Dokumen tersebut membahas tentang pengelolaan proyek untuk program investasi sosial, termasuk monitoring dan evaluasi proyek, pelaporan proyek, indikator keberhasilan proyek, dan komunikasi proyek."

1. https://socialinvestment.id/
PROJECT MANAGEMENT
FOR SOCIAL INVESTMENT PROGRAM
#BATCH 13
21-23 Februari 2023

2. PEMANTAUAN, EVALUASI,
KOMUNIKASI & PELAPORAN
PROJEK
Project Management for Social Investment Program #13
Social Investment Indonesia Learning Series (SIILS)
21-23 Februari 2023

3. PROJECT MONITORING &
CONTROLLING

4. PROSES MANAJEMEN PROJEK

5.  Membandingkan Plan vs. Actual
 Merumuskan Corrective Action Plan
 Menghitung EAC (Estimate at Completion)
PEMANTAUAN & PENGENDALIAN PROJEK

6. 0.00
10.00
20.00
30.00
40.00
50.00
60.00
70.00
80.00
90.00
100.00
Plan Progress
Actual Progress
Pl an Pr ogr ess 0.13 11.28 21.13 30.58 34.80 35.15 43.26 47.29 53.35 70.18 74.92 83.22 94.77 95.81 97.09 99.44 100.00
Actual Pr ogr ess 0.13 3.74 3.77 14.99
4/ 1/ 2001 5/ 1/ 2001 6/ 1/ 2001 7/ 1/ 2001 8/ 1/ 2001 9/ 1/ 2001
10/ 1/ 200
1
11/ 1/ 200
1
12/ 1/ 200
1
1/ 1/ 2002 2/ 1/ 2002 3/ 1/ 2002 4/ 1/ 2002 5/ 1/ 2002 6/ 1/ 2002 7/ 1/ 2002 8/ 1/ 2002
S-Curve Method

7. • Internal Control Checklist
• Bagan Kewenangan (Chart of Authority)
• Standard Operating Process &
Procedure
“Proses monitoring dan controlling dilakukan di seluruh
tahapan projek untuk memastikan tujuan projek tercapai
dengan cara yang tepat“
Dokumen Acuan Pengendalian Projek

8. Dilakukan untuk memastikan bahwa yang di tulis di laporan
sesuai dengan aktual di lapangan
Dokumen Laporan:
1. Progress
2. Quality
3. Safety
4. Isu Penting
1. Verifikasi
2. Klarifikasi
Visit BAKP
Improvement Plan
Y
N
KUNJUNGAN KE PROJEK
BAKP = Berita Acara Kemajuan Projek

9. Untuk memastikan setiap proses dilakukan sesuai dengan
etika bisnis dan transparansi serta patuh (comply) terhadap
aturan yang berlaku
1. Kesesuaian dokumen dengan implementasi
2. Prosedur Keuangan
3. Penilaian Risiko
4. Penilaian Tatakelola Projek
5. Compliance
6. Dan lainnya
“Audit bukan upaya untuk menemukan kesalahan-kesalahan, audit
membantu kita untuk selalu bertindak benar, melakukan perbaikan
terus-menerus serta efektif dalam mengambil keputusan“
AUDIT PROJEK

10. INDIKATOR KEBERHASILAN PROJEK
Indikator Kinerja adalah ukuran dari goal/objective, outcome,
output, dan aktivitas program. Tanpa ada indikator kinerja,
Monitoring dan Evaluasi menjadi mustahil dilakukan.
Dalam merumuskan indikator kinerja, harus memenuhi ketentuan
sebagai berikut :
SMART = Specific, Measurable, Achievable, Relevant/Realistic,
Time-bound
Untuk indikator kinerja kualitatif, untuk level outcome dan
objective sebaiknya memenuhi ketentuan :
SPICED = Subjective, Participatory, Interpreted and
communicated, Compared/Cross-Checked, Empowering,
Diversity/Desegregation
Kunci dalam merumuskan dari Indikator Kinerja :
• Memiliki basis data yang valid dan update
• Menetapkan level indikator sesuai konteks Monev, dan
kepentingan serta perspektif perusahaan dan kapasitas
pemangku kepentingan
INDIKATOR KINERJA
Konteks Indikator Kinerja :
• Identifikasi masalah melalui
sistem peringatan dini untuk
mendukung aksi perbaikan
• Mengindikasikan kondisi
evaluasi atau review yang
harus dilakukan
Seleksi Indikator
• Didasarkan analisis objektif
dan tipe perubahan yang
diinginkan yang dapat diukur
dan dianalisis sesuai
dukungan finansial, manusia
dan teknis
• Didasarkan pemahaman yang
baik terhadap kendala utama

