Chứng thực của Uỷ ban nhân dân cấp xã- qua thực tiễn huyện Đông Anh, TP Hà Nội.pdf

1. ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
KHOA LUẬT
THỊNH THỊ QUYÊN
CHøNG THùC CñA Uû BAN NH¢N D¢N CÊP X·
- QUA THùC TIÔN HUYÖN §¤NG ANH, TP Hµ NéI
LUẬN VĂN THẠC SĨ LUẬT HỌC
HÀ NỘI - 2016

2. ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
KHOA LUẬT
THỊNH THỊ QUYÊN
CHøNG THùC CñA Uû BAN NH¢N D¢N CÊP X·
- QUA THùC TIÔN HUYÖN §¤NG ANH, tP Hµ NéI
Chuyên ngành: Luật Hiến pháp - Luật Hành chính
Mã số: 60 38 01 02
LUẬN VĂN THẠC SĨ LUẬT HỌC
Cán bộ hướng dẫn khoa học: TS. ĐẶNG MINH TUẤN
HÀ NỘI - 2016

3. LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan Luận văn là công trình nghiên cứu của riêng
tôi. Các kết quả nêu trong Luận văn chưa được công bố trong bất kỳ
công trình nào khác. Các số liệu, ví dụ và trích dẫn trong Luận văn đảm
bảo tính chính xác, tin cậy và trung thực. Tôi đã hoàn thành tất cả các
môn học và đã thanh toán tất cả các nghĩa vụ tài chính theo quy định
của Khoa Luật Đại học Quốc gia Hà Nội.
Vậy tôi viết Lời cam đoan này đề nghị Khoa Luật xem xét để tôi
có thể bảo vệ Luận văn.
Tôi xin chân thành cảm ơn!
NGƯỜI CAM ĐOAN
Thịnh Thị Quyên

4. MỤC LỤC
Trang
Trang phụ bìa
Lời cam đoan
Mục lục
Danh mục từ viết tắt
MỞ ĐẦU ....................................................................................................................1
Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CHỨNG THỰC CỦA ỦY BAN NHÂN
DÂN XÃ ........................................................................................................9
1.1. Những vấn đề chung về chứng thực...........................................................9
1.1.1. Khái niệm và đặc điểm chứng thực ...............................................................9
1.1.2. Nội dung và chủ thể thực hiện chứng thực ..................................................15
1.1.3. Phân loại hoạt động chứng thực...................................................................16
1.1.4. Yêu cầu của hoạt động chứng thực..............................................................18
1.1.5. Phân biệt hoạt động chứng thực với hoạt động công chứng........................19
1.2. Chứng thực của UBND cấp xã..................................................................22
1.2.1. Khái niệm và đặc điểm.................................................................................22
1.2.2. Thẩm quyền và trách nhiệm.........................................................................23
1.2.3. Chủ thể thực hiện .........................................................................................24
1.3. Quản lý nhà nước về chứng thực của UBND cấp xã ..............................24
1.3.1. Khái niệm và đặc điểm quản lý Nhà nước về chứng thực của UBND
cấp xã...........................................................................................................24
1.3.2. Nguyên tắc, nội dung quản lý Nhà nước về chứng thực của UBND cấp xã......27
1.3.3. Vai trò, nội dung và yêu cầu pháp luật về chứng thực của UBND cấp xã ........30
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1..........................................................................................36
Chương 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC CỦA ỦY
BAN NHÂN DÂN XÃ - QUA THỰC TIỄN HUYỆN ĐÔNG ANH,
THÀNH PHỐ HÀ NỘI..............................................................................37
2.1. Lịch sử hình thành và phát triển Pháp luật về chứng thực ở Việt Nam.....37
2.1.1. Giai đoạn từ năm 1945 đến năm 1986.........................................................37

5. 2.1.2. Giai đoạn từ năm 1986 đến năm 1999.........................................................38
2.1.3. Giai đoạn từ năm 2000 đến tháng 3 năm 2015 ............................................39
2.1.4. Giai đoạn từ tháng 4 năm 2015 đến nay ......................................................42
2.2. Thực trạng pháp luật hiện hành về chứng thực của UBND cấp xã ......44
2.2.1. Những ưu điểm ............................................................................................45
2.2.2. Những hạn chế .............................................................................................51
2.3. Thực trạng về chứng thực của UBND cấp xã- qua thực tiễn huyện
Đông Anh, thành phố Hà Nội....................................................................55
2.3.1. Tổng quan về huyện Đông Anh, thành phố Hà Nội ....................................55
2.3.2. Những kết quả đạt được...............................................................................57
2.3.3. Những tồn tại, hạn chế .................................................................................59
2.4. Nguyên nhân của những tồn tại, hạn chế trong hoạt động quản lý
Nhà nước về chứng thực của UBND cấp xã ............................................61
2.4.1. Nguyên nhân chung .....................................................................................61
2.4.2. Nguyên nhân cụ thể của UBND xã- qua thực tiễn huyện Đông Anh,
thành phố Hà Nội .........................................................................................64
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2..........................................................................................68
Chương 3: QUAN ĐIỂM VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY ĐỊNH PHÁP
LUẬT VÀ THỰC THI PHÁP LUẬT VỀ CHỨNG THỰC THỰC TIỄN
ỦYBANNHÂNDÂNXÃTRÊNĐỊABÀNHUYỆNĐÔNGANH...................69
3.1. Quan điểm hoàn thiện................................................................................69
3.1.1. Nâng cao vai trò quản lý nhà nước về chứng thực ......................................69
3.1.2. Xác định mục tiêu quản lý nhà nước về chứng thực....................................74
3.2. Giải pháp hoàn thiện..................................................................................78
3.2.1. Hoàn thiện pháp luật về chứng thực ............................................................78
3.2.2. Giải pháp nâng cao hiệu quả thực thi pháp luật về chứng thực trên địa
bàn huyện Đông Anh ...................................................................................83
KẾT LUẬN CHƯƠNG 3..........................................................................................91
KẾT LUẬN..............................................................................................................92
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO...............................................................94

6. DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
HĐND: Hội đồng nhân dân
UBND: Ủy ban nhân dân
UBND cấp xã: UBND cấp xã ( thị trấn)
XHCN: Xã hội chủ nghĩa

7. 1
MỞ ĐẦU
1. Đặt vấn đề
1.1. Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu
Xây dựng Nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa của nhân dân, do nhân
dân, vì nhân dân là mục tiêu của Đảng và Nhà nước ta trong chiến lược xây dựng và
phát triển đất nước. Hiến pháp năm 2013 đã thể hiện rõ bản chất của Nhà nước ta là
Nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là Nhà nước pháp quyền xã hội chủ
nghĩa (XHCN) của Nhân dân, do Nhân dân, vì Nhân dân [54, Điều 2]. Lần đầu tiên
trong Hiến pháp từ “Nhân dân” được viết hoa điều này cho thấy rõ vị trí, vai trò của
Nhân dân rất quan trọng, Nhân dân thực sự là người làm chủ vận mệnh của đất
nước. Đồng thời, Hiến pháp năm 2013 cũng qui định: Nhà nước tổ chức và hoạt
động theo Hiến pháp và pháp luật, quản lý xã hội bằng Hiến pháp và pháp luật, thực
hiện nguyên tắc tập trung dân chủ. Các cơ quan nhà nước, cán bộ, công chức, viên
chức phải tôn trọng Nhân dân, tận tụy phục vụ Nhân dân, liên hệ chặt chẽ với Nhân
dân, lắng nghe ý kiến và chịu sự giám sát của Nhân dân; kiên quyết đấu tranh chống
tham nhũng, lãng phí và mọi biểu hiện quan liêu, hách dịch cửa quyền [54, Điều 8].
Như vậy, trong bất kỳ lĩnh vực nào pháp luật cũng là công cụ phổ biến và hữu hiệu
nhất để Nhà nước quản lý xã hội trong quá trình xây dựng và phát triển đất nước và
hoạt động chứng thực cũng không nằm ngoài quy luật đó.
Xã hội càng phát triển thì nhu cầu về chứng thực của cá nhân, tổ chức ngày
càng cao. Trước đây hoạt động công chứng, chứng thực được thực hiện hầu hết ở các
Phòng công chứng nhà nước, các Văn phòng công chứng tư nhân, Phòng tư pháp cấp
huyện dẫn đến tình trạng các cơ quan này thường xuyên quá tải và có nhiều bất cập
đối với cá nhân, tổ chức khi có nhu cầu công chứng, chứng thực. Ngày nay, việc công
chứng, chứng thực được mở rộng phạm vi hoạt động. Theo đó, các cơ quan đại diện,
các Phòng công chứng Nhà nước, các văn phòng công chứng tư nhân, Phòng tư pháp
cấp huyện, Ủy ban nhân dân (UBND) xã cùng tham gia lĩnh vực này. Song các quy
định của pháp luật về chứng thực cũng có phân định rất rõ ràng thẩm quyền của từng
chủ thể thực hiện lĩnh vực này. Mốc quan trọng đánh dấu sự phân chia thẩm quyền và

8. 2
tách bạch hoạt động công chứng và chứng thực là sự ra đời của Luật công chứng năm
2006 và Nghị định số 79/2007/NĐ- CP ngày 18/5/2007 của Chính Phủ; tiếp đến là
Luật công chứng năm 2014 và Nghị định số 23/2015/NĐ- CP ngày 16/02/2015 của
Chính phủ về cấp bản sao từ số gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực
chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch thay thế Nghị định số 79/2007/NĐ- CP
ngày 18/5/2007 của Chính phủ về cấp bản sao từ số gốc, chứng thực bản sao từ bản
chính, chứng thực chữ ký; Nghị định số 04/2012/NĐ- CP ngày 20/01/2012 của Chính
phủ sửa đổi, bổ sung Điều 5 của Nghị định số 79/2007/NĐ- CP ngày 18/5/2007 về
cấp bản sao từ số gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký; Điều 4
của Nghị định số 06/2012/NĐ- CP ngày 02/02/2012 của Chính phủ sửa đổi Nghị định
về hộ tịch, hôn nhân và gia đình và chứng thực; các quy định về chứng thực hợp
đồng, giao dịch tại Nghị định số 75/2000/NĐ- CP ngày 08/12/2000 của Chính phủ về
công chứng, chứng thực (sau đây gọi tắt là Nghị định số 23/2015/NĐ- CP). Hiện nay,
hoạt động công chứng thuộc phạm vi điều chỉnh của Luật công chứng năm 2014, hoạt
động chứng thực thuộc phạm vi điều chỉnh của Nghị định số 23/2015/NĐ- CP. Thành
tựu trên đã chứng tổ rằng Đảng và nhà nước ta luôn quan tâm đến hoạt động công
chứng, chứng thực.
Nghị định số 23/2015/NĐ- CP là bước tiến quan trọng trong cải cách tư
pháp. Với quy định của Nghị định số 23/2015/NĐ- CP và Luật công chứng năm
2014 thì thời gian giải quyết chứng thực được rút ngắn đến mức tối đa, thẩm quyền
thực hiện chứng thực cũng được mở rộng, theo đó cá nhân, tổ chức có thể tùy ý lựa
chọn cơ quan có thẩm quyền yêu cầu chứng thực văn bản, giấy tờ phục vụ cho công
việc của mình một cách thuận tiện nhất.
Bên cạnh những chuyển biến tích cực trong hoạt động chứng thực hiện nay
vẫn còn tồn tại một số bất cập, hạn chế đó là:
- Tình trạng hoạt động chứng thực còn tản mạn, chắp vá, chưa thống nhất
đồng bộ một số quy định về thẩm quyền;
- Thủ tục chứng thực các việc cụ thể còn chưa phù hợp;
- Nguyên tắc người yêu cầu chứng thực chữ ký phải ký trước mặt người
chứng thực chữ ký còn bất cập trong quá trình thực hiện;

