Bagian 6. Prosedur Penataan Hubungan Pemangku Kepentingan (Stakeholders Engagement)

1. Bagian 6. Prosedur Penataan Hubungan
Pemangku Kepentingan
(Stakeholders Engagement)

2. 1
1. Tujuan
Prosedur ini dibuat sebagai pedoman dalam :
a. Bagaimana tata cara dalam melakukan identifikasi, analisis, dan pembinaan
hubungan pemangku kepentingan usaha (stakeholders) di wilayah kerja
perusahaan PT SIA.
b. Menyediakan kemudahan kepada pelaku pendampingan untuk membantu
manajemen dalam menyusun rencana kegiatan yang benar-benar dibutuhkan
terkait SHOs engagement.
c. Mengarahkan agar Manajemen dapat melaksankan kegiatan Stakeholders
engagement secara baik merujuk kaedah CSR berbasis ISO 26000, AA 1000 SES
serta dokumen terkait lainya yang benar serta dapat dipertanggung jawabkan
kepada para pihak yang berkepentingan
d. Memberikan masukan dan solusi kepada perusahaan dalam menyusun rencana
kerja CSR yang berbasis penataan hubungan stakeholders serta dapat
diintegrasikan kedalaam system informasi perusahaan secara lebih luas.
2. Ruang Lingkup
Prosedur ini berlaku untuk kegiatan-kegiatan penataan hubungan pemangku
kepentingan (stakeholders engagement (SE)) antara lain, proses indentifkasi, analisis,
dan pembinaannnya pada beberapa level yakni tingkat masyarakat gampong,
kecamatan atau mukim, kabupaten, provinsi bahkan Nasional.
3. Referensi
a. Dokumen ISO 26000, dokumen AA1000 SES, dan GRI G4
b. Undang-Undang Republik Indonesia No. 40 Tahun 2007 tentang Perseroan
Terbatas, yang punya tanggung jawab sosial dan lingkungan berlaku bagi
perseroan yang mengelola dan atau memiliki dampak terhadap sumber daya
alam dan tidak dibatasi kontribusinya serta dimuat dalam laporan keuangan;
c. Undang-Undang Republik Indonesia No. 19 Tahun 2003 tentang Badan
Usaha Milik Negara;
d. Surat Keputusan Direksi PT Semen Indonesia Aceh Nomor 06/KPts/Dir/2016
perihal Batasan Batasan Wewenang Aproval;
e. Rencana Kerja Anggaran dan Anggaran Perusahaan (RKAP) Program C SR
tahun 2017.
f. Surat Direksi PT Semen Indonesia Aceh No. 100/KRE.DRK/05.2017 Perihal :
Tanggapan Surat Review Triwulan 1 Konsultan CSR
g. Pedoman Umum Tatakelola CSR PT SIA
4. Definisi/Lingkup
a. Stakeholders adalah Individu atau kelompok yang memiliki kepentingan dan
pengaruh terhadap keputusan serta aktivitas organisasi
b. Stakeholders Manajemen adalah kegiatan yang melingkupi kegiatan pemetaan
(identifikasi, analisis dan pembuatan profile) dan pembinaan nya (persiapaan,
komunikasi dan informasi, serta kemitraan dan kerjasama program)

