi
Manajemen Informasi
Dasar
Manajemen Petunjuk Penggunaan
Obat
Manajemen Kategori Obat
Farmasi Pasien Rawat
Jalan
Mengeluarkan Resep Pasien Rawat
Jalan
Riwayat Pengobatan
Pengambilan Obat
Farmasi Pasien Rawat
Inap
Penutupan Resep Ruang Perawatan
Mengeluarkan Resep Ruang
Perawatan
Manajemen Obat Informasi Induk Obat
Riwayat Pengobatan
Manajemen Pengobatan
Permintaan Petunjuk Penggunaan
Obat
Inventarisasi Persediaan
Farmasi
Permintaan Informasi Induk Obat
Penerimaan Obat
Permintaan Penerimaan Obat
Permintaan Inventarisasi
Permintaan Penutupan Persediaan
Obat
Manajemen Permintaan Obat
Pemberian Obat
2.3.6.4 Nutrisi / Diet
1. Ikhtisar
Sistem Nutrisi / Diet (Nutrition / Dietary System) terdiri dari manajemen diet,
manajemen menu item makanan dan manajemen bahan-baku makanan. Sistem
20

ini dapat meningkatkan pelayanan pasien dengan memanfaatkan manajemen
menu yang mudah digunakan dan diet yang tepat.
2. Fitur
 Manajemen Diet (Dietary Management)
- Informasi Diet sebelumnya dapat dilihat untuk memudahkan
pengelolaan.
- Makanan dan nutrisi dikelola secara akurat.
- Dapat mengelola diet khusus.
 Resep Diet (Dietary Prescription)
- Resep diet dikonfirmasi secara otomatis.
- Resep diet mempersingkat waktu selang (interval) penyiapan
makanan.
- Tambahan resep diet setelah penutupan dapat dilakukan.
- Tabel diet dapat dicetak untuk kemudahan referensi.
Sistem Modul Fungsi
Sistem
Nutrisi
Manajemen Informasi
Dasar
Manajemen Kode Makanan
Manajemen Kode Jenis Makanan
Manajemen Kode Makanan Khusus
Manajemen Kode Pengaturan
Makanan (Dietary)
Manajemen Nutrisi
Manajemen Makanan Manajemen Pengaturan Makanan
(Dietary)
Permintaan Resep Pengaturan
Makanan.
Permintaan Riwayat Dietary
2.3.6.5 Rekam Medis
1. Ikhtisar
Sistem Rekam Medis (Medical Record System) mengelola dokumen medis
pasien di departemen rekam medis.
2. Fitur
 Manajemen Kode Dasar (Basic Code Management)
21

- Kode-kode diagnosis dan pengobatan dikelola oleh rekam medis untuk
alasan konsistensi.
 Manajemen Dokumen Medis (Chart Management)
- Status dan tempat dari dokumen medis pasien dapat diperoleh.
- Grafik pinjaman dan status pengembalian dikelola oleh sistem
sehingga kerugian dan kesalahan penanganan sangat jauh berkurang.
- Label bagan dapat dicetak secara otomatis ketika ada seorang pasien
baru yang mendaftar.
Sistem
Rekam
Medis
Manajemen Informasi
Dasar
Manajemen Kode Diagnosis
Manajemen Kode
Operasi/Perawatan
Manajemen grafik pinjaman
departemen
Manajemen Grafik Permintaan Lokasi Dokumen
Medis
Manajemen Permintaan
Grafik/Pinjaman/Pengembalian
Registrasi pasien yang dipulangkan
Cetak Label Dokumen Medis
2.3.6.6 Pemeriksaan Fisik
1. Ikhtisar
Sistem Pemeriksaan Fisik (Physical Check-up System) membantu
mendapatkan hasil cepat dalam pemeriksaan fisik. Hal ini dapat mengurangi
waktu tunggu pasien dan memberikan layanan yang lebih baik kepada pasien
dan selanjutnya akan meningkatkan kepuasan pasien.
2. Fitur
 Sistem ini didasarkan pada reservasi.
- Dapat mengurangi waktu-tunggu pasien.
- Penggunaan sumber daya yang tersedia menjadi lebih efisien.
 Pelaporan Hasil (Result Reporting)
- Otomasi dan antarmuka perangkat dapat mengurangi kesalahan
manusia selama tes dan pencatatan hasil.
- Pelaporan otomatis dapat membantu efisiensi dan akurasi pelaporan
hasil.
22

Sistem
Pemeriksaan
Fisik
Manajemen Informasi
Dasar
Manajemen Kode Pemeriksaan
Manajemen Kode Paket
Pemeriksaan
Manajemen Kriteria Hasil
Reservasi & Registrasi Manajemen Reservasi
Permintaan Daftar Reservasi
Pelaksanaan Pemeriksaan Pemeriksaan Laboratorium
Pemeriksaan Radiologi
Manajemen Hasil Permintaan Hasil
Pelaporan Otomatis
Konfirmasi Pelaporan Hasil
Cetak Pelaporan Hasil
Menindaklanjuti Rujukan
2.3.7 Sistem Penanganan Pasien
1. Ikhtisar
Sistem Penanganan Pasien (Patient Affair System) berfungsi menangani
proses pendaftaran, pembayaran, penjadwalan pasien, perhitungan biaya yang
akurat, mengklaim asuransi dan berbagai statistik yang disediakan.
2. Fitur
 Penjadwalan dan pembuatan janji yang terintegrasi
- Penjadwalan untuk dokter berdasarkan kapasitas.
 Mengelola data pendaftaran pasien
 Mengelola A/D/T
- Mengelola Jumlah kamar atau tempat tidur yang tersedia.
- Berbagi data status pasien dengan sistem klinis.
 Informasi penagihan yang akurat dan cepat.
 Mempercepat proses klaim asuransi.
23