9. 3
- Việc thực hiện liên thông các thủ tục hành chính trong việc chứng thực có
nhiều bất cập;
- Thời gian giải quyết chứng thực ngay trong buổi làm việc gây nhiều khó
khăn cho cán bộ chuyên môn làm công tác chứng thực
- Chế độ đãi ngộ đối với cán bộ làm công tác chứng thực chưa được quan
tâm đúng mức.
Tồn tại hạn chế này xuất phát từ nguyên nhân chưa có đạo luật chuyên ngành
điều chỉnh hoạt động chứng thực (chưa có Luật chứng thực).
Đông Anh là một huyện ngoại thành của thành phố Hà nội, là một trong
những huyện nằm trong quy hoạch của thành phố Hà nội nên tốc độ phát triển về
văn hoá, chính trị, kinh tế, xã hội rất mạnh. Trong nền kinh tế thị trường, hội nhập
kinh tế quốc tế với định hướng xây dựng Nhà nước pháp quyền thì hoạt động chứng
thực luôn được quan tâm để phục vụ các giao dịch của cá nhân, tổ chức khi tham
gia vào các quan hệ kinh tế, dân sự chính trị, văn hóa. Việc nghiên cứu hoạt động
Chứng thực của UBND cấp xã - qua thực tiễn huyện Đông Anh thành phố Hà Nội
là một nội dung có ý nghĩa hết sức quan trọng cả về mặt khoa học và thực tiễn. Với
nhận thức sâu sắc tầm quan trọng của hoạt động chứng thực trong việc thúc đẩy nền
kinh tế phát triển, đáp ứng được yêu cầu của Đảng, Nhà nước trong công cuộc cải
cách hành chính, cải cách tư pháp và xây dựng nhà nước pháp quyền XHCN, tôi
chọn đề tài “Chứng thực thực của UBND cấp xã - qua thực tiễn huyện Đông
Anh, TP Hà Nội” làm đề tài luận văn của mình.
1.2. Mục tiêu nghiên cứu
1.2.1. Mục tiêu tổng quát
Luận văn nghiên cứu một cách toàn diện hệ thống các văn bản quy phạm
pháp luật điều chỉnh hoạt động chứng thực và thực tiễn áp dụng các văn bản đó.
Những vấn đề lý luận và thực tiễn về chứng thực của UBND cấp xã nói chung và
trên địa bàn huyện Đông Anh nói riêng. Từ đó luận văn đưa ra được những thành
tựu, hạn chế và đề xuất giải pháp khắc phục những tồn tại hạn chế về chứng thực
của UBND cấp xã nói chung và thực tiễn trên địa bàn huyện Đông Anh nói riêng.

10. 4
1.2.2. Mục tiêu cụ thể
Để đạt được mục tiêu tổng quát nêu trên, luận văn xác định một số mục tiêu
cụ thể sau:
- Làm sáng tỏ cơ sở lý luận về chứng thực của UBND cấp xã: Khái niệm, đặc
điểm quản lý nhà nước về chứng thực; Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động chứng
thực và quản lý nhà nước về chứng thực, yêu cầu của hoạt động chứng thực, phân
biệt hoạt động chứng thực với hoạt động công chứng;
- Thực trạng hoạt động chứng thực của UBND cấp xã - qua thực tiễn huyện
Đông Anh, thành phố Hà Nội: Lịch sử hình thành pháp luật về chứng thực ở Việt
nam; thực trạng pháp luật về chứng thực của UBND cấp xã; tồn tại, hạn chế;
nguyên nhân của những tồn tại hạn chế.
- Quan điểm và giải pháp hoàn thiện quy định pháp luật và thực thi pháp luật
về chứng thực của UBND cấp xã: Quan điểm hoàn thiện, giải pháp hoàn thiện.
1.3. Tính mới và những đóng góp của đề tài
Luận văn nghiên cứu một cách đầy đủ, toàn diện và có hệ thống các quy định
về chứng thực, thực tiễn áp dụng các quy định đó tại UBND cấp xã trên địa bàn
huyện Đông Anh;
Làm sáng tỏ thẩm quyền của UBND cấp xã về chứng thực;
Trên cơ sở thống kê một cách có hệ thống hoạt động chứng thực và đánh giá
một cách tương đối toàn diện tình hình chứng thực của UBND cấp xã - qua thực
tiễn huyện Đông Anh, thành phố Hà Nội. Đồng thời đề xuất những giải pháp cơ bản
nhằm nâng cao hiệu quả trong hoạt động chứng thực.
Với những nghiên cứu này tác giả hy vọng sẽ có những đóng góp thiết thực
về mặt lý luận và thực tiễn vào hoạt động hoàn thiện các quy phạm pháp luật về
chứng thực nói chung và của UBND cấp xã nói riêng.
1.4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
1.4.1. Đối tượng nghiên cứu
Luận văn nghiên cứu tổng quát các văn bản quy phạm pháp luật về chứng
thực, qua đó đi sâu nghiên cứu các vi phạm pháp luật về chứng thực của UBND cấp

11. 5
xã trên các mặt xây dựng, hoàn thiện hệ thống văn bản pháp luật về chứng thực,
theo dõi thực hiện pháp luật và bảo vệ pháp luật chứng thực.
1.4.2. Phạm vi nghiên cứu
Luận văn nghiên cứu về hoạt động chứng thực của UBND cấp xã- qua thực
tiễn huyện Đông Anh, thành phố Hà Nội; việc thi hành pháp luật và theo dõi thi
hành pháp Luật về chứng thực, thẩm quyền chứng thực của UBND cấp xã;
Tổng quan tài liệu
Nhận thức được tầm quan trọng của hoạt động chứng thực, đã có rất nhiều
công trình nghiên về chứng thực nói chung và quản lý Nhà nước về chứng thực nói
riêng. Cho đến nay đã có những bài viết, bình luận, luận văn về hoạt động chứng
thực được công bố như sau:
Nguyễn Thùy Dung (2014), “Quản lý Nhà nước về chứng thực- qua thực
tiễn thành phố Hà Nội”, Luận văn Thạc sĩ;
Đặng Văn Khanh (2000), Những vấn đề lý luận và thực tiễn trong việc xác
định phạm vi, nội dung hành vi công chứng, chứng thực và giá trị pháp lý của văn
bản công chứng, chứng thực ở nước ta hiện nay, Luận văn Tiến sỹ.
Chu Thị Tuyết Lan (2012), “Quản lý nhà nước về chứng thực, thực trạng và
phương hướng đổi mới”, Luận văn Thạc sỹ;
Ths. Đặng Văn Trường (2010),“Quản lý nhà nước về công chứng, chứng thực ở
nước ta hiện nay và những vấn đề đặt ra”, Tạp chí Quản lý Nhà nước, 2010, Số 168;
Ngô Sỹ Trung (2010),“Nghị định 79/2007/NĐ-CP - Một bước tiến trong cải
cách hoạt động chứng thực nước ta”, Tạp chí Tổ chức Nhà nước, 2010, Số 3;
Ngoài ra, còn một số bài nghiên cứu được đăng trên Tạp chí Dân chủ và
pháp luật, Tạp chí tổ chức Nhà nước,...
Các công trình nghiên cứu, luận văn, bài viết trên đã đưa ra một cách đầy đủ
nhất về cơ sở lý luận về hoạt động chứng thực cũng như hoạt động quản lý nhà
nước về chứng thực ở Việt Nam. Tuy nhiên, chưa có công trình nghiên cứu, luận
văn, bài viết nào công bố về chứng thực của UBND cấp xã- qua thực tiễn huyện
Đông Anh, thành phố Hà Nội. Đặc biệt là chưa có luận văn nào viết về chứng thực
của UBND cấp xã theo quy định của Nghị định số 23/2015/N Đ-CP.

12. 6
Với đề tài “Chứng thực của UBND cấp xã- qua thực tiễn huyện Đông Anh,
thành phố Hà Nội” được coi là công trình đầu tiên nghiên cứu về chứng thực của
UBND cấp xã trong bối cảnh mới. Trên cơ sở nghiên cứu thực trạng, đề tài đưa ra
những giải pháp về chứng thực của UBND cấp xã phù hợp với yêu cầu của thực
tiễn Việt Nam nói chung và huyện Đông Anh nói riêng.
2. Nội dung, địa điểm và phương pháp nghiên cứu
2.1. Nội dung nghiên cứu
- Nghiên cứu các quy định của Pháp luật về chứng thực và hoạt động quản lý
Nhà nước về chứng thực của UBND cấp xã: thực hiện pháp luật về chứng thực,
theo dõi thi hành pháp luật về chứng thực.
- Thực trạng về chứng thực của UBND cấp xã- qua thực tiễn huyện Đông
Anh thành phố Hà Nội;
- Đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động chứng thực, tạo thuận
lợi tối đa nhất cho người dân nhưng vẫn đảm bảo tính pháp lý thống nhất.
2.2. Phương pháp nghiên cứu
- Luận văn nghiên cứu dựa trên lý luận của chủ nghĩa Mác- Lê nin, tư tưởng Hồ
Chí Minh về Nhà nước và Pháp luật, các quan điểm, đường lối, chủ trương của Đảng
về tăng cường quản lý nhà nước bằng pháp luật, về cải cách hành chính, cải cách tư
pháp đáp ứng yêu cầu xây dựng Nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa Việt Nam.
- Trên cơ sở đó Luận văn sử dụng các phương pháp nghiên cứu cụ thể như
Phương pháp thống kê, phân tích, chứng minh, tổng hợp, so sánh nhằm nêu bật
tình hình chứng thực, từ đó đưa ra giải pháp phù hợp. Trong đó phương pháp phân
tích được sử dụng xuyên suốt trong toàn bộ nội dung của Luận văn để giải quyết
những vấn đề mang tính lý luận như khái niệm, đặc điểm của hoạt động chứng
thực, quản lý Nhà nước về chứng thực, đánh giá thực trạng của pháp luật về chứng
thực và quản lý Nhà nước về chứng thực. Phương pháp chứng minh, thống kê
được sử dụng thông qua việc đưa ra các thông tin, số liệu và các ví dụ thực tế có
tính chất điển hình để minh chứng cho nhận định, đánh giá của tác giả. Phương
pháp so sánh cũng được sử dụng ở cả phần lý luận khi dẫn chiếu các quy định của