3. 2
c. Lingkup area Stakeholders Enagegement adalah:
- Gampong
- Kecamatan/mukim
- Kabupaten
- Propinsi
- Nasional/
d. Lingkup objek Stakeholders Engagement adalah:
- Perorangan (individual)
- Organisasi (lembaga)
e. Lingkup pengaruh dalam Satkeholders Engagement adalah:
- Pengaruh / power
- Kepentingan / interest
5. Justifikasi Stakeholders Engagement
a. Mengidentifikasi seluruh pemangku kepentingannya yang ada.
b. Mengenali dan menghormati kepentingan serta hak legal pemangku kepentingan,
dan menanggapi kepentingan yang mereka sampaikan.
c. Menyadari bahwa berbagai pemangku kepentingan dapat mempengaruhi organisasi
secara signifikan.
d. Menilai dan memperhitungkan kemampuan pemangku kepentingan untuk
membuat kontak, membina hubungan, serta mempengaruhi organisasi.
e. Memperhitungkan kepentingan yang lebih luas terkait dengan ekspektasi
masyarakat dan pembangunan berkelanjutan, serta sifat hubungan antara
pemangku kepentingan dengan organisasi.
f. Memperhatikan pandangan para pemangku kepentingan yang kepentingannya
dapat terpengaruh oleh sebuah keputusan, bahkan bila mereka tidak memiliki
posisi dalam tata kelola organisasi atau tidak menyadari adanya kepentingan-
kepentingan itu.
6. Lingkup dan jenis kegiatan Stakeholders Engagement dan Management (SE)
a. Studi : mapping (stakeholder mapping)
b. Silaturrahmi semi terstruktur (SST)
c. Wawancara / Interview dan in-depth interview
d. Diskusi kelompok Terarah / Focus group discussion
e. Acara kumpul-kumpul (gathering) dan pesta sosial ( functions )
f. Diskusi public /Seminar, conferences, workshop , training etc
g. Kerja sama program (projects)
h. Penyusunan profil dan
i. Disclosure pamphlet, brosure
j. Reporting
7. Penanggung Jawab
a. Direktur Utama dalam hal kebijakan secara umum.
b. GM Support Function selaku Koordinator Program CSR
c. Manager CSR selaku Ketua Tim Pelaksana Program CSR
d. Konsultan pendamping yang ditunjuk oleh PT SIA sebagai mitra kerja

4. 3
8. Kebijakan Prosedural
Perlunya suatu tata cara yang benar (prosedural) dalam melakukan penataan
hubungan pemangku kepentingan .
a. Prosedur Perencanaan
1) Manajemen membentuk tim kerja atau mengontrak konsultan yang memiliki
kemampuan / keahian merujuk pengalaman kerja untuk stakeholder
engagement
2) Manajemen melakukan briefing/diskusi dengan tim kerja atau konsultan
pelaksana
3) Tim/Konsultan pelaksana menyusun rencana kerja Stakeholders engagement
4) Tim /Konsultan pelaksana mengusulkan satuan biaya operasional
5) Manjemen memverifikasi biaya kegiatan SE, dan mengeluarkan lembar
persetujuan
b. Prosedur Pelaksanaan (Pemetaan Awal)
1) Review hasil studi (Sosmap. Studi persepsi atau dokumen terkait di internal
Tim kerja)
(topic: Siapa itu Pemangku Kepentingan? Apa saja kepentingannya?,
isu/opini atau ekspektasi serta kekhawatiran apa, nilai-nilai luhur apa yang
menjadi komitmen?)
2) Pelaksanaan Identifikasi awal:
- Identifikasi luas / cakupan engagement (desa, kecamatan, kabupaten dst..)
- Identifkiasi tokoh-tokoh lokal pengaruh
- Identifikasi lembaga lokal pengaruh
- Identifikasi kejadian (kasus) terkait tokoh dan lembaga yang terkait dengan
isu/opini public
3) Pembuatan daftar sementara pemangku kepentingan (internal dan eksternal).
4) Pembuatan sementara peta kuadran Power-Interest Grid
5) Pelatihan penguatan kapasitas untuk seluruh pihak yang terlibat.
c. Prosedur Klarifikasi dan Analisis
1) Melakukan Verifikasi daftar /list sementara baik orang atau
lembaga/organisasi (tentative list) kepada sumber informasi / lembaga yang
berwenang
2) Identifikasi isu serta pendapat, harapan, pendirian, dan jaringan kerja
/jejaring.
3) Wawancara terbuka dengan perwakilan kelompok-kelompok Pemangku
Kepentingan ;
4) Pencarian data untuk atribut atau kriteria khusus, atau(versi serta power-
interest grid (IFC, 2007)
5) Pembuatan draft daftar akhir pemangku kepentingan dan isu, dengan
pengelompokan sesuai dengan AA1000 dan ISO 26000
6) Melakukan diskusi / dialog secara selektif atas kelompok terindikasi memiliki
power dan interest yang besar
7) Penyusunan/pengisian kwadran pengaruh dan minat atau power-interest
Grid