 Menampilkan dan memperbaiki data klaim asuransi dengan mudah.
 Menyediakan antarmuka dengan lembaga asuransi yang terdaftar.
Sistem Modul Fungsi
Sistem
Penagihan
Manajemen Informasi
Dasar
Manajemen Informasi Pasien
Menyusun Jadwal Dokter
Manajemen Kode Agen Asuransi
Manajemen Kode Asuransi
Manajemen Kode Diskon
Reservasi / Registrasi Manajemen Reservasi Pasien
Pendaftaran Pasien Baru
Registrasi/Pendaftaran Pasien
A/D/T Manajemen A/D/T
Pembayaran Kalkulasi Biaya Rawat Jalan
Kalkulasi Biaya Rawat Inap
Manajemen Diskon
Pembayaran Biaya
Pencetakan Tanda Terima
Klaim Asuransi Cek Yang Memenuhi Syarat
Klaim Asuransi
Antarmuka BPJS (SEP, INA-CBG)
2.3.8 Sistem Manajemen
1. Ikhtisar
Sistem Manajemen (Management System) menyediakan fungsi manajemen
non medis dan non teknis serta berbagai pelaporan statistik. Menyajikan
laporan/data yang dibutuhkan untuk pelaporan untuk Kementrian Kesehatan
atau lembaga pemerintah lainnya.
2. Fitur
 Kepegawaian / Penggajian (HR / Payroll)
 Akuntansi (Accounting)
 Inventarisasi (Inventory)
 Statistik dan Laporan (Statistics and Reports)
24

Sistem
Manajemen
Penggajian (Sumber Daya
Manusia)
Pencatatan Pegawai
Manajemen SDM
Manajemen Tugas
Manajemen Penggajian
Akunting/Anggaran Buku Besar Akunting
Akun yang sudah sesuai
Persediaan Stok Manajemen Penerimaan dan
Distribusi
Manajemen Pembelian
Manajemen Persediaan
Pelaporan & Statistik Berbagai Laporan dan Statistik
25

3 Manajemen Proyek
26

2.3 Ikhtisar
Metodologi manajemen proyek GEMSS telah sesuai dengan prinsip-prinsip dasar yang
ditentukan oleh standar internasional (CMM / CMMI, ISO9001). Ditambah dengan
pengalaman manajemen proyek yang kaya dan pengetahuan yang diperoleh dari proyek
implementasi HIS sebelumnya, maka metodologi tersebut akan sesuai untuk pelaksanaan
proyek HIS di rumah sakit untuk mencapai keberhasilan dan stabilisasi pemanfaatan produk
melalui kinerja yang sistematis dan efektif.
3.1.1 Strategi
Tujuan dari keberhasilan menyelesaikan proyek ini adalah jaminan kualitas dan
penyampaian yang tepat waktu. Keutamaan menerapkan strategi manajemen ini
adalah sebagai berikut:
 Manajemen Risiko Aktif (Active Risk Management)
Meskipun G.HIS dikembangkan berdasarkan HIS versi Korea, namun alur
kerja yang mendasarinya kemungkin berbeda dengan lingkungan kesehatan di
Indonesia. Oleh karena itu, risiko harus diidentifikasi dan dikelola sejak tahap
perencanaan proyek.
 Pelatihan dan Repetisi Intensif (Intensive Training and Rehearsal)
Untuk menjamin pengoperasian sistem HIS yang baru di rumah sakit, maka
diperlukan pelatihan intensif dan menyeluruh agar meminimalkan gangguan
dan kesulitan. Pentingnya ujicoba (rehearsal) harus diperhatikan untuk itu uji
coba harus direncanakan dan dilaksananakan secara hati-hati.
 Komunikasi Antar Pemangku Kepentingan (Communication Between
Stakeholders)
Pelaksanaan HIS yang baru melibatkan banyak pekerjaan untuk pihak rumah
sakit dan pihak penyedia jasa, oleh karena ittu komunikasi antara para
pemangku kepentingan akan menjadi sangat penting.
3.1.2 Tahapan dan Aktivitas
Metodologi manajemen proyek GEMSS terdiri dari 8 area proses penting berdasarkan
standar internasional. Setiap area proses mencakup serangkaian proses dan input /
output item. Khususnya, setiap area proses dapat dikategorikan menjadi 3 langkah
Mulai, Jalankan, dan Selesai (Start, Perform, and Complete). Dan setiap area proses
saling terhubung untuk mencapai tujuan proyek: jaminan kualitas dan penyelesaian
tepat waktu.
3.1.3 Manajemen Integrasi Proyek
Manajemen Integrasi Proyek (Project Integration Management) melibatkan proses
dan kegiatan untuk mengintegrasikan proses-proses tersendiri dan kegiatan-kegiatan
manajemen dalam pelaksanaan proyek G.HIS.
Proses Masukan Keluaran
- Membangun Bagan - Kontrak - Bagan Proyek
27

Proyek
- Pernyataan Membangun
Lingkup Proyek Awal
- Rencana Membangun
Manajemen Proyek
- Pernyataan Proyek Kerja
- Faktor Lingkungan
Rumah Sakit
- Pernyataan Lingkup
Proyek Awal
- Rencana Manajemen
Proyek
- Eksekusi Langsung dan
Manajemen Proyek
- Memantau dan
Pengendalian Proyek
Kerja
- Pengendalian Perubahan
Terintegrasi
- Rencana Pengelolaan
Proyek
- Tindakan Perbaikan
- Perubahan Permintaan
- Perbaikan Kerusakan
- Dapat Diberikan
- Pelaksanaan Tindakan
Perbaikan
- Pelaksanaan Perubahan
Permintaan
- Pelaksanaan Perbaikan
Kerusakan
- Proyek Ditutup/Selesai - Rencana Manajemen
Proyek
- Faktor Lingkungan
Rumah Sakit
- Dapat Diberikan
- Produk Final dan Hasil
3.1.4 Manajemen Ruang Lingkup Proyek
Manajemen Ruang Lingkup Proyek (Project Scope Management) melibatkan berbagai
proses dan kegiatan untuk mengelola setiap aspek dari proyek untuk mencapai
keberhasilan penyelesaian.
- Cakupan Perencanaan
dan Definisi
- Membuat WBS (Work
Breakdown Structure)
- Verifikasi Lingkup
- Faktor Lingkungan
Rumah Sakit
- Bagan Proyek
- Lingkup Proyek Awal
- Rencana Kelola Proyek
Proyek
- Struktur Rincian Kerja
- Cakupan Pengawasan - Pernyataan cakupan
proyek
- Struktur rincian kerja
Proyek (update)
- Struktur Rincian Proyek
(update)
- Rencana Manajemen
Proyek (update)
3.1.5 Manajemen Waktu Pelaksanaan Proyek
Manajemen Waktu Pelaksanaan Proyek (Project Time Management) adalah
pengelolaan seluruh pelaksanaan kegiatan proyek dalam waktu yang terukur agar
proyek dapat diselesaikan tepat waktu.
- Jadwal Pembangunan
- Pengawasan Jadwal
Proyek
- Rencana Manajemen
Proyek (risiko tercatat)
- Jadwal Proyek
- Kalendar Proyek
- Pengukuran Kinerja
28