11. Indikator Kinerja
Indikator
Hasil Utama
(Dampak &
Outcome)
Indikator Proses
(Aktifitas & Output )
Indikator
Proses
Utama
Indikator Proses Utama yang
menjelaskan apa yang harus
dilakukan/dicapai SAAT INI
untuk MENINGKATKAN KINERJA
PROGRAM secara signifikan
Indikator Proses yang menuntun
tim memahami apa yang harus
dicapai dan dikerjakan
INDIKATOR HASIL UTAMA yang
menjelaskan apa yang harus
dihasilkan tim
INDIKATOR KEBERHASILAN PROJEK

12. Desain Monitoring Evaluasi/Perencanaan Monitoring Evaluasi
Monitoring Evaluasi
Activity Output Strategic Objective
Outcome
Monthly,
Quarterly
Quarterly,
semester
Mid-term, Final
Annual
Staff Partner, Staff
Partner, external
evaluator;
stakeholder
Partner
Monthly, Quaterly
Report
Quarterly,
Semester Report
Evaluation Study
Annual Reports,
Formal
Survey/Field Visit
Indicators
Frequency
Source
Method
Kesesuaian input,
jadwal,dll
Output
Impact/
Pemenuhan mandat
Outcome
Level
INDIKATOR KEBERHASILAN PROJEK

13. Desain Monitoring dan Evaluasi
HIRARKI INDIKATOR
METODE
VERIFIKASI
INDIKATOR
BASELINE
What is the
current value?
TARGET
What is the
target value?
DATA
SOURCE
What will it be
measured?
FREQUENCY
How often will
be measured?
RESPONSIBLE
Who will
measured it?
REPORTING
Where will it be
reported?
Goal
Outcome
Output
Activities
INDIKATOR KEBERHASILAN PROJEK

14. Methods Overall Purpose Advantages Challangers
Questionnaires,
surveys,checklist
When need to quickly and/or easly get
lots of information from people in a non
threatening way
• can complete anonymously
 inexpensive to administer
 easy to compare and analyze
 Administer to many people
 can get lots of data
 many sample questionnaries already
exist
• Might not get careful feedback
• Wording can bias client’s responses
• Are impersonal
• In survey, may need sampling expert
• Doesn’tget full story
Interviews When wants to fully understand
someone’s impression or experiences, or
learn more about their answer to
questionnaires
• Get full range and depth of information
• Develops relationship with client
• Can be flexible with client
• Can take much time
• Can be hard to analyze and compare
• Can be costly
• Interviewer can bias client;s responses
Documentation review When what impression of how program
aperates withaout interrupting the
program : is from review of application,
finance, memmos, minutes, etc
• Get comprehensive and historical
information
• Doesn’t interrupt program or client’s
routine in program
• Information already exist
• Few biases about information
• Often takes much time
• Info may be incompleted
• Need to be quite clear about what
looking for
• Not flexible means to get data; data
restricted to what already exist
Observation To gather accurate information about
how a program actually operates,
particularly about processes
• View operations of a program as they are
actually occuring
• Can adapt to event as they occur
• Can be difficult to interpret seen
behaviors
• Can be complex to categories
observations
• Can influence behavior of program
participants
IMPLEMENTASI EVALUASI : OVERVIEW METODE PENGUMPULAN INFORMASI
INDIKATOR KEBERHASILAN PROJEK