13. 7
hệ thống pháp luật và thực trạng pháp luật khi đối chiếu với các quy định của pháp
luật về cùng vấn đề ở các văn bản quy định về chứng thực hoặc thực tiễn áp dụng
thi hành hoạt động chứng thực.
2.3. Địa điểm nghiên cứu
- Luận văn nghiên cứu thực tiễn hoạt động chứng thực và hoạt động quản lý Nhà
nước về chứng thực của UBND cấp xã trên địa bàn huyện Đông Anh, thành phố Hà Nội.
Đông Anh là một Huyện ngoại thành, ở vị trí cửa ngõ phía Bắc của Thủ đô
Hà Nội, nằm trong vùng quy hoạch phát triển công nghiệp, đô thị, dịch vụ và du
lịch đã được Chính phủ và Thành phố phê duyệt, là đấu mối giao thông quan trọng
nối Thủ Đô Hà Nội với các Tỉnh phía Bắc.
- Tổng diện tích đất tự nhiên: 18.230 ha; trong đó: Đất nông nghiệp 9.785 ha.
Huyện có 23 xã, 1 thị trấn; 156 thôn, làng và 62 tổ dân phố; Đến nay Huyện có 85
làng văn hoá, trong đó có 35 làng văn hoá cấp Thành phố; Dân số trên 331.000
người, trong đó: dân cư đô thị chiếm 11%.
- Có 33,3 km đường sông (sông Hồng, sông Đuống, sông Cà Lồ) và 20 km
sông nội Huyện (sông Thiếp – Ngũ Huyện khê)
- Có 33 km đường sắt, 4 ga thuộc các tuyến Hà Nội đi Lào Cai; Hà Nội -
Thái Nguyên và có đường QL3, quốc lộ Thăng Long - Nội Bài, QL 23.
- Về Công nghiệp Đông Anh có 2 khu công nghiệp lớn: Khu công nghiệp
Đông Anh và khu công nghiệp Thăng Long. Ngoài ra, trên địa bàn Huyện còn có
một số làng nghề truyền thống đang được đầu tư và phát triển mạnh tại các xã Liên
Hà, Vân Hà, Dục Tú…. Đóng trên địa bàn Huyện có trên 700 công ty TNHH, 355
công ty cổ phần, 105 doanh nghiệp tư nhân, gần 30 công ty nhà nước, 11 công ty
TNHH nhà nước một thành viên và trên 13.000 hộ kinh doanh cá thể.
Với vị trí địa lý thuận lợi và quỹ đất cho phép, Đông Anh đã và đang thu hút
được sự quan tâm của các nhà đầu tư trong và ngoài nước. Trên địa bàn huyện hiện
đã có trên 100 doanh nghiệp trung ương, thành phố và huyện, trong đó có 4 liên
doanh với nước ngoài đã đi vào hoạt động. Trong thời gian tới, các dự án đầu tư còn
tiếp tục gia tăng. Đây là một thế mạnh của Đông Anh để thúc đẩy phát triển kinh tế,
chuyển dịch cơ cấu kinh tế và cơ cấu lao động của huyện.

14. 8
Trong quy hoạch tổng thể của thủ đô Hà Nội đến 2020 đã ưu tiên đầu tư cho
khu vực Bắc Sông Hồng. Tại đây, sẽ hình thành một Hà Nội mới với các khu vực:
Bắc Thăng Long - Vân Trì, Đông Anh - Cổ Loa, Gia Lâm - Sài Đồng - Yên Viên.
Hướng ưu tiên này đã tạo điều kiện đẩy nhanh tốc độ đô thị hoá và phát triển kinh tế
- xã hội cho huyện.
3. Dự kiến kết quả nghiên cứu (viết theo từng nội dung nghiên cứu)
Trên cơ sở thống kê một cách có hệ thống hoạt động chứng thực và đánh giá
một cách tương đối toàn diện về chứng thực của UBND cấp xã- qua thực tiễn huyện
Đông Anh, thành phố Hà Nội. Một số kết quả dự kiến sẽ đạt được sau khi nghiên
cứu, cụ thể như sau:
- Làm sáng tỏ cơ sở lý luận về chứng thực của UBND cấp xã;
- Đánh giá được thực trạng hoạt động chứng thực của UBND cấp xã- qua
thực tiễn huyện Đông Anh, thành phố Hà Nội; những thành tựu đạt được, những tồn
tại, hạn chế, nguyên nhân dẫn đến những tồn tại hạn chế;
- Đề xuất quan điểm và giải pháp hoàn thiện quy định pháp luật và thực thi
pháp luật về chứng thực của UBND cấp xã.
4. Bố cục của Luận văn gồm
Ngoài phần mục lục, mở đầu và danh mục tài liệu tham khảo, luận văn được
chia làm 3 chương cụ thể như sau:
Chương 1: Cơ sở lý luận về chứng thực của UBND cấp xã.
Chương 2: Thực trạng hoạt động chứng thực của UBND cấp xã- qua thực
tiễn huyện Đông Anh, thành phố Hà Nội.
Chương 3: quan điểm và giải pháp hoàn thiện quy định pháp luật và thực thi
pháp luật về chứng thực của UBND cấp xã.

15. 9
Chương 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CHỨNG THỰC
CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ
1.1. Những vấn đề chung về chứng thực
1.1.1. Khái niệm và đặc điểm chứng thực
1.1.1.1. Khái niệm chứng thực
Để hiểu được khái niệm pháp luật về chứng thực, trước hết, cần làm rõ khái
niệm “chứng thực”. “Chứng thực” là một thuật ngữ khá phức tạp, cần được tìm hiểu
dưới góc độ ngôn ngữ học và dưới góc độ khoa học pháp lý và quản lý. Do vậy, cần
phải so sánh, tìm hiểu các quan niệm khác nhau về chứng thực ở trong nước cũng
như những khái niệm tương ứng của khoa học pháp lý nước ngoài.
Về khía cạnh ngôn ngữ, theo Từ điển Tiếng Việt của Viện Ngôn ngữ, Nxb
Đà Nẵng năm 1997 có một số định nghĩa có liên quan đến chứng thực, sao: “Sao.
Chép lại hoặc tạo ra bản khác theo đúng bản gốc (thường nói về giấy tờ hành
chính). Sao đúng nguyên văn một tài liệu. Sao y bản chính. Bản sao” [81, tr.817].
Còn về xác nhận được định nghĩa: “Thừa nhận đúng sự thật. Xác nhận chữ kí. Xác
nhận lời khai. Tin tức đã được xác nhận” [81, tr.1101]. Về chứng thực được định
nghĩa “Nhận cho để làm bằng là đúng sự thật. Chứng thực lời khai. Xác nhận là
đúng. Thực tiễn đã chứng thực điều đó” [81, tr.186]. Như vậy, nghĩa của từ “chứng
thực” xét về góc độ ngôn ngữ còn tồn tại nhiều cách hiểu khác nhau.
Về khía cạnh pháp lý, khái niệm “chứng thực” hoàn toàn không dễ định
nghĩa, để hiểu rõ hơn khái niệm này, cần hiểu về các định nghĩa khác nhau của khoa
học pháp lý nước ta qua các thời kỳ, cũng như cách định nghĩa khác nhau của khoa
học pháp lý nước ngoài.
- Quan niệm của khoa học pháp lý nước ngoài:
Từ góc độ luật học, qua tham khảo một số tài liệu pháp lý nước ngoài có thể
thấy, trong khoa học pháp lý một số nước cũng có những khái niệm tương đương
với khái niệm “chứng thực” trong tiếng Việt.

16. 10
Tại Thụy Sĩ có quy định về hoạt động công chứng và chứng thực. Theo quy
định Luật công chứng và chứng thực ngày 30.08.2011 của bang Aargau, Thụy Sĩ
điều chỉnh việc công chứng và chứng thực trong phạm vi của bang Aargau. Tại
Điều 2 khoản 3 Luật công chứng của Thụy Sĩ: “Việc chứng thực áp dụng đối với
chữ ký, bản sao chụp, trích lục, sao chép hoặc bản dịch”. Mặc dù Luật của Thụy Sĩ
chưa tách riêng thành Luật công chứng, Luật chứng thực nhưng cũng đã có quy
định điều chỉnh về chứng thực.
Theo quy định của Luật công chứng Cộng hoà liên bang Đức ngày 28/9/1969
tại chương III có quy định các việc công chứng khác, điều chỉnh về chứng thực. Cụ
thể tại Khoản 1, Điều 42 quy định chứng thực bản sao: “Khi chứng thực bản sao
một văn bản cần xác định đó là bản chính”. Tại Điều 39 Luật này cũng quy định về
chứng thực đơn giản:
Khi chứng thực chữ ký, dấu vân tay, tên hãng cũng như khi chứng
thực thời điểm xuất trình giấy tờ cá nhân, chứng thực việc đã vào sổ
đăng ký hoặc chứng thực các bản sao lục và các văn bản đơn giản khác
thì chỉ cần một văn bản công chứng thay vì biên bản công chứng, trong
đó có chữ ký, dấu niêm phong và ghi rõ ngày, nơi lập, văn bản công
chứng là đủ.
Tại khoản 1, 2, 3 Điều 40 của Luật này quy định về chứng thực chữ ký: Một
chữ ký chỉ được chứng thực bởi công chứng viên biết chữ ký hoặc lấy được chữ ký
đó; Công chứng viên chỉ cần kiểm tra lại văn bản xem có tồn tại lý do nào đó gây
phương hại đến việc hành nghề của mình; Khi chứng thực phải khái quát nhân thân
đương sự - người mà công chứng viên biết hoặc lấy được chữ ký và phải nói rõ là
công chứng viên biết trước chữ ký hay vừa lấy chữ ký.
Như vậy, các văn bản pháp luật nước ngoài cũng chỉ đưa ra thuật ngữ “chứng thực”
với những việc làm, hành động cụ thể mà không đưa ra khái niệm về “chứng thực”.
- Quan niệm về “chứng thực” trong các văn bản pháp luật Việt Nam trước
năm 2015:
+ Sắc lệnh số 59/SL ngày 15/11/1945 của Chính phủ lâm thời Việt Nam dân

17. 11
chủ cộng hòa ấn định thể lệ việc thị thực các giấy tờ, Hồ Chủ tịch không dùng thuật
ngữ “chứng thực” mà sử dụng thuật ngữ “thị thực”:
Các Ủy ban có quyền thị thực tất cả các giấy má trong địa
phương mình, bất kỳ người đương sự làm giấy má ấy thuộc về quốc
tịch nào. Tuy nhiên, Ủy ban thị thực phải là Ủy ban ở trú quán một
bên đương sự lập ước và việc bất động sản phải là Ủy ban ở nơi sở tại
bất động sản [30, Điều thứ hai].
+ Nghị định số 31/CP đã giao cho UBND thực hiện việc chứng thực: Uỷ ban
nhân dân quận, huyện, thị xã thuộc tỉnh chứng thực các việc do pháp luật quy định và
chứng thực bản sao giấy tờ từ bản chính, trừ các việc được quy định tại khoản 1, 2 Điều
18 của Nghị định này. Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn chứng thực việc từ chối
nhận di sản, chứng thực di chúc và các việc khác do pháp luật quy định [80, Điều 19].
+ Nghị định số 75/2000/NĐ- CP là văn bản đầu tiên đưa ra khái niệm “chứng
thực” và có sự tách bạch giữa thuật ngữ ”công chứng” với ”chứng thực”. Theo đó:
Chứng thực là việc Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã xác nhận
sao y giấy tờ, hợp đồng, giao dịch và chữ ký của cá nhân trong các giấy
tờ phục vụ cho việc thực hiện các giao dịch của họ theo quy định của
Nghị định này. Công chứng là việc Phòng Công chứng chứng nhận tính
xác thực của hợp đồng được giao kết hoặc giao dịch khác được xác lập
trong quan hệ dân sự, kinh tế, thương mại và quan hệ xã hội khác (sau
đây gọi là hợp đồng, giao dịch) và thực hiện các việc khác theo quy định
của pháp luật [17, Điều 2].
+ Đến năm 2006 Quốc Hội ban hành Luật công chứng và năm 2007 Chính
Phủ ban hành Nghị định số 79/NĐ- CP ngày 18/5/2007 về cấp bản sao từ sổ gốc,
chứng thức bản sao từ bản chính (sau đây gọi tắt là Nghị định số 79/NĐ - CP), sự
tách bạch giữa công chứng với chứng thực rõ ràng hơn. Theo đó, Luật công chứng
điều chỉnh hoạt động công chứng; Nghị định 79/NĐ- CP điều chỉnh hoạt động
chứng thực. Nghị định số 79/NĐ-CP không đưa ra khái niệm chung về “chứng
thực” mà chỉ giải thích cụ thể các hoạt động chứng thực gồm:

18. 12
- Cấp bản sao từ sổ gốc: là việc cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc, căn cứ
vào sổ gốc để cấp bản sao. Bản sao từ sổ gốc phải có nội dung đúng với nội dung
ghi trong sổ gốc.
- Chứng thực bản sao từ bản chính: là việc cơ quan Nhà nước có thẩm quyền
theo quy định tại Điều 5 của Nghị định này căn cứ vào bản chính để chứng thực bản
sao là đúng với bản chính
- Chứng thực chữ ký: Là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy
định tại Điều 5 của Nghị định này chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ
ký của người đã yêu cầu chứng thực [21, Điều 2].
- Khái niệm “chứng thực” trong pháp luật hiện hành:
Theo Nghị định số 23/2015/NĐ- CP khái niệm về chứng thực được giải thích
bằng những từ ngữ dưới đây và được hiểu như sau:
1. Cấp bản sao từ sổ gốc” là việc cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ
gốc, căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao. Bản sao từ sổ gốc có nội dung
đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc.
2. Chứng thực bản sao từ bản chính” là việc cơ quan, tổ chức có
thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này căn cứ vào bản chính để
chứng thực bản sao là đúng với bản chính.
3. Chứng thực chữ ký” là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền
theo quy định tại Nghị định này chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn
bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực.
4. Chứng thực hợp đồng, giao dịch” là việc cơ quan có thẩm quyền
theo quy định tại Nghị định này chứng thực về thời gian, địa điểm giao kết
hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc
dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch [29, Điều 2].
Về cơ bản, Nghị định này kế thừa khái niệm về “chứng thực” của Nghị định
số 79/2007/NĐ- CP và bổ sung thêm quy định mới về khái niệm “chứng thực hợp
đồng, giao dịch”. Nghị định số 23/2015/NĐ- CP không đưa ra khái niệm ”chứng
thực ” cụ thể, tuy nhiên chúng ta có thể hiểu chung nhất về hoạt động chứng thực

19. 13
theo quy định của Nghị định này là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy
định của pháp luật xác nhận tính chính xác, tính có thực của các giấy tờ, văn bản
được chứng thực so với bản chính và sổ gốc; xác nhận tính chính xác, tính có thực
của chữ ký được chứng thực là chữ ký của một cá nhân cụ thể; xác nhận tính chính
xác, tính có thực của thời gian giao kết hợp đồng giao dịch, năng lực hành vi dân
sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc điểm chỉ của các bên tham gia giao kết hợp đồng
giao dịch, là cơ sở phục vụ cho việc thực hiện các giao dịch của cá nhân, tổ chức
trong xã hội được dễ dàng, thuận tiện.
Như vậy, trải qua các thời kỳ đến nay, chưa có văn bản pháp luật nào đưa ra
một khái niệm rõ ràng, bao quát được đúng bản chất của hoạt động chứng thực, mà
chủ yếu đưa ra khái niệm chứng thực của một việc cụ thể nào đó. Tuy nhiên, phân
tích từ các khái niệm nêu trên ta có thể hiểu chung nhất về khái niệm, thuật ngữ
“chứng thực” dưới hai góc độ như sau:
- Theo nghĩa rộng: Chứng thực là hoạt động mang tính chất hành chính của
cơ quan công quyền, do cơ quan nhà nước, tổ chức có thẩm quyền theo quy định
của pháp luật thực hiện chứng thực bản sao từ sổ gốc; chứng thực sao y bản chính;
chứng thực chữ ký; chứng thực hợp đồng, giao dịch và chịu trách nhiệm về tính xác
thực của văn bản được chứng thực theo quy định của pháp luật.
- Theo nghĩa hẹp: Chứng thực là hoạt động mang tính chất hành chính do Phòng
Tư pháp cấp huyện, UBND cấp xã, cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự và cơ
quan khác (sau đây gọi chung là cơ quan đại diện) và các tổ chức hành nghề công
chứng thực hiện theo thẩm quyền quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ- CP, đó là:
Cấp bản sao từ Sổ gốc; sao y bản sao từ bản chính; chứng thực chữ ký trong các giấy
tờ liên quan đến bản thân người yêu cầu chứng thực; chứng thực hợp đồng giao dịch
về thời gian địa điểm giao kết hợp đồng giao dịch, năng lực hành vi dân sự, ý chí tự
nguyện, chữ ký hoặc điểm chỉ của các bên tham gia giao kết hợp đồng giao dịch [6].
1.1.1.2. Đặc điểm của hoạt động chứng thực
- Hoạt động chứng thực mang tính chất hành chính do cơ quan nhà nước, tổ
chức được Nhà nước trao quyền thực hiện Hoạt động chứng thực phải do các cơ

20. 14
quan nhà nước có thẩm quyền thực hiện là Phòng Tư pháp cấp huyện, UBND cấp
xã, các cơ quan đại diện của Việt Nam, các tổ chức hành nghề công chứng thực hiện
theo thẩm quyền được pháp luật quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ - CP mà
không thể ủy quyền cho bất cứ cơ quan nào khác.
- Hoạt động chứng thực nhằm xác nhận giá trị pháp lý của văn bản theo quy
định của pháp luật
Việc cấp bản sao từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính có giá trị
pháp lý sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch. Chữ ký được chứng thực có
giá trị chứng minh người yêu cầu chứng thực đã ký chữ ký đó, là căn cứ để xác định
trách nhiệm của người ký đối với nội dung của giấy tờ, văn bản mà người đó đã ký.
Hợp đồng, giao dịch được chứng thực có giá trị xác nhận thời gian, địa điểm giao
kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu
điểm chỉ của các bên tham gia giao kết hợp đồng là có thật, là cơ sở xác định trách
nhiệm của các bên tham gia giao kết hợp đồng, giao dịch khi có tranh chấp.
- Cơ quan nhà nước, tổ chức có thẩm quyền chứng thực phải chịu trách
nhiệm Bảo đảm trung thực, chính xác, khách quan khi thực hiện chứng thực.
Văn bản đã được cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực có giá trị pháp
lý thay cho bản chính; người tiếp nhận không được yêu cầu xuất trình bản chính để
đối chiếu, trừ trường hợp có căn cứ về việc bản sao giả mạo, bất hợp pháp thì yêu
cầu xuất trình bản chính để đối chiếu hoặc tiến hành xác minh [29, Điều 6]
Cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực phải thực hiện thủ tục chứng thực
văn bản, giấy tờ theo đúng trình tự quy định của pháp luật về chứng thực, trong trường
hợp có sai phạm sẽ phải chịu trách nhiệm trước pháp luật [29, Điều 9, Khoản 1,2,3].
Trong khi thi hành nhiệm vụ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản
chính, chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng, giao dịch người thực hiện nhiệm
vụ do thiếu tinh thần trách nhiệm hoặc cố ý làm trái các quy định của Nghị định số
23/2015/NĐ- CP và các văn bản quy phạm pháp luật khác thì tuỳ theo mức độ vi
phạm có thể bị xử lý kỷ luật, bồi thường theo quy định của pháp luật về xử lý vi
phạm hành chính [29, Điều 44].

21. 15
1.1.2. Nội dung và chủ thể thực hiện chứng thực
Về nội dung: Chứng thực là hoạt động mang tính chất hành chính của cơ
quan, tổ chức được trao quyền thực hiện chứng thực bản sao từ sổ gốc, bản sao từ
bản chính; chứng thực chữ ký; chứng thực hợp đồng, giao dịch và chịu trách nhiệm
về tính xác thực của văn bản, giấy tờ theo quy định của pháp luật. Về bản chất, cơ
quan thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính, bản sao từ sổ gốc, chứng thực chữ
ký, chứng thực hợp đồng, giao dịch của cá nhân, tổ chức chỉ chịu trách nhiệm về
tính trung thực, chính xác, khách quan của văn bản, giấy tờ đã chứng thực mà
không chịu trách nhiệm về nội dung của văn bản, giấy tờ.
Chủ thể tham gia: Cá nhân (người yêu cầu thực hiện chứng thực) là chủ thể
yêu cầu chứng thực. Cơ quan và các tổ chức thực hiện chứng thực (Phòng Tư pháp
cấp huyện, UBND cấp xã, cơ quan đại diện, các tổ chức hành nghề công chứng) là
chủ thể thực hiện chứng thực.
Quyền và nghĩa vụ của chủ thể thực hiện chứng thực: Trong phạm vi,
quyền hạn của mình chủ thể thực hiện chứng thực bố trí nhân sự có đủ trình độ, kỹ
năng và kiến thức pháp luật để tiếp nhận yêu cầu chứng thực và giúp việc cho
Trưởng phòng Tư pháp, Phó Phòng Tư pháp; Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND cấp xã;
người đứng đầu cơ quan đại diện ngoại giao của Việt Nam ở nước ngoài trong công
tác chứng thực; Trưởng các tổ chức hành nghề công chứng.
Khi chứng thực, chủ thể thực hiện chứng thực phải đảm bảo một số nguyên
tắc được quy định tại Điều 9 Nghị định số 23/2015/NĐ- CP:
- Thực hiện việc chứng thực theo đúng thẩm quyền;
- Đảm bảo tính trung thực, chính xác, khách quan khi thực hiện chứng thực;
- Chịu trách nhiệm trước pháp pháp luật về việc chứng thực của mình;
- Không chứng thực hợp đồng, giao dịch, chứng thực chữ ký có liên quan
đến tài sản, lợi ích của bản thân mình hoặc của những người thân thích là vợ hoặc
chồng; cha mẹ đẻ, cha mẹ nuôi; cha mẹ đẻ hoặc cha mẹ nuôi của vợ hoặc chồng;
con đẻ, con nuôi, con dâu, con rể; ông, bà; anh chị em ruột; anh chị em ruột của vợ
hoặc chồng; cháu là con của con đẻ, con nuôi;