5. 4
d. Prosedur Pembinaan Hubungan
1) Penyusunan Profile tokoh merujuk final power-interest grid
2) Penyusunan daftar isu/opini key stakeholders terkait sosial, ekonomi dan
lingkungan
3) Penyusunan daftar program kerja yang memiliki peluang untuk dilaksanakan
4) Penyusunan skedul program pelatihan atau kerjasama
e. Prosedur Pembiyaan
1) Penyusunan biaya operasional merujuk skedul kegiatan Stakeholders
Engagement (SE)
2) Pengajuan biaya operasiomnal kepada manajmen
3) Penghituingan biaya studi, FGD, biaya program kerjasama
4) Pengajuan biaya program SE kepada manajmen
5) Rapat Verifikasi dan approval biaya program SE bersama Manjemen
f. Prosedur Keberlanjutan Pembinaan Hubungan
1) Pelaksanaan updating data-data (minimal sekali dalam 6 bulan)
2) Implementasi program kerjasama bersam key stakeholder terpilih
3) Pembentukan forum multistakeholders sesuai kebutuhan (jika diperlukan)
4) Penyusunan skedul forum multistakeholder
5) Implemetasi agenda forum multistakeholder secra regular
6) Pelaporan SE dan updating profil key stakeholder (personal/lembaga)

6. 5
9. Tahapan Penyusunan dan Pendanaan Penataan Hubungan Stakeholders
A Tahapan Perencanaan Formulir Isian
1. Manajemen membentuk tim kerja atau
mengontrak konsultan yang memiliki
kemampuan / keahian merujuk pengalaman kerja
untuk stakeholder engagement
Form 1. SK Direksi / MoA
2. Manajemen melakukan briefing/diskusi dengan
tim kerja atau konsultan pelaksana
Form 2. Notulensi Rapat
3. Tim/Konsultan pelaksana menyusun rencana
kerja Stakeholders engagement
Form 3. Skedul kerja SE
4. Tim /Konsultan pelaksana mengusulkan satuan
biaya operasional
Form 4. Biaya Operasional
Tim SE
5. Manjemen memevrifikasi biaya kegiatan SE, dan
mengeluarkan lembar persetujuan
Form 5. Verifikasi Biaya
Operasianal dan persetujuan
(aproval)
B Tahap Pelaksanaan Pemetaan Awal
1. Review hasil studi (Sosmap. Studi persepsi atau
dokumen terkait di internal Tim kerja)
(topic: Siapa itu Pemangku Kepentingan? Apa
saja kepentingannya?, isu/opini atau ekspektasi
serta kekhawatiran apa, nilai-nilai luhur apa yang
menjadi komimen?))
Form 6. . List atau Tabel
Isu/opini
2. Pelaksanaan Identifikasi awal:
- Identifikasi luas / cakupan engagement (desa,
kecamatan, kabupaten dst..)
- Identifkiasi tokoh-tokoh lokal pengaruh
- Identifikasi lembaga lokal pengaruh
- Identifikasi kejadian (kasus) terkait tokoh dan
lembaga yang terkait dengan isu/opini public
Form 7. Identifikasi
Stakeholder
C Tahapan Klarifikasi dan Analisis
1. Melakukan Verifikasi daftar /list sementara baik
orang atau lembaga/organisasi (tentative list)
Form 8. Checklist issue
/ekspektasi
2. Identifikasi isu serta pendapat, harapan,
pendirian, dan jaringan kerja /jejaring.
Form 9. Identifikasi isu,
pendapat, harapan, pendirian,
dan jaringan kerja /jejaring
3. Wawancara terbuka dengan perwakilan
kelompok-kelompok Pemangku Kepentingan ;
Form 10. Checklist
4. Pencarian data untuk atribut atau kriteria khusus,
atau (versi power-interest grid (IFC, 2007)
Form 11. Format Power-
interest grid
5. Pembuatan draft daftar akhir pemangku
kepentingan dan isu, dengan pengelompokan
sesuai dengan AA1000 dan ISO 26000
Form 12. Key stakeholder
prioritas
6. Melakukan FGD secara selektif atas kelompok
terindikasi memiliki power dan interest yang
besar
7. Penyususunan/pengisian kwadran pengaruh dan Form 13. P-I Grid