- Laporan Kinerja
3.1.6 Manajemen Mutu Proyek
Manajemen Mutu Proyek (Project Quality Management) mencakup proses-proses dan
kegiatan untuk memenuhi kebutuhan rumah sakit dengan memastikan kualitas hasil
yang pantas dan kegiatan yang dilakukan melalui manajemen mutu proyek G.HIS.
- Perencanaan Mutu - Faktor Lingkungan
Rumah Sakit
Proyek
- Rencana Manajemen
Proyek
- Rencana Manajemen
Mutu
- Matrik dan checklist
Mutu
- Lakukan Jaminan Mutu
- Lakukan Pengawasan
Mutu
- Rencana Manajemen
Proyek
- Matrik & checklist Mutu
- Perbaikan Kerusakan
- Validasi Perbaikan
Kerusakan
- Kiriman Divalidasi
3.1.7 Manajemen SDM Proyek
Manajemen Sumber Daya Manusia Proyek (Project Human Resource Management)
mencakup proses-proses dan kegiatan untuk membangun tim proyek dan memberikan
peran dan tanggung jawab untuk berhasil menyelesaikan proyek. Tim harus terdiri
dari personil pihak rumah sakit dan pihak penyedia sistem.
- Perencanaan SDM - Faktor Lingkungan
Rumah Sakit
- Rencana Manajemen
Proyek
- Peran dan Tanggung
Jawab
- Bagan Organisasi Proyek
- Memperoleh dan
Mengembangkan Tim
Proyek
- Faktor Lingkungan
Rumah Sakit
Jawab
- Bagan Organisasi Proyek
- Tugas Staf Proyek
- Mengelola Tim Proyek - Tugas Staf Proyek
Jawab
- Laporan Kinerja
3.1.8 Manajemen Komunikasi Proyek
Manajemen Komunikasi Proyek (Project Communication Management) termasuk
proses dan kegiatan untuk membuat, mencari, mengumpulkan, menyusun,
menyimpan, mengirim, dan termasuk menghilangkan (jika diperlukan) berbagai
informasi dari pelaksanaan proyek G.HIS.
29

- Perencanaan Komunikasi - Faktor Lingkungan
Rumah Sakit
Proyek
- Rencana Manajemen
Proyek
- Rencana Manajemen
Komunikasi
- Distribusi Informasi - Rencana Manajemen
Komunikasi
- Mengelola Pemangku
Kepentingan
- Rencana Manajemen
Komunikasi
- Masalah Terselesaikan
3.1.9 Manajemen Risiko Proyek
Manajemen Risiko Proyek (Project Risk Management) mencakup berbagai proses dan
kegiatan untuk mengidentifikasi, menganalisis, memantau, menanggapi dan
mengelola risiko sepanjang pelaksanaan proyek.
- Perencanaan Manajemen
Risiko
- Faktor Lingkungan
Rumah Sakit
Proyek
- Rencana Manajemen
Proyek
- Rencana Manajemen
Risiko
- Identifikasi Risiko /
Analisis
- Faktor Lingkungan
Rumah Sakit
Proyek
- Rencana Manajemen
Proyek
- Rencana Manajemen
Risiko
- Mendaftar Risiko
- Respon Risiko /
Monitoring dan
Pengendalian
- Rencana Manajemen
Risiko
- Mendaftar Risiko
- Permintaan Ganti
- Mendaftar Risiko
3.1.10 Manajemen Pemangku Kebijakan Proyek
Manajemen Pemangku Kebijakan Proyek (Project Stakeholder Management)
mencakup berbagai proses dan kegiatan untuk mengidentifikasi individu atau
kelompok yang memiliki pengaruh pada proyek atau dipengaruhi oleh proyek, dan
melibatkan mereka dalam komunikasi.
- Mengidentifikasi - Bagan Proyek - Daftar Pemangku
30

Pemangku Kepentingan
- Rencana Manajemen
- Faktor Lingkungan
Rumah Sakit
Kepentingan
- Rencana Manajemen
- Kelola dan Pengendalian
Keterlibatan Pemangku
Kepentingan
- Rencana Manajemen
- Ubah Pencatatan (log)
- Catat Pokok Persoalan
3.2 Tanggung Jawab dan Organisasi Proyek
3.2.1 Usulan Organisasi Proyek
GEMSS akan membentuk komite yang melibatkan tenaga kerja teknis yang
profesional yang memiliki pengalaman dalam proyek HIS dan memahami alur kerja
rumah sakit untuk menjamin keberhasilan penyelesaian proyek. GEMSS juga akan
melakukan hal berikut:
 Meminimalkan perubahan dalam tenaga kerja tetap/permanen
 Pekerja tetap/permanen sampai proyek selesai
 Staf profesional yang memiliki banyak pengalaman dalam proyek SIMRS
 Menunjuk staf profesional yang bertanggung jawab untuk setiap sistem
termasuk manajer proyek
3.2.2 Struktur Organisasi Proyek
3.2.3 Organisasi dan Tanggung Jawab Tim Proyek
Tim proyek dibentuk agar kerjasama dapat berjalan lancar dan dukungan dari tenaga
profesional selalu tersedia untuk keberhasilan pelaksanaan proyek.
31