22. 16
- Từ chối chứng thực theo quy định của pháp luật (giải thích rõ lý do từ chối
cho người yêu cầu chứng thực biết. Nếu việc chứng thực không thuộc thẩm quyền
của cơ quan mình thì hướng dẫn công dân có yêu cầu đến cơ quan có thẩm quyền).
- Yêu cầu cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan cung cấp thông tin cần thiết
cho việc thực hiện chứng thực; hoặc để xác minh tính hợp pháp của giấy tờ, văn bản
yêu cầu chứng thực;
- Lập biên bản tạm giữ giấy tờ, văn bản có dấu hiệu giả mạo; ra quyết định
xử phạt vi phạm hành chính theo thẩm quyền hoặc chuyển cơ quan Nhà nước có
thẩm quyền xử lý theo quy định của pháp luật đối với giấy tờ, văn bản yêu cầu
chứng thực được cấp sai thẩm quyền, giả mạo hoặc có nội dung trái pháp luật, đạo
đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt
Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy
tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân.
Quyền và nghĩa vụ của chủ thể yêu cầu thực hiện chứng thực: Người yêu
cầu chứng thực có quyền yêu cầu chứng thực tại bất kỳ cơ quan, tổ chức có thẩm
quyền nào thuận tiện nhất, trừ trường hợp Việc chứng thực các hợp đồng, giao dịch
liên quan đến quyền của người sử dụng đất được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp
xã nơi có đất. Việc chứng thực các hợp đồng, giao dịch liên quan đến nhà ở được
thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có nhà [29, Điều 5, Khoản 6].
Trong trường hợp bị từ chối chứng thực thì có quyền yêu cầu cơ quan, tổ chức
từ chối giải thích rõ lý do bằng văn bản hoặc khiếu nại theo quy định của pháp luật.
Người yêu cầu chứng thực phải chịu trách nhiệm về nội dung, tính hợp lệ,
hợp pháp của giấy tờ, văn bản mà mình yêu cầu chứng thực hoặc xuất trình khi làm
thủ tục chứng thực theo quy định của Nghị định này.
1.1.3. Phân loại hoạt động chứng thực
Có 02 cách phân loại hoạt động chứng thực:
1.1.3.1. Căn cứ theo thẩm quyền thực hiện chứng thực [29, Điều 5], gồm:
- Chứng thực thực hiện tại Phòng Tư pháp cấp huyện gồm: chứng thực bản sao
từ bản chính các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt và tiếng nước ngoài; chứng thực chữ

23. 17
ký trong các giấy tờ, văn bản; chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn
bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt hoặc từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài;
chứng thực hợp đồng giao dịch liên quan đến tài sản là động sản; chứng thực văn bản
thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di sản là động sản.
- Chứng thực thực hiện tại UBND cấp xã gồm: Chứng thực bản sao từ bản
chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền Việt Nam cấp hoặc chứng
nhận; chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản, trừ chứng thực chữ ký người
dịch; chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản; chứng thực
hợp đồng, giao dịch liên quan đến thực hiện các quyền của người sử dụng đất theo
quy định của Luật đất đai; Chứng thực hợp đồng giao dịch về Nhà ở theo quy định
của Luật Nhà ở; chứng thực di chúc; chứng thực văn bản từ chối nhận di sản; chứng
thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di sản là
động sản, quyền sử dụng đất theo quy định của Luật đất đai, là Nhà ở theo quy định
của Luật Nhà ở.
- Chứng thực được thực hiện tại cơ quan đại diện của Việt Nam tại nước
ngoài: Cơ quan đại diện của Việt Nam tại nước ngoài có thẩm quyền chứng thực
bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt và tiếng nước ngoài;
chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt hoặc tiếng nước
ngoài; chữ ký người dịch trong các bản dịch từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt
hoặc từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài
- Chứng thực được thực hiện tại các tổ chức hành nghề công chứng: Công
chứng viên có thẩm quyền và trách nhiệm các việc chứng thực bản sao từ bản chính
các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt và tiếng nước ngoài; chứng thực chữ ký trong
các giấy tờ, văn bản, trừ chứng thực chữ ký người dịch.
1.1.3.2. Căn cứ theo nội dung hoạt động chứng thực
- Cấp bản sao từ sổ gốc (hay gọi là chứng thực bản sao từ sổ gốc): là việc cơ
quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc, căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao. Bản sao từ sổ
gốc có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc.
- Chứng thực bản sao từ bản chính: là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền
căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính.

24. 18
- Chứng thực chữ ký: là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực chữ
ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực.
- Chứng thực hợp đồng, giao dịch: là việc cơ quan có thẩm quyền chứng
thực về thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý
chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch.
1.1.4. Yêu cầu của hoạt động chứng thực
Đảm bảo tính kịp thời
Mọi yêu cầu chứng thực của cá nhân, tổ chức phải được công chức Tư pháp,
công chứng viên thực hiện kịp thời đúng quy định của pháp luật về quy trình, thời
gian, thẩm quyền giải quyết, đảm bảo lợi ích của cá nhân, tổ chức. Tính kịp thời của
hoạt động chứng thực có tác động rất lớn đến các giao dịch dân sự, kinh tế, thương
mại… của cá nhân, tổ chức có yêu cầu. Không đảm bảo tính kịp thời có thể gây ảnh
hưởng lớn về kinh tế của cá nhân, tổ chức có yêu cầu, gây mất ổn định xã hội và sự
hoài nghi của người dân. Tuy nhiên, tính kịp thời của công tác chứng thực chỉ có
thể đạt được khi người dân có ý thức tự giác thực hiện quyền và nghĩa vụ khi có yêu
cầu chứng thực đồng thời công chức Tư pháp và công chứng viên phải có ý thức
trách nhiệm, trình độ chuyên môn vững vàng đảm bảo hoạt động chứng thực đúng
quy định của pháp luật.
Đảm bảo tính trung thực, chính xác và khách quan
Tính trung thực, chính xác và khách quan là yêu cầu quan trọng trong hoạt
động chứng thực. Tôn trọng tính trung thực, chính xác, khách quan mới đảm bảo
được tính xác thực của văn bản, giấy tờ được chứng thực; đảm bảo sự công bằng
trong xã hội; đảm bảo được quyền, lợi ích chính đáng của cá nhân, tổ chức trong
các quan hệ, giao dịch được đầy đủ nhất.
Do nhận thức chưa đầy đủ về ý nghĩa quan trọng của việc đảm bảo tính trung
thực, chính xác, khách quan trong hoạt động chứng thực nên có tình trạng người
dân vì muốn cho con đi học sớm hoặc để được miễn, giảm tiền vé máy bay đối với
trẻ em đi du lịch bằng máy bay nên tìm mọi cách để được cấp bản sao Giấy khai
sinh có thông tin về năm sinh sai lệch so với bản chính, và sổ đăng ký hoặc sử dụng

25. 19
bằng cấp giả để thực hiện chứng thực sao y bản chính... Hoặc có hiện tượng Chủ
tịch (Phó chủ tịch) UBND cấp xã tự ý ký và cấp bản sao giấy khai sinh theo sổ hộ
khẩu và giấy chứng minh nhân dân của công dân mà không thông qua việc tra cứu
sổ đăng ký hộ tịch dẫn đến tình trạng bản sao giấy khai sinh không có ngày, tháng
sinh (chỉ có năm sinh), không có số, quyển số phát hành theo quy định của biểu
mẫu; chứng thực chữ ký mà không được vào sổ chứng thực chữ ký theo quy định….
Những hiện tượng vi phạm tính trung thực, chính xác, khách quan trong hoạt động
chứng thực nêu trên có thể dẫn tới những hệ quả phức tạp về sau nếu các giấy tờ
như học bạ, hộ khẩu, chứng minh nhân dân của cá nhân có những thông tin sai lệch
so với giấy khai sinh hoặc vô hình dung tạo điều kiện cho hoạt động hợp thức hóa
các giấy tờ, hồ sơ không hợp pháp.
Tính đúng thẩm quyền
Khi tiếp nhận yêu cầu chứng thực của cá nhân, tổ chức, cán bộ tiếp nhận, thụ
lý phải nắm chắc được phạm vi, thẩm quyền thực hiện của cơ quan, tổ chức mình từ
đó mới xác nhận được yêu cầu chứng thực đó có thuộc thẩm quyền giải quyết của
cơ quan, tổ chức mình không, nếu thuộc thẩm quyền giải quyết của cơ quan mình
thì tiếp nhận, giải quyết; nếu không thuộc thẩm quyền giải quyết của cơ quan mình
thì từ chối và hướng dẫn cá nhân, tổ chức đó đến cơ quan, tổ chức có thẩm quyền
giải quyết để thực hiện.
Để tiến tới thực hiện việc cấp số định danh công dân thì tính trung thực,
tính chính xác khách quan và tính đúng thẩm quyền trong hoạt động chứng thực
cần phải được đặc biệt tôn trọng, tránh tình trạng tùy tiện thiếu trách nhiệm của
một số cán bộ, công chức, tạo đồng thuận trong thi hành pháp luật và sự đồng
thuận trong nhân dân.
1.1.5. Phân biệt hoạt động chứng thực với hoạt động công chứng
Luật công chứng năm 2014 và Nghị định số 23/2015/NĐ- CP của Chính phủ
đã phân biệt thẩm quyền trong thực hiện hoạt động công chứng và hoạt động chứng
thực nhưng trong nhận thức về lý luận cũng như trong quy định của pháp luật còn
có sự chồng chéo giữa hoạt động công chứng của các tổ chức hành nghề công

26. 20
chứng với hoạt động chứng thực của các cơ quan hành chính Nhà nước. Theo đó,
chúng ta có thể phân biệt hoạt động chứng thực và hoạt động công chứng dưới các
góc độ như sau:
Một là, về khái niệm:
Công chứng là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề
công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch
dân sự khác bằng văn bản (sau đây gọi là hợp đồng, giao dịch), tính chính
xác, hợp pháp không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ
tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt
(sau đây gọi là bản dịch) mà theo quy định của pháp luật phải công chứng
hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng [57, Điều 2, Khoản 1].
“Chứng thực” là việc cơ quan hành chính Nhà nước, tổ chức có thẩm quyền
căn cứ vào Sổ đăng ký để chứng thực bản sao là đúng với Sổ gốc; căn cứ vào bản
chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính; chứng thực chữ ký trong các
giấy tờ, văn bản là chữ ký của người đã yêu cầu chứng thực; chứng thực hợp đồng,
giao dịch về thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân
sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch
Hai là, về thẩm quyền
Thẩm quyền công chứng: Công chứng do các cơ quan bổ trợ tư pháp (các tổ
chức hành nghề công chứng) thực hiện. Phòng Công chứng do UBND cấp tỉnh
thành lập, là đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Sở Tư pháp, có trụ sở, con dấu và tài
khoản riêng. Văn phòng công chứng do hai công chứng viên hợp danh trở lên thành
lập theo loại hình tổ chức của công ty hợp danh, có con dấu và tài khoản riêng, hoạt
động theo nguyên tắc tự chủ về tài chính bằng nguồn thu từ phí công chứng, thù lao
công chứng và các nguồn thu hợp pháp khác
Thẩm quyền chứng thực: Chứng thực chủ yếu do các cơ quan hành chính nhà
nước thực hiện, các tổ chức hành nghề công chứng thực hiện. Cụ thể là: Phòng Tư
pháp cấp huyện; UBND cấp xã; cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan đại diện lãnh
sự và cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở

27. 21
nước ngoài; Công chứng viên. Tùy từng loại giấy tờ mà thực hiện chứng thực ở các
cơ quan khác nhau.
Ba là, về bản chất:
Hoạt động công chứng mang tính pháp lý cao hơn hoạt động chứng thực
“Chứng thực” là việc xác nhận sự việc là có thật, không đề cập đến nội
dung, chủ yếu chú trọng về mặt hình thức; trong khi “công chứng” bảo đảm nội
dung của một hợp đồng, giao dịch, công chứng viên chịu trách nhiệm về tính hợp
pháp, tính không trái pháp luật, không trái đạo đức xã hội của hợp đồng, giao dịch
đó và qua việc bảo đảm tính hợp pháp để giảm thiểu rủi ro.
Bốn là, về giá trị pháp lý của văn bản:
Giá trị pháp lý của văn bản công chứng: Có hiệu lực kể từ ngày được công
chứng viên ký và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng. Hợp đồng, giao dịch
được công chứng có hiệu lực thi hành bắt buộc đối với các bên liên quan; trong
trường hợp bên có nghĩa vụ không thực hiện nghĩa vụ của mình thì bên kia có
quyền yêu cầu Tòa án giải quyết theo quy định của pháp luật, trừ trường hợp các
bên tham gia hợp đồng, giao dịch có thỏa thuận khác. Hợp đồng, giao dịch được
công chứng có giá trị chứng cứ hơn hẳn những nguồn chứng cứ khác; những tình
tiết, sự kiện trong hợp đồng, giao dịch được công chứng không phải chứng minh,
trừ trường hợp bị Tòa án tuyên bố là vô hiệu. Bản dịch được công chứng có giá trị
sử dụng như giấy tờ, văn bản được dịch.
Giá trị pháp lý của văn bản được chứng thực: Bản sao được cấp từ sổ gốc,
bản sao được chứng thực từ bản chính có giá trị pháp lý sử dụng thay cho bản chính
đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có
quy định khác. Chữ ký được chứng thực có giá trị chứng minh người yêu cầu chứng
thực đã ký chữ ký đó, là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký về nội dung
của giấy tờ, văn bản. Hợp đồng, giao dịch được chứng thực có giá trị chứng cứ
chứng minh về thời gian, địa điểm các bên đã ký hợp đồng, giao dịch; năng lực
hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp
đồng, giao dịch.