15. • Untuk apa dilakukan Monev
(keputusan apa yang seharusnya bisa
diambil) ?
• Siapa audiensi/pengguna dari
informasi monev ?
• Jenis informasi apa yang diperlukan
untuk mengambil keputusan
Pelaporan Monev
• Mekanisme Pelaporan
• Sistem Pengelolaan
Project Online
• Format Pelaporan
Aktivitas Utama
• Format Pelaporan
Output dan
Indikator
• Format Pelaporan
Tahunan
INDIKATOR KEBERHASILAN PPM

16. Mekanisme Pelaporan – mekanisme pelaporan pada
setiap perusahaan sesuai dengan postur organisasi,
kepentingan (peruntukkan), konteks dan kebijakan.
• Pelaksana program bertanggung jawab untuk
tracking dan kompilasi informasi dari lapangan atau
partner
• Menyusun weekly, monthly, quaterly atau annual
report, dan dikirim ke pelaksana Monitoring dan
Evaluasi
• Berdasarkan laporan-laporan tersebut, mengolah
laporan kinerja-laporan output dan atau outcome
• Pada akhir tahun, melaporkan laporan tahunan
• Membuat laporan sesuai kepentingan spesifik (mis.
laporan lenders, pemerintah)
Pelaporan Monev-Proses (1)
• Mekanisme Pelaporan
• Sistem Pengelolaan
Project Online
• Format Pelaporan
Aktivitas Utama
• Format Pelaporan
Output dan
Indikator
• Format Pelaporan
Tahunan
INDIKATOR KEBERHASILAN PROJEK

17. Sistem Pengelolaan Projek
Pelaporan Monev-Proses (2)
• Mekanisme Pelaporan
• Sistem Pengelolaan
Program
• Format Pelaporan
Aktivitas Utama
• Format Pelaporan
Output dan
Indikator
• Format Pelaporan
Tahunan
PROJECT
MANAGEMENT
SYSTEM
MITRA
KERJA
PELAKSANA
PROJEK
Project
Specific
Progress
report
Manajemen
puncak, BOD,
Komisaris
LENDERS
Pemerintah
Quarterly report;
Annual Reports
Completion Report
Program
Officer
Senior
program
level
Activity
reports
Output and
Outcome reports
Summary :
Quarterly report;
Annual Reports
Summary
report
INDIKATOR KEBERHASILAN PROJEK

18. TINGKATAN EVALUASI

19. PROJECT
COMMUNICATION &
REPORTING

20. PROSES MANAJEMEN PROJEK

21. “Project Managers should spend 90% of their communicating”
and “Planning is the most important of all project management
processes”
“Lack off communication” is in the top ranks causing the project
fails
KOMUNIKASI PROJEK

22. PELAPORAN PROJEK

23. PELAPORAN PROJEK

24. Menggunakan Laporan Monev
• Untuk apa dilakukan
Monev (keputusan apa
yang seharusnya bisa
diambil) ?
• Siapa
audiensi/pengguna
dari informasi monev ?
• Jenis informasi apa
yang diperlukan atau
untuk ambil
keputusan, atau
keperluan lainnya
Laporan
Monev
Pelaksana
program
Aktivitas;
Daily, weekly
report
Manajemen
program
Resume
aktivitas, output
Monthly,
quarterly report
Manajemen
Puncak
Outcome, goal
(SROI)
Semester ,
annual report
Komunitas
internal
Milestone
(selected key activity,
output,outcome),
Internal media
(bulletin,
magazine)
Kepada siapa? Informasi apa?
Dengan cara
apa?
Media, LSM,
masyarakat
Milestone
(selected key activity,
output,outcome),
External media
(bulletin, magazine,press
release,dll)
Pemerintah
Outcome,Goal
(Stakeholder
perspective)
Annual report,
Factsheet,
Hearing,Presentasi
Investor,
Lenders
Pemenuhan
komitmen atau
standard
Sustainability
report, annual
report
PELAPORAN PROJEK