1 General Manajer Proyek
 Bekerja dengan administrator, mengawasi pelaksanaan pekerjaan sesuai
target proyek
 Mengatur pengendalian jaminan kualitas proyek
2 Manajer Proyek
 Bekerja sebagai pelaksana, menyelesaikan pekerjaan sesuai kontrak
 Menjalankan dan mengelola proyek
 Mengatur dan mengawasi anggaran proyek, personil, jadwal, penyerahan,
dan pengawasan mutu
3 Tim SIMRS
 Menerapkan SIMRS di rumah sakit
 Memasang dan menguji SIMRS
 Memberikan pelatihan kepada para pengguna aplikasi
 Melakukan pelatihan SIMRS
4 Tim Konversi Data
 Pengaturan data dasar
 Proses Migrasi data
5 Tim Dukungan Teknis
 Membangun lingkungan proyek
 Mengelola perangkat keras dan perangkat lunak
3.3 Jadwal Proyek
Pada tahap ini, Tim Proyek dan Para Pemangku Kepentingan (stake holders) bertujuan
untuk mendefinisikan ruang lingkup dan pendekatan, menentukan sumber daya yang
diperlukan, dan membuat perencanaan untuk proyek tersebut.
3.3.1 Peluncuran Proyek
Tujuan dari Peluncuran Proyek adalah untuk memulai pelaksanaan proyek. Termasuk
mendefinisikan tujuan proyek. Jika Inisiator Proyek belum ditentukan, Manajer
Proyek akan meminta salah satu dari Eksekutif (Ini bisa saja direktur atau wakil
direktur rumah sakit). Komite Pengarah Eksekutif (Executive Steering Committee),
dipimpin oleh Inisiator / Penggagas Proyek, bertanggung jawab untuk menyetujui
Dokumen Ikhtisar Proyek ini yang disusun oleh Manajer Proyek. Dokumen ini
digunakan untuk memberikan arahan tidak hanya untuk Tim Proyek, dan vendor,
tetapi juga untuk setiap kelompok kerja yang dibentuk untuk menyelesaikan tugas-
tugas proyek.
Termasuk dalam tugas ini, Manajer Proyek bersama dengan Inisiator Proyek akan
menyelenggarakan Rapat Peluncuran Proyek oleh Komite Pengarah Eksekutif. Dalam
pertemuan ini akan diputuskan frekuensi/jadwal rapat Komite Pengarah Eksekutif, dan
lokasi pertemuan serta waktu pekerjaan akan dimulai disepakati bersama seperti
tertuang dalam Dokumen Ikhtisar Proyek. Manajer Proyek akan mendistribusikan
32

agenda pertemuan sebelum pertemuan dan seorang notulis yang ditunjuk akan
mendistribusikan risalah rapat beberapa hari setelahnya, setiap kali rapat
diselenggarakan.
3.3.2 Mengatur Tim Proyek
Tujuan dari tugas Mengatur Tim Proyek adalah untuk menentukan sumber daya
manusia yang diperlukan serta menentukan peran dan tanggung jawab dari setiap yang
berpartisipasi dalam proyek ini. Tim proyek terdiri dari personil proyek dari pihak
vendor dan personil terkait dari pihak rumah sakit seperti perwakilan dari setiap
departemen untuk menentukan ruang lingkup pekerjaan dan untuk menyelesaikan
masalah apapun yang mungkin timbul selama pelaksanaan proyek. Komite Pengarah
Eksekutif, dipimpin oleh Sponsor Proyek, bertanggung jawab untuk menentukan dan
menyetujui Tim Proyek.
Setelah Tim Proyek didefinisikan, Rapat Tim Proyek Peluncuran diselenggarakan.
Pada pertemuan ini, Frekuensi pertemuan Tim Proyek, penentuan hari dan waktu
pertemuan, dan lokasi pertemuan disepakati. Manajer Proyek akan mendistribusikan
agenda pertemuan sebelum pertemuan dan notulis akan mendistribusikan risalah rapat
beberapa hari setelahnya, setiap kali rapat diselenggarakan.
Setiap pertanyaan atau masalah yang dihadapi dan tidak dapat diselesaikan oleh Tim
Proyek akan didokumentasikan dan dibawa ke Komite Pengarah Eksekutif oleh
Manajer Proyek. Komite Pengarah Eksekutif akan membuat keputusan yang
diperlukan untuk memperjelas pertanyaan dan masalah tersebut.
3.3.3 Menentukan Masalah dan Lingkup Manajemen
Tujuan dari Menentukan Masalah dan Ruang Lingkup Manajemen ini adalah untuk
menetapkan proses untuk berkomunikasi dan menyelesaikan masalah atau permintaan
perubahan lingkup yang mungkin muncul selama proyek. Semua isu dan permintaan
perubahan ruang lingkup harus disampaikan kepada Manajer Proyek dan akan
dimasukkan sebagai bagian dari standar dokumentasi proyek bahwa Manajer Proyek
mendistribusikannya secara teratur.
Setiap permintaan perubahan lingkup yang dibahas dalam Rapat Tim Proyek. Setelah
Tim Proyek menyetujui permintaan itu menyampaikannya kepada Komite Pengarah
Eksekutif. Komite ini kemudian mengevaluasi masalah tersebut baik untuk penyertaan
atau pengecualian dalam proyek. Jika Komite Pengarah Eksekutif menyetujui
perubahan untuk dimasukkan dalam proyek, dampaknya akan dinilai dan rencana
proyek mungkin perlu direvisi sesuai kebutuhan. Jika tidak disetujui untuk
dimasukkan, permintaan perubahan akan didokumentasikan sebagai bahan
peningkatan tambahan di masa mendatang untuk dipertimbangkan untuk pelaksanaan
di masa depan.
3.3.4 Membuat Rencana Proyek
Tujuan Membuat Rencana Proyek adalah untuk menentukan tahap dan jadwal dasar
untuk berbagai tugas dalam setiap tahap. Rencana ini disusun saat awal Rapat Tim
Proyek. Setelah Tim Proyek terbentuk dan rencana proyek disepakati, Manajer Proyek
33