28. 22
Tóm lại, hoạt động công chứng và hoạt động chứng thực là hai lĩnh vực hoàn
toàn khác nhau, khác về thẩm quyền (chủ thể thực hiện), khác về đối tượng, tính
chất công việc và khác nhau về giá trị pháp lý. Sự khác nhau này là cơ sở để đổi
mới nhận thức lý luận về hoạt động chứng thực ở Việt Nam hiện nay.
1.2. Chứng thực của UBND cấp xã
1.2.1. Khái niệm và đặc điểm
*. Khái niệm:
Uỷ ban nhân dân do Hội đồng nhân dân cùng cấp bầu là cơ quan chấp hành
của Hội đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm
trước Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên. Uỷ ban nhân dân
chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản của cơ quan nhà nước cấp
trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp nhằm bảo đảm thực hiện chủ
trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh và thực
hiện các chính sách khác trên địa bàn. Bên cạnh chức năng quản lý Nhà nước ở địa
phương, Uỷ ban nhân dân còn thực hiện chức năng cung cấp các dịch vụ công.
Chứng thực theo yêu cầu của công dân là một trong những dich vụ hành chính công
mà UBND cấp xã phải hực hiện hàng ngày theo yêu cầu của cá nhân, tổ chức.
Từ nhận thức trên ta có thể đưa ra khái niệm chứng thực của UBND cấp xã
như sau:
“Chứng thực của UBND cấp xã là hoạt động mang tính hành chính Nhà nước
do UBND cấp xã thực hiện việc cấp bản sao từ sổ gốc;chứng thực bản sao từ bản
chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng
nhận; chứng thực chữ ký trong giấy tờ văn bản (trừ việc chứng thực chữ ký người
dịch) là chữ ký của người đã yêu cầu chứng thực; xác nhận thời gian, địa điểm giao
kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu
điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch là có thật tại thời điểm giao kết”.
*. Đặc điểm:
Là cơ quan hành chính Nhà nước ở địa phương, UBND cấp xã thực hiện
hoạt động chứng thực theo thẩm quyền được pháp quy định. Do đó chứng thực
của UBND cấp xã có đầy đủ những đặc điểm của hoạt động chứng thực nói
chung, đó là:

29. 23
Một là, mang tính chất hành chính: Hoạt động chứng thực của UBND cấp xã
phải tuân thủ các quy định pháp luật về trình tự, thủ tục hành chính khi thực hiện
chứng thực;
Hai là, xác nhận giá trị pháp lý của văn bản được chứng thực:
Bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các
giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
Bản sao được chứng thực từ bản chính có giá trị sử dụng thay cho bản chính
đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có
quy định khác.
Chữ ký được chứng thực theo quy định tại Nghị định này có giá trị chứng
minh người yêu cầu chứng thực đã ký chữ ký đó, là căn cứ để xác định trách nhiệm
của người ký về nội dung của giấy tờ, văn bản.
Hợp đồng, giao dịch được chứng thực theo quy định của Nghị định này có
giá trị chứng cứ chứng minh về thời gian, địa điểm các bên đã ký kết hợp đồng, giao
dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các
bên tham gia hợp đồng, giao dịch.
Ba là, chịu trách nhiệm về tính trung thực, tính chính xác và tính khách quan
của giấy tờ, văn bản do mình chứng thực: Văn bản, giấy tờ đã được UBND cấp xã
chứng thực có giá trị pháp lý thay cho bản chính; người tiếp nhận không được yêu
cầu xuất trình bản chính để đối chiếu, trừ trường hợp có căn cứ về việc bản sao giả
mạo, bất hợp pháp thì yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu hoặc tiến hành xác
minh [29, Điều 6, Khoản 2].
1.2.2. Thẩm quyền và trách nhiệm
Thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực của UBND cấp xã:
- Chứng thực tính có thật của bản sao từ sổ gốc: Khi chứng thực bản sao từ
sổ gốc UBND cấp xã phải căn cứ vào sổ gốc do cơ quan đang quản lý để cấp. Bản
sao từ sổ gốc có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc;
- Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm
quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận: UBND cấp xã căn cứ vào bản chính
theo thẩm quyền chứng thực để chứng thực bản sao là đúng với bản chính.

30. 24
- Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản, trừ việc chứng thực chữ ký
người dịch: là việc UBND cấp xã chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ
ký của một cá nhân (một người) cụ thể đã yêu cầu chứng thực là có thật;
- Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến thực hiện quyền của người
sử dụng đất theo quy định của Luật đất đai; Chứng thực hợp đồng giao dịch về Nhà
ở theo quy định của Luật Nhà ở; Chứng thực di chúc; Chứng thực văn bản từ chối
nhận di sản. Khi chứng thực các hợp đồng, giao dịch UBND cấp xã chỉ phải chịu
trách nhiệm về thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng; năng lực hành vi dân sự, ý chí
tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch mà
không phải chịu trách nhiệm về nội dung của hợp đồng. Quy định này nhằm phân
định giá trị pháp lý của hợp đồng, giao dịch được chứng thực với giá trị pháp lý của
hợp đồng, giao dịch được công chứng.
1.2.3. Chủ thể thực hiện
Chủ thể thực hiện hoạt động chứng thực tại UBND cấp xã là Chủ tịch, các
Phó chủ tịch UBND cấp xã thực hiện ký chứng thực và đóng dấu của UBND cấp
xã. Cán bộ giúp việc cho Chủ tịch, phó chủ tịch UBND cấp xã trong hoạt động
chứng thực là cán bộ, công chức Tư pháp phụ trách hoạt động chứng thực.
Để nâng cao hiệu quả trong hoạt động chứng thực của UBND cấp xã cần
phải nâng cao vai trò trách nhiệm của cấp ủy đảng, chính quyền cấp cơ sở trong chỉ
đạo và tổ chức thực hiện nhiệm vụ chứng thực cũng như thực hiện tốt Nghị định
23/NĐ- CP. Bố trí cán bộ thụ lý, tham mưu thực hiện công tác chứng thực là công
chức Tư pháp- là người có trình độ pháp lý, am hiểu pháp luật. Đồng thời tạo điều
kiện để công chức Tư pháp tham gia học tập nâng cao trình độ, nghiệp vụ và kỹ
năng chứng thực đáp ứng yêu cầu chứng thực của địa phương.
1.3. Quản lý nhà nước về chứng thực của UBND cấp xã
1.3.1. Khái niệm và đặc điểm quản lý Nhà nước về chứng thực của UBND
cấp xã
1.3.1.1. Khái niệm
Có rất nhiều quan điểm khác nhau về quản lý. Nhưng quan điểm chung nhất
về quản lý do các nhà điều khiển học đưa ra là “quản lý là sự tác động định hướng

31. 25
lên bất kỳ một hệ thống nào đó nhằm trật tự hóa nó và hướng nó phát triển phù hợp
với những qui luật nhất định” [82, tr.83].
Có thể hiểu quản lý là:
Sự tác động liên tục có tổ chức, có định hướng, có mục đích, có
kế hoạch của chủ thể quản lý đến đối tượng quản lý để chỉ huy, điều
khiển, liên kết các yếu tố tham gia vào các hoạt động thành một chỉnh
thể thống nhất, điều hoà hoạt động của các khâu một cách hợp quy luật
nhằm đạt đến các mục tiêu xác định trong điều kiện biến động của môi
trường [82, tr.83].
Chủ thể quản lý xã hội là con người hoặc tổ chức. Đối tượng của quản lý xã
hội là các quan hệ xã hội mà chủ thể quản lý tác động tới. Nói cách khác, đối tượng
của quản lý xã hội là quản lý con người. Khách thể của quản lý xã hội là trật tự xã
hội. Mục đích cần đạt được của chủ thể quản lý xã hội là làm cho hành vi của đối
tượng bị quản lý phải thực hiện theo ý chí của chủ thể quản lý. Mối quan hệ giữa
chủ thể quản lý và đối tượng bị quản lý được thể hiện thông qua mối quan hệ
“quyền uy- phục tùng”.
Để thực hiện chức năng quản lý nhà nước, tổ chức bộ máy hành chính nhà
nước được tổ chức từ Trung ương đến địa phương, thực hiện quản lý theo ngành và
lãnh thổ. Chính phủ chịu trách nhiệm quản lý nhà nước chung, UBND các cấp thực
hiện quản lý nhà nước tại địa phương góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống
nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ Trung ương tới cơ sở. Để đảm bảo hoạt
động quản lý của Nhà nước về chứng thực của UBND cấp xã phải sử dụng đến hệ
thống các quy định của pháp luật về chứng thực. Dưới sự tác động, điều chỉnh của
quy phạm pháp luật về chứng thực thì các quan hệ xã hội phát sinh trong lĩnh vực
chứng thực thuộc thẩm quyền của UBND cấp xã được đặt vào khung pháp lý theo ý
chí của nhà nước. Từ đó, nhà nước mới kiểm tra, kiểm soát một cách chặt chẽ các
hoạt động chứng thực diễn ra trên từng địa bàn, từng xã, phường, thị trấn.
Từ nhận thức trên, ta có thể hiểu quản lý nhà nước về chứng thực của UBND
cấp xã là việc UBND cấp xã thông qua các hoạt động tổ chức thực hiện pháp luật,