25. Aktivitas Pengakhiran Projek
• Membuat laporan akhir
• Mereview setiap tahapan projek
• Membuat dokumen pembelajaran
• Mendokumentasikan seluruh proses:
– Dokumen Perencanaan
– Dokumen Monev
– Laporan Keuangan
– Dokumentasi projek (foto, video)
– Laporan Akhir
• Mengkomunikasikan pada seluruh stakeholder
• Serah terima dengan manajemen
• Shutdown

26. PROJECT EVALUATION

27. LAPORAN AKHIR
Lesson Learned:
- Hasil, kualitas capaian (kinerja) projek
- Laporan kendala manajemen
- Laporan produktivitas
- Laporan manajemen risiko
- Rekomendasi

28. KOMUNIKASI PROJEK/PROGRAM
• Pesan yang dibuat haruslah sesuai dengan
tujuan memberi tahu (perubahan
pengetahuan) atau membujuk (perubahan
sikap dan perilaku).
• Strategi dan sumberdaya yang
dipergunakan oleh perusahaan akan
berbeda, tergantung dari pilihan tujuan di
atas.
• Isi pesan harus cocok (fit) dan sesuai
dengan (resonate with) kelompok sasaran.
• Perusahaan harus sangat berhati-hati
dalam menaruh materi yang hendak
disampaikan ke dalam pesan mereka.

29. MENGEKSEKUSI PESAN KOMUNIKASI
• Sebagaimana desain pesan,
eksekusi sangatlah tergantung
kepada tujuan yang hendak dicapai
dan kelompok sasaran.
• Perubahan pengetahuan lebih
mudah dicapai melalui bahan
tercetak serta saluran media massa.
• Perubahan perilaku lebih mudah
dicapai melalui media yang
interaktif, seperti pertemuan, atau
Internet 2.0.
• Media yang dipergunakan
seharusnya adalah media yang
banyak dipergunakan oleh
kelompok sasaran komunikasi.

30. FAKTOR PENTING
• Sumber: pihak yang memberi pesan
• Kredibel
• Sama dengan kelompok sasaran
• Menarik bagi kelompok sasaran
• Pesan: argumen yang ingin disampaikan perusahaan
dan diterima oleh kelompok sasaran
• Nyatakan alasan (statistik, contoh, testimonial)
• Sampaikan di awal atau di akhir, bukan di tengah
• Bisa implisit maupun eksplisit
• Saluran: melalui mana pesan disampaikan
• Dipergunakan kelompok sasaran
• Efektif biaya

31. • Walaupun komponen input
itu penting, namun
perusahaan diharapkan
pemangku kepentingan lebih
menyatakan dampak nyata
inisiatif CSR-nya.
• Harus menghindari kesan
membual (Sen, et al., 2009).
• Sebagian besar perusahaan
belum mengukur dampak
CSR-nya (GRI, et al., 2009)
APA ISI PESAN KOMUNIKASI

32. KECOCOKAN PROGRAM DENGAN KOMUNIKASI
• Kecocokan Program: persepsi pemangku kepentingan atas
kongruensi antara isu sosial dan atau lingkungan yang
hendak dipecahkan dengan bisnis inti perusahaan.
• Kecocokan bisa diperoleh dari asosiasi umum antara brand
dengan isu sosial:
 Dimensi produk (merk produk herbal dengan perlindungan
terhadap hutan)
 Afinitas dengan segmen tertentu (produk kosmetika perempuan
dengan riset kanker payudara)
 Domain sosial yang sudah lama didukung (Body Shop dengan
lingkungan dan pemberdayaan perempuan)

33. SALURAN KOMUNIKASI PROJEK
• Saluran yang dipergunakan dalam
komunikasi program investasi sosial
bisa bersifat internal perusahaan
maupun eksternal.
• Saluran internal terdiri dari laporan
perusahaan, website, PR, iklan, point
of purchase.
• Saluran eksternal terdiri dari liputan
oleh media massa serta word of
mouth.
• Saluran internal lebih bisa dikontrol
daripada saluran eksternal (yang
mungkin tak terkontrol sama sekali).