memaparkan rencana kepada Komite Pengarah Eksekutif. Setiap perubahan yang
diminta dibawa kembali ke Tim Proyek dan digabungkan bersama persetujuan yang
diperoleh dari Komite Pengarah Eksekutif sebelum melanjutkan ke tahap berikutnya
dari pelaksanaan proyek.
3.4 Perancangan Gap Analisis dan Kustomisasi
Tujuan dari Gap Analisys / Analisis Kesenjangan dan Tahap Kustomisasi adalah untuk
memenuhi kebutuhan dan untuk meningkatkan kepuasan pelanggan dengan
menganalisis perbedaan antara fungsi-fungsi dari paket yang disediakan dan alur-kerja
yang ada saat ini serta status fungsionalnya.
Melalui proses analisis kesenjangan ini sepenuhnya dapat tercermin kebutuhan
penyesuaian paket yang baru ditambahkan, dan desain fungsional yang telah
dimodifikasi, baik dari aspek teknis serta perspektif operasional yang memenuhi
kebutuhan bisnis dari proyek tersebut (seperti yang diidentifikasi dalam Dokumen
Ikhtisar Proyek).
Dari segi teknis, sistem desain yang baru ditambahkan dan yang telah dimodifikasi,
dibuat dan mencakup fitur khusus dan fungsi-fungsi serta spesifikasi teknis rinci untuk
konstruksi aplikasi dan antarmuka. Dari segi operasional, sebuah Desain Proses yang
dibuat meliputi perubahan atau penambahan prosedur operasional saat ini yang akan
diperlukan untuk menggunakan sistem yang selesai dibuat.
3.4.1 Peluncuran Gap Analisis
Kegunaan Peluncuran Gap Analisis adalah untuk meninjau semua dokumentasi
proyek terutama daftar tugas-tugas fungsional dan daftar proses dan juga memperoleh
pemahaman tentang status fungsional dan proses paket saat ini serta bisnis dan
persyaratan fungsional dari proyek.
Dokumen-dokumen prasyarat untuk tahap transisi ini:
 Lingkup Pekerjaan
 Persyaratan-persyaratan
 Bagan Proses Status Saat Ini
 Daftar Kegunaan
3.4.2 Gap Analisis
Paket G.HIS telah dipasang dalam sebuah simulasi pengembangan atau sistem
implementasi percontohan atau serangkaian pengujian sistem yang disiapkan oleh tim
proyek. Semua pemangku kepentingan (stakeholders) berusaha memahami dan
membandingkan fungsi-fungsi yang ditawarkan dengan sistem yang sudah
diidentifikasi dan diperlukan rumah sakit.
Persyaratan yang tidak terpenuhi diidentifikasi dan dikumpulkan. Semua
kemungkinan perubahan sistem dicatat. Bisa saja terjadi, bahwa analisis sistem yang
34

telah dilakukan selama tahap ini perlu ditinjau ulang selama tahap rincian desain
untuk mengetahui fungsionalitas yang diperlukan.
Peserta utama dalam tahap ini terdiri dari tim inti implementasi dan para pemangku
kepentingan rumah sakit.
3.4.3 Membuat Rincian Rencana Proyek
Kegunaan tugas Membuat Rincian Rencana Proyek adalah untuk Tim Proyek dapat
membuat sebuah Rincian Rencana Proyek dengan tugas-tugas rinci untuk setiap tahap
proyek implementasi. Rincian rencana proyek ini dibuat dan kemudian akan direvisi
pada akhir setiap tahap dari pelaksanaan proyek yang didasarkan pada informasi yang
tersedia pada saat itu.
3.5 Konversi / Migrasi Data
3.5.1 Konversi Data
Kegiatan Konversi / Migrasi Data adalah untuk memindahkan data dari sistem yang
saat ini ada ke dalam sistem baru. SIMRS membutuhkan sejumlah rangkaian data
untuk operasi yang tepat. Untuk menerapkan SIMRS di rumah sakit, ada dua
kelompok data yang akan dikonversi, sebagai berikut:
 Rangkaian Data Awal
Terdapat beberapa rangkaian data awal yang dibutuhkan untuk operasi
SIMRS. Data ini terdiri dari:
- Data awal untuk rekam medis seperti diagnosis, pengobatan/tindakan,
material, dan obat-obatan.
- Data awal untuk kode asuransi. Hal ini dapat dikombinasikan dengan
data rekam medis.
- Data lembaga asuransi.
- Data untuk organisasi rumah sakit seperti departemen dan pengguna.
- Data untuk perangkat rumah sakit dan ruang pemeriksaan.
- Data untuk aksesibilitas sistem seperti identifikasi pengguna, layar,
dan menu.
- Data lainnya seperti kode pos.
 Data yang telah terkumpul dalam sistem yang ada
Ini adalah data yang terkumpul melalui penggunaan sistem. Bisa saja tidak
memungkinkan untuk melakukan migrasi seluruh data dari sistem
sebelumnya karena beberapa alasan seperti format data tidak dikenali.
- Informasi demografis pasien
- Informasi reservasi pasien
35

- Catatan resep-resep pasien
- Data pemeriksaan pasien
Dengan melakukan migrasi data dari sistem yang ada ke dalam sistem baru, maka
akan meminimalkan sumber daya dan waktu untuk memasukkan kembali data yang
diperlukan di G.HIS. Juga sistem baru dapat langsung menggunakan data pasien yang
ada tanpa kehilangan informasi.
3.5.2 Rencana Migrasi Data
Kegiatan Rencana
Menetapkan
Rencana Migrasi
Data
ㆍ Menetapkan rencana migrasi data dan jadwal sesuai dengan rencana
implementasi sistem.
ㆍ Rumah Sakit harus meninjau data yang dibutuhkan dalam sudut
pandang pengguna.
Membangun dan
Mengarahkan
Tim Migrasi
Data
ㆍ Membangun tim migrasi data. Tim migrasi data harus mencakup
personil dengan pengetahuan teknis memadai tentang sistem, aplikasi,
database, dan jaringan.
ㆍ Tim migrasi data harus dipertahankan sampai proses migrasi data dan
verifikasi data selesai.
Menganalisis
data dan
Mengembangkan
Alat Migrasi
ㆍ Menganalisis data yang ada, dan memutuskan berbagai data yang
akan dimigrasi.
ㆍ Pemetaan kriteria dan metode verifikasi untuk proses migrasi data
harus diputuskan.
ㆍ Migrasi dan verifikasi alat harus dikembangkan untuk mendukung
proses migrasi.
Latihan Migrasi
Data
ㆍ Migrasi data harus dilakukan pada serangkaian sampel data untuk
membuktikan bahwa proses migrasi dilakukan dengan benar.
ㆍ Proses migrasi data diatur dan disesuaikan dengan merujuk kepada
hasilnya.
Migrasi Data
ㆍ Migrasi data dilakukan.
ㆍ Data diuji dan dibuktikan hasilnya sesuai dengan rencana.
ㆍ Data harus dipantau dalam jangka waktu yang telah ditetapkan untuk
menjamin kebenarannya.
3.6 Membangun & Uji Unit
Kegunaan tahap Membangun dan Uji Unit adalah untuk membangun solusi sistem dan
menguji aplikasi yang dibangun serta Desain Proses. Dalam tahap ini, perangkat
keras, perangkat lunak, jaringan, kabel, dan peralatan listrik dipesan dan diterima.
Selain itu, data dari sistem yang ada diubah sesuai kebutuhan.
36