32. 26
áp dụng pháp luật, theo dõi thi hành pháp luật về chứng thực; Tuyên tuyền phổ
biến, vận động nhân dân chấp hành các quy định vê chứng thực; Giải quyết khiếu
nại, tố cáo và xử lý các vi phạm hành chính liên quan đến chứng thực theo thẩm
quyền nhằm định hướng cho các chủ thể tham gia quan hệ xã hội trong lĩnh vực
chứng thực phù hợp với yêu cầu của pháp luật về chứng thực.
1.3.1.2. Đặc điểm
Quản lý nhà nước về chứng thực của UBND cấp xã có những đặc điểm của
quản lý nhà nước nói chung, song do tính chất đặc thù của lĩnh vực chứng thực quy
định nên quản lý Nhà nước về chứng thực của UBND cấp xã có những đặc điểm riêng.
Một là chủ thể quản lý:
UBND cấp xã là chủ thể quản lý trực tiếp, Hội đồng nhân dân cấp xã, Ủy ban
Mặt trận tổ quốc cấp xã và các tổ chức thành viên và các đoàn thể cấp xã là chủ thể
giám sát hoạt động chứng thực của địa phương mình.
Hai là về công cụ quản lý
Công cụ quản lý về chứng thực của UBND cấp xã chính là các quy định của
pháp luật về chứng thực, gồm các “các quy định luật thủ tục” và “các quy định luật
nội dung” điều chỉnh trực tiếp các hoạt động chứng thực.
- Các quy định luật thủ tục: Các quy định pháp luật thủ tục về chứng thực là
hệ thống các quy phạm pháp luật quy định trình tự, thủ tục, tổ chức triển khai, thực
hiện các hoạt động chứng thực; kiểm tra, giám sát, hoạt động chứng thực; quyền,
nghĩa vụ, trách nhiệm của các chủ thể tham gia chứng thực; về các loại chứng thực;
về xử lý các hành vi vi phạm các quy định pháp luật về chứng thực; trình tự, thủ tục
giải quyết khiếu nại, tố cáo trong lĩnh vực chứng thực…
- Các quy định luật nội dung: Là hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật
quy định về chế độ, chính sách; phí, lệ phí trong hoạt động chứng thực;
Ba là về đối tượng quản lý: Cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn, cá nhân,
tổ chức liên quan đến hoạt động chứng thực.
Chủ tịch, Phó chủ tịch UBND cấp xã; cán bộ, công chức Tư pháp xã chịu sự
quản lý của Đảng ủy, HĐND (Hội đồng nhân dân), UBND cấp xã. Những đối tượng

33. 27
bị quản lý phải định kỳ hoặc đột xuất báo cáo tình hình hoạt động chứng thực trước
HĐND địa phương; chịu sự giám sát của đại biểu HĐND xã, Ủy ban Mặt trận tổ
quốc xã và các tổ chức thành viên và các đoàn thể xã.
Bốn là, về mục đích quản lý
Mục đích của quản lý nhà nước về chứng thực là đảm bảo hoạt động chứng
thực được thực hiện theo đúng các quy định của pháp luật, đảm bảo quyền và lợi ích
hợp pháp của cá nhân, tổ chức liên quan đến hoạt động chứng thực, đảm bảo giá trị
về mặt pháp lý của hoạt động chứng thực. Đồng thời phát hiện và xử lý kịp thời các
vi phạm pháp luật về chứng thực góp phần xây dựng Nhà nước pháp quyền xã hội
chủ nghĩa Việt Nam
1.3.2. Nguyên tắc, nội dung quản lý Nhà nước về chứng thực của UBND
cấp xã
1.3.2.1. Nguyên tắc
Một là, đảm bảo tính quyền lực nhà nước trong hoạt động chứng thực
Các văn bản quy phạm pháp luật về chứng thực có tính bắt buộc chung cho
mọi đối tượng tham gia hoạt động chứng thực nhằm đảm bảo hoạt động chứng thực
được tuân thủ theo quy định của pháp luật. UBND cấp xã là chủ thể thực hiện
chứng thực và quản lý hoạt động chứng thực tại cấp xã, vì vậy UBND phải nghiêm
túc chấp hành các văn bản pháp luật về chứng thực đồng thời phải tuyên truyền, phổ
biến, vận động nhân dân địa phương cùng phối hợp thực hiện.
Hai là, đảm bảo tính xác thực, tính hợp pháp và giá trị pháp lý của văn bản
chứng thực.
Hoạt động chứng thực là một trong những thủ tục hành chính, một thể chế
không thể thiếu được của Nhà nước pháp quyền để đảm bảo giá trị pháp lý, sự an
toàn của các giao dịch, hợp đồng cũng như bảo đảm việc thực hiện quyền và nghĩa
vụ của các chủ thể khi tham gia hoạt động chứng thực. Văn bản được chứng thực có
giá trị xác thực, giá trị pháp lý và độ tin cậy hơn hẳn các loại giấy tờ không có
chứng nhận, xác thực, góp phần làm giảm đáng kể việc giải quyết tranh chấp và
giúp các cơ quan chức năng quản lý xã hội tốt hơn.

34. 28
Trên đây là hai nguyên tắc cơ bản trong quản lý nhà nước về chứng thực của
UBND cấp xã mà chúng ta cần quan tâm. Ngoài ra, để đảm bảo quản lý có hiệu quả
UBND cấp xã còn phải tuân thủ các nguyên tắc quản lý nhà nước nói chung như:
nguyên tắc Đảng lãnh đạo, nguyên tắc tập trung dân chủ, nguyên tắc pháp chế XHCN.
1.3.2.2. Nội dung
Quan điểm của Đảng và Nhà nước ta là “Nhà nước được tổ chức và hoạt động
theo Hiến pháp và pháp luật, thực hiện nguyên tắc tập trung dân chủ” [54, Điều 8]. Do
đó, pháp luật là công cụ quan trọng để nhà nước tổ chức quản lý xã hội nhất là khi
xây dựng Nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa. Vì vậy, Nhà nước cần phải thực
hiện các hoạt động xây dựng và hoàn thiện pháp luật, tổ chức thực hiện pháp luật,
xử lý vi phạm pháp luật. Đây là ba khâu quan trọng, có mối quan hệ biện chứng với
nhau trong hoạt động quản lý xã hội của Nhà nước, hoạt động quản lý của Nhà
nước sẽ không có hiệu quả nếu thiếu một trong ba khâu đó. Quản lý nhà nước về
chứng thực của UBND cấp xã cũng vậy. Nội dung của quản lý nhà nước về chứng
thực của UBND cấp xã gồm:
Một là, tổ chức thực hiện pháp luật về chứng thực:
Pháp luật được ban hành tự thân nó không thể đi vào đời sống mà phải thông
qua việc tổ chức thực hiện trên thực tế. Tổ chức thực hiện các quy định của pháp
luật về chứng thực nhằm đưa các quy phạm pháp luật về chứng thực vào điều chỉnh
các quan hệ chứng thực thông qua việc triển khai thực hiện pháp luật; tuyên truyền,
phổ biến, vận động nhân dân chấp hành các quy định của pháp luật về chứng thực
và áp dụng pháp luật.
Thực hiện các việc chứng thực thuộc thẩm quyền của UBND cấp xã gồm:
Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền
của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận; Chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản, trừ
việc chứng thực chữ ký người dịch; Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến
tài sản là động sản; Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến thực hiện các
quyền của người sử dụng đất theo quy định của Luật Đất đai; Chứng thực hợp đồng,
giao dịch về Nhà ở theo quy định của Luật Nhà ở; Chứng thực di chúc; Chứng thực

35. 29
văn bản từ chối nhận di sản; Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn
bản khai nhận di sản mà di sản là động sản, quyền sử dụng đất, Nhà ở.
Tuyên truyền, phổ biến, vận động nhân dân chấp hành các quy định của pháp
luật về chứng thực: Trên cơ sở các quy định của pháp luật về chứng thực, UBND cấp
xã tiến hành triển khai thực hiện ở địa phương mình thông qua công tác tuyên truyền,
phổ biến, vận động nhân dân thực hiện bằng nhiều hình thức khác nhau như: thông
qua các hội nghị triển khai thực hiện văn bản quy phạm pháp luật về chứng thực,
thông qua các hội nghị lồng ghép, các buổi nói chuyện trao đổi mang tính chuyên đề,
các hội nghị của các tổ chức đảng, đoàn thể chính trị, chính trị xã hội, qua hệ thống
đài truyền thanh của xã, của thôn để toàn thể nhân dân được biết và cùng thực hiện
tạo sự phối hợp đồng bộ, nhịp nhàng trong hoạt động chứng thực.
Về áp dụng các quy định pháp luật về chứng thực: Hoạt động áp dụng các
quy định pháp luật về chứng thực là sự tác động quản lý bằng quyền lực nhà nước
để đưa pháp luật vào cuộc sống, đây là yếu tố quyết định sự tuân thủ nghiêm chỉnh
các quy định pháp luật về chứng thực, nâng cao hiệu lực, hiệu quả thực chứng thực.
Thông qua việc triển khai thực hiện các quy định pháp luật về chứng thực,
UBND cấp xã bằng quyền lực của mình tiến hành áp dụng các quy định pháp luật
về chứng thực trong hoạt động chứng thực thuộc thẩm quyền giải quyết của mình
theo đúng trình tự, thủ tục về chứng thực mà pháp luật đã quy định. Niêm yết công
khai danh mục các thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND cấp
xã; trình tự thực hiện từng thủ tục hành chính tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả
Hồ sơ hành chính của xã để cá nhân, tổ chức biết và nghiêm túc phối hợp thực hiện
đảm bảo hiệu quả cao trong hoạt động chứng thực.
Hai là, theo dõi thi hành pháp luật: Trong quá trình tổ chức thực hiện pháp
luật về chứng thực UBND cấp xã cũng có trách nhiệm theo dõi việc thi hành pháp
luật về chứng thực. Từ đó phát hiện và ngăn chặn kịp thời các vi phạm pháp luật
về chứng thực đối với cán bộ, công chức được giao quyền, hạn chế tối đa thiệt hại
cho cá nhân, tổ chức và có biện pháp xử lý kỷ luật thích hợp đối với cán bộ, công
chức vi phạm. Đồng thời, giải quyết các khiếu nại, tố cáo và xử lý các vi phạm

36. 30
hành chính liên quan đến chứng thực theo thẩm quyền nhằm đấu tranh ngăn ngừa,
loại trừ các hành vi vi phạm pháp luật, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của công
dân; củng cố, tăng cường hiệu lực, hiệu quả thực hiện các quy định pháp luật về
chứng thực. Qua đó, phát hiện được những ưu điểm, những hạn chế bất cập của
pháp luật về chứng thực hiện hành góp phần xây dựng và hoàn thiện các văn bản
pháp luật về chứng thực.
Ba là, kiến nghị hoàn thiện các quy định pháp luật về chứng thực:
Mỗi thời kỳ, mỗi giai đoạn xây dựng, phát triển đất nước phương pháp quản
lý của Nhà nước khác nhau và quản lý Nhà nước về chứng thực cũng khác nhau. Vì
vậy, pháp luật về chứng thực cần phải thường xuyên được thay đổi, kiện toàn phù
hợp với tình hình thực tế đáp ứng được nhu cầu phát triển của xã hội.
Trong quá trình tổ chức thực hiện và áp dụng các qui định của pháp luật về
chứng thực trong thực tiễn UBND cấp xã nắm bắt được phản ánh trực tiếp từ cá
nhân, tổ chức về những ưu nhược điểm của các quy phạm pháp luật về chứng thực
qua đó phản ánh, kiến nghị đến cơ quan Nhà nước có thẩm quyền hoàn thiện các
quy định pháp luật về chứng thực phù hợp với tình hình thực tế.
1.3.3. Vai trò, nội dung và yêu cầu pháp luật về chứng thực của UBND
cấp xã
1.3.3.1. Vai trò của pháp luật về chứng thực của UBND cấp xã
Hiến pháp năm 2013 đã khẳng định Nhà nước tổ chức và hoạt động theo Hiến
pháp và Pháp luật, quản lý xã hội bằng Hiến pháp và pháp luật, điều này chứng tỏ rằng
trong bất kỳ lĩnh vực nào pháp luật cũng là công cụ phổ biến và hữu hiệu nhất để Nhà
nước quản lý xã hội. Pháp luật về chứng thực cũng vậy, nó giúp hoạt động chứng thực
được thực hiện đúng luật, bảo vệ quyền lợi ích hợp pháp của các chủ thể tham gia đồng
thời giúp cho hoạt động quản lý Nhà nước về chứng thực có hiệu quả. Do đó, pháp luật
về chứng thực của UBND cấp xã có vai trò vo cùng quan trọng:
- Đảm bảo hoạt động chứng thực của UBND cấp xã được thực hiện đúng pháp luật
Căn cứ vào các quy định về trình tự, thủ tục, thời gian giải quyết các thủ tục
chứng thực, UBND cấp xã triển khai thực hiện và đảm bảo cho các chủ thể khi