7. 6
minat atau power-interest Grid
8. Melakukan Verifikasi daftar /list sementara baik
orang atau lembaga/organisasi (tentative list)
Form 14. tentative list
D Tahapan Pembinaan Hubungan
1. Penyusunan Profile tokoh merujuk final power-
interest grid
Form 15. Profil
tokoh/lembaga
2. Penyusunan daftar isu/opini key stakeholders
terkait soisal, ekonomi dan lingkungan
Form 16. Isu/Opini
stakeholders
3. Penyusunan daftar program kerja yang memiliki
peluang untuk dilaksankan
Form 17. Daftar program
terpilih
4. Penyusunan skedul program pelatihan atau
kerjasama
Form 18. Skedul kegiatan SE
E Tahapan Pembiayaan
1. Penyusunan biaya operasional merujuk skedul
kegiatan Stakeholders engagement (SE)
Form 19. BOP dan Program
SE
2. Pengajuan biaya operasiomnal kepada
manajemen
3. Penghituingan biaya studi, FGD, biaya program
kerjasama
4. Pengajuan biaya program SE kepada manajmen
5. Rapat Verifikasi dan approval biaya program SE
bersama Manjemen
6. Penyusunan biaya operasional merujuk skedul
kegiatan Stakeholders engagement (SE)
7. Pengajuan biaya operasiomnal kepada manajmen
F Tahap Pembinaan dan keberlanjutan SE
1. Pelaksanaan updating data-data (minimal sekali
dalam 6 bulan)
2. Implementasi program kerjasama bersama key
stakeholder terpilih
3. Pembentukan forum multistakeholders sesuai
kebutuhan (jika diperlukan)
4. Penyusunan skedul forum multistakeholder
5. Implemetasi agenda forum multistakeholder
secra regular
6. Pelaporan SE dan updating profil key
stakeholders (personal/lembaga)

8. 9. Flow Chart Penyusunan dan Pendanaan Penataan Hubungan Stakeholders
Tahapan Perencanaan Tahap Pelaksanaan Pemetaan Awal Tahapan Klarifikasi dan Analisis Tahapan Pembinaan Hubungan Tahapan Pembiayaan
Tahap Pembinaan dan
keberlanjutan
Direksi PT Semen Indonesia Aceh
1)
Membentuk tim kerja
/mengontrak konsultan
yang memiliki
kemampuan dan keahian
kerja stakeholder
engagement
2)
Briefing/diskusi dengan
tim kerja atau konsultan
pelaksana
Tim Konsultan
3)
Menyusun Rencana Kerja
4)
Biaya Satuan
5)
Verifikasi
Biaya
&
lembar
Persetujuan
6)
Review Hasil
Sosmap
7)
Identifikasi Awal:
a.
Cakupan
Engagement
b.
Identifikasi Tokoh
Lokal
c.
Identifikasi
LembagaLokal
d.
Identifikasi Kasus
8)
Verifikasi list awal
orang/lembaga/organisasi
9)
Identifikasi isu serta pendapat,
harapan, pendirian, dan jejaring.
10)
Wawancara terbuka
11)
Pencarian data untuk atribut atau
kriteria khusus/versi power-interest
grid (IFC, 2007)
12)
Draft daftar akhir pemangku
kepentingan dan isu, dengan
pengelompokan (AA1000 dan ISO
26000)
13)
FGD secara selektif atas kelompok
terindikasi memiliki power dan
interest yang besar
14)
Penyusunan/pengisian kwadran
pengaruh dan minat atau power-
interest Grid
15)
Verifikasi list akhir
16)
Profiling tokoh
merujuk final power-
interest grid
17)
Daftar isu/opini key
stakeholders (sosial,
ekonomi dan
lingkungan)
18)
Daftar program kerja
yang memiliki
peluang untuk
dilaksankan
19)
Jadwal program
pelatihan atau
kerjasama
20)
Penyusunanbiayaoperasional
21)
Pengajuanbiayaoperasiomnal
22)
Penghitunganbiayastudi,FGD,
dan programkerjasama
23)
PengajuanbiayaprogramSE
kepadamanajemen
24)
Rapat Verifikasi danapproval
biaya
25)
Penyusunanbiayaoperasional
merujukskedul kegiatan
Stakeholdersengagement(SE)
26)
Pengajuanbiayaoperasiomnal
kepadamanajmen
27)
Updating data (minimal 6 bulan)
28)
Implementasi program
kerjasama (key stakeholder
terpilih)
29)
Pembentukan forum
multistakeholders (jika
diperlukan)
30)
Penyusunan skedul forum
multistakeholder
31)
Implemetasi agenda forum
multistakeholder secara regular
32)
Pelaporan SE dan updating profil
key stakeholders
M U L A I
S E L E S A I
Lampiran –lampiran (Format)