3.6.1 Peluncuran Membangun Sistem
Kegunaan dari Peluncuran Proses Membangun Sistem adalah untuk meninjau desain
sistem yang telah dibuat dalam rangka mempersiapkan pembangunan sistem. Semua
dokumentasi terkait desain sistem dan Ikhtisar Proyek dipaparkan dan dibahas dalam
rangka memfasilitasi pemahaman tentang proyek dan solusi sistem.
3.6.2 Memesan dan Menerima Komponen Sistem
Kegunaan kegiatan Memesan dan Menerima Komponen Sistem adalah untuk Manajer
Proyek guna memesan komponen sistem yang diperlukan untuk pelaksanaan proyek
tersebut.
Komponen sistem dapat meliputi:
 Perangkat Keras: Server (Komputer Induk)
 Perangkat Lunak: WAS, DBMS, Paket SIMRS
 Jaringan Komputer
 Kabel Data
 Catu Daya
 Ruang Pengolahan Data
3.6.3 Membangun Sistem
Kegunaan kegiatan Membangun Sistem berdasarkan Perancangan Sistem adalah
untuk membangun solusi sistem sesuai dengan Dokumen Perancangan Sistem.
Termasuk dalam tugas ini juga mengembangkan prosedur teknis yang menyertai
komponen sistem.
Prosedur teknis yang harus menyertai komponen sistem baru atau sistem yang diubah
adalah sebagai berikut:
 Prosedur membuat cadangan data (data backup)
 Prosedur pemeliharaan basis data (database)
 Prosedur pemeliharaan sistem
 Prosedur pemulihan bencana (disaster recovery plan)
 Prosedur pengoperasian pusat pengolahan data (data center operations)
3.6.4 Uji Konfigurasi dan Pemasangan Sistem
Kegunaan kegiatan dalam Uji Konfigurasi dan Pemasangan Sistem adalah untuk
menguji konfigurasi sistem terpasang dan proses pemasangan sistem. Termasuk dalam
kegiatan ini adalah mengubah format data sesuai sistem pengujian yang diperlukan.
3.6.5 Melakukan Konversi Data
Kegunaan kegiatan Melakukan Konversi Data adalah untuk mengkonversi data dari
sistem yang ada saat ini ke dalam sistem baru. Tidak setiap pelaksanaan proyek akan
mencakup kebutuhan untuk konversi data akan tetapi kebanyakan memerlukannya.
Termasuk dalam kegiatan ini adalah menganalisis data saat ini, membuat rencana
37

konversi data termasuk deskripsi tentang data apa yang perlu dikonversi bersama
dengan rincian tugas-tugas, dan melaksanakan rencana konversi data.
Pelaksana rencana konversi data biasanya melibatkan membuat program utilitas untuk
konversi data dan melakukan pengujian konversi data ke dalam sistem. Pelacakan
yang cermat dari waktu yang dibutuhkan untuk konversi data nantinya akan
diperlukan untuk memperkirakan waktu yang diperlukan untuk menginstal sistem
selama tahap awal pengaktifan sistem. Setelah data diubah untuk keperluan uji sistem,
Tim Proyek harus memberikan persetujuan atas data tersebut.
Pembersihan data juga merupakan bagian dari kegiatan ini. Kode-kode dapat berubah,
duplikasi data mungkin perlu dihapus, dan data lama mungkin perlu dihapus. Vendor
mungkin memerlukan alat bantu untuk mengerjakan hal ini, atau sebuah program
utilitas mungkin perlu dibuat.
3.6.6 Menjalankan Rencana Uji Unit
Kegunaan menjalankan kegiatan Rencana Uji Unit adalah untuk menguji setiap
komponen sistem sesuai dengan rencana yang ada dan memverifikasi input dan
output-nya. Ini tidak termasuk pengujian antara sistem (misalnya antara CPOE dan
berbagai sistem pendukung). Pengujian terpadu ini dilakukan pada tahap berikutnya.
3.6.7 Verifikasi Proses Kustomisasi
Tujuan dijalankannya rencana uji unit adalah untuk menguji setiap komponen sistem
sesuai dengan rencana uji unit. Uji Unit termasuk menguji setiap komponen sistem
dan memverifikasi masing-masing masukan dan keluaran. Hal tersebut tidak termasuk
pengujian diantara sistem (contoh antara CPOE dan berbagai macam Sistem
Pendukung). Pengujian Integrasi ini dilakukan pada tahap selanjutnya.
3.7 Uji Jaminan Mutu Terpadu
Tujuan dari Tahap Uji Terpadu untuk melakukan Jaminan Mutu (Quality Assurance)
dan Pengujian terpadu atas solusi sistem termasuk semua antarmuka.
Seorang pemimpin Jaminan Mutu dari Tim Implementasi yang ditugaskan untuk
setiap proyek dan bertanggung jawab atas koordinasi pada tahap ini dan melaporkan
kepada Manajer Proyek masalah-masalah yang dihadapi serta status implementasi.
Pada titik ini dalam sebuah siklus pelaksanaan proyek, persyaratan dan desain sistem
harus dibekukan agar upaya uji terpadu dapat berjalan baik.
Pertama, sebuah Rencana Uji Jaminan Mutu dibuat dan kemudian dieksekusi.
Termasuk dalam Rencana Uji Jaminan Mutu adalah daftar dari semua persyaratan uji
(apa yang perlu diuji). Tim Proyek menyetujui persyaratan pengujian dan kemudian
Pekerjaan Uji menciptakan sisa dari Rencana Uji Jaminan Mutu (apa yang perlu diuji
dan oleh siapa). Gugus Tugas Pengujian bersama dengan Manajer Proyek menyetujui
Rencana Uji Jaminan Mutu.
Setelah persetujuan diputuskan, maka pelaksanaan Rencana Uji Jaminan Mutu
38