37. 31
tham gia hoạt động chứng thực phải nghiêm chỉnh chấp hành. Đồng thời đã hạn
chế được phiền hà cho nhân dân, tạo thuận lợi cho cá nhân, tổ chức và cán bộ khi
tham gia vào hoạt động chứng thực. Bên cạnh đó cũng yêu cầu cá nhân, tổ chức
yêu cầu chứng thực phải nghiêm chỉnh chấp hành các quy định về trình tự, thủ tục
giải quyết chứng thực.
- Bảo đảm an toàn pháp lý cho các giao dịch dân sự, kinh tế, bảo vệ quyền
lợi ích hợp pháp của công dân tiến tới ổn định xã hội.
Văn bản được chứng thực có giá trị pháp lý, tạo thuận lợi cho cá nhân, tổ
chức thực hiện các thủ tục hành chính, các giao dịch dân sự, kinh tế, thương mại…
bởi khi cá nhân, tổ chức xuất trình văn bản chứng thực thì các cá nhân, tổ chức khác
không có quyền được yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu hoặc phủ nhận tính
xác thực của văn bản:
Bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản
chính có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ
trường hợp pháp luật có quy định khác; Chữ ký được chứng thực có giá
trị chứng minh người yêu cầu chứng thực đã ký chữ ký đó, là căn cứ để
xác định trách nhiệm của người ký về nội dung của giấy tờ, văn bản; hợp
đồng, giao dịch được chứng thực có giá trị chứng cứ chứng minh về thời
gian, địa điểm các bên đã ký kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi
dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia
hợp đồng, giao dịch [29, Điều 3].
Những chứng cứ này giúp cho người dân bảo vệ được quyền lợi của mình
khi xảy ra tranh chấp trong giao dịch dân sự, kinh tế, thương mại… là căn cứ, là cơ
sở pháp lý chứng minh có hiệu quả trong hoạt động tố tụng để bác bỏ lập luận trái
chiều bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức tạo hành lang pháp lý
an toàn cho các giao dịch làm hạn chế rủi ro trong các quan hệ xã hội.
- Góp phần thúc đẩy nền kinh tế - xã hội phát triển, tăng cường hội nhập
kinh tế quốc tế
Phương châm của Đảng ta trong giai đoạn hiện nay là đổi mới và phát triển

38. 32
nền kinh tế đất nước gắn chặt với hợp tác và hội nhập. UBND cấp xã là cơ quan
hành chính cấp 4 trong hệ thống các cơ quan hành chính của Nhà nước ta. Do vậy,
quản lý nhà nước về chứng thực của UBND cấp xã có hiệu quả là tiền đề cho sự
phát triển giao lưu dân sự, kinh tế và thương mại… giữa Việt Nam với các nước
trên thế giới. Đồng thời khuyến khích cá nhân, tổ chức trong và ngoài nước mạnh
dạn tham gia các giao dịch, hợp đồng, các thủ tục hành chính theo đúng quy định
của pháp luật qua đó thúc đẩy nền kinh tế - xã hội của đất nước phát triển, tăng
cường hội nhập kinh tế quốc tế.
- Là công cụ hữu hiệu để UBND cấp xã và các chủ thể quản lý hoạt động
chứng thực của UBND cấp xã quản lý có hiệu quả nhất
Các quy định của Pháp luật về chứng thực là cơ sở cho hoạt động quản lý
nhà nước của UBND cấp xã về chứng thực được thống nhất, đồng bộ, khách quan
và công bằng. Đồng thời, giúp UBND cấp xã quản lý hoạt động chứng thực có hiệu
quả. Bởi lẽ, thông qua các quy định của pháp luật về chứng thực của UBND cấp xã,
lãnh đạo UBND xã cùng các chủ thể tham gia quản lý khác mới kiểm tra, giám sát
được việc chấp hành pháp luật và thực hiện pháp luật về chứng thực được tốt nhất.
Các quy định của pháp luật là cơ sở pháp lý hữu hiệu để giải quyết khiếu nại, tố cáo,
xử lý kỷ luật các vi phạm liên quan đến hoạt động chứng thực.
1.3.3.2. Nội dung của pháp luật về chứng thực của UBND cấp xã
Công cụ quản lý về chứng thực của UBND cấp xã chính là các quy định của
pháp luật về chứng thực. Do đó, nội dung của pháp luật về chứng thực của UBND
cấp xã phải quy định đầy đủ các các việc chứng thực thuộc thẩm quyền của UBND
cấp xã đồng thời tạo điều kiện thuận lợi tối đa nhất cho cá nhân, tổ chức có yêu cầu
chứng thực. Pháp luật về chứng thực của UBND cấp xã phải quy định được đầy đủ
nhiệm vụ, quyền hạn của chủ thể thực hiện chứng thực (UBND cấp xã), những việc
mà chủ thể thực hiện chứng thực không được làm như: chỉ được các việc chứng
thực thuộc thẩm quyền (chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, chứng
thực bản sao từ sổ gốc, chứng thực hợp đồng giao dịch), tuyên truyền, phổ biến
pháp luật về chứng thực, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý các hành vi vi phạm

39. 33
liên quan đến chứng thực theo thẩm quyền…; quyền và nghĩa vụ của chủ thể tham
gia chứng thực (cá nhân, tổ chức có yêu cầu chứng thực) như có quyền yêu cầu
chứng thực tại bất kỳ cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nào thuận tiện nhất, chịu
trách nhiệm về nội dung, tính hợp lệ, hợp pháp của giấy tờ, văn bản mà mình yêu
cầu chứng thực hoặc xuất trình khi làm thủ tục chứng thực.
Bên cạnh đó pháp luật về chứng thực của UBND cấp xã còn phải quy định
trình tự, thủ tục, quy trình giải quyết từng loại việc chứng thực, thành phần hồ sơ,
giấy tờ phải xuất trình khi yêu cầu chứng thực như: khi yêu cầu cấp bản sao từ sổ
gốc thì phải xuất trình giấy tờ gì, các bước thực hiện, thời gian giải quyết, cán bộ
chuyên môn thực hiện, phí, lệ phí phải nộp (nếu có)…. Các quy định về trình tự thủ
tục là căn cứ pháp lý buộc cán bộ công chức thực thi nhiệm vụ được tốt hơn đáp
ứng kịp thời yêu cầu của cá nhân, tổ chức. Đồng thời hạn chế tối đa việc gây phiền
hà, sách nhiễu đối với chủ thể tham gia hoạt động chứng thực. Căn cứ vào quy trình
giải quyết, đến hẹn trả hồ sơ thì cán bộ công chức phải trả hồ sơ cho công dân, và
công dân chỉ phải nộp phí theo quy định đã được công khai đối với mỗi loại việc
trên phiếu tiếp nhận hồ sơ hành chính …
1.3.3.3. Yêu cầu của pháp luật về chứng thực của UBND cấp xã
Hoạt động chứng thực được thực hiện bởi các cơ quan hành chính nhà nước,
các tổ chức hành nghề công chứng và được tiến hành theo một trình tự, thủ tục do
pháp luật về chứng thực quy định nhằm đem lại hiệu quả nhất định trong quản lý
Nhà nước về chứng thực.
Trong điều kiện xây dựng nhà nước pháp quyền XHCN Việt Nam hiện nay,
pháp luật về chứng thực của UBND cấp xã phải đảm bảo các yêu cầu sau:
- Thứ nhất, phải phù hợp với nội dung và mục đích định hướng phát triển
kinh tế- xã hội trong từng giai đoạn, không trái với Hiến pháp và pháp luật chuyên
ngành có liên quan.
Ví dụ: Khi thực hiện chứng thực các hợp đồng giao dịch, chứng thực chữ ký,
chứng thực sao y bản chính, chứng thực bản sao từ sổ gốc…. phải căn cứ vào các
quy định của pháp luật về chứng thực và các quy định của pháp luật chuyên ngành
như: Bộ Luật dân sự, Luật Hôn nhân gia đình, Luật Thương mại, Luật Kinh tế, …

40. 34
- Thứ hai, phải phù hợp với Chương trình tổng thể cải cách hành chính- cải
cách tư pháp trong từng giai đoạn.
Đơn giản hoá đến mức tối đa các quy định về trình tự thủ tục các việc chứng
thực phù hợp yêu cầu của Chương trình tổng thể cải cách hành chính và cải cách tư
pháp giai đoạn 2011- 2020 tiến tới xây dựng một nền hành chính hiện đại, hiệu lực,
hiệu quả, phục vụ nhân dân, đáp ứng yêu cầu xây dựng đất nước trong giai đoạn
mới. Xây dựng một nền tư pháp trong sạch, vững mạnh, dân chủ, nghiêm minh, bảo
vệ công lý, từng bước hiện đại, phục vụ nhân dân, phụng sự Tổ quốc.
- Thứ ba, quy định đầy đủ, cụ thể, rõ ràng trình tự thủ tục thực hiện các việc
chứng thực thuộc thẩm quyền của UBND cấp xã, những hành vi bị cấm trong hoạt
động chứng thực, hình thức xử lý vi phạm hoạt động chứng thực. Căn cứ vào các
quy định của pháp luật về chứng thực, chủ thể thực hiện chứng thực tuyệt đối không
được thực hiện chứng thực các việc mà pháp luật không cho phép, không được
chứng thực sai thẩm quyền, thậm chí không được lẩn tránh hoặc lạm quyền. Đối với
chủ thể tham gia hoạt động chứng thực phải nghiêm chỉnh chấp hành trình tự, thủ
tục chứng thực, tuyệt đối không được yêu cầu chứng thực các việc bị pháp luật cấm,
các giấy tờ, văn bản không đúng với bản chính, không đúng với sự thật.
Ví dụ: UBND cấp xã chỉ được chứng thực những việc được quy định tại
khoản 2 Điều 5 Nghị định số 23/2015/NĐ- CP.
- Thứ tư, quy định cụ thể thủ tục của các việc chứng thực như: các giấy tờ
phải xuất trình để chứng minh quan hệ nhân thân; hình thức, nội dung của hợp
đồng, giao dịch; thành phần hồ sơ phải nộp khi có yêu cầu sửa đổi, bổ sung, huỷ bỏ
hợp đồng, giao dịch; ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động chứng thực; các
loại văn bản, giấy tờ không được chứng thực bản sao; thế nào là chứng thực với số
lượng nhiều….
- Thứ năm, đảm bảo cho hoạt động chứng thực được tiên tục, kịp thời và
mang tính dự báo
Các quy định về trình tự thủ tục thực hiện chứng thực phải đảm bảo tính
thường xuyên, liên tục, kịp thời, không bị gián đoạn, các việc chứng thực phải được