berlangsung. Status uji kepastian mutu dilaporkan kembali kepada Tim Proyek
setidaknya setiap minggu.
3.7.1 Membuat Rencana Uji
Tujuan kegiatan Membuat Rencana Uji Jaminan Mutu adalah untuk menentukan
bagaimana setiap persyaratan uji akan diuji (langkah-demi-langkah). Rencana Uji
Jaminan Mutu mencakup deskripsi semua skenario pengujian serta tugas pengujian
dan kerangka waktu penyelesaian tugas mereka.
3.7.2 Menjalankan Rencana Uji Jaminan Mutu
Tujuan Menjalankan Rencana Uji Jaminan Mutu ini adalah untuk melakukan Jaminan
Mutu dan Pengujian Terpadu sesuai Rencana Uji Jaminan Mutu dibuat dan disetujui
dalam tugas sebelumnya. Setelah Tugas Pengujian menyelesaikan pengujian dengan
memuaskan, mereka menyetujui hasil uji dan membawanya kembali kepada Tim
Proyek untuk disetujui. Tim Proyek pada saat ini bisa menyetujui Hasil Uji Jaminan
Muju atau meminta pengujian tambahan. Setelah Tim Proyek puas dengan hasil uji,
mereka dapat menyetujuinya.
Setelah pengujian dimulai, semua perubahan sistem harus hati-hati dilacak dan
dikomunikasikan kepada Pemimpin Jaminan Mutu yang akan menentukan apa yang
harus diuji ulang dan menjamin perubahan itu sebagai bagian dari rencana go-live.
Secara umum, pelacakan kekurangan harus disajikan dalam daftar perubahan.
Rapat/pertemuan rutin mingguan atau metode lain mungkin diperlukan untuk
memastikan cara komunikasi yang tepat. Ini adalah kunci untuk membuat pengujian
terintegrasi menjadi sukses.
3.7.3 Tinjauan dan Merevisi Rencana Proyek Rinci
Kegunaan Tinjauan dan Revisi Rencana Proyek Rinci adalah untuk meninjau
kemajuan dari rencana proyek sampai saat ini dan merevisinya sesuai kebutuhan
berdasarkan informasi yang diketahui pada tahap ini dari siklus hidup proyek
implementasi. Ini adalah tugas terakhir yang dilakukan dalam Jaminan Mutu / Tahap
Uji Terpadu dan semua tugas sebelumnya harus diselesaikan sebelum tugas ini.
3.8 Pelatihan dan Go-Live (Saat Mulai Menjalankan Sistem)
Pelatihan sistematis bagi para administrator, pengguna, personil TI dan pengembang
yang berpartisipasi sangatlah penting untuk operasian yang efisien dari sebuah sistem.
Tujuan dari pelatihan dalam proyek ini adalah keberhasilan operasi dari sistem.
Pelatihan akan diberikan kepada administrator, operator sistem, pengembang dan
pengguna.
Rencana Pelatihan dibuat dalam tahap awal dan mencakup semua tahapan proyek. Ini
menggambarkan pendekatan pelatihan kami secara menyeluruh, termasuk metode
untuk menilai kebutuhan pelatihan, pengembangan pelatihan, melaksanakan acara
belajar, dan mengevaluasi efektivitas mereka. Kerangka yang diterapkan pada
39

berbagai kelompok pelajar, termasuk penyedia, pengguna, dan staf proyek. Rencana
Pelatihan terdiri dari rencana induk yang menyediakan strategi pelatihan, metodologi,
pengiriman, dan hasil yang diharapkan, dan serangkaian rencana yang ditargetkan
yang membahas teknik-teknik khusus dan kursus-kursus yang direkomendasikan
untuk berbagai kalangan peserta.
Tujuan dari Tahap Pelatihan dan Mulai Menjalankan Sistem ini adalah untuk
menciptakan dan melaksanakan rencana pelatihan dan untuk Tim Proyek untuk
mempersiapkan menjalankan solusi sistem. Termasuk dalam persiapan ini adalah
perencanaan dan melakukan percobaan, merencanakan langkah-langkah back-out,
menentukan kapan saat mulai menjalankan sistem, dan pelatihan serta
mendokumentasikan berbagai kelompok internal seperti berikut:
 Bagian / Gugus Bantuan (Help Desk)
 Dukungan Teknis / Dukungan Operasi
 Dukungan Aplikasi (Tim Teknis dimana pengembangan aplikasi dilakukan)
3.8.1 Membuat Rencana Pelatihan
Kegunaan kegiatan Memuat Rencana Pelatihan ini adalah untuk membuat rencana
untuk melatih pengguna berdampak langsung atas solusi sistem baru. Rencana
Pelatihan disajikan, dan Tim Proyek menyetujuinya. Termasuk dalam rencana
pelatihan adalah sebagai berikut:
 Daftar Pengguna yang terkena dampak langsung
 Rangkaian Kriteria Keterampilan per kelompok pengguna
 Kebijakan dan Prosedur
 Bahan-bahan Pelatihan
 Penjadwalan Ruang Pelatihan
 Melatih Pelatih: Faktor terpenting ketika membuat rencana pelatihan
 Pelatihan yang tengah berlangsung
 Tugas Pelatihan termasuk jadwal
3.8.2 Langkah-langkah Pelatihan
Serangkaian pelatihan disediakan untuk para administrator, operator, dan pengguna
selama dan setelah periode proyek untuk mempelajari informasi yang diperlukan dan
teknologi untuk efisiensi penggunaan sistem. Rencana pelatihan dijalankan, dan hasil
pelatihan selalu dievaluasi untuk menyelenggarakan pelatihan yang lebih baik.
Langkah-langkah pelatihan adalah sebagai berikut:
Langkah Deskripsi
- Analisis - Rencana pelatihan dikonfirmasi kepada rumah sakit
- Penentuan Peserta
dan Isi Pelatihan
- Peserta dan isi pelatihan ditentukan
- Jadwal pelatihan disiapkan
- Pelatihan - Pelatihan sesuai jadwal
- Evaluasi - Hasil pelaksanaan pelatihan dievaluasi
- Setelah Pelatihan - Hasilnya dikelola, jika diperlukan pelatihan ulang
dijadwalkan
40

3.8.3 Program Pelatihan
Untuk pelatihan yang efisien, pelatih dalam tim pengembangan proyek ditugaskan
sehingga pelatihan praktis dapat disediakan. Pelatih profesional dari luar juga
disediakan jika diperlukan. Dan tim dukungan dan manajer proyek akan membantu
dan mengawasi pelatihan sehingga pelatihan dapat diberikan secara efisien.
Kursus pelatihan akan berbeda sesuai dengan kelompok peserta dan menurut
materinya, sebagai berikut:
3.8.3.1 Pelatihan Administrasi
 Ikhtisar Sistem
 Strategi untuk keberhasilan implementasi
 Pengaruh pemasangan sistem
 Arah masa depan
 Perkembangan bidang teknologi informasi
 Seminar
3.8.3.2 Pelatihan Petugas/Operator Sistem
 Ikhtisar Sistem
 Modul-modul Aplikasi
 Proses-proses dalam modul aplikasi
 Antarmuka antar modul
 Pelatihan Operational
 Komputer Induk (server) dan jaringan
 Pemeliharaan dan pemulihan sistem
 Data cadangan (backup data)
 Manajemen basis data
 Sistem perangkat lunak
 Pemasangan dan pengoperasian
 Manajemen Sistem
 Menyetel lingkungan kerja sistem
 Pemecahan masalah dan pemulihan dari keadaan darurat
3.8.3.3 Pelatihan Pengguna
 Ikhtisar Sistem
 Kegunaan dan pengaruh dari pemasangan sistem
 Modul-modul aplikasi
 Proses-proses dalam modul aplikasi
 Bagaimana cara mengoperasikan sistem
 Pengetahuan dasar penggunaan aplikasi
 Pemecahan masalah
 Bagaimana cara memanfaatkan fasilitas bantuan
41

 Bagaimana cara melaporkan masalah
3.8.4 Membuat Rencana Go-Live (Saat Mulai Menjalankan Sistem)
Kegunaan kegiatan go-live adalah untuk menentukan proses go-live solusi sistem.
Langkah pertama untuk mempersiapkan go-live adalah untuk merencanakan upaya
go-live dan back-out atau rencana mengembalikan sistem kepada keadaan semula jika
proses go-live gagal. Bagian lain dari rencana go-live termasuk dokumentasi dan
pelatihan Gugus Bantuan (help desk), Dukungan Operasi/Teknis, Dukungan Aplikasi,
dan melakukan langkah-langkah pra-instalasi yang sesuai.
3.8.5 Menjalankan Latihan dan Melaksanakan Rencana Go-Live
Begitu rencana go-live selesai, dan kemudian upaya percobaan simulasi dilakukan.
Ketika sistem mulai dipasang untuk keperluan pelatihan berarti upaya instalasi itu
sendiri telah diuji. Jika memungkinkan, rencana back-out juga harus diuji selama
kegiatan simulasi.
Jika proses simulasi berhasil dan semua prasyarat untuk go-live telah siap maka tim
proyek menjalankan rencana go-live. Dan kegiatan pengoperasian sistem sudah dapat
diselenggarakan. Anggota yang ditunjuk akan berada di sana untuk memverifikasi
upaya instalasi. Jika instalasi tidak berhasil, rencana back-out akan dilakukan dan
instalasi akan dilakukan lagi kemudian. Selain itu, Manajer Proyek akan aktif
memberikan koordinasi pelaksanaan go-live.
3.9 Pemeliharaan dan Pemecahan Masalah
Sistem informasi rumah sakit merupakan sistem yang besar dan rumit yang
memerlukan pemeliharaan yang konstan karena seringkali terjadi perubahan dalam
persyaratan dan peraturan. Stabilitas sistem juga penting untuk kelancaran
pengelolaan rumah sakit. GEMSS menyediakan tiga langkah pemeliharaan dan
pemecahan masalah (trouble shooting) dalam hal terjadi kesulitan sistem: pemecahan
masalah oleh departemen TI di rumah sakit, pemecahan masalah melalui akses jarak
jauh (remote access), dan pemecahan masalah di tempat. GEMSS juga menyediakan
perawatan berkala oleh tim pemeliharaan.
3.9.1 Pemecahan Masalah Oleh Departemen TI
Seringkali terjadi masalah yang disebabkan oleh malfungsi sistem yang sederhana dan
atau kesalahan pengguna. GEMSS menyediakan pelatihan dan dokumen penting yang
diperlukan untuk staf departemen TI agar dapat mengatasi masalah.
3.9.2 Pemecahan Masalah Melalui Akses Jarak Jauh
Ada kasus bahwa Departemen IT tidak bisa memecahkan masalah seperti kesalahan
program (program bugs), kebutuhan baru, dan perubahan regulasi, kegagalan
perangkat keras dan perangkat lunak yang serius, dan lain sebagainya. GEMSS
42

menyediakan Call Center dimana rumah sakit dapat menyampaikan masalah dan
memperoleh bantuan. Petugas teknis GEMSS akan segera terhubung ke dalam sistem
dan memperbaiki masalahnya dari jarak jauh.
3.9.3 Pemecahan Masalah Di Tempat
Untuk masalah yang lebih serius yang tidak bisa diselesaikan jarak jauh, tim
pemeliharaan mengunjungi rumah sakit untuk memperbaiki masalah langsung di
tempat.
3.9.4 Perawatan Berkala
Keandalan sistem sangatlah penting bagi manajemen rumah sakit. GEMSS
memberikan kunjungan berkala oleh tim pemeliharaan. Perawatan berkala meliputi:
 Pemeriksaan dasar atas perangkat keras dan perangkat lunak.
 Pendaftaran permintaan baru untuk perubahan sistem agar dilakukan pada
upgrade sistem berikutnya (versi baru).
 Upgrade sistem skala kecil.
 Pelatihan untuk pengguna mengenai perubahan dalam sistem.
43

His proposal new_standard_20160229_bahasa 2003

Recommended

Recommended

More Related Content

What's hot

What's hot (20)

Similar to His proposal new_standard_20160229_bahasa 2003

Similar to His proposal new_standard_20160229_bahasa 2003 (20)

Recently uploaded

Recently uploaded (20)

His proposal new_standard_20160229_bahasa